Unidad 01

CURSO
INVENTARIO

UNIDAD I
Manejo del Inventario

Inventario/ Unidad I

Contenido

Objetivos ....................................................................................................................................... 3
Introducción .................................................................................................................................. 3
Concepto de Inventario. ................................................................................................................ 4
Planificación de las Políticas de Inventario ............................................................................... 5
Funciones del Control de Inventarios ....................................................................................... 5
Tipos De Inventarios .................................................................................................................. 5
Manejo de Inventarios. ................................................................................................................. 7
Contabilización de Inventarios ...................................................................................................... 7
Compra de Materiales ............................................................................................................... 7
Requisición de materiales ......................................................................................................... 8
Orden de Compra ...................................................................................................................... 9
Informe de Recepción .......................................................................................................... 9
Almacenaje .......................................................................................................................... 10
Salida de los Materiales ...................................................................................................... 10
Sistemas de contabilización de materiales ............................................................................ 11
Quienes intervienen en el inventario .................................................................................. 11
Realizar el inventario. .......................................................................................................... 12
Normas para efectuar el inventario .................................................................................... 12
Bibliografía .................................................................................................................................. 16

© Todos los derechos reservados.
Santo Domingo. República Dominicana.
Versión 1. 2

UNIDAD I
Manejo del Inventario

Objetivos

 Conocer el objetivo de mantener un inventario.
 Describir los distintos tipos de inventario.
 Explicar el proceso de entrada de materiales, equipos y/o suministros.
 Conocer el proceso de contabilización del inventario.
 Describir las normas para efectuar el inventario.
Introducción

En toda empresa se pueden distinguir tres tipos de recursos: humanos, materiales y técnicos
que al combinarlos constituyen la empresa en marcha.

Dentro de los recursos materiales se encuentran los inventarios que representan una parte
significativa de las inversiones que tienen las empresas.
Estos inventarios, si bien son elementos materiales, representan al mismo tiempo recursos
financieros que se han destinado para la producción y venta de bienes y servicios.
Para muchas empresas los inventarios representan uno de los costes principales. El dinero
invertido en inventarios supone una inversión que tiene un coste financiero. Por otro lado el
almacenamiento y gestión de inventarios tiene un coste muy elevado.
El crecimiento, el desarrollo económico y el avance de la tecnología han hecho posible mejorar
cuantitativa y cualitativamente la capacidad de producción en el mundo industrial del presente
siglo.
Esta mejor capacidad de producción ha derivado que el problema de la administración de los
inventarios adquiera en la operación de las diferentes empresas una mayor complejidad e
importancia.

Versión 1. 3

Concepto de Inventario.

INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos
que tiene la empresa para comercializar, permitiendo
la compra y venta o la fabricación primero antes de
venderlos, en un periodo económico determinado.
Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
El inventario significa la suma de aquellos artículos
tangibles de propiedad personal los cuales están
disponibles para la venta en una operación ordinaria
comercial y están en un proceso de producción para
tales ventas. Así como estarán disponibles para el
consumo corriente en la producción de bienes y

servicios disponibles para la venta.
Ilustración 1. Ejemplo de Inventario

En este orden de ideas, es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El
inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande.
Tenemos entonces, que los inventarios son todos aquellos bienes que adquieren las empresas
comerciales o industriales para la posterior venta, pudiendo mediar o no procesados de
transformación, la cual constituye el objeto principal de las actividades primarias y normales de
las entidades es decir la obtención de ganancias derivadas de la venta de inventarios, que
satisfagan las necesidades de los consumidores. Por ello, los inventarios representan uno de los
renglones más importantes de las empresas, de aquí la necesidad de la correcta valuación del
importe que ha de enfrentarse a los ingresos del periodo, cumpliendo con el supuesto contable
fundamental de la acumulación y los principios de realización contable y la correcta valuación
del importe que se ha demostrar como residuo al finalizar el periodo contable.
Es evidente entonces, que los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en
el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para
su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta
o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
Es necesario acotar que la contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para
los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos
por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.

Versión 1. 4


Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para
la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo
dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en
espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de
un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos
directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos
a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.
Planificación de las Políticas de Inventario

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y
producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función
tiende a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente.
Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:
1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que
causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel adecuado que tiene como
resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción
(alto costo por falta de existencia).
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra
manera no existiría.
Funciones del Control de Inventarios

 Eliminación de irregularidades en la oferta.
 Compra o producción en lotes o tandas.
 Permitir a la organización manejar materiales perecederos.
 Almacenamiento de mano de obra.

Tipos De Inventarios
En las empresas manufactureras hay tres tipos principales de inventarios:
Versión 1. 5

Materias primas:
Representa las existencias de los insumos básicos de los materiales que
habrá de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
Productos en proceso de manufacturación:
Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra,
otros materiales y de más costos indirectos a la materia prima bruta, la
que se llegara a conformar por un sub‐ensamble o componente de un
producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha
de ser inventarios en procesos.
Productos terminados:
Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

Ilustración 2. Tipos de inventarios
Otros tipos de inventario
Inventarios intermintentes
Inventario final
Inventario inicial
Inventario fisico
Inventario mixto
Inventarios en consignación
Inventario máximo
Inventario disponible
Inventario en línea
Inventario agregado

Ilustración 3. Otros tipos de inventario
Versión 1. 6

Manejo de Inventarios.

