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EJECUCIÒN Y PRESENTACIÒN DEL INFORME DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

YADIL JOSE SANGUINO MANZANO

JOHANN SERRANO QUINTERO

Trabajo presentado como requisito para optar una nota en la materia de Auditoria

Administrativa Eje 4

Profesor

MANUEL LIOMER MENDEZ PINZON

FUDANCIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS

ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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San Calixto 2020

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Contenido

Introducción

Capítulo 1. Contexto de la empresa Gran Señora

1.1 Empresa Auditada

1.2 Contexto de la Empresa
1.3 Problemática presente según auditoria.
1.4 Objetivo General de la Auditoria
1.5 Objetivos específicos
1.6 Proceso analizar Auditoria
1.6.1 Alcance de la Auditoria Administrativa
1.7 Planes y procedimientos
1.8 Conocimiento de componentes estructurales de la empresa
1.8.1 Actividad de económica
1.8.2 Órganos de dirección
1.8.3 Composición del capital
1.8.4 Planta física
1.8.5 Comercialización
1.8.6 Inventario
1.8.7 Cartera
1.9 Disposiciones legales
1.9.1 Código Sanitario. Ley 09 de 1979
1.9.2 Ley 399 de agosto 19 de 1997
1.9.3 Ley 1314 de 13 de julio de 2009. Ley Contable

Capítulo 2. Logro de objetivos de la Auditoria

2.1 Capacidad óptima para el logro de los objetivos

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Capítulo 3. Premisas

3.1 Premisas para lograr éxitos en las actividades efectuadas por Gran Señora

3.2 Objetivos a alcanzar

3.3 Objetivos no logrados

Capítulo 4. Hallazgos

4.1 Combinar Hallazgos y diagnosticar

Capítulo 5. Diagnostico final de auditoria

5.1 Presentación del diagnóstico Final de Auditoria

Capítulo 6. Riesgos de la empresa

6.1 Análisis riesgos de la empresa

Conclusiones

Referencias Bibliográficas
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INTRODUCCIÒN

El diseño e implementación de la auditoria lleva consigo la realización de un examen de

los procesos y de la actividad económica de una empresa con la finalidad de confirmar si se

ajustan a lo fijado por las leyes o los buenos criterios. El proceso de control dentro de las

empresas se convierte en el factor clave para identificar como han sido los planes de trabajo, las

acciones y las estrategias desarrolladas para alcanzar los objetivos propuestos, cada uno de las

etapas ejecutadas para que una compañía funcione son importantes como la planeación,

organización, dirección pero el control es quien determinar si realmente se obtuvieron los

resultados esperados.

Una auditoría puede facilitar a las empresas el establecimiento de medidas para lograr un

buen control financiero y de gestión. Al realizar un análisis del balance se pueden identificar con

claridad aquellas situaciones que constituyen un riesgo y lo que podría ser una oportunidad

financiera.

La auditoría efectuada a la empresa Gran Señora, determina lo que se está haciendo

realmente en los niveles directivo, administrativo y operativo, proporcionando a los directivos un

panorama sobre la forma de cómo está siendo administrada por los diferentes niveles señalando

aciertos y desviaciones de áreas cuyos problemas detectados exigen una mayor o pronta

atención, se respalda técnicamente la verificación de la información, el análisis y confirmación

de datos los cuales son necesarios e imprescindibles. Se debe entender con toda exactitud que
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una buena auditoría de estados financieros no solo se basa en el análisis de la parte financiera,

sino que hay que analizar también los controles internos administrativos y operativos.

En la actualidad, el análisis de riesgos dentro de la auditoria efectuada, constituye una

herramienta importante para el trabajo del empresario, por cuanto implica el diagnóstico de los

mismos para velar por su posible manifestación o no, el Gran Señora, se debe tomar conciencia

de la necesidad de alinear sus objetivos institucionales, asegurar el flujo de información,

optimizar recursos y garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la misma,

asegurando de esta forma el logro de los objetivos de la entidad.

