Identificación de la necesidad de sistemas de información.

Instructor

Francisco Arnaldo Vargas Bermúdez

Presentado por:

Diana Patricia Rincón Valbuena

Ficha

2104619

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tecnólogo Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

Bogotá

20 de junio 2020

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 Tabla de contenido

1. Ámbito empresarial.............................................................................................................................. 3

2. Diseño de instrumento entrevista..................................................................................................... 4

3. Entrevistas realizadas.......................................................................................................................... 6

4. Identificación de la necesidad o situación problema...................................................................6

6. Idea de solución.................................................................................................................................... 7

7. Validación y ajustes de la idea........................................................................................................... 9

8. Tabulación de resultados.................................................................................................................. 11

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 1. Ámbito empresarial

Bacanox Disfraces, Es una microempresa familiar, conformada por 7 personas, dedicada a la

fabricación, venta y alquiler de disfraces para toda ocasión (Halloween, presentaciones
escolares, navidad, trajes típicos para compañías de danza, etc.). cuenta con una trayectoria ya
de 5 años (desde el 2016) y un poco más inicio como un taller de costura dedicado a la
confección de prendas para ocasiones especiales y se ha dado a conocer por su servicio de
fabricación de disfraces teniendo en cuenta las especificaciones que el cliente necesita, esto
acompañado de servicio de maquillaje artístico, fabricación de máscaras, entre otros.

Estructura organizacional

Maneja una distribución en sus áreas de la siguiente manera:

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 Organigrama Bacanox Disfraces

2. Diseño de instrumento entrevista

Las preguntas realizadas a los empleados de la empresa Bacanox se hicieron siguiendo

el modelo de la estructura diamante haciendo un hibrido de preguntas generales o
abiertas y preguntas cerradas

Preguntas entrevistas

Entrevista a propietaria de Bacanox Disfraces

 Podría por favor identificarse y contarnos que (qué) cargo ocupa dentro de la empresa
 ¿A qué se dedica su empresa?, ¿cuánto tiempo tiene de creada? ¿Cuántos empleados
tienen?
 Háblenos de la misión y la visión de la empresa
 Explique el proceso o el paso a paso de las actividades que usted desarrolla dentro de
la empresa
 ¿Qué cargos existen en la empresa?
 Deme su opinión acerca del proceso que se realiza en la empresa
 ¿Cree usted que se podría mejorar este proceso? (si o no)
 ¿Como?
 ¿Podría usted contarnos cuales son los principales problemas en el sitio de trabajo?
 Tienen ustedes alguna base de datos con información de sus clientes (dirección,
teléfono, disfraces, pagos, etc.) (si o no)
 ¿Cómo manejan la información de cuantos disfraces tienen? ¿De cuales (cuáles)
tienen? ¿Qué tallas? ¿Para hombre o mujer?
 ¿Tienen alguna forma de control de pagos, pendientes, deudores morosos? (si o no)
 ¿Tienen algún sistema de estadística de cuantos clientes atienden por semana, mes,
año? (si o no)
 ¿Qué cree que pasaría si tuvieran un sistema de gestión donde encontraran la

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 información de los clientes que usualmente vienen?
 ¿Le gustaría que los procesos de su empresa se automaticen? (Si o no)

Entrevista digitadora

 Podría por favor identificarse y contarnos qué cargo ocupa dentro de la empresa
 Explique el proceso o el paso a paso de las actividades que usted desarrolla dentro de
la empresa
 ¿Qué cargos existen en la empresa?
 Deme su opinión acerca del proceso que se realiza en la empresa
 ¿Cree usted que se podría mejorar este proceso? ¿Como?
 ¿Podría usted contarnos cuales son los principales problemas en el sitio de trabajo?
 Tienen ustedes alguna base de datos con información de sus clientes (dirección,
teléfono, disfraces, pagos, etc.)
 ¿Como manejan la información de cuantos disfraces tienen? ¿De cuales tienen? ¿Qué
tallas? ¿Para hombre o mujer?
 ¿Tienen alguna forma de control de pagos, pendientes, deudores morosos?
 ¿Tienen algún sistema de estadística de cuantos clientes atienden por semana, mes,
año?
 ¿Qué cree que pasaría si tuvieran un sistema de gestión donde encontraran la
información de los clientes que usualmente vienen?
 ¿Le gustaría que los procesos de su empresa se automaticen?

Entrevista vendedora

 Podría por favor identificarse y contarnos qué cargo ocupa dentro de la empresa
 Explique el proceso o el paso a paso de las actividades que usted desarrolla dentro de
la empresa
 ¿Qué cargos existen en la empresa?
 Deme su opinión acerca del proceso que se realiza en la empresa
 ¿Cree usted que se podría mejorar este proceso? ¿Como?
 ¿Podría usted contarnos cuales son los principales problemas en el sitio de trabajo?

