Rating Cualidades clave

8
Aplicable
Bien estructurado
Ejemplos concretos

Mejore sus reuniones virtuales

Cómo comunicarse desde cualquier lugar, dominar las llamadas en
video y conferencias telefónicas y colaborar como un profesional
(Improve Your Virtual Meetings)
John Arthur | John Arthur Books © 2020

Incluso antes de la COVID-19, las conferencias telefónicas y las videoconferencias eran parte del
mundo de los negocios. El ejecutivo John Arthur argumenta que para prosperar en este entorno
remoto hay que entender cómo hacer el mejor uso de la tecnología actual. En este breve y práctico
texto, Arthur explica cómo puede presentarse como le gustaría que los demás lo vieran al conocer
estrategias fundamentales para asistir o realizar conferencias telefónicas y videoconferencias.
Ofrece directrices útiles que cubren una amplia gama de temas, incluyendo cómo elegir un lugar,
cómo modular su voz y cómo configurar el sonido, el video y la iluminación.

Ideas fundamentales
• A medida que aumenta la gente que trabaja a distancia, las empresas dependerán más de las
reuniones virtuales.
• Con su personal trabajando desde casa ahorra dinero y reduce las tasas de desgaste a la mitad.
• Las empresas deben definir las pautas de las reuniones virtuales.
• La preparación, una agradable voz telefónica y una adecuada etiqueta telefónica mejorarán la
calidad de sus llamadas en conferencia.
• Para lucirse en las videoconferencias, haga su presencia más profesional.
• La práctica le ayudará a mejorar sus habilidades para las reuniones virtuales.
• Maneje la fatiga del Zoom para adelantarse al grupo.

www.getabstract.com

BatchLoginContext[cu=3904464,asp=3833,subs=0,free=0,lo=es] 2020-10-15 07:08:12 CEST

 Resumen

A medida que aumenta la gente que trabaja a distancia, las empresas dependerán
más de las reuniones virtuales.

Desde 2010, las empresas han adoptado cada vez más las reuniones a distancia: las llamadas
telefónicas de persona a persona se convirtieron en llamadas de conferencia, y las reuniones
en persona se transformaron en reuniones de video. La COVID-19 aceleró la tendencia hacia la
interacción virtual. Las videoconferencias ahora son ubicuas. La pandemia pone de relieve por
qué los trabajadores que buscan un avance profesional y las empresas que quieren seguir siendo
viables necesitan aprender a utilizar esta tecnología.

Los avances en la tecnología van en paralelo al aumento de las conferencias de audio y video.
Antes, cuando descargar una imagen por internet tardaba casi medio minuto, ninguna tecnología
accesible ofrecía un medio eficaz para vincular a numerosas personas a través del video. El ancho
de banda mayor de hoy día soporta muchas de estas actividades.

“Un aspecto positivo es que […] [el coronavirus] inició una tendencia de hacer arreglos
para trabajar en casa que probablemente nunca se revertirán por completo”.

Las reuniones virtuales han aumentado debido al creciente número de trabajadores autónomos y
“nómadas digitales” que se ganan la vida principalmente a través de internet. Debido a que estas
personas pueden trabajar a miles de kilómetros de su oficina, las reuniones en persona son poco
frecuentes. La capacidad de echar mano del mejor talento, dondequiera que esté, ahorra dinero a
las empresas y trabajar en línea amplía las oportunidades de los trabajadores independientes.

Con su personal trabajando desde casa ahorra dinero y reduce las tasas de desgaste
a la mitad.

Para las empresas, contar con un personal independiente fuera de la empresa significa poder
elegir entre una mayor cantidad de talento. Puede seleccionar freelancers para proyectos
específicos a un costo menor. Las empresas gastan menos en espacio de oficina cuando emplean a
trabajadores remotos. Incluso tener la mitad de su personal de tiempo completo trabajando desde
casa resultará en un ahorro significativo.

Los trabajadores independientes, de igual manera, obtienen beneficios financieros. Pueden dar
servicio a clientes globales mientras viven en zonas con un menor costo de vida. Aunque los
independientes se enfrentan al costo inicial de comprar el equipo que requiere una oficina virtual,
ahorran en los desplazamientos y otros gastos relacionados con el trabajo. El teletrabajo también
ayuda a la retención del personal. Forbes reporta que más del 80% de empleados quisiera trabajar
desde casa. Los trabajadores a menudo tienen mejor ánimo cuando no tienen que transportarse al
trabajo o lidiar con la conmoción de la oficina.

www.getabstract.com
2 de 7

BatchLoginContext[cu=3904464,asp=3833,subs=0,free=0,lo=es] 2020-10-15 07:08:12 CEST

 Las empresas deben definir las pautas de las reuniones virtuales.

