FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CON EL SISTEMA WIMAX Y DISPAPELES

Manual de Usuario – Versión 1.0, Diciembre de 2019

Agradecemos de antemano su decisión de utilizar el Sistema WIMAX para cumplir con sus
obligaciones tributarias y legales como ésta, la Facturación Electrónica con Validación Previa, definida
en las resoluciones DIAN 000020, 000030 y 000064 de 2019, y la ley 1943 de 2018 (aun vigente en el
momento de elaboración de este manual).

Luego de surtir un proceso de implementación, pruebas, validación y habilitación de su empresa como

Facturadora Electrónica por medio de un proveedor tecnológico autorizado (proceso descrito en otro
manual), ya su empresa de WIMAX debe adecuarse a los nuevos requerimientos técnicos para que
pueda emitir desde ella las Facturas Electrónicas que, a partir de ahora, corresponden a su único
sistema de facturación legalmente autorizado.

Es por esto que Grupo Wi-max ha elaborado el presente manual de usuario de la Facturación
Electrónica con Validación Previa por medio del proveedor electrónico DISPAPELES, que se
encuentra debidamente avalado y autorizado por la DIAN como Proveedor Tecnológico de
Facturación Electrónica con Validación Previa.

El objeto del presente es ilustrarle el procedimiento de activación y uso de la Facturación Electrónica

con Validación Previa por medio de DISPAPELES y el Sistema WIMAX en sus versiones Clásica y
Bodegas para Windows. Muy amablemente le solicitamos que si alguna(s) de las instrucciones no
es(son) clara(s) o suficientemente detallada(s), nos indique cual(es) a nuestros correos de contacto para
mejorarla(s) en versiones futuras de este manual.

Si prefiere hacer caso omiso de este manual, total o parcialmente, y opta por solicitar un servicio de
asistencia presencial o virtual para activar y/o utilizar la facturación electrónica con DISPAPELES por
medio del Sistema WIMAX, este servicio tendrá costo en proporción al tiempo invertido por el
asesor.

El procedimiento de activación y uso de la Facturación Electrónica con Validación Previa se resume en

7 pasos:

1. Actualizar el Sistema WIMAX

2. Parametrizar las “Credenciales Web Service” de DISPAPELES
3. Crear los prefijos de facturación electrónica
4. Parametrizar las resoluciones de facturación electrónica
5. Activar el formato de Factura Electrónica “MODFV”
6. Actualizar las fichas de El Directorio: creación de Código Postal y Responsabilidades Fiscales
7. Elaborar las Facturas Electrónicas, de Contingencia y las devoluciones de las mismas.

Página 1
Sin embargo, es fundamental para el éxito de este proceso de la Facturación Electrónica con
Validación Previa por medio de DISPAPELES que se siga con mucha atención y detenimiento el
siguiente…

...PASO PREVIO A LA PRIMERA FACTURA ELECTRÓNICA:

DEPURE SU DIRECTORIO DE CLIENTES

En lo que hemos observado, la principal causa de retrasos y contratiempos a la hora de emitir las
Facturas Electrónicas con Validación Previa, es la falta de datos (completos) de los clientes. No solo
basta con tener esos datos llenos: Éstos deben ser reales.

Por tanto, antes de emitir la primera factura electrónica real, debe tener actualizados los datos de sus
clientes. Dichos datos se encuentran disponibles en el módulo de El Directorio.

Para cada cliente, debe comenzar a solicitarle a sus clientes la siguiente información actualizada y (si
aplica) respaldada por una copia de su Registro Único Tributario (RUT):

* Nombres o Razón Social

* Número y tipo de Documento de Identidad
* Si es persona jurídica y/o declarante de renta
* Dirección de contacto
* Ciudad y Departamento
* Código Postal
* Correo electrónico para que le lleguen las facturas electrónicas y devoluciones de las mismas

NOTA: Si el cliente no está dispuesto a suministrar esta información, no se le puede emitir ninguna
factura electrónica. Ni Grupo Wi-max S.A.S. ni su red de distribuidores y asesores autorizados
responderá por contratiempos, requerimientos tributarios y/o sanciones de cualquier índole por no
tener completa la información obligatoria de los clientes y que eso impida la emisión de facturas
electrónicas u obligue a la empresa a emitir facturas de venta usando mecanismos no autorizados.

Para que pueda ser eficiente en este proceso de actualización de datos, usted debe también...

