Valoración y tratamiento de documentos no convencionales:

El caso de los álbumes fotográficos.

Contenido

I. Introducción a la archivística conceptos y definiciones

II. Documentos no convencionales
III. Historia del álbum fotográfico
IV. Álbum fotográfico desde un punto de vista archivístico. El contexto archivístico
V. Identificación
VI. Clasificación
VII. Propuesta de descripción
VIII. Metadatos
IX. Conservación de álbumes
Advertencia

El resultado de este trabajo es la aplicación de diversas metodologías, teorías y conceptos

desarrollados por autores dedicados al estudio de la archivística y la fotografía al análisis de
álbumes fotográficos en algunos fondos y archivos.

Preliminares

Los álbumes fotográficos son uno de los objetos de coleccionismo por excelencia, su desarrollo va
de la mano con el de la fotografía desde el siglo XIX, la popularidad que han alcanzado en algunos
períodos como aquel objeto que permiten conservar y ordenar fotografías de diversos temas, hace
que los podamos encontrar en diversos archivos tanto históricos como administrativos, y además
gracias a la valoración intrínseca de las fotografías en su doble dimensión patrimonial y testimonial
los podemos encontrar en fondos de familia, de profesionales e intelectuales entre otros. Este
trabajo se ha dedicado a analizar el álbum fotográfico desde el punto de vista del quehacer
archivístico, destacando la contextualización archivística como relevante para un tratamiento
adecuado de este tipo de documentos.
A partir de un trabajo realizado para el diplomado en archivística sobre conservación de álbumes
fotográficos constaté la importancia que estos tienen para los estudios históricos, estéticos,
culturales, entre otros. Y por otra parte, la escasa literatura específica sobre su tratamiento
archivístico en tanto que documento complejo versus, la cantidad de manuales y estudios sobre el
tratamiento de tipo de documentos fotográficos, dándole relevancia a este último. A partir de allí
las preguntas que guiaron este trabajo fueron por ejemplo: ¿Qué tipo de documentos son los
álbumes fotográficos?, ¿Son los álbumes fotográficos documentos no convencionales? ¿Cuál
puede ser la organización de un álbum en un fondo, es una unidad documental simple o
compuesta, dado el número de fotografías al interior, compone una serie? ¿Se puede describir el
álbum, es necesario? ¿Son válidas desde el punto de vista archivístico las colecciones fotográficas
y en ellos la instalación de álbumes fotográficos? No podemos tomar este caso de una manera
simple, ya que se ha venido insistiendo en algunos estudios, como veremos, que los álbumes no
son nunca una simple acumulación de fotografías dentro de un soporte 1. [Como en toda
disciplina la archivística -que tiene carácter de ciencia- también debe poder cuestionar el origen de
sus prácticas.]Es, en cambio, un objeto complejo que mezcla la historia, desarrollo de la economía
o la industria, la evolución de las técnicas fotográficas, la estética, los modos culturales y visuales
de una cultura o época determinada. Y por tanto es de relevancia para los estudios culturales, la
antropología visual, la psicología, el arte, la historia, en fin. Por otra parte el álbum, gracias a su
organización intrínseca nos entrega una visión un modo de ver un momento determinado (j.
berger)

La pregunta que debe guía un criterio en este caso sería cómo organizar los álbumes fotográfico
así como otros documentos en un archivo o en una agrupación de documentos. Para responder a
ello debemos en primer lugar realizar una tarea de identificación que es el proceso de análisis de
una agrupación documenta como de la institución o persona que lo generó.

1
Michel Quetin , "Conferencia" Photo Album "" , estudios fotográficos , 6 | 05 1999 , [en línea], en
línea desde entonces. URL: http://etudesphotographiques.revues.org/index194.html. Consultado el 13
de diciembre 2011.
Conceptos generales: Valoración y tratamiento de documentos no convencionales, el caso de los
álbumes fotográficos.
Bueno, como este trabajo se llama “Valoración y tratamiento de documentos no convencionales…
pasaré a definir aisladamente conceptos generalmente usados para ir haciéndonos una idea.

Tratamiento
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control
intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos (identificación,
valoración, descripción y difusión) (diccionario de archivística en español)
Es una función archivística que “incluye los procesos de identificación, clasificación, descripción,
indexación e instalación, que se solapan con frecuencia. Su objetivo conjunto es alcanzar un
determinado grado de control intelectual y material sobre el total de los documentos que forman
el archivo, que permita la realización de otras funciones o servicios. La descripción, sin duda, es el
proceso esencial del tratamiento documental […] es importante destacar su papel [el de la
descripción que veremos en detalle más adelante] como instrumento de control, como un medio
en relación con otras actividades, más que como un fin.” (Javier Barbadillo Alonso Las normas de
descripción archivística. Qué son y cómo se aplican)

Valoración
Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación
o eliminación total o parcial. (Diccionario de archivística en español)
“Implica la determinación de sus plazos de conservación, de eliminación o de transferencia a otros
sistemas de archivo. Con independencia de su papel administrativo, relacionado con eficacia del
sistema documental, la valoración es la principal función cultural de los servicios generales de
archivo, en la medida en que establece qué documentos deben formar parte del patrimonio
histórico de una sociedad y cuáles pueden destruirse. Sin embargo, la valoración solo puede
llevarse a cabo si antes se ha logrado cierto grado de control sobre los documentos de un archivo,
que permita su estudio comparativo y su tratamiento por grupos y series. Toda estrategia de
valoración depende, pues, del éxito de la estrategia de descripción” (Javier Barbadillo Alonso Las
normas de descripción archivística. Qué son y cómo se aplican)

Documentos
Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas
físicas o jurídicas, públicas o privada, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
Se considera que un documento consta de dos componentes: el contenido informativo y el
soporte en el que se consigna. Ambos pueden presentar una gran variedad y ser igualmente
importantes como parte de la memoria.
1. Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber
sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro,
pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, etc.
2. Asimismo, piezas no textuales como dibujos, grabados, mapas o partituras.
3. Piezas audiovisuales, como películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma analógica o
numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte
material con un dispositivo para almacenar información donde se consigna el contenido.
(Directrices para la salvaguarda del patrimonio documental, Unesco)

Documentos no convencionales
Documento tradicional: dícese del documento textual en soporte papel.  Todos aquellos que no se
presentan bajo la forma de libro o monografía, pero que no necesariamente requieren del
concurso de ningún dispositivo o aparato para su consulta, por oposición a los materiales
audiovisuales. Son ejemplos, los periódicos, los planos, los mapas, las postales, etc. Los
documentos no convencionales genéricamente se denominan materiales especiales, los cuales
(por ej., los periódicos) no se clasifican, sino que se ordenan en base a criterio alfabético o
geográfico. Otros, son tratados mediante sistemas especiales de clasificación, al igual que los
materiales audiovisuales. (Diccionario de Organización y Representación del Conocimiento)
 Álbum:
Del latín álbum: Libro en blanco, comúnmente apaisado, y encuadernado con más o menos lujo,
cuyas hojas se llenas con breves composiciones literarias, sentencias, máximas, piezas de música,
retratos, fotografías, acuarelas, grabados, etc. Por extensión, se da el nombre de álbum a toda
miscelánea compuesta de distintos géneros relativos a un mismo hecho. (Diccionario de
bibliotecología)

Fotografías:
La palabra fotografía procede del griego φως photos que significa "luz", y γραφίς grafis que
significa "diseñar", "escribir" que, en conjunto, significa: diseñar/escribir/grabar con la luz. Es el
arte de fijar y reproducir por medio de reacciones químicas, en superficies convenientemente
preparadas, las imágenes recogidas en el fondo de una cámara oscura. En consecuencia la
fotografía es la ciencia y el arte de obtener imágenes duraderas por la acción de la luz

Álbum fotográfico:
Único compilación de fotografías reunidas en un libro blanco por alguna persona o grupo de
personas. Lo que diferencia al álbum del resto de objetos parecidos como los libros con
fotografías. Es que el álbum de fotografías lo que lo diferencia es que es un objeto único en el
sentido de que a pesar de que los objetos que lo componen sean de rasgo industrial, la selección
la colocación la compaginación, la elección es particular e intima. Es decir, el álbum tiene o tuvo en
su agrupación una intención y una modalidad de ver el mundo. En este caso, ni el libro ni se
imprime el elementos únicos, lo que es único, sin embargo, es su convergencia en un conjunto
específico de circunstancias, tales como la selección de los tarjetas postales y su disposición en la
álbum. La esencia de un álbum específico se encuentra en las circunstancias que llevó a sus
elementos entre sí por la intervención de un compilador o compiladores
Introducción a la archivística. Conceptos y definiciones de una disciplina.