Método de control de inventarios:
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse
con antelación a las operaciones mismas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se
podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre‐operativo es que se conoce como
Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando
acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del
control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que
olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas
en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
 Fijación de existencias máximas y mínimas
 Índices de Rotación
 Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entran en juego.
 Control Presupuestal.
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de su propiedad,
que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial.

El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por tanto, un error
de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años consecutivos. Por
ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara una sobreestimación del ingreso neto
de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del año siguiente.
Contabilización de Inventarios

Compra de Materiales

La mayoría de las empresas cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer
pedidos de materias primas, materiales y suministros necesarios para la producción/venta. El
gerente del departamento de compra es responsable de garantizar que los artículos pedidos
reúnan los estándares de calidad establecidos por la compañía que se adquieran al precio más
bajo y se despachen a tiempo.

Versión 1. 7

Requisición de materiales

Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al
departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las
requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada
compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
o Número de requisición
o Nombre del departamento o persona que solicita
o Cantidad de artículos solicitados
o Identificación del número de catálogo
o Descripción del artículo
o Precio unitario
o Precio total
o Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
o Costo total de requisición
o Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
o Firma autorizada

Ilustración 4. Requisición de materiales

Versión 1. 8

Orden de Compra

orden de compra es una solicitud escrita a un
Una
proveedor,
por determinados artículos a un precio
convenido. La solicitud también especifica los términos

de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor
para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía
deben acompañarse de las órdenes de compra, que se

enumeran en serie con el fin de suministrar control

sobre su uso.
lo general se incluyen los siguientes aspectos en
Por
una orden de compra:

o Nombre impreso y dirección de la compañía
que hace el pedido
o Número de orden de compra
o Nombre y dirección del proveedor
o Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
o Términos de entrega y de pago
o Cantidad de artículos solicitados
o Número de catálogo
o Descripción Ilustración 5. Orden de compra
o Precio unitario y total
o Costo de envío, de manejo, de seguro y
relacionados. Costo total de la orden
o Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad
para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.
Informe de Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y
los cuenta. Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan
con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego el departamento
de recepción emite un informe de recepción.
Este formato contiene:
o Nombre del proveedor
o Número de orden de compra
o Fecha en que se recibe el pedido,
o Cantidad recibida
o Descripción de los artículos
o Diferencia con la orden de compra (artículos dañados)
o Firma autorizada
Versión 1. 9


El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al departamento de
compra y al departamento de cuentas por paga, las copias también se envían al departamento
de contabilidad y al empleado de almacén que inició la requisición de compra, además se
adjunta una copia de los materiales que van al almacén.

Ilustración 6. Informe de recepción
Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los
productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de
almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a) Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
b) Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las
extracciones no autorizadas.
c) Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para
producción o embarque.
Salida de los Materiales

La persona encargada del almacén es responsable del

adecuado almacenamiento, protección y salida de todos los
materiales
bajo su custodia. La salida debe ser autorizada
por medio de un formato de requisición de materiales,

preparado por el gerente de producción o por el supervisor
del departamento. Cada formato de requisición de
materiales indica el número de orden o el departamento

que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo
unitario y el costo total de los artículos despachados.

Ilustración 7. Salida de materiales
Versión 1. 10


El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que se carga a
producción por los materiales utilizados. El cálculo del costo total de los materiales entregados
parece relativamente simple: el costo unitario de un artículo se multiplica por la cantidad
comprada. La cantidad se determina con la facilidad a partir del formato de requisición de
materiales.
Sistemas de contabilización de materiales

Quienes intervienen en el inventario

1. Jefes o encargados de las dependencias o unidades productivas
2. Personal del departamento de Contabilidad
3. Personal del departamento de Auditoría Interna
Funciones
1. Jefes o encargados
Corresponde a ellos señalar y difundir las políticas y procedimientos para el control y captación
del inventario. Proporcionar las facilidades necesarias para que en coordinación con el personal
encargado del inventario se realice el levantamiento y la revisión periódica.
2. Departamento de Contabilidad
Corresponde a este departamento proporcionar los datos relativos a las adquisiciones, costos,
responsables de todos los bienes, así como también coordinar en las fechas indicadas el
levantamiento de los inventarios. Promover el alta y baja de los activo fijos, de acuerdo a las
necesidades o requerimientos de las unidades productivas u operativas y generar entre todo el
personal la cultura empresarial de la entrega‐recepción y por supuesto mantener actualizado el
sistema.
3. Departamento de Auditoria
Corresponde a este departamento verificar que el inventario sea realizado de acuerdo a la
normativa vigente e informar de cualquier anomalía durante el desarrollo del mismo. En caso
de pérdidas o deterioros, realizar las acciones necesarias para su recuperación o bien determinar
responsabilidades, siguiendo el debido proceso.