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Capítulo 1. Contexto de la empresa Gran Señora

Una vez efectuada lectura crítica sobre referentes del eje 4 y demás recursos de ambiente de

aprendizaje de (Duque O. 2020) Auditoria Administrativa; se toma como referencia las

temáticas de las cartillas del pensamiento Eje 1, 2, 3 y 4, se fortalece la temática de la tarea con

información que reposa en textos complementarios como libros, internet o experiencias propias,

se busca efectuar un taller acorde a los lineamientos dados en las instrucciones del documento.

1. Empresa Auditada. Comercializadora Gran Señora del Municipio de Ocaña Norte de

Santander

1.1 Contexto de la Empresa. Gran Señora, es una empresa Norte Santandereana, procesadora,

empaquetadora y distribuidora de productos alimenticios, principalmente de arroz, avena, harina

siete granos y crema de arroz.

Debido a su crecimiento comercial, directivos de la empresa, decidieron expandirse y abrir

en el año de 2.003, una sucursal en la ciudad de Barranquilla con el nombre de Empacadora de

Arroz Gran Señora y Granos Gran Señora. Encargada de distribuir los productos que elaboran

en la planta principal de Ocaña y a su vez de empacar diferentes clases de arroz de excelente

calidad, que se distribuyen por toda la región Caribe en la actualidad, estas dos empresas trabajan

unidas para el progreso y para satisfacer las necesidades de todos sus clientes y consumidores.

Es misión de Gran Señora, satisfacer las necesidades y expectativas del mercado y de

clientes, a través de la producción y comercialización de productos alimenticios de excelente

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calidad, mediante el uso de la tecnología en el desarrollo de los procesos agroindustriales, con un

recurso humano competente y comprometido con la empresa, y el apoyo de nuestros

proveedores.

Gran Señora, tiene como visión convertirse en diez años, en la empresa líder en el sector de

alimentos en el ámbito regional, siendo una empresa prestigiosa y posicionada comercialmente

del norte y oriente colombiano, produciendo y comercializando productos alimenticios de

excelente calidad que respondan a las exigencias de nuestros clientes.

1.2 Problemática presente según auditoria.

Gran Señora, en el área administrativa y financiera viene presentando deficiencias en la

disminución de sus ventas como consecuencia de la saturación en el mercado de algunos

productos que oferta la organización, los cuales son comercializados en el mercado a un bajo

precio en comparación con los fijados por Gran Señora.

Con el paso de los años ha tenido que modificar su estructura tanto administrativa como

productiva, como el hecho de tener que vender la sección de agua y refresco pues, al presentar

dificultades financieras, no se conocía con exactitud cuál era la situación de la empresa, ni el

motivo por el cual se presentaban dificultadas, debido precisamente a la falta de realización de

los análisis financieros que le mostrará a los propietarios la realidad de la organización en

cuanto al movimiento de las finanzas y su relación con todas las cuentas manejadas, así como los

resultados de esos movimientos. Por tanto, para la empresa la realización del análisis financiero
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le permitirá direccionar de una manera más efectiva la organización, de igual manera contribuirá

a tomar mejores decisiones y evitar que puedan perder líneas de productos.

1.3 Objetivo General de la Auditoria Efectuar una Auditoria Administrativa a la

Comercializadora Gran Señora, ubicada en el municipio de Ocaña, Norte de Santander

evidenciando hallazgos en su proceso administrativo y financiero

1.4 Objetivos específicos. Revisar el funcionamiento de las áreas administrativas,

personal, mercadeo y producción y emitir concepto

Evaluar el sistema de control interno de la empresa

Evaluar el grado de eficiencia en el logro de las metas y objetivos previstos en los planes

de trabajo

1.5 Proceso analizar Auditoria

1.5.1 Alcance de la Auditoria Administrativa. La auditoría administrativa deberá incluir

una planeación adecuada, la evaluación y comprobación de la composición del control interno y

la consecución de evidencia objetiva que proporcione una base verificable para sustentar sus

opiniones.
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1.6 Planes y procedimientos

Se hizo necesario efectuar revisión y análisis de la información financiera y administrativa

de Gran Señora identificando hallazgos que originan la problemática presente como es las bajas

utilidades producto del bajo índice de ventas ocasionados en algunos periodos del año, es de

indicar que el alto costo de los insumos en algunos meses del años trago consigo el incremento

de productos, razón por el cual hubo una disminución en las venta y por ende aumento en su

número de inventarios.

