OPTIMIZACIÓN

i
República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria
Ministerio del Poder Popular para el Turismo
Colegio Universitario Hotel Escuela
De los Andes Venezolanos
PROPUESTA DE UNA GUIA DE ORIENTACION PARA LA OPTIMIZACION

DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DEL HOTEL VENETUR MÉRIDA
Mérida, julio del 2014.
ii
De Los Andes Venezolanos
Subdirección Académica
Área de Pasantías
PROPUESTA DE UNA GUIA DE ORIENTACION PARA LA OPTIMIZACION

DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DEL HOTEL VENETUR MÉRIDA
Tutor Académico: Doris Villarreal. Autor: Vivas A. Karen A.
Tutor Empresarial: Emmanuel Briceño
Mérida, julio del 2014.
iii
AGRADECIMIENTOS
A Dios todopoderoso, omnipotente, por cuidarme en cada paso de mi vida y

guiarme hasta donde he llegado, por regalarme tantos años de felicidad,
salud, amor, paz y experiencias que me han hecho crecer y avanzar en la
vida, a ti sea la gloria mi Dios, eres mi adoración.
A mi madre, Herika Anahir Aragoza Rojas, por estar siempre a mi lado

incondicionalmente, por ser esa amiga fiel todos los días, y en cada
momento de mi vida, por apoyarme en todas las situaciones que he vivido y
ayudarme a vencer mis miedos para hacer mis sueños posibles, sobre todo
por enseñarme a ser una excelente persona y siempre seguir adelante sola
con Dios a nuestro lado, eres la mujer perfecta para mí. Gracias por todo,
muchas gracias, TE AMO MUÑECA.
iv
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria
Ministerio del Poder Popular para el Turismo
De los Andes Venezolanos
Autor: Vivas Aragoza Karen Anahir.

Tutor Académico: Villarreal R. Doris J.
Fecha: julio, del 2014
Resumen
La siguiente investigación se realiza con el propósito de diagnosticar el
proceso de entrega de información requerida en las distintas unidades
operativas a la Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel
VENETUR Mérida, con el objetivo de optimizar los procedimientos y
funciones de la misma, en conjunto con las unidades operativas que
intervienen en el desenvolvimiento del área de trabajo. La propuesta se
describe como una investigación descriptiva con diseño de campo, tomando
como población ochenta y cinco (85) empleados fijos del Hotel VENETUR
Mérida, de los cuales se seleccionaron catorce (14) personas para la
muestra, donde se aplico un cuestionario a cada uno de ellos, con siete (7)
preguntas cerradas de selección múltiple (dicotómicas). En base a los
resultados de la investigación, se realiza una guía basada en procedimientos
primordiales básicos como herramienta de apoyo para el desarrollo de
distintas actividades presupuestarias que maneja la coordinación de
planificación y presupuesto.
Palabras claves: procedimientos, planificación y presupuesto, POA.
v
6
INDICE GENERAL
Pp.,
INTRODUCCION……………………………………………………………... 6
FASE I. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA…………………………… 8
La Empresa…………………………………………………………………... 8
Organigrama general del Hotel VENETUR Mérida S.A………………….. 9
Descripción de la unidad administrativa…………………………………… 10
Descripción de las funciones del departamento………………………….. 10
Descripción de las actividades desempeñadas por el pasante…………. 14
FASE II. EL PROBLEMA…………………………………………………… 16
Planteamiento del problema………………………………………………… 16
Objetivo General……………………………………………………………… 19
Objetivos específicos………………………………………………………… 19
Justificación…………………………………………………………………… 20
Alcance de la investigación…………………………………………………. 21
FASE III. MARCO TEORICO……………………………………………….. 22
Antecedentes………………………………………………………………..... 22
Bases teóricas………………………………………………………………... 24
FASE IV. MARCO METODOLOGICO…………………………………….. 30
Tipo y diseño de investigación……………………………………………… 30
Población y muestra……………………………………………………......... 31
Técnicas e instrumentos de recolección de datos………………………... 33
FASE V. ANALISIS Y RESULTADOS QUE SUSTENTAN LA 34
INFORMACION
Presentación y análisis de los resultados…………………………………. 34
Discusión………………………………………………………………………. 45
FASE VI. LA PROPUESTA…………………………………………………. 46
Presentación de la propuesta……………………………………………….. 46
Justificación……………………………………………………………………. 47
1
Objetivo general………………………………………………………………. 47
Objetivos específicos………………………………………………………… 48
Estructura de la propuesta…………………………………………………... 48
Descripción……………………………………………………………………. 48
CONCLUSIONES…………………………………………………………….. 91
RECOMENDACIONES………………………………………………………. 93
REFERENCIAS CONSULTADAS………………………………………….. 94
ANEXOS………………………………………………………………………. 96
2
INDICE DE TABLAS
Tabla N°1.Conocimiento de información presupuestaria entregada a la

coordinación de planificación y presupuesto…………………………..........
35
Tabla N°2. Entrega a tiempo de información presupuestaria a la
coordinación de planificación y presupuesto………………………………..
36
Tabla N°3. Opciones presentadas en la encuesta, de los lapsos de
entrega de la base de datos de bienes y servicios, para la elaboración
del proyecto presupuestario…………………………………………………...
38
Tabla Nº4. Opciones presentadas en la encuesta, de los entes a
entregar los resultados de indicadores de gestión / Metas físicas
financieras…………………………………………………………………….....
40
Tabla Nº5. Conocimiento de indicadores de gestión……………………….
42
Tabla Nº6. Indicadores de gestión aplicados………………………………..
43
Tabla Nº7. Adquisición de una guía de procedimientos……………………
44
3
INDICE DE FIGURAS
Figura N°1. Organigrama General del Hotel VENETUR Mérida………….

9
Figura N°2. Organigrama de la coordinación de planificación y
presupuesto……………………………………………………………………...
54
Figura N°3.Gestión de la coordinación de planificación y presupuesto…
60
Figura N°4. Diagrama de flujo de solicitudes de pago o compra de un
producto o servicio……………………………………………………………...
63
4
INDICE DE ANEXOS
Anexo N°1. Resumen de partidas presupuestarias………………………

97
Anexo N°2. Sistema Integrado de Gestión (SIGESP)……………………
98
Anexo N°3. Sistema Integrado de Gestión (SIGESP)............................
99
100
101
Anexo N°6. Disponibilidades presupuestarias……………………………
102
Anexo N°7. Instrumento para la recolección de datos (cuestionario)….
103
5
INTRODUCCIÓN
El presupuesto es un instrumento de política fiscal y parte integral del

Sistema de Administración Financiera, que contribuye a la concreción de los
objetivos de las organizaciones, sobre la base de los objetivos históricos,
nacionales, estratégicos y generales, que plantea el Plan de la Patria-
segundo Plan Socialista de Desarrollo Económico y Social de la Nación
2013-2019. De igual forma, el presupuesto estipula la asignación y
distribución de los recursos necesarios para que las empresas brinden su
servicio de manera eficaz y eficiente. Por esta razón, es necesario potenciar
en todas las magnitudes el proceso de planificación y presupuesto, como
herramienta estratégica, para efectuar y cumplir con las metas determinadas,
vigorizando así la administración de las empresas en general.
Siguiendo el orden de las ideas anteriores, el presente tema de

estudio presenta como objetivo general diagnosticar el proceso de entrega
de información requerida en las distintas unidades operativas (alojamiento,
alimentos y bebidas, mantenimiento, administración, talento humano,
compras, almacén, comercialización y ventas) a la Coordinación de
Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR Mérida, con el fin de
sistematizar y fundamentar una herramienta que sirva de prototipo para
obtener conocimientos de las actividades referentes a la formulación de
proyectos presupuestarios y funciones de la coordinación.
El presente trabajo se distribuye en cinco fases:
Fase I. Identificación de la empresa, donde se describen las características

del Hotel VENETUR Mérida, el área donde se realizó las pasantías
administrativas, y funciones de la coordinación de planificación y
presupuesto.
6
Fase II. Se introduce el planteamiento del problema, a su vez se enuncian
los objetivos del estudio, (general y específicos) concretando la investigación,
justificación y alcance de la misma.
Fase III. Marco teórico, se desarrolla la perspectiva de la investigación, en

conjunto con los antecedentes relacionados con el tema y bases teóricas que
sustentan el problema planteado.
Fase IV. Describe los métodos y procedimientos utilizados en el tema, el

diseño documental y tipo de investigación, también especifica la población,
la muestra y los instrumentos de recolección de datos.
Fase V. Presenta los análisis de los resultados, en base a los resultados

obtenidos mediante el instrumento utilizado para generar los datos. De igual
manera, incluye la discusión en relación a los resultados obtenidos en la
investigación.
Fase VI.Constituye el diseño de la propuesta desarrollada, con el fin de

solucionar el problema planteado, incluye los procedimientos de acción
práctica para la formulación de proyectos presupuestarios, así como también
las responsabilidades de las unidades operativas relacionadas con
7
FASE I
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
 Hotel Venetur Mérida S.A
El Hotel Venetur Mérida S.A, posee una de categoría tres (3) estrellas,
presta un servicio turístico de alta calidad en las áreas de alojamiento,
eventos, recreación, alimentos y bebidas, con el propósito de satisfacer las
exigencias y necesidades de sus clientes. De igual forma, tiene una
capacidad de ciento ochenta y cuatro (184) habitaciones instaladas en
diferentes ambientes, (en cabañas y en el edificio) ofreciendo al huésped
diferentes instalaciones como los salones para eventos, piscina, cancha
deportiva, sala de masajes, venta de artesanías, servicio médico, snack bar y
lounge bar, entre otros.
Esta organización hotelera forma parte de la sociedad mercantil

VENEZOLANA DE TURISMO VENETUR, S.A. empresa del estado adscrita
al MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO, altamente
competitiva en función de los estándares de calidad a través de los productos
ofrecidos a nuestros clientes nacionales e internacionales.
Fuente: Documentos Legales de Registro que reposan en la

Coordinación de Administración del Hotel Venetur Mérida,(2010).
8
Figura 1. Organigrama General del Hotel VENETUR Mérida S.A.
VENETUR S.A
AUDITORÍA
INTERNA
GERENCIA GENERAL
ASESORIA LEGAL
GERENCIA DE
OPERACIONES
COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN

DE DE TALENTO DE DE TEC. DE INF. Y COORDINACIÓN
ADMINISTRACIÓN HUMANO PLANIFICACIÓN COMUNICACIONES GESTION DE
COMERCIALIZACIÓN
Y PRESUPUESTO CALIDAD
COORDINACIÓN DE COORDINACIÓN DE COORDINACIÓN DE

ALIMENTOS Y COORDINACIÓN DE INGENIERIA Y SEGURIDAD Y
BEBIDAS ALOJAMIENTO MANTENIMIENTO VIGILANCIA
Fuente: Organigrama Hotel VENETUR Mérida S.A, (2010).
9
DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
La Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR

Mérida, S.A, está encargado de dirigir estrategias, política y planes de
acción, que logren los objetivos previstos en los procedimientos de la
empresa. De igual forma, es responsabilidad de esta coordinación la
elaboración, control y cumplimiento del presupuesto.
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO.
En la Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel

VENETUR Mérida se cumplen diversas funciones en cada puesto de trabajo
como las siguientes:
El coordinador de planificación diseña, organiza, consolida y dirige

todo lo referente a la planificación, estrategias, normas, procedimientos,
manejo presupuestario del Hotel VENETUR Mérida, además de esto
desempeña diferentes actividades tales como:
 Preparar el plan de capacitación y formación para los trabajadores

adscritos a esta coordinación, en conjunto con la Coordinación de
Talento Humano.
10
 Evaluar periódicamente el personal a su cargo, mediante el Sistema
de Evaluación de Desempeño del Personal y remitir los resultados a la
Coordinación de Talento Humano.
 Coordinar con las oficinas y gerencias de la organización la

elaboración de informes de gestión (trimestral y anual) sobre la
ejecución de los planes, señalando desviaciones y causas de las
mismas.
 Asesorar a la Gerencia General en la toma de decisiones en materia

de su competencia.
 Asesorar las Coordinaciones del Hotel en la definición de Indicadores

de Gestión utilizados en el proceso de seguimiento y evaluación de
actividades.
 Aplicar Indicadores de Gestión a fin de evaluar el desempeño

gerencial e informar de los mismos a la Gerencia General.
 Controlar y revisar el cumplimiento de los proyectos a ser ejecutados

en el Hotel VENETUR Mérida y su correspondiente ejecución
presupuestaria.
11
 Preparar resúmenes estadísticos relativos a la Memoria y Cuenta del
Hotel.
 Coordinar con las demás Oficinas y Gerencias del Hotel, la

formulación de los proyectos orientados a los planes estratégicos.
 Diseñar estrategias del Hotel a corto y mediano plazo, en cuanto a su

estructura y funcionalidad.
 Planificar, evaluar y controlar la implantación de los proyectos en el

