CURSO :SISTEMAS DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES UCSM-Arequipa

LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

GENERALIDADES.-
Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o
instrucciones sobre la organización, políticas y/o procedimientos de una organización que se
consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

TIPOS DE MANUALES:
 Organización y funciones
 Descripción de cargos
 Políticas y Normas
 Procedimientos
 Instrucciones Operativas

OBJETIVOS.-
Los manuales sirven para explicar las normas generales con un lenguaje que puedan comprender
Los trabajadores de todos Los niveles, facilitar el adiestramiento y orientación del personal,
normalizar controles, estandarizar Los procedimientos y uniformar actividades.

LOS MANUALES PERMITEN ALCANZAR LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:

 Presentar una visión de conjunto de la institución.

 Precisar las funciones de cada unidad
 Propiciar la uniformidad del trabajo
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo evitando duplicidad del trabajo.
 Recoger información para la implantación de un sistema de aseguramiento de la calidad.

EL PROCESO DE LA ELABORACION DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN.-

DEFINICION .-
Contiene información detallada referente al directorio, antecedentes, atribuciones ,estructuras,
funciones de las unidades administrativas que integran la institución y descripción de cargos,
grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación, así como Los organigramas.

FASES DEL PROCESO DE LA ELABORACION DEL MANUAL

A) Presentación del proyecto, debe comprender:

 Grado de detalle del manual, que se va elaborar, es decir Los niveles jerarquicos.
 Contenido del Manual
 Un calendario de recolección de información

B) Recopilación de información sobre el contenido del manual:

b.1 Se debe comunicar a las unidades orgánicas la manera que se va obtener la
información la manera que se va obtener la información ( entrevista, cuestionario que se va
utilizar y la forma que debe participar todos Los miembros).

B2.- Estructura del manual de organización y funciones:

1.- INTRODUCCIÓN
 Finalidad
 Alcance
 Aprobación
 responsabilidad
 Revisión

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2.- ORGANIZACIÓN :

 Base Legal
 Objetivo
 Alcance funcional
 Relaciones
 Estructura orgánica
 Cuadro de asignación de personal
 Organigrama estructural.

3.- FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS.-

4.- PERFIL DEL CARGO.-
5.- REQUISITOS.-

Ejemplo: Formato de las funciones del cargo:

Nombre del puesto:

Código:

Ubicación:
Unidad orgánica:
Puesto bajo su mando:
Jefe inmediato:
Relaciones permanentes:
 Internas:
 Externas:
Numero de trabajadores que laboran en el puesto:
Descripción del puesto:
Descripción especifica del puesto:
 Actividades permanentes
 Actividades periódicas
 Actividades eventuales
Perfil del puesto:

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ELABORACION DE LA

DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES:
Se define como un conjunto de actividades afines y coordinadas, necesaria para alcanzar objetivos
de la organización.
Se deben seguir las siguientes recomendaciones:
 Los nombres de las unidades se debe corresponder a Los nombres de la estructura orgánica.
 Al redactar las funciones se debe comenzar con el verbo infinitivo ( Ejemplo: planear, diseñar,
etc.).
 Se debe colocar funciones conforme a estos criterios:

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 Anotar las funciones por orden de importancia

 Redactar funciones sustantivas primero, y luego las de apoyo , finalmente las
secundarias .
 Redactar las funciones siguiendo el proceso administrativo como: planeación,
organización, dirección, evaluación y control.

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS

Contenido básico de una descripción de cargos:

a) Identificación del puesto
b) Definición del puesto ( descripción general)
c) Descripción de actividades especificas ( permanentes, eventuales y periódicas).
d) Especificaciones del puesto:
 escolaridad
 experiencia
 requisitos
 responsabilidad
 condiciones de trabajo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEFINICION.-
Es un instrumento de información en que se consignan en forma metódica, las operaciones que
deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias unidades orgánicas.

OBJETIVOS:
Los manuales de procedimientos persiguen Los siguientes objetivos:
 compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada de las operaciones que se efectúan, las
áreas que intervienen y Los formatos que se utilizan.
 Establecer formalmente Los métodos y técnicas de trabajo que se deben seguir para la
realización de las actividades.
 Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

De preferencia basarse en la estructura ISO

Nº DESCRIPCION PAGINA
1.0 OBJETIVO
2.0 ALCANCE
3.0 DEFINICIONES
4.0 RESPONSABILIDADES
5.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.0 PROCEDIMIENTO
7.0 REGISTROS
8.0 ANEXOS

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COMO DEBE REDACTARSE EL TEXTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1) E texto debe redactarse del modo mas claro posible

2) Se debe escribir en forma positiva, mas que negativa
3) Al detallar una práctica operativa, debe exponerse ésta conforme al orden establecido
4) hay que usar un lenguaje al alcance de todos.
5) Siempre que haga referencia a un formato, una máquina o parte de ella, es conveniente
ilustrarla e identificarla con su código respectivo.