PASO 1:
...ACTUALIZAR SU SISTEMA WIMAX

Se requiere de la última versión de su sistema WIMAX para poder trabajar con facturación electrónica.
Si sabe hacer este proceso, sáltese al siguiente paso.

Para actualizar su sistema WIMAX, ingrese a nuestro sitio web: www.grupowimax.com y oprima el
botón “Descargas” (Ver página siguiente)

Página 2
(Resaltado en amarillo no forma parte de la página original)

En la página web que sale enseguida, diríjase a la opción “Wimax Software” y oprima el botón
“Descargar” que aparece al lado derecho de la misma.

O si quiere descargar directamente la actualización de su sistema WIMAX, haga clic en este vínculo:
http://grupowimax.com/versiones/wimax/actualizarwimax.exe

La actualización del Sistema WIMAX debe instalarse en la carpeta donde se encuentra ubicado el
mismo.

Página 3
¿Cómo averiguo la ubicación de mi Sistema WIMAX?

Hay dos formas de hacerlo:

OPCIÓN 1:
SI ACCEDE AL SISTEMA WIMAX POR UN ACCESO
DIRECTO EN EL ESCRITORIO DE WINDOWS

Ubique el ícono del Sistema WIMAX en el Escritorio de

Windows, y selecciónelo, haciendo clic derecho sobre el mismo. A
continuación deberá aparecer el menú que se muestra en la imagen a
mano derecha:

En dicho menú, se debe seleccionar la opción PROPIEDADES

Enseguida deberá aparecer una ventana muy similar a la

que se aprecia en la imagen a mano izquierda

Ubíquese en el cuadro denominado “Iniciar en” y copie la

información que aparece en el mismo. Esa información
corresponde a la carpeta donde esta instalado el Sistema
WIMAX.

Página 4
OPCIÓN 2:
DENTRO DEL SISTEMA WIMAX

En su empresa de WIMAX donde lleva la facturación,

oprima el botón “Mi Empresa”, ubicado en la parte
inferior derecha de la pantalla principal del Sistema
WIMAX.

Fíjese en el dato llamado

“Carpeta Principal”. Ese
corresponde a la ubicación
donde está instalado el
sistema WIMAX

La ubicación exacta del Sistema WIMAX debe

corresponder con la que propone el instalador
descargado desde nuestro sitio web. Si no es así,
pegue o escriba la ruta obtenida por cualquiera de
las dos opciones.

ANTES DE INICIAR LA ACTUALIZACIÓN,

TODOS LOS USUARIOS DE TODAS LAS
EMPRESAS DEBEN TERMINAR SUS
SESIONES DE TRABAJO EN EL SISTEMA
WIMAX.

OBSERVACIONES AL PASO 1:

Es posible que se requieran permisos de administrador de Windows para actualizar su Sistema

WIMAX. Consulte esto con su encargado del área de sistemas.

Se recomienda que tenga su antivirus suspendido mientras actualiza el Sistema WIMAX.

En caso de tener varias instalaciones del Sistema WIMAX, actualice la instalación que utiliza
cotidianamente para llevar la facturación de su empresa.

Página 5
DESPUÉS DE ACTUALIZAR SU SISTEMA WIMAX:

Ingrese a su empresa con su clave de procesos Exclusivos...

...Y proceda a reorganizarla de inmediato.

Para hacerlo, diríjase a la opción Carita → Trabajar con

Empresa → Reorganizar…

...y espere unos minutos mientras se

reorganiza.

NOTA: Si no conoce o no recuerda la

clave de procesos exclusivos de su
empresa, comuníquese con Grupo Wi-
max y, por un costo adicional, le será
enviada a su correo electrónico.

El tiempo que demore la reorganización

puede variar según el volumen de
información existente

Una vez se reorganice la empresa, ingrese

a ella nuevamente con su clave de
usuario, la cual debe tener los permisos
debidos para elaborar facturas de venta.
Página 6
PASO 2:
PARAMETRICE LAS “Credenciales Web Service” DE DISPAPELES

Por regla general, DISPAPELES le debe generar a cada empresa las “Credenciales Web Service”, que
la habilitan para utilizar los servicios de facturación electrónica. Éstas se parametrizan en su empresa
de WIMAX por medio de un formato denominado FEPASS.