Hotel VENETUR Mérida.
 Revisar, analizar y realizar seguimiento y control los planes operativos

de la institución y de las unidades adscritas a esta.
 Elaborar informes de los planes operativos.
 Realizar traslado de partidas presupuestarias y presentar a la

Gerencia General la necesidades de solicitud de otorgamiento de
Créditos Adicionales a los órganos de adscripción en caso
debidamente justificados.
 Llevar el control de la Disponibilidad Presupuestaria por partidas.
12
 Hacer cumplir a la empresa y cumplir, las normas de seguridad laboral
e integral del Hotel.
De este mismo modo, el analista de planificación y presupuesto

también cuenta con diferentes funciones trabajando en conjunto con el
coordinador (a), ejecuta todas las operaciones presupuestarias y
consolida la información físico - financiera e informes de gestión bajo la
supervisión de la Coordinación de Planificación y Presupuesto.
Así mismo, realiza comprobantes presupuestarios en el SIGESP (u otro
sistema utilizado en la organización) al igual que las consolidaciones de
gastos semanales y mensuales. A continuación se mencionan las
siguientes actividades que cumple:
 Estar encargado de evaluar y hacer seguimiento del POA mensual

(VENETUR).
 Elaborar informe de ejecución físico - financiero mensual y

trimestral (VENETUR, MINTUR)
 Realizar conceptos de servicios básicos
 Asesorar en la clasificación de los gastos en las partidas

presupuestarias que correspondan a las demás dependencias.
 Analizar la disponibilidad presupuestaria.
 Contabilizar SEP del almacén y órdenes de compra.
13
 Realizar los traspasos necesarios, según los gastos requeridos y
dentro de la normativa legal.
Fuente: Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR

Mérida. (2014).
Descripción de las actividades desempeñadas por el pasante.
 Primera Unidad Administrativa / Departamento de Ventas:
El periodo de tiempo en el departamento de ventas fue de un (1) mes

con dos (2) semanas, desde el veintiuno (21) de enero hasta el 6 de marzo
del año 2014. Se inicio en el LIDOTEL Hotel Boutique San Cristóbal, ubicado
en la autopista Antonio José de Sucre, sector Las Lomas, Centro SAMBIL
San Cristóbal.
El pasante permaneció cuatro (04), semanas en el mencionado

departamento donde cumplió las siguientes actividades:
 Manejar el sistema Micros-FIDELIO, (registrando en estas compañías)

las tarifas corporativas que ofrece el LIDOTEL.
 Realizar presupuestos de habitaciones con tarifas corporativas por
empresas afiliadas al hotel.
 Elaborar presupuestos para eventos.
 Reintegrar dinero a compañías.
 Elaborar reportes de llamadas semanales.
 Preparar cierre de mes a través del sistema operativo FIDELIO, por
concepto de noches vendidas con alojamiento y A&B, (tanto de las
habitaciones como de restaurant) room service, eventos y otros servicios.
14
 Segunda Unidad Administrativa:
Por razones de carácter académico, el pasante fue trasladado al Hotel

Venetur Mérida, donde realizó pasantías en la coordinación de planificación y
presupuesto, desarrollando habilidades en el trabajo tanto de planificación
como analista de presupuesto.
El periodo de tiempo en la coordinación estuvo comprendido en dos (2)

meses y tres (3) semanas, iniciando el primero (1) de abril y culminando el
veinte (20) de junio del 2014.Así mismo se realizaron diferentes actividades:
 Verificar disponibilidades presupuestarias a través del sistema

integrado de gestión usado en el Hotel VENETUR Mérida.
 Contabilizar facturas en el modulo integrador.
 Solicitudes de ejecución presupuestaria y aprobaciones.
 Actualizar FIDEICOMISO en nomina del hotel.
 Manejar estructuras presupuestarias y partidas para registros de
facturas.
15
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El presupuesto junto a la planificación definen los objetivos, políticas y

acciones de una organización en un lapso determinado. El presupuesto es
un instrumento que estima los montos que han de ser necesarios ejecutar
para llevar a cabo los objetivos trazados en una empresa.
Es indispensable realizar una buena planificación presupuestaria en

cualquier empresa, bien sea del estado o privada, ya que por medio de esta
se puede estimar los ingresos y gastos que realiza la organización a corto,
mediano o largo plazo.
En el sector público, la planificación debe ir acompañada de un

presupuesto que se adapte a las necesidades financieras, fundamentado
sobre la base de la responsabilidad y sostenibilidad en el marco del ahorro,
disminución de gastos innecesarios y minimización de gastos sin objetivos.
Así mismo, la planificación y presupuesto en el sector público debe expresar
y englobar los planes nacionales, regionales y locales, que infieren en el Plan
de Desarrollo Económico y Social de la Nación, para la asignación de los
recursos necesarios, para el cumplimiento de las metas de desarrollo
económico y social del país.
La Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR

Mérida, debe organizar y dirigir las estrategias políticas, objetivos, planes de
acción y estudios organizativos, con el fin de integrar actividades para el
logro de los objetivos previstos en los planes del hotel. Igualmente, es la
responsable de la elaboración, control y cumplimiento del presupuesto.
Al mismo tiempo, la coordinación de planificación y presupuesto se

relaciona con la Gerencia General y demás coordinaciones del Hotel
VENETUR Mérida (Coordinación de Administración, Coordinación de
16
Alimentos y Bebidas, Coordinación de Ingeniería Mantenimiento,
Coordinación de Alojamiento, Coordinación de Comercialización y Ventas y
Coordinación de Talento Humano), puesto que en conjunto deben prever los
recursos necesarios en un periodo estimado, para los gastos administrativos
y proyecciones a iniciar en el año siguiente.
Durante el periodo de pasantías se observaron inconvenientes al

realizar las listas de los materiales a utilizar por cada unidad operativa, así
como también contratiempos al momento de proporcionar la información
adecuada en los proyectos presupuestarios, por otra parte, en la elaboración
de Informes de Ejecución Mensual, y a su vez, en los análisis de indicadores
de gestión,(en su proyección mensual en alojamiento, alimentos y bebidas y
otros servicios prestados) la recopilación de información se presentaba de
manera incompleta ocasionando retrasos en la entrega de requerimientos
presupuestarios, para originar proyectos en el hotel y creando demoras al
realizar registros de solicitudes en el Sistema Integrado de Gestión
Presupuestaria (SIGESP).
Estas circunstancias se originan debido a que la coordinación de

planificación y presupuesto carece de lineamientos que indiquen una serie de
pasos y/o etapas a seguir para la elaboración de informes de ejecución
mensual, a través de los indicadores de gestión, planificación anual,
registros, aprobaciones y en la contabilidad de tipo presupuestaria.
Haciendo énfasis en esta problemática, se considera necesario

implementar las funciones y procedimientos de la coordinación de
planificación y presupuesto en conjunto con las coordinaciones de alimentos
y bebidas, mantenimiento, alojamiento, talento humano y comercialización y
ventas, en caso contrario se pueden presentar inconvenientes e
17
incomodidades a futuro en el desempeño de los empleados al momento de
realizar su trabajo.
La presente investigación busca diseñar una guía de orientación para

la optimización de funciones y procedimientos de la coordinación de
planificación y presupuesto en conjunto con las unidades operativas de la
empresa, con el fin de mostrar una solución, la responsabilidad y
compromiso en cuanto a la delegación y cumplimiento de las funciones de
las coordinaciones de alimentos y bebidas, mantenimiento, alojamiento,
talento humano, comercialización y ventas, para con la Coordinación de
Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR Mérida.
Tomando en cuenta la importancia para el desarrollo de esta

investigación, la autora se plantea las siguientes interrogantes:
¿Cuáles son las causas de la demora en la entrega de información requerida

en las distintas unidades operativas hacia la coordinación de planificación y
presupuesto?
¿Cuáles son los planes nacionales que intervienen en el desarrollo de los

procedimientos de la coordinación de planificación y presupuesto?
¿Cómo se establece la comunicación entre la coordinación de planificación y

presupuesto con las demás coordinaciones?
¿Cuál es el nivel de conocimiento del personal de las unidades operativas de

la empresa, en relación a las funciones y procedimientos de la coordinación
de planificación y presupuesto?
¿Cuál es la importancia de las funciones de la coordinación de planificación y

presupuesto?
18
OBJETIVO GENERAL
 Diagnosticar el proceso de entrega de información requerida en las

distintas unidades operativas a la Coordinación de Planificación y
Presupuesto del Hotel VENETUR Mérida.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Identificar los planes nacionales que intervienen en el desarrollo de los

procedimientos de la Coordinación de Planificación y Presupuesto del
 Determinar el nivel de conocimiento del personal de las unidades

operativas del Hotel VENETUR Mérida, en relación a las funciones y
procedimientos de la coordinación de planificación y presupuesto.
 Explicar la importancia de las funciones de la coordinación de

19
JUSTIFICACIÓN
La planificación presupuestaria constituye una responsabilidad

fundamental para cualquier organización o empresa, comprendida por
diversas herramientas que cumplen una función específica, dentro de ellos el
Plan Operativo Anual (POA) correspondiendo a la definición de planes a
largo y mediano plazo.
La siguiente investigación se justifica desde lo teórico, ya que

profundiza el conocimiento de componentes importantes como los planes
nacionales que intervienen en el desarrollo de procedimientos del
presupuesto. Esto permitirá dar soporte a los elementos que se deban tomar
en cuenta y que se plantearan en las bases teóricas.
En lo metodológico, la investigación se apoya en el método científico,

permitiendo elaborar un instrumento para la recolección de información,
cumpliendo así con los requisitos de toda investigación y a su vez sirve como
antecedente para otros estudios con referencia al tema.
En cuanto a la justificación práctica, permitirá solucionar la

problemática, así como también beneficiara a la empresa manteniendo una
planificación presupuestaria de manera organizada, obteniendo mayores
ingresos y distribución de los recursos. En lo social; la investigación
favorecerá a los entes intermediarios que participan en la coordinación de
planificación y presupuesto. Así mismo, el personal de administración que
dispone de los recursos materiales y financieros del hotel. De igual manera,
estas coordinaciones se beneficiaran obteniendo una guía de orientación que
contribuya a la optimización de las funciones y procedimientos de
20
ALCANCE DE LA INVESTIGACION.
En el periodo transcurrido de pasantías administrativas en la

coordinación de planificación y presupuesto del Hotel VENETUR Mérida, se
intenta establecer el diseño de la funciones y procedimientos a realizar en la
unidad de planificación y presupuesto , de forma que al momento de realizar
cualquiera información presupuestaria se elabore de manera correcta,
siguiendo los métodos y parámetros adecuados, así mismo se pretende
implementar la guía de orientación, como un instrumento que le permita al
trabajador desempeñar de manera sistémica las instrucciones de cómo
desarrollar y aplicar las actividades presupuestarias, para que al momento de
que falte alguno de los responsables en la elaboración del presupuesto, otro
coordinador de cualquiera unidad tenga los pasos e instrucciones de cómo
desarrollar las actividades presupuestarias.
21
FASE III
MARCO TEÓRICO
La siguiente fase, comprende los factores principales de orden teórico

que forman la investigación, mostrando asimismo las bases teóricas,
enfoques teóricos, estudios y antecedentes en general referente al problema
de investigación, con el propósito de ofrecer una buena comprensión del
trabajo. Se inicia haciendo referencia de los antecedentes relacionados con
el tema de estudio, detallando los elementos tomados en cuenta para el
desarrollo del contenido de diferentes fuentes de información.
a) ANTECEDENTES.
Para los avances de la investigación, se realizó una revisión de trabajos,

relacionados con la investigación planteada.
En Quito del año 2009, en la Universidad Tecnológica Equinoccial