1.7 Conocimiento de componentes estructurales de la empresa

1.7.1 Actividad de económica. La Comercializadora Gran Señora es procesadora,

empaquetadora y distribuidora de productos alimenticios, principalmente de arroz, avena, harina

siete granos, crema de arroz y agua en bolsa.

1.7.2 Órganos de dirección. Como es una SAS, cuenta con una junta directiva conformada

por el presidente quien hace las veces de gerentes, un vicepresidente, tesorero, secretario y fiscal.

1.7.3 Composición del capital. El Capital con el que funciona la empresa es privado cuya

fuente corresponde a la distribución de bienes del padre (fallecido de los propietarios).

1.7.4 Planta física. La Comercializadora Gran Señora cuenta con una planta ubicada en

la carretera central, donde se realiza todo el proceso de empaque y almacenamiento y un punto

de comercialización en el mercado público.

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1.7.5 Comercialización. La comercialización de la empresa se realiza de dos maneras,

de manera directa que es lleva a cabo en el punto del mercado público y la utilización de

intermediarios que son los despachos que se realizan desde la planta de la carretera central

1.7.6 Inventario. El inventario es manejo por un stock mínimo el está a cargo de un jefe

de bodega quien pasa reportes de manera semanal sobre el nivel de inventarios que mantiene la

empresa.

1.7.7 Cartera. En este aspecto se están presentando inconvenientes, ya que hasta el

momento no ha realizado los análisis financieros para determinar el movimiento y la rotación de

cartera de empresa y determinar si esta situación es la causante de la falta de liquidez de la

misma

1.8 Disposiciones legales Ley 1258 de 2003, por medio de la cual se crea la sociedad por

acciones simplificada.

1.8.1 Código Sanitario. Ley 09 de 1979 titulo 5 manejo de alimentos Decreto N0 2333 de

1982 Por el cual se reglamenta las condiciones sanitarias de las fábricas, depósitos y expendios

de alimentos del transporte y la distribución de los mismos y se dictan otras disposiciones.

1.8.2 Ley 399 de agosto 19 de 1997, en la cual se especifican los trámites y tarifas necesarios

para la aprobación, control y vigilancia por parte del Instituto Nacional de Vigilancia de

Medicamentos y Alimentos (INVIMA)

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1.8.3 Ley 1314 de 13 de julio de 2009. Ley Contable. “Por la cual se regulan los principios

y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados

en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se

determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”.

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Capítulo 2. Logro de objetivos de la Auditoria

2.1 Capacidad óptima para el logro de los objetivos

La Comercializadora Gran Señora, debe planificar estratégicamente sus actividades con base

a su proceso productivo y de comercialización de productos logrando el alcance de sus objetivos

sean estos a corto o mediano plazo, haciéndose necesario la toma de decisiones acorde con su

nivel de capacidad, funcionamiento y operatividad que propendan por el alcance de niveles

óptimos de crecimiento y productividad.

Financieramente la empresa debe maximizar sus utilidades para cubrir sus gastos y por ende

lograr adecuados niveles de liquidez evitando su endeudamiento.

En la Comercializadora Gran Señora, los procesos llevados a cabo se ejecutan con base a

los requerimientos diseñados y previstos durante el día a día, buscando que lo planificado

sea alcanzado en respuesta a los objetivos trazados.

