DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS
NMX-CC-9001-IMNC-2008/ ISO 9001:2008
NMX-R-026-SCFI-2016
NMX-J-SAA-50001-ANCE-IMNC-2011 / ISO 50001:2011
NMX-F-CC-22000-NORMEX-IMNC-2007/ ISO 22000:2005
CERTIFICACIÓN INICIAL
La auditoría de certificación inicial de un sistema de gestión se debe realizar en dos
etapas: etapa 1 y etapa 2.
ETAPA 1
Durante esta etapa se revisa el estado del cliente, es decir su grado de comprensión con
los requisitos de la norma a evaluar, se revisa y recopila la información documentada
necesaria que forma parte de su sistema de gestión, se evalúan las condiciones
específicas de su(s) sitio(s) y finalmente se realiza el análisis con su personal con el
objetivo de determinar su grado de preparación con respecto a la auditoría de etapa
2, se determina el intervalo de tiempo requerido entre la auditoría de etapa 1 y
la auditoría de etapa 2 tomando en cuenta el tiempo requerido por el cliente para
resolver los problemas que hayan sido identificados en la auditoria de etapa 1, se
revisa la asignación de recursos para la auditoría de la etapa 2 y se acuerda los
detalles de ésta. Al término de la auditoría de etapa 1, el personal de ANCE deja
en poder del cliente un informe en el que se dejan señaladas claramente las
observaciones generadas durante dicha auditoría.
ETAPA 2
El propósito de la auditoría de etapa 2 es evaluar la implementación, incluida la
eficacia del sistema de gestión del cliente. La auditoría de etapa 2 debe realizarse
en las instalaciones del cliente, en dicha auditoría se revisan entre otras cosas los
vínculos entre los requisitos normativos, la política, los objetivos de desempeño y las
metas coherentes con las expectativas de la norma de sistemas de gestión;
requisitos legales aplicables, resultados de auditorías internas, observaciones,
conclusiones, etc. Esta información se atiende en un informe que el personal de
ANCE deja por escrito indicando el grado de cumplimiento y las No Conformidades
detectadas (cuando aplique).
CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS
Las correcciones y acciones correctivas, son las acciones que propone y establece
el cliente para solventar las no conformidades que hayan sido identificadas por
el personal de ANCE durante cualquiera de los siguientes tipos de auditorías: etapa
2, seguimiento, renovación y/o extraordinarias, especiales.
El cliente debe analizar las causas y describir las correcciones específicas y
acciones correctivas realizadas o planificadas para eliminar las No Conformidades
detectadas mediante la elaboración y envió de un plan de acciones correctivas el
cual deberá ser revisado por el personal de ANCE el cual evaluará y elaborará sus
conclusiones al respecto. Posteriormente, el cliente recibe las conclusiones del plan
de acciones correctivas, en donde se le informa si las correcciones y/o acciones
correctivas determinadas son eficaces para la magnitud de la(s) No Conformidad(es)
detectada(s).
Para las No Conformidades menores, si las correcciones o acciones correctivas
establecidas son adecuadas el personal de ANCE procederá cerrar las NC
menores a nivel documental. En el caso de No Conformidades Mayores el cierre de
las NC debe ser realizado en sitio después de la verificación de implementación de la
corrección y acción correctiva determinada por el cliente en el plan enviado a ANCE.
El envío del plan por parte del cliente y el cierre de las NC´s por parte del personal
de ANCE debe realizarse en un lapso de tiempo de 56 días naturales. En caso de
no cerrar las NC´s detectadas el cliente queda sujeto a las decisiones que el panel de
toma de decisión de ANCE considere pertinente.
1
