GESTION DOCUMENTAL

 Importancia de los ARCHIVOS

Realice una investigación tanto a nivel global como nacional de la Importancia de los
ARCHIVOS * La Investigación debe no ser inferior a 2 hojas e incluir en el caso local las
entidades y normas principales para el archivo de documentos en Colombia.

 Cualidades de los Archivos

Explique ampliamente en 2 hojas mínimo y con ejemplos los conceptos de cualidades de los
archivos desde:
Lo
económico,
Lo simple,
Lo
funcional,
Lo exacto
Y lo técnico.

 Categorización de los archivos públicos en Colombia

Investigue todo lo relacionado con la categorización de los archivos públicos en Colombia,

según su:

a) Jurisdicción y Competencia
b) Según su territoriedad
c) Según las organizaciones del estado

 Ciclo Vital de los Documentos de Archivo

Con un ejemplo real explique el Ciclo Vital de los Documentos de Archivo dentro de
la organización y en un mapa conceptual explique cómo impacta esto a la
productividad incluyendo la parte legal y el impacto de multas y sanciones de
diferentes entes de control del estado.

 Ley General de Archivos

Según el artículo 4 de la ley general de archivos realice un mapa conceptual en

donde explique los conceptos relación e importancia de: a) centros archivos y
dinámicos de información b) centros vitales de estudio e investigación c) centros de
desarrollo de la empresa y del país

 Concepto e Importancia de los Archivos

Cuál es el concepto e importancia de los archivos, y en qué consiste el artículo 3 de la ley

general de archivos, resuma en no menos de 2 hojas.

Investigue los tipos de escanner documental desde:

 Tecnología,
 Software de captura,
 Software de indexación
  Su relación con los estándares de archivística.

Según los desarrolladores, que son aplicaciones de archivo digital y qué importancia
tienen:

a) Llaves de indexación o búsqueda

b) OCR o reconocimiento de texto zonal

c) Bases de Datos.

De acuerdo a lo anterior, como impacta un contrato de digitalización incluyendo costos de

alistamiento de documentos, implementación de aplicaciones y socialización al interior de la
organización de nuevos procesos. anexe un ejemplo de contrato.

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS APLICADAS

1) Investigue y realice un mapa conceptual de TECNOLOGÍA APLICADA A LA

ADMINISTRACION (mínimo una hoja) cite las fuentes con normas APA.

2) Investigue y de por lo menos 2 ejemplos documentados del uso básico del

calendario de Microsoft Outlook 2010.

o Como realizar la configuración preliminar Outlook

o Como realizar la Entrada de datos (calendario)

o Configurar y uso de alarmas. (calendario)

o Como enviar un cambio de horario o lugar en una reunión previamente

agendada

3) ¿Cómo insertar en un documento word un archivo PDF, excel o powerPoint para

que el usuario reciba un solo documento? realice un paso a paso con imágenes y sus
palabras.

4) Investigue y realice un paso a paso con imágenes y sus palabras., como en excel
se genera una casilla en donde se puede ingresar un valor (trm), y de forma
automática afecta el cálculo de un precio de compra de varios artículos. (mínimo 3)

5) Según el punto anterior realice un paso a paso con imágenes y sus palabras.cómo
se logra bloquear todas las casillas con fórmula para que cualquier usuario no dañe por
error la formulación y solo modifique el valor en la casilla TRM

6) En Outlook 2016 como se Crea y Edita una Cita, como se anexa a los Invitados en
el Calendario, realice un paso a paso con imágenes y sus palabras.
7) en Outlook de que se trata y como se utiliza la Lista de tareas diarias, realice un
paso a paso con imágenes y sus palabras. (De 2 ejemplos)

8) Investigue como se logra en Android (celular o tableta) Sincronizar Calendario

OutLook. realice un paso a paso con imágenes y sus palabras.

9) Según la página web de Panasonic y basado en datos ficticios de ventas y otros,

realice utilizando PowerPoint las siguientes presentaciones: (envíe graficas impresas y
la explicación del expositor para cada diapositiva)

a) Resultados de ventas por línea de producto (graficas pie y barras)

b) Inversión gastos Mercadeo por línea vs ventas (graficas pie 3d)

c) Penetración del mercado por línea vs la competencia (graficas barra 3d)

d) Comportamiento del mercado en cada temporada y con los 5 mejores

clientes de gran superficie (metas vs resultados ventas) (graficas pie y barras)

e) Comportamiento o fluctuación de la TRM vs el margen bruto (incluir

contra medidas)

10) Su jefe no puede asistir por fuerza mayor a una reunión importante. Ella le indica
que usted debe:

* Redactar un comunicado explicando la situación

* Utilizando los datos del punto anterior (9) realice un libreto en donde el
sub gerente tenga toda la información necesaria para
exponer y explicar a los asistentes a la reunión la presentación realizada por
la gerente, ella a incluido:

a) las medidas a tomar para incrementar la participación de mercado.

b) Incremento del margen, realizando una adecuada mezcla

de estrategia, y análisis de costos

METODOLOGIAS DE TRABAJO Y REDACCION DE

COMUNICACIONES

Existen metodologías de trabajo organizado para la mejora de resultados. Una de ellas

es el denominado método de las 5 s, modalidad de gestión que surgió en Japón en la
década del 60.

Por lo anterior, explique en qué consiste la metodología de trabajo de las 5s. Cuáles

son los componentes del método de 5s?

Cuáles son los beneficios que trae implementar una metodología de trabajo como la
de 5s?
Con base a los conceptos anteriores y a su experiencia, realice un plan de
implementación de la metodología 5 s como un sistema de gestión en su área de
trabajo, donde deberá tener en cuenta:

 Objetivos
 Etapas de entrenamiento y capacitación del personal
 Estrategias de sensibilización para mostrar al equipo de trabajo que
las 5 “S” no solo son un programa de Orden y Limpieza y que mas
bien son el medio para desarrollar las habilidades necesarias,
promover un espíritu participativo y crear un movimiento de mejora
dentro del area.
 Programa de implementación con base a la metodologia PHVA.

 Metodología de aplicación de herramientas de análisis de problemas

y búsqueda de soluciones.
 Estrategias de Involucramiento de las áreas no productivas
como soporte esencial para el avance del programa.
 Resultados obtenido

Redacción

*Escribe Claro Quien Piensa Claro*

Que es la redacción?

Cuáles son las características de una buena redacción

Explique e indique las fases y momentos de la redacción en un documento.

Con base a lo anterior construya una comunicación en donde se anuncie e invite a los
miembros del equipo de trabajo y de la compañía al programa de implementación de la
metodología de 5s. Esta comunicación deberá ir dirigida a:

 Gerente General de la compañía.

 Gerente Administrativo
 Gerente Comercial
 Gerente Financiero
 Gerente de RRHH
 Operarios
 Personal de Servicios Generales y de Seguridad

Redacte una carta de despido con la correspondiente explicación de su

liquidación a la persona afectada.