Modernización

El objeto misional es el de la recolección y análisis de información estadística a lo largo y

ancho del país, para entregar los resultados a la opinión pública y sirva de herramienta para
que los gobiernos, tanto de nivel nacional como de nivel local (Departamentos y
municipios), tomen decisiones con respecto a esta información. Antes del año 2005, esta
recolección se realizaba en formularios de papel, impresos con códigos de seguridad (lo
cual elevaba el costo de los formularios), para realizar los censo y las encuestas. El
recolector de la información recibía el instructivo para el llenado de la información y era
diligenciado con lápiz para luego ser llevado a la dirección central para su respectivo
análisis.
Esta práctica de recolección tenía diversos problemas, en los que se destacan:

1. Seguridad de la información – La información se podía borrar, ya fuera por

problemas de la exposición del formulario al ambiente (viento, polvo, lluvia, entre
otros), o por el ejercicio en sí de recolección al borrar, lo que hacía que el margen
de error aumentara, pues después de consignada la información del encuestado al
quedar mal, habría que borrar y la enmendadura sobre el papel hacia crecer el
margen de error y la calidad de la mismas.
2. Costos de impresión de formularios – estos formularios no podrían ser de un papel
normal (Bond, periódico, papel libro entre otros), sino debía ser un papel de
seguridad, pues por calidad se requería que el formulario cumpliera con algunos
estándares internacionales, por lo cual se elevaban los costos de impresión de
formularios, para hacer la recolección de información de las diferentes
investigaciones estadísticas.
3. Oportunidad en la entrega de resultados – Después del proceso de recolección era
necesario hacer la digitalización de la información, para su posterior análisis,
demorando más el proceso, con lo que al realizar la entrega de información para su
uso y toma de decisiones a partir de los resultados, habían situaciones que ya habían
podido cambiar con respecto a la fecha en la que se recolecto, bajando nuevamente
la calidad de la información.
Estos problemas obligaron a la entidad en entrar con ayuda de los nuevos medios
tecnológicos en una era de modernización. Es así como se implementa la captura de
información, a través de los DMC (Dispositivo Móvil de Captura). Consiste en un
dispositivo electrónico de fácil acceso que permite capturar información y de paso ser
almacenada en tiempo real evitando el paso de la digitalización de información, con lo
que se mejoraba sustancialmente la oportunidad en el proceso de análisis y la misma
recolección. Se requirió hacer una inversión pero que buscando la relación costo –
beneficio, optimiza recursos porque se deja de lado la impresión de formularios, pues
todos los formularios de las diferentes investigaciones están habilitados en el DMC.
Este dispositivo es igual a un teléfono móvil tipo SmartPhone, en el que se carga la
investigación (encuesta o censo), y permite el ingreso directo de información, y con la
validación para que no se comentan errores en la captura de esta información. Si hay
conexión a internet, sube la información a los servidores de la Entidad, y después
permite pasar directamente al análisis. Si por algún motivo no hay conexión (suele
suceder en municipios o corregimientos donde no hay acceso a señales de
telecomunicación), se almacena en el dispositivo para después ir a descargarlo al nivel
central e iniciar el análisis de la información.
Al entrar en la era digital, es más robusto el DMC, porque se dio mejoras en la calidad
de la recolección. Después se implementó la georreferenciación al iniciar la
investigación (Desde la casa o el establecimiento del encuestado o censado), marcando
además mejoras en la calidad, pues evitaba que el recolector inventara información para
cumplir las metas que se les asignaba, pues la georreferenciación garantizaba que el
recolector hacia las tareas asignadas desde el lugar real de la encuesta.
La seguridad de la información aumento, pues después de ingresada la información se
requerían de permisos especiales para poder realizar algún cambio, garantizando que el
margen de error de la información recolectada se disminuyera a un mínimo.
Acá se visualiza que producto de esta modernización se mejora la asignación de
recursos, pues no se requiere pagar altos costos por la elaboración de formularios con
características de seguridad especiales, los tiempos también se minimizan, que
convertidos en recursos financieros se reflejan en principios de eficiencia y eficacia, así
como Mejora la calidad de servicio y atención al usuario, porque es más amigable para
el encuestado y el recolector hacerlo a través de un dispositivo móvil de captura, y
finalmente esta modernización garantiza que dota de mayor trasparencia al gobierno en
la credibilidad de los reportes estadísticos, pues mejora potencialmente la calidad de la
información, incluso logrando una mayor cobertura en la recolección de acuerdo a la
muestra seleccionada.