TAREA A REALIZAR

1. Investigar cuales son los documentos requeridos por cada institución en las que se
debe inscribir la cooperativa y el tipo de formulario a llenar (descargar el formulario de
cada institución y anexarlo al reporte) incluyendo la inscripción en el Ministerio de
Hacienda:

Descripción del servicio

El servicio de legalización de las organizaciones de productores agrícolas, incluye brindar

capacitación sobre cooperativismo, asistir a las asambleas de constitución y asesor para
elaboración de acta de constitución y estatutos, requisitos para solicitar y obtener la
Personería Jurídica otorgada por el señor ministro de agricultura.

Requisitos generales del servicio:

 Presentar la solicitud en recepción con sus documentos anexos;

 Solicitud de Personalidad Jurídica;
 Acta de Constitución (Cuando se trata de Asociaciones Cooperativas en papel
simple, en el caso de las Asociaciones Agropecuarias en Escritura Pública;
 Membresía;
 Fotocopia de DUI de cada uno de los Asociados.
Nota: Las solicitudes pueden ser descargadas al final de esta página.

Pasos a seguir:

 Recepción recibe la documentación, la anota en su libro de control y la remite al

coordinador del Área Jurídica;
 El área jurídica revisa la documentación y el expediente del grupo que solicita su
inscripción para verificar el cumplimiento de las disposiciones legales. Si existen
errores, se observa la documentación y se devuelve al interesado para su
corrección y nueva presentación;
 Si la documentación está conforme a la ley, la remite al despacho ministerial para
firma del señor ministro o su representante;
 Una vez firmada por el señor ministro, se comunica a los interesados para hacer la
entrega de la documentación que acredita.

Tiempo de Respuesta

De tres meses a seis meses.

Lugar y fecha.____________________________________________________

Señor
Jefe Departamento de Asociaciones
Agropecuarias. M.A.G.
Presente.

El Grupo Gestor __________________________________________________, del

domicilio de _____________, departamento de __________________. Solicitamos a

usted con todo respeto, nos envié a un delegado del Departamento a su cargo,

para que nos capacite en la jornada de promoción a fin de asesorarnos en el

proceso de legalización de nuestra cooperativa; el día ________________________

a las ________ horas en el lugar de ____________________.

Dichas asesorias consisten en tres jornadas que serán impartidas por delegados de

esta oficina.

Le agradecemos su atención y apoyo, atentamente.

__________________________ ______________________________
Lugar y fecha.____________________________________________________

Señor:
Jefe Departamento de Asociaciones
Agropecuarias. M.A.G.
Presente.

El Grupo Gestor ______________________________________________________, del

domicilio de _____________, departamento de __________________. Solicitamos a

usted con todo respeto, nos envié a un delegado del Departamento a su cargo,

para que nos capacite en la jornada de organización a fin de asesorarnos en el

proceso de legalización de nuestra cooperativa; el día

__________________________a las________horas en el lugar

______________________________.

Dichas asesorias consisten en tres jornadas que serán impartidas por delegados

que usted asigne.

Le agradecemos su atención y apoyo, atentamente.

__________________________ _________________________
Notas:

 Durante el proceso de verificación puede ser requerida documentación e información adicional según el caso.
 Debe presentar original y fotocopia de todos los documentos, los cuales deben estar vigentes y legibles
 Si no presenta documentos originales debe presentar en su defecto fotocopias certificadas.

Procedimiento general:

Las Gestoras de Fondos de Inversión a través de sus Representantes Legales que soliciten la inscripción en el Registro de
Contribuyentes (NIT o IVA), o realizar cualquier modificación a los datos del Registro deben cumplir con los requisitos
establecidos, presentar el comprobante de pago de los derechos de inscripción o reposición de NIT y esperar su turno en
el área de atención respectiva.

2. Libros administrativos que deben llevar las cooperativas, quien los autoriza y para qué
sirve cada uno:

De Actas: autorizado por INSAFOCOOP (Si se van a llevar de forma manual deben ser con
pasta fuerte rayados)

NOMBRE DEL LIBRO

 Libro de Actas de la Junta de Vigilancia

 Libro de Actas del Comité de Educación

 Libro de Actas del Comité de __________

 Libro Control de Asistencia a Asambleas Generales

 Libro de Aumento y Disminuciones de Capital: Se asentarán las operaciones de

capital variable de la sociedad, también se asentará el capital mínimo de la
sociedad, de acuerdo a lo dispuesto en la escritura pública de constitución.

 Con relación a los libros de Actas de los Comités, se deberá presentar un libro por cada
comité según lo especifique los estatutos.

 Con relación al Libro de Registro de Asociados, se presentará el formato impreso en

hojas anilladas o libro empastado con los datos especificados de la cooperativa, el
número de folios dependerá del número de los asociados existentes, agregándoles un
número más con estimación proyectada.

