Procesos Estructurales

Unidad 3

3.1. Análisis de los manuales administrativos

3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales de organización, de

bienvenida, de políticas y del catálogo de descripciones y perfiles de puestos

Manuales Administrativos: Documentos escritos que concentran en forma sistemática

una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de
los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de
acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Ventajas:

Asegura que todos comprendan el plan general, sus papeles y relaciones pertinentes.

Sirve como una guía para la preparación, clasificación del personal clave.

Sirve como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación de

progreso.

Es fuente de experiencia de los funcionarios antiguos.

Inconvenietes:

En las compañías pequeñas es innecesario ya que todos conocen los asuntos de la

empresa.

Es caro, limitativo y laborioso.

Puede conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Clasificación de los Manuales:

Por su alcance:

Generales de aplicación universal

Departamentales o de aplicación especifica

De puestos o de aplicación individual

Por su contenido:

De historia de la empresa o institución

De organización

De políticas

De procedimientos

De contenido múltiple
Por su función específica o actividad:

De personal

De ventas

De producción o de ingeniería

De finanzas

Generales

Objetivos de los Manuales Administrativos:

Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas,

procedimientos , normas, etc.

Proporcionar información para la planeación e implementación de reformas

administrativas.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Son una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.

3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales de organización, de bienvenida, de

políticas y del catálogo de descripciones y perfiles de puestos

Estructura de un Manual

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

 Tabla de contenido

 Introducción

 Instrucciones para el uso del manual

 Cuerpo del manual

 Flujogramas

 Glosario de términos

 Conclusiones

 Recomendaciones

 Anexos

Tipos de Manuales Administrativos

Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

1.- Manuales de Organización

2.- Manuales de Políticas

3.- Manuales de Normas y Procedimientos

4.- Manuales para Especialistas

5.- Manual del empleado

6.- Manual de contenido múltiple.

7.- Manuales de finanzas

8.- Manuales del sistema

 Manual de Organización

El manual de procedimientos deberá contener:

Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el

logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.

Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la

organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.

Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos

del documento.

Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la

exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del
titular.

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción

de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de
trabajo que componen su estructura. Estos manuales contienen información detallada
referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones
organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como
canales de comunicación y coordinación de una organización.

También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una

unidad administrativa en particular.

Debe contener:

1.- Identificación

o Logotipo de la organización.

o Nombre oficial de la organización.

o Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre

de la unidad a que se refiere).
o Lugar y fecha de elaboración.

o Número de revisión (en su caso).

o Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

o Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización;

en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por
último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o
diagonal.

2.- Índice o Contenido

Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

3.- Prólogo y/o Introducción

Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de

aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de
alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

4.- Antecedentes Históricos

Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la

que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

5.- Legislación o Base Legal

Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos
que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades.

Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico:

constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.
Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición
(fecha de publicación en el Diario Oficial).

6.- Atribuciones

Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de

acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este
efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso
(la cita debe hacerse entre comillas).

7.- Estructura Orgánica

Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función

de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe
corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al
título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico.

Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente
los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
8.- Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de

las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles
jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y
asesoría.

9.- Funciones

Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades
administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con
las atribuciones de la organización.

Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los

siguientes aspectos:

o Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura

orgánica.

o Que sigan el orden establecido en la estructura.

o Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

10.- Descripción de Puestos

Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad
administrativa, el cual incluye la siguiente información:

o Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)

o Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades

de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.

o Funciones Generales y Específicas.

o Responsabilidades o deberes.

o Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la

organización, así como las que debe establecer externamente.

o Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y

personalidad.

Estructura del Manual de Organización

Contenido:

o Introducción.

o Instructivo de Uso.

o Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:
o Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección,
Tecnología).

o Reseña Histórica.

CAPÍTULO II:

o Objetivos generales y específicos de la empresa.

o Misión.

o Visión.

o Valores.

CAPÍTULO III:

o Organigrama general.

o Funciones de las unidades organizativas.

o Descripciones de cargos.

GLOSARIO.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFÍA.

 Manual de Políticas

Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la

forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralización, al
suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma
de decisiones.

 Manual de Normas y Procedimientos

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales

se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de normas de
funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.

Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas

características:

 Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los

procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de los
distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.

 Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de

los circuitos administrativos.
 Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen
también como diagramas de procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos

administrativos, tienen por objeto:

o Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la

organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las
actividades institucionales agregadas en procedimientos.

o Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.

o Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como

deben hacerlo.

o Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos

Contenido:

o Introducción.

o Instructivo de Uso.

o Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:

SECCIÓN A:

o Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección,

Tecnología).

o Reseña Histórica.

SECCIÓN B:

o Objetivos generales y específicos de la empresa.

o Misión.

o Visión.

o Valores.

SECCIÓN C:

o Organigrama general.

o Funciones de las unidades organizativas.

o Organigrama específico del área del manual.

o Descripciones de cargos.

SECCIÓN D:

o Objetivos del manual.

o Política de calidad de la empresa.

CAPÍTULO II:

o Normas generales del manual.

o Normas técnicas del manual.

CAPÍTULO III:

o Objetivo del procedimiento.

o Norma técnica del procedimiento.

o Procedimiento (Playscript).

o Flujograma

GLOSARIO.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFÍA.

 Manual de Políticas, Normas y Procedimientos

Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la

organización. Además, incluyen toda la información referente a la organización
(antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También, incluyen
descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora
información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para el
desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.

Estructura del Manual de Políticas, Normas Y Procedimientos

Contenido:

o Introducción.

o Instructivo de Uso.

o Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:

SECCIÓN A:

o Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica,

Dirección, Tecnología).

o Reseña Histórica.

SECCIÓN B:

o Objetivos generales y específicos de la empresa.

o Misión.

o Visión.

o Valores.

SECCIÓN C:

o Organigrama general.

o Funciones de las unidades organizativas.

o Organigrama específico del área del manual.

o Descripciones de cargos.

