Código: PRO-C7R-COM-

PROCEDIMIENTO PARA GESTION 01

DE COMPRAS Versión: 03
Fecha: 10-10-2019
Página 1 de 12

1. OBJETO

Describir las actividades necesarias para la compra de materiales, insumos, repuestos y servicios
acordes a las necesidades de la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la solicitud del bien o servicio, hasta el recibido a satisfacción de
la compra.

3. DEFINICIONES

COMPRAS: proceso de adquisición de materiales, elementos de oficina, y demás artículos y

servicios necesarios para el óptimo funcionamiento de la empresa.
SERVICIOS: Mantenimiento, capacitaciones, asesorías, proyectos especiales, seguridad y
salud en el trabajo y otros.
SIIGO: Sistema de información contable utilizado por la compañía.
COMITÉ DE COMPRAS: Grupo de personas conformado por el Gerente General, Gerente
Técnico y Comercial, Coordinador Administrativo y Financiero, y Jefe de Logística y
Comercio Exterior, que se reúnen para analizar la viabilidad de una compra y ayudar a una
toma de decisión.

4. INDICADORES

DESEMPEÑO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

(No. De criterios evaluados x total de la calificación obtenida) / 100%, para una Meta de
cumplimiento aceptable del 70%.
Se realiza semestral.

Ver MT-02 Matriz de indicadores.

CUMPLIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN DE PROVEEDOR Y/O CONTRATISTAS

(Número de documentos recibidos / Numero de documentos solicitados) x 100%
Se realiza mensual.

Ver MT-02 Matriz de indicadores.

5. REQUERIMIENTO

5.1. Tipo de compra

Las compras están dividas en:

 Compras Administrativas: Artículos de aseo, papelería y elementos de oficinas.
 Compras de Proyectos: Materiales, herramientas, artículos de aseo, papelería
y elementos de oficinas, alquiler de equipos o maquinaria, servicios.
 Compras HESQ: EPP y dotación.
 Compras Mantenimiento: Filtros, llantas, combustibles, lubricantes, acoples y otros.
 Compra de Servicios: Mantenimiento, capacitaciones, asesorías, proyectos
especiales, seguridad y salud en el trabajo y otros.

5.2. Autorización de compras

Para comprar se tiene la siguiente tabla de autorización:

MONTO REQUERIMIENTOS AUTORIZADO

POR
Más De 20 Según Criterio De La Gerente General
Millones Gerencia
Desde 5 Millones Procedimiento De Compras Comité De
Compras
De 0 A 4.9 Procedimiento De Compras Jefe De Logística Y
Millones Comercio
Exterior

5.3. Cotizaciones

Para tomar la decisión de compra se deben solicitar la cotización de acuerdo a la siguiente

tabla:
MON NUMERO DE
TO COTIZACIONES
0 A 1 SMLV 1
MAS DE 1 SMLV A 50 3
SMLV
MAS DE 50 SMLV Según criterio de Gerencia.

Se realizará un Análisis comparativo de compras cuando el monto supere 1.1. SMLV.

5.4. Criterios para compra a proveedores críticos

Tipo de compras Otros documentos que debe entregar el proveedor

Sustancias químicas
Elementos de Protección Personal
Transporte de personal
Se deberá exigir al proveedor la hoja de seguridad o
MSDS, ficha técnica.
Se deberá exigir la ficha técnica del producto.
 Copia de La cedula del conductor (si aplica)
 licencia de conductor (si aplica)
 Tarjeta de propiedad del vehículoSOAT
 Revisión tecno mecánica (si aplica)
 Póliza de responsabilidad civil extracontractual
 Certificado de mantenimiento preventivo
del vehículo
  Certificado judicial del conductor (si aplica)
 Plan estratégico seguridad vial.

Compras internacionales Se debe tramitar la documentación que aplique según la

Prestación de servicios dentro de las
instalaciones de las obras
Equipos
Compra de materiales
modalidad de importación y/o exportación de producto.
Deberá anexar la siguiente documentación antes de
iniciar las actividades:
 Listado del personal que participará en el servicio.
 Afiliación ARL, EPS.
 Elementos de protección personal, equipos de
seguridad y de emergencia requeridos de
acuerdo al servicio.
 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (si
aplica).
 Hoja de vida a los proveedores que realizan
Capacitaciones y Asesorías
 Licencia en Salud ocupacional – Se le exigirá a
los proveedores de exámenes médicos.
 Certificados de calibración de equipos – Para los
que utilicen equipos de medición como los de
Higiene industrial, Evaluaciones Médicas,
Calibración y metrología a equipos e
instrumentos.
Para los permisos de ingreso de los proveedores, a las
obras, se debe enviar la solicitud pertinente en
días
hábiles hasta los días viernes 9:00 AM.
Ficha técnica de equipo
Programa de mantenimiento (si aplica).
Certificado de calidad y/o sello.