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  Tienen ustedes alguna base de datos con información de sus clientes (dirección,
teléfono, disfraces, pagos, etc.)
 ¿Como manejan la información de cuantos disfraces tienen? ¿De cuales tienen? ¿Qué
tallas? ¿Para hombre o mujer?
 ¿Tienen alguna forma de control de pagos, pendientes, deudores morosos?
 ¿Tienen algún sistema de estadística de cuantos clientes atienden por semana, mes,
año?
 ¿Qué cree que pasaría si tuvieran un sistema de gestión donde encontraran la
información de los clientes que usualmente vienen?
 ¿Le gustaría que los procesos de su empresa se automaticen?

3. Entrevistas realizadas

Entrevistas realizadas a propietario y vendedor

 https://www.youtube.com/watch?
v=CO5H12ZqsIg&feature=youtu.be&fbclid=IwAR0Qac5bfKgWN3xFZDzbwihOOq4XsJM
XyVZ-LHSUv5DPF5LZOMHMmGbcARI

Entrevista realizada a digitador

 https://1drv.ms/u/s!AvSHwhXVFrnsx2iYpVMf4zJrjDnL
Los enlaces enviados no me permiten ver los vídeos

4. Identificación de la necesidad o situación problema

Dentro de las entrevistas se dejó expuesto:

No tienen un inventario de cuantos disfraces tienen

Toda la información se encuentra en un libro y se registra en

forma manual
No existe una hoja de vida de cada cliente (dirección,
teléfono, disfraces, pagos, etc.)
El control de pagos, deudores es manual
No existe ningún tipo de sistema automatizado

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 El proceso de registro y búsqueda de la información es
demorado

 Estas problemáticas afectan el proceso de la empresa en el sentido de tiempo

necesario para atender la cantidad de clientes que llegan en las temporadas de alquiler,
venta y confección de disfraces.

 Cuando el cliente llega a recoger su disfraz la persona que lo atiende tiene que buscar
en el libro la información de ese cliente, si hizo algún abono, que disfraz va a recoger,
medidas del disfraz, talla, hombre o mujer.

 Así mismo la información de si el disfraz fue recogido, cuando fue recogido, si fue
entregado. No es clara, ni rápida, se toma su tiempo.

5. Idea de solución
La propuesta para solucionar la problemática por la que esta (está) pasando la empresa
Bacanox, es crear un sistema de información que contenga la hoja de vida de cada cliente
con toda la información que se requiere dirección, teléfono y celular, correo electrónico,
abono, pago, debe, deudor moroso, fecha en que se llevó el disfraz, fecha de entrega, que
disfraz llevo, despiece del disfraz, accesorios, compra, venta, confección, alertas de entrega
del disfraz.

6. Validación de la idea de solución

Después de la aplicación del instrumento seleccionado la entrevista, la cual se aplico a tres
empleados de la empresa Bacanox Disfraces, encontramos que están de acuerdo el 100%,
con que el proceso es demorado y lento, y podría solucionarse con un sistema que
contenga toda la información de cada cliente o que permite registrar en el momento de la
atención la información del cliente en forma rápida, organizada y automatizada.

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 Base de datos entrevistas Bacanox Disfraces
2.Cree 6. Tienen
5. Tiene 7.Le gustaría
usted algún sistema
3. Podría contarnos cuales alguna forma que los
No. De que 4. Tienen ustedes alguna de estadística
1. Cargo que ocupa dentro de son los principales de control de procesos de
entrevistado podría base de información de que diga
s la empresa problemas en el sitio de pagos, su empresa
mejorar sus clientes? cuantos
trabajo pendientes, se
este clientes
deudores, automaticen?
proceso atienden?
Proceso
demorado- Si. Si. Si.
s s Proceso Proceso N N N N N
3 Propietario Digitadora Vendedora si lento demorado
desorden Manua Manua Manua NO si si si
i i en el l l l
O O O O O
inventario

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 7. Validación y ajustes de la idea

Enlace de encuesta practicada a los empleados de la empresa Bacanox Disfraces

https://forms.gle/hMMzCMCLuAhfek8L9

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8. Tabulación de resultados
Todos los empleados de la empresa Bacanox Disfraces (100%) están de acuerdo con
implementar un sistema de datos que contenga toda la información de los clientes que los
visitan, que se fácil de manejar, que les permita tecnificarse, quieren evolucionar y mejorar.

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