SECCIÓN D:

o Objetivos del manual.

o Política de calidad de la empresa.

CAPÍTULO II:

SECCIÓN A:

o Objetivos del área.

o Política del área.

SECCIÓN B:

o Normas Generales.

CAPÍTULO III:

o Normas técnicas.

o Procedimientos.

o Flujogramas.

o Objetivos del procedimiento.

o Normas del procedimiento.

o Playscript.

GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFÍA.

 Manual para Especialistas

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica

a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o
compendio de la secretaria.

La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es

recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente
grande como para justificarlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y

capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para la
realización de las tareas asignadas.

6) Manual del Empleado

Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como
también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles
intermedios u operativos.

Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas

características debe contener:

 Actividades desarrolladas por la empresa.

 Breve reseña histórica.

 Objetivos generales que se persiguen.

 Derechos y obligaciones de los empleados en general.

 Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo

el personal.

 Servicios que la empresa presta a sus empleados.

7) Manual de Contenido Múltiple

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace
que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de
los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines,
por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos
requisitos indispensables para asegurar su éxito:

 manifestación clara de las normas generales de la empresa.

 Comprensión total de la organización básica de la misma.

Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al
mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, claramente firmes y
comprensibles.

8) Manuales de Finanzas

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones
numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los
bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los
niveles de la administración.

9) Manuales del Sistema

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y
está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente
manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema,
índice de componentes, etc.

10) Manual de Calidad

El Manual de Calidad

Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad

y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar
relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte
seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual
de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta
norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

ISO 9002

El ISO 9002

ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización, la

cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios, en diversos
ámbitos como son: la industria, la ciencia, la tecnología y la economía.

Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad,
que son aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en que, cuando se
adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000, se
tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será
como se esperaba. Permite contar con la documentación de todas las actividades de
la empresa, relativas a la calidad, por escrito.

El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la cual esta descrita
como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y
servicio.

El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales, ya que en el momento de
establecer una norma o política en la organización, debemos tener presente que esta
se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una
documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9000. Para que al
momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización.

CONTENIDO DE MANUALES:

Manual de procedimientos:

1.- Índice.

2.- Introducción

2.1.- Objetivos del manual.

2.2.- Alcance.

2.3.- Como usar el manual.

2.4.- Revisiones y Recomendaciones.

3.- Organigrama.

3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.

-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)

-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).

-Amplitud de la descentralización y centralización.

-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.

4.- Gráficas.

4.1.- Diagramas de flujo.

5.- Estructura procedimental.

5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.

6.- Formas.

6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).

6.3.- Instructivos de las formas empleadas.

Criterios Metodológicos para el Diagnóstico de los Manuales de Procedimientos Con el

propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los
procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la
organización.

Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere
en esta materia así como los datos necesarios para analizar los manuales de
procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento.
A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se
estará en posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades
administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de
mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.

Así pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberán contener los
siguientes documentos.

procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que

intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones

que se le han asignado.

El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de

acción de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su

competencia.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen

dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos

de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión

del tema central objeto de estudio:

- De Organización

- De Normas y Procedimientos

- De Puestos y funciones

MANUAL DE ORGANIZACION:

Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de

observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantespara
ayudarlos a conocer, familizarizarse e identificarse con ella.

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las reas
que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los
objetivos organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión

que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este
contenido se sugiere:

- Historía y Descripción de la Empresa

- Misión, visión y objetivos de la empresa

- Legislación o base legal

- Estructura de la organización (organigrama General)

- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general

(Organigrama por área)

- Normas y políticas generales

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los
procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada
una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las

actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los
procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control
interno y su vigilancia.

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de
las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así
como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que
se decriban.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de

las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno
solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña
que sea la organización.

Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que
giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al
Manual de Normas y Procedimientos.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

- Identificación del procedimiento

- Nombre

- Area de desempeño

- Codificación

- Descripción Genérica (objetivo)

- Normas generales

- Responsable de cada una de las actividades que lo integran

- Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

- Descipción de cada una de las actividades que lo integran

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción
de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es

decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que
tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada
puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su

relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la
estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente
y cual es su relación con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo

para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de o

la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un

documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.

Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para
la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de
varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

- Identificación del Puesto de Trabajo

- Nombre

- Area de desempeño

- Codificación

- Descripción Genérica (objetivo)

- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

- Diarias o frecuentes

- Semanales

- Quincenales

- Mensuales

- Trimestrales

- Semestrales

- Anuales

- Ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

- Nivel académico

- Habilidades y destrezas

- Conocimientos técnicos y/o específicos

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni

metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su
conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

- RECOPILACION DE INFORMACION

- INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION

- ELABORACION DEL MANUAL

- APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

RECOPILACION DE INFORMACION:

La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual

que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el
objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará
dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos
técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.

La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización,

obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser
recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los
Manuales específicos la información debe ser recopilda directamente de los
responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.

La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal,

cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres
técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de INTERPRETACION
Y DISEÑO DE LA INFORMACION:

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la

información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado
de elaborarlos.

Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su

importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no
será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún
valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar que aún hacen
falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de
recopilación de información.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada

verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y
de lo observado durante la primera etapa.
La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar
documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información
al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y
aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.

El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensión.

ELABORACION DEL MANUAL:

La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología,

su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos,
utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada
aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de
la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se
trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico

Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y

recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.

APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL:

La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular

es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento
de dicha cultura dentro de la organización en general.

El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General,

el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc.
No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un
mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y
respetados por todos los integrantes de la organización.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración

será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.

Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio
de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados
por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier
modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede
considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la
organización podrán hacer caso omiso a las mismas.