A. Este formato se puede acceder desde el módulo de Facturación,

dirigiéndose al menú de Informes y seleccionando cualquiera
de las opciones de dicho menú. Para evitar contratiempos,
seleccione el informe denominado “Departamentos
Compraventa”.

B. En el cuadro que le aparezca enseguida,

ubíquese en el cuadro denominado “Usando
formato”, y escriba a continuación la palabra
FEPASS
(ver imagen)

Por último, oprima el botón Aceptar

Deberá aparecerle un cuadro similar al que se aprecia en la siguiente imagen, el cual deberá llenarse
con la información enviada por DISPAPELES en un correo titulado “Credenciales Web Service”.

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Si no le aparece esta pantalla, comuníquese inmediatamente con Grupo Wi-max y tenga a la mano
el dato de su identificador CTR.

C. En dicho correo, DISPAPELES envía la siguiente información, que debe relacionarse así en el
cuadro desplegado por el formato FEPASS:

Usurario: USERNAME
Contraseña: PASSWORD
Token / Clave de control: TOKEN
Identificador empresa: ID.EMPRESA
Modo prueba S/N: N o dejar vacío

Oprima Aceptar para guardar los cambios y cierre cualquier otra ventana que le salga enseguida.

PASO 3:
CREACIÓN DE LOS PREFIJOS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.

En los sistemas informáticos de la DIAN usted deberá tramitar una serie de prefijos, todos de dos
letras:

* un prefijo para las facturas electrónicas.

* un prefijo para las facturas de contingencia (opción “Talonario por Contingencia – FE”).

Ambos prefijos se pueden tramitar en la misma resolución de facturación (Formulario 1876).

Dichos prefijos no pueden coincidir con los que haya utilizado en el pasado para elaborar sus facturas
de venta, ni tampoco puede convertir su(s) prefijo(s) actual(es) de facturación por talonario/computador
a Factura Electrónica ni de Contingencia. En síntesis, los (dos) prefijos que deberá crear y tramitar
deben ser nuevos.

Adicional a lo anterior, deberá definir en su empresa de WIMAX otros dos prefijos de uso exclusivo:

* uno para la devolución de las facturas electrónicas y de contingencia

* uno (opcional) para las modificaciones a posteriori a las facturas electrónicas y de contingencia.

De igual manera, deben ser prefijos nuevos.

Para crear estos prefijos en su empresa de WIMAX, diríjase a la opción Carita → Tabla de
consecutivos.
A continuación, seleccione la opción “Tabla de Consecutivos Múltiples”

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 →

Para crear los prefijos arriba

mencionados, oprima la tecla “I” en
su teclado o el botón “Nuevo” en la
pantalla que le debe salir a
continuación, similar a la que se
muestra en la siguiente imagen:

Proceda enseguida a agregar los

prefijos.

Con fines netamente ilustrativos dentro de este manual, se van a usar de ejemplo los prefijos:

SE para facturas electrónicas

FC para facturas de contingencia
NC para devoluciones
de Venta

Los prefijos deben quedar

grabados así:

PRIMER PREFIJO
SE Facturación electrónica SI

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Después de pasar por la columna “Editar” y escoger que SI editar, aparecerá una pantalla denominada
“PARAMETRIZACIÓN GENERAL DE CONSECUTIVOS”.

En esta nueva pantalla, ubíquese sobre el tipo denominado FC, y modifique sus características así:

Se modifica CEROS y se pone NO, quedando así:

FC Factura de Ceros DESDE HASTA MODO
venta N 1 99999 ANUAL

No se hacen mas

modificaciones a esa pantalla y se oprime el botón “Salir” para continuar agregando el

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SEGUNDO PREFIJO

FC Facturación de contingencia SI

PARAMETRIZACIÓN GENERAL DE CONSECUTIVOS:

(OPCIONAL) se modifica CEROS y se pone NO para el tipo FC (Factura de Venta)

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TERCER PREFIJO

NC Notas Crédito y Devoluciones SI

* PARAMETRIZACIÓN GENERAL DE CONSECUTIVOS:

Al tipo denominado NC, se le modifica MODO, y se escoge la opción ANUAL

NC Nota de Ceros DESDE HASTA MODO

contabilidad S 00001 99999 ANUAL

Acto seguido, salga de la tabla de consecutivos múltiples oprimiendo la tecla T o el botón “Salir”.
Se volverá a desplegar el menú de opciones de “Tabla de Consecutivos”.