En la comercializadora Gran Señora han incidencia de factores con impacto en el no logro del

100% de los objetivos trazados por la organización como es la disminución de las ventas en

algunos periodos del año, la acumulación de inventario en bodegas, trayendo como

consecuencia producción a baja escala, desistimiento de personal operativos en algunos meses

del año con impacto en los bajos márgenes de utilidades financieras para su crecimiento y

posicionamiento.
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Capítulo 3. Premisas

3.1 Premisas para lograr éxitos en las actividades efectuadas por Gran Señora

La empresa debe fijar sus acciones a su proceso productivo y de comercialización ampliando

portafolio de productos satisfaciendo otras necesidades de clientes potenciales, buscando

explorar nuevos mercados, aumentando el proceso productivo y por ende lograr

reconocimiento, competitividad y posición en el mercado.

3.2 Objetivos a alcanzar. Sostenimiento de la empresa – pago de sus obligaciones contraídas a

mediano y largo plazo. Crecimiento de la empresa a otras regiones del país buscando su

reconocimiento y competitividad.

3.3 Objetivos no logrados. Crecimiento y expansión de la empresa a otros mercados- Liderazgo

en el mercado, reconocimiento en los productos que se ofertan – Ampliación del nivel

productivo de sus productos.

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Capítulo 4 Hallazgos

4.1 Combinar Hallazgos y diagnosticar

Se hace necesario, entender con toda exactitud que una buena auditoría de estados financieros

no solo se basa en el análisis de la parte financiera, sino que hay que analizar también los

controles internos administrativos y operativos.

Gran Señora, enmarcado en su funcionamiento, debe planificar estratégicamente sus

actividades con base a su proceso productivo y de comercialización de productos logrando el

alcance de sus objetivos, financieramente la empresa debe maximizar sus utilidades para cubrir

sus gastos y por ende lograr adecuados niveles de liquidez.

Los procesos llevados a cabo al interior de la empresa se ejecutan con base a los

requerimientos diseñados y previstos durante el día a día, buscando que lo planificado sea

alcanzado en respuesta a los objetivos trazados. En la actualidad algunos de los objetivos de la

entidad no se han lograda a cabalidad según lo previsto a consecuencia de la disminución de las

ventas en algunos periodos del año, la acumulación de inventario en bodegas, trayendo como

consecuencia producción a baja escala, desistimiento de personal operativos en algunos meses

del año con impacto en los bajos márgenes de utilidades financieras para su crecimiento y

posicionamiento.

Se hace necesario ampliar el portafolio de productos de Gran Señora logrando de esta manera

satisfacer otras necesidades de clientes potenciales, buscando explorar nuevos mercados,

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aumentando el proceso productivo y por ende lograr reconocimiento, competitividad y posición

en el mercado. Se debe involucrar a todo el talento humano de la empresa haciéndolos sentir

que son parte fundamental en el crecimiento y desarrollo de la empresa propendiendo por el

alcance de niveles de eficiencia, eficacia y productividad.

Ajustar los manuales de funciones, procedimientos y el reglamento interno de la empresa

conforma a la actual realidad en la búsqueda de sus objetivos sean estos a corto, mediano o largo

plazo.
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Capítulo 5. Diagnostico final de auditoria

5.1 Presentación del diagnóstico Final de Auditoria

Actividad de económica. La Comercializadora Gran Señora es procesadora, empaquetadora y

distribuidora de productos alimenticios, principalmente de arroz, avena, harina siete granos,

crema de arroz y agua en bolsa.

El diagnóstico de la empresa Gran Señora se efectúa con bases a información suministrada

por su representante legal y a la evidencia de documentos que soportan los hallazgos encontrados

en la auditoria (Soportes Contables, Manuales de Funciones y de procedimientos, proceso

productivo).

Descripción de los pasos fundamentales que requiere una buena planeación de auditoría de

estados financieros. El área financiera es sin duda alguna una de las áreas más importantes para

una organización, pues permite conocer que tanto beneficio se está obteniendo en la ejecución de

las actividades propias de la empresa junto con los análisis financieros que son la herramienta en

la que se apoyan los directivos y dueños de las compañías para la toma decisiones importantes,

ya que permiten conocer los movimientos realizados y los resultados que estos han arrojado,

logrando definir si se debe continuar o realizar algún ajuste.

