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MANUAL DE PROCESOS
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Fecha: 12/06/2008
4.2.2 ABASTO DE INSUMOS: PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Código: PR.OP.02
DEL PROVEEDOR
Página 1 de 26
CONTENIDO
5 DESARROLLO
5.2 DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE PROVEEDORES.
6. REGISTROS
7. ARCHIVO
8. ANEXOS
1 OBJETIVO
2 ALCANCE
3 AUTORIDAD Y RECURSOS
4 DIAGRAMA DE FLUJO
5 DESARROLLO
6 REGISTROS
7 ARCHIVO
8 ANEXOS
5 DESARROLLO
5.1 REQUERIMIENTOS

5.2.1 Documentación Legal del Proveedor
5.2.2 Información General de Actividad
5.2.3 Información Técnica.
5.3 PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES.

5.3.1 Requerimientos
5.3.2 Desarrollo
5.4 EVALUACIÓN DE DOCUMENTACIÓN LEGAL DE PROVEEDORES
5.5 ELABORACIÓN DE FICHA DE PROVEEDOR.
5.6 EVALUACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD.

5.6.1 Análisis de datos históricos.
5.6.2 Auditoria de evaluación del Sistema de Calidad
5.7 APROBACION Y VALIDEZ
5.8 EVALUACIONES CONTINUAS
5.9 REEVALUACIONES DE PROVEEDORES
5.10 CONDICIONES GENERALES

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Fecha: 12/06/2008
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Página 2 de 26
6. REGISTROS
7. ARCHIVO
8. ANEXOS
1 OBJETIVO
Establecer la metodología y responsabilidades para llevar a cabo la evaluación inicial y continuada de los
proveedores, con el fin de verificar su aptitud para cumplir con los requisitos especificados.
2 ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a los proveedores de bienes y servicios que afecten a la calidad y seguridad del
producto. Ya que será requerida en los siguientes casos:
Proveedores existentes
Proveedores nuevos
Proveedores del exterior
Muestras corregidas
Cambio de artículo
Cambios de medida
Otros motivos
3 AUTORIDAD Y RECURSOS
Propietario del Proceso
Jefe de Compras: Es el responsable de manejar la Lista de Proveedores Aprobados, de evaluar la documentación

legal del proveedor
Colaboradores
Gerente de División: Aprobar la lista de Proveedores Calificados

Gerente de Calidad: Evaluar al proveedor en base a los datos.
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4 DIAGRAMA DE FLUJO
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Página 4 de 26
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4.2.2 ABASTO DE INSUMOS: EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR Página 5 de 26
5 DESARROLLO
5.1 REQUERIMIENTOS
Es importante indicar que a todo proveedor, antes de ingresar a la base de datos de la División Industrial y
Comercial de Produmar S.A, se le proporcionará tres formatos:
• Solicitud de Información básica del proveedor

• Solicitud de Información general de actividad
• Solicitud de Información Técnica
A la solicitud básica del proveedor se deberá incorporar la documentación legal, cuya entrega será controlada a
través del registro LISTA DE DOCUMENTOS PARA APROBACION DE PROVEEDORES.
5.2.1 Documentación Legal del Proveedor
Copia del RUC actualizado: se procederá a verificar en la página Web del Servicio de Rentas Internas (SRI),
si el proveedor esta en carta blanca.
Copia de la escritura de constitución (Solo para personas jurídicas):

Fecha de constitución,
Fecha de vencimiento
Resolución emitida por la Superintendencia de Compañías
Atribuciones del representante legal
Nombramiento del Representante Legal (Solo para personas jurídicas), se verificará :

Fecha en la que fue elegido
Fecha de inscripción en el Registro Mercantil
Periodo de elección.
Copia del Representante legal ( caso de persona Jurídica ) y natural
Copia del Certificado de Cumplimiento de obligaciones (Solo para personas jurídicas), expedido por la
Supertendencia de Compañías.
Referencias Comerciales: se verificará, de las referencias otorgadas de los más poténciales.
Referencias de los clientes, se verificara los más potenciales., de acuerdo al detalle de volumen de ventas
que ellos hayan realizados a esos clientes.
Certificado de Garantía o Cheque de Garantía.

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5.2.2 Información General de Actividad
Contiene dos clases de información:
A. DATOS ESPECÍFICOS DEL PROVEEDOR
1) Nombre del Proveedor, indicara, su razón social

2) Actividad del proveedor
3) Dirección: Se verificará que la dirección sea la misma que indica en el RUC
4) Teléfono, Fax, E-mail,
5) Contacto: Nombre del representante de ventas o ejecutivo de cuenta, que se efectuó el contacto.
6) Si es importador: Indicar el número de registro de importador.
7) Bienes que ofrece:
• Materia prima y empaque
• Alimentos
• Combustibles, lubricantes, aditivos
• Suministros