OBSERVACIÓN AL PASO 4:

Página 12
 Si quiere agregar el prefijo para las notas débito, el procedimiento es similar al de la creación del
prefijo de devoluciones de Venta.

PASO 4:
DEFINICIÓN RESOLUCIONES DE FACTURACIÓN

Para elaborar las facturas de venta en el Sistema

WIMAX, éstas deben estar autorizadas o
habilitadas por la DIAN mediante la resolución de
facturación o Formato 1876 que haya tramitado en
los servicios electrónicos.

En el menú Carita → Tabla de Consecutivos,

seleccione la opción “Editar tabla autorización
de consecutivos DIAN”

Con su resolución de facturación en mano, ubicándose en la segunda página de la misma…

...agréguelas en la pantalla correspondiente del Sistema WIMAX, oprimiendo la tecla I o el botón

“Nuevo”.

Para la imagen de ejemplo, se debe parametrizar de la siguiente manera:

(Con fines UNICAMENTE ilustrativos, se definen los siguientes datos

Numero de Resolución:18763003005560, fecha de resolución: 19 de Diciembre de 2019)

PREFIJO DESDE HASTA FECHA RESOLUCIÓN TIPO AVISAR VENCE TIPO FACTURA
(campo (campos (campos (campo 997, (campo 4) FALTANDO (campo 38)
31) 31 + 32) 31+ 33) pag. 1)
FE FE1 FE805 19/12/2019 18763003005560 Autorización <A su gusto> 18/06/2020 (01) Factura venta
[ver Nota 1]

NOTAS:
1. Con calendario en mano, cuente el numero de meses que indica la vigencia de la autorización del
prefijo de Facturación (campo 38, formulario 1876, correspondiente a cada prefijo tramitado) para
que pueda diligenciar la fecha de vencimiento y réstele 1 día a la fecha que le arroje ese conteo.

En este ejemplo, con vigencia de 6 meses, la fecha de vencimiento corresponderá a 18 de Junio de

2020.

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 Si en la misma resolución tramitó la facturación de contingencia, proceda de la misma manera.
Si tramitó una resolución diferente, téngala a la mano y diligencie la siguiente información:

(Con fines UNICAMENTE ilustrativos, se definen los siguientes datos

Numero de Resolución:18763003005560, fecha de resolución: 19 de Diciembre de 2019)

PREFIJO DESDE HASTA FECHA RESOLUCIÓN TIPO AVISAR VENCE TIPO FACTURA
(campo (campos (campos (campo 997, (campo 4) FALTANDO (campo 38)
31) 31 + 32) 31+ 33) pag. 1)
FC FC1 FC500 19/12/2019 18763003005560 Autorización <A su Gusto> 18/06/2020 (04) Factura Contingencia
DIAN

LE REITERAMOS QUE LOS NÚMEROS, RANGOS Y ATRIBUTOS DE LA RESOLUCIÓN DE

FACTURACIÓN QUE SE UTILIZAN EN ESTE MANUAL SON NETAMENTE ILUSTRATIVOS

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Y NO CORRESPONDEN NUNCA A LOS PREFIJOS Y RESOLUCIÓN QUE USTED DEBERÁ
TRAMITAR PARA SU EMPRESA

PASO 5:
ACTIVACIÓN DEL FORMATO DE FACTURA ELECTRÓNICA

Las facturas electrónicas se elaboran de la misma forma en que ha venido manejando su facturación por
computador por medio del Sistema WIMAX. Solamente debe fijarse en el prefijo que esté utilizando
para elaborar las facturas electrónicas o de contingencia, y debe tener una conexión activa a Internet
para el momento en que requiera enviar las facturas electrónicas.

El envío de las facturas a DISPAPELES y la DIAN se hará por medio de un

formato especial de factura de venta, denominado MODFV, que se ejecutará
al momento de “imprimir” la factura. Este formato es estándar y contempla
toda la funcionalidad estándar de la experiencia de facturación general de
venta por el Sistema WIMAX, es decir Tallas, Colores, Lotes, Seriales,
Anexos al Renglón, Cargos y Deducciones, Múltiples Descuentos, IVA,
Retenciones, y múltiples formas de pago.

Este formato MODFV debe ser activado en la empresa.

Para activarlo, siga estos pasos:

A. Diríjase a la opción Carita → Edición de Tablas dentro de su empresa de

WIMAX.