 Si los libros de actas se van a llevar de forma mecanizada, deberán presentar las hojas
numeradas para su legalización.
 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA COOPERATIVA PARA LEGALIZAR LIBROS

PRIMERA VEZ

1. Presentar solicitud en original y copia debidamente firmada por el/la

Representante Legal (presidente(a) del consejo de Administración) de la
cooperativa.
2. Los libros pueden presentarse empastados o en hojas separadas. Si son
administrativos (actas), según el listado de libros recomendados; en el caso de los
libros contables de acuerdo a lo descrito en el Sistema Contable.

3. Si es en hojas separadas deben presentarse debidamente foliadas.

4. Cada libro debe iniciar con el folio No. 1

SEGUNDA VEZ

1. Cumplir con los numerales anteriores.

2. Presentar libro anterior cuando está legalizado de forma manual.
3. Si es por hojas separadas debe presentar la hoja de autorización del libro
terminado.
4. Evidenciar los últimos folios utilizados y el o los sin utilizar.

Tiempo máximo de realización del servicio: 8 días hábiles después de recibida la solicitud

LIBROS EXTRAVIADOS

Libros Administrativos

1. Presentar solicitud en original y copia debidamente firmada por el/la Representante

Legal (presidente(a) del consejo de Administración) de la cooperativa.

2. Evidencia de las gestiones que se realizaron para la recuperación de los libros.

3. Acuerdo de Consejo del Consejo de Administración solicitando al INSAFOCOOP, la

reposición de libros, con el acuerdo del visto bueno de la Junta de Vigilancia los
acuerdos deben estar debidamente registrados en los libros respectivos).
3. Libros contables que deben llevar las cooperativas, quien los autoriza y que se registra
en cada uno de ellos:

De Contabilidad:

Conforme a los libros y forma que señala el Sistema Contable de cada cooperativa,
debidamente autorizado por INSAFOCOOP.

En el sistema Manual los libros multicolumnares, podrán ser:

 Libro Diario: Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos

efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el
período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro consta de dos
columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben
asentarse en el libro debidamente autorizado.

 Libro de Estados Financieros: son informes que utilizan las instituciones para dar a
conocer la situación económica, financiera y los cambios que experimenta la
misma a una fecha o periodo determinado.

 Libro Mayor: Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las

diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y
patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro
debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que
aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en
forma particular.

 Libro Diario Mayor: Se efectuarán los asientos contables resumiendo las

operaciones que diariamente realice la empresa incluyendo los ajustes mensuales.

Cuando el sistema contable de la Cooperativa ha sido autorizado bajo el sistema

Mecanizado, se deberán presentar las hojas numeradas para su legalización.

LIBROS EXTRAVIADOS

1. Cumplir con los requisitos del 1 al 3

2. Si fue por accidentes o hurto presentar copia del acta de la denuncia policial.
3. Presentar inventarios de saldos con que se iniciará la contabilidad debidamente aprobados por
acuerdo de Asamblea General.
Tiempo máximo para los libros extraviados: 20 días hábiles después de recibida la solicitud

4. Las cooperativas que autoriza el Ministerio de Agricultura y Ganadería, que libros

deben llevar y quien los autoriza:

Las Asociaciones Agropecuarias reguladas por el departamento de Asociaciones del

Ministerio de Agricultura y Ganadería, Los Libros únicamente son autorizadas por esa
autoridad;

 Libro de Registro de Asociados

(Modelo proporcionado por INSAFOCOOP)
 Libro de Registro de Aportaciones
 Libro de Actas de Asambleas Generales
 Libro de Actas del Consejo de Administración

Requisitos generales

 Presentar la solicitud y los libros a legalizar cuando es primera vez.

 Para legalizar un segundo libro, deberá presentar la respectiva solicitud, el libro
anterior terminado y el nuevo libro.
 Si la causa del libro es por extravío o sustracción, presentar una certificación de
punto de actas, firmada y sellada por todos los miembros de los órganos de
dirección cumpliendo con el procedimiento legal.

5. Principios a los que deben ceñirse las cooperativas:

Art. 2.- Toda Cooperativa, debe ceñirse a los siguientes principios:

a) Libre adhesión y retiro voluntario;

b) Organización y control democrático;

c) Interés limitado al capital;

 ch) Distribución de los excedentes entre los Asociados, en proporción a las operaciones
que éstos realicen con las Asociaciones Cooperativas o a su participación en el trabajo
común;

d) Fomento de la educación cooperativa;

e) Fomento de la integración cooperativa.

6. Normas a las que tienen que sujetarse las cooperativas:

Art. 3.- Toda Cooperativa debe sujetarse a las siguientes normas:

a) Mantener institucionalmente estricta neutralidad religiosa, racial y política-partidista;

b) Reconocer la igualdad de derechos y obligaciones de todos los Asociados, sin

discriminación alguna;

c) Reconocer a todos los Asociados el derecho a un voto por persona, sin tomar en cuenta
la cuantía de sus aportaciones en la Cooperativa. Este derecho se ejercerá personalmente
y sólo podrá ejercerse por medio de delegado en los casos y con las limitaciones
establecidas en esta ley.