Sabemos que la archivística es una ciencia que posee aspectos teóricos y prácticos sobre los
archivos que establece principios y desarrolla técnicas para una buena gestión de documentos,
administración y tratamiento de los archivos así como de sus funciones jurídicas, administrativas o
científicas (o de investigación) que estos portan, con el fin de dar acceso a la documentación y su
información de un modo correcto y oportuno2. (1° posición frente a la archivística)

Sin duda, la archivística no es un conjunto de normas y la posición acomodaticia frente a ellas, en

la voz de José Maria Jardim, sino que impele una posición crítica frente a sus prácticas y
principios3. En este sentido, la archivística requiere de una investigación sustancial sobre la “forma
en que cada uno de los elementos, es decir, los documentos que integran los archivos, se
encuentre en el lugar que le corresponde dentro del conjunto: si se trata de los archivos de gestión
o administrativos, cómo establecer las relaciones entre los mismos a fin de dar coherencia,
sentido, significado, jerarquía, en una palabra, estructura al conjunto documental emanado de una
institución o persona en el curso de sus actividades; si se trata de los archivos permanentes, los
históricos, cómo recuperar esa estructura si es que en algún momento de su desarrollo vital se ha
perdido y, en su caso, reconstruir ese sentido, esas relaciones, esa coherencia, esa jerarquía” 4. (2°
posición frente a la archivística)

La idea de que la archivística comporta aspectos teóricos y prácticos a fin de dar buena gestión de
los documentos como se presenta en la primera visión, es una visión [valga la redundancia] que no
aporta a una comprensión de la dimensión orgánica y estructural de la archivística hacia los
archivos. [la primera visión es muy inmediatista y trata a la archivística como funcional sólo desde
la perspectiva del acceso]

Pero la segunda idea trata la archivística, como una ciencia si se quiere, hacia los archivos como
conjunto orgánico en que cada parte [los documentos] tienen un sentido y una importancia
fundamental en cuanto que ocupa un lugar determinado y no otro dentro de ese conjunto

2
Cf. Fuster Ruiz, Francisco: Archivística, archivo, documentos de archivo…necesidad de clarificar los
conceptos. Pag 117. Anales de documentación “, 1999.
3
José Maria Jardim. Pag 32, 33
4
Villanueva Bazán, Gustavo: Acerca de la necesidad de desarrollar proyectos de investigación en archivística.
Pág. 22. unam
orgánico. (cfr, Villanueva Bazan pag 22). Esta visión viene nutrida desde la perspectiva de Elio
Lodolini en cuanto que lo que prevalece de los archivos y por lo tanto de la archivística es lo
siguiente: los archivos son “Sedimentación documental de un actividad práctica, administrativa,
jurídica. Por eso está constituido por un conjunto de documentos unidos entre sí recíprocamente
por un vínculo original, necesario y determinado, por el que cada documento condiciona los
demás y es por los demás condicionado” (Lodolini, Archivistica: principios y problemas. P 24-25).
Esa es la definición de relaciones de documentos.
La siguiente definición aportada por B. Delmas en L’ enseignement de l’ archivistique
fondamentale: un aproche actuelle de l’archivistique Theórique. Es continuista de esta idea y nos
da una visión mucho más clara y dice: “Archivística, ciencia que estudia la génesis y formación de
los conjuntos orgánicos de documentos [esto a su vez significa archivo] situándolos en el
contexto de su creación; así como los principios y procedimientos metodológicos empleados en su
organización y conservación para que se garantice tanto el ejercicio de derechos e intereses como
la memoria de las personas físicas o jurídicas”

De modo tal que, la archivística tendría con otras ciencias como la arqueología y las ciencias
históricas el rol de la reconstrucción: de ordenar la memoria que se traduce en la memoria del
orden. (Villanueva) lo que contribuye a “dar sentido y rumbo a su profesión desde una perspectiva
científica, que sea evaluada a partir del valor del conocimiento que produce y no del documento
que aporta para su utilización por parte de otros” 5. Considerar el documento como un único
indivisible y ubicarlo de acuerdo a la reconstrucción de su contexto original “otra vez poner en
orden en los elementos que contiene y, a partir de éste, devolver a los conjuntos su organicidad,
es decir, hacerlos nuevamente archivos”6. Es el sentido de la archivística.

La cuestión del acceso es una consecuencia no una finalidad de la archivística o de los archivos
esto será importante cuando se presente que las colecciones de fotografías son disponibles al
usuario.

Bueno, la literatura archivística ha planteado que su objeto de estudio son los archivos, no es
ninguna novedad y dicha afirmación la encontraremos tan validada en los textos de Antonia

5
Villanueva. Pág. 15
6
Villanueva pág. 25.
Heredia7 como en otros autores. La archivística como toda ciencia define para sí una cantidad de
términos que ayudan determinar su ámbito de acción y de análisis. En este caso uno de los
conceptos fundamentales de la archivística es el de documento, ya que son ellos (y no otros) de lo
que están integrados los archivos. De modo que, entre archivo y documento hay una interrelación
o interreferencia que los constituye. Como nos enseña Heredia: “Archivo es uno o más conjunto
de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión [o actividad],
conservados, respetando aquel orden, para servir a los ciudadanos o como fuentes de historia” 8.

A partir de esta mención son dos los aspectos relevantes que, como dice Villanueva Bazan –que
leí antes-, dan sentido, coherencia y “estructura al conjunto documental emanado de una
institución o persona en el curso de sus actividades”, ellos son: la acumulación natural del
conjunto de documentos y el respecto por el orden original de esa acumulación, poner en orden
esa organicidad de acuerdo con las relaciones entre los documentos y las actividades del
productor conforma un archivo. De estos aspectos deriva toda la metodología archivística 9.

La metodología archivística se fundamenta en dos principios básicos:

1) El principio de procedencia heredado desde el siglo XIX
2) Y el ciclo vital de los documentos que se consolida en el XX.

1. “El principio de procedencia en un primer nivel se circunscribe a la institución u organismo que

constituye el fondo de archivo y que lo hace diferente de los demás. El principio de procedencia
establece que los fondos de archivo deben conservarse en su organización original, no debiendo
mezclarse los fondos procedentes de un organismo con los de otro.
Para aplicar dicho principio hay que conocer la estructura de la institución productora, sus
métodos de funcionamiento, sus procedimientos de trabajo y las variaciones que sufre en el
transcurso del tiempo” (método storico). Un buen conocimiento de su estructura, aplicando este
principio correctamente, da lugar a las pautas de un cuadro de clasificación” (Mendo Carmona,
Concepción, consideraciones sobre el método en archivística, pág. 38-39)

7
Heredia, Antonia. P. 11.
8
Heredia, Antonia. P. 89 teoría y práctica.
9
Villanueva Bazan, Pag 58. LA fotografía como documentos de archivo y su procesamiento técnico.
En un segundo nivel del principio de procedencia es el principio de respeto al orden original o
estructura interna de los fondos. Estos es: (esta implícitamente contenida en la otra definición)
“Los fondos de archivo deben conservar o recibir la clasificación correspondiente a las estructuras
administrativas internas del organismo que lo ha creado, o a las actividades desarrolladas por las
entidades o personas. Dicho de otro modo, las secciones no deben mezclarse entre si, tampoco
las series. Dentro de cada serie debe respetarse el orden que la documentación tuvo en origen,
esto es, su ordenación”

¿Qué garantiza estos principis?