Los anticipos a proveedores deben ser autorizados por el jefe de Logística y comercio exterior.

Los pagos de los anticipos y/o de contado los realiza la coordinadora administrativa y financiera

Es responsabilidad del proceso de compras, coordinar con el proveedor y la obra las entregas de
materiales e insumos programadas.

El área técnica deberá notificar de manera oportuna, en el caso que el pedido o la requisición sea
cancelado.

5.3. Cotizaciones
En la solicitud de cotizaciones se deberá especificar cada ítem y su nivel importancia, para
que la asistente y/o auxiliar de compras y comercio exterior pueda organizar.

5.4. Otros Requerimientos

Para el pago de facturas de proveedores, la asistente contable y cartera debe recibir los siguientes
soportes: Factura original, orden de Compra y visto bueno de almacenista o asistente de compras y
comercio exterior, en el caso de que el destino sea la oficina; Para proveedores de servicio y/o
contratistas, debe ser el pago de la seguridad social y acta de avance o acta de obra.
Para el pago de facturas de proveedores la Asistente contable y cartera debe recibir los siguientes soportes
para las siguientes actividades:
- Compra de materiales e insumos: se debe adjuntar el documento de recibo de almacén.
- Compra de equipos: debe ir acompañado del acta de recibo del equipo, con las garantías y demás
documentos que acompañen el recibo del servicio
- Servicios: el contratista deberá adjuntar a la factura, el acta de recibo del servicio, especificando el centro
de costos, N° de requisición, el acta firmada por la persona que recibe el servicio (Director, Gerente de
proyecto y Gerente Técnico), la cual, debe contener la descripción del servicio, unidad, cantidad,
acumulado, valor restante, anticipo, acumulado de anticipo, valor restante de anticipo, adicionales si
aplican y otros si(s) si aplican. Siempre con el recibo a satisfacción.
 La evaluación de los proveedores se realizará de acuerdo al PRO-C7R-COM-02 Procedimiento
de Gestión de Proveedores y Contratistas.

6. PROCEDIMIENTO

DOCUMENTO
ETA DESCRIPCI RESPONSABL S DE
PA ON E REFERENCIA
Identificar las necesidades de materiales, Asistente y/o Requisición Y
1 IDENTIFICACIÓN insumo y/o servicio para el área. Antes de auxiliar de Orden De
solicitar se deberá revisar el stock en el compra y Compra
Almacén. comercio
exterior /
Almacén
Diligenciar el formato de FOR-C7R-COM-
01 Requisición, con la información
completa y especificar observaciones
necesarias ya sea para la compra de un
equipo o materiales, especificar:
 marca
2 ELABORACION  medida Todo el FOR-C7R-COM-
DE  color requerido personal 01
REQUISICION para su gestión de compras, cada área Requisición
debe administrar sus consecutivos, se
codificará la Requisición de la siguiente
manera, tipo de compra:
GE: Gerencia.
TC: Gerencia técnico y
Comercial. LO: Logística.
Área
solicitante:
SE: Servicio
OB: Obra.
HS: HESQ.
AD: Administración.
Enviar la, FOR-C7R-COM-01 Requisición
si es generada por necesidad de un
ENVIO proyecto se debe enviar el documento FOR-C7R-COM-
3 DE para la autorización al Gerente técnico y Almacenista 01
REQUISICI comercial. Requisición
ON Una vez detectada la necesidad de un
proyecto, se diligencia el formato FOR-
C7R-COM-01, el cual se envía por parte
del supervisor o persona encargada de la
obra al área de almacén; quien verificara
los centros de costos del frente de obra
que lo solicita y posteriormente esta será
remitida al área de compras con copia a la
Gerencia Técnica quien autorizara el
requerimiento para respectivo tramite.
 La asistente y/o auxiliar de compras y Asistente
comercio exterior recibirá la FOR-C7R- y/o
4 RECEPCION DE COM-01 Requisición y verificara que auxiliar de FOR-C7R-COM-
LA contenga la autorización, la información Compras y 01
REQUISICION detallada del servicio, material y/o comercio Requisición
producto a comprar. exterior
 DOCUMENTO
ETA DESCRIPCI RESPONSAB
S DE
PA ON LE
REFERENCIA
La requisiciones pueden ser devuelta por: Coordin
 Información incompleta del producto ad ora
y/o servicio. admini
El área de compras enviara un reporte a la str
persona que autoriza la requisición Gerente ativa y
técnico comercial, en caso que no se financi
realice el pago de esta, por parte del área era
financiera.