Seleccione la opción FORFAC en el

listado que aparece a continuación

Para ubicarla mas rápidamente, escriba

la palabra FORFAC en el campo
Buscar/Filtrar, ubicado en el extremo
inferior izquierdo.

En el menú
que lance el
formato
FORFAC,
seleccione
la opción
“Factura de
Venta”

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En la pantalla titulada “Formatos para la Impresión”, que aparece enseguida, agregue una nueva fila
(oprimiendo la tecla I o el botón “Nuevo”) y escriba lo siguiente:

MODFV FACTURACIÓN ELECTRÓNICA DISPAPELES

Así debe quedar:

Oprima las teclas Escape y T (o el botón Salir) para salir de esta pantalla y las que le anteceden, y
regresar al Sistema WIMAX.

Puede conservar su(s) antiguo(s) formato(s) de factura. Ese(os) formato(s) se utilizará(n) para imprimir
las facturas de contingencia y entregarla(s) a sus clientes, en caso de no optar por la utilización de un
talonario.

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PASO 6:
ASIGNACIÓN AUTOMÁTICA DEL CÓDIGO POSTAL DE LOS CLIENTES

Si bien este dato del código postal no es actualmente obligatorio para emitir las facturas electrónicas
con DISPAPELES, puede pasar a serlo en un futuro. Si usted cambia de proveedor de facturación
electrónica, ese nuevo proveedor puede exigir que sus clientes tengan código postal.

Para incluirle el Código Postal a todas sus fichas de El Directorio, sin tener que hacerlo de forma
manual, se creó un nuevo proceso denominado CODPOS, que a partir del departamento y la ciudad de
ubicación del cliente, asigna un código postal estándar que corresponda a tal ubicación geográfica. El
código postal que asigna el proceso CODPOS está confirme a las especificaciones de Facturación
Electrónica de la DIAN.

Para ejecutar este proceso, ubíquese en el módulo de El Directorio, y

en el menú de procesos, seleccione la opción “Otros procesos”

En el listado que aparezca a continuación, busque la opción CODPOS,

selecciónela y oprima Aceptar o la tecla ENTER:

Espere unos segundos y su directorio quedará actualizado con los códigos

postales.

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Proceda enseguida a verificar los resultados del CODPOS dirigiéndose
al Directorio Principal, el cual se encuentra ubicado en Fichas →
Directorio Principal del módulo de El Directorio

Como se puede apreciar

en la imagen, se le
asignó el código postal
680011 a esta ficha, que
es un código postal
correspondiente a
Bucaramanga
(Santander)

El campo código postal

se encuentra en la parte
superior del campo
correspondiente al área
del cliente y debajo de la
dirección del mismo.

Una forma rápida de verificar los códigos postales asignados a los clientes es mediante el informe
LCPOS, disponible en el módulo de El Directorio como un formato adicional.

Para acceder a este informe, diríjase a la opción Informes →

Directorio en el módulo de El Directorio, y en el cuadro “Usando
Formato” escriba la palabra LCPOS.

En contados segundos, podrá ver en Excel, LibreOffice,

OpenOffice o similares el listado completo de terceros de su
empresa, junto con sus NIT/Cedula, Nombres o Razón Social,
Dirección, Ciudad, Departamento y Código Postal. Si alguno de
estos datos está vacío o erróneo, proceda a corregirlos en el
Directorio Principal.

Adicional a lo anterior, sus clientes persona jurídica o

identificados con NIT necesitan tener una nueva información,
obligatoria para la emisión de las facturas electrónicas. Esa

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información corresponde a las responsabilidades fiscales (Sección 53 – Responsabilidades, Calidades y
Atributos del Registro Único Tributario).

Esta información se debe diligenciar para cada cliente de estas características, por medio de la opción
“Responsabilidades Fiscales”, disponible en el submenú “Fichas” dentro de la ficha del Directorio
Principal de cada cliente.

Observación: Sus clientes deben enviarle una copia actualizada de sus RUT

A continuación, con RUT en mano del cliente a actualizar, refiérase a la sección 53 (Responsabilidades,
Calidades y Atributos) del mismo y comience a relacionar cada código que aparece en dicha sección.