1. “La aplicación del principio de procedencia garantiza la integridad administrativa de un
fondo y su pleno valor de testimonio. Facilita física e intelectualmente el acceso a los
documentos generados y recibidos por la misma institución o persona mediante su
reunión y descripción completa, independientemente de su foma, medio o volumen.
Desde el punto de vista inlectual, preserva la objetividad de los documentos en sus
funciones, procesos y relaciones con el productor, reflejados en la propia organización,
evita toda interpretación y subjetividad, puesto que un documento normalmente no tiene
nada más que una procedencia”
2. “La clasificación archivística se inspira directamente en la aplicación del principio ‘respeto
al origen o procedencia de los fondos’. La organización no la crea el archivero, le viene
impuesta por la propia documentación; a él sólo le toca reconstruirla, rehacerla. Se debe
identificar, si la documentación viene fragmentada o desorganizada, entonces sólo le resta
reorganizarla, respetando los principios rectores de la archivística”
3. Asimismo, se favorece la recuperación de la información ya que permite el conocimiento
del organismo creador, sus competencias, funciones, actividades y otros factores
susceptibles de recuperar la información contenida en los documentos.

2. El ciclo vital de los documentos consiste en llamar a las distintas fases o etapas por las que va
pasando el documento archivístico desde su creación hasta su eliminación o selección para su
custodia permanente. Primera edad: Corresponde a la etapa de tramitación o circulación del
documentos, se encuentran en los archivo de gestión. Segunda edad: Los documentos o
expediente se conservan como objeto de consulta menos frecuente. Es la fase de archivo
intermedio en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor
secundario. Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará
derivado de su valor cultural o de investigación. Su conservación serpa definitiva.
(Mendo Carmona, Concepción, consideraciones sobre el método en archivística, pág. 38-39)

[Hasta aquí deberían quedar claros algunos conceptos generales de archivística puestos en
negritas adelante pondremos en perspectiva y repasar en una diapositiva de powerpoint las
negritas de los párrafos haciendo un listado tal vez]

Documentos y Documentos no convencionales

Bueno, en la teoría archivística y en la pretensión de convertirse o de ser ciencia los conceptos

utilizados son bastante precisos. Uno de ellos es el de documentos que lo hemos visto aparecer y
que pasamos a definir. Expongo la definición de T. Schellenberg, ya que sintetiza la naturaleza de
los archivos, se trata, pues de que, documentos: “Son todos los libros, papeles, mapas,
fotografías u otros materiales documentales, sin consideración de sus características o formas
físicas, hechos o recibidos por cualquier institución pública o privada en secuencia de sus
obligaciones legales o en conexión con la transacción de sus propios asuntos, y preservados o
apropiados para su conservación por esa institución o sus legítimos sucesores, como evidencia de
sus funciones, política, decisiones, procedimientos operaciones u otras actividades o por el valor
informativo de los datos que contengan”10. Esta definición plantea una variedad de documentos,
cuyo único denominador común son la relación entre sí y que responden o son frutos de las
actividades del productor.
Sin embargo, a pesar de esta definición inclusiva, y aquí empieza el problema, para el caso de los
documentos fotográficos como de otros cuyo soporte difieren del papel, se ha adoptado en la
10
Schellenberg, Theodore: Archivos Modernos pág 42. A pesar de que Schellenbger consideraba que “la
información sobre la procedencia de los documentos gráficos de un organismo gubernamental, una persona
jurídica o un individuo tiene relativamente poca importancia porque el origen institucional de esos
documentos determina muy poco de su significado”. Pero este criterio no tiene consenso.
nomenclatura, familiar tanto en los archivos y bibliotecas, como en los libros de archivística y en
las normas, el concepto de documentos no convencionales –documentos especiales - documentos
no tradicionales, que parecen totalmente integrado y asimilados.

Por ejemplo:

1. Magdalena Cseve menciona a los soportes especiales: Aquellos que se contraponen a los
tradicionales.
2. Cruz-Mundet en el manual de archivística llama a estos documentos como especiales y
dice: Existen otros tipos de documentos corrientes en nuestros archivos desde hace siglos
–documentos gráficos- y otros cada día más abundantes –los informáticos-; también
podemos encontrarlos de distinta naturaleza: los iconográficos dibujos, litografías…-, los
fotográficos – positivos, negativos, placas de vidrio, videos, films…- y los sonoros – discos,
cintas magnetofónicas, etc” (288,289 manual de archivística)

3. Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma: Los documentos considerados especiales son
aquellos que presentan un formato y soporte diferentes a los documentos textuales en
papel.

4. Isad G: Deberán formularse otras reglas específicas para regular la descripción de clases de
documentos especiales (tales como documentos cartográficos, películas, ficheros
electrónicos, ‘privilegios’, escrituras notariales, títulos de propiedad)

El común denominador que resta en estas definiciones de documentos no convencionales

generalmente se relaciona con la diferencia de soporte en tanto todos aquellos que difieren del
papel y por el contenido formal en tanto no contiene palabras. Sobre esta diferencia se abre aquí
una dicotomía para algunos autores que discuten precisamente sobre la incidencia en la
metodología o la practica llevada a cabo en los archivos a partir de los llamados documentos no
convencionales, precisamente porque no coincide y choca con el significado de archivo y con el de
tratamiento archivístico adecuado. Recordemos que archivo en uno o más conjunto de
documentos independiente de su forma cuya procedencia debe respetarse, tanto como las
relaciones entre sí, sin que deban ser mezclados arbitrariamente ni separados por diferentes
motivos. Pero por algunos motivos que revisaremos luego es generalizado pensar que porque un
documento posee un soporte diferente el tratamiento archivístico debe ser diferente, esto se
debe a un criterio en el que predomina la preeminencia de las características físicas por sobre las
características archivísticas11. Y también, como dice Ancona, para el caso de las fotografías se
piensa cuando se tiene un documentos fotográfico prevalece su estética visual o cualquier otro
factor, entonces ese documento debe ser tratado como especial o no convencional.

Por una parte, Gustavo Villanueva (Archivero, profesor de la UNAM) y Roberto Ancona (Profesor
Universidad de Sao Paulo) consideran que el reconocimiento y recepción tanto de las fotografías
como de otros “documentos no convencionales” como documento de archivo ha sido tardía y su
tratamiento en cuanto a su clasificación y descripción adolecería de criterios archivísticos
propiamente tal. En el Estudio RAMP de Evaluación de las fotografías de archivos consta que el
reconocimiento de la fotografía como documento de archivo por los archiveros fue lenta e
irregular12 y se nombran algunos casos como por ejemplo: que el Archivo Nacional de Francia no
adquirió fotografías sino hasta 1941 [Francia que es la cuna de la fotografía]. Según Ancona la
aceptación tardía de la fotografía como documento de archivo (es decir incorporado a las
“prácticas administrativas”) provocó una sobrevaloración de la fotografía en cuanto a su
contenido: la escena representada, los personajes involucrados, es decir lo que aparece lo que
vemos –la imagen-, conjuntamente con una consideración preeminente de su soporte, de su
técnica y de la identificación del fotógrafo. En detrimento de “promover la contextualización
archivística del documento, en el ámbito de las actividades de su productor” 13 (Ancona) [ya
hablaremos sobre la contextualización archivística] Como contextualización archivística se
entiende: los datos generadores de la fotografía índice de la actividad que lo generó,
identificación del productor, vínculo con el ámbito de actividades del productor.

