PROCEDIMIENTO DE Código: COM–PT-01

GESTIÓN COMERCIAL Versión: 6

Gestión Comercial Fecha: 28/05/20

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN COMERCIAL

MOSQUERA.

MAYO DE 2019

Elaborado por: Revisado por: Revisado y Aprobado por:

Wilmer Acevedo Johanna Aldana Carlos Fajardo Mejía

Coordinador HSEQ Asistente de operaciones Gerente General
Fecha: 12/09/2013 Fecha: 28/05/20 Fecha: 28/05/20
 PROCEDIMIENTO DE Código: COM–PT-01
GESTIÓN COMERCIAL Versión: 6
Gestión Comercial Fecha: 28/05/20

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos de identificación de los requerimientos y necesidades del

cliente, con el fin de establecer vínculos contractuales en la prestación de servicios de
movilización y transporte.

2. ALCANCE
Aplica para todas solicitudes de servicio requeridas por el cliente.

3. RESPONSABLE
El Responsable principal de la aplicación, seguimiento y mejoramiento de este
procedimiento es el Gerente General o quien haga sus veces de Líder del área comercial.

Es responsable de establecer los precios o tarifas de las cotizaciones o propuestas

enviadas al cliente.

4. DEFINICIONES

Adjudicación: Decisión emanada por el cliente en el cual determina la selección de un

proponente o cotizante en determinado Contrato objeto de participación.

Anexo: Es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan a un Pliego de

Condiciones y que hacen parte integral de las condiciones de cumplimiento de un contrato.

Cliente: Son todas aquellas empresas, instituciones o personas que mediante contrato,
convenio o cualquier relación comercial adquieren los servicios prestados por Addec S.A.S.

Contratante: Corresponde al término legal utilizado para designar a toda aquella empresa,
cliente o institución que contrata los servicios ofrecidos por otra.

Contrato: Negocio jurídico que se suscribirá entre una entidad dos partes, por medio del
cual se imponen a las partes las obligaciones recíprocas y se le conceden los derechos
correlativos que instrumentan la relación contractual que se busca establecer a través de la
prestación de un servicio.

Contratista: Corresponde al término legal utilizado para designar a una empresa que ha
sido adjudicada con un contrato para la prestación de un servicio.

Cotización: Presentación de una propuesta para ofrecer los bienes y servicios ante un
cliente.
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Especificaciones: Procesos y procedimientos a los que se deben ceñir el Contratista

durante la ejecución de un contrato.

5. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA Y APLICABLES

CÓDIGO NOMBRE
COM-FM-02 Formato control de cotizaciones COM-FM-02

HSEQ-FM-71 Formato de Inspección vial

COM-IN-01 Instructivo de Satisfacción del Cliente

HSEQ-FM-44 Encuesta de Satisfacción del Cliente

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE

INICIO 1. Realizar la solicitud de cotización o
solicitud de oferta con sus respectivos
documentos o Anexos de requisitos
específicos. Cliente
Realizar solicitud de
cotización.
Dicha solicitud puede ser realizada vía
física, telefónica o por correo electrónico.
2. Revisar y analizar la solicitud de oferta
hecha por el cliente, junto con los
Revisar y analizar la Anexos o requisitos específicos.
Gerente General
viabilidad de la solicitud
realizada por el cliente.
3. Se le asigna un número consecutivo a
Asistente de
la propuesta o cotización, se diligencia el
Operaciones
formato control de cotizaciones COM-
FM-02 y se envía la propuesta por correo
electrónico
4.Realizar seguimiento a la propuesta
comercial, Gerencia realiza dicho
NO
seguimiento por llamada telefónica
directamente al cliente.
¿Se
acepta la
oferta? Gerente General /
Si la solicitud de ofertas o de cotización
Asistente de
es aceptada de acuerdo con la
Operaciones
SI FIN disponibilidad de recursos, continúa con
el numeral 5, de lo contrario finaliza el
proceso.
 PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN COMERCIAL
NO
¿Requiere
inspección
vial?
SI
Informar al Supervisor HSE o
Supervisor de Operaciones
para la realización de la
inspección vial de acuerdo con
la ruta solicitada.
Realizar la inspección en el
formato de inspección vial
HSEQ-FM-71.
Organizar los documentos.
Revisar y firmar el contrato
u orden de servicio.
Ejecutar el contrato de
acuerdo con los requisitos.
Código: COM–PT-01
Versión: 6
Gestión Comercial Fecha: 28/05/20
5. Si se requiere inspección vial,
entonces continúa con el numeral 6, de Gerente General
lo contrario continua con el numeral 9.
6.informar al Supervisor HSE o
Supervisor de Operaciones e Izajes para
que realicen la inspección vial de
acuerdo con la ruta solicitada en la
Gerente General /
cotización del cliente.
Supervisor
HSE/Supervisor de
Nota: estas inspecciones viales solo se
Operaciones e Izaje
realizan en caso de que la vía a transitar
sea de difícil acceso (trocha) o donde
haya afectación a la comunidad, o si se
requiere en la cotización.
7.Realizar la inspección vial en la ruta
establecida diligenciando en el formato
de Inspección vial HSEQ-FM-71 los
riesgos, peligros o puntos críticos Supervisor HSE /
durante el trayecto, las recomendaciones Supervisor de
y el registro fotográfico correspondiente. Operaciones e Izaje
Envía la inspección vial al correo del
asistente de operaciones.
8. Organizar los documentos necesarios.
Gerente General /
Auxiliar Administrativo
9.Revisar y firmar el contrato u orden de
Gerente General
servicio establecida por el cliente.
10.Ejecutar el contrato de acuerdo con
los requisitos establecidos en los Personal Operativos
Anexos.
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11. Evaluar la satisfacción del cliente una

Evaluar la satisfacción del
cliente una vez realizado o
ejecutado el servicio.
1 campo
FIN
vez ejecutado el contrato o servicio de
acuerdo con lo establecido en el
Instructivo de Satisfacción del Cliente
COM-IN-01 en el Formato HSEQ-FM- Asiste de Operaciones
44. y/o Supervisores en
Esta encuesta es para todos los servicios
prestado por ADDEC.
Se finaliza el proceso.

7. HISTORIA DEL DOCUMENTO

HISTORIA DEL DOCUMENTO

VERSIÓN DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Coordinador Coordinador Gerencia
01 Versión Inicial 12/09/2013
HSEQ HSEQ General
Se elimina el diligenciamiento del
Coordinador Coordinador Gerencia
02 documento Formato de chequeo de 23/07/2015
HSEQ HSEQ General
requisitos del cliente COM-FM-01.
Se especifica que por medio de correo
electrónico se le comunicará el área de
HSEQ de una movilización.
Coordinador Gerencia
03 14/03/2017
HSEQ General
Se hace un sobre en qué casos aplica
una inspección vial

Se modifica el formato COM-FM-01 y

se implementará, dando cumplimiento Coordinador Coordinador Gerencia
04 27/06/2018
la ISO 9001:2015 en el numeral 8.3 HSEQ HSEQ General
Diseño y desarrollo.
Se elimina el formato COM-FM-01 ya
que no se encontraba en uso.
Se ajusta el procedimiento de acuerdo
Coordinador Coordinador Gerencia
05 a la realidad. 08/08/2019
HSEQ HSEQ General
Se coloca que las encuestas son para
todos los servicios `prestado por
ADDEC.
Se ajusta el cargo del encargado de
temas documental en la empresa, se Coordinador Asistente de Gerencia
06 28/05/2020
especifica que el item 10 los HSEQ operaciones General
responsables es el personal operativo.