Imagen 1. Ejemplo de la sección 53 del RUT

Y proceda a incluirlas en la
tabla que aparece en el
Sistema WIMAX,
denominada
“Responsabilidades Fiscales”.
Por regla general, debe
escoger los códigos que
inicien por O-

NOTA: las opciones

disponibles pueden variar en
el futuro

OBSERVACIÓN: el listado
dispuesto por la DIAN para
las responsabilidades fiscales
en Facturación Electrónica tiene menos opciones disponibles que las que aparecen en el RUT. Ubique
únicamente las opciones que coincidan

Para el RUT tomado como ejemplo (ver imagen 1.), sus responsabilidades fiscales deben quedar
diligenciadas así:

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Por último, salga de la pantalla de responsabilidades fiscales y repita este procedimiento con los demás
clientes identificados con NIT.

PASO 7:
ELABORACIÓN DE LA PRIMERA FACTURA ELECTRÓNICA

Tras haber surtido TODOS los pasos anteriores, ya su empresa de WIMAX está en condiciones de
elaborar facturas electrónicas.

Para emitir las facturas electrónicas a partir de ese momento, diríjase al módulo de Facturación, y en el
menú Movimientos → Ventas, seleccione la opción “Facturación General”.

ESTA ES LA ÚNICA FORMA DE ELABORAR FACTURAS ELECTRÓNICAS.

CUALQUIER OTRA FACTURA ELABORADA DESDE CUALQUIER OTRO LUGAR DEL SISTEMA
WIMAX NO SE CONVERTIRÁ EN FACTURA ELECTRÓNICA.

(Está en desarrollo la emisión de Facturas Electrónicas correspondientes a Cargos Fijos)

SI NUNCA HA UTILIZADO EL MÓDULO DE FACTURACIÓN, CIERRE INMEDIATAMENTE

ESTE MANUAL Y BUSQUE OTRA SOLUCIÓN SOFTWARE QUE MEJOR SE ACOMODE A
SUS NECESIDADES.

Página 20
Seleccione su prefijo de Facturación Electrónica. Para efectos ilustrativos dentro de este manual,
corresponde al prefijo SE:

Y el primer consecutivo a utilizar será el SE1. Verifique que sea así en la pantalla de facturación
general.

A partir de ese momento, debe elaborar la factura de venta como lo ha venido haciendo normalmente,
indicando los artículos y/o servicios que correspondan a la venta que requiera facturar, junto con sus
cantidades, precio, descuentos y posibles anexos informativos.

Las capturas y formatos particulares que se hayan parametrizado en las opciones CUEFRA, CUEFAC,
y/o PIEFAC NO SERÁN INCLUIDOS DENTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA.

Página 21
Al momento de terminar la factura, debe responder “Aceptar” a la pregunta “Desea imprimir la
factura?” para que le salga la lista de formatos de factura de venta, entre los cuales debe escoger el
formato MODFV que fue parametrizado en el paso 5.

El nombre del “Archivo a generar” es indiferente. Ponga cualquier nombre y oprima Aceptar

La factura electrónica tarda aproximadamente 10

segundos en ser enviada, procesada y validada por
la DIAN y DISPAPELES, y de ser exitoso este
proceso, el Sistema WIMAX mostrará el mensaje
que se encuentra a mano izquierda

Página 22
SI la factura ya fue enviada anteriormente, puede salir este mensaje, donde se le informa el CUFE
asignado a la factura enviada con anterioridad:

NOTA: cuando esté emitiendo las facturas electrónicas, fíjese muy bien y tenga extremo cuidado con
los renglones, atributos, características y cliente al que se le emite a la factura. CUALQUIER
MODIFICACIÓN PRODUCTO DE UN DESCUIDO SE CONTARÁ COMO NOTA DÉBITO Y USTED
QUEDARÁ SUJETO A UNA INMINENTE FISCALIZACIÓN POR PARTE DE LA DIAN… además de
que una factura electrónica ya enviada NO tiene reversa ni da lugar a modificación alguna tan pronto
sea enviada y validada por los entes correspondientes.

En definitiva, la clave para el éxito de la facturación electrónica depende finalmente de usted como
usuario. El Sistema WIMAX ofrece las herramientas y facilidades para apoyarlo con este nuevo
requerimiento legal, pero se libra de toda responsabilidad legal y tributaria por el mal uso de las
mismas.

ELABORACIÓN DE LAS FACTURAS DE CONTINGENCIA

La factura de contingencia se elabora igual que una

factura normal dentro del Sistema WIMAX, verificando
que esté seleccionado el prefijo que haya tramitado para
este fin.