NOTA: Requisiciones a las que se le

planteen observaciones y/o inquietudes
técnicas por el área de compras y no sean
atendidas, se darán por anuladas pasados
30 días calendario.
Asistente de
Compras y FOR-C7R-COM-
Dependiendo del monto, se solicitara las comercio 03
cotizaciones a los proveedores. Ver ítem exterior Cuadro
5 COTIZACI 4.3. Consignar la información en el FOR- Comparativo
ON C7R- COM-03 Cuadro Comparativo de Auxiliar de de
Cotizaciones. compras y Cotizaciones
comer
cio Cotización de
exteri Proveedores
or
Gerente
General
AUTORIZACION Se analizara las cotizaciones y se Comité
6 DE autorizara la compra teniendo en cuenta el de Cotizaciones
COMPRA ítem 4.2. Compr
as
Jefe de
Logística
y Comercio
Exterior
SELECCIÓN, Asistente de
Realizar selección, evaluación y PRO-C7R-COM-
EVALUACIÓ Compras y
reevaluación del proveedor y/o contratista 02
7 NY comercio
de acuerdo al PRO-C7R-COM-02 Procedimiento de
REEVALUACIÓ exterior
Procedimiento de Gestión de Proveedores Gestión de
N DE
y Contratistas, las cuales deben ser Comité Proveedores y
PROVEEDORE
comunicadas en comité. Contratistas
S/
CONTRATIST
AS
COMPRAS DE PRODUCTOS, INSUMOS,
MATERIALES Y REPUESTOS:
Realizar FOR-C7R-COM-04 Orden de
Compra y/o servicio con la información de Asistente de
la cotización seleccionada. Compras y
Además enviar al proveedor los comercio
requerimientos para los productos nuevos exterior
según el 4.4. Criterios para compra a FOR-C7R-COM-
 proveedores críticos. Auxiliar de 04
Informar al Director de la Obra / compras y Orden de compra
8 COMPRA Residente de Obra / Coordinador y/o comercio y/o servicio
Supervisor exterior
HSEQ el ingreso del personal mínimo con
24 horas de anticipación en días hábiles.
 Coordinadora
Las compras por caja menor se podrán administrativa
y
realizar para aquellas requisiciones que su financiera
valor sea menos de $100.000 o a
Consideración de la
Coordinadora
administrativa y financiera.
Enviar al proveedor la Orden de Compra y/o Asistente de
servicio firmada por el Jefe de Logística y Compras y FOR-C7R-COM-
04
Comercio Exterior vía email. comercio Orden de compra
La Asistente de compras y comercio exterior y/o servicio
exterior deberá enviar copia de la Orden de
 DOCUMENTOS
ETA DESCRIPCI RESPONSABL
DE
PA ON E REFERENCIA
Compra y/o Servicio al Almacenista. Auxiliar
de
compra
s y
comerci
o
exterior
Cuando el Almacenista detecta un Almacenista
producto no conforme según la Orden de
9 PRODUCTO Compra y/o Servicio, no recibirá el Asistente de Orden de
NO producto y deberá informar al Asistente compras y Compra y/o
CONFORM de compras y comercio Servicio
E comercio exterior, para que este tome exterior
las Medidas necesarias con el
proveedor.
Recibir los ítems relacionados en la Orden
de Compra y /o servicio:
Si la compra se recibe en la obra: debe Factur
tener la Factura original, FOR-C7R-COM- Asistente de
04 Orden de Compra y/o servicio, si aplica Compras y a
remisión y visto bueno del almacenista. Si comercio
la compra se recibe en la oficina: debe exterior y/o Remisi
tener la Factura original y visto bueno de la Almacenista
asistente de compras y comercio ón
1 CONTROL exterior.
0 DE Nota: solo se recibirán Facturas de FOR-C7R-COM-
COMPRA productos y/o servicios entregados, este 04
deberá estar Orden de
firmada. compra y/
servicio
Asistente de
compras y
Archivar FOR-C7R-COM-01 Requisición, comercio
FOR-C7R-COM-04 Orden de compra y/o exterior Documentación
servicio con copia de la Factura, si aplica archivada
remisión y el visto bueno. Auxiliar de
compras y
comercio
exterior
 7. PROCEDIMIENTO DE REQUISICIONES CRITICAS