(escuela de contabilidad y auditoría), fue desarrollado el trabajo de grado El
Presupuesto como herramienta de gestión y planificación en una institución
pública, demostrando “la importancia de los presupuestos operativos, como
herramienta efectiva para la gestión”, (Ceballos V, 2006),esta investigación
se apoya en el método deductivo e inductivo, brindando un aporte a
diferentes organizaciones.
Se relaciona con el presente estudio, ya que de la misma forma

contribuye con las Coordinaciones del Hotel Venetur Mérida (administración,
alimentos y bebidas, ingeniería, mantenimiento, alojamiento, talento humano,
22
comercialización y ventas), para la optimización de procedimientos en cuanto
a planificación y presupuesto.
Zambrano, F (2013), “Propuesta para la realización de mesas técnicas de

trabajo con coordinaciones de los departamentos operacionales y
administrativos del Hotel Venetur Mérida”. Este estudio se realizó con el
objetivo de analizar la gestión del presupuesto del año 2012, con el fin de
comprobar si este se maneja adecuadamente como herramienta para
fortalecer la planificación del Hotel Venetur Mérida. La investigación se
describe exploratoria, documental, de campo y cualitativa, este tema ofrece a
la empresa estrategias al momento de planificar y realizar presupuesto por
medio de las mesas técnicas.
La investigación se relaciona con el presente trabajo de grado, ya que

este ofrece a las distintas coordinaciones del Hotel VENETUR Mérida,
diversos tipos de estrategias por medio de una guía de orientación para la
optimización de procedimientos y funciones al momento de realizar la
Ramírez, M. (2013). Realizó una investigación titulada “Propuesta para la

elaboración de un plan de capacitación comunicacional para los
departamentos de compras, almacén, planificación y presupuesto del Hotel
VENETUR Mérida”, con el objetivo de diseñar un plan de capacitación
comunicacional dirigido a los departamentos de almacén, compras,
planificación y presupuesto, ofreciendo a la empresa conocimientos acerca
de la importancia de la comunicación por medio de talleres y exposiciones,
con el fin de solventar el desacuerdo a la hora de elaborar trabajos, así como
también de reforzar y fortalecer los canales de información. Este tema de
23
estudio establece su metodología en el tipo de investigación descriptiva y
diseño de campo.
Esta investigación se vincula con el presente estudio,(en cuanto al fin en

común que se tiene) en sistematizar la comunicación en los departamentos
que se involucran en la elaboración de la base de datos de bienes y
servicios, para la ejecución del proyecto presupuestario en la empresa.
b) Bases Teóricas.
La presente investigación tiene teorías que le dan forma y relación con el

problema planteado. Sobre este particular, Arias (1999), señala que las
bases teóricas son: “un conjunto de conceptos y proposiciones que
constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el
fenómeno o problema planteado”.
A continuación se presenta la revisión bibliográfica realizada, para la

investigación a fines de dar a conocer los procedimientos y funciones de la
coordinación de planificación y presupuesto en relación con las
coordinaciones operativas que laboran en el Hotel VENETUR Mérida.
Para llevar a cabo la investigación es importante conocer cada término

que se relacione con el tema en estudio, para obtener un conocimiento más
amplio y claro que engloba el área de planificación y presupuesto.
24
 PLANIFICACIÓN (PRESUPUESTARIA).
Según el Artículo 5 de la Ley Orgánica de Planificación Pública

Popular / Gaceta Oficial Nº 6.011 (2010), afirma que la planificación es el
“Proceso de formulación de planes y proyectos con vista a su ejecución
racional y sistemática, en el marco de un sistema orgánico nacional, que
permita la coordinación, cooperación, seguimiento y evaluación de las
acciones planificadas, de conformidad con el proyecto nacional plasmado en
la Constitución de la República y en el Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación”, 2013 – 2019.
En el caso del Hotel VENETUR Mérida, se lleva una planificación por cada
coordinación tanto operativa como administrativa, detallando los planes que
se ejecutan y se programan por proyectos mensualmente.
 ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN.

Popular / Gaceta Oficial Nº 6.011 (2010), la planificación pública se
fundamenta en los siguientes elementos:
1. Prospectiva: Identifica el futuro, a través de distintos escenarios, para

esclarecer la acción presente, en función del futuro posible que
pretende alcanzar, según las premisas de sustentabilidad.
2. Integral: Toma en cuenta las distintas dimensiones y variables
vinculadas con la situación, tanto en el análisis como en la formulación
de los distintos componentes del plan, integrándolos como un conjunto
25
organizado, articulado e interdependiente de elementos necesarios
para el alcance de los objetivos y metas.
3. Viabilidad: Constatación de la existencia y disposición de los factores
socio-políticos, económicos financieros y técnicos, para el desarrollo
de los planes y que los mismos se elaboren, ejecuten y evalúen con el
suficiente conocimiento instrumental y la terminología apropiada.
4. Continuidad: Permite, sostiene y potencia procesos de
transformación con el propósito de materializar los objetivos y metas
deseadas.
5. Medición: Incorporación de indicadores y fuentes de verificación que
permitan constatar el alcance de los objetivos, metas y resultados
previstos y evalúa la eficacia, eficiencia, efectividad e impacto del plan.
6. Evaluación: Establecimiento de mecanismo que permita el
seguimiento del plan y su evaluación continua y oportuna, con el
propósito de introducir los ajustes necesarios para el cumplimiento de
los objetivos y metas del plan.
El Hotel VENETUR Mérida, debe tomar en cuenta los procedimientos que

tipifica la ley, y que son necesarios para poder obtener a futuro un trabajo
satisfactorio. Muchos de estos elementos se manejan de forma incorrecta.
 PROCEDIMIENTOS (relacionados en el área de presupuesto)
Según Melinkoff, R (1990), "Los procedimientos consiste en describir

detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral,
por medio del cual se garantiza la disminución de errores". (p. 28).
Se vincula con la investigación, ya que es importante que cada

procedimiento que se ejecute a lo largo de un periodo en cada organización,
26
lleve un control detallado en cada acción, al igual que cada labor que se
realiza regularmente, para obtener una mayor eficiencia en corto tiempo.
 PLANES OPERATIVOS.

Popular / Gaceta Oficial Nº 6.011 (2010), “Los planes operativos son
aquellos formulados por los órganos y entes del Poder Público y las
instancias de participación popular, con la finalidad de concretar los
proyectos, recursos, objetivos y metas trazados en los planes estratégicos”.
Se hace referencia a este artículo, debido a la importancia que los planes

operativos tienen para el manejo óptimo de un presupuesto, utilizando
acciones centralizadas por cada registro. De igual manera, cumpliendo con
los objetivos y metas de la misma empresa.
 PLAN OPERATIVO ANUAL, (POA).
Es una herramienta de planificación, que sirve para dar un ordenamiento

lógico de las acciones que se proponen realizar las unidades que integran
una institución.
Este debe contener los objetivos, proyectos y acciones que ejecuta el

hotel anualmente, a su vez justificar el motivo por el cual se utiliza y se
requiere cada recurso asignado y solicitado por medio de este.
27
 PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA NACION, (POAN).
Es un instrumento de gestión que contempla los proyectos estratégicos

que llevara a cabo el Ejecutivo Nacional.
 PRESUPUESTO PUBLICO.
Según la oficina nacional de presupuesto (ONAPRE), el presupuesto es

un medio para prever y decidir la producción que se va a realizar en un
período determinado, así como para asignar formalmente los recursos que
esa producción exige en la praxis de una institución, sector o región.
Cuando se habla de prever y decidir se hace referencia a la toma de

decisiones que debe tener el gerente general de la empresa en conjunto con
su equipo de trabajo, o jefes de cada coordinación de área por
departamentos (realizando esto con anticipación), para obtener un
presupuesto exitoso y poder resolver cualquier imprevisto.
 PRESUPUESTO POR PROYECTOS

Es una técnica implementada en el proceso presupuestario, la define el
presupuesto por proyecto así: El Presupuesto por Proyectos es un
instrumento para asignar y distribuir los recursos municipales en función de
públicos a través de proyectos, a los entes u organismos nacionales,
estadales y las políticas y objetivos estratégicos de la nación, expresados en
los respectivos Planes Anuales; además coordinar, controlar y evaluar su
ejecución.
28
 ACCION PRESUPUESTARIA.
Son cuentas operacionales, donde se encuentran los recursos de la

empresa definidos y separados al mismo tiempo por áreas o departamentos.
 ACCIONES ESPECÍFICAS.
Son aquellas operaciones concretas, suficientes y cuantificables

anualmente, necesarias para lograr el resultado esperado.
 VISIÓN ESTRATEGICA.

Popular / Gaceta Oficial Nº 6.011 (2010), define visión estratégica como:
“Conjunto de proposiciones deseables a futuro para un período determinado,

construida de manera participativa por los órganos del Sistema Nacional de
Planificación”.
 RECURSOS. (RELACIONADO CON PRESUPUESTO)
Son la totalidad de los medios que se dispone para financiar el

presupuesto de una entidad, nivel institucional, región o sector. Están
constituidos por la suma de ingresos corrientes, recursos de capital y fuentes
financieras.
29
FASE IV
MARCO METODOLOGICO
En la siguiente fase se fundamentan los métodos, técnicas, y

procedimientos utilizados en el tema de estudio, la cual es de gran
importancia para el desarrollo del mismo, Arias (2006), afirma que la
metodología es “un estudio analítico de los tipos de investigación, así como
las técnicas e instrumentos de recolección de información”. Es necesario
realizar un análisis de investigación que conlleve a la definición de
metodología utilizada, siempre y cuando se mantenga la relación de este con
el problema y los objetivos planteados.
a) Tipo y diseño de investigación
El siguiente tema de estudio, se fundamenta en el tipo de investigación

descriptiva y explicativa, afirmando el diseño de investigación de campo,
debido a que esta describe lo habituado de la empresa específicamente en la
coordinación de planificación y presupuesto, enfocándose en el problema
detectado que se planteó anteriormente. A su vez se estipula de cierta forma
como investigación explicativa, ya que el tema se enfoca en la búsqueda del
porqué del problema, y de igual forma mencionando la causa y efecto del
mismo.
Arias, F (2006), menciona en El Proyecto de Investigación /Introducción

a la metodología, que la investigación descriptiva “consiste en la
caracterización de un hecho, fenómeno, individuo, o grupo, con el fin de
establecer su estructura o comportamiento”. Asimismo refiere en el mismo
30
contenido que la investigación explicativa “se encarga de buscar el porqué de
los hechos mediante el establecimiento de relaciones causa-efecto”.
 Diseño de investigación.
Para Arias F (2006), el diseño de la investigación “es la estrategia

general que adopta el investigador para responder al problema planteado”.
Es decir que el diseño de la investigación se desarrolla conforme a las
habilidades o destrezas que maneje la autora, para poder brindar una
solución factible al problema de su investigación. De la misma forma indica
que “la investigación se clasifica en: documental, de campo y experimental”.
La presente investigación es un proyecto factible, ya que permite las

funciones de la coordinación de planificación y presupuesto en conjunto con
las unidades operativas (mantenimiento, alojamiento, alimentos y bebidas,
comercialización y administración) que se encuentran en el hotel,
específicamente la coordinación de planificación y presupuesto, cubriendo
una necesidad y dando solución al problema planteado.
Así pues, este tipo de investigación es diseño de campo, debido a que