Estructura del sistema de contabilizar el inventario.
A. Realizar inventario.
B. Cotejo.
C. Revisión.
D. Procesamiento de datos.
E. Emisión de resguardos y etiquetas.
F. Pegado de etiquetas.
G. Archivo
Versión 1. 11

Realizar el inventario.

Este consiste básicamente en la localización y toma de los datos del bien, asignándole a cada
uno un número fijo e intransferible para su respectivo control. Dicho inventario lo practica el
personal de contabilidad asignado para tal efecto, el de auditoría y los jefes o encargados de los
departamentos o unidades productivas.
Cotejo.
Esto consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.
Revisión.
Consiste en corregir y completar la información desarrollada en el inventario.
Procesamiento de datos.
Consiste en capturar en el sistema de inventarios la información recolectada por el personal
designado en las fichas recolectoras y emitir listado de activos ya depurados.
Emisión de resguardos y etiquetas.
El sistema emite los resguardos de los activos inventariados con todos los datos que a estos
describen. Emitiéndose también la etiqueta de código de barras con el número de inventario.
Pegado de etiquetas.
El personal designado, vuelve al lugar donde recolecto la información del bien y le adhiere la
etiqueta en un lugar visible para su fácil visualización.
Archivo.
El departamento de Contabilidad quien es el encargado de efectuar el inventario, archiva el
resguardo original, acompañado de su correspondiente ficha de captación, entregando una
copia al encargado del departamento y otra al departamento de auditoría.

Normas para efectuar el inventario

Para efectos del inventario de activo fijo, todas las dependencias, secciones o departamentos
serán incluidos en su totalidad, para que dicha gestión sea incluyente, responsable y en especial
que sea fiable.
Logística para el inventario
De acuerdo a la planificación estratégica de la empresa, se envían memorándum a todas las
dependencias y áreas de que se efectuara dicho inventario y se les pide la total colaboración
para que den todas las facilidades al personal encargado para que dicho inventario sea bien
elaborado.

Versión 1. 12


El Gerente administrativo, debe reunirse con todos los jefes o encargados de áreas para informar
de los objetivos, acordar el calendario de trabajo y establecer de común cuando inicia y termina
dicho inventario.

Funciones del Auditor en la Contabilización del Inventario
El objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la
existencia y condición del inventario.
Requisitos
El inventario es un rubro de importancia relativa en los estados financieros, el auditor deberá
obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del
inventario por medio de:
a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible para:
i. Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y
controlar los resultados del conteo físico del inventario.
ii. Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración.
iii. Inspeccionar el inventario.
iv. Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y
b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario
de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo
del inventario.
Responsabilidad
La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para
realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo. La
responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar
a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.
Buenas prácticas para auditar la toma física de inventarios
A. Procedimientos previos al inventario
1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la
compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras. Es recomendable
solicitar y revisar el instructivo en los días previos al inventario. Lo anterior, en caso de
que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al
cliente de forma oportuna.
2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del
inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al
conteo.
3. Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase
que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes.
4. Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo
adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa
iniciación del conteo.

Versión 1. 13

5. Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se
encuentra debidamente identificado y separado.
6. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los
procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario).
7. Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén,
determinar las implicaciones para la efectividad del conteo.
8. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se asegure una
adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no
tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe
incluir una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de
compras.
9. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas
responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de
ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.
10. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y
verificación de lo adecuado del mismo.
B. Procedimientos durante la ejecución del inventario
11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones.
12. Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo.
13. Verificar que no existan espacios vacíos entre los ítems que se están contando.
14. Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos
ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem
referenciado.
15. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de
las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamaño de
la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es
decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra.
16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo,
puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar
que está registrado en el Kárdex (Registro de Inventario).
17. Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones
dentro del almacén.
18. Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.
19. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de
lenta rotación.
C. Procedimientos finales del inventario
20. Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo.
21. Verificación de la ejecución de tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el
primer y segundo conteo.
22. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las
explicaciones de las diferencias importantes.
23. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario
físico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas
por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de
nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario.
24. Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor.
Versión 1. 14


25. Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotación,
identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la provisión de
inventarios que debe quedar a la fecha.

Versión 1. 15


Bibliografía

HORNGREN, CHARLES T. Introducción a la Contabilidad Administrativa. 11 ma. ed. Pearson
Prentice, México, 2001.
HORNGREN, SUNDEM, ELLIOTT. Introducción a la Contabilidad Financiera. 7ma. ed. Pearson
Prentice Hall, 2000.
MEIGS & MEIGS, Contabilidad, La base para decisiones gerenciales. 8 va. Edición. 1996.
Wise Business, SRL. Curso Inventario. En colaboración con el autor.

Versión 1. 16


Versión 1. 17

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