DOCUMENTO
ETA DESCRIPCI RESPONSABL S DE
PA ON E REFERENCIA
Identificar las necesidades de materiales,
1 IDENTIFICACIÓN insumo y/o servicio para el área. Antes de Asistente y/o
solicitar se deberá revisar el stock en el auxiliar de
Almacén. compra y
comercio
exterior
/ Almacén
En caso de una requisición urgente FOR-C7R-COM-
(crítica) se podrá comunicar la necesidad 01
de requisición por cualquier método de Requisición
comunicación (correo, mensaje de texto, Gerentes,
2 COMUNICACI aplicaciones de comunicación, entre Coordinadore método de
ÓN DE otros), con la condición de que se debe s, comunicación
REQUISICION formalizar en un periodo máximo de 1 día, Supervisore (correo,
diligenciando el formato de FOR-C7R- s mensaje de
COM- 01 Requisición, como lo menciona texto,
el procedimiento punto 2. aplicaciones
Además de comunicar la requisición se de
debe comunicaci
ón, entre
otros)
 DOCUMENTO
ETA DESCRIPCI RESPONSABL
S DE
PA ON E
REFERENCIA
realizar una llamada informativa a
la
Asistente de compras y comercio
exterior.
Asistente de
Compras y
comercio
La asistente de compras y comercio exterior
3 RECEPCION DE exterior recibirá la Requisición y verificara FOR-C7R-COM-
LA que este autorizada por los respectivos Auxiliar de 01
REQUISICION responsables. compras y Requisición
comercio
exterior

Asistente de
Dependiendo del monto, se solicitara las
Compras y FOR-C7R-COM-
cotizaciones a los proveedores ,Por ser
comercio 03
una requisición critica, se podrá cotizar de
exterior Cuadro
4 COTIZACION manera informal, pero deberá ser
Comparativo
formalizada en un periodo máximo de 1
Auxiliar de
día, consignando la información en el
de Cotizaciones
FOR-C7R- COM-03 Cuadro Comparativo
compra
de Cotizaciones.
sy Cotización de
comerci Proveedores
o
exterio
r
Se analizara las cotizaciones y se Gerente
autorizara la compra, teniendo en cuenta General
Por ser critica se podrá autorizar por
5 AUTORIZACION cualquier método de comunicación (correo, Comité de Cotizaciones
DE mensaje de texto, aplicaciones de Compras
COMPRA comunicación, entre otros), con la
condición Jefe de
de que se debe formalizar en un periodo Logística y
máximo de 1 día Comercio
Exterior
Asistente de
Compras y
comercio
CONTINUACI Se realiza en adelante el proceso como lo exterior
6 ON DEL establece el procedimiento numeral
PROCESO 1,2,3,4,5,6, 7,8,9 y 10 del ítem 6 del Auxiliar de
presente documento, cumpliendo con todo compras y
los requerimientos pactados en el presente comercio
procedimiento exterior
8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSI DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

ON
1 Actualización de criterios de selección. 15-08-
2015
2 Actualización general en todo el documento. 17-07-
2017
3 Se modifica el ítem procedimiento y se incluyen 07-11-
los indicadores 2017
4 Se añade nota en la Etapa 4: recepción 10-10-
de requisiciones de PROCEDIMIENTO. 2019

9. REVISION Y APROBACION

FECHA DE
ELABORADO REVISADO POR APROBADO POR APROBACION
POR
Asistente y/o Jefe de Gerente general
Auxiliar de logística y
Compras y comercio
Comercio Exterior exterior
 Código: PRO-C7R-COM-
PROCEDIMIENTO PARA GESTION 01
DE COMPRAS Versión: 03
Fecha: 07-11-2017
Página 2 de 7