establece diferentes tipos de datos que fueron recopilados por la autora por
medio de los trabajadores directamente de la coordinación del Hotel Venetur
Mérida, donde se explican los hechos. Esto se sustenta en el libro de
Proyecto de Investigación (Introducción a la metodología), Arias F, del año
2006, el cual afirma que: “la investigación de campo es aquella que consiste
en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad donde ocurren los hechos”.
b) Población y muestra
Se entiende como población “…cualquier conjunto de elementos de los

que se quiere conocer o investigar alguna o algunas de sus características”,
(Alcaide, 2001).
31
La población tomada para el tema de estudio se define como población
finita, es de ochenta y cinco (85) empleados del Hotel VENETUR Mérida, en
su condición laboral de personal fijo.
Morles, 1994, p. 54, afirma que la muestra es un “subconjunto

representativo de un universo o población”.
La muestra tomada de la población seleccionada, fue de doce (14)

personas, que están directamente relacionadas con los procedimientos,
elaboración, control, y resultados de la planificación y presupuesto.
Seguidamente, se aplicó una encuesta a cada uno de ellos como técnica de
recolección de datos, siendo los coordinadores de cada unidad ejecutora, de
Alimentos y Bebidas, Alojamiento, Otros Servicios (Comercialización),
Administración, Planificación y Presupuesto (Coordinadora y analista de
presupuesto), en conjunto con cada asistente y analista de cada
coordinación.
Para realizar la muestra se utilizó el procedimiento denominado

muestreo, el cual se define como muestreo probabilístico o aleatorio,
apoyado en el muestreo al azar simple, ya que en el proceso se domina las
probabilidades que posee cada elemento que integra la muestra.
La formula usada para el porcentaje (%) que se obtuvo de la muestra

seleccionada es la siguiente:
F= n/M x 100, donde n representa la muestra y M la población tomada.
F=12/85x100=0,15x100=15%.
Fuente: Sampieri, 2013.
32
Se considera la muestra representativa considerando el quince por
ciento (15%), debido a que permite generalizar los resultados al resto de la
población con un margen de error conocido, (Arias, F. 2006).
c) Técnicas e instrumentos de recolección de la información
En el siguiente apartado, se describen las técnicas e instrumentos usados

en la investigación para la recolección de datos. En esta investigación se
utilizaron:
 La observación directa.
 La encuesta (modalidad escrita)
En este caso, se elaboró una encuesta (de forma escrita) y un

cuestionario para utilizarlo como recolección de datos en la muestra
seleccionada. Este cuestionario está estructurado con siete (7) preguntas
cerradas dicotómicas (selección múltiple), las cuales permitieron obtener una
respuesta prefijada y legitima de los entrevistados.(Ver anexo n°7)
33
FASE V
ANALISIS Y RESULTADOS QUE SUSTENTAN LA INFORMACIÓN
La siguiente fase constituye el análisis de los resultados, en base a la

información obtenida a través de la técnica de recolección de datos aplicado.
En este caso, se realizó una encuesta en el Hotel VENETUR Mérida, a una
muestra representativa de catorce(14) empleados fijos que laboran en
distintas coordinaciones, que a su vez están relacionadas con el trabajo y
elaboración del presupuesto de cada año.
A continuación se presenta gráficamente los resultados obtenidos por

medio de la encuesta, en conjunto con el análisis de cada uno de ellos.
a) Presentación y análisis de los resultados
En la presentación y análisis de resultados se muestra cada

interrogante con sus respectivas tablas que muestran la cantidad de
personas que respondieron de forma afirmativa y negativa. Así como
también las opciones de respuestas que tienen varias preguntas.
34
Interrogante N°1: ¿Conoce la información presupuestaria que debe
entregar a la coordinación de planificación y presupuesto?
Tabla N°1.Conocimiento de información presupuestaria entregada a la

coordinación de planificación y presupuesto.
TOTAL 14 100%
Si 6 43%
No 8 57%
Grafico N°1.Conocimiento de informacion

presupuestaria entregada a la coordinacion de
planificacion y presupuesto
0% .
Si
No 43%
57%
Fuente: Elaborado por la misma autora. (2014)
Análisis del gráfico: Mediante la encuesta aplicada, se obtuvo como

resultado que del cien por ciento (100%) de la muestra representativa, solo el
cuarenta y tres por ciento (43% - SI)tiene un conocimiento amplio acerca de
la información presupuestaria que se debe entregar a la coordinación de
planificación y presupuesto, y el cincuenta y siete por ciento (57%- NO) no lo
posee.
35
Interrogante N°2. ¿Considera usted que hace entrega a tiempo de la
información presupuestaria requerida por la coordinación de
planificación y presupuesto?(en caso de que su respuesta sea negativa,
justifique).
Tabla N°2. Entrega a tiempo de información presupuestaria a la coordinación

de planificación y presupuesto.
Total 14 100%
Si 10 71%
No 4 29%
Grafico N°2. Entrega a tiempo de informacion

presupuestaria a la coordinacion de planificacion y
presupuesto.
0%
0%
No
29%
Si, 71%
Análisis del gráfico: A través del grafico anterior, (n°2) se puede deducir
que los resultados arrojados en la encuesta, el setenta y uno por ciento
(71%- si) de la muestra representativa hace entrega de la información
presupuestaria a la coordinación de planificación y presupuesto a tiempo,
36
mientras que el veintinueve por ciento (29%- no) restante no lo hace. No
obstante, este grupo que no cumple con la entrega a tiempo justificó su
respuesta indicando que es debido a la falta de tiempo y dudas para la
ejecución de la misma información.
37
Interrogante N°3. ¿Cuáles son los lapsos de entrega de la base de datos
de bienes y servicios estimados a obtener en el año, para la elaboración
del proyecto presupuestario?
Tabla N°3. Opciones presentadas en la encuesta, de los lapsos de entrega

de la base de datos de bienes y servicios, para la elaboración del proyecto
presupuestario.
100
14 encuestados %
a. Enero – Marzo 2 personas 14%
b. Febrero – Junio 2 personas 14%
c. Enero – Mayo 9 personas 64%
d. Ninguna de las anteriores 1 persona 7%
Grafico N°3. Lapsos de entrega de la base de datos de

bienes y servicios, para la elaboración del proyecto
presupuestario.
d. Ninguna de
las anteriores
a. Enero -
7% Marzo
14%
c. Enero -
Mayo
64% b. Febrero -
Junio
14%
38
Análisis del gráfico: En el gráfico mostrado anteriormente, (n°3) se puede
precisar que el sesenta y cuatro por ciento (64%) de la muestra
representativa considera que los lapsos de entrega de la base de datos de
bienes y servicios,(para la elaboración del proyecto presupuestario) son
desde enero hasta mayo. El restante de los entrevistados no conoce como
tal estos lapsos de entrega, el catorce por ciento (14%) seleccionó enero-
marzo, otro catorce por ciento (14%) optó por la opción b. (febrero- junio), y
un siete por ciento (7%) consideró como respuesta correcta la opción d.
(ninguna de los anteriores)
39
Interrogante N°4. ¿A qué ente se debe entregar los resultados de los
indicadores de gestión / metas físicas financieras?
Tabla Nº4. Opciones presentadas en la encuesta, de los entes a entregar los

resultados de indicadores de gestión / Metas físicas financieras.
Total 14 encuestados cantidad 100%

Ministerio del Poder Popular para el 5 36%
a. Turismo (MINTUR). personas
Instituto Nacional del Turismo 0%
0
b. (INATUR)
Red de Hoteles VENETUR S.A, Casa 8 57%
c. Matriz. personas
d. Ninguna de las anteriores. 1 persona 7%
Grafico Nº4. Entes a entregar metas fisicas financieras

de la empresa.
Ninguna de
las anteriores
7%
MINTUR
36%
VENETUR,
Casa Matriz
57%
INATUR
0%
40
Análisis del gráfico: La respuesta a esta pregunta, se obtuvo por medio de
una selección múltiple aplicada en la misma encuesta, donde se distingue
que del total de la muestra representativa, solo ocho personas que
representan el cincuenta y siete por ciento (57%) selecciono la opción c.
Cinco (05) de los trabajadores encuestados que representan el treinta y seis
por ciento (36%) responde a la interrogante con la opción a,y una sola
persona, que representa el siete por ciento (7%) de los encuestados,
selecciono la opción d.
41
Interrogante N°5. ¿Conoce los indicadores de gestión que se utilizan
para medir la proyección mensual y metas físicas financieras?
Tabla Nº5. Conocimiento de indicadores de gestión.
Total 14 100%
Si 7 50%
No 7 50%
Grafico Nº5. Conocimiento de indicadores de gestión.

4º trim.
0% 0%
No Si
50% 50%
Análisis del gráfico: Las respuestas obtenidas en la interrogante número

cinco (nº5) se demuestra que el cincuenta por ciento (50%) de los empleados
encuestados tienen conocimiento referente a los indicadores de gestión que
se utilizan para medir la proyección mensual así como las metas físicas
financieras, mientras que el cincuenta por ciento (50%) restante, no lo posee.
42
Interrogante N°6. ¿Aplica la coordinación de planificación y
presupuesto los indicadores de gestión?
Tabla Nº6. Indicadores de gestión aplicados.
Total 14 100%
Si 9 64%
No 1 7%
No precisa 4 29%
Grafico Nº6. Indicadores de gestion aplicados. (si/no)
0%
No precisa
29%
Si
64%
No
7%
Análisis del gráfico: En el gráfico nº6, se puede observar que en la

encuesta aplicada a la muestra representativa, un sesenta y cuatro por ciento
(64%) opina que la coordinación de planificación y presupuesto si aplica los
indicadores de gestión, mientras que un veintisiete (27%) por ciento de estos
no precisa si esto se aplica o no, y el siete (7%) por ciento restante no posee
conocimiento de estos.
43
Interrogante Nº7. ¿Le gustaría tener a la disposición una guía de
procedimientos, que permita optimar el proceso y elaboración de
información que se requiere en la coordinación de planificación y
presupuesto, así como también lineamientos a seguir para la creación
del Plan Operativo Anual (POA)?
Tabla Nº7. Adquisición de una guía de procedimientos.
Total 14 100%
Si 14 100%
No 0 0
Gráfico nº7. Adquisición de una guía de procedimientos,

que permita optimizar el proceso y elaboración de
información que se requiere en la coordinación de
No
0%
0%
Si
100%
Análisis del gráfico: En el grafico nº7, se muestra que el total de la muestra

representativa; es decir un cien por ciento (100%), le gustaría tener acceso y
a su disposición una guía de procedimientos que permita optimizar el
44
proceso y elaboración de información que se requiere en la coordinación de
planificación y presupuesto. Así como también, lineamientos a seguir para la
creación del Plan Operativo Anual (POA).
b) Discusión.
De acuerdo con los resultados obtenidos se puede determinar que la

mayoría de la muestra representativa, presenta dificultades y conocimientos
que se consideran necesarios para la planificación, procedimientos y
ejecución de proyectos presupuestarios, exceptuando la coordinación de
planificación y presupuesto. Además, se puede evidenciar el valor que
sostienen varios de los encuestados con respecto al compromiso de
entregas puntuales a la coordinación de planificación y presupuesto, tanto
para obtener resultados de metas físicas financieras, como para medir los
indicadores y elaborar proyectos presupuestarios. Por último, se observa que
en un cien (100%) por ciento de los encuestados necesitan una guía de
procedimientos que les permita coordinar y organizar el proceso de
elaboración de trabajos y lineamientos a seguir para la creación del Plan
Operativo Anual (POA).
45
FASE VI
PROPUESTA
a) Presentación de la propuesta.
En el siguiente apartado se presenta una guía de orientación dirigida a

optimizar los procedimientos y funciones de la Coordinación de Planificación
Y Presupuesto del Hotel VENETUR Mérida. Esta propuesta se realiza con la
finalidad de sistematizar los procesos que realizan las coordinaciones que se
involucran con planificación y presupuesto, tales como; alimentos y bebidas,
mantenimiento, comercialización y ventas, administración, alojamiento,
talento humano, así como también las gerencias (gerencia general y
gerencia de operaciones).
La autora observó, que dentro de la empresa (Hotel VENETUR Mérida)

