1.

OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer la metodología del Laboratorio en la compra de servicios y de suministros, que influyen sobre la
calidad de los resultados de los ensayos, la seguridad y salud de los trabajadores verificando que cumplen con
las especificaciones establecidas.

2. NORMATIVIDAD

Norma ISO-IEC 17025:2005

Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015.
Decreto 1079 de 2015

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1. CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución de una actividad o
prestación de un servicio por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos para realizarlos con sus
propios medios, con libertad y autonomía técnica.

3.2. CONTRATISTA CRÍTICO: Contratistas que prestan servicios que tienen gran impacto en la calidad de los
ensayos, seguridad y salud de sus trabajadores.

3.3 EVALUACIÓN PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: Proceso mediante la cual se logra la validación o

aprobación de algunos proveedores y contratistas, que tengan las competencias para satisfacer
adecuadamente las necesidades de la entidad.

3.4. EPP: Elementos de protección personal

3.5. PRODUCTO: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de bienes tangibles
(insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.)

3.6. PROVEEDOR: Una organización o persona que suministra un producto, no se requiere contrato

3.7. PROVEEDOR CRÍTICO: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto puede afectar la calidad de
los ensayos, la seguridad o salud de los funcionarios de la entidad.

3.8. SELECCIÓN DE PROVEEDORES: Determinación de proveedor con el cual se va a realizar la compra de

acuerdo a los requisitos establecidos para su selección.

4. DESARROLLO

Actividad Instrucción Responsable

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PROCEDIMIENTO COMPRAS
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El laboratorio asegura que todo servicio o suministros que afecta la

calidad de los ensayos, la seguridad y salud de los trabajadores son
especificados claramente y que cumplen con los requerimientos
establecidos. Así mismo no deben ser utilizados hasta que no hayan
sido inspeccionados de tal forma que se garantice la calidad y
cumplimiento de los requisitos. Se consideran compras críticas e
influyentes dentro de la calidad de los ensayos los siguientes:

 Equipos de medición
 Mantenimiento y calibración de equipos (software y
hardware si aplica)
 Patrones de referencia
 Suministros y/o materiales que interfieren en la ejecución del
ensayo. Gerente
Solicitud de Director Técnico
 Material de referencia.
Compra Director de Calidad
Técnico operativo
Se consideran compras y/o servicios críticas e influyentes dentro de
la seguridad y salud en el trabajo:

 Exámenes médicos ocupacionales

 Profesional en SST.

Todo personal del laboratorio, cuando evidencie la necesidad de un

suministro y/o servicio y materiales necesarios para realizar los
ensayos y actividades relacionadas con el trabajo seguro del
laboratorio debe diligenciar el formato F09 - “SOLICITUD Y
VERIFICACIÓN DE COMPRAS indicando sus respectivas
especificaciones técnicas y cantidades. El formato de solicitud es
revisado y aprobado por el Gerente y/o Director Técnico.
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PROCEDIMIENTO COMPRAS
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Una vez consolidados los requerimientos del laboratorio en el

formato de “F09 SOLICITUD Y VERIFICACION DE COMPRAS” se
procede a determinar si se tiene un proveedor para realizar la
solicitud de compra, verificando el registro F11 LISTADO DE
PROVEEDORES APROBADOS, de lo contrario se realiza la
selección dependiendo el tipo de proveedor crítico en el formato F63
Selección de Proveedores.

1. Selección proveedor crítico.

Lasev cuenta con la siguiente clasificación de proveedores críticos:

a). Laboratorio de calibración, Entes y Laboratorio de ensayos de

aptitud.

b). Proveedor de Repuestos y Equipos: Motor, rodamientos, rines,

correas y equipos de medición.

c). Proveedor de servicios: Software, automatización y balanceo de

volante.