El punto interesante que presentan estos autores es que acostumbrados a la definición de

documento de archivo en su más amplia acepción que propone Schellenberg y en general la teoría
11
Villanueva Bazan: La fotografía como documento de archivo y su procesamiento técnico. Pág 64
12
Pág 5 del RAMP
13
Ancona. El contexto archivístico como directriz para la gestión documental de materiales fotográficos de
archivo
archivística, parece un desvarío la opción de documentos no convencionales si con ello se desea
circunscribir un ámbito de acción y una metodología diferente hacia documentos de diferente
soporte. Además, la afirmación de este tipo documental y su delimitación porque son documentos
que difieren de los textuales en soporte papel, acarrea una organización ad-hoc en los archivos
que son las llamadas colecciones fotográficas. Por ejemplo Antonia Heredia, denomina al conjunto
de este tipo de documentos como secciones facticias a los que se le puede llamar igualmente
colecciones especiales, y de ellas apunta que “Secciones facticias son agrupaciones documental
realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de
conservación o instalación determinados habitualmente por sus soportes o su grafía” (Antonia
Heredia archivística general teoría y práctica pág. 232).

Del diccionario de terminología archivística de la subdirección general de los archivos estatales de

Madrid dice para colecciones facticias: “conjunto de documentos reunidos de forma facticia por
motivos de conservación o por su especial interés”.

Del Glosario de archivística el archivo fotográfico se define como: 1. Una colección de fotografías,
a menudo con materiales que lo acompañan en otros formatos, hechas o recibidas por una
persona, familia u organización en la dirección de los asuntos y preservados por el valor duradero
de la información contenida en esos registros. 2. Una división dentro de una organización
responsable del mantenimiento de dichos materiales. Archivists.org

Colección del Diccionario de terminología archivística: reunión artificial de documentos que, al no

mantener una relación orgánica entre sí, presenta algunas características en común (difiere de
fondo de archivo por no tener organicidad)

Del diccionario de terminología archivística editado por el ministerio de cultura de España dice:
“conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el gusto del
coleccionista) y que por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de
procedencia” (en Villanueva bazan citado de las normas técnicas de la subdirección de archivos
estatales pag. 27, 1995)
Cito a Villanueva Bazan: “Es así que para hablar de las colecciones en cuanto a su organización,
tenemos que no necesariamente se rigen por el principio básico de la actividad archivística que es
el principio de procedencia y orden originales ya que en ese caso no es posible hablar de
relaciones orgánicas entre los documentos puesto que estos se agrupan de manera artificial, no
natural como sucede en los archivos y, como se dice en la definición, la reunión documental de las
colecciones no obedece a una actividad administrativa, sino a criterios subjetivos, por lo cual, en el
mejor de los casos, un método objetivo de organización para estas agrupaciones de documentos
sería la búsqueda de un criterio rector que llevó a la colección a constituirse como tal” (Villanueva
bazan, pag 59)
“De esta manera, no hay en las colecciones la posibilidad de hablar de un respeto o
restablecimiento del sentido orgánico o funcional de la agrupación ya que su creación no responde
a esos criterios. Por tanto, cuando hablamos de la organización de colecciones de documentos,
estamos ante la posibilidad de aplicar métodos no necesariamente archivísticos” (Villanueva
bazan, pag 59)

El problema, para estos autores, no es no nombrar un documento como no convencional –porque

incluso eso puede ser un dato- sino considerar que gracias a su soporte el tratamiento de ese tipo
de documentos debe diferir de los documentos textuales y conformar lo que se llama
generalmente como colecciones fotográficas o especiales, en cuanto a su clasificación y
descripción es algo que debe cuestionarse. Todo documento tiene una procedencia, un productor
(acentúo lo de productor porque en el caso de los álbumes es relevante, por ejemplo un productor
no es solo el que ha creado el documento sino también el que lo recopila o conserva, en el caso de
los álbumes no siempre el que recopila o colecciona las fotografías es el autor de las fotografías,
ese dato no siempre aparece en las descripciones no solo porque no se tenga sino porque
archivísticamente no fue relevante registrarlo en un momento determinado)…continuar, una
procedencia, un productor y posee un orden y jerarquías, se relacionan entre sí orgánica o/y
funcional de acuerdo a las actividades del productor, el archivo es como dijimos, el resultado de
poner en orden esa organicidad y su función consiste en disponer los documentos
“archivísticamente representados” (Ancona). De modo tal que, tanto para Villanueva como para
Ancona los documentos de archivos deben recibir siempre el mismo tratamiento archivístico
definido a través de una política sin distingo de sus características físicas y vincularse siempre si se
ha decidió apartarlos físicamente por un tema de conservación de un fondo determinado. Y en el
caso de las colecciones especiales optar por ellas cuando el vínculo de procedencia no se ha
podido reconstruir.

De modo tal que para la construcción de colecciones se debe tener otro criterio que no coincide
con los de la archivística y optar, si nos queremos circunscribir a uno, por el siguiente
determinado por
El mismo Schellenberg considera que una colección artificial es “una reunión de documentos que
se agrupan después de que han ocurrido las acciones a que se refieren y no al mismo tiempo que
ellas, usualmente se derivan de muchas fuentes y no de una sola y son verdaderas colecciones
en el sentido de que sus diversas piezas fueron coleccionadas, es decir, reunidas de diversas
fuentes” (en Villanueva Bazán de Schellenberg principios archivísticos de ordenación, México,
archivo general de la nación, 1982, pag 45)

“De modo tal que, “una primera labor del archivista es la de definir los grupos documentales que
conforman sus acervos: ¿cuáles son sus características, sus elementos, sus orígenes, las relaciones
entre los documentos? En fin ¿si estamos frente a un archivo, fondo o colección?

Y esto es básico para cualquier programación archivística, ¿ante qué clase de documentos nos
encontramos? ¿Qué hacemos con ellos? ¿Cómo ingresarlos en un registro central?, ¿cómo
clasificarlos y ordenarlos? ¿Cómo describirlos? “ (Villanueva bazan, pag 60)

Bueno, sobre estas preguntas las iremos resolviendo respecto del álbum fotográfico.

Historia del Álbum fotográfico

1. Los Álbumes fotográficos, sus características

Pequeña introducción al álbum, metodología de lo general a lo particular, estructura