Para efectos ilustrativos dentro de este manual, el

prefijo de Facturación de Contingencia es el FC

Las facturas de contingencia son aquellas que usted

debe emitir a sus clientes cuando:

* No disponga de conexión a Internet

* Su Sistema WIMAX (o los equipos donde esté instalado) esté fuera de servicio
* No hay fluido eléctrico en su empresa
* Los servicios electrónicos de la DIAN no estén disponibles

Usted puede apoyarse en un talonario para emitir esas facturas de contingencia, previo cumplimiento
de los requisitos de ley.

En todo caso, después de superada(s) la(s) contingencia(s), debe transcribir (o emitir) dichas facturas en
el Sistema Wimax y enviarlas a DISPAPELES y la DIAN por medio del formato MODFV. Por
disposición legal, cuenta con 48 horas hábiles
para hacerlo.

DEVOLUCIONES DE FACTURAS
ELECTRÓNICAS

Página 23
Antes de devolver total o parcialmente una factura electrónica o de contingencia que ya haya sido
aceptada por la DIAN, debe cambiarse al prefijo que haya creado con este fin. En este manual, y a
modo de ilustración, corresponde al prefijo NC

Para hacer una devolución de una factura electrónica o de contingencia, se debe seleccionar el tipo DV,
y si requiere utilizar una forma de pago o no, puede escoger entre Devolución de Contado y
Devolución a Crédito. Enseguida se debe digitar el numero exacto (con prefijo) de la factura de venta
en el campo denominado “Número”, previo borrado (con CONTROL + Y) del que proponga
automáticamente el sistema

Página 24
De existir la factura, se traerá los datos del encabezado de la misma...

...y en los renglones del cuerpo solo podrán escogerse artículos y servicios que correspondan a la
factura original. Seleccione a su gusto los renglones a devolver.

Página 25
El sistema le propondrá devolver la totalidad del renglón. Si lo prefiere, escriba una cantidad menor.
Los precios y descuentos no se pueden modificar.

Al momento de terminar la devolución, en la ventana “Asignación de asiento contable”, verifique que

debajo de “Tipo” diga NC, y que debajo de “Numero” comience por las letras que correspondan a su
prefijo exclusivo de Devoluciones de Venta (NC en este manual).
Para enviar
la

devolución de venta a la DIAN y DISPAPELES, responda Aceptar a la pregunta “Desea Imprimir la

Factura?” y seleccione enseguida el formato MODFV.

Página 26
No está de mas decir que la factura que esté devolviendo ya debe existir en la DIAN y DISPAPELES.
En caso contrario, se rechazará la Nota Crédito.

ENVÍO MASIVO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS Y DE CONTINGENCIA:

Si así lo prefiere, o si tuvo inconvenientes al momento de elaborar las facturas electrónicas/de

contingencia, las mismas pueden enviarse posteriormente a DISPAPELES y la DIAN siguiendo los
pasos que se mencionarán a continuación:

1. En el modulo de Facturación, diríjase al menú de Informes y seleccione la opción “Ventas”.

En el cuadro que aparece a continuación, escriba la palabra VARIAS en el campo “Usando Formato”:

2. En esta pantalla, escriba la letra S, porque son

facturas que ya se encuentran integradas a contabilidad.

En caso contrario, escriba la letra N

3. A continuación, deberá seleccionar la factura o el

rango de facturas a enviar a DISPAPELES.

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Ubíquese en el campo “Desde” y oprima ENTER. Le debe aparecer una pantalla similar a esta:

Seleccione la factura o devolución que quiera enviar como primera.

Repita estos pasos cuando se cambie al campo “Hasta”, para definir la factura/devolución que quiera
enviar de última.

Si quiere enviar solamente una factura o devolución, seleccione en el campo “Hasta” la misma factura
que seleccionó en el campo “Desde”.

4. Por último, escriba la palabra MODFV

en el campo “Formato”.

Como se había mencionando previamente,

este formato MODFV convierte la factura
de WIMAX en Factura Electrónica de
DISPAPELES y la envía automáticamente.

Si el envío es exitoso, debe salir un mensaje similar

a este por cada factura que usted envíe:

En caso contrario, se le informará del error y las razones del mismo que impidieron el envío exitoso de
la factura. En caso de ser errores originados en la falta de información obligatoria de los clientes,
corrija la información faltante en la ficha de El Directorio que corresponda al cliente y reintente el
procedimiento arriba descrito con la(s) factura(s) afectada(s).

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