Para el otorgamiento de la certificación inicial, si la ANCE no puede verificar la
implementación de las correcciones y acciones correctivas de cualquier no
conformidad mayor dentro de los 6 meses posteriores al último día de la etapa
2, el organismo de certificación debe realizar otra auditoria de etapa 2 antes de
recomendar la certificación.
TOMA DE DECISION DE LA CERTIFICACIÓN
El expediente del cliente se turna a panel de toma de decisión de la ANCE, quien
revisa y analiza la información y con base a la decisión de otorgar, rechazar,
mantener la certificación, ampliar o reducir el alcance de la certificación, renovar,
suspender o restaurar, o retirar la certificación.
EMISIÓN DEL CERTIFICADO
Para poder otorgar la certificación, primeramente la ANCE se debe asegurar de:
De conducir la auditoría de certificación inicial en dos etapas (Etapa 1 y etapa 2),
para confirmar que la Organización opera un sistema de gestión y que cumple con
todos los requisitos especificados por la(s) norma(s) de referencia.
La confirmación que se han logrado los objetivos de la auditoría de certificación
inicial.
Verificar que el cliente haya subsanado cualquier no conformidad mayor derivada de
su auditoría de certificación inicial.
Una vez tomada la decisión del otorgamiento o renovación de la certificación, el
personal de ANCE procede a la elaboración de los documentos de certificación, los
cuales son los siguientes: comunicado con el resultado de la reunión del panel de
toma de decisión, certificado, anexo cuando se trate de una organización multi-sitios y
comunicado de entrega del certificado, dichos documentos son impresos y enviados
al cliente. La vigencia del certificado es de 3 años a partir de la fecha de toma de
decisión del otorgamiento de la certificación o de la renovación de la certificación.
AUDITORÍAS DE VIGILANCIA (SEGUIMIENTO)
Para mantener la certificación, la organización debe permitir a la ANCE desarrollar en
sus instalaciones, las actividades de auditoría de vigilancia a los procesos, áreas y sitios
cubiertos por el alcance de la certificación, así como las auditorías de seguimiento y las
auditorías con notificación a corto plazo, o incluso aquellas que se requieran realizar sin
anunciar, y solventar satisfactoriamente las no conformidades registradas durante estas.
La fecha de la primera auditoría de seguimiento debe realizarse antes de transcurridos
los 12 meses tomando como referencia la fecha en que se tomó la decisión sobre el
otorgamiento de la certificación. La fecha de la segunda auditoría de seguimiento debe
realizarse antes de transcurridos los 24 meses tomando como referencia la fecha en que
se tomó la decisión sobre el otorgamiento de la certificación.
AUDITORÍA DE RENOVACIÓN
Cuando así se haya acordado con el cliente, la ANCE debe conducir in situ una
auditoría con el propósito de renovar la certificación. En dicha auditoría de renovación
de la certificación se debe verificar:
La eficacia del sistema de gestión en su totalidad y la aplicabilidad continúa del
alcance de la certificación otorgada
El compromiso de la organización para mantener la eficacia y la mejora del sistema
de gestión, durante el periodo de certificación, y la atención a las quejas recibidas de
los usuarios de la certificación.
AUDITORÍAS ESPECIALES
Las auditorías especiales cuyo objetivo es atender una solicitud por parte del cliente
de ampliación o de reducción del alcance de una certificación; o bien, aquellas que
requieran conducirse mediante notificación a corto plazo, o incluso sin anunciar,
cuya finalidad es investigar quejas, o en respuesta a cambios, o por seguimiento de
clientes cuya certificación ha sido suspendida, o por eventualidades surgidas en las
instalaciones del cliente.