tipo de álbum. Decir quien realiza hace los álbumes quien los produce
Comprendido como uno de los objetos o artefactos de coleccionismo fotográfico por excelencia,
los álbumes poseen un nivel de lectura que excede las intenciones de sus productores en un
momento determinado y puede por lo tanto contribuir al desarrollo de diversos estudios donde la
imagen adquiere mayor sentido si se la encuentra inserta en conjunto con otras que
complementan una lectura direccional. Incluso si se piensa que los álbumes, los que nosotros
podemos tener en nuestras manos en un tiempo y lugar determinado, varió a lo largo de su propia
historia y se le fueron sacando y colando fotografías hasta conformar el ejemplar del que se
cuenta. Es decir, incluso cuando el álbum conformado inicialmente cambió intencionalmente por
su productor. Sin duda, que la fotografía comporta una carga informativa y cultura relevante, pero
su apreciación, interpretación y valoración puede variar dependiendo del contexto en el que se
encuentre. Este es uno de los elementos más importante para nosotros. A saber, en palabras de
Susan Sontag: “Una fotografía cambia de acuerdo con el contexto donde se la ve…las fotografías
lucirán diferentes en un álbum, una galería, una manifestación política, un archivo policial, una
revista de fotografía, una revista de noticias generales, un libro o la pared de un living. Cada una
de estas situaciones sugiere un uso diferente para las fotografías, pero ninguna de ellas le asegura
un significado” (Susan Sontag, Fotografía, 1981)
Esta idea de que un álbum comporta un contexto para las fotografías se debe a que presenta
ciertas características particulares. Una definición de álbum fotográfico que podemos concebir es
la siguiente: es un cuaderno o tipo de encuadernación en cuyo interior presenta una compilación
de fotografías reunidas por alguna persona o grupo de personas, la selección de fotografías, la
disposición, la compaginación es intima, convergencia de un conjunto específico de circunstancias
y factores como el documentar por este medio actividades privadas, profesionales o públicas. En
ocasiones están organizadas de acuerdo a un tema paisajes, personajes o personas, viajes,
arquitectura, hitos históricos, etc. Los tipos de álbumes van desde un sobrio cuadernillo con hojas
blancas donde las fotografías van montadas con esquineros y en otras ocasiones pegadas hasta
finas encuadernaciones con tapas forradas de cuero, terciopelo u otros con adornos e
incrustaciones diferentes y llamativos de bronce, perlas, espejos, etc. adornos. Cualquiera de ellos
colmaba la necesidad de contar con un artefacto capaz de contener las fotografías coleccionadas.
Por el conjunto de estos aspectos es que el álbum fotográfico puede ser entendido como un
corpus, de modo tal que las fotografías contenidas en él dejan de ser el recorte espacial un único
fragmento, sino que pasa a conformar un espectro amplio, inclusivo, abarcador, donde cada vez es
más importante la relación entre cada fotografía en ese corpus, los datos que puede aportar para
su contextualización como el lugar de producción [no confundir con el lugar de lo fotografiado], el
productor o fotógrafo, datos geográficos o personales, cualquier indicio que pueda recomponer la
historia de un álbum en particular, que será su historia cultural y su memoria. Podríamos decir su
historia archivística.

La idea de corpus de un álbum fotográfico, por lo tanto, lleva a una lectura organizada
complejamente en que diferentes aristas las componen, pero que nos lleva a un modo de ver más
completo. Así es plateado por María Paz Bajas en función de un álbum fotográfico de Tierra del
Fuego, en que considera como modo de interpretación del álbum la idea de cuerpo cerrado:
“cuerpo cerrado es la construcción, sino de una sola interpretación, de un modo de ver de
guiarnos en le ver y como ver. Además nos entrega mayor información que el simple hecho de ver,
pues es posible encontrar el nombre del fotógrafo, la fecha, el lugar…por lo tanto toda la
información contenida en el álbum, nos orienta” (Esta ponencia se enmarca dentro del Proyecto
FONDECYT Fotografías del fin del mundo: construcción imaginaria del indígena fueguino como
sujeto histórico (1880-1930).)
En los archivos contar con esta información seria en el mejor de los casos. La existencia de estos
datos entonces y la investigación sobre otros datos aportarían al contexto del álbum y serán de
mucha importancia por lo tanto para dar mejor acceso al documento.

Continuo… al contrario de un cuerpo cerrado la idea de cuerpo abierto serían aquellas imágenes
que se encuentran sueltas sin un contendor que las atrape. Por lo tanto, no hay quien guie la
mirada, se construyen múltiples interpretaciones considerando que una misma fotografía puede
ser encontrada en diferentes contextos, lo que hará que la fotografía hable de manera diferente”
Podemos ver entonces, la importancia que se le puede asignar a las fotografías cuando ellas están
disponible en un álbum, ya que el álbum se puede apreciar como un dispositivo cultural de
acumulación y colección del capital simbólico y cultural de quien o quienes crearon el álbum, ya
sea que aquel fue un fotógrafo, un aficionado o un coleccionista de instantáneas. “El álbum viene
a ser un ejercicio de colección, acumulación, y transmisión de ese capital. Lo que implica un
ordenamiento del propio mundo en el caso de quien lo hace y un nuevo orden de quien lo lee”.
Este orden ficticio, entonces, debe ser considerado como un acto cultural en sí mismo, con la
consecuente creación de un orden simbólico y concreto que es el propio álbum incluso en su
fabricación, ya sea artesanal o industrial, ya que este mismo objeto posee unas características
socio-económicas del productor de un momento determinado de la historia particular del álbum.
Todo de alguna manera en el álbum nos habla. La posibilidad de reflejar ese orden de acuerdo a
un contexto archivístico enriquece cualquier representación en la descripción. Esto entra en
conexión con que las fotografías dependen de su contexto y de sus modos de usos. Algo de los que
Susan Sontag y todos los analistas de las imagen advierten sobre el uso de imágenes (sobre todo
pensando en la proliferación de imágenes ambiente publicitario con su falta de cara de
contenido)”el significado es el uso. Y por eso mismo la presencia y proliferación de todas las
fotografías contribuye a la erosión de la misma noción de significado, a ese parcelamiento de la
verdad en verdades relativas aceptado sin reservas por la conciencia de la libertad moderna”
(Sontag, Fotografía, 1981). [por eso la importancia de una contextualización archivística]

Existen diferentes tipos del álbum:

2. Historia del álbum fotográfico

El álbum fotográfico es la consecuencia inmediata del desarrollo de la fotografía en el siglo XIX. Es

uno de los objetos de coleccionismo fotográficos por excelencia y en algunos casos, como lo son
los álbumes de fines del XIX y de principios del XX son verdaderas piezas de museo por la fina
factura de encuadernación y decoración en sus cubiertas como incrustaciones de metales, espejos
u otros. Es común relacionar la aparición de la albumina, tipo de fotografía que hacia 1854 se
produjo a un costo bajo, con la popularidad del álbum y su industrialización. Durante esa fecha la
invención de Carté de Visit, un tipo de fotografía de retratos se popularizo, fue común coleccionar
fotografías de parientes y amigos e intercambiarlas. El álbum constituyó un medio coleccionar las
fotografías y reunirlas en un mismo soporte y sirvió además para la preservación. Ellos tenían un
lugar privilegiado en las casa y se colocaban a la vista de quienes visitaban. Esta costumbre
europea se extendió al resto del mundo y a Chile.
La tecnología y la economía hicieron influyeron en la forma que el álbum y las fotografías se
desarrollaron. En general, su desarrollo nos muestra una variación desde una práctica artesanal
del álbum fotográfico hacia una más industrializada, consolidándose como una de las mercancías
preciadas de la sociedad burguesa del siglo XIX y XX.
Pero el nacimiento de los álbumes puede tener una datación más antigua y que configuran etapas
a partir del desarrollo de la técnica fotográfica que demuestra que álbum y fotografía son
hermanos.

Una de las primeras etapas corresponde a los álbumes fabricados por los primeros fotógrafos o
inventores para coleccionar sus primeras pruebas entre los años 1840-1850. En general estos
primeros álbumes son de formato pequeño, principalmente eran cuadernos donde las fotografías
estaban montadas en el lado anverso de las hojas, eran fabricados especialmente para el caso y su
encuadernación era original. De esto se puede comprender que el álbum fue un artefacto
presente desde los inicios de la fotografía de una manera natural, reconociéndose con ello sus
primeras relaciones.

