SAP BUSINESS ONE

Primeros pasos
SAP Business One (SAP B1) es un software de planificación de recursos empresariales
(ERP), una de sus principales características es que permite integrar todos los procesos de
una empresa para así poder llevar una gestión eficiente, también permite acceder a la
información en tiempo real, pudiendo tomar decisiones oportunas.
SAP B1 está diseñada para las pequeñas y medianas empresas; otra de sus características,
es que el sistema se adapta al entorno de cada empresa, permitiendo así la parametrización
individual de acuerdo al tipo de negocio o sector en el cual se encuentra.
Para comenzar a trabajar con SAP Business One a continuación se muestran las funciones
Al ingresar al SAP B1, nos encontramos con la pantalla principal, compuesta por:

Barra de menús

Barra de Herramientas

Búsqueda datos / menús

Menú Principal

Log de mensajes de sistema

Barra de status

Barra de menús se encuentra en la parte superior de la pantalla; los menús activos de la

barra de menús varían dependiendo de la ventana con la cual se está trabajando.
Contiene las funciones similares al menú estándar de Windows, agregándose las
funcionalidades de SAP Business One, como por ejemplo Vista, Módulos, Herramientas.

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Barra de herramientas está compuesta por todos los íconos, representan las funciones
que se utilizan con mayor frecuencia.
Las funciones activas están en color, mientras que las que se encuentran en gris están
inactivas; esto va variando de acuerdo a la ventana que se encuentre abierta. Todas estas
funciones también se encuentran en la barra de menús.
Se puede ocultar o mostrar una barra de herramientas, para ello se hace clic con el botón
derecho del ratón en el área de barra de herramientas y se activa o desactiva la barra de
herramientas que se desee.

Presentación preliminar muestra una vista previa del documento.

Imprimir permite imprimir los documentos, para ello se debe tener
configurada una impresora.
Correo electrónico permite enviar correos electrónicos.
Enviar mensaje permite enviar mensajería de texto.
Fax permite enviar fax.

MS - Excel, MS - Word, PDF permite exportar datos a estos formatos.

Lanzar aplicación permite iniciar aplicaciones directamente desde
SAP.
Bloquear pantalla permite bloquear la pantalla activa, solicitará la
clave de acceso para ingresar nuevamente.
A continuación, seleccionamos el ícono de Bloquear pantalla se observa como se bloquea,
y solamente se debe ingresar la clave de acceso para retomar el trabajo donde estaba.

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Buscar permite realizar búsqueda de datos en el sistema.

En el módulo Gestión  Definiciones  General  Usuarios, y se selecciona el ícono
Buscar, el formulario cambia a este modo, pudiendo de esta forma realizar una búsqueda
de un usuario del sistema, se puede rellenar cualquier campo, por ejemplo el nombre de
usuario y hacer clic en el botón situado en la parte inferior izquierda para ejecutar la
búsqueda.
Si se quiere realizar una búsqueda de todos los usuarios con sólo colocar el * en el campo
código de usuario y hacer clic sobre el botón situado en la parte inferior izquierda, el sistema
muestra el listado de todos los usuarios.

Existen algunos formularios que su modo inicial es en Buscar, por ejemplo en el módulo
Interlocutores comerciales  Datos maestros interlocutor comercial.
También en el módulo Inventario  Datos maestros artículos.

Añadir permite crear o añadir un nuevo registro de datos en el

sistema.
En el módulo Interlocutores comerciales  Datos maestros interlocutor comercial se
selecciona el ícono Añadir, el formulario cambia a este modo; se completan todos los
campos necesarios y luego hacer clic en el botón situado en la parte inferior izquierda para
añadir el registro al sistema.
Una vez añadido el registro, el formulario quedará en modo Añadir, todos los campos
estarán vacíos, por si se desea añadir otro nuevo registro.

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Todos los documentos de marketing en su modo inicial se encuentran en Añadir, por

ejemplo en el módulo Compras  Entrada mercancías (Pedido).

Primer reg. datos, Registro de datos anterior, Registro datos sig.,

Último reg. datos permite navegar entre objetos de la misma clase.
En el módulo Ventas  Ofertas de ventas se selecciona Primer reg. datos, el sistema lleva
a la primera ofertas de ventas registrada en la base de datos, luego se puede seguir con
Registro datos sig. para visualizar las siguientes ofertas de ventas.

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Actualizar permite actualizar los registros.

Filtrar permite buscar y visualizar datos específicos dentro de una
gran cantidad de datos.
En el módulo Interlocutores comerciales  Datos maestros interlocutor comercial
colocando * en el campo Código luego hacer clic en el botón situado en la parte inferior
izquierda para ejecutar la búsqueda, el resultado de esta búsqueda muestra la lista de
Interlocutores comerciales, la cual contiene todos los registros en el sistema. Al seleccionar
el ícono Filtrar puedo limitar esta búsqueda, por cualquiera de los filtros que desee aplicar.

