SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

LECTURA AUTORREGULADA SOBRE EL DOCUMENTO “PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL”

COMPETENCIA: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas

legales y de la organización

RESULTADO DE APRENDIZAJE: Aplicar los principios archivísticos, las normas y

técnicas; la legislación vigente y la metodología para la organización de los
documentos de archivo: clasificar, ordenar y archivar, de acuerdo con las políticas
institucionales.

INTEGRANTES:
LUIS FRANCISCO RODRIGUEZ
LEIDY JOHANNA LOPEZ

1. Defina Documento
Es un soporte que acredita una información como títulos o profesiones por
ejemplo:
Libros revistas medallas sellos mapas fotografías

2. ¿Qué comprende por origen de los documentos?

Se define como los inicios del hombre en la tierra dado que desde el comienzo se
empezó a plasmar información paralela a las historia de la humanidad

3. ¿Cuáles son las características de los documentos?

Es una entidad productora de origen funcional como fecha lugar del contenido
sustantivo

Características
Internas entidad productora: es la persona o corporación que produjo el
documento
Orígenes funcionales: indica el cargo de la función administrativa
Externas: son las que pueden ser textuales o no textuales
Tipo: son como cartas memorandos
Forma: es cuando el documento es original o es una copia
Formato: unidad archivable expediente legaje libro cantidad

4. ¿Qué son características externas?

Son aquellas que mejoran un texto por ejemplo se observan a simple vista sin
necesidad de leer el texto y se refiere a la distribución del contenido párrafos y el
esquema de presentación
5. ¿Qué son características internas?
Son aquellas características que se observan al leer un texto tales como
la objetividad subjetividad, marcas textuales, modos discursivos y prototipos
textuales.

6. Nombre 3 ejemplos de documentos y analice las características externas e

internas de cada uno de ellos

Documento legal nacimiento:

Externas:
Material o soporte: en el que se transmite el mensaje. No es lo mismo el papel que
el pergamino

Clase: viene determinada por el procedimiento o medio empleado para fijar el

contenido y transmitir la información. Según el medio que se utilice nos permite
dividir a los documentos en: textuales o escritos (manuscritos, mecanografiados,
impresos), analógicos, documentos gráficos o figurativos, documentos en
imágenes, documentos sonoros, documentos audiovisuales, documentos
electrónicos o audiovisuales.

Tipología: son las diferentes disposiciones de los elementos de la información,

fórmulas que emplean cláusulas y fines o funciones del mismo. La tipología
depende de la institución que genera la documentación.

Formato: es el tamaño del documento.

Internas:

Son aquellos que afectan a su contenido. Rasgos:

Autor o responsable del documento: puede ser una persona o una institución, o
una persona en nombre de una institución

Destinatario o persona a quien se dirige el documento

Lengua empleada: puede estar en castellano, latín, valenciano, árabe. Cuando no

consta es porque se supone que está en castellano.

Contenido e información: el mensaje puede ser: intensivo (cuando sobre una cosa
muy concreta se da mucha información.

Data tópica (lugar) y data crónica (fecha), el lugar donde se elabora el documento
y la fecha que se establece por año, mes y día.
 Documento postal:
Hay un receptor y un emisor se organiza con claridad, concisión, precisión y
exactitud, posee una actitud cortes y amable, busca impresionar positivamente al
destinatario, busca una reacción favorable a los intereses del remitente, busca dar
información completa.

Documento textual:
Externa:
Cubiertas: es la parte exterior del libro
Lomo: es la parte que sujeta todas las hojas.
Solapa: es el lugar donde se suele imprimir una lista con los libros de la
colección
Parlamento editorial: informa al lector dónde, en qué lugar, en qué fecha y qué
editorial imprimió/editó el libro.

Interno:
Tiene relación con la trama de la historia, con los acontecimientos que suceden en
ella, en definitiva, con lo relativo a la narrativita del texto. 

7. Elabore un cuadro sinóptico con la clasificación y sub-clasificación de los

documentos

8. Enuncie los tipos de documentos con las divisiones y ejemplos

Correspondencia comercial:
Cartas, memorandos, circulares, telegramas.

Documentos especiales:
Actas, informes, escrituras, constancias, certificados.

Documentos contables:
Cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, cheques, letras, pajares.

Documentos legales:
Decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes de empleo.
 9. Redacte un documento de una hoja, destacando la importancia de los
documentos (Texto: una hoja en Word, completa, letra arial 11, interlineado
sencillo)

Nota: Lo debe digitar usted mismo(a)

Instructora: Angie Melissa Molina Suárez

7.

Los documentos se clasifican

acorde a la fecha de su
TIEMPO creación, para su clasificación
y organización en los archivos.
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

ACORDE AL
FORMATO

FISICO. Son todos aquellos

documentos que se
En efecto los documentos pueden percibir acorde al
TIPO DE se pueden clasificar acorde sentido del tacto.
DOCUMENTO el formato en el que se
presentan DIGITAL. Aquellos que
solamente se pueden
percibir por la vista.

ACORDE AL
CONTENIDO

En este sentido, se refiere

al texto y la finalidad
misma de esto, son
diversos los documentos
físicos que se crean.
9.

IMPORTANCIA DEL DOCUMENTO.

Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
como (papel, cinta, disco magnético, películas, fotografías, etc.) en lenguaje
natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un
soporte. Un recibo o constancia de pago es una constancia que nos sirve para
certificar que se ha pagado por un servicio o producto. A veces se puede hacer o
tiene función de control físico.

La factura necia o factura de compra es un documento que refleja la entrega de un

producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de
indicar la cantidad a pagar como contraprestación. En la factura se encuentran los
datos del expedidor y del destinario, el detalle de los productores y servicios
suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los
impuestos.

Un cheque es un título de crédito en el que la persona que es autorizada para

extraer dinero de una cuenta. Por ejemplo, el titular. Extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. Jurídicamente el
cheque es un título de crédito en virtud del cual una persona, llamada librador,
ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librador, el pago de
una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

El pagaré, es un título de crédito o título valor que contiene la promesa

incondicional de una persona, a la cual se le denomina suscriptora, de que pagará
a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora, una suma determinada
de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con
que empieza la declaración de obligaciones, debo y tendré que pagar.
Gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la
historia de otras muchas civilizaciones e imperios. Podemos recoger nuestra
propia historia actual, nuestro registro de la economía, de la cultura, de la
legalidad.