Unidad 3

• Porqué se evalúa a la empresa

Porqué se evalúa a la empresa
NECESIDAD DE LA EVALUACIÓN

Toda empresa en general, sea pequeña, mediana o grande, y que pertenezca a

cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con la
necesidad de evaluar su situación. Muchas son las razones para que esto se efectúe.

Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a

nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis, sino
también los de éxito a los que necesariamente tendrá que adaptarse.

En muchas ocasiones resulta no sólo necesario, sino imprescindible, analizar

con detalle los problemas que están dificultando el desarrollo de la empresa y, por
tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar ele una empresa pequeña a
mediana o de ésta a grande, es crítico y puede prolongarse. Es necesario analizar
todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la
base de sustentación de la realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo
cual la empresa debe ser analizada en todos sus ámbitos.

En otros casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar

representado por: la necesidad de diversificación de productos, necesidad de una
nueva estructura orgánica, necesidad de reducir costos, etc. y muchas otras razones
requerirán de este tipo de estudio. Uno de los problemas que surgirán en estos casos
es el de la evaluación de la empresa, la cual deberá ser analizada en todos sus
aspectos.

En todos los casos antes citados -que se dan con mayor o menor frecuencia en
todas las empresas- es necesario examinar la situación, detectar las verdaderas causas
de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o seleccionar las
soluciones adecuadas. En cada caso y según quien aplique la evaluación, el método a
utilizar será diferente. También variará la profundidad del análisis, dependiendo
fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de realizar un
análisis sistemático e integral de la empresa, determinando sus efectos, sus causas y
las soluciones posibles.
ANÁLISIS SISTEMÁTICO, INTEGRAL Y PERIÓDICO

Sistemático

Normalmente todas las empresas analizan los problemas que van encontrando y
que dificultan o traban su desarrollo. En las empresas medianas y pequeñas, es el
dueño el que debe hacerlo en forma directa o quizá sólo orientar el análisis.

En este aspecto, muchas veces se ha podido observar que el origen, los

conocimientos, la formación o también las inclinaciones del director de la empresa,
condicionan en gran medida la forma de examinar los problemas. Es decir, que el
análisis se orientará hacia ese aspecto en cierta forma favorito o familiar. El enfoque
resultará entonces parcial, y también participarán de esta característica la obtención de
conclusiones y la posterior formulación de las soluciones o caminos a tomar.

Si el empresario es de formación técnica o si tiene una inclinación marcada hacia

dichos aspectos; si sus primeros trabajos fueron netamente productivos; o si su escuela
fue el taller, tenderá a buscar la solución de sus problemas en la eliminación de
ineficiencias en el sector productivo.

De la misma manera, si el director de la empresa reconoce una formación

administrativa o financiera; centrará sus actuaciones en dichos aspectos y considerará
que los problemas se resolverán solucionando la falta de información contable, el
inadecuado sistema de costos, la carencia de liquidez, etc.

Lo que se quiere ejemplificar es que de esta manera el resultado seguramente

será un análisis fragmentado de la realidad. Obviamente las soluciones que se adopten
con base en dichos análisis, no responderán exactamente a las necesidades de la
empresa.

Además, los diferentes miembros de la empresa no coincidirán, como es lógico,

con las conclusiones parciales. Menos aun coincidirán las áreas directamente
afectadas; ya que pensarán que el análisis ha sido orientado en forma parcial.

Con todo lo expuesto, sólo se requiere decir y demostrar la necesidad de

analizar la empresa utilizando un cierto enfoque. Existirá una forma de recoger la
información, una forma para procesarla y analizarla, un cierto criterio para obtener
conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas. No se trata de conocer en forma
intuitiva la realidad ni de enfocar parcialmente la misma, sino de adoptar un cierto
sistema para hacerlo. Por eso se habla del análisis sistemático.

Integral

La aplicación concreta del enfoque a utilizar en el análisis, implica que se debe

abarcar con el mismo todos los aspectos de la actividad de la empresa. No sólo por el
hecho de que obviamente en todas las áreas pueden existir problemas importantes;
sino también, porque muchas veces ocurre que el problema que se manifiesta en un
sector es un reflejo de errores localizados en otro.

Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones

y procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para asegurar que el análisis
debe ser integral. La empresa en su totalidad será sometida a examen y revisión, y se
estará seguro de detectar las verdaderas causas de los problemas.

Periódico

La empresa está sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la capacidad

de producción -nuevos productos son lanzados al mercado, nuevos métodos de
fabricación y equipos reemplazan a los ya obsoletos, se incorpora el procesamiento
mecánico o electrónico de datos- también se incorporan personas y otras dejan la
empresa; el exterior modifica la demanda y los precios; varían los impuestos, el régimen
de cambios, los recargos, etc.

De lo anterior se deduce que otra característica y necesidad de la auditoría

administrativa es su periodicidad. A intervalos más o menos regulares de tiempo se
debe “evaluar a la empresa” y deducir la evolución de la misma en el lapso transcurrido,
analizando los resultados obtenidos de las medidas tomadas. Muchas empresas han
convertido esta actividad de examen y revisión en una actividad permanente.

CONCEPTO DE EVALUAR

“La evaluación consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado.”

Refiriéndose a la administración, pretende considerar las actividades de acuerdo

con los principios de esta ciencia, o sea, llegar a determinar el grado de eficiencia y
llevar con la extensión necesaria el desarrollo de la auditoría.

Se van a apreciar los resultados de la acción, comparándola con el plan

establecido, causas de las desviaciones y posibles medidas de corrección que ameriten
nuevos planes y, por tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de
vista de la participación individual.

El procedimiento de auditoría para una evaluación administrativa consiste en

hacer el análisis de los cuestionarios generales por áreas y otros procedimientos
necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto
es: examinar cuidadosamente las hojas de análisis, formar un criterio de las mismas y
hacer las consideraciones que se estimen convenientes para hacer una evaluación
sistemática, de acuerdo con las técnicas de auditoría y principios de la administración.

En el momento de ser creados y puestos en práctica, los sistemas pueden ser

apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los
cambios de importancia que puede experimentar la empresa, siempre habrá necesidad
de modificaciones de los mismos. Cualquiera que sea la empresa, los procedimientos y
funciones deberán ser sometidos a ,revisión constante; porque los errores no
encontrados a tiempo en los procedimientos y controles pueden resultar en fuertes
pérdidas.

Necesidades de la evaluación

La evaluación constituye un elemento esencial, porque permite conocer la

medida y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica
incongruencias, desviaciones, definiciones, incumplimientos y diferencias en el
desarrollo y el resultado de las acciones, y hace posible adoptar las medidas correctivas
a que haya lugar.

En su sentido práctico, la evaluación es la base para la toma de decisiones en la

reformulación y actualización de planes y programas, así como de la elaboración de
presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y finales.

El papel de la evaluación es confrontar medios con fines, propósitos con

realizaciones, y es también conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos; es un
ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tanto cuantitativos
como cualitativos.

La evaluación es útil en la planeación, porque al ser una base para la toma de

decisiones, permite la reformulación y actualización de los planes y programas al igual
que en la realización y el ejercicio de los mismos, en función de los resultados
intermedios y finales, los efectos producidos y la vida útil del objetivo previsto.

¿Qué mide la evaluación?

La evaluación confronta los objetivos con realizaciones, y es también conocer la

forma en que se alcanzan estos objetivos; que sirve de elementos tanto cuantitativos
como cualitativos.

La evaluación tiene como base tres variables principales: los objetivos, los
programas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su
concretización.

En este contexto, la evaluación mide los aspectos siguientes:

- La contribución efectiva al cumplimiento de objetivos.
- El apego a los programas establecidos.
- El uso óptimo de los recursos (humanos, financieros, materiales, técnicos).
- La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten
la acción de la dirección superior.
Aspectos concretos de la evaluación. El control proporciona las bases para llevar
a cabo la evaluación de la acción de la organización; control y evaluación se ligan de la
misma manera que la planeación y el control dentro del sistema administrativo. La
evaluación permite al final retroalimentar dicho proceso para superar las desviaciones
de los objetivos originales.

Existen, sin embargo, diferencias sustanciales entre la evaluación de la acción

de una organización privada y una pública.

