EMPRESA ITERIA S.A.

S
PROYECTO DESARROLLO DE SOFTWARE
PLANTILLA STAKEHOLDERS

Código Rol o cargo Descripción del rol o interés Nivel de Interés en

influencia el proyecto
Es el encargado de establecer mecanismos de
seguimiento y control, en la realización de las
actividades de las áreas a su cargo (recursos
humanos, finanzas y cumplimiento legal, Revisar la
información financiera de la organización, validando
las novedades con sus respectivos soportes y
autorizaciones. Elaborar los contratos laborales.
Elaborar los contratos de prestación de servicios
Gerente General y
profesionales. Revisar y aprobar las órdenes de
director
001 compra de bienes y de servicios. Revisar los Alto Alto
administrativo y
contratos y convenios que celebre la organización
financiero
Apoyar las consultas realizadas por las diferentes
áreas de la organización. Revisar las cotizaciones o
propuestas presentadas por los proveedores para la
adición de productos y servicios. Elaborar
propuestas comerciales, cuando sea el caso. Las
demás que por razón de su cargo le sean asignadas
por la gerencia y/o dirección administrativa y
financiera.
Establecer una adecuada relación con los clientes Alto Alto
con el fin de identificar nuevas oportunidades de
negocio en proyectos dentro de su ámbito de trabajo.
Coordinar las actividades de la línea de
implementación de proyectos y apoyar los servicios
de soporte ITS de la compañía. Coordinar con la
dirección administrativa y financiera las propuestas
técnicas y económicas en procesos de concurso,
licitaciones y/o convenios, asegurando la
Director de participación competitiva de la compañía. Garantizar
aplicaciones el suministro oportuno de los recursos que sean
requeridos en los diferentes proyectos, verificando
002 que estos se soliciten de manera oportuna y de
acuerdo a los procedimientos y políticas de la
empresa. Realizar seguimiento oportuno y preciso a
los proyectos consolidados en el área a su cargo,
verificando el cumplimiento de las tareas
programadas (líneas base), el análisis de posibles
desviaciones y la implementación de las acciones
correctivas, en coordinación con su equipo de
trabajo. Asignar líderes o gerentes en los diferentes
proyectos de la compañía, de acuerdo con la
competencia y requisitos establecidos. Registrar los
tiempos ejecutados en los diferentes proyectos de
acuerdo con la aplicación o metodología establecida
por la compañía. H) Supervisar que las actividades y
estimaciones de trabajo del proyecto, se realicen
 oportunamente con el fin de garantizar que el
proceso de facturación se lleve a cabo sin
contratiempos y de acuerdo con la programación
establecida. Realizar conjuntamente con el área
administrativa el control presupuestal, financiero y
administrativo de los proyectos y servicios,
evaluando en forma periódica y precisa el resultado
de los costos de operación ejercidos frente a los
estimados, implementando de manera efectiva y
oportuna las acciones correctivas que sean
procedentes. Validar el cierre de los proyectos en
operación, verificando el cumplimiento total de los
requisitos, acuerdos o cláusulas comprometidas en
los contratos correspondientes. Promover la
retroalimentación del cliente por los proyectos
ejecutados y consolidados, gestionando la
realización de nuevos negocios en aquellos nichos
de mercado donde se hayan logrado los objetivos
establecidos. Las demás que por razón de su cargo
le sean asignadas por la gerencia y/o dirección
administrativa y financiera
a) Administrar los recursos de los proyectos en
ejecución. Realizar los debidos reportes sobre los
proyectos en ejecución. Administrar y controlar la
herramienta de tiempo de la empresa Beebole.
Estructurar los proyectos en la herramienta Beebole
alineado con los contratos de servicios, procesos de
preventa y estructura de proyectos del ERP, para
facilitar la asignación de tiempos y costos a cada uno
de los componentes de los proyectos y líneas de
negocio. Generar control de horas de los recursos y
notificar a los líderes de áreas para novedades en el
uso de la herramienta (Beebole) para la debida
gestión. Administrar la herramienta de backup para
Coordinador de el almacenamiento de los documentos pertinentes a
003 calidad cada uno de los proyectos, teniendo en cuenta el
cumplimiento de las políticas de calidad establecidas
para la documentación del servicio. Conocer e
Alto medio
identificar la ocupación de recursos para tener en
cuenta en los proyectos. Desarrollar e implementar
estrategias que permitan el mejoramiento continuo
del proceso de prestación del servicio. Participar en
la planificación y seguimientos de las actividades del
proceso de prestación del servicio. Planificar y
conducir determinadas reuniones del área y además
a nivel externo (cliente) como representante de la
organización. Apoyar la búsqueda de recursos para
la ejecución de nuevos proyectos. lEvaluar
semestralmente el proceso de prestación de servicio.
m) Realizar informes sobre la gestión y todo lo
relacionado al proceso de prestación del servicio. n)
Administrar repositorio de hojas de vida de recursos
de proyectos. ñ) Participar como líder en la
implementación de la solución CRM y de gestión de
contratos escogida por la empresa
a) Mantener la información que requiera el Director
Administrativo y financiero y/o gerente general para
 la toma de decisiones oportunas, tales como Estados
Financieros, información legal, tributaria entre otras.
Apoyar al contador en actividades relacionadas con
entidades financieras, costos, proveedores, clientes,
entre otros. Elaborar informe de costos y
presupuesto de gastos. Programar y revisar el pago
de personal, proveedores y otros acreedores.
Controlar las órdenes de compra y/o contratos que
se tienen con los clientes para facturar
oportunamente la ejecución de los proyectos y
Jefe administrativa soporte de los servicios prestados por la
y de gestión organización. Atender oportunamente los
004 humana requerimientos del personal interno y externo
respecto a las necesidades que garanticen el buen
funcionamiento de la organización, tales como
compra de tickets de viaje, reserva de hoteles,
atención de llamadas, logística de transporte, entre
otras. Mantener, controlar y programar el inventario
de los muebles, enseres y equipos, garantizando el
buen estado a través de los mantenimientos
correctivos y preventivos. Liderar las actividades de
selección, vinculación e inducción del personal. medio
Alto
Custodiar y mantener actualizada la información y
documentación del personal. Controlar y mantener la
programación de las actividades de capacitación y
formación, de acuerdo a las solicitudes de los líderes
de proceso y a las evaluaciones efectuadas al
personal. Salvaguardar la información en medio
física o electrónica que por razón de sus actividades
llegue a su conocimiento, efectuando el trámite
correspondiente cuando sea requerido. Administrar o
administrar la plataforma documental del sistema de
gestión de calidad.
Capacitarse e investigar sobre la tecnología y
servicios que hacen parte del portafolio de la
organización. Participar en desarrollo de sistemas
de diversa complejidad, efectuando análisis de
requerimientos, diseños físicos, diseños lógicos y Medio
ejecutando tareas de programación. Diseño y Alto
elaboración de aplicaciones siguiendo estándares
tecnológicos y metodologías establecidas. Diseño y
005 CONSULTOR ejecución de pruebas de las aplicaciones, de
acuerdo a las especificaciones de diseño
establecidas. Proporcionar documentación detallada
sobre las aplicaciones / sistemas construidos de
acuerdo a las metodologías establecidas. Registrar
las actividades diarias en la herramienta de control
de tiempos que defina la organización. Informar al
líder del proyecto y equipo de trabajo cualquier
novedad o situación que pueda afectar el normal
desarrollo del proyecto o servicio. Establecer
comunicación y retroalimentación permanente con la
dirección del área y demás miembros del equipo de
trabajo aprovechando los medios electrónicos al
alcance como son videoconferencias, correo
electrónico corporativo, intranet, entre otros. Las
demás actividades que sean relacionadas con el
 cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato

EMPRESA ITERIA S.A.S Espacio para

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE información del
No. 001 formulario a partir
del sistema de
gestión de calidad

ID Nombre Descripción Prioridad

1 Software aplicativo de
información que permita
ingresar los datos de acuerdo
al formulario FOR. TH. 06
Solicitud de ausentismo laboral
pendientes para su aprobación
y/o anulación generado para
cualquier trabajador de la
empresa Iteria S.A.S.
Se requiere un software aplicativo para atender todas
las solicitudes de ausentismo y sus respectivas
aprobaciones generadas por cada uno de los
trabajadores de la empresa.
El sistema deberá permitir la consulta, registro,
actualización e impresión de cada solicitud de
ausentismo.
El Software aplicativo deberá contener:
1. Tipo: necesidad y/o petición
2. Fecha y hora de inicio: deberá traer la fecha y hora
del sistema al momento de generar la solicitud.
3. Fecha y hora de termino: deberá traer la fecha y
hora de término de la solicitud.
4. Cédula o identificación del trabajador.
5. Descripción detallada de la solicitud.
6. Quien origina de la solicitud: Nombres y apellidos
completos, cargo actual, numero de teléfono o celular,
correo electrónico.
7. Quien autoriza la solicitud: Nombres y apellidos
completos, cargo actual, número de teléfono o celular,
correo electrónico.
8. enviar y guardar Alta
9. Estado de reporte: solicitud en proceso, anulada,
aprobada.

El software aplicativo deberá generar un tiquet

(número y letras) de confirmación para que las
solicitudes aprobadas o no aprobadas sean
asignados al área que corresponda en el menor
tiempo posible.
Ejemplo: Si la solicitud de ausentismo es recibida y
aprobada se deberá asignar al área de gestión
humana. El software deberá proveer una relación con
todas las solicitudes de ausentismo permitiendo filtrar
por fecha y hora de inicio, fecha y hora de termino
estado actual, numero de identificación, nombre y
apellidos completos del solicitante, motivo de la
solicitud descripción detallada, nombre y apellidos y
cargo quien aprobó la solicitud. Esta relación puede
ser vista por pantalla, enviada a impresora, o enviada
a una hoja electrónica.

Controles y restricciones
El software aplicativo no debe permitir que las solicitudes de ausentismo
sean borradas en ningún caso. Se deberán migrar las solicitudes de
ausentismo del sistema anterior al nuevo. Solo el Jefe inmediato o
encargado del área de trabajo del solicitante podrá modificar las
solicitudes de ausentismo unas sean aprobadas y/o rechazadas. El
formato digital deberá ceñirse a los estándares de calidad de la empresa.
El formulario deberá ser con interfaz web. Cada usuario tendrá su
 jerarquía y nivel de autorización y este seguirá su ruta a su destino final
que será la generación del indicador.
Criterios de Aceptación El software cumple con los requisitos funcionales solicitados por el area.
El software realiza los controles solicitados. El software realiza migración
de la información del sistema anterior.

Fecha de especificación 01/11/2018

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Firma Firma(s) Firma(s)
(Dueño del proceso) Usuarios participantes Demás usuarios involucrados
en la especificación en la especificación