no existe un manual que describa los procedimientos básicos y detallados
del área de planificación y presupuesto. Por tal motivo, se realiza esta guía
como herramienta de apoyo, para que en un futuro pueda ser utilizada para
la elaboración del manual de normas y procedimientos del área de
planificación y presupuesto, el cual describirá las funciones que debe realizar
cada departamento en relación a la coordinación de planificación y
presupuesto. Por otra parte, en la guía se mostrara cada uno de los
indicadores usados para la gestión de la empresa, y los procedimientos
necesarios para la creación de sus metas tanto físicas como financieras.
b) Justificación.
En materia de planificación y presupuesto, es importante tomar en

cuenta la organización, para así mantener un direccionamiento, seguimiento
46
y control de gestión. Asimismo, el proceso de control de gestión, valorará el
desempeño de la organización o empresa en un tiempo estimado, situando el
conjunto de recursos, personal, sistemas de información, normativas,
estrategias y mecanismos predefinidos. De igual manera, es conveniente
señalar que Casa Matriz, Venezolana de Turismo, S.A, (VENETUR) solicita a
los hoteles pertenecientes a la red, y a las oficinas de planificación y
presupuesto, tener un manual o guía de normas y procedimientos que
describa las actividades a ejecutar para la formulación del presupuesto
según la planificación y estrategias enmarcado en el Plan de la Nación
(2013-2019), las funciones de las unidades que intervienen, precisando
responsabilidades y los niveles de participación. Por consiguiente, establecer
una guía de orientación de procedimientos y funciones en la Coordinación de
Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR Mérida, sería una
herramienta de apoyo para las coordinaciones involucradas en el proceso de
la elaboración de trabajos que intervienen en la planificación y presupuesto.
De esta manera, mejoraría el ciclo de trabajo entre las coordinaciones,
puesto que tendría a su disposición la información necesaria para responder
a cualquier duda al momento de proyectar un estudio.
c) Objetivos de la propuesta
OBJETIVO GENERAL
 Diseñar una Guía de Orientación dirigida a optimizar las funciones y

procedimientos de la Coordinación de Planificación y Presupuesto del
47
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Identificar los aspectos de planificación y presupuesto, que deben

conformar la guía de orientación.
 Describir los procedimientos y actividades que deben llevarse a cabo
en la coordinación de planificación y presupuesto.
 Establecer las normas y funciones de procedimientos en la
coordinación de planificación y presupuesto.
d) Estructura de la propuesta
La siguiente propuesta, describe las funciones de la coordinación de

planificación y presupuesto, así como también las responsabilidades que las
coordinaciones de alojamiento, alimentos y bebidas, mantenimiento,
administración, talento humano, compras, almacén, comercialización y
ventas, tienen con la misma.
Otros temas expuestos, se refieren a los procesos de la elaboración de

metas físicas y financieras de cada una de las unidades operativas, de
acuerdo a los indicadores de gestión, para el presupuesto de ingreso.
Además de esto, se explica los pasos para la elaboración de la base de
datos de programación de compras (bienes y servicios), como para la acción
centralizada, entre otras fases que servirán como una herramienta
fundamental para la empresa y las coordinaciones pertenecientes al Hotel
VENETUR Mérida.
e) Descripción
La guía de orientación, se describe por fases, está dirigida a la

Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR Mérida, e
48
igualmente a los coordinadores de cada unidad ejecutora que intervienen en
los procesos relacionados con la planificación y presupuesto de la empresa.
Se estructura a nivel metodológico en las siguientes fases:
 Fase I. PLANIFICACION Y PRESUPUESTO.

 Fase II. PROCEDIMIENTOS EN LA COORDINACION DE
PLANIFICACION Y PRESUPUESTO.
 Fase III. FUNCIONES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS.
49
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION

UNIVERSITARIA
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES

VENEZOLANOS
MERIDA EDO. MERIDA.
PROPUESTA
“GUIA DE ORIENTACIÓN DIRIGIDA A OPTIMIZAR LOS

PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES QUE INTERVIENEN EN PROCESOS
RELACIONADOS CON LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DEL
HOTEL VENETUR MÉRIDA, COMO UNA HERRAMIENTA DE APOYO
PARA SISTEMATIZAR Y ORIENTAR LOS PASOS A SEGUIR PARA UNA
PROGRAMACIÓN”.
ELABORADO POR: VIVAS A. KAREN A.
Mérida- Venezuela.
50
GUIA DE ORIENTACIÓN DIRIGIDA A OPTIMIZAR LOS
PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DE LA
COORDINACIÓN DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO DEL HOTEL VENETUR MÉRIDA S.A
CONTENIDO
Pág.,
FASE I. PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO 52
1. Introducción
1.1. Organigrama de la coordinación de planificación y presupuesto 53
1.2. Objetivos de la coordinación de planificación y presupuesto 54
1.3. Aspectos legales. 54
1.4. Gestión de la coordinación de planificación y presupuesto 59
FASE II. PROCEDIMIENTOS EN LA COORDINACIÓN DE 60
PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
1. Descripción de procedimientos utilizando el Sistema Integrado de 60
Gestión (SIGESP).
1.1. Flujo grama de solicitudes de pago o compra de un producto y/ o 62
servicio.
2. Descripción de actividades para la formulación del presupuesto 63
2.1. Descripción del proceso de elaboración de las metas físicas y 63
financieras:
3. Descripción de procedimientos para realizar la base de datos 76
(compras de bienes y servicios por cada unidad operativa)
3.1. Normas del procedimiento 79
4. Descripción de informe técnico- político del proyecto 80
5. Descripción de la elaboración de la ficha nueva etapa. 82
FASE III. FUNCIONES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS 88
1. Funciones de las unidades operativas en relación a la 89
intervención para la elaboración del proyecto presupuestario /
POA.
51
Planificación y presupuesto
FASE
1. Introducción
I
Las organizaciones públicas requieren de instrumentos
I metodológicos que permitan controlar, ejecutar, normar, y realizar
seguimientos a los procesos, administrativos, con el propósito de aumentar la
eficiencia y eficacia de las operaciones; así logrando el cumplimiento de las
metas y objetivos, a través de las disposiciones de las leyes vigentes. La
presente guía tiene como propósito, establecer los procedimientos de acción
práctica, para la formulación, ejecución, control, y evaluación del presupuesto
estipulado al Hotel VENETUR Mérida. De igual forma, la guía define con
mayor precisión la distribución de responsabilidades. Así mismo, orientar al
personal de planificación y presupuesto, y a las unidades ejecutoras, en el
cumplimiento de los objetivos planteados.
52
1.1. Organigrama de la coordinación de planificación y

presupuesto.
Coordinación de planificación
y presupuesto
Coordinador (a) de
planificación y
presupuesto
Analista de
planificación y
presupuesto
Fuente: Coordinación de planificación y presupuesto, Hotel VENETUR

Mérida, 2013.
53
1.2. Objetivo de la coordinación de planificación y presupuesto.
Tiene como objetivo organizar y controlar los procesos de

planificación, formulación, ejecución y control del presupuesto anual por
proyectos del Hotel VENETUR Mérida, a fin de coordinar y ejecutar los
proyectos, acciones centralizadas y Plan Operativo Anual (POA).
1.3. Aspectos legales.
La coordinación de planificación y presupuesto, debe regirse por leyes

para la formulación del presupuesto, estas leyes esenciales para este
proceso son las siguientes:
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

 Ley Orgánica de la Administración Pública. (LOAP)
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
(LOAFSP).
 Ley Orgánica de Planificación.
 Ley Orgánica de Régimen Presupuestario.
 Proyecto de Reglamento de Ley de Régimen Presupuestario.
 Disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto Anual.
 Reglamento Nº1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público.
54
El Hotel VENETUR Mérida opera su presupuesto por proyecto. Este

asigna y distribuye los recursos a través de proyectos a la empresa, en
función de las políticas, y objetivos estratégicos. El presupuesto debe cumplir
con los siguientes principios establecido por la Oficina Nacional de
Presupuesto (ONAPRE). :
 Programación: Se desprende de la propia naturaleza del presupuesto

y sostiene que el presupuesto, debe tener el contenido y la forma de la
programación.
i. Contenido: establece que deben estar todos los elementos que
permitan la definición y la adopción de los objetivos prioritarios.
El grado de aplicación no está dado por ninguno de los
extremos, pues no existe un presupuesto que carezca
completamente de una base programática, así como tampoco
existe uno en el que se hubiese conseguido la total aplicación
de la técnica.
ii. Forma: en cuanto a la forma, con él deben explicitarse todos
los elementos de la programación; es decir, se deben señalar
los objetivos adoptados, las acciones necesarias a efectuarse
para lograr esos objetivos; los recurso humanos, materiales y
servicios de terceros que demanden esas acciones, así como
los recursos monetarios necesarios que demanden esos
recursos.
 Integralidad: en la actualidad, la característica esencial del método de
presupuesto por proyectos, es que cumpla con las condiciones que
imponen los enfoques de la integralidad. Es decir, que el presupuesto
debe ser: un instrumento del sistema de planificación, el reflejo de una
política presupuestaria única; y un proceso debidamente vertebrado.
55
 Universalidad: dentro de este postulado, se sustenta la necesidad de

que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser
incorporado en él.
 Exclusividad: en cierto modo este principio complementa y precisa el
postulado de la universalidad, exigiendo que no se incluyan en la ley
anual de presupuesto asuntos que no sean inherentes a esta materia.
Ambos principios tratan de precisar los límites y preservar la claridad
del presupuesto, así como de otros instrumentos jurídicos respetando
el ámbito de otras ciencias o técnicas. No obstante, de que en la
mayoría de los países existe legislación expresa sobre el principio de
exclusividad, en los hechos no siempre se cumplen dichas
disposiciones legales.
 Unidad: este principio se refiere a la obligatoriedad de que los
presupuestos de todas las instituciones del sector público sean
elaborados, aprobados, ejecutados y evaluados con plena sujeción a
la política presupuestaria única definida y adoptada por la autoridad
competente, de acuerdo con la ley, basándose en un solo método y
expresándose uniformemente.
 Acuciosidad: para el cumplimiento de esta norma es imprescindible

las presencia de las siguientes condiciones básicas en las diversas
etapas del proceso presupuestario:
56
i. Profundidad, sistema y organicidad en la labor técnica, en la

toma de decisiones, en la realización de acciones y en la
formación y presentación del juicio sobre unas y otras.
ii. Sinceridad, honestidad y precisión en la adopción de los
objetivos y fijación de los correspondientes medios; en el
proceso de su concreción o utilización; y en la evaluación de
nivel del cumplimiento de los fines, del grado de racionalidad
en la aplicación de los medios y de las causas de posibles
desviaciones.
 Claridad: Este principio tiene importancia para la eficiencia de
presupuesto como instrumento de gobierno, administración y
ejecución de los planes de desarrollo socio-económicos. Es
esencialmente de carácter formal; si los documentos presupuestarios
se expresan de manera ordenada y clara, todas las etapas del
proceso pueden ser llevadas a cabo con mayor eficacia.
 Especificación: Este principio se refiere, básicamente, al aspecto
financiero del presupuesto y significa que, en materia de ingresos
debe señalarse con precisión las fuentes que los originan, y en el caso
de las erogaciones, las características de los bienes y servicios que
deben adquirirse.
 Periodicidad: Este principio tiene su fundamento, por un lado, en la
característica dinámica de la acción estatal y de la realidad global del
57
país, y por otra parte, en la misma naturaleza del presupuesto. A

