PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS REGISTROS

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1. OBJETIVO

Establecer una metodología para el control de registros del Sistema Integrado de

Gestión de la compañía ROA, de tal forma que se pueden identificar, almacenar,
proteger, recuperar, definir tiempos de retención y definir su disposición final.

2. ALCANCE

El presente procedimiento se aplicará para la ejecución de las actividades

relacionadas con la elaboración, control, almacenamiento y disposición de los
registros magnéticos o físicos generados en el Sistema de Gestión de la Calidad,
que se encuentren especificados en el listado maestro de registros de la compañía
ROA.

3. DEFINICIONES:

 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas. Los registros pueden utilizarse,
por ejemplo, para documentar la trazabilidad y proporcionar evidencia de
verificaciones, acciones preventivas y correctivas.
 CÓDIGO: es una serie de caracteres que se le asigna a los diferentes
formatos utilizados para el registro de la información.
 EFICACIA: Grado en el cual se realizan las actividades planificadas y se
logran los resultados planificados.
 REQUISITO: Necesidad o expectativa generalmente implícita u
obligatoria.
 PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que
utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.
 PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o
un proceso.
 ALMACENAMIENTO: Corresponde a la metodología que se elija para
archivar.
 RECUPERACIÓN: Se refiere a la manera como se accede fácilmente a
los registros.

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MARTHA LUCIA MEJIA GABRIEL FERNANDO SANCHEZ ANIBAL ROA

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 TIEMPO DE RETENCIÓN: Tiempo durante el cual se conservan los

registros de calidad en el archivo activo.
 DISPOSICIÓN: Se refiere a la actividad a seguir con el registro, una vez
este ha cumplido el tiempo de retención.
 TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la
localización de un objeto.
 SISTEMA DE GESTIÓN: sistema para establecer la política y los objetivos
y para lograr dichos objetivos.
 ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan
al más alto nivel una organización.
 EFICIENCIA: relación entre el resultado alcanzado y los recursos
utilizados.
 PRODUCTO: resultado de un proceso.
 AUDITORIA: proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria.
 MEJORA CONTINUA: acción recurrente para aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos.
 ORGANIZACIÓN: conjunto de personas e instalaciones con una
disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.
 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
 DOCUMENTO: información y su medio de soporte.

4. NORMATIVIDAD

ISO 9000: es un complemento de la 9001. Esta norma ha dado a los Sistemas de

Gestión de Calidad un lenguaje estandarizado, así como sus fundamentos.

ISO 9001: se aplica a los Sistemas de Gestión de Calidad. Una empresa que
cumple con esa norma demuestra que cumple con las condiciones necesarias
para lograr la satisfacción del cliente.

ISO 9004: se aplica a la eficacia (alcanzar objetivos) y la eficiencia (lograr

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objetivos utilizando la menor cantidad de recursos) en la gestión de calidad.

ISO 27001: se aplica sobre los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la

Información, tanto para evitar riesgos como para optimizar procesos.

ISO 31000: orienta el desarrollo de sistemas de gestión del riesgo, teniendo en

cuenta los requisitos de los diferentes sectores.

5. PROCEDIMIENTO

TIEMPODE
ITEM DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE
SORPORTE EJECUCION

Identificar los registros del proceso o

procedimiento que se van a
controlar y notificar a la oficina de
01 gestión documental para que se NA Líder de cada área 5 Horas
ingrese en el formato listado maestro
de registros.

Almacenar y proteger, teniendo en

cuenta que los medios utilizados
para el almacenamiento de los
registros deben ofrecer las mejores
condiciones de seguridad para evitar
que estos se pierdan o dañen. Así Formato registro Líder de cada área
02 mismo el responsable del manejo de de y Coordinador de 1 Mes
los mismos establece la metodología almacenamiento calidad.
de almacenamiento en cuento a
clasificación, orden cronológico y
alfabético etc.

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Establecer el procedimiento para las

consultas y/o prestamos, el personal Formato de Líder de cada área
3
no autorizado realizara las debidas préstamo y y responsable del 3 Horas
consultas de los registros a través consulta. manejo de archivo.
del personal encargado.

Establecer el tiempo de retención, en

el listado maestro de registros se
establece el tiempo de retención de
los registros de acuerdo a los
requerimientos internos o legales
externos. Así mismo determinar la
disposición a aplicar a cada registro
una vez haya culminado el periodo
de retención en el área de archivo. Formato listado Coordinador del
4 área de gestión 2 Horas
Decisión maestro.
documental.
¿Se requiere efectuar un control de
cambios?
Si, Volver al paso 1
(Identificar los registros del proceso
o procedimiento)
No, Seguir al siguiente paso 5

Actualizar el listado maestro de

registros debe actualizarse siempre
Coordinador del
que así se requiera, el líder de cada
área de gestión
área debe notificar a la oficina de Formato de
5 documental – Líder 1 Hora
gestión documental sobre los actualización.
de cada área de la
registros que han entrado o salido en
organización.
vigencia para sus respectivas
actividades.

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Realizar la socialización y/o

Líder de cada
6 retroalimentación de los registros NA 1 Semana
proceso
con los usuarios internos y externos.
Controlar los registros que se
encuentren físicamente archivados
debe permanecer protegidos en
carpetas, legibles, Fácilmente
identificables y recuperables. Coordinador del
área de gestión
7 Además de controlar la protección de NA documental – Líder 2 Semas
los registros que se encuentran en de cada área de la
medio magnéticos se debe realizar por
organización.
medio de copias de seguridad, la cual
se debe realizar solo a la carpeta que
tenga el nombre del proceso al cual
pertenecen los Registros.

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS Y DE CONTROL (registros).

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ALMACENAMIENTO

Método de Tiempo de
Código Nombre del documento recuperación
y/acceso Retención

GD-FR-12 Formato registro de almacenamiento Físico/Magnético 1 Año

GD-FR-13 Formato de préstamo y consulta. Físico/Magnético 8 Meses

GD-FR-14 Formato listado maestro. Físico/Magnético 1 Año
GD-FR-15 Formato de actualización. Físico/Magnético 2 Años

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7. FLUJOGRAMA DE PROCESO

¿COMO
IMPLEMENTAR EL INICIO
MANEJO DE LOS
REGISTROS?

IDENTIFICAR LOS
REGISTROS DEL PROCESO
O PROCEDIMIENTO

ALMACENAR Y PROTEGER

ESTABLECER EL
PROCEDIMIENTO PARA
LAS CONSULTAS

ESTABLECER EL TIEMPO
DE RETENCIÓN

SI ¿Se requiere
efectuar un
control de
cambios?

NO

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ACTUALIZAR EL
LISTADO MAESTRO DE
REGISTROS

REALIZAR LA
SOCIALIZACIÓN Y/O
RETROALIMENTACIÓN

CONTROLAR LOS
REGISTROS FISICOS O
MAGNETICOS

FIN

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