Por defecto, SAP Business One graba las últimas selecciones de filtro de cada documento
o informe. Para eliminar las selecciones de filtro existentes, debe seleccionar Borrar y, a
continuación, OK en la ventana Filtrar tabla. Clasificar

Clasificar permite clasificar los datos de una tabla.

En el módulo Inventario  Datos maestros artículos, colocando * en el campo Número de
artículo luego hacer clic en el botón situado en la parte inferior izquierda para ejecutar la
búsqueda, el resultado de esta búsqueda muestra la lista de artículos, la cual contiene todos
los registros en el sistema. Al seleccionar el ícono Clasificar, se puede modificar la forma
como están organizados estos datos

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La flecha negra en la columna Número de artículo indica que ese listado está ordenado por
ese campo, al hacer doble clic sobre cualquier otra columna el listado se clasificará por el
nuevo campo seleccionado.

Documento base, Documento destino permite visualizar todos los

documentos creados partiendo de otro, visualizar la trazabilidad de
los documentos en un proceso.
En un proceso de ventas sencillo, se tiene el pedido de cliente, la entrega y finalmente la
factura de clientes. Tomando como referencia el documento de la entrega, el documento
base sería el pedido de cliente, ya que a partir de este se ha creado la entrega.
Y la factura de clientes sería el documento destino de la entrega.
Para poder enlazar los documentos es muy importante utilizar los botones “Copiar de” y
“Copiar a” que se encuentran en la casilla inferior derecha de los formularios.

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En este caso al seleccionar un documento de Entrega (módulo Ventas) se observa cómo se

activan los íconos de documentos base y documento destino, se puede seleccionar así
cualquiera de ellos y visualizar todos los documentos relacionados.

Nota: Si al seleccionar algún documento creado en el sistema, y los íconos de documento

base o documento destino permanecen sin color (en gris), esto indica que ese documento
no tiene documentos relacionados.

Beneficio bruto permite calcular la ganancia bruta para los

documentos de ventas.
Medios de pago permite especificar el medio de pago en un
documento de pago recibido o pago efectuado.
Cálculo de volumen y peso permite calcular el volumen y el peso de
los artículos en documentos de marketing.
Diario de transacciones permite visualizar el informe diario de
operaciones de contabilidad.
Presentación preliminar de asiento permite obtener una vista
preliminar de la contabilización del asiento correspondiente antes de
añadir un documento que genere un asiento.
Diseñador de Layouts permite seleccionar un diseño de impresión o
tratar los diseños de impresión para los documentos e informes.
Parametrizaciones formularios permite modificar las
parametrizaciones de la ventana que se encuentra activa, se
pueden modificar campos, líneas y tablas que se visualizan en la
ventana.
Se desea que sea visible el campo “Número de catálogo de IC” en el documento de pedido
de cliente. Para ello se debe ir al módulo Ventas  Pedido de cliente y seleccionar el ícono
Parametrizaciones de formulario, allí se muestra una ventana, y en la pestaña Formato de

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tabla se selecciona la opción Visible la columna Número de catálogo de IC, luego hacer clic
en el botón OK

Ahora se puede observar en el documento este campo.

La opción Visible indica que se puede ver en el documento, y la opción Activo que se puede
escribir en este campo.
La opción Reestablecer valor prop. dejaría el formulario con los valores propuestos de
origen.
Se pueden aplicar las Parametrizaciones de formulario a todos los formularios del
programa.
Query manager permite visualizar las consultas creadas, crear o
eliminar carpetas para las consultas.

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Resumen de mensajes de workflow permite visualizar la lista de

trabajo de workflow
Resumen de mensajes / Alertas permite visualizar la ventana de
donde aparecen los mensajes y avisos del usuario.
Calendario permite visualizar el calendario de todas las actividades
planificadas; se puede configurar para visualizar por mes, semana,
semana laboral o día.
Ayuda permite visualizar la ayuda online de SAP Business One.

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Menú principal está compuesto por tres fichas: módulos, arrastrar y vincular y mi menú.
Se puede cerrar el Menú principal; para recuperarlo en la barra de menús la opción Ventana
 Menú principal.
También el menú principal se habilita presionando las teclas Ctrl + 0.
Módulos: muestra todos los módulos disponibles para SAP Business One.
A través de las parametrizaciones de formulario los usuarios del sistema pueden determinar
los módulos y las opciones del menú que desean visualizar en su menú principal.
Al seleccionar el pulsador Aplicar autorizaciones, un usuario normal puede definir el menú
principal para que muestre solamente los módulos y las opciones de menú autorizados.