La Comercializadora Gran Señora es una empresa que cuenta con trayectoria en el

mercado empresarial de Ocaña y la región, logrando permanecer en el medio y enfrentarse a una

competencia fuerte, no obstante con el paso de los años ha tenido que modificar su estructura

tanto administrativa como productiva, como el hecho de tener que vender la sección de agua y
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refresco pues, al presentar dificultades financieras, no se conocía con exactitud cuál era la

situación de la empresa, ni el motivo por el cual se presentaban dificultadas, debido precisamente

a la falta de realización de los análisis financieros que le mostrará a los propietarios la realidad

de la organización en cuanto al movimiento de las finanzas y su relación con todas las cuentas

manejadas, así como los resultados de esos movimientos.

Por tanto, para la empresa la realización del análisis financiero le permitirá direccionar de

una manera más efectiva la organización, de igual manera contribuirá a tomar mejores decisiones

y evitar que puedan perder líneas de productos.

El talento humano involucrado con el proceso de auditoria es el Representante legal o gerente

de la empresa, área comercial y área financiera donde son los puntos críticos con hallazgos en el

desarrollo de su operatividad.

La auditoría hace parte del control que deben hacerse a nivel empresarial que permitan medir

la eficiencia y eficacia de los recursos con que cuenta la empresa para alcanzar mayor

competitividad y productividad, al mismo tiempo tener presenta que la información se convierte

en la parte fundamental para realizar una auditoría.

El diagnóstico de la empresa Gran Señora se efectúa con bases a información suministrada

por su representante legal y a la evidencia de documentos que soportan los hallazgos encontrados

en la auditoria (Soportes Contables, Manuales de Funciones y de procedimientos, proceso

productivo). Lo anterior está enmarcado en el Sistema de informe contable, permitiéndole al

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auditor la obtención de evidencia para extraer conclusiones razonables de si los estados

financieros se ajustan a las niif.

Se efectúa una descripción de los pasos fundamentales que requiere una buena planeación

de auditoría de estados financieros. El área financiera es sin duda alguna una de las áreas más

importantes para una organización, pues permite conocer que tanto beneficio se está obteniendo

en la ejecución de las actividades propias de la empresa junto con los análisis financieros que son

la herramienta en la que se apoyan los directivos y dueños de las compañías para la toma

decisiones importantes, ya que permiten conocer los movimientos realizados y los resultados que

estos han arrojado, logrando definir si se debe continuar o realizar algún ajuste.

La auditoría hace parte del control que deben hacerse a nivel empresarial que permitan

medir la eficiencia y eficacia de los recursos con que cuenta la empresa para alcanzar mayor

competitividad y productividad, al mismo tiempo tener presenta que la información se convierte

en la parte fundamental para realizar una auditoría.

Con la Auditoria se pretende verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control

interno establecidos por “Gran Señora en el periodo 2020; con el objeto de conocer si funcionan

como se había previsto y al mismo tiempo ofrecer a la gerencia posibles cambios o mejoras en

los mismos, generando análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información

concerniente con las actividades revisadas con el objeto de apoyar a los miembros de la

organización en el desempeño de sus actividades, asegurando que las transacciones se ejecuten

en los términos autorizados; que no existan funciones incompatibles desde el punto de vista del
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control contable, que las transacciones y su contabilización se efectúen en los plazos adecuados;

que la contabilización de las transacciones se efectúe de acuerdo con los principios contables que

les sean de aplicación.

Análisis del control contable de los inventarios con que cuenta la empresa. El personal

adscrito al área contable de la empresa es el encargado de revisar y verificar los precios unitarios

de productos, los cálculos y las sumas de los inventarios físicos de la organización para el

debido control de los mismos.

La empresa para la medición de su eficiencia y eficacia organizacional debe registrar todos

los pasivos correspondientes a la adquisición de insumos o mercancías incluidas en el inventario,

de la misma forma excluye del inventario partidas correspondientes a productos vendidos y

facturas pendientes de despacho, al mismo tiempo se hace necesario hacer una revisión de

existencia de materiales con base a artículos obsoletos o de poco movimiento para el cambio de

los mismos.