Algunos líderes prefieren las reuniones en persona siempre que sea posible, pero otros las
prefieren reuniones virtuales. Sea cual sea la inclinación de su empresa, defina las pautas de sus
reuniones virtuales. Aclare si las reuniones se realizarán en audio o video, dónde pueden estar las
personas durante las reuniones, y quién organizará el orden del día y tomará notas.

Los líderes empresariales pueden fomentar la práctica de las reuniones virtuales apoyándolas
por encima de las presenciales y mostrándose totalmente comprometidos y enérgicos durante
las conferencias de audio o video. Los líderes le deben proporcionar al personal los recursos que
necesita para trabajar en casa, como pagar el servicio de telefonía celular. También puede ser
necesario invertir en tecnología de conferencias.

“No hay mayor exterminador del movimiento de reuniones virtuales que una plataforma
que no funciona”.

La gente que trabaja desde casa puede enfrentarse a distracciones difíciles. Cuando trabaje a
distancia, busque un lugar que le ayude a concentrarse y le dé un sentido de rutina. Trabajar en
una cafetería no cuenta como teletrabajo, pues esos lugares están llenos de distracciones. El ruido
de fondo afectará sus llamadas de negocios o reuniones virtuales.

Si necesita una silla cómoda o ayudas ergonómicas, consígalas. Estar incómodo frente a la
computadora afectará la calidad de su trabajo. Considere el impacto visual de su escritorio. Tener
una estación de trabajo de pie le permite moverse mejor en una reunión virtual y puede parecer
más natural.

La creación de una oficina en casa funcional comienza con una robusta conexión a internet. Las
conexiones de video de calidad requieren un ancho de banda de aproximadamente 1 megabits por
segundo. Correr a 1.5 Mbps es aún mejor. Ajuste su conexión a estas velocidades, si es necesario.
Si su equipo o conexión resulta ser insuficiente, parecerá poco profesional.

¿El ruido de sus niños o mascotas afectará sus llamadas? Encuentre un lugar donde los sonidos
fuertes no sean un problema. Cree una rutina. Empiece a trabajar a la misma hora todos los días y
asegúrese de cumplir con sus plazos y alcanzar sus metas. Considere la posibilidad de vestirse para
el día como si fuera a la oficina. Usar ropa más formal resulta en una mayor productividad.

La preparación, una agradable voz telefónica y una adecuada etiqueta telefónica

mejorarán la calidad de sus llamadas en conferencia.

Cuando se prepare para una conferencia telefónica, asegúrese de estar en un lugar tranquilo, sin
ruido de fondo. La sensibilidad de la tecnología actual transmitirá más ruido del que cree. Si tiene
una computadora vieja, no use su audio. Con gente posiblemente en diferentes husos horarios, el

www.getabstract.com
3 de 7

BatchLoginContext[cu=3904464,asp=3833,subs=0,free=0,lo=es] 2020-10-15 07:08:12 CEST

 mediodía es el mejor momento para las llamadas en conferencia. Limite las reuniones sobre un
solo tema a 15 minutos. Incluso las discusiones en profundidad no deben durar más de 45.

Al igual que en las reuniones en persona, envíe cualquier material que los asistentes necesiten leer
antes de la reunión. El orden del día siempre es importante, y más en las conferencias telefónicas.
El orden del día le ayuda a la gente a prepararse, plantearse preguntas o considerar cuestiones
relacionadas con el tema de la reunión. Ponga límites de tiempo en cada punto del orden del día.
Tenga en cuenta que los clientes pueden no haber leído los materiales enviados, por lo que ajuste
su presentación en consecuencia. Crear y repartir previamente a la reunión un resumen ejecutivo
del material puede ayudar.

“Navegue a través de la llamada como si fuera el presentador de un programa de

entrevistas, y haga que sea fácil para la gente seguir”.