Una segunda etapa corresponde a la popularidad del formato Carte de Visite, desde la década de
1850 hasta 1880, continuado por el formato Cabinet. Las características de estas fotografías
corresponden a las realizadas en estudios, realizadas por fotógrafos más experimentados que
contaban con equipamiento, espacio físico y de los cuales realizaba su negocio de la fotografías
retratos en las principales ciudades. En Chile, Victor Deroche, quien se formo en Francia con
Mayer y Disderi fue el primero en establecer la moda de Carté de Visit, de retratos individuales y
grupales y además de ser un aficionado por las vistas y paisajes. Debido a la cantidad de
fotografías que se podían coleccionar, el álbum fue una solución perfecta para organizar y mostrar
las fotografías, así como para almacenarlas y conservarlas. Las características de estos álbumes
tipo Carté de visit y Cabinet comenzaron a producirse debido a la necesidad de reunir retratos sin
tener que pegarlos definitivamente en el cuerpo del álbum contribuyendo a su modificación e
intercambio e las fotografías. De esta manera, este tipo de álbumes se confeccionaban en gruesas
páginas con una apertura precortada y una ranura por la cual se insertaban las fotografías. El
espacio estaba hecho para dos fotografías, reverso con reverso, por las aperturas en cada página.
En general, estos álbumes están confeccionados con cubierta de cuero. Entre los años 1880 y
1890, la industria hizo los álbumes más variados y decorativos, se comenzaron a usar materiales
como terciopelo, a menudo intercaladas con piezas metálicas decorativas o pinturas, las páginas
poseen cantos dorados que originalmente se sujetaban con abrazadera de bronce, aunque
muchos de ellos se han perdido. En el contexto del siglo XIX las familias poseían ambos volúmenes
(uno tarjeta de visita y uno cabinet card) y los mostraban orgullosos ubicándolos de forma
ostentosa generalmente sobre una mesa en el salón, especialmente para que las visitas lo
examinaran.

Los primeros álbumes tenían una cubierta gruesa con los cantos dorados, las ventanas
comúnmente eran decoradas con finas líneas doradas. Además en las primeras páginas se solían
realizar un árbol genealógico de la familia. Los retratos que se coleccionaban en los álbumes no
eran solamente de integrantes de la familia, sino que están podían intercambiarse entre familiares
y amigos. A través del tiempo, el tamaño, diseños y materiales de álbumes de fotos han cambiado.
Álbumes de fotos creció en tamaño de 5 "x 6" hasta 11 "x 9". Terciopelo, varios metales de vidrio y
espejos, junto con estampado se utiliza para crear diseños más elaborados, incluidos los siguientes
ejemplos: Producido entre 1892 y 1915, cubre el celuloide a menudo representan escenas
pintorescas del campo o amantes. Pantalla es la verdadera función de álbumes de fotos. Crean
una forma más organizada y agradable para exhibir fotografías. Como la cantidad de diseños
creció, el álbum se convirtió en algo más que un medio de presentación. El álbum de fotos se
convirtió en un reflejo de su propietario, una obra de arte y una herencia en sí mismo.

Hacia 1880, la gelatina POP comenzó a sustituir la albumina. Este desarrollo propio de la fotografía
hizo evolucionar el álbum también. Para las fotografías en gelatina no fue necesario adherirle un
soporte rígido, de modo tal que la ventana propia de los álbumes industrializados de esta época
empezó a ser reemplazada.

El tercer período de la producción de los álbumes va desde los años 1880 hasta la actualidad, está
marcado por la producción fotográfica por las propias personas, cuando se tuvo acceso a la
manipulación directa de la cámara, lo que además contribuyó al aumento de cantidad y variedad
de imágenes. La fama del álbum creció también debido a la popularidad de la fotografía en este
sentido, pues se fue haciendo cada vez más necesario tener organizadas las fotografías y en buen
estado. Debido a esto la industria del álbum tuvo que innovar en los tipos de soporte,
encuadernación, diseños, colores, manteniéndose en cambio la estructura de la encuadernación
que consiste en no unir las paginas u hojas, sino mantenerlas separadas ya sea por cintas o más
tarde por espirales. Este tipo de álbumes es para algunos el tipo de álbum más famoso, del que
generalmente se asocia, ya que muchos hemos tenido uno de ellos en nuestros hogares. A
diferencia de los álbumes del siglo XIX, los que son más actuales no han pasado a ser parte de
colecciones en museo u otras instituciones, ya que permanecen en los hogares o en posesión de
sus creadores.

Tipos de álbumes y estructura

Lo que diferencia al álbum del resto de objetos parecidos como los libros con fotografías. Es que el
álbum de fotografías es un objeto único en el sentido de que a pesar de que los objetos que lo
componen sean de rasgo industrial, la selección la colocación la compaginación, la elección es
particular e intima. Es decir, el álbum tiene o tuvo en su agrupación una intención y una modalidad
de ver el mundo. En este caso, ni el libro ni se imprime el elementos únicos, lo que es único, sin
embargo, es su convergencia en un conjunto específico de circunstancias, tales como la selección
de los tarjetas postales y su disposición en la álbum. La esencia de un álbum específico se
encuentra en las circunstancias que llevó a sus elementos entre sí por la intervención de un
compilador o compiladores]
El álbum fotográfico debe considerarse desde la siguiente definición: un libro, cuaderno o tipo de
encuadernación, cuyo interior se disponen fotografías originales. Esto que puede ser básico,
permite distinguirlo de otro tipo de álbum como aquel que contiene ilustraciones impresas. Ya
que, durante el desarrollo de la impresión de las fotografías se hizo muy común la existencia de
este tipo de álbumes producidos serialmente donde las fotografías, generalmente paisajes, no son
originales sino impresas. Como el álbum Valparaíso Panorámico del cual tengo ejemplos en fotos.

De esta diferencia derivan varios criterios de tratamiento y conservación.

Los tipos de álbumes van desde un sobrio cuadernillo con hojas blancas donde las fotografías van
montadas con esquineros y en otras ocasiones pegadas hasta finas encuadernaciones con tapas
forradas de cuero, terciopelo u otros con adornos e incrustaciones diferentes y llamativos de
bronce, perlas, espejos, etc. adornos. Cualquiera de ellos colmaba la necesidad de contar con un
artefacto capaz de contener las fotografías coleccionadas. El primer álbum tenía una estructura de
acordeón, enlazado en 12 partes y que contiene 24 fotografías en formato carte-de-visite, el
Leporrello. (Paula carolina león bravo)
Completar

Continente y contenido constituyen una “unidad”, el

Álbum Fotográfico es: Otro modo fotográfico. ANGEL
FUENTES

http://www.culture.gouv.fr/documentation/phocem/alb-1.htm

Álbum Fotográfico desde un punto de vista archivístico. El álbum no es solo fotografías es

otro modo fotografico

No siempre el fotógrafo que firma las fotos es el productor del álbum

Anteriormente anotamos que hubo una recepción tardía de la fotografía como documento de
archivo y una sobrevaloración de su aspecto técnico, así como del nombre de quien tomó la
fotografía y el contenido de ésta. La fotografía se valora en sí mismas porque nos entregan
información. La visualización de actividades políticas, sociales, científicas o culturales se difunde a
través de las fotografías. Pero ya es sabido que para el caso de su identificación solamente a través
de la imagen representada entrega muy poca información por sí misma si no está acompañada de
ciertos datos como lugares, personas o época. En este sentido, Ancona advierte la importancia de
contextualizar archivísticamente las fotografías contra uso meramente referencial, ya que si se
recompone su contexto archivístico en cuanto a su producción es donde recae en palabras de
Ancona toda la “dimensión comunicativa de la imagen” y se estaría aportando a mayor
información archivística y mayor credibilidad y veracidad como documento que si se toma
solamente los datos referenciales o morfológico de la fotografía como son: Soporte, formato,
definición de la imagen, tipo de plano, estructural formal, figura de la imagen personajes,
fotógrafo, etc. Esto prefigura para el caso de los álbumes fotográfico una realidad archivística que
no es diferente e incluso se vislumbra más compleja, ya que el álbum es arrastrado por esta
concepción y es concebido sólo en tanto que contenedor de las fotografías, cuya función ha sido
guardar las fotografías, sin asignarle casi ninguna importancia a su contexto archivístico [explicar
contexto archivístico: los datos generadores de la fotografía índice de la actividad que lo generó,
identificación del productor, vínculo con el ámbito de actividades del productor (por si no ha
quedado claro, explicar este punto en la segunda parte de este capítulo)].