A continuación, se ilustra el porcentaje asignado a los criterios de

selección según el tipo de proveedor.
Gerente y/o Director
Selección de
CALIDAD EXPERI PREC SERVICIO PROVEEDOR de Calidad y/o Director
proveedores DEL ENCIA. IO. O CERTIFICADO O
CRITERIOS PRODUCT SOPORTE ACREDITADO EN Técnico
QQQQ QDE SELECCION OO POSVENT EL SERVICIO.
SERVICIO. A.
TIPO DE
PROVEEDOR CRÍTICO.
Lab. Calibración, 5% 5% 5% 5% 80%
entes, lab. Ensayos
de aptitud.
Prov. Repuestos y 75% 10% 5% 5% 5%
Equipos.
Prov. Servicios. 75% 10% 5% 5% 5%

Los proveedores serán seleccionados según el puntaje de su

calificación, respecto a los parámetros que apruebe o desapruebe
en su caracterización.

A continuación, se presentan los criterios de selección.

PROVEEDOR APROBADO: Los proveedores que obtengan una

calificación mayor o igual a 80 puntos serán aprobados y se ingresa
al F11 LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS.

PROVEEDOR NO APROBADO: Los proveedores que obtengan una

calificación menor a 80 Puntos, no se incluyen en el Listado maestro
de proveedores.

Evaluación de Se realizará una evaluación a cada proveedor de servicios o Gerente y/o Director
Proveedores elementos críticos siempre y cuando se haya realizado compras de Calidad y/o Director
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durante un mes determinado. Esto se llevará a cabo en el formato

F10 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Esta evaluación se
realizará a más tardar 30 días después de haber sido realizada la
compra del producto y servicio. Técnico
Cuando no sea posible efectuar la evaluación del proveedor se
deberá dejar justificado, porque no se realiza y que acciones se
toman para garantizar la calidad del insumo.

Una vez consolidados los requerimientos del laboratorio en el

formato de “F09 SOLICITUD Y VERIFICACION DE COMPRAS” se
procede a determinar si se tiene un proveedor para realizar la
solicitud de compra, verificando el registro F11 LISTADO DE
PROVEEDORES APROBADOS.

En caso de no contar con un proveedor previamente seleccionado

en el Formato F11, se debe seleccionar a través del formato F63
Selección de Proveedores.

Luego se solicita la cotización, la cual puede ser verbal o escrita, en

lo posible los laboratorios de calibración, entes, laboratorios de
ensayos de aptitud y Auditores, deben tener las especificaciones o
características, forma de pago, tiempos de entrega, garantías,
soporte técnico, y demás aclaraciones que sean consideradas
relevantes.

 Si los elementos a adquirir no afectan o interfieren la calidad Gerente y/o Director

Compras de los ensayos, la seguridad y la salud de los trabajadores no habrá de Calidad y/o Director
necesidad de efectuar evaluación de proveedores. Técnico

 La compra de servicio de calibración, instrumentos de

medición y en general cualquier bien o servicio que afecte o incida
en la prestación del servicio, la seguridad y salud de los trabajadores
debe efectuarse evaluación de proveedores y revisión de las
especificaciones solicitadas. Al proveedor elegido se diligencia el
formato F10 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Si el proveedor es
aprobado se ingresa a F11 LISTADO DE PROVEEDORES
APROBADOS.

Una vez seleccionados los proveedores se procede diligenciar el

formato F13 ORDEN DE COMPRA; la cual debe ir firmada por el
Director Técnico y/o Gerente que son los autorizados. El registro se
envía al proveedor por el medio aplicable.
Una vez que se reciba el producto o servicio se debe verificar si la
compra cumplió con los previos requerimientos solicitados al
proveedor en el F09 SOLICITUD Y VERIFICACION DE COMPRAS,
en la parte inferior: “ Verificación de compras”
El proveedor de servicios de transporte debe presentar radicado de
servicios de la entrega del PESV y aprobación de la autoridad de transito de su Gerencia
transporte de jurisdicción o la autoridad competente según el alcance de la Director de Calidad
carga empresa de transporte.

calibración de los El Director Técnico es responsable de establecer un programa de D. Técnico

equipos y calibración para todos los equipos, atendiendo a lo indicado en las
patrones especificaciones respectivas.
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PROCEDIMIENTO COMPRAS
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Los tiempos de frecuencia para la calibración son determinados de

acuerdo a los lineamientos de ILAC –G24 OIML D10, y se basa en el
método de cartas de control
,el cual esta explicado en el procedimiento P21 PROCEDIMIENTO
CALCULO DE FRECUENCIA DE CALIBRACION DE EQUIPOS.