través de este principio se procura la armonización de dos posiciones
extremas, adoptando un periodo presupuestario que no sea tan amplio
que imposibilite la previsión con cierto grado de minuciosidad, ni tan
breve que impida la realización de las correspondientes tareas.
 Continuidad: Se podría pensar que al sostener la vigencia del
principio de periodicidad se estuviera preconizando verdaderos cortes
en el tiempo, de tal suerte que cada presupuesto no tiene relación con
los que antecedieron, ni con los venideros. De ahí que es necesario
conjugar la anualidad con la continuidad, por supuesto que con plenos
caracteres dinámicos. Esta norma postula que todas las etapas,
década, ejercicio presupuestario, deben apoyarse en los resultados de
ejercicios anteriores y tomar, en cuenta las expectativas de ejercicios
futuros.
 Flexibilidad: A través de este principio se sustenta que el
presupuesto no adolezca de rigideces que le impidan constituirse en
un eficaz instrumento de: administración, gobierno y planificación.
Para lograr la flexibilidad en la ejecución del presupuesto, es
necesario remover los factores que obstaculizan una fluida realización
de esta etapa presupuestaria, dotando a los niveles administrativos,
del poder suficiente para modificar los medios en provecho de los fines
prioritarios del estado.
58
 Equilibrio: Este principio se refiere esencialmente al aspecto

financiero del presupuesto aun cuando éste depende del último
término de los objetivos que se adopten; de la técnica que se utilice en
la combinación de factores para la producción de bienes y servicios de
Origen estatal; de las políticas de salarios y de precios, en
consecuencia, el grado de estabilidad de la economía.
1.4. Gestión de la coordinación de planificación y presupuesto.
Directrices de Presupuesto
la Oficina Operativo
Nacional de Anual del
Capacitar en
Presupuesto HVM
materia de
ONAPRE Planificar, Solicitar la
elaboración
del formular y aprobación
presupuesto a elaborar el definitiva
Presupuesto
cada presupuesto del
Solicitud de ejecutado
coordinación del HVM presupuesto
compra de correctamente
de unidad ante la
bienes y , según lo
ejecutora ONAPRE
prestación de previsto en el
servicios de las POA
coordinaciones
del HVM
Directrices de ONAPRE, leyes, reglamentos.
59
FASE Procedimientos en la coordinación

de planificación y presupuesto
II
I
1. Descripción de procedimientos utilizando el Sistema Integrado de
Gestión (SIGESP).
 Para obtener la disponibilidad presupuestaria, de los recursos
manejados en la empresa, se debe tener un programa (software) con
el Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Publico. Este
es un sistema administrativo, creado para la administración pública
venezolana. En este sistema se puede observar distintos criterios a
manejar para llevar control presupuestario de la coordinación de
planificación y presupuesto. Dentro de estas se encuentran, el ícono
para realizar las solicitudes de ejecución presupuestarias, el modulo
integrador por el cual se puede contabilizar los procesos, solicitudes,
registros presupuestarios y aprobaciones de estas(ver anexo n°2).
 Las disponibilidades presupuestarias nos permiten observar, la
cantidad de dinero disponible para realizar el pago a cualquier
empresa, o compra de algún producto, alimentos y bebidas que sea
necesario para la empresa. (ver anexo n°6)
 El SIGESP permite la observación de las disponibilidades
presupuestarias de cada unidad ejecutora de acuerdo a cada fecha.
 Para poder obtener la disponibilidad presupuestaria se debe ingresar
al SIGESP utilizando una clave y un usuario.
60
 A través del Sistema Integrado de Gestión, se realizan los registros de

solicitudes de ejecución presupuestaria para cada producto, recurso o
servicio. (ver anexo n°3)
 Asimismo, se realizan las aprobaciones de estas mismas y su
contabilización para que cuentas por pagar continúe con el proceso de
pagos (en caso de ser un servicio a cancelar - ver anexo n°4)
 Cuando es una compra, la coordinación de compras debe realizar una
orden de esta misma, allí actúa planificación y presupuesto, creando el
registro de solicitud de ejecución presupuestaria, aprobándola, y
contabilizando, de allí se podrá efectuar la orden de compra. (ver
anexo n°5)
A continuación, en la figura n° 4 se presenta un diagrama de flujo, que

detalla el proceso a seguir para realizar una solicitud de pago o compra de
producto y/o servicio, el cual se realizó confirmando cada uno de los
procedimientos de manera sistematizada, (en el transcurso de las pasantías
administrativas) así mismo se evidencia la sistematización que debe existir.
61
1.1. Figura n° 4. Diagrama de flujo de solicitudes de pago o compra
Unidad solicitante
de un producto y/ o servicio.
INICIO
Realiza memorando, orden de compra,

solicitando el pago de o compra de un
producto o servicio.
Gerente general
No Desaprueba la solicitud
¿De
acuerdo?
Si Aprueba la solicitud
Recibe la solicitud, comprueba Verifica que exista la

Planificación y presupuesto
que esté debidamente elaborada disponibilidad presupuestaria de

y aprobada por gerencia general las partidas específicas
Orden de Solicitud de pago de

compra
productos o servicios.
Aprobación y
contabilización
de solicitud de Registro de solicitud de
compra Entrega a coordinación
ejecución presupuestaria
de administración
(cuentas por pagar)
Unidad Solicitante
Aprobación de ejecución
Entrega a presupuestaria (en el
Contabilización de ejecución
Coordinación SIGESP)
presupuestaria (SIGESP/
de compras
Modulo integrador)
FIN
Fuente: Elaboración propia, (2014).
62
2. Descripción de actividades para la formulación del presupuesto.
2.1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LAS

METAS FÍSICAS Y FINANCIERAS:
 Se debe elaborar las metas físicas y financieras de cada unidad

operativa, que genera ingresos a la empresa, de acuerdo a los
indicadores de gestión.
 Los indicadores de gestión se dividen de acuerdo a cada acción:
Nº de visitantes
Nº de habitaciones diarias
 Indicador Nº de habitaciones mensual

Alojamiento
Porcentaje de ocupación
Nº habitaciones disponibles
Para obtener los resultados de estos indicadores se debe estimar el porcentaje

de ocupación por mes, de acuerdo a las estadísticas generadas en los años
anteriores. Esto permitirá proceder a conocer los resultados de los ítems
restantes.
63
Ejemplo del proceso (metas físicas):
Paso nº1: se elabora el porcentaje de ocupación, en base a las estadísticas de

años anteriores, (valores obtenidos en el año 2013) de acuerdo a cada mes,
según la temporada alta y baja.
Porcentaje
promedio estimado
sobre la base de las
estadísticas de
años anteriores,
según la temporada
70 % alta y baja.
64
Paso nº2 (metas físicas): para obtener los resultados de las habitaciones
vendidas diariamente en el hotel, se debe proceder a multiplicar el porcentaje
estimado en el mes, por el numero de cantidad de habitaciones disponibles
para la venta (180habitaciones), luego de esto se divide entre cien (100).
Nº Habitaciones diarias=
70 % 70*180= 12.600,00 /100

=126
65
Paso nº3(metas físicas): para obtener el número de habitaciones a establecer

en la meta, se debe realizar una multiplicación, donde se especifiquen el
resultado de habitaciones vendidas diarias por los días que tiene el mes a
calcular. A continuación se muestra el mes de enero que posee treinta y un (31)
días.
Nº habitaciones mensual= 126*31 = 3.906 Hab.
(La meta para el mes de enero, en ventas de

habitaciones es de 3.906 habitaciones.)
66
Paso nº4(metas físicas): para calcular la meta de número de visitantes que se

puede lograr en un mes (enero) se debe tomar en cuenta la cantidad de
personas que pueden ocupar las habitaciones. El Hotel VENETUR Mérida
posee ciento ochenta y cuatro (184) habitaciones, de las cuales ciento ochenta
(180) están disponibles para la venta, siendo la capacidad máxima instalada de
490. Considerando esta capacidad, se procedería de la siguiente forma: 490 /
180 * 3.906.
490(capacidad de pax)/ 180(habitaciones p/ venta)= 2.73 * 3906 (habitaciones mensual)
= 10.663 (metas para el mes de enero en números de visitantes)
Número de
visitantes
para el mes
de enero.
67
Paso nº5(metas físicas): para calcular el número de habitaciones disponibles

por mes, se debe utilizar el cien por ciento de la cantidad de habitaciones
disponibles para la venta, es decir ciento ochenta (180) habitaciones, por cien
(100) que representa el total del porcentaje de las habitaciones, este resultado
se dividirá entre cien (100) y luego se multiplica por treinta y uno (31), numero
que representa la cantidad de días que tenga el mes a calcular:
Nº habitaciones disponibles = 100 * 180 / 100 * 31 = Habitaciones disponibles

para el mes
Este proceso se realiza cada año, con el propósito de obtener físicamente las
metas estimadas para los años entrantes, para así poder medir cada indicador
calculado al final del año, obteniendo las diferencias de lo proyectado a lo
ejecutado. De igual forma este procedimiento se aplica para calcular las metas
68
físicas de cada mes, (enero hasta diciembre) utilizando los mismos pasos, a
diferencia de febrero. La formula se modifica dependiendo del número de días
en relación al mes, siempre y cuando en el año que esté presente, el mes este
conformado por los veintiocho (28) días, en vez de treinta y uno (31).
69
 Indicador Nº de platos y bebidas ejecutados.

Alimentos y Bebidas
Para realizar la proyección mensual de cada año, en este indicador (alimentos y

bebidas) se debe apreciar y estar al tanto de lo real ejecutado en los años
anteriores, ya que estos indicadores pueden ser medibles y el resultado de la
meta es de acuerdo a lo ejecutado el año anterior.
CANTIDAD DE PLATOS Y BEBIDAS EJECUTADOS AYB REAL AÑO 2014
 Indicador
Nº de servicios (eventos,
Otros servicios prestados alquiler de salones)
Para poder estimar las metas físicas por eventos y locales comerciales, se toma
en cuenta de igual forma como el proceso anterior, es decir por las estadísticas
establecidas en los años anteriores, de acuerdo a cada mes, y observando la
temporada alta o baja de cada uno de ellos, para así poder evaluar los mimos.
70
Una vez culminada la proyección de metas físicas, se procede a la elaboración

de las metas financieras. Estas metas financieras, permiten observar por cada
unidad operativa, los ingresos que se esperan para la empresa en el año
entrante, una vez finalizado el año se podrá comparar con lo real ejecutado,
donde se evaluara si el hotel mantiene una gestión de calidad.
 Procedimiento para la elaboración de metas financieras del Hotel

VENETUR Mérida:
 Indicador
Ingresos por habitación mensual.
Alojamiento
Paso nº1 (metas financieras): para deducir la cantidad de ingresos que se

generará por el área de alojamiento, se debe tomar en cuenta el resultado del
nº habitaciones,(mensualmente estimadas en las metas físicas)por el precio
promedio de las habitaciones, este precio promedio se define de acuerdo al
precio del tipo de habitación más vendida por mes; es decir, si el hotel al año
vende más habitaciones sencillas, y esta posee un precio de dos mil cien
bolívares (2.100Bs) este será el precio promedio para el año entrante. El
resultado a la operación será la meta de ingreso que se obtendrá en el mes por
concepto de alojamiento.
71
Ejemplo del proceso:
3.906
2.100Bs
Ingresos de habitaciones = 3.906 * 2.100Bs
= 8.202.600
(Meta financiera de ingresos por alojamiento en el mes de enero)
72
 Indicador
Nº de platos y bebidas.
Alimentos y bebidas
Paso nº2 (metas financieras): de igual forma, para calcular los ingresos a
obtener en el año por el área de alimentos y bebidas, se procede de la misma
forma que en el paso anterior (nº1), se multiplica el nº de platos ya estimados
en las metas físicas (20.000) por el precio estimado de platos; es decir, el hotel
posee distintos precios en cada plato, sin embargo el plato que se vende con
más frecuencia posee un valor de ciento ochenta (180), éste será el precio
promedio a utilizar, una vez realizada esta operación, se podrá observar la meta
para el año en ingresos a obtener por el área de alimentos y bebidas.
73
Ejemplo del proceso:
Ingresos por alimentos y bebidas = 20.000 * 180bs =
= 3.600.000bs
(Meta financiera de ingresos por alimentos y bebidas para el mes de enero)
 Indicador Nº de servicios (eventos, salones en alquiler,

