Universidad Tecnológica Metropolitana

Carrera de Ingeniería Comercial

Contabilidad II
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CONTABILIDAD Y CONTROL DE EFECTIVO

1 Caja y Bancos (Ciclo de efectivo)

a) Comprensión y definiciones
El efectivo o también denominado disponible en normas de la SVS, comprende el dinero mantenido en efectivo,
inmediatamente disponible para cualquier propósito.

Definición según circular 1501 SVS (4 de octubre 2000):

Disponible: Fondos en caja o depositados en cuentas corrientes bancarias, tanto en moneda nacional como
extranjera, de disponibilidad inmediata y sin restricciones de ningún tipo.

De existir restricciones, estos activos deberán ser clasificados bajo el rubro “Otros activos circulantes” y revelarse
su condición en notas a los EEFF.

En un concepto más amplio, el efectivo equivalente incluye inversiones de alta liquidez, a corto plazo (menos
de 90 días), respecto de las cuales no existe duda sobre su valor de liquidación. En esta categoría se
encuentran los depósitos a plazo, fondos mutuos de renta fija, etc., ambas inversiones de alta liquidez y de
un valor de liquidación conocido.

La naturaleza de este tipo de activos es ser bienes de fácil transferencia, expuestos a elevados riesgos de control e
inherentes. El disponible es un activo especialmente expuesto a la apropiación indebida por lo que frecuentes
actos fraudulentos se han cometido afectando la razonabilidad e integridad de estos saldos.

b) Responsabilidades de la Gerencia con relación al efectivo Un

manejo eficiente del efectivo debe incluir medidas que:
1. Garanticen la exactitud contable con respecto a ingresos de dinero, pagos de dinero y saldos de dinero.
2. Eviten pérdidas por concepto de fraudes o robos.
3. Permitan mantener en todo momento el dinero suficiente para hacer los pagos necesarios, más un saldo
razonable para emergencias.
4. Eviten mantener cifras innecesariamente grandes de dinero ocioso en cuentas bancarias que no producen
renta alguna.

c) Requisitos básicos para el control interno del efectivo

Los principales pasos para el establecimiento de un buen control interno sobre el efectivo son los siguientes:
1. Separar la función de manejo del efectivo de la función de contabilización de los registros contables.
2. Preparar un control que relacione los ingresos a caja en el momento y lugar en que se recibe el dinero.
3. Exigir que todos los ingresos de caja se depositen diariamente al banco.
4. Exigir que la validez y el valor de cada desembolso se verifique antes de girar el cheque de pago.
5. Separar la función de aprobación de gastos de la función de firma de cheques.

1.1 CAJA
Dependiendo de las operaciones comerciales de la empresa podemos diferenciar una cuenta Caja en Moneda
Funcional (pesos) y en Moneda Extranjera.

Los ingresos de caja provienen de dos tipos principales: dinero recibido en el mostrador en el momento en que se
efectúa una venta, y dinero recibido por recaudación de cuentas por cobrar.

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Los egresos de caja provienen de pagos a servicios básicos mínimos, depósitos al banco y emergencias contables.

Operaciones y registros.
 Ingresos
------------------------------x----------------------------------
Caja XX
Clientes/Cuentas x Cobrar XX
------------------------------x----------------------------------

 Egresos
------------------------------x----------------------------------
Gastos XX
Caja XX
------------------------------x----------------------------------

El control interno básico para la cuenta caja es el Arqueo ¿Qué

es un Arqueo?
Un arqueo es determinar qué cantidad de fondos tiene una empresa o una unidad de la empresa, ya sea
tesorería, caja u otra. Estos fondos pueden ser:

 Caja  Letras en cartera

 Cheques al día  Documentos protestados
 Cheques a fecha  Pagarés u otros

Entre los objetivos del arqueo están:

• Verificar que el saldo sea el equivalente al dinero físico que existen.
• Determinar el monto real de efectivo, debiendo ajustarse contablemente aquellas partidas que correspondan.