La evaluación en una organización privada se relaciona con el margen de utilidad

y la recuperación económica de la inversión, considerándose, además, aspectos tales
como la calidad de los planes y objetivos, la medición de la efectividad en la realización
de los objetivos.

La evaluación en una organización pública se relaciona con el logro de objetivos

sociales y de servicio, así como el número de beneficiarios por la acción pública y su
repercusión en la sociedad.

Tipos de evaluación

Dado que la evaluación es una tarea compleja y variada, conviene clasificarla en

varios tipos, de acuerdo con su amplitud y con el momento en que se aplica. En el
cuadro 4.1 se muestran los tipos de evaluación.
Criterios Tipos Explicación
Por su amplitud •General - Explora el contenido de
toda la organización. Por
ejemplo: evaluación de la
efectividad organizacional

•Particular - Explora una porte del

organismo social. Por
ejemplo:
evaluación de la eficacia
gerencial; evaluación del
rendimiento individual

Por el momento de su •Inmediata - Se realiza durante la ejecu-

aplicación ción de un programa o a su
término

•Mediato - Se efectúa al volver el

partici
pante a su trabajo
CUADRO 4.1. Tipos de Evaluación.

La evaluación de un gerente es relativamente fácil, pero mucho más arduos son

los problemas relacionados con una correcta apreciación del rendimiento de toda la
organización.
Ejecución de la evaluación

Trabajo en equipo. La realización de la evaluación depende de la investigación

y del análisis integral. En este caso debe captarse la información, especialmente la no
cuantitativa. Por tanto, es fundamental el apoyo y la participación de la dirección en la
obtención y análisis de la información, colaborando con el auditor administrativo o con
el consultor a cargo de la misma. Normalmente, efectuar la evaluación implica el trabajo
en equipo del director con sus principales colaboradores y del auditor con su equipo.

Este trabajo en equipo es necesario, porque el mayor aporte que puede hacer el
auditor consiste en su enfoque y en su experiencia en casos muy diferentes. Pero el
conocimiento específico acerca de la empresa debe aportarlo el director y sus
colaboradores. En la práctica, se trata de una preparación mental previa del director y
sus colaboradores.

Relevamiento de la información. La primera etapa de la evaluación consiste en

recoger información. Es una etapa clave, ya que las conclusiones deberán basarse en
la misma. Los errores de información o información parcial darán como resultado
conclusiones erróneas.

En este caso, la búsqueda de información es en lo que difieren las formas de

analizar una situación. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su buena
apreciación reemplazan integralmente la búsqueda y utilización de información objetiva.

Se debe tener en cuenta que el origen y las características de la información a

utilizar en el análisis son variados. Respecto a este origen, la figura 3.1 resume las
posibles fuentes, cada una de las cuales tiene su valor.

En el cuadro se ve una parte de información por tomar en forma directa. El otro

tipo de información es la existente. La externa a la empresa dará el marco de
referencia, es decir, indicará las características, posibilidades y situación particular del
medio en que se mueve la empresa. La información interna es fundamentalmente de
dos tipos: La que ha sido registrada y las experiencias que han acumulado personas
que pertenecen a la empresa. Este último tipo de información deberá recogerse a
través de conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente. En
cuanto a la información que existe en forma de registro, se debe analizar su utilidad y
cobertura.

Por otra parte, existe la tendencia de muchas empresas, especialmente

pequeñas, a reducir a niveles mínimos su administración, y a veces esto origina una
carencia casi absoluta de información para el manejo de la empresa.
 Figura 4.1

Causas comunas de una administración débil e inefiiciente

Los motivos ordinarios que dan origen a una administración deficiente son los
siguientes:

a) Visión y creatividad deficientes para determinar planes y objetivos a corto y

largo plazo.
b) Ineptitud en la toma de decisiones.
c) Tiempo y trabajo insuficiente para coordinar actividades.
d) Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.
e) Falta de capacidad para conducir al personal en forma adecuada.
f ) Falta de capacidad o negligencia para reconocer, analizar y dar solución a
problemas de importancia.

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en descubrir

deficiencias e irregularidades en alguna función del organismo social examinado e
indicar sus probables correcciones. En otras palabras, cl objetivo básico es ayudar a la
dirección superior, a fin de que logre una administración eficaz y eficiente.