A lo largo de su existencia han sido subvalorados respecto de su contenido que son las fotografías
que se han considerado como más importantes. Esto, en ocasiones provocó la separación de las
fotografías de sus álbumes, sacándolas de su contexto original. Hoy se recomienda que las
fotografías en álbumes sólo con razones muy justiciadas deben ser desprendida y por lo general se
debe aplicar medidas de conservación para no tener que realizar esta práctica de separación. La
idea de que el álbum fotográfico contribuye a una mejor “lectura” de las instantáneas porque
“reflejan un esfuerzo por establecer cierto orden y sentido” 14, es bastante actual y responde en
parte a los avances de los estudios antropológicos.

De modo tal que cuando estamos frente a un fondo del cual sabemos que posee álbumes
fotográficos o cualquier otro “documentos no convencional”, la primera regla es no proceder de
manera diferente a como procedemos con los documentos simples. O de la misma forma si
debemos ordenar las fotografías, donde se encuentran álbumes debemos restablecer su lugar en
el conjunto orgánico de documentos al que pertenece para conservar los principios archivísticos
que revisamos.

Directriz de nuestro criterio:

“De esta manera, la investigación sustancial de la archivística deberá atender a la forma en que
cada uno de los elementos, es decir, los documentos que integran los archivos, se encuentre en el
lugar que le corresponde dentro del conjunto: si se trata de los archivos de gestión o
administrativos, cómo establecer las relaciones entre los mismos a fin de dar coherencia, sentido,
significado, jerarquía, en una palabra, estructura al conjunto documental emanado de una
institución o persona en el curso de sus actividades; si se trata de los archivos permanentes, los
históricos, cómo recuperar esa estructura si es que en algún momento de su desarrollo vital se ha

14
Estudio Ramp pág. 56.
perdido y, en su caso, reconstruir ese sentido, esas relaciones, esa coherencia, esa jerarquía”
(Villanueva pag 22)

Cito a Villnaueva Bazán: “Es así que una primer labor del archivista es la de definir los grupos
documentales que conforman sus acervos: ¿Cuáles son sus características, sus elementos, sus
orígenes, las relaciones entre los documentos? En fín ¿estamos ante un archivo, un fondo o cuna
colección?” (Villanueva Bazán pag 60)

Esto se resuelve siguiendo los siguientes pasos a los que iré adecuando ejemplos:
“La identificación (estudio previo) es la mejor herramienta para aplicar el principio básico de la
archivística: el de respecto a la procedencia y a la estructura interna del fondo. Consiste en la
investigación de las características de los dos elementos implicados en la génesis del fondo: el
sujeto productor y el objeto producido. Se entiende por sujeto productor la persona física, familia
u organismo que ha producido y/o acumulado el fondo. Se entiende por objeto producido la
totalidad del fondo y cada una de las agrupaciones documentales que lo conforman” (Concepción
Mendo Carmona, pag 42)

1. a partir de estudios previos establecer hipótesis basado en el contexto histórico o

institucional, establecimiento de las características posibles de la institución a través de la
recopilación de toda la información en fuentes diversas externas o internas. Externas ej:
libros, boletines, revistas, entrevistas, manuales, estudios históricos etc. Internas: los
documentos mismos como fuentes primarias que permiten determinar el contexto
institucional, las características de los documentos, y detectar las formas de cohesión
entre ellos. Se trata de conocer a la institución desde todos sus aspectos revisar la
normativa interna generada por el organismo, y cuando sea posible la entrevista personal
con los responsables de los documentos. En fondos familiares es conveniente acudir a los
árboles genealógicos y estudios heráldicos o nobiliarios. Es la primera fase intelectual del
archivero, conocer la institución desde sus aspectos administrativos, funcional, jurídico, a
fin de establecer la relación que los documentos tuvieron entre sí, ya que no hablamos de
archivo como una acumulación de documentos, sino de aquellos ordenados a partir de la
estructura institucional. (Villanueva, pag 25)
2. Análisis de cada una de las series. En primer lugar, se entiende por serie documental
(según Dupla del Moral) como el conjunto de documentos que responden a un mismo tipo
documental, producidos por un mismo órgano, su antecedente y su consecuente, siempre
que no forme parte ya de otro fondo de archivo; en el ejercicio de una función
determinada. Generalmente están sujetas al mismo procedimiento normativo, y
presentan una misma apariencia externa y un contenido informativo homogéneo.
A partir de las fuentes recopiladas, disposiciones y normativas, se estudian todos y cada
uno de los procedimientos o trámites que determinan las series, así como su circulación
interna o externa por las distintas oficinas que intervienen en su producción. El resultado
del análisis será el conocimiento exhaustivo de la serie documental y el tipo documental
que la conforma. Éste se define como la expresión de las diferentes actuaciones de la
Administración reflejadas en un determinado soporte y con unas mismas características
internas, específicas para cada uno, que determinan su contenido.
El tipo documental deriva de las funciones desarrolladas por los órganos que son los
instrumentos administrativos que ostentan un conjunto de competencias o potestades.
Hay que advertir que un simple cambio de denominación o dependencia jerárquica de un
órgano no puede significar un cambio de la serie.
Los datos obtenidos a partir de la aplicación de las dos fases de la identificación nos
permitirían conocer:
- La denominación de la misma, es decir su definición, normalmente impuesta por su
origen. El aspecto externo, aquel al que se refiere la materialidad del documento:
clase o medio por el que se transmite el mensaje; soporte, es decir el material en el
que se presenta el documentos; formato; y la tradición documental, si es original o
copia.
- El órgano productor, reflejando los cambios orgánicos producidos por su evolución en
el tiempo, descendiendo hasta la unidad administrativa encargada de la gestión de la
serie.
- La legislación al amparo de la cual se realización las funciones materializadas en los
distintos tipos de documentos. Se puede añadir el tramite, es decir, el proceso en si
que explica la génesis del tipo documental; ya que puede ser significativo para
determinar la vigencia administrativa y la conveniencia o no de su conservación a
perpetuidad.
 - El análisis de la tipología documental. A saber, los documentos básicos que componen
el expediente, en el caso de un tipo documental compuesto. Esta es una excelente
guía para la reconstrucción de expedientes desordenados o disgregados y, sobre todo,
para determinar la calidad de la información contenida en ellos, de cara a su uso y
valoración.
- La ordenación de la serie, que dependerá de las características de los tipos
documental y vendrá determinada por el productor. Ofrece una información
interesante desde el punto de vista de la descripción archivística.
- El contenido, referido a la clase de datos sobre personas, lugares y fechas y asuntos
que aparecerán en cada serie documental. No es tanto la cantidad como la calidad de
la información que nos aporta la serie documental.
- La vigencia administrativa, que vendrá determinada por la norma que rige cada
actuación administrativa, por lo que no existen plazos fijos ysolo el análisis de las
disposiciones propias que regulan cada serie, permite conocer los diferentes valores
que puede haber gozado, así como su prescripción. Esta información es esencial para
establecer los plazos de transferencia.
- Así pues, la identificación en sus dos fases: análisis del productor y análisis de las series
generadas, permite desarrollar todo el tratamiento que han de recibir los documentos
en las distintas etapas de su ciclo vital. Por lo tanto la finalidad del método archivístico
es múltiple y soporte de todo el tratamiento documental posterior.

Organización:
“Consiste en establecer la estructura que le corresponde al fondo, una vez realizado el análisis del
mismo. Comprende la clasificación y la ordenación. La identificación posibilita la confección del
cuadro de clasificación, elemento imprescindible de la organización de un fondo” (Concepción
mendo Carmona)
Los álbumes se deben relacionar al conjunto de agrupaciones documentales al que pertenece, si
se da el caso, como lo es el fondo o la serie. Respondiendo de este modo a la necesidad de
relacionar estos documentos, independiente de su soporte, con los demás documentos al interior
de un archivo. Donde cualquier separación física del álbum requiere que se respeten estos
vínculos [“expresados para que en un momento determinado se pueda relacionar documentos de
diferente clase y en general con los otros documentos que integran un archivo y se agrupan en
series que reflejen la estructura orgánica funcional de las instituciones o personas”.
Principalmente en orden a la serie que representa la unidad documental donde se expresa la
estructura orgánica funcional de las instituciones o personas. 15 ]
Cuadro de clasificación.