Debido a que los asistentes no pueden ver su lenguaje corporal, su voz se vuelve mucho más
importante a medida que transmite información. Los presentadores de radio a menudo exageran
el tono y el ritmo de sus voces porque les ayuda a los demás a entenderlos mejor. Cree una voz
telefónica para aumentar el rango de su voz y experimente con hablar más rápido o más lento. Un
protocolo útil para las conferencias telefónicas incluye que el anfitrión se presente y a los demás
participantes, pedir que silencien sus teléfonos cuando no estén hablando y no hacer varias tareas
a la vez durante la llamada.

Para lucirse en las videoconferencias, haga su presencia más profesional.

Las videoreuniones suelen sentirse menos impersonales que las llamadas de conferencia, por lo
tanto pueden permitir que las personas establezcan relaciones más fácilmente. La preparación de
las reuniones por video es, en muchos sentidos, similar a la preparación de las llamadas, pero las
videoconferencias tienen elementos técnicos y de presentación adicionales que hay que tener en
cuenta. Si está organizando una videoconferencia, inicie su sesión un poco antes de la hora fijada y
defina las directrices de la reunión. Cuando termine la videoconferencia, cierre la aplicación de la
reunión rápidamente.

Asegúrese de que su conexión a internet soporte la organización o la asistencia a una

videoconferencia, ya que ambas requieren un ancho de banda considerablemente mayor que el de
una conferencia telefónica. El equipo de video varía, pero usted necesita uno de alta calidad que
no cree un retraso durante la reunión. La mayoría de las tabletas y portátiles actuales vienen con
cámaras adecuadas. En caso de un problema técnico, el uso del teléfono para el audio suele ser
mejor que el uso del micrófono de la computadora. Siempre pruebe su equipo al comienzo del día
y entre reuniones. Puede probar la velocidad de internet con software gratuito en línea.

“El factor de distracción de un equipo de video malo o un ancho de banda limitado es

enorme”.

www.getabstract.com
4 de 7

BatchLoginContext[cu=3904464,asp=3833,subs=0,free=0,lo=es] 2020-10-15 07:08:12 CEST

 Aprenda todo lo que pueda sobre el software de videoconferencia que usará. Por ejemplo, Zoom le
permite apagar su video durante una reunión si necesita desaparecer brevemente.

A diferencia de una conferencia de voz, una videoconferencia requiere que se presente

visualmente como un profesional. Siéntese o párese frente a un fondo sencillo y profesional. Si no
está a gusto con su fondo del mundo real, muchas aplicaciones le permiten crear un fondo virtual.
Las personas en la videoconferencia verán el espacio de trabajo entre usted y la cámara, así que
asegúrese de que esa área esté ordenada. Cualquier cosa que se mueva en el marco del video, ya
sea su brazo o un ventilador de techo, podría afectar la claridad del video. Durante la reunión,
mire la cámara.

Elija ropa de colores sólidos en tonos neutros, como grises o azules. La ropa en blanco y negro o
la ropa con diseños elaborados no se ven bien en video. Para los hombres, la barba es más visible
en video que en persona. Zoom tiene una función de “Mejorar mi apariencia” en la pestaña de
configuración de video que suaviza el aspecto de su piel y el tono.

La iluminación también puede mejorar su aspecto en línea. La luz natural es lo mejor. Si es

posible, póngase frente a una ventana. Trate de tener una ventana o luz a sus lados también. La
cámara debe estar a la altura de los ojos, no debajo. Puede invertir en un soporte para portátil para
elevar su computadora a la altura de los ojos o usar libros para subirla.

Observe como los presentadores de los noticiarios de televisión y mantenga los ojos en la
cámara. Copie su forma de hablar y moverse y cómo se comunican de forma no verbal con sus
espectadores. Aunque sonreír es importante, contar chistes no es una buena idea.

La práctica le ayudará a mejorar sus habilidades para las reuniones virtuales.

Ser un mejor presentador en reuniones virtuales solo requiere una cosa: práctica. Si trabaja en su
presentación, mejorará. Asegúrese de prepararse para su reunión virtual. Esto no significa ponerse
en orden cinco minutos antes de que empiece. Con suficiente antelación idee una declaración
inicial que capte la atención de la gente. Defina los puntos que quiere hacer y las transiciones entre
ellos. Si utiliza una aplicación de videoconferencia, asegúrese de saber qué funciones ofrece y
cómo utilizarlas.