Se tuvo en cuenta el contenido de los papeles de trabajo con el objetivo de comprobar la

autenticidad de los datos expuestos en los estados financieros. En el área de contabilidad, se

mantiene un registro de inventarios permanentes estos registros muestran cantidades, localización de las

existencias de inventarios, costos unitarios, valores totales etc., cabe aclarar que los registros

permanentes de inventarios no son ajustados según los resultados de conteo físico por lo menos una vez al

mes desconociendo de esta manera datos certeros de inventarios, la empresa deja constancia de los conteos

físicos llevados a cabo con el objetivo de indagar sobre la existencia o no de los mismos.
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De esta manera se puede deducir que los estados financieros, informes y reportes contables la

cooperativa los presenta oportunamente a la Junta Directiva u organismos de Control con el

objetivo de que estos conozcan el movimiento financiero de la empresa y de la misma manera

toman las decisiones acertadas en el momento oportuno en pro de mantener la eficiencia y

eficacia organizacional de Gran Señora.

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Capítulo 6. Riesgos de la empresa

6.1 Análisis riesgos de la empresa

La gestión del riesgo cobra mayor importancia para las organizaciones de hoy, dado el

dinamismo y los constantes cambios que el mundo globalizado exige, estos cambios hacen que

dichas entidades deban enfrentarse a factores internos y externos que pueden crear incertidumbre

sobre el logro de sus objetivos. Así el efecto que dicha incertidumbre tiene en los objetivos de

una organización se denomina riesgo. Por lo descrito anteriormente, el análisis de riesgos Gran

Señora constituye una herramienta importante en la eficiencia y eficacia del trabajo efectuado

por la persona responsable del almacenamiento y guarda de la información, implica la

identificación, análisis, tratamiento y valoración de los riesgos velando por su posible

manifestación o no.

A través de la auditoria efectuada los auditores del presente documento identificaron,

establecieron y dieron valoración a los riesgos presentes los cuales tienen incidencia en cada

uno de los procesos llevados al interior de la empresa, con la finalidad de emitir un documento

orientado a la prevención de fraudes, quebrantos patrimoniales, ineficiencias operativas y en

general riesgos que puedan afectar la buena marcha de la organización; de la misma forma se

optó por controlar la aplicación y promocionar el desarrollo de normas, procedimientos de

acuerdo con los Sistemas Comunes de Gestión Corporativos, revisando la aplicación de los

planes de gestión, la adecuada realización y supervisión de los trabajos y la puntual distribución

de los resultados obtenidos.

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CONCLUSIONES

La auditoría hace parte del control que deben hacerse a nivel empresarial, permitan medir la

eficiencia y eficacia de los recursos para alcanzar mayor productividad y al mismo tiempo tener

presenta que la información se convierte en la parte fundamental para mejores organizacionales

en la empresa.

La empresa Gran Señora en su enfoque contable, debe minimizar sus costos para lograr

mejores niveles de rentabilidad evitando su endeudamiento y por ende recurrir a un proceso de

reestructuración administrativa.

La auditoría financiera permite que el auditor planee y ejecute su labor con autonomía e

independencia de criterio y acción respecto al manejo contable de la empresa Gran Señora.

Los estados financieros, informes y reportes contables que la empresa realiza se presentan

oportunamente a la Junta Directiva con el objetivo de que estos conozcan el movimiento

financiero de la empresa y de la misma manera toman las decisiones acertadas en el momento

oportuno en pro de mantener la eficiencia y eficacia organizacional de Gran Señora.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Duque Oscar, Auditoria Administrativa Eje 3. Fundación Universitaria del Área Andina. Bogotá

D.C. 2.020

Ley 399 de agosto 19 de 1997, en la cual se especifican los trámites y tarifas necesarios para la

aprobación, control y vigilancia por parte del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos

y Alimentos (INVIMA)

López R. Representante Legal Gran Señora. Ocaña Colombia 2.020.

Melquiades G. Fundamentos de Auditoria. Grupo editorial patria. 2.014.