Otros servicios piscina)
Paso nº3 (mestas financieras): para poder realizar el calculo de los ingresos
por otros servicios (eventos, salones en alquiler, lavandería, transporte
huésped, y piscina) se debe tener conocimiento previo de los ingresos de estos
espacios rentados, una vez obtenida esta información se podrá estimar la meta
de ingreso por otros servicios.
74
Ejemplo del proceso: a continuación se muestra el proceso para estimar las

metas de ingresos por otros servicios, es importante mencionar que los montos
expresados en el ejemplo son cantidades ya proyectadas.
Ingresos por otros servicios= 70.500 + 360.352 + 7.775 + 330.000
= 768.627
(Meta financiera de ingresos por otros servicios para el mes de enero)
75
Este proceso se repetirá, para generar los resultados por cada mes, desde
enero hasta diciembre, para así poder comparar lo proyectado (metas) con lo
real ejecutado, anualmente para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA).
3. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LA BASE

DE DATOS (COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS POR CADA
UNIDAD OPERATIVA):
 Se debe realizar un listado de bienes y servicios en la base datos para

su cálculo, por cada unidad operativa, que especifique cada producto o
recurso necesario para la prestación del servicio en la empresa, este
debe reflejar la cantidad de productos a utilizar en forma trimestral y
mensual, asimismo como el precio de venta al público (PVP), la unidad
de medida (unidad, metros, kilos o paquetes), la cantidad distribuida del
producto, (por trimestre y mensualmente) según la proyección estimada.
76
Ejemplo de base de datos: a continuación se muestra una parte del listado de

bienes y servicios del área de alojamiento, especificando el producto, la unidad
de medida, el precio más el impuesto al valor agregado (IVA), por trimestres y
el total como resultado final.
 Al momento de obtener el listado de productos finalizado, esta

información se debe vaciar en los instructivos emanado por la Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE), para este proceso se utiliza la
siguiente ficha de programación de compras:
77
Ejemplo del proceso: a continuación se muestra la ficha de programación de

compras donde se debe insertar el listado de bienes y servicios, por trimestre,
para obtener la asignación presupuestaria.
Ficha de programación de compras.
78
3.1. Normas para el procedimiento:
 Es importante mencionar, que cada unidad operativa (alojamiento,

alimentos y bebidas, mantenimiento, comercialización y ventas,
administración, compras y almacén) debe cumplir con la entrega
de cada listado de productos, para la asignación presupuestaria,
puesto que esta justifica el proyecto presupuestario a ejecutar,
que se refleja en el Plan Operativo Anual (POA).
 Cada unidad operativa debe realizar un análisis situacional de sus
necesidades y problemas identificados enmarcados en el proyecto
a realizar
 Los montos a registrarse en los diferentes formularios del
instructivo, deben expresarse en Bolívares.
 La coordinación de talento humano es responsable de elaborar el
Registro de Asignación de Cargos (RAC), donde se distribuye
cada concepto que devengarán los trabajadores según cada
unidad operativa (empleados y obreros), durante el año.
 Una vez visto el RAC y las fichas de programación de compras
según la unidad operativa, la coordinación de planificación y
presupuesto, debe realizar la consolidación de información
distribuyendo por partidas presupuestarias los gastos (ver anexo
n° 1/ 4.01.00.00).
 Para la formulación, ejecución, control y evaluación del
presupuesto se debe utilizar obligatoriamente el clasificador
presupuestario de recursos y egresos vigentes, elaborado por la
ONAPRE.
79
4. DESCRIPCIÓN DE INFORME TÉCNICO- POLÍTICO DEL PROYECTO.
Para continuar con la formulación del presupuesto, se debe realizar

seguidamente el informe técnico - político del proyecto, este expresa la finalidad
con la que se realiza el proyecto, así como también la formulación de
presupuesto de ingresos (estableciendo año), estos ingresos deben estar
vinculados con las metas planteadas en una acción específica (servicios
hoteleros integrados).
a) Estructura del informe técnico-político:

La acción específica comprende tres actividades principales a saber:
 Servicio de alojamiento.
 Servicio de alimentos y bebidas.
 Otros servicios.
El informe debe reflejar los siguientes ítems:
1. IDENTIFICACIÓN.
 Nombre del proyecto
 Organismo responsable
 Organismo, ente o misión ejecutora
 Competencias del organismo, ente o misión ejecutora
 Resumen ejecutivo del proyecto
80
2. CONTEXTO
 Diagnostico de la situación actual
 Situación deseada
 Balance entre la situación inicial y situación deseada
3. ANÁLISIS ESTRATÉGICO
 Grandes objetivos históricos y objetivos nacionales
 Objetivo Histórico
 Objetivos estratégicos y objetivos Generales
4. FORMULACIÓN DEL PROYECTO

 Descripción del proyecto
 Objetivo general del proyecto
 Objetivo específico del proyecto
 Ubicación geográfica del proyecto
 Bien o servicio
 Meta del proyecto
 Beneficiarios del proyecto (por género):
 Acciones específicas
 Monto total del proyecto
 Análisis de la viabilidad del proyecto
 Conexiones intra institucionales e interinstitucionales
 Articulación social con el entorno
81
5. DESCRIPCIÓN DE LA ELABORACIÓN DE LA FICHA NUEVA ETAPA.
 La ficha nueva etapa es uno de los formatos emanados por la ONAPRE,

para el registro de gastos para la elaboración del proyecto. Es requisito
principal realizar el ingreso del proyecto en esta ficha, debido a que toda
esta información se envía a Casa Matriz, VENETUR S.A, para la revisión
y aprobación.
 El responsable de realizar el registro del proyecto en esta ficha nueva

etapa, es el coordinador (a) de planificación y presupuesto, así como
también de enviar la información a casa matriz.
Ejemplo: Ficha nueva etapa para registro del proyecto. (datos básicos)
82
Ejemplo nº2: Ficha nueva etapa para registro del proyecto (responsables
del proyecto)
 Luego de ser aprobado por casa matriz VENETUR S.A, debe ser emitido
al Ministerio de Turismo (MINTUR), este se encargara de revisar y
aprobar el proyecto.
 Una vez aprobado por el ente de máxima autoridad (MINTUR), se debe
proceder a registrar el proyecto en el sistema la nueva etapa.
83
Paso nº1: LINK DESDE EL SISTEMA NUEVA ETAPA.
Acceso para registro

de proyectos
84
Usuario y clave Acciones

de acceso Centralizadas
 Al ingresar en el ítem de acciones centralizadas, se podrá realizar el

registro del proyecto en el sistema nueva etapa.
85
 Al estar el proyecto registrado en el sistema nueva etapa, la ONAPRE se

encarga de revisar y aprobar dicho presupuesto.
Ejemplo nº3: verificación de aprobación del proyecto.
Se debe elaborar el instructivo nº 5 (Formulación del presupuesto de

los entes descentralizados con fines empresariales financieros y no
financieros) que exige la Oficina Nacional de Presupuesto, por ser una
empresa descentralizada con fines empresariales, éste tiene como objetivo
establecer las normas, orientaciones e instrucciones básicas que permitan al
hotel formular el proyecto del presupuesto para el ejercicio fiscal 2014, con un
enfoque metodológico uniforme y como lo establece la Ley Orgánica de
86
Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP) y su Reglamento Nº1.
 Para finalizar el proceso la coordinación de planificación y presupuesto

debe enviar dicho instructivo completo a VENETUR S.A, Casa Matriz, y
este se encarga de remitir al Ministerio de Turismo (MINTUR).
87
FASE
Funciones las unidades operativas
III
1. Funciones de las unidades operativas en relación a la intervención

para la elaboración del proyecto presupuestario / POA.
 Es importante describir las funciones que deben realizar la coordinación
de la unidad operativa (alojamiento, mantenimiento, compras,
comercialización, administración, alimentos y bebidas), así como también
realizar la entrega de las programaciones a tiempo, para que el proceso
de formulación presupuestaria se genere a tiempo.
 Cada unidad operativa está en la obligación de realizar la programación
de compras de todos los productos y contratación de servicios que se
utilizaran en la elaboración del proyecto.
 Las unidades operativas que generan ingresos a la empresa deben
realizar el cálculo de las metas físicas y financieras, según los
indicadores de gestión, para el presupuesto de ingresos.
 Las coordinaciones son responsables de la creación y entrega de las
fichas de programación de compras y su base de datos a tiempo,(a
planificación y presupuesto) comenzando su elaboración al inicio de
cada año, así como también debe tener un alto nivel de responsabilidad
y participación en la elaboración del mismo.
88
 Las unidades operativas deben consignar en la coordinación de

planificación y presupuesto la relación de metas físicas y financieras de
ingresos y los gastos, a que den lugar, según la Planificación Estratégica
y operativa que establezca la Gerencia General en la realización del
proyecto para el año correspondiente, siguiendo los lineamientos del
Plan de la Patria 2013-2109 y sus Grandes Objetivos Históricos.
 La unidad organizativa encargada de la administración y finanzas de la
institución, debe suministrar a las demás unidades organizativas los
lineamientos generales en cuanto a las estimaciones de precios de
bienes, servicios, materiales, suministros, mercancía, viáticos y
pasajes, las cuales deben ser incluidas en la formulación del POA.
 La unidad organizativa encargada de la gestión del talento humano,
debe suministrar a las demás unidades organizativas los lineamientos
inherentes a las políticas de personal, así como, la información sobre
las erogaciones por concepto de gastos de personal, capacitación y
adiestramiento, entre otros; necesarios para la formulación del POA.
 Elaborar la descripción bien detallada con características específicas del
producto a utilizar según su especificidad; precio; breve descripción de
uso. Así como también cualquier otro equipo necesario, activos
(mobiliarios, equipos de oficina, equipos para alojamiento, equipos de
computación, equipos para cocina, maquinarias, repuestos para
mantenimiento), tomando en cuenta las posibles construcciones o
ampliación de algún área de la estructura física del hotel (previa
planificación con la Gerencia General).
89
 La coordinación de comercialización, debe realizar la proyección de las

ventas con los ingresos que pretenda generar por cada una de las
unidades productivas, (de acuerdo a los indicadores de gestión) y las
metas físicas y financieras que estimará para el año correspondiente,
esta información debe tener un precio de compra estimado y debe ser
entregada al departamento de planificación y presupuesto en el periodo
del mes de mayo en cada año correspondiente.
 La coordinación de talento Humano debe realizar el registro de
asignación de cargos (RAC) de acuerdo a las necesidades de cada
departamento, incluyendo los nuevos cargos que han creado hasta la
fecha y las nuevas contrataciones que pretendan realizar para el próximo
año.
90
CONCLUSIONES
Como resultado de la investigación y en referencia a los objetivos

planteados, puede concluirse que mantener una buena comunicación en el
entorno de trabajo es lo más esencial para cualquier empresa, puesto que a
partir de allí se lograra un trabajo eficiente, eficaz y efectivo. Es fundamental
conocer como se elabora la formulación y elaboración del presupuesto, así
como también los instrumentos metodológicos de la ejecución de los mismos,
con la finalidad de garantizar y optimizar la formulación de los proyectos y la
asignación de los recursos. La presente guía se utilizara como herramienta en
la coordinación para el desarrollo de cualquier actividad que cada coordinador
vaya a realizar en relación al presupuesto, la base de datos, y fichas de
programaciones.
Al establecer la Guía de Orientación en el Hotel VENETUR Mérida,