Generalmente el arqueo se practica a la fecha de Balance, con el fin de presentar los valores efectivamente
existentes en los estados finales; sin embargo, se recomienda realizar arqueos periódicos con el fin de realizar
controles y evitar malos usos o filtraciones del efectivo o equivalente durante el ejercicio.
El arqueo debe realizarse en forma sorpresiva y simultáneamente en caso de haber varias Cajas en la
organización.
Este debe ser tomado por una persona que no tenga participación en el manejo y control de los fondos debiendo
estar presente el Cajero.
Al hacer el arqueo debe hacerse en primer término el recuento del dinero; luego tomar los documentos
representativos de dinero y finalmente se presentaran los valores y documentos que reflejan salida de dinero que
aún no han sido enviados para su registro en la contabilidad.
Se dejará constancia del arqueo levantando un acta que puede tener la siguiente disposición:

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ACTA DE ARQUEO.
DIA................................................... HORA:___________________
PERSONAS PRESENTES:
NOMBRES:___________________________________ CARGO:______________ DETALLE:
1) BILLETES:
................Billetes de $ 20.000.- .....................................
................Billetes de $ 10.000.- .....................................
................Billetes de $ 5.000.- ......................................
…………Billetes de $ 2.000.- ………………………..
…………Billetes de $ 1.000.- ……………………….
2) MONEDAS:
.............. DE $ 500.- ...............................
............... DE $ 100.- ..............................
.............. DE $ 50.- .............................
.............. DE $ 10.- ............................
………... DE $ 5.- …………………..
………… DE $ 1.- …………………..

CHEQUES:
Nº BANCO FECHA EMISION VALOR
...... ............... ............................. ..............

3) TARJETAS DE CRÉDITO:
Entidad emisora Valor

4) OTROS DOCUMENTOS:
Fact./ Boleta Nº Fecha emisión Valor

TOTAL SEGÚN ARQUEO XXXXXXXX

5) OBSERVACIONES QUE PUEDA MERECER EL PROCESO EN RELACIÓN A:

Orden y opinión en relación al manejo de caja.

FIRMAS FIRMAS.

Realizado el Arqueo debe hacerse la comparación con el saldo de caja, pudiéndose presentar las siguientes
situaciones:
a) Que haya un menor valor en caja (faltante).
a) Que haya billetes falsos.
b) Que haya cheques y documentos vencidos.
c) Que haya cheques del personal.
d) Que haya otros documentos.

En el caso de los faltantes de caja éste puede tener los siguientes tratamientos:

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1) Si el cajero tiene asignación de Pérdida de Caja, el faltante se cargará en su cta. cte., debiendo analizar las
circunstancias en que produjo dicha pérdida.
2) El cajero no tiene asignación de Pérdida de Caja, en este caso podría ocurrir que la pérdida o faltante lo
asuma la empresa o se le descuente al trabajador(a)

Con respecto a los billetes falsos es un costo que en general, debe asumir la empresa si es que no tiene las
facilidades técnicas para detectar los billetes falsos.

En relación a los documentos vencidos representa una negligencia del cajero, porque debió depositarlos en su
oportunidad, deberán buscarse los medios para solicitar el reemplazo de ellos.
Como política general del manejo de fondos no debe permitirse el cambio de cheques o tarjetas de crédito del
personal, ya que para ello comúnmente la empresa otorga anticipos.

De lo anterior se puede deducir que el saldo que acuse la contabilidad, debe ajustarse para dejar reflejado el valor
que efectivamente existe en caja.

1.2 BANCOS
Dependiendo de las operaciones comerciales de la empresa podemos diferenciar una cuenta Banco en Moneda
Funcional (pesos) y en Banco en Moneda Extranjera.

Los ingresos de bancos provienen de: dinero en efectivo o documentos depositado por la empresa y dinero o
documentos depositados por clientes directamente y transferencias bancarias.

Según un buen sistema de control interno exige que todos los desembolsos de efectivo se hagan con cheque,
ejemplo Pagos a Proveedores, Pago de Remuneraciones, Pagos de Gastos, Pagos de Impuestos, Gastos
Bancarios, etc.

