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SOCIEDAD ADMINISTRADORA EDUCATIVA S.A.S.-INSTITUTO BRITÁNICO

TÉCNICO LABORAL POR COMPETENCIAS EN ASISTENTE ADMINISTRATIVO
COMPETENCIA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

TALLER No. 9

MATERIAL DE APOYO INICIAL

GESTION DOCUMENTAL

VIDEOS PARTE PRACTICA DE ESTA TEMATICA (ver en su orden)

Video 1

https://youtu.be/mQyVeuwvRjw

Video 2

https://youtu.be/LO5GLNGPcp0

Video 3

https://youtu.be/k79yJxeIMBs

Video Formato Único de Información documental

https://youtu.be/HiNBd6oZ6Ck

SERIE, SUBSERIE Y SECCIÓN DOCUMENTAL

MATERIAL DE APOYO

Video 1

https://youtu.be/MAMv8qAkIso

Video 2

https://youtu.be/PdosSBqGPRA

El acuerdo 027 del 2006 define SERIE como: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”.

SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de esta por su contenido y sus características específicas.”
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EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva

SECCIÓN DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General,
Tesorería, etc.

Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)

Se debe identificar cada una de las unidades documentales así: CÓDIGO DE LA OFICINA
CÓDIGO DE LA SERIE
CÓDIGO DE LA SUBSERIE
NOMBRE DEL EXPEDIENTE

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 100 folios. Si se requiere más de una carpeta,
proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la
carpeta.
Ejemplo:
CÓDIGO DE LA OFICINA O DEPENDENCIA QUE GENERA LA DOCUMENTACIÓN. DIRECCIÓN 101
CÓDIGO DE LA SERIE ACUERDOS 05
CÓDIGO DE LA SUBSERIE CONSEJO DIRECTIVO 01
NOMBRE DEL EXPEDIENTE ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO

LA GUÍA SE ROTULA EN SU PESTAÑA como se observa en la siguiente gráfica.

Có Código de
di Serie
go Acuerdos
De
pe
nd
en
cia
Dir
ec
ció
n
101.05
ACUERDOS
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LA SUBGUÍA SE ROTULA EN SU PESTAÑA como se observa en la siguiente gráfica.

Có
di
go Código de
De Serie
pe Acuerdos
nd Código de
en Subserie
cia Consejo Directivo

Nombre
Dir
Expediente
ec
101.05.01
ció ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO
n

ORGANIZACIÓN EN LA GAVETA: TENIENDO EN CUENTA LOS SIGUIENTES DATOS:

CÓDIGO DEPENDENCIA: DIRECCIÓN (101)

CÓDIGO SERIE: ACTAS (03)

CÓDIGO SUBSERIE: CONSEJO
DIRECTIVO (01)
C
ÓDIGO SUBSERIE: ASISENTES DE
GERENCIA (08)

CÓDIGO SERIE:
CIRCULARES (05)
CÓDIGO SUBSERIE:
CONSEJO DIRECTIVO (01)

1. GUÍA EN SEGUNDA POSICIÓN

(código de la dependencia y del
documento). 101.03 ACTAS
2. SUBGUÍA EN PRIMERA
POSICIÓN (código de la
dependencia, del documento,
y del tema). 101.03.01 ACTAS
CONSEJO DIRECTIVO
3. CARPETAS
COLGANTES EN TERCERA
POSICIÓN: 101.03.01
ACTAS CONSEJO DIRECTIVO
4. CARPETA LEGAJO EN
TERCERA POSICIÓN: ACTAS
FEBRERO 2012
5. ÍNDICE: IDENTICARLO
CON LAS GUÍAS Y SUBGUÍAS
GAVETA MODELO SERIES Y
SUBSERIES
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NOTA: al realizar el ejercicio NO se escribe entre paréntesis (guía), (subguía) ni (carpeta)

ACTIVIDADES PARA DESARROLLAR

I. REALIZAR
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1. Crear el archivo de Rodríguez y Hnos. Codificar de acuerdo a las series y subseries. los INFORMES son originados por la
dependencia de SEGURIDAD SOCIAL; cuyo código es 320; las ACTAS, por la dependencia de PRESIDENCIA, código 450, y las
CIRCULARES, por la dependencia de BIENESTAR, código 260.
INSTRUCCIONES:
1. Para el manejo de las GUÍAS o separadores rotular a partir del CÓDIGO de la DEPENDENCIA generadora de la documentación y
tener en cuenta los CÓDIGOS de las SERIES y SUBSERIES.
INFORMES 43 Informes Gestión Calidad 04 carpetas (INFORMES MARZO 2012) (INFORMES ABRIL 2012)
Informes Auditoría 01 carpetas (INFORMES AGOSTO 2012) (INFORMES ENERO 2012)

ACTAS: 50 Actas Reunión Coordinadores 15 carpetas (ACTAS OCTUBRE 2012) (ACTAS SEPTIEMBRE 2012)
Actas Reunión Asistentes 19 carpetas (ACTAS JULIO 2012) (ACTAS MAYO 2012)

CIRCULARES 35 Circulares Servicios Generales 11 carpetas (CIRCULARES NOVIEMBRE 2012) (CIRCUALES DICIEMBRE 2012)
Circulares Servicio Vigilancia 22 carpetas (CIRCULARES JUNIO 2012) (CIRCULARES AGOSTO 2012)
Circulares Auxiliares Contables 13 carpetas (CIRCULARES MAYO 2012) (CIRCULARES ABRIL 2012)

2. Al CÓDIGO de la DEPENDENCIA generadora del documento agregarle el CÓDIGO de la SERIE separados por un PUNTO; al CÓDIGO
de la SERIE agregarle el CÓDIGO de la SUBSERIE separados por un PUNTO.
3. Al ubicar los separadores o GUÍAS de las SERIES o SUBSERIES, en la gaveta, seguir un ORDEN NUMÉRICO, teniendo en cuenta la
CODIFICACIÓN.
4. El ÍNDICE se identifica con todas las GUÍAS y SUBGUÍAS.

II. RESUMA
Los 8 pasos para la Gestión documental (Haga uso de imágenes)

Acuerdo 027 de 31 de Octubre 2006 del Archivo General de la Nación

Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nacion

MATERIAL DE APOYO

https://youtu.be/oZmI-1s78AY

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/

RUBIELA YEPES MARULANDA

Facilitadora 2020