La intención de la auditoría administrativa es examinar y evaluar los métodos y

desempeño en todas las áreas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado de los
objetivos y planes, políticas y procedimientos organización, recursos, exactitud y
confiabilidad de los controles, etc.).
 En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona una
evaluación cuantificada de la eficiencia con la que cada órgano de la institución
desarrolla sus funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso
administrativo. En otras palabras, nos presenta un panorama administrativo generad de
la institución auditada y señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor
atención de parte de la dirección del organismo.

Figura 4.2

Objetivos secundarios

Como objetivos secundarios de la auditoría administrativa, podemos considerar los

siguientes:
a ) Determinar las áreas que requieren economías o prácticas mejores, y valorar
su repercusión en el funcionamiento total del organismo.
b) Descubrir las causas de una baja productividad a fin de facilitar una acción
dirigida que la aumente.
c) Auxiliar en la determinación de la amplitud, variedad y localización de los
métodos de control.
d) Ayudar a la determinación de métodos deficientes, precisar pérdidas y
deficiencias y, en su (aso, resaltar oportunidades.
e) Verificar la habilidad administrativa de la dirección y el grado máximo en que
los resultados se asemejen a los objetivos.
f) Descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo de las organizaciones.

La “importancia” de estos objetivos secundarios estriba en los estudios que se

realizan para determinar las deficiencias e irregularidades, las causantes de
dificultades, sean actuales o en potencia, los descuidos, fallas, errores, desperdicios
exagerados y una falta general de conocimiento o desdén de lo que es una buena
organización.

Podemos decir que la auditoría administrativa es un análisis de las funciones

administrativas y su intercalación; va más allá de la función contable para incluir la
administración, las operaciones, las funciones, el personal, y para mejorar la
administración aplicada, al descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo del
organismo social, mediante el análisis de una manera racional y en lo posible objetiva
de todas y cada una de las funciones operativas que se realizan en el organismo. Es
muy probable que una sola función operativa mal ejecutada mantenga en un nivel
inferior a todo el organismo, por lo tanto hay que procurar un desempeño equilibrado en
todas las funciones, a fin de que pueda elevar algunas de ellas sobre el nivel general de
operación, aparte de que puede ser oneroso no mejorar el trabajo del conjunto de las
funciones.

Una auditoría administrativa puede abarcar totalmente a un organisino social o a

uno de los componentes de su organismo, así como también a algunos de los objetivos
que se hayan planeado de antemano.

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. UN SERVICIO ESPECIALIZADO PARA LA

ADMINISTRACIÓN

Las auditorías sirven como comprobación de la capacidad de la administración a

todos los niveles. Es un servicio proyectado para determinar, los puntos que entrañan
peligro potencial o, por el contrario, hacer resaltar las posibles oportunidades
favorables: reducir costos, eliminar desperdicios y pérdidas innecesarias; observar los
desempeños y evaluar la eficacia de los controles; asegurar a la dirección que las
políticas y procedimientos están siendo observados; aportar a la gerencia mejores
sistemas de registro y de rendir informes; revisar los planes generales y objetivos de la
empresa; estudiar nuevas ideas, desarrollos y equipos; determinar si la empresa está
operando con las utilidades que debería, etc.

La naturaleza de la auditoría administrativa es tal, que proporciona un servicio

especializado a la administración, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de
servicio. En su conocimiento detallado de la empresa, a través de las funciones
investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno, de los escasos individuos
que ven desde un punto de vista imparcial e independiente las necesidades íntimas,
capacidad y métodos de una variedad de departamentos. En ese carácter, se convierte
en una fuente importante de información y asesoramiento cuando se trata de cambiar o
planear los programas administrativos de las áreas que él conoce perfectamente.

Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de información y

consulta en relación con planes futuros de la dirección; constituyéndose, a su vez, en
un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practicar
auditorías administrativas sobre áreas en cada oportunidad, en razón de su experiencia
adquirida. La dirección superior puede volcarse así sobre otras materias, y descargarse
de funciones que, de otra manera, debería cumplir ella misma. En otras palabras: se
trata de un verdadero servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa.

La auditoría administrativa es una herramienta especializada para la evaluación

continua de los métodos y actuación en todas las áreas de la empresa.