Operaciones y registros.
 Depósitos
------------------------------x----------------------------------
Banco XX
Caja o XX
Clientes/Cuentas x Cobrar XX
------------------------------x----------------------------------
 Cheques
------------------------------x----------------------------------
Proveedores o XX
Gastos/Remuneraciones x Pagar XX
Banco XX
------------------------------x----------------------------------
 Gastos bancarios
------------------------------x----------------------------------
Gastos/Comisión XX
Banco XX
------------------------------x----------------------------------

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El control interno básico para la cuenta banco es la Conciliación Bancaria ¿Qué
es la Conciliación Bancaria?
El propósito de la conciliación bancaria consiste en lograr el control inherente de los dos registros
independientes de transacciones del efectivo; un registro que se mantiene por la empresa y el otro por el
banco. Cuando estos dos registros se concilian (son Iguales), tenemos la seguridad de la correcta
contabilización de las transacciones en efectivo.
Por lo cual la conciliación bancaria ajusta el saldo en efectivo de la empresa y el saldo de efectivo con el
banco con cualquiera de los rubros que no se hayan registrado.

Los registros que no se hayan contabilizado pueden ser:

1) Ciertas transacciones registradas por la empresa y aún no han sido registradas por el banco, ellas son:
• Cheques girados y no cobrados; son cheque emitidos por la empresa pero que aún no se han cobrado en el
banco por ser a fecha o depositados en otras localidades del país.

• Depósitos en Tránsito; Son los depósitos que se envían al banco y aparecen al día siguiente en los
registros del banco (cartola Bancaria).

2) Ciertas transacciones que pueden aparecer en la cartola bancaria pero aún no han sido registradas en la
empresa, ellas son:
• Cargo por mantención de la cuenta corriente.
• Cargo por protesto de letras descontadas.
• Cargo por cheques devueltos (cheques depositados y protestados)
• Cargo por comisiones de cobranza u operaciones con el exterior.
• Abono por descuento o cobranza de letras.
• Abono por depósitos de clientes en otras oficinas del banco, en pago de facturas o letras.
• Abono por préstamos otorgados.
• Abono por remesas del exterior (en caso de las exportaciones)

Conciliación Bancaria: Contabilidad

Concepto Cargo Abonos Saldo Concepto Debe Haber Saldo
Saldo inicial 10 10 Saldo inicial 10 10
Depósitos 20 30 Depósitos 20 30
Cheques emitidos 5 25
0 Cheques emitidos 5 25
Saldo final 25 Saldo final 25

En la práctica esta situación no se produce puesto que existen diferencias en la oportunidad de

los registros de operaciones entre el banco y la sociedad.

Pasos a seguir en la Preparación de la Conciliación Bancaria:

METODOLOGÍA DE LA PREPARACIÓN DE LA CONCILIACIÓN:

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a) Verificar las operaciones que encuentran registradas en ambas entidades mediante un TILDE.
b) Determinar las operaciones que se encuentran registradas en la contabilidad de la empresa, sean éstas
cargos o abonos y que no están incorporadas en la Cartola, por ejemplo, cheques girados y no
cobrados.
c) Determinar las operaciones que están registradas en la Cartola y que la contabilidad de la empresa
aún no las ha registrado.

Se producen diferencias entre el saldo según libro mayor y el saldo de la cartola, que pueden ser resumidas bajo lo
siguiente:

MM$ M$

Saldo según Mayor (Contable) 102.2 Saldo según Cartola 66.7

96 83
+ cheques girados y no cobrados 12.000 - cheques girados y no cobrados -
12.00
0
+ Depositos no contabilizados 10.000 - Depositos no contabilizados -
10.00
0
- Cargos no contabilizados (Emisión cheques) -42.513 + Cargos no contabilizados (Emisión cheques) 42.5
13
- Depósitos no registrados por el banco -15.000 + Depósitos no registrados por el banco 15.0
00
+/- Otros ajustes 0 +/- Otros ajustes 0
Saldo según
Cartola
66.783 Saldo según Mayor (Contable) 102.2
96

d) Prepare los asientos contables para aquellos registros de la cartola bancaria que no han sido
contabilizados por la empresa.