CICLO DEL PROYECTO

LUCIA CÁRDENAS BUSTOS

KAREN CRISTANCHO ARIZA

SORAIDA MEDINA VERA

LILIANA TRIANA TRIANA

FICHA: 1801629

NSTRUCTORA: LICELY POSADA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ D.C.

2019
MANUAL
DE
FUNCIONES
PARA UN
EVENTO
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción………………………………………………………………………………3

Alcance del manual………………………………………………………………………4

Objetivos del manual……………………………………………………………………5

 General
 Específicos

Etapas del evento…………………………………………………………………………8

Flujograma del evento…………………………………………………………………10

Conclusiones……………………………………………………………………………12

Glosario…………………………………………………………………………………13

Bibliografía………………………………………………………………………………15
 INTRODUCCIÓN

Los eventos son actividades que la empresa realiza ajenos a su actividad diaria, con los
cuales se mejoran las relaciones de la empresa con sus empleados, clientes y proveedores.
Estos se realizan en un ambiente ajeno al laboral, ya sea dentro o fuera de la empresa.

Dentro de los aspectos a tener en cuenta para la realización de un evento esta su previa
preparación, la cual depende del tipo de evento que pretende realizar la empresa, sin
embargo en todos los eventos se debe tener una persona o comité el cual se debe encargar
del proceso administrativo para que su realización sea exitosa.

Como todos sabemos, con la realización de un evento una organización puede obtener
muchos beneficios, ya los eventos se han convertido en una buena manera para mantener
buenas relaciones, en el ambiente laboral con los empleados y sus familias, o, en el
ambiente empresarial con sus clientes o proveedores.

Esto nos lleva a clasificar los eventos en laborales y empresariales, los primeros son
reuniones corporativas dedicadas a los empleados y socios de la empresa y las últimas
reuniones asociativas referentes al ámbito empresarial o grupal las cuales se realizan con los
clientes y proveedores actuales y los que qué potencialmente puedan llegar a ser parte de
los socios comerciales de la empresa

Por tal motivo la empresa Indumetálicas J. E. realiza este manual, el cual se espera sirva
como herramienta para la organización y el desarrollo de cualquier evento a realizar ya sea
empresarial, social, de capacitación, etc., y otorga las herramientas y pautas para la
creación y el desarrollo teniendo en cuenta las necesidades y las características de la
empresa.
 ALCANCE DEL MANUAL

El manual está dirigido a todo el personal de la empresa INDUMETALICAS J.E para uso
general en la planificación de cualquier tipo evento que requiera la empresa.

Este documento es muy sencillo de aplicar, pero se deben tener en cuenta todos los
elementos y pasos consignados en él, pues de ello depende que el evento sea una actividad
exitosa y que genere satisfacción a los realizadores y asistentes.
 OBJETIVO GENERAL

Diseñar una herramienta útil para la organización y el desarrollo de un evento empresarial,

social, de capacitación, etc., que pretenda realizar la empresa INDUMETALICAS J.E.

OBJETIVOS ESPESIFICOS

 Crear el comité organizador del evento.

 Implementar una lista de chequeo para determinar la forma en la que la empresa
Indumetálicas J.E. debe organizar el evento a realizar.
 Hacer la planeación de la organización del evento.
 Especificar las funciones que debe realizar cada una de las personas involucradas en
la organización del evento.
 Realizar reuniones con cada uno de los integrantes del comité organizador para mirar
el avance del evento.
 Crear los protocolos requeridos para el desarrollo de los eventos.
 Realizar un cronograma para la ejecución de un evento.
 ACTIVIDAD SI NO OBSERVACION
1. Se creó el comité de
organización.
2. Se realizó el cronograma
de ejecución del evento.
3. Se definieron las medidas
de seguridad del evento.
4. Se establecieron los
objetivos del evento.
5. Se aseguraron los
recursos financieros.
6. Se eligió el lugar del
evento.
7. Se acondiciono el lugar
del evento.
8. Se definieron los
alimentos y bebidas a
ofrecer.
9. Se verificaron que
equipos multimedia se
requieren en el evento.
10. Se obtuvo el material
audiovisual requerido en
el evento (Música, videos,
etc.).
11. Se enviaron las
invitaciones para el
evento.
12. Se definieron las
funciones de cada una de
las personas de logística.
13. Se definió la ubicación de
los asistentes.
 ETAPAS DEL EVENTO

PRE-EVENTO

Para la realización del pre-evento se deben seguir los siguientes lineamientos:

 Elección del tipo de evento

 Realizar los objetivos del evento
 Conformación del comité.
 Elaboración del cronograma de actividades
 Definir el tipo de financiamiento
 Delimitación de responsabilidades
 Definir que alcance tiene el evento (masivo, público o privado)
 Realizar y enviar invitaciones
 Realizar seguimiento
 Definir locación
 Ambientación
 Soporte técnico
 Catering(tipo de alimentación)
 Elaborar encuestas
 Evento
 Seguimiento de los tiempos
 Recepción de los invitados

EVENTO

Para la realización del evento se deben seguir los siguientes pasos:

 Recepción, registro y ubicación de los asistentes.

 Realización del acto de inauguración.
 Ejecución del programa general de actividades a realizar en el evento.
 Palabras del representante de la empresa
 Clausura general del evento y despedida de los asistentes
POST-EVENTO
Para la realización del post-evento se deben seguir los siguientes pasos:

 Recopilación y archivo de la información pertinente del evento.

1. Conclusiones.
2. Elaboración de la memoria.
 Evaluación.
 Agradecimientos.
 Cumplimiento de compromisos.
 Ordenar el lugar.
 Aprender de los errores y aciertos.
https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas

https://www.eventbrite.com.ar/blog/10-cosas-que-debes-hacer-post-evento/