Experimente con su estilo y la organización de la reunión virtual. Por ejemplo, el autor John
Arthur utiliza dos monitores, uno al lado del otro. Uno muestra a los asistentes de la reunión,
mientras que el otro muestra su orden del día. Cuando necesita pasar al siguiente punto, puede
verlo fácilmente. Usar un bloc de notas es menos intrusivo que escribir en la computadora durante
una reunión.

Su voz es importante en una llamada en conferencia y en una reunión de video, pero las palabras
son solo una pequeña parte de la forma en que se comunica. Su tono de voz y lenguaje corporal
son aún más importantes.

www.getabstract.com
5 de 7

BatchLoginContext[cu=3904464,asp=3833,subs=0,free=0,lo=es] 2020-10-15 07:08:12 CEST

 Aprenda a usar su respiración para mantener la calidad de su voz. Los cantantes emplean técnicas
de respiración para mejorar su rango y volumen. Encuentre un timbre de voz dentro de su rango
natural que produzca un sonido claro y fuerte. Aprenda a jugar con el rango vocal para no hablar
en un monotono. Lo que podría parecerle una expresión excesiva podría resultar atractivo para los
que están en una reunión de audio o video.

“El tono de voz está subestimado como técnica de comunicación”.

Haga un video de usted mismo hablando, como hacen todos los oradores de alto nivel. Al revisar
las imágenes es posible que descubra que un discurso que creía atractivo resulta aburrido. Muchas
aplicaciones de software de video ofrecen un área de reunión de prueba en la que puede ensayar
su presentación. Algunas permiten grabar las reuniones. No importa cómo practique, la repetición
es importante. Sus presentaciones mejorarán a medida que se familiarice con las reuniones
virtuales, sus requisitos tecnológicos y su material.

Si se pone nervioso antes de una reunión, intente un ejercicio de respiración. Inhale durante
cuatro segundos, mantenga la respiración durante siete segundos y exhale durante ocho.
Repita esto tres veces y le ayudará a relajarse. Respire profundamente varias veces y exhale
profundamente antes de comenzar la reunión. La preparación reducirá su ansiedad.

Maneje la fatiga del Zoom para adelantarse al grupo.

El énfasis en las reuniones virtuales durante la pandemia de la COVID-19 ha generado la fatiga

del Zoom. Se requiere más esfuerzo para llevar a cabo reuniones en video que en persona. En
una reunión de video termina mirándose a sí mismo la mayor parte del tiempo, lo cual no es
algo que haga normalmente. No obtiene el aporte del lenguaje corporal o las expresiones faciales
que obtendría durante una reunión en persona. Eso significa que tiene que concentrarse más.
Aunque no interactúa con sus colegas de la misma manera, The Wall Street Journal informa que
probablemente esté interactuando con más gente de lo habitual.

“La cantidad de compromisos interactivos aumenta, lo que puede ser agotador incluso
para alguien extrovertido”.

Para hacer frente a la fatiga, reconozca que existe. Programe descansos entre reuniones. Si sus
contrapartes lo permiten, cambie una videoconferencia por una llamada en conferencia. Si está en
una reunión de video larga, no dude en detener el video por un minuto o dos y moverse. Adquirir
un soporte de laptop para trabajar de pie o un monitor más grande puede ayudar a aliviar la fatiga
del Zoom.

www.getabstract.com
6 de 7

BatchLoginContext[cu=3904464,asp=3833,subs=0,free=0,lo=es] 2020-10-15 07:08:12 CEST

 Sobre el autor
El ejecutivo John Arthur también escribió Manage Your New Career: Learn Quickly, Avoid
Pitfalls and Start Your Career With Momentum.

¿Le gustó este resumen?

Comprar el libro o audiolibro
http://getab.li/40481

Este resumen solo puede ser leído por GUERRA MARULANDA ISABEL CRISTINA . (ICGUERRA@BANCOLOMBIA.COM.CO)
getAbstract asume completa responsabilidad editorial por todos los aspectos de este resumen. getAbstract reconoce los derechos de autor de
autores y editoriales. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este resumen puede ser reproducida ni transmitida de ninguna forma y por
ningún medio, ya sea electrónico, fotocopiado o de cualquier otro tipo, sin previa autorización por escrito de getAbstract AG (Suiza).

7 de 7
BatchLoginContext[cu=3904464,asp=3833,subs=0,free=0,lo=es] 2020-10-15 07:08:12 CEST