SUSPENSIÓN, RETIRO DE LA CERTIFICACIÓN Ó REDUCCIÓN DEL ALCANCE DE Inicio

LA CERTIFICACIÓN
En la ANCE, A.C. estamos comprometidos con el cumplimiento de los requisitos
legales, reglamentarios y del cliente por lo que aplicaremos las sanciones que Ingreso de la solicitud
correspondan cuando un cliente certificado haya incurrido en cualquier acción que
de cotización
ponga en riesgo la confianza y la fe pública en la certificación, dichas sanciones Se informa claramente
pueden ir desde suspensiones, cancelaciones y/o reducciones de alcance de la al cliente potencial la
Análisis de la solicitud de razón por la cual no
certificación hasta las acciones legales y/o judiciales que se consideren pertinentes cotización Rechaza
es posible atender su
y aplicables. solicitud de certificación
ANCE procederá a suspender la certificación otorgada al cliente, cuando:
•El sistema de gestión del cliente ha dejado de cumplir de forma persistente o grave Acepta
los requisitos de la certificación que dieron origen al otorgamiento del certificado, Fin
incluidos los requisitos relativos a la eficacia del sistema de gestión (incluye retiros
de producto). Elaboración de
•El cliente no permite la realización de las auditorías de seguimiento o de renovación cotización de certificación
de sistemas de gestión y Rechaza
con la periodicidad requerida.
envió al cliente potencial
•El cliente solicita formal y voluntariamente una suspensión.
•Cuando ANCE se dé cuenta de que el cliente hace o ha realizado referencias
engañosas referentes a la certificación otorgada. El cliente debe apegarse a los
Acepta
acuerdos contraídos mediante la firma del Contrato de certificación de sistemas de
gestión FORCSG-P01.02 y mediante la firma del Reglamento general de certificación
de sistemas de gestión FORCSG-P01.03.
Envió de contrato de prestación de servicios
de certificación de sistemas, del reglamento
ANCE procederá a cancelar la certificación otorgada al cliente, cuando: interno de certificación de sistemas y de la
•Cuando el cliente no haya resuelto los problemas que dieron lugar a la suspensión factura del servicio al cliente
en el plazo establecido por ANCE (180 días naturales).
•Las normas bajo las cuales se basa el certificado dejen de ser aplicables.
•Se haya actuado de mala fe o con dolo a juicio de panel de toma de decisión. Información completa
y pago realizado No
•Por terminación del contrato con el cliente.
•A petición del cliente por así convenir a sus intereses.
•Toda falla en resolver los problemas que dieron lugar a la suspensión en el plazo
establecido por ANCE. Si
•Cuando ANCE se dé cuenta de que el cliente certificado hace uso o ha hecho
uso de documentos de certificación diferentes a los emitidos por ANCE. El cliente
certificado debe apegarse a los acuerdos contraídos mediante la firma del Contrato Creación del expediente del
de certificación de sistemas de gestión FORCSG-P01.02 y mediante la firma del cliente y elaboración del
programa de auditorías
Reglamento general de certificación de sistemas de gestión FORCSG-P01.03.

ANCE debe reducir el alcance de la certificación para:

•Cuando el cliente no haya resuelto los problemas que dieron lugar a la suspensión Preparación de la auditoría
en el plazo establecido por ANCE (180 días naturales). (Elaboración y envío del plan de
auditoría al cliente y determinación
•Excluir las partes que no cumplen con los requisitos, cuando el cliente haya dejado de la logística)
de cumplir de forma persistente o grave los requisitos de la certificación que dieron
origen a la inclusión de esas partes en alcance establecido en la certificación inicial.

Cualquier reducción del alcance debe estar en línea con los requisitos de la norma
utilizada para la certificación. Los incumplimientos son registrados en el FORCSG-
Etapa 1
P01.10 Informe de auditoría y en FORCSG-P05.01 Informe de evaluación de auditoría.

2
 Etapa 1

¿Los resultados de la etapa 1 El cliente debe resolver las observaciones detectadas

demuestran que el cliente está No y una vez solventadas debe solicitar a ANCE, A.C., una
preparado para recibir una auditoría auditoría de etapa 2
de etapa 2?

Si

Etapa 2

¿Existen No
Conformidades? No A

Si

Ingreso de plan de acciones

correctivas por parte del cliente

¿El cierre de No conformidades

requiere verificación en sitio? No

Si Auditoría extraordinaria

¿Las acciones correctivas determinadas por el cliente El cliente debe realizar los ajustes pertinentes siempre y
cierran las no conformidades detectadas por el cuando se encuentre dentro de los 56 días naturales
personal de ANCE, A.C.? establecidos inicialmente
No

Si

Revisión y análisis del expediente por parte

del panel de toma de decisión de la ANCE, A.C. A

Toma de decisión

Otorgamiento de la certificación Suspensión de la certificación Restauración de la certificación