(disponible para cualquier unidad operativa que quiera observarla) se demostró
una mejor comprensión y rapidez en cuanto a los procedimientos que cada
unidad operativa debe desempeñar, contribuyendo con la planificación y
presupuesto. Por otra parte la puesta en práctica de esta guía conlleva a
obtener la consignación de información en un tiempo estimado, es decir en los
lapsos establecidos para la administración pública.
Es importante que cada jefe de las coordinaciones tengan conocimiento

de los procedimientos que influyen en la elaboración y formulación del POA,
puesto que así como planificación y presupuesto, las coordinaciones restantes
deben contribuir con un nivel de participación alto, para una mayor
responsabilidad al momento de consignar el proyecto ante Casa Matriz,
asimismo cumplir con las metas establecidas para cada año, favoreciendo a la
empresa, hacia un margen de beneficios óptimo.
91
La guía de orientación ayudará a mejorar los procedimientos y funciones
de la coordinación de planificación y presupuesto del Hotel VENETUR Mérida,
así como también demostrará la importancia de la puesta en práctica en cada
procedimiento, puesto que está enfocada en los pasos básicos que la unidad
de planificación y presupuesto debe operar, para que cada coordinador de la
unidad operativa pueda manejar y realizar estas operaciones, de la misma
forma exhortando a las principales figuras de cada unidad operativa.
92
RECOMENDACIONES AL HOTEL VENETUR MÉRIDA
 Se recomienda formular presupuestos partiendo de la realidad de la

institución estableciendo estrategias de trabajo en equipo para la
formulación del presupuesto y que beneficien a la empresa.
 Dar continuidad a la iniciativa que han tenido los pasantes con sus
trabajos de grados, para dar solución al problema.
 Se recomienda a la gerencia general realizar reuniones mensualmente,
para evaluar las metas físicas y financieras de la empresa, por cada
unidad operativa.
 Priorizar los procedimientos para la elaboración del proyecto
presupuestario.
 Se recomienda a las unidades operativas en general consignar de
manera oportuna la información a la coordinación de planificación y
presupuesto puntualmente.
RECOMENDACIONES AL COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE

LOS ANDES VENEZOLANOS (CUHELAV)
 Se recomienda al Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes

Venezolanos, incluir en la unidad curricular de gestión financiera
información relevante con respecto al presupuesto público.
93
REFERENCIAS CONSULTADAS
 Alcaide, (2001), Manual de trabajos de grado de especialización y

maestría y tesis doctorales, Editorial: fondo editorial de la Universidad
Pedagógica Experimental Libertador.
 Arias, F., (1999) El proyecto de investigación. Caracas – Venezuela,
Editorial: Episteme.
 Arias, F., (2006) El proyecto de investigación / introducción a la
metodología. Caracas – Venezuela, Editorial: Episteme.
 Ceballos, V., (2006) El presupuesto como herramienta de gestión y
planificación en una institución financiera pública. Universidad
Tecnológica Equinoccial, Quito- Ecuador.
 Hotel VENETUR Mérida, (2010). Informe de documentos de registro
legal de la empresa.
 Vásquez, R., (febrero, 2012). Aprendizaje en administración y
gerencia. En R. Vásquez (Presidencia), El presupuesto público, Taller
llevado a cabo en el Hotel VENETUR Alba Caracas, Caracas-
Venezuela.
 Melinkoff, R., (1990), p.28. Los procesos administrativos. Caracas-
Panapo, Venezuela.
 Normas APA. Disponible en: http://www.capitalemocional.com/apa.htm
 Ley Orgánica de Planificación Pública Popular. Gaceta Oficial Nº
6.011 (2010), Caracas- Venezuela.
 Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), Conceptos
presupuestarios. Disponible en:
http://www.ocepre.gov.ve/conceptos/conceptos.htm.
94
 Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), Clasificador
presupuestario 2013. Disponible en : http://www.ocepre.gov.ve/
 Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), Instructivo Nº

08Solicitud de Información de la Ejecución del Presupuesto de los
Entes Descentralizados con Fines Empresariales, Financieros y No
Financieros (2014)
 Ramírez, M., (2013) Propuesta para la elaboración de un plan de

capacitación comunicacional para los departamentos de compras,
almacén, planificación y presupuesto del Hotel VENETUR Mérida.
Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos
(CUHELAV), Mérida- Venezuela.
 Zambrano, F., Análisis de gestión del presupuesto del año 2012 del
Hotel VENETUR Mérida, Colegio Universitario Hotel Escuela de los
Andes Venezolanos (CUHELAV), Mérida- Venezuela.
95
ANEXOS
96
 ANEXO N°1. RESUMEN DE PARTIDAS PRESUPUESTARIAS
3.03.02.00.00 Venta bruta de servicios

3.03.02.01.00 Venta bruta de servicios
Disminución de otros activos
3.11.00.00.00
financieros
3.11.01.00.00 Disminución de disponibilidades
3.11.01.01.00 Disminución de caja
3.11.01.02.00 Disminución de bancos
3.11.01.02.01 Disminución de bancos públicos
3.11.01.02.02 Disminución de bancos privados
3.11.01.03.00 Disminución de inversiones temporales
Disminución de cuentas por cobrar a
3.11.02.00.00
corto plazo
Disminución de cuentas comerciales por
3.11.02.01.00
cobrar a corto plazo
Disminución de rentas por recaudar a
3.11.02.02.00
corto plazo
4.00.00.00.00 EGRESOS
4.01.00.00.00 GASTOS DE PERSONAL
Sueldos, salarios y otras
4.01.01.00.00
retribuciones
Sueldos básicos a personal fijo a tiempo
4.01.01.01.00
completo
Sueldos básicos a personal fijo tiempo
4.01.01.02.00
parcial
4.03.00.00.00 SERVICIOS NO PERSONALES
4.03.01.00.00 Alquileres de inmuebles
4.03.01.01.00 Alquileres de edificios y locales
Alquileres de instalaciones culturales y
4.03.01.02.00
recreativas
4.04.00.00.00 ACTIVOS REALES
4.04.01.00.00 Repuestos y reparaciones mayores
4.04.01.01.00 Repuestos mayores
4.05.00.00.00 ACTIVOS FINANCIEROS
Incrementos de cuentas por cobrar a
4.05.06.00.00
corto plazo
Incrementos de cuentas comerciales por
4.05.06.01.00
cobrar a corto plazo
Incremento de rentas por recaudar a
4.05.06.02.00
corto plazo
4.08.00.00.00 OTROS GASTOS
4.08.01.00.00 Depreciación y amortización
4.08.01.01.00 Depreciación
Depreciaciones de edificios e
4.08.01.01.01
instalaciones
97
 ANEXO N°2.SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIGESP)
Inicio
Módulos
98
 ANEXO N°3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIGESP)
Registro de solicitud de
99
Aprobación de solicitud de
100
Contabilización de solicitudes
presupuestarias
101
 ANEXO N°6. DISPONIBILIDADES PRESUPUESTARIAS
102
 ANEXO N°7. INSTRUMENTO APLICADO PARA LA RECOLECCION
DE DATOS (ENCUESTA)
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS
MERIDA EDO. MERIDA.
Nombre y Apellido del Pasante: Karen Anahir De Los Angeles Vivas

Aragoza.C.I:V-22.983.313Semestre:VI
Nombre del proyecto de investigación: Propuesta de una guía de orientación

para la optimización de las funciones y procedimientos de la Coordinación de
Planificación y Presupuesto del Hotel Venetur Mérida.
A continuación, se presentan una serie de preguntas necesarias para el desarrollo

de la propuesta mencionada anteriormente, que a su vez se relacionan con el
trabajo de la coordinación de planificación y presupuesto:
1. ¿Conoce la información presupuestaria que debe entregar a la coordinación

de planificación y presupuesto?
 SI
 NO
103
2. ¿Considera usted que hace entrega a tiempo de la información requerida por
la coordinación de planificación y presupuesto?
 SI
 NO
3. ¿Conoce cuáles son los lapsos de entrega de base de datos de bienes y

servicios estimados a obtener en el año para la ejecución del proyecto? (en
caso de ser positiva la respuesta, por favor mencionar).
a) enero – marzo ( )
b) febrero – junio ( )
c) enero – mayo ( )
d) ninguna de las anteriores ( )
4. ¿Conoce a que entidad debe suministrar la coordinación de planificación y

presupuesto los resultados de los indicadores de gestión y en que lapsos?
a. Ministerio del Poder Popular para el Turismo (MINTUR). ( )

b. Instituto Nacional del Turismo (INATUR). ( )
c. Red de Hoteles VENETUR S.A, Casa Matriz. ( )
d. Ninguna de las anteriores. ( )
104
5. ¿Conoce los indicadores de gestión que se utilizan para medir la proyección
mensual y metas físicas financieras?
 SI
 NO
 NO
 SI
6. ¿Aplica la coordinación de planificación y presupuesto los indicadores de
gestión?
 NO
 SI
 NO
 NO PRECISA
7. ¿Le gustaría tener a la disposición una guía de procedimientos, que permita

optimar el proceso y elaboración de información que se requiere en la
coordinación de planificación y presupuesto, así como también lineamientos
a seguir para la creación del Plan Operativo Anual (POA)?
 SI
 NO
¡GRACIAS
105
106
107
108

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República Bolivariana de Venezuela

PROPUESTA DE UNA GUIA DE ORIENTACION PARA LA OPTIMIZACION

Mérida, julio del 2014.

De Los Andes Venezolanos

PROPUESTA DE UNA GUIA DE ORIENTACION PARA LA OPTIMIZACION

Tutor Académico: Doris Villarreal. Autor: Vivas A. Karen A.

Tutor Empresarial: Emmanuel Briceño

Mérida, julio del 2014.

A Dios todopoderoso, omnipotente, por cuidarme en cada paso de mi vida y

A mi madre, Herika Anahir Aragoza Rojas, por estar siempre a mi lado

Autor: Vivas Aragoza Karen Anahir.

Palabras claves: procedimientos, planificación y presupuesto, POA.

Tabla N°1.Conocimiento de información presupuestaria entregada a la

Figura N°1. Organigrama General del Hotel VENETUR Mérida………….

Anexo N°1. Resumen de partidas presupuestarias………………………

El presupuesto es un instrumento de política fiscal y parte integral del

Siguiendo el orden de las ideas anteriores, el presente tema de

El presente trabajo se distribuye en cinco fases:

Fase I. Identificación de la empresa, donde se describen las características

Fase III. Marco teórico, se desarrolla la perspectiva de la investigación, en

Fase IV. Describe los métodos y procedimientos utilizados en el tema, el

Fase V. Presenta los análisis de los resultados, en base a los resultados

Fase VI.Constituye el diseño de la propuesta desarrollada, con el fin de

 Hotel Venetur Mérida S.A

Esta organización hotelera forma parte de la sociedad mercantil

Fuente: Documentos Legales de Registro que reposan en la

COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN

COORDINACIÓN DE COORDINACIÓN DE COORDINACIÓN DE

Fuente: Organigrama Hotel VENETUR Mérida S.A, (2010).

La Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR

DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO.

En la Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel

El coordinador de planificación diseña, organiza, consolida y dirige

 Preparar el plan de capacitación y formación para los trabajadores

 Coordinar con las oficinas y gerencias de la organización la

 Asesorar a la Gerencia General en la toma de decisiones en materia

 Asesorar las Coordinaciones del Hotel en la definición de Indicadores

 Aplicar Indicadores de Gestión a fin de evaluar el desempeño

 Controlar y revisar el cumplimiento de los proyectos a ser ejecutados

 Coordinar con las demás Oficinas y Gerencias del Hotel, la

 Diseñar estrategias del Hotel a corto y mediano plazo, en cuanto a su

 Planificar, evaluar y controlar la implantación de los proyectos en el

 Revisar, analizar y realizar seguimiento y control los planes operativos

 Elaborar informes de los planes operativos.

 Realizar traslado de partidas presupuestarias y presentar a la

 Llevar el control de la Disponibilidad Presupuestaria por partidas.

De este mismo modo, el analista de planificación y presupuesto

 Estar encargado de evaluar y hacer seguimiento del POA mensual

 Elaborar informe de ejecución físico - financiero mensual y

 Realizar conceptos de servicios básicos

 Asesorar en la clasificación de los gastos en las partidas

 Analizar la disponibilidad presupuestaria.

 Contabilizar SEP del almacén y órdenes de compra.

Fuente: Coordinación de Planificación y Presupuesto del Hotel VENETUR

Descripción de las actividades desempeñadas por el pasante.

 Primera Unidad Administrativa / Departamento de Ventas:

El periodo de tiempo en el departamento de ventas fue de un (1) mes

El pasante permaneció cuatro (04), semanas en el mencionado

 Manejar el sistema Micros-FIDELIO, (registrando en estas compañías)

Por razones de carácter académico, el pasante fue trasladado al Hotel

El periodo de tiempo en la coordinación estuvo comprendido en dos (2)

 Verificar disponibilidades presupuestarias a través del sistema

El presupuesto junto a la planificación definen los objetivos, políticas y