La calibración de los equipos en LASEV es contratada con

organismos externos (Laboratorios de calibración) Acreditados con
el ONAC

Nota: Cuando un instrumento de medición usado por el laboratorio

que no cuente con los patrones de calibración a nivel nacional, se
aceptará el uso de patrones de referencia.

Embalaje o Teniendo en cuenta que los equipos de medición de LASEV Todo el personal
empaque para el ameritan una manipulación y cuidado especial, a continuación,
envío de equipos detallamos los pasos a seguir para su empaque o embalaje:
de medición a
proveedores 1. Solo el personal autorizado para la manipulación del equipo
a despachar podrá ser el encargado de realizar su empaque
o embalaje. Estas autorizaciones de pueden ver en el
documento DI13.
2. La dirección Técnica, dirección de Calidad o Gerencia son
los únicos encargados de autorizar el empaque del equipo.
Esto se realizará de forma verbal. A su vez por parte de
estos funcionarios se emitirá el rotulo de envío que se va a
colocar en la parte exterior del empaque para evitar errores
en la dirección y destinatario del equipo.
3. Antes de empacar el equipo de medición el empleado
encargado debe verificar que :
 Este clara el código de identificación del equipo, lo cual
está impreso en un sticker de LASEV adherido al equipo.
 El equipo a despachar si sea el requerido o autorizado
por la empresa.
 El equipo se encuentre en buenas condiciones en su
estructura, conexiones, cableado, pantalla, etc..
 El equipo esté funcionando en condiciones normales de
uso sin interferencias, con lecturas de acuerdo a su
requerimiento.
 El equipo si este apto para enviarse a calibrar o reparar
dado el vencimiento próximo a vencerse de su
calibración o por condiciones de su funcionamiento.
 Se tengan los elementos necesarios para realizar un
buen empaque o embalaje, tales como : Cartón, plástico,
stress, icopor, espuma, papel, cinta, bisturí, etc..
 Se tenga de forma clara el rotulo de despacho para el
remitente.
4. La Gerencia, D. de Calidad o D Técnica deben haber
definido con anterioridad al empaque o embalaje, el
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PROCEDIMIENTO COMPRAS
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proveedor destinatario de acuerdo a los proveedores

aprobados en el listado F11 , el requerimiento de compra
F09,y la orden de compra F13.
5. Para el empaque o embalaje la persona encargada debe
tener en cuenta:
 No empacar en cajas o recipientes muy estrechos o justos el
equipo ya que esto puede ocasionar daños en el mismo y
queda más vulnerable a golpes por parte de la empresa de
transporte.
 Garantizar siempre que el equipo queda cubierto a su
alrededor de espuma, icopor, papel, plástico o cualquier otro
elemento protector, de tal forma que se proteja de golpes
ante una posible caída o sobrepeso. Este cubrimiento debe
hacerse antes de meterlo o ponerle su empaque exterior.
 Siempre se debe disponer de rótulos para colocar en la
parte exterior del empaque con la palabra:” EQUIPO
DELICADO”, para garantizar que sea tratado por la
empresa de transporte de forma delicada y cuidadosa.
 Una vez este el equipo en su caja o contenedor, se debe
forrar con plástico stress dicho empaque para evitar posibles
filtraciones de humedad o contaminación con sustancias
externas durante su transporte.
 Solo se deben utilizar compañías transportadoras
previamente autorizadas y seleccionadas por la Gerencia de
LASEV.
 Se debe adjuntar en el interior del equipo de medición su
ficha técnica o en su defecto el plano de conexiones o
cualquier tipo de documento que facilite al proveedor su
correcta instalación y conexión para evitar posibles daños en
su manipulación. También se adjuntará la orden de compra.
6. El área administrativa de LASEV debe verificar vía telefónica
que el equipo si haya llegado a su destinatario en buenas
condiciones.