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Arrastrar y vincular: es una herramienta del sistema que permite crear informes y visualizar
datos basados en consultas del sistema predefinidas.
Se debe trabajar desde esta ficha para poder acceder a esta funcionalidad.
Si desea visualizar todas las entregas de un cliente en específico; primero hacer doble clic
en la opción de Interlocutores comerciales de la carpeta Interlocutores comerciales, se abre
el listado donde se muestran todos los interlocutores comerciales definidos en el sistema.
Nota: Recuerde si se desea una búsqueda más específica se puede utilizar la función de
Filtrar.

Ahora se despliega la opción de la carpeta del módulo de Ventas – deudores.

Hacer clic con el botón izquierdo sobre el campo que se desea vincular con el objeto
Entregas (en este caso se utilizará el campo Nombre de interlocutor comercial) esperar al
menos unos dos segundos, observe cómo se sombrea el recuadro, en este momento sin
soltar el ratón lo arrastra hasta la opción que se desea vincular este objeto, Entregas, y se
deja caer sobre este.

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El resultado muestra el listado de todas las entregas realizadas al cliente Nicolás Vega

Nota: Las autorizaciones de Arrastrar y vincular se pueden restringir en función de

determinados usuarios, se puede realizar en el módulo Gestión  Inicialización sistema
 Autorizaciones  Autorizaciones generales, seleccione el usuario en la tabla del lado
izquierdo, luego en la tabla del lado derecho en General  Arrastrar y vincular, para asignar
las autorizaciones.

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Mi menú: permite a los usuarios crear su propio menú, con las transacciones que desee. Se
pueden también crear carpetas, renombrar las existentes o eliminarlas cuando se desee.
Para crear carpetas se selecciona en la Barra de menús la opción Herramientas  Mi menú
 Organizar, luego la opción Carpeta nueva, se indica el nombre de la nueva carpeta y se
pulsa la tecla OK

Las opciones Nivel, Carpeta y Ubicación de carpeta le permiten al usuario configurar la

nueva carpeta creada.

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Para añadir formularios, primero seleccione el formulario que desee añadir en la nueva
carpeta que ha creado. Luego en la Barra de menús la opción Herramientas  Mi menú 
Añadir en menú usuario. A continuación, seleccione la carpeta donde desee incluirlo, o si lo
desea puede crear una nueva carpeta.

Nota: Observe como la carpeta seleccionada se extiende, indicando que allí se incluirá el
nuevo formulario.
Puede añadir los formularios que desee, e incluso cambiarles el nombre para mostrar dentro
de la carpeta.

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Log de mensajes de sistema: lleva un registro de los mensajes de errores, mensajes de

advertencia y mensajes de información del sistema. Se puede configurar para que muestre
solo un tipo de mensajes, así como la cantidad de mensajes para visualizar.
De igual forma se puede cerrar el Log de mensajes de sistema y recuperarlo en la barra de
menú Ventana.

Barra de status: muestra el nombre de cada campo, la longitud y el contenido del campo
actual. También muestra los mensajes de error, información del sistema y el progreso de
procesos de trabajo que requieren mucho tiempo, por ejemplo, la ejecución de informes.
Los mensajes de error aparecen sobre una línea de color roja, y no se podrá continuar con
la tarea hasta que no se haya corregido el error. El contenido del mensaje de error depende
de la tarea que se está ejecutando
Aquí el sistema nos indica que se debe especificar la Unidad de medida (UM) de artículo
para poder continuar.

Cuando haya completado alguna acción aparecerá el mensaje “Operación finalizada con
éxito” sobre una línea en color verde.

Además, si habilita la opción de la barras de herramientas Vista  Información sistema, el

sistema mostrará además algo de información técnica sobre el campo, que se puede utilizar
para crear consultas o búsquedas formateadas, o que puede necesitar si trabaja con el Kit
de desarrollo de software.

Búsqueda de datos / menús: permite realizar búsquedas de datos maestros (interlocutores

comerciales o artículos) o de las ventanas de menús que se encuentran definidas en el
menú principal de SAP Business One. Al seleccionar el desplegable debe seleccionar el tipo
de búsqueda que desea realizar.

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Funciones de pantalla
Son funcionalidades comunes a todos los formularios con los que se trabaja. Tomando como
muestra el módulo Interlocutores comerciales  Datos maestros interlocutor comercial.

Lista de selección: Abre una ventana nueva, donde se muestran todos los valores
existentes, se puede seleccionar alguno de estos valores.

Lista desplegable: Abre una lista desplegable, donde se muestran los posibles valores o
condiciones de la lista, para seleccionar alguno de ellos.
Modificación de campos: Al presionar la tecla “Ctrl” y hacer doble clic en algún campo (en
este caso teléfono móvil) se puede modificar la descripción del campo. Se seleccionan las
opciones “Negrita” y “Cursiva”, así el usuario sabrá que ese campo ha sido modificado de
su descripción original. Esta modificación se puede realizar si el usuario dispone de la
autorización correspondiente.

**Para volver a la descripción original se utilizará la opción “Restablecer valores

propuestos”.

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