Mantenimiento de la certificación Retiro de la certificación Realización de una

auditoría extraordinaria

Renovación de la certificación Reducción de la certificación

3
RESTAURACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN
ANCE debe restaurar la certificación derivada de una suspensión si la cuestión que
dio origen a la suspensión ya fue resuelta por el cliente. El tiempo máximo para
que se resuelvan los problemas que dieron lugar a la suspensión es de 180 días
naturales a partir de la fecha de la suspensión de la certificación, si los problemas
persisten después de este tiempo, esto dará como resultado la cancelación o reducción
del alcance de la certificación.
Por otro lado, ANCE, A.C. tiene la facultad restaurar la certificación dentro de los 6
meses siguientes a la fecha de vencimiento del certificado, siempre y cuando se
hayan completado las actividades pendientes de renovación de la certificación; de
otro modo, se debe realizar mínimo una etapa 2. La fecha de vigencia del certificado
debe ser la fecha de la decisión de la nueva certificación o una posterior, y la fecha
de expiración se debe basar en el ciclo de certificación anterior.
RAZÓN POR LA QUE ANCE PUEDE NEGAR DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE
CERTIFICACIÓN
ANCE, se abstendrá de brindar el servicio de certificación a toda aquella organización
que:
* No acepte las condiciones de certificación
* No presente la documentación especificada por la ANCE del formato de “Solicitud
De Cotización de Certificación de Sistemas de Gestión” para ingresar el servicio.
* ANCE se abstendrá de brindar el servicio de certificación en el caso de no
contar con la acreditación o aprobación correspondiente, en el programa o sector
que solicite el cliente.
ANCE se reserva el derecho de negar (rechazar) la certificación cuando:
-No permita conducir en su totalidad, la auditoría de certificación inicial (Etapa 1 y
Etapa 2),
-La organización haga cualquier declaración sobre la certificación que pueda
considerarse como engañosa ante terceros
-La organización adopte conductas hacia el personal de ANCE que interviene en el
proceso de auditoría y de certificación (por ejemplo: acciones de intimidación) que
pongan en riesgo a la imparcialidad del proceso de certificación,
-La organización no subsane cualquier no conformidad mayor, derivada de su
auditoría de certificación, en un plazo no mayor a los 56 días naturales a partir de la
recepción del informe de auditoría.
USO DEL NOMBRE Y MARCA O LOGO DE CERTIFICACIÓN
En caso de que el sistema de gestión del Cliente cumpla con los requisitos aplicables,
ANCE le expedirá al Cliente el certificado correspondiente.
Para los clientes certificados, a petición del cliente, ANCE puede otorgar una
licencia exclusiva e intransferible para el uso de marca ANCE a través del contrato
de licencia de uso de marca registrada y se hace la entrega del Manual de Uso de
Marca ANCE vigente.
Durante el periodo de vigencia de la licencia (un año), el Cliente certificado podrá
utilizar la marca ANCE en su publicidad y/o actividades promocionales,
referenciándola únicamente al sistema de gestión certificado bajo el presente
contrato, conforme a los términos que en el mismo se establecen. La vigencia de la
certificación de sistemas de gestión es de tres años, por lo que el cliente certificado
deberá realizar la renovación del contrato de licencia de uso de marca registrada en
dos ocasiones durante el periodo de vigencia del certificado. Si el cliente certificado
no realiza de manera pertinente la renovación del contrato de licencia de uso de
marca registrada debe cesar la utilización de la marca ANCE en cualquier medio
impreso o electrónico.
El Cliente certificado debe cumplir con los requisitos de ANCE establecidos en el
Manual de Uso de Marca ANCE, y referirse al estado de su certificación en los
medios de comunicación, tales como internet, folletos o publicidad, u otros
documentos que les sean entregados a los clientes del Cliente certificado. Se debe
someter a la consideración de ANCE, con antelación suficiente, todos los documentos
y lugares donde colocará la marca.
Así mismo se debe cumplir con la cláusula cuarta del FORCSG-P01.02 Contrato de
prestación de servicios de certificación de sistemas de gestión.