TERCERA PARTE DEL MATERIAL DIDACTICO.

PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES – PILA

La planilla es un formato inteligente que le permite a todas las personas

(independientes, madres comunitarias, servicio doméstico, taxistas, contratistas y
empresas) pagar sus aportes al Sistema de la Protección Social – pagos
parafiscales – (salud, pensión, riesgos profesionales, caja de compensación, SENA
e ICBF).Este instrumento liquida los aportes que deben ser pagados de conformidad
con las normas que rigen cada subsistema y le informa los valores a pagar.
El valor se determina según la información que cada persona incluya en la planilla,
porque en ella debe señalarse cuanto es el ingreso de la persona (IBC – Ingreso
Base de Cotización), cuál es la condición de cada persona, si es un pensionado, un
estudiante, si pertenece a la carrera diplomática, si es un trabajador doméstico, si
es independiente o dependiente, si se trata de una madre comunitaria, entre otras
condiciones o tipos de cotizantes que existen.
Asopagos brinda asesoría gratuita a la ciudadanía en los temas relacionados a:
Pagos de planilla, liquidación de seguridad social, requerimientos de la Unidad de
Gestión Pensional y Parafiscales UGPP, pagos de sentencias judiciales,
retroactivos para entidades públicas, reportes de pagos a afiliados, planillas de
corrección, pagos masivos, novedades y afiliación a Nueva EPS en los puntos de
atención Red CADE.

REQUISITOS DEL TRÁMITE

1. El servidor de la Entidad le pedirá suministrar los datos del usuario tales como:

 Nombre completo
 Número de identificación
 Dirección de residencia
 Teléfono
 Correo electrónico
 Número de celular
 Número de fax

2. Ésta información es requerida únicamente en el momento de la inscripción por

primera vez.
3. Para éste procedimiento es importante conocer y/o tener a la mano la siguiente
información:

 Número de documento de identidad o NIT.

 Debe tener claridad acerca del nombre de la Administradora de Riesgos Laborales
– ARL – Entidad Prestadora de Salud EPS, la Administradora de Fondo de
Pensiones AFP. y Caja de Compensación Familiar en la cual se encuentra afiliado.
 Debe tener el dato exacto de su salario básico, ya que de ello depende la liquidación.
Si usted desea puede llevar su último comprobante de nómina y/o copia de afiliación
a la EPS.
 Nota: El Servidor de la Entidad, le suministrará un código o PIN con el que puede
hacer sus pagos el mismo día hábil en el Banco AV Villas, Banco Occidente, puntos
Vía Baloto y cadena de almacenes Exito o en los demás bancos autorizados en las
primeras horas del día siguiente para que pueda acceder con toda seguridad. Para
ésta modalidad usted no necesita tener cuenta bancaria. Si usted desea ampliar
ésta información puede consultar el Manual Planilla Asistida.
 Para los independientes que devenguen un salario mínimo o más, aportarán a
salud (EPS) y pensión (AFP), la afiliación a riesgos laborales (ARL) es voluntaria.
El Sistema exige el pago de salud y pensión a todos los trabajadores (dependientes
e independientes).Los trabajadores independientes contratistas si están obligados
a realizar pagos a riesgos laborales. (ARL).

Atención Virtual:

1. Electrónica: Diligencie la planilla en las siguientes páginas

web: Asopados, Sistema para la declaración y pago electrónico integrado de
seguridad social y parafiscales – INTERSSI.
2. Para éste caso usted debe llenar los campos marcados como obligatorios y el
sistema le irá indicando los pasos a seguir. si usted va a hacer el pago electrónico
necesita contar con cuenta bancaria y con autorización para hacer débitos
electrónicos. Si usted desea ampliar ésta información puede consultar el Manual
Planilla Electrónica
3. Una vez sea diligencia la planilla, el sistema hace la liquidación por usted. Debe
verificar que el valor a pagar corresponda con los aportes de ley.12.5% del IBC a
salud (8.5% con cargo al empleador y 4% al empleado) o para trabajadores
independientes el 12,5%.El 16% del IBC en pensiones (12% del empleador y 4% al
empleado), para los trabajadores independientes será el total a su cargo o de
acuerdo a la normatividad vigente según el tipo de afiliación.
4. En riesgos profesionales depende de la actividad de la empresa y está a cargo del
empleador. El 4% del valor de la nómina para caja de compensación, 3% para ICBF
y 2% para el SENA, también a cargo del empleador. Si el empleado o el trabajador
independiente recibe salario o ingreso superior a 4 salarios mínimos legales
mensuales, debe pagarse el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional, equivalente
al 1% del IBC a su cargo. Si además la persona recibe salario o ingreso igual a 16
Salarios mínimos el valor del aporte al Fondo de Solidaridad Pensional se
incrementa, así:

 Ingreso igual o superior a 16 SMLMV hasta a 17 SMLMV 1.2 %

 Ingreso igual o superior a 17 SMLMV hasta a 18 SMLMV 1.4 %
 Ingreso igual o superior a 18 SMLMV hasta a 19 SMLMV 1.6 %
 Ingreso igual o superior a 19 SMLMV hasta a 20 SMLMV 1.8 %
 Ingreso superior a 20 SMLMV 2 %
5. Verificado el valor a pagar por aportes a la seguridad social, usted puede autorizar
el pago con un solo click. Cuando la planilla es electrónica (internet), el sistema
debitará de la cuenta que usted le indique el valor de los aportes y los abonará en
las cuentas de recaudo de cada administradora. La información se transmite de
forma segura y llega solo a donde debe llegar.
6. Verificado el valor a pagar por aportes a la seguridad social, usted puede autorizar
el pago con un solo click. Cuando la planilla es electrónica (internet), el sistema
debitará de la cuenta que usted le indique el valor de los aportes y los abonará en
las cuentas de recaudo de cada administradora. La información se transmite de
forma segura y llega solo a donde debe llegar.
7. Cuando la administradora recibe la información y el pago, le enviará una
certificación donde confirma que su pago fue completo y sin inconvenientes. Para
el siguiente mes solo tiene que verificar la información que ya está cargada y
solamente hacer un clic (aplica únicamente

8. cuando se realizó la liquidación por planilla electrónica

Es necesario tener presente la fecha de pago (exacta) para el reconocimiento total

de las incapacidades y de la prestación del servicio. Recuerde que su fecha de pago
depende de los dos últimos dígitos de su Nit o cédula (No tenga en cuenta el dígito
de verificación).

PLAZO PARA LA AUTOLIQUIDACIÓN Y PAGO DE APORTES

TIPO DE APORTANTE- TABLA SUPUESTA
DIA HABÍL DE DOS ÚLTIMOS DIGITOS DEL NIT O NÚMERO DE
VENCIMIENTO IDENTIFICACIÓN
2 00 AL 07
3 08 AL 14
4 15 AL 21
5 22 AL 28
6 29 AL 35
7 36 AL 42
8 43 AL 49
9 50 AL 56
10 57 AL 63
11 64 AL 69
12 70 AL 75
13 76 AL 81
14 82 AL 87
15 88 AL 93
16 94 AL 99

 Las empresas que tengan 4 trabajadores o más, deben realizar el pago a través de
la planilla electrónica.
 Si usted está cancelando su planilla a través de otro operador y quiere trasladarse
a ASOPAGOS, lo puede realizar en los puntos de atención anteriormente descritos.
 Para pagos electrónicos es necesario tener cuenta de ahorros y/o corriente y
solicitar en el banco, la segunda clave.
 Cualquier modificación que usted tenga en sus datos personales y/o en su contrato
laboral, debe ser informado de inmediato al operador ASOPAGOS.

A continuación ejemplo de una liquidación de aportes pila:

Base para liquidar aportes a seguridad social

El artículo 18 de la ley 100 de 1993, que regula la base para cotizar a pensión, y
que es la misma para cotizar a salud y riesgos laborales, señala que tales aportes
se deben realizar sobre el salario mensual.
Por su parte el inciso segundo del mismo artículo señala:
«El salario base de cotización para los trabajadores particulares, será el que resulte
de aplicar lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo.»
Es decir que debemos recurrir al código sustantivo del trabajo para determinar los
elementos que integran el salario:
«Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo
que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del
servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas,
sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las
horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre
ventas y comisiones.»
De la lectura de la norma resulta claro que dentro de la base para la liquidación de
los aportes a seguridad social, se incluye lo que se conoce como salario básico, las
horas extras, las recargos nocturnos, dominicales y festivos, las comisiones por
ventas, bonificaciones habituales, e incluso los pagos que se pacten en especie.

Pagos que no hacen parte del ingreso base de cotización a seguridad social.
Hay una serie de pagos que se excluyen del IBC en los aportes a seguridad social,
correspondientes a los llamados pagos no constitutivos de salario.
Estos pagos están señalados en el artículo 128 del código sustantivo del trabajo:
«No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe
el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones
ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía
solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para
enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como
gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros
semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni
los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o
contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las
partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en
especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales,
de vacaciones, de servicios o de navidad.»
Hay que determinar con exactitud cuáles pagos se pueden considerar como no
constitutivos de salario, considerando que el artículo 128 es de aplicación restrictiva
y por tanto no se pueden pactar pagos no constitutivos de salario que no caben
dentro de las excepciones contempladas en el artículo 128 del código laboral, tema
que se desarrolla con más detalle en el siguiente artículo.

Pagos que no hacen parte del ingreso base de cotización a seguridad social.
La UGPP, entidad encargada de fiscalizar el correcto pago de los aportes a
seguridad social y parafiscal, es muy estricta en la interpretación de los pagos no
constitutivos de salario, por lo tanto es un aspecto que se debe manejar
cuidadosamente.