Recepción e 1.Verificar que los suministros, productos o servicios recibidos Gerente

inspección de la cumplen las especificaciones técnicas solicitadas, comparando la Director técnico /
compra “F09 SOLICITUD Y VERIFICACIÓN DE COMPRA”, firmando en este Director de Calidad /
su aceptación u observación de inconformidad en la parte inferior de Asistente de
este documento. laboratorio

2.Cuando son compras o servicios que pueden afectar la calidad en

la prestación del servicio, la seguridad y salud de los trabajadores se
debe hacer una verificación de la compra que cumpla con los
requisitos previos por parte del Director técnico, Director de Calidad
y/o el Gerente.
Para productos específicos críticos que influyen directamente en la
prestación de servicio se debe tener en consideración lo siguiente.
 Rines. Antes de colocarlos en proceso (así sean nuevos) se
debe efectuar la confirmación metrológica para dar el visto bueno
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PROCEDIMIENTO COMPRAS
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y empezarlos a usar.
 Equipos de Medición. Se debe verificar de acuerdo a la solicitud
las características como exactitud, resolución, y funcionamiento
en general. Pero no se puede colocar en funcionamiento hasta
que se efectué el proceso de aseguramiento metrológico
respectivo.
 Certificados de calibración. Se debe verificar si el alcance de
acreditación cubre nuestros rangos de medición, verificar las
incertidumbres expuestas, verificar la trazabilidad
correspondiente.
 Equipo de protección personal. Se debe verificar que cumpla con
las normas técnicas exigidas para su uso.
 Equipo de atención y respuesta a emergencia. Se debe verificar
que cumpla con las normas técnicas exigidas para su uso.
 Antes de poner en uso el equipo de medición se debe contar con
el registro del Formato F59 EVALUACION CERTIFICADO DE
CALIBRACION Y DEL EQUIPO DE MEDICION, y este debe
tener el visto bueno para su uso en la planta de ensayos.

Los suministros y/o productos se almacenan en un lugar adecuado,

Almacenamiento de tal forma que no alteran sus características y especificaciones Todo el personal
técnicas.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

 F09 SOLICITUD Y VERIFICACIÓN DE COMPRAS

 F11 LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS
 F63 SELECCION DE PROVEEDORES
 F10 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
 F13 ORDEN DE COMPRA
 F59 EVALUACION CERTIFICADO DE CALIBRACION Y DEL EQUIPO DE MEDICION,

HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio

01 2014-11-05 Creación inicial del documento
Se simplifico la codificación del documento de P.04/V.01 a P04V02, ver
02 2015-03-25
manual de calidad.
Se reemplazaron los nombres de los responsables en el encabezado por
03 2015-09-09 los cargos. Se adiciona el Director de Calidad como responsable en la
revisión de las solicitudes de compras.
04 2016-01-06 Se incluye en el marco normativo el Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6
del Decreto 1072 de 2015.
Se establecen nuevas disposiciones con el fin de garantizar que se
identifiquen y evalúen en las especificaciones relativas a las compras o
adquisiciones de productos y servicios (Exámenes médicos
ocupacionales, Equipo de protección personal y Equipo de respuesta a
emergencia), relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo, ADICICIONAL a esto se
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PROCEDIMIENTO COMPRAS
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Realizado por Revisado y aprobado por: 2018 01 26
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establecen las normas de seguridad para contratistas de servicios y/o

productos de LASEV. Se aumentan las definiciones
Se incluyó la selección de proveedores críticos, se cambió la redacción
05 2017-02-15
en la evaluación de proveedores y en el proceso de compras.
Se incluyen las medidas que se deben tener en cuenta en el embalaje o
06 2017-11-17 empaque de los equipos de medición y la verificación de compras de
insumos o repuestos donde debe quedar registrada.
Se reevalúa tipo de proveedores críticos, excluyendo el transporte de
07 2018-01-09
llantas y la soldadura de los equipos.
En la actividad Solicitud de compra se agrega el Ítem Material de
referencia. En la definición de proveedor crítico se agrega la calidad de
los ensayos. Se elimina la actividad Normas de seguridad para
08 2018-01-26
contratistas, debido a que todo lo concerniente a este tema se estipulará
en el Manual de Contratistas definido por el responsable del SG-SST. Se
hacen cambios en documentos relacionados.