Descripción:
“Consiste en la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento, uso y
difusión de los fondos custodiados en los archivos. La identificación favorece la normalización de
los instrumentos de descripción y la planificación descriptiva del fondo.” (Concepción mendo
Carmona)
En este sentido tanto para la identificación y clasificación, como para la descripción, se debe
trabajar con el álbum desde lo general a lo particular, del álbum a las fotografías. Un álbum de
fotografías puede designarse como una unidad documental compuesta, ya que contiene
documentos [las fotos] reunidos por un productor con objeto de sus actividades o procedimiento.
Desde el álbum concebido como unidad documental compuesta hacia las fotografías como unidad
documental simple. En rigor no se debería proceder a describir las fotografías si antes no se ha
descrito el álbum [incluso hay álbumes que contiene dibujos, inserciones textuales]. En caso
contrario, así como sucedería con los documentos de un expedientes, si se describieran solo las
fotografías sin mencionar su contexto original podría perder su sentido o peor su lugar dentro del
orden dado en el álbum originalmente, y atribuírsele información fuera de contexto, “tal vez
adquirir otro, pero nunca el original”.

Identificar la entidad productora (familia, institución, etc) y sus actividades de modo de poder
relacionar y entender la unidad del álbum al interior de las actividades de quien lo ha producido,
así como identificar la función que éste [el álbum] tuvo en su origen. [Que naturalmente no
siempre es el mismo que puede tener un investigador]. [En este sentido se debe separa las
necesidades de configurar la organicidad de un fondo, con las necesidades de consulta].
Sobre este punto debemos tener en cuenta en el momento de la identificación:
 que el productor del álbum puede ser o no el autor de las fotografías. La distinción entre
productor y autor es uno de los aspectos archivísticos importantes. En la Isad G, podemos
encontrar la siguiente definición. El autor es la persona física o entidad responsable del

15
Villanueva Bazan: la fotografía como documento de archivo…pag 65.
 contenido intelectual de un documento. mientras que el productor, es la entidad, familia o
persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su
propia actividad.
Así por ejemplo un álbum familiar de fines del Siglo XIX fruto de los avances técnicos de la
fotografía de la popularidad del álbum, las personas acomodadas acumulaban retratos de
sus pariente y los intercambiaban y en casi todos los casos los autores de estos retratos
eran estudios fotográficos y las familiar funcionan como productores. En caso contrario
por ejemplo: El Álbum Vistas de Valparaíso del fotógrafo Felix Leblanc, consta como
productor del álbum de sus propias fotografías. Si este álbum fuera parte de un Fondo
Felix Leblanc lo más probable es que ambos elementos coincidan.

 Puede o no conocerse el productor del álbum que puede ser un particular o una
institución, quien ha reunido dichos documentos por diversos fines profesionales, privados
o públicos. El hecho de que se desconozca el productor no implica que este no haya
existido, en dicho caso se debe reunir la cantidad de información necesaria que indique
quien ha sido el productor del álbum fotográfico o su función.

Estos elementos van en dirección de independizar la información referencial aportada por la

imagen de las fotografías contenidas en los álbumes con la información que podemos entregar
sobre su propio contexto de producción, con la intención de entregar los datos que permitan dar
autenticidad a este tipo de documento, que es una de las características de todo documento de
archivo y que contribuiría a una posterior valoración. Y para lograr posteriormente una descripción
que sea una real representación del documento y disponerlo ya contextualizado.

Diferenciar: productor – fotógrafo – personaje o Tema

Incluso más considera como un documento no convencional. Pero incluso más grave en el sentido
de que para el caso de los álbumes, como tiene como función conservar y contener, coleccionar
las fotografías la apreciación del álbum ha sido en general llevada cabo por una sobre valoración
de las fotografías en desmedro de su contenedor y por lo tanto de su contexto. La valoración del
álbum como objeto complejo e importante es reciente. Siempre se ha valorado más el contenido
que su contiene el álbum como objeto. En este sentido el álbum adolece del mismo fenómeno que
las fotografías de su falta de contexto archivístico, pero en el sentido en que se le ha dado poca
relevancia al productor del álbum, así como las actividades que realiza y sus funciones y el
conjunto de relaciones que da como fruto al álbum. Sobre este mismo se ha dado mucha
importancia a las fotografías que contiene el álbum y en ese sentido por ejemplo generalmente se
describe al productor de las fotografías como el autor de la foto y en no se coloca al productor del
albumen tanto aquel persona o institución que ha coleccionado las fotografías en el álbum, nótese
que el productor del álbum no es siempre el que toma las fotos. En ambos casos la importancia del
productor del álbum puede dar una dimensión archivística mayor que si se considera solo los
datos referenciales aportados por la fotografías.

Conclusiones:

A partir de esta mención son dos los aspectos relevantes que como dice Villanueva Bazan –que leí
antes- dan sentido, coherencia y “estructura al conjunto documental emanado de una institución
o persona en el curso de sus actividades”, ellos son: la acumulación natural del conjunto de
documentos y el respecto por el orden original de esa acumulación, poner en orden esa
organicidad de acuerdo con las relaciones entre los documentos y las actividades del productor
conforma un archivo. [esto lo repito del punto anterior]

Cito a Villanueva Bazan: “Los archivos vistos así son el reflejo de las instituciones en cuanto
permiten acercarse a ellas a partir de la organización aplicada a los documentos y, por eso mismo,
la organización es tan importante en ese concepto que apuntamos. Si se aplican métodos para
organizar de manera distinta a lo establecido de acuerdo con un proceso natural desde el
nacimiento mismo de los documentos; si aplicamos formas de clasificación y ordenación que no
respondan a los elementos orgánico funcionales según la naturaleza de la institución, estaremos
creando ordenes artificiales de documentos, estaremos quebrantando esas relaciones naturales,
estaremos en definitiva, aplicando métodos anti-archivísticos para la organización de archivos.
(Villanueva Bazán, pág. 58 la fotografía como documento de archivo y su procesamiento técnico)

Concepto de fotografía
La fotografía se valora en sí mismas porque nos entregan información. La transmisión,
conservación y visualización de actividades políticas, sociales, científicas o culturales se difunden a
través de las fotografías. Sin duda que ella además aporta un conjunto de sensaciones cuyo
horizonte de apreciación es estético. Por ello la fotografía se erige como documento social y
cultural16 de la memoria visual de la humanidad y es, como dice Gastaminza como muchos otros,
un medio de representación y comunicación fundamental. No obstante, la fotografía no queda
encerrada en el nivel informativo, más allá de esto la fotografía como toda imagen proyecta una
visión de mundo. Como dice John Berger: “Toda imagen encarna un modo de ver. Incluso una
fotografía, pues las fotografías no son como se supone a menudo, un registro mecánico. Cada vez
que miramos una fotografía somos conscientes, aunque solo sea débilmente, de que el fotógrafo
escogió esa vista de entre una infinidad de otras posibles. Esto es cierto incluso para la más
despreocupada instantánea familiar. El modo de ver del fotógrafo se refleja en su elección del
tema” (Berger, modos de ver, pag 16)

16
Felix del valle gastaminza. Pag del pc
El hecho de que no sea un registro mecánico ni en la más despreocupada instantánea familiar, es
de mucha importancia en los álbumes si tomamos en cuenta, que muchos de ellos son de
instantáneas familiares. Como veremos.