FLUJO GRAMAS

El diagrama de flujo representa en forma gráfica, la secuencia que siguen las operaciones de un
determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o Los materiales. Muestran las unidades
orgánicas ( procedimiento general) o Los puestos que intervienen ( procedimiento detallado) para
cada operación descrita y que puede indicar el formato que se utilizan.

SIMBOLOS A UTILIZAR EN DIAGRAMAS DE FLUJO

INICIO/ TERMINO

OPERACIÓN, representa la realización de una operación de un

procedimiento

DECISION, indica un punto dentro del flujo en que son posibles

varios caminos alternativos.

DOCUMENTO, representa cualquier tipo de documento que se

utilizan en el procedimiento.

ARCHIVO, representa un archivo común, donde se guarda un

documento en forma temporal o permanente.

CONECTOR, representa una conexión o enlace de una parte del

diagrama de flujo con otra parte del legajo.

+
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
 Verticales
 Horizontales

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PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DE CURSOS DE CAPACITACION CONTINUA
ETAPA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO ACCIONES A TOMAR EN REGISTROS
CUENTA GENERADOS
5.0 Cada gestor, planificará las acciones del mes , o INICIO Pedidos, solicitudes diagnósticos
cursos, en base a pedidos , sondeos, diagnósticos, Gestores sectoriales. * Propuesta Técnica
Planificación la cual llevará a las reuniones de coordinación para Empresariales
su análisis y aprobación. 5.0

5.1 Las reuniones de coordinación entre gestores Gestores Reuniones inter diarias, de Formato 1: Registro de
Coordinación quedará registrada en el formato A-1: Registro de Empresariales 5.1 preferencia 7.30 horas. reuniones
Reuniones.
F1
Solicitud de cliente Solicitud de cliente
5.2 Cada gestor, presentará una propuesta de Gestores Empresariales 5.2 Propuesta Técnica Propuesta Técnica
cursos de acuerdo a sus áreas asignadas una vez al Diseño del curso Diseño del curso
Coordinación mes ( viernes de la primera semana) para su análisis Formato 3: Material de promoción Formato 3: Material de
y posterior aprobación. de cursos promoción de cursos
5.3 Diagnósticos / Solicitud
Propuesta Técnica Diagnóstico/Solicitud
Coordinación 5.3 Cada gestor sustentará su propuesta de cursos. Gestores Empresariales Diseño del curso Propuesta Técnica
Estrategias de promoción Diseño del curso
Recursos necesarios
Cuotas de participantes
5.4 Luego de sustentar entre todos los gestores, se No
5.4
Coordinación hace la discusión para reformular las propuestas. Gestores Empresariales

Si
5.5 Los gestores entregaran mensualmente ( viernes
de la segunda semana) a la jefatura CFP Prog, - Jefatura CFP 5.5 Formato 2: Cronograma
Aprobación Especiales, quien aprobará su programación del - Gestores del mes
mes y consignará en la pizarra Empresariales
F2
5.6 Para la promoción cada gestor entregará - Gestores Segmentación de mercado
el material de promoción . La jefatura asignará Empresariales 5.6 Clientes potenciales Formato 3: Material de
Promoción las cuotas. - Jefatura CFP Estrategias de promoción promoción
(formato A:3: Material de Promoción). Prog.Especiales Recursos necesarios
F3
5.7 El control estará a cargo de cada de cada gestor
Control de la antes de iniciar el curso y Los avances se Gestores Empresariales Informe a Jefatura
promoción informaran en la reuniones de coordinación. 5.7 No

Si
5.8 La ejecución de Los cursos estarán a cargo de 5.8
Ejecución cada gestor y al término alertarán de las dificultades Gestores Empresariales Informe a Jefatura
o errores a subsanar.

5.9 La jefatura CFP Prog. Especiales evaluará Los JefaturaCFP Programas No 5.9
Evaluación resultados , y las correctivas . Especiales Acciones Correctivas Estadística Mensual
Si

FIN

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