Base de cotización a seguridad social en trabajadores independientes.

Tratándose de los aportes a seguridad social en los trabajadores independientes,
como estos no tienen salario, su base de liquidación está regulada por el artículo
244 de la ley 1955 de 2019, que equivale al 40% de los ingresos mensuales, sin
que el IBL sea inferior a un salario mínimo.

Prestaciones sociales no hacen parte del IBC de seguridad social.

Las prestaciones sociales que recibe el trabajador no hacen parte del salario sino
que son un beneficio o prestación adicional, por tanto no hacen parte de la base
para liquidar los aportes a seguridad social.
Otro concepto que causa duda es el auxilio de transporte, que tampoco se incluye
en la base para liquidar las cotizaciones a seguridad social.
El auxilio de transporte no constituye salario porque no remunera el trabajo, sino
que es un reintegro de gastos al trabajador.
Lo que ocurre con el auxilio de transporte, es que la ley que lo creó, a pesar de que
no constituye salario consideró que se debe incorporar en la base para liquidar las
prestaciones sociales, pero es un tratamiento que no se extiende a los aportes a
seguridad social.

Horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos en los aportes a

seguridad social.
La remuneración por trabajo extra, nocturno, dominical y festivo hace parte del
salario del trabajador, y por consiguiente se debe incluir en la base para liquidar los
aportes a seguridad social, y, esto es importante: no se pueden acordar como pagos
no constitutivos de salario, porque su naturaleza es remunerativa.
En consecuencia, estos pagos se incluyen dentro del total devengad mensualmente
por el trabajador, para efecto de liquidar los aportes a seguridad social.

Salario en especie en los aportes a seguridad social.

El salario pagado en especie, como su nombre lo indica, es salario y se debe cotizar
a seguridad social sobe esos pagos.
Es probable que algunos pagos en especie se puedan acordar como no
constitutivos de salario, y en tal evento no forman parte del IBC para el pago de las
cotizaciones a seguridad social, pero sólo en el evento en que sea legalmente
posible acordar dicho pago como no constitutivo de salario.

RIESGO LABORAL: DEFINICIÓN Y CONCEPTOS BÁSICOS

Se entiende como riesgo laboral a los peligros existentes en una profesión y tarea
profesional concreta, así como en el entorno o lugar de trabajo, susceptibles de
originar accidentes o cualquier tipo de siniestros que puedan provocar algún daño
o problema de salud tanto físico como psicológico. La mejor forma de evitar los
riesgos laborales es a través de su prevención mediante la implementación de un
Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo, cuyos requisitos se encuentran
establecidos por la norma OHSAS 18001.
 El riesgo laboral se denominará grave o inminente cuando la posibilidad de que se
materialice en un accidente de trabajo es alta y las consecuencias presumiblemente
severas o importantes.

La Prevención de Riesgos Laborales

La Prevención de Riesgos Laborales (PRL) consiste en un conjunto de medidas y

actividades que se realizan en las empresas para detectar las situaciones de riesgos
e implementar las medidas necesarias para eliminarlas o minimizar sus efectos. Se
trata también de un conjunto de técnicas orientadas a reconocer, evaluar y controlar
los riesgos ambientales que pueden ocasionar accidentes y/o enfermedades
profesionales.

Estas medidas pueden ser de muchos tipos: información y concienciación de los

trabajadores, dotación de Equipos de Protección Individual (EPI), mejora de las
infraestructuras y entornos de trabajo o medidas para evitar el estrés o el acoso
laboral (mobbing).

La prevención laboral requiere también analizar y evaluar, mediante un conjunto de

técnicas, las modificaciones mecánicas, físicas, químicas, biológicas, psíquicas,
sociales, etc. que se producen en el medio laboral, con el fin de determinar en que
grado, positivo o negativo, afectan a la salud del trabajador.

Factores de riesgo

Los factores de riesgo tienen una relación o dependencia directa de las condiciones
de seguridad. Éstas siempre tendrán su origen en alguno de los cuatro aspectos del
trabajo siguientes:

 Local de trabajo: instalaciones eléctricas, de gases, prevención de incendios,

ventilación, temperaturas, etc.
 Organización del trabajo: carga física y/o mental, organización y planificación del
trabajo, monotonía, repetitividad, ausencia de creatividad, aislamiento, participación
y aportación de ideas, turnicidad, etc.
 Tipo de actividad: en este factor influyen tanto los equipos de trabajo utilizados
como la labor a realizar, como por ejemplo la manipulación de cargas o las posturas
repetitivas.
 Materias primas: materiales inflamables, productos químicos peligrosos, etc.

Principios básicos del PRL

Los principios por lo que se rige la prevención de riesgos pueden dividirse en tres
grandes grupos, que en conjunto engloban conceptos como análisis de la situación,
identificación y riesgos y formación de todos los empleados:
 Un accidente laboral no es un suceso inevitable y que tenga que ocurrir
irremediablemente, sino la manifestación de un error en la ejecución de un trabajo
o la falta de suficientes medidas preventivas.
 Un análisis correcto de las distintas tareas permite identificar riesgos y evitarlos.
 La información y formación de los trabajadores es vital para evitar riesgos.

La OSHAS 18001

Básicamente es un documento en el que quedan reflejados todos los requisitos

necesarios para implantar eficazmente un sistema de gestión de la seguridad y la
salud en el trabajo que permita a las organizaciones identificar, controlar y prevenir
los riesgos inherentes a su actividad.

Cuáles son los riesgos laborales más frecuentes en las empresas?

Norma OHSAS 18001: Gestión de Riesgos en el Trabajo

Tras la identificación de los riesgos que pueden afectar el buen funcionamiento de
las empresas, es necesario aplicar los correctivos necesarios para hacerles frente
y, a la vez, prevenir futuros eventos de este tipo. La norma OHSAS 18001 establece
el marco para la aplicación del Sistema de Gestión de Riesgos en el Trabajo.

¿Cuándo un riesgo laboral es considerado como tal?

Los riesgos son aquellos elementos que, directa o indirectamente, ponen en duda
la continuidad y el buen desempeño de los negocios. Concretamente, en lo que se
refiere a la norma OHSAS 18001, se definen como aquellas amenazas que
aparecen durante el ejercicio de las labores profesionales.

Un riesgo laboral es sinónimo de amenazas, obstáculos, daños, incidentes,

siniestros y accidentes. Tienen diferentes fuentes y su clasificación genérica habla
de dos tipos: los que se producen dentro de las empresas y los que se producen
fuera.

Como es obvio, no todos los trabajos suponen los mismos riesgos ni el mismo nivel
de exposición a éstos. Los riesgos dependen de factores como el lugar, la tarea, el
cargo y, por supuesto, la actividad comercial de la empresa.

Sin embargo, vale la pena dejar claro que no todas las amenazas pueden
catalogarse como riesgos. Algunas, generalmente las de menor repercusión, no
llegan a tener esta calificación, por lo que se les suele denominar como
condicionantes o elementos que forman parte de los entornos.

Para que un riesgo sea considerado como tal por una organización, debe tener al
menos algunas de las siguientes características:

 Nivel de amenaza alto para la organización en su conjunto.

 Efectos negativos sobre la actividad de la empresa.
 Ralentización o entorpecimiento de las funciones laborales.
Los riesgos dependen de factores como el lugar, la tarea, el cargo y la
actividad comercial
Principales tipos de Riesgos Laborales en una empresa
Con base en lo anterior, podemos señalar al menos 8 tipos de riesgos laborales en
las empresas. Veamos cuáles son y algunos ejemplos:

1) Mecánicos: aquellos que se derivan del uso de máquinas, herramientas, equipos

y objetos que puedan ocasionar accidentes.

2) Físicos: los que dependen de las propiedades físicas de los cuerpos, como por
ejemplo la iluminación, la radicación, la temperatura, el ruido y otros tantos que
puedan afectar la integridad física de los trabajadores.

3) Químicos: se derivan del uso de sustancias que, al entrar en contacto con los
cuerpos, pueden ocasionar quemaduras, intoxicación o lesiones sistémicas.
Dependen del nivel de concentración de la sustancia y del tiempo de exposición de
los trabajadores con ésta.

4) Locativos: tienen que ver con las características del diseño, la construcción, el
mantenimiento y el deterioro de las instalaciones en las que los trabajadores
realizan sus tareas. También incluye los materiales con los que están hechos los
pisos, escaleras, pasillos, mobiliario, entre otros.

5) Biológicos: son grupos de agentes orgánicos como hongos, bacterias, virus,

parásitos, plumas y polen, entre otros, que están presentes en ciertos climas
laborales y que pueden afectar a la salud y el bienestar de los trabajadores.

6) Psicosociales: se refiere a la interacción del personal en el ambiente de trabajo,

las condiciones de organización laboral y las necesidades, capacidades y hábitos
de las personas que forman parte de dichos ambientes. La depresión, el estrés y
las cargas laborales excesivas son algunos ejemplos.

7) De la información: habla de aquellos que afectan la confidencialidad, la

integridad y la gestión de datos e informaciones que, por derecho propio, son
exclusivas de las empresas o de sus clientes. Este tipo de riesgos pueden ser
causados por motivos muy diversos, desde ataques externos hasta errores del
equipo humano que maneja esta información.

8) Meteorológicos: son todos los fenómenos naturales de origen geológico,

meteorológico e hidrológico como erupciones volcánicas, desbordamientos de ríos,
terremotos, tormentas, inundaciones, huracanes, etc.

Importancia del Sistema de Gestión de Riesgos y Seguridad

La implementación de un Sistema de Gestión de Riesgos y Seguridad debe
realizarse de manera transversal. Los riesgos tienen distintas fuentes y también
distintos tipos. Entre más estructural sean los esfuerzos en este sentido, mejores
resultados se obtendrán en los distintos niveles y áreas de la organización.

Para una correcta y sencilla aplicación de la norma OHSAS 18001, el software

ISOTools ofrece valiosas herramientas que ayudan a las empresas a mantener y
automatizar las tareas que forman parte de este proceso. También permite una
adecuada integración con otros estándares similares como ISO 9001 e ISO 14001

QUE ES LA UGPP

La Unidad de Gestión de Pensional y Parafiscales (UGPP) controla las obligaciones

de los empleadores con el fin de disminuir el GAP y la brecha pensional de las
personas cuando adquieran la edad mínima de pensión o para efectos de
cumplimiento de requisitos en la ocurrencia de un siniestro derivado de una
invalidez.
La UGPP se ha conocido como la DIAN de la seguridad social; es decir, es la
Entidad que monitoriza y controla que se esté cumpliendo con todos los estándares
normativos, en materia de obligación por parte de los empleadores en el
cumplimento del traslado de los aportes al Sistema de Seguridad Social; por lo tanto,
la UGPP es una Entidad Administrativa de orden nacional, con personería jurídica,
autonomía administrativa y patrimonio independiente.
La UGPP tiene, aproximadamente, mil funcionarios que están encargados de
zonas, empresas o sectores. Esta, es una entidad adscrita al Ministerio de
Hacienda, que se crea con el Plan Nacional de Desarrollo (Ley 1151 de 2007
artículo 156). Su principal función es efectuar, en coordinación con las demás
entidades del Sistema de la Protección Social, las tareas de seguimiento,
colaboración y determinación de la adecuada liquidación y pago de las
contribuciones parafiscales de la Protección Social.
LA UGPP TIENE DOS FUNCIONES GENÉRICAS:

1. Encargada del pago de ciertas prestaciones económicas del Sistema de

Seguridad Social, en casos definidos.
2. Hacer seguimiento a la oportuna liquidación y pago de las contribuciones al
Sistema de Seguridad Social. Para lo cual, investiga con poder de hacer cobro
coactivo.
Desglosando cada función de la UGPP, encontramos 5 funciones principales en
esta Unidad:
Investigación: consolidar toda la información disponible y necesaria para la
adecuada determinación y cobro de las contribuciones de la Protección Social.
Sanción: esta Unidad tiene facultad sancionadora frente a los incumplimientos.
 La UGPP funciona sobre dos ejes

En resumen, las acciones de la UGPP giran sobre los siguientes ejes de trabajo:

1. Pensiones del régimen de prima media

La UGPP fue creada a través de la Ley 1151 de 2007 para solucionar la

problemática pensional de los empleados de Cajanal, Puertos de Colombia y otras
29 entidades más que habían sido liquidadas o se encontraban en proceso de
liquidación. Su tarea es la de reconocer las pensiones y gestionar su correcto pago
para brindar un mayor bienestar a los ciudadanos.

2. Contribuciones parafiscales de la protección social

Por otro lado, la UGPP se encarga de colaborar con las empresas y hacer
seguimiento al proceso de pago de los aportes de la protección social y parafiscal
de sus empleados. Lo que involucra el pago de las siguientes obligaciones: SENA,
ICBF, ARL, caja de compensación, salud y pensión.

¿Por qué es importante para el área de RR. HH.?

La UGPP puede iniciar un proceso de supervisión o fiscalización en las empresas

para determinar el estado de los aportes realizados a la seguridad social. Para esto
indaga en la contabilidad de la compañía, los estados financieros, esquemas de
compensación y pactos de exclusión salarial.

Recomendamos: 4 Claves para establecer un programa de bienestar en su

empresa

Al área de recursos humanos también le competen algunas funciones

administrativas, entre las que se encuentra el proceso de tramitación de nóminas y
seguros sociales. Por ello, el profesional de RR. HH. debe mantener en regla todos
los trámites jurídico-administrativos que competen al pago de parafiscales para
evitar ser sancionados.

¡Cuidado! Su compañía puede ser sancionada

La UGPP monitoriza y hace control al cumplimiento de los estándares normativos

de los pagos correspondientes al Sistema de Seguridad Social. Como se dijo
anteriormente, para esto hace un seguimiento a las empresas y los trabajadores
independientes con capacidad de pago sobre la forma en la que realizan sus aportes
a salud y parafiscales.
Puede imponer multas de hasta 1.000 SMMLV* cuando los empleadores no
atiendan de forma puntual el pago de los aportes de salud o protección social.
También pueden recibir sanciones por evitar afiliaciones, realizar correcciones por
inexactitud o por omitir información a la UGPP cuando esta la solicita.

Conclusión

El objetivo de la UGPP es reducir la evasión de los aportes parafiscales de la

Protección Social generando una cultura de pago a través de acciones de
sensibilización y fiscalización. Su gestión busca generar conciencia sobre la
importancia del pago de estos recursos, pues se trata de una inversión al futuro de
los empleados colombianos.

Reglamento interno de trabajo

El artículo 105 del código sustantivo del trabajo señala expresamente las empresas
o empleadores que deben tener un reglamento de trabajo, y son:
1. Empresas comerciales que ocupen más de 5 trabajadores.

2. Empresas industriales que ocupen más de 10 trabajadores.

3. Empresas agrícolas, ganaderas o forestales que ocupen más de 20

trabajadores.

4. Empresas mixtas que tenga más de 10 trabajadores.

No obstante lo anterior, se recomienda que todo empleador, así no esté obligado,

elabore un reglamento de trabajo por las razones que más adelante explicamos.

¿Quién debe elaborar el reglamento interno de trabajo?

Si bien el reglamento de trabajo afecta a empleador y trabajadores, es el empleador

quien tiene la facultad para elaborar el reglamento e incluir en él según su voluntad,
sin que los trabajadores tengan derecho a participar en la elaboración de su
contenido.
No obstante, si en un pacto colectivo, fallo arbitral o acuerdo entre con los
trabajadores se impone la participación de estos en la elaboración del reglamento
de trabajo, así se debe hacer.
En todo caso, el empleador no tiene libertad absoluta para colocar aspectos que
puedan perjudicar al trabajador en la medida que vayan contra sus derechos
fundamentales, o que desmejore condiciones que la ley claramente ha establecido,
pues en tal caso, dice el artículo 109 del código sustantivo del trabajo, esas
cláusulas serán ineficaces.
 ¿Se requiere someter al reglamento de trabajo a la aprobación de alguna
entidad de control?
No es necesario que el reglamento de trabajo sea sometido a la aprobación de
ninguna autoridad.
Esta obligación fue eliminada por la ley 1429 de 2010, de suerte que sólo es
suficiente publicar el reglamento o colocarlo a disposición de los trabajadores para
que este adquiera validez.

Contenido del reglamento interno de trabajo.

El artículo 108 del código sustantivo del trabajo señala qué debe contener un
reglamento de trabajo y por cuestión de espacio resaltamos las siguientes:
 Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada
turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y
períodos de descanso durante la jornada.
 Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
 Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.
 Días de descanso legalmente obligatorio; horas o días de descanso convencional
o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente lo relativo a
desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de
trabajo y grave calamidad doméstica.
 Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.
 Orden jerárquico de los representantes del empleador, jefes de sección, capataces
y vigilantes.
 Normas especiales que se deben guardar en las diversas clases de labores, de
acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir la mayor
higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
 Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los trabajadores.
 Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones
disciplinarias y forma de aplicación de ellas.
 La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal
y tramitación de éstos, expresando que el trabajador o los trabajadores pueden
asesorarse del sindicato respectivo.
Lo que dispone dicho artículo es lo mínimo que debe contener el reglamento, pues
cada empleador de acuerdo a sus necesidades y particularidades puede incluir otros
aspectos.
 Régimen sancionatorio en el reglamento interno de trabajo.
Quizás el aspecto que más interesa de un reglamento de trabajo es el régimen
sancionatorio que se incluye en él, pues de ese régimen depende que se pueda
sancionar al trabajador o no.

Sanciones previstas en el reglamento de trabajo.

El reglamento de trabajo debe prever todas las conductas que pueden ser objeto de
sanción, la sanción para cada conducta y la gradualidad de la conducta o falta.
Se deben señalar claramente las conductas que constituyen faltas leves, graves o
gravísimas, y las sanciones deben corresponder al nivel de la falta.

Sanciones no previstas en el reglamento de trabajo.

Asunto importante. Señala el artículo 114 del código sustantivo del trabajo que no
se pueden imponer sanciones al trabajador que no estén previstas en el reglamento
de trabajo, por lo tanto este debe cubrir todos los escenarios posibles para evitar
que una determinada conducta en el aire.
Las sanciones están compuestas por dos partes: la conducta sancionable y la
sanción que se impone por esa conducta, las cuales, se repite, deben corresponder
a la gravedad de la conducta y a su reincidencia, aspectos que deben quedar claros
en el reglamento.

Tipos de sanciones que se pueden imponer.

Una vez definidas las conductas sancionables y sus niveles de gravedad, se deben
fijar las sanciones que corresponden a cada conducta, que pueden ser las
siguientes:
 Memorandos, llamados de atención, etc.
 Suspensión del contrato.
 Multas.
 Despido.
Los llamados de atención o memorandos pueden ser incluidos en la hoja de vida
que servirá como antecedentes en contra del trabajador.
La suspensión de contrato de trabajo no puede exceder de 8 días por la primera vez
que se impone, y no puede ser superior a 2 meses en caso en casos de reincidencia.
Pero el empleador puede imponer varias veces la suspensión como sanción,
siempre que cada vez la suspensión no supere los límites legales.
El empleador puede imponer multas según las reglas del artículo 113 del código
sustantivo del trabajo:
1. Las multas que se prevean, sólo puede causarse por retrasos o faltas al trabajo
sin excusa suficiente; no puede exceder de la quinta (5a) parte del salario de un
(1) día, y su importe se consigna en cuenta especial para dedicarse
exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.
2. El empleador puede descontar las multas del valor de los salarios.
3. La imposición de una multa no impide que el {empleador} prescinda del pago
del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.
En cuanto al despido como sanción, este por su naturaleza no es una sanción
disciplinaria, por lo tanto no es necesario incluirlo dentro del reglamento de
trabajo, pero si se hace, el empleador queda obligado a seguir el procedimiento
establecido en el reglamento para poder despedir al trabajador, pues si no lo hace
estando obligado por el reglamento, el despido no produce efecto alguno como los
señala el artículo 115 del código sustantivo del trabajo.
Esto aplica sólo si en el reglamento interno se incluye el despido como una
sanción, pues si no lo hace, no existe tal obligación, aunque en todo caso es
recomendable escuchar al trabajador antes de despedirlo, independiente de si es
obligatorio o no.

Procedimiento para imponer sanciones.

Este tema es de capital importancia porque del procedimiento que se siga para
imponer una sanción depende la legalidad de la sanción, puesto que es necesario
garantizarle al trabajador el debido proceso y el derecho a la defensa.
El artículo 115 del código sustantivo del trabajo señala expresamente que antes de
aplicarse una sanción disciplinaria al trabajador se le debe dar la oportunidad de ser
oído, acompañado de dos representes del sindicato al que pertenezca el trabajador.
Señala la norma que sin este requisito no tiene efecto alguno la sanción que se
imponga, es decir, será ineficaz.
Cuando no hay sindicatos, o el trabajador no está afiliado a uno, lo que
generalmente se hace es pedir al trabajador que acuda a la diligencia de descargos
acompañado de dos compañeros de trabajo.

¿Por qué es importante el reglamento interno de trabajo?

Un reglamento de trabajo, y un buen reglamento, es importante porque sirve de hoja
de ruta que marca la forma en que las partes deben ejecutar su relación contractual,
y la forma que debe seguirse para resolver los inevitables conflictos que se
presentan.
Lo anterior cobra mayor relevancia para el empleador cuando la ley prohíbe imponer
una sanción no prevista en el reglamento, de manera que si un trabajador incurre
en una conducta que no está reglamentada, no se le puede disciplinar.
Debe tenerse presente que el reglamento de trabajo es de obligatoria observancia
para las dos partes, y eso es muy importante para el empleador, que al momento
de imponer una sanción debe seguir estrictamente el procedimiento que él mismo
fijó, pues de lo contrario no tendrá efecto alguno la sanción impuesta.
Esto es más importante si en el reglamento se incluyó el despido como sanción,
pues en tal caso se vuelve imperativo para el empleador aplicar el procedimiento
que se haya contemplado para la aplicación de dicha sanción.
¿Si no estoy obligado como disciplino a los trabajadores?
Señala la norma que no es posible disciplinar a los trabajadores cuando tal
procedimiento no esté contemplado en el reglamento de trabajo, entonces ¿qué
pasa con quienes no tienen obligación de tener un reglamento de trabajo?
En tal caso hay dos caminos a seguir:
1. Elaborar un reglamento de trabajo así no exista obligación de tenerlo.

2. Incluir en los contratos de trabajo las conductas, sanciones y procedimientos

para sancionar.

La idea es que en todo caso exista una base legal para imponer sanciones, pues
así se tenga un solo trabajador, los problemas se presentan y hay que solucionarlos
de la forma correcta

¿Qué empresa están obligadas a tener un reglamento interno de trabajo?

El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo, nos señala qué empresas deben
adoptar el Reglamento Interno de Trabajo:

Artículo 105: Obligación de adoptarlo

1. Está obligado a tener un reglamento de trabajo todo empleador que

ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en
empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales,
o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.
2. En empresas mixtas, la obligación de tener un reglamento de trabajo
existe cuando el empleador ocupe más de diez (10) trabajadores.

¿Cuál es la importancia de contar con un Reglamento Interno de Trabajo?

Inicialmente, es de tener en cuenta que dentro de la relación laboral, los

trabajadores tienen obligaciones de carácter:

1. Legal (Artículos 58 y 60 del Código Sustantivo del Trabajo)

2. Contractual (Contrato de trabajo)
3. Reglamentario (Reglamento Interno de Trabajo)

Por lo anterior, ante la general exposición de obligaciones y prohibiciones que se

realiza en la norma y en los contratos de trabajo, es importante que las empresas
desarrollen dicho tema de manera más específica y puntual dentro del reglamento
interno de trabajo, es decir, dentro del dicho documento se pueden establecer
las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores de acuerdo a la naturaleza de
la empresa y a las necesidades propias del servicio.
Es así como, el RIT se convierte en una herramienta sumamente importante al
momento de la imposición de sanciones disciplinarias a los trabajadores por
eventuales desatenciones a sus obligaciones, pues las disposiciones del
Reglamento se entienden incorporadas al contenido del contrato de trabajo.
  Artículo recomendado: Contrato de trabajo vs Contrato de prestación de
servicios.

¿Cuál es el contenido mínimo de un Reglamento Interno de Trabajo?

Según lo estipulado en el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, el

Reglamento Interno de Trabajo debe contener:

1. Indicación del empleador y del establecimiento o lugares de trabajo

comprendidos por el reglamento.
2. Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
3. Trabajadores accidentales o transitorios.
4. Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y
termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para
las comidas y períodos de descanso durante la jornada.
5. Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.
6. Días de descanso legalmente obligatorio; horas o días de descanso
convencional o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente
lo relativo a desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de
compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.
7. Salario mínimo legal o convencional.
8. Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.
9. Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios
médicos que el empleador suministre.
10. Prescripciones de orden y seguridad.
11. Indicaciones para evitar que se realicen los riesgos laborales e instrucciones,
para prestar los primeros auxilios en caso de accidente.
12. Orden jerárquico de los representantes del empleador, jefes de sección,
capataces y vigilantes.
13. Especificaciones de las labores que no deben ejecutar las mujeres y los
menores de edad.
14. Normas especiales que se deben guardar en las diversas clases de labores,
de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir
la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
15. Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los
trabajadores.
16. Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de
sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas.
17. La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del
personal y tramitación de éstos, expresando que el trabajador o los
trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.
18. Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si existieren.
19. Publicación y vigencia del reglamento.

Actualmente, se exige además incluir un capítulo para el tema de acoso laboral,

teletrabajo, entre otros.
¿Cuál es el trámite para que el Reglamento Interno de Trabajo que sea
aplicable a los trabajadores de una empresa?

Antes que el Reglamento Interno de Trabajo tenga efectos dentro de la empresa,

ésta debe publicarlo y darlo a conocer a sus trabajadores para que los mismos
emitan observaciones respecto del contenido, tal como se señala en la Ley 1429 de
2010.
 CUESTIONARIO.

1-Que es un reglamento interno de trabajo

2-Cual es el contenido mínimo de un reglamento interno de trabajo

3- Relacione los tipos de sanciones que se les imponen a los trabajadores.

4-Que es la ugpp

5-Cuales son las funciones de la ugpp

6-Conceptue que es riesgo laboral

7-Relacione los factores de riesgos

8-cuales son los riesgos laborales mas frecuentes en una empresa

9-Relaciones los tipos de riesgos laborales en una empresa

10-Que es salario en especie.

11-Cual es la base para liquidar los aportes en salud

12-Que es la planilla integrada de liquidación de aportes-pila

13-Cuales son los pagos que no hacen parte del ingreso base de cotización a
seguridad social.

14- Cuales son los pagos laborales que no constituyen salarios

15-Cual es la base de cotización a seguridad social en trabajadores

independientes.
 TALLER
1- En el presente taller deberán diligenciar la plantilla Excel adjunta al material, la
información detallada a continuación:
Trabajadores:
 Ivan Lozada tiene un salario de $1.500.000, laborando en el 30 días
 Luisa Parra tiene un salario de $ 10.000.000, laborando en el mes 25 días
 Jorge López tiene un salario de $877.803, laborando en el mes 30 días
 Roberto Pacheco tiene un salario de $3.200.000, laborando en el mes 15
días
En la plantilla Excel solo deben diligenciar las casillas de nombre del empleado,
salario básico y días trabajados la demás información ya se encuentra
parametrizada y se genera de manera automática para que usted evidencia un
ejemplo de nómina.
2- Liquidar las horas extras y recargos de los siguientes trabajadores:
Isabel Mejía devenga un salario básico de $1.400.000 y laboro:
 10 Horas con Recargo Nocturno:________________
 12 Horas Extras Diurnas:______________________
 9 Horas Extras Nocturnas Dominicales:___________
Samir Orozco devenga un salario básico de $877,803 y laboro:
 12 Horas ordinarias Dominical:_______________
 20 Horas Extras Nocturnas:__________________
 2 Horas con Recargo Nocturno:_______________
 9 Horas Extras Diurnas Dominicales:___________
Katherine Salas devenga un salario básico de $6.000.000 y laboro:
 26 Horas Extras Nocturnas:____________________
 5 Horas Extras Diurnas:_______________________
 12 Horas con Recargo Nocturno:________________
 7 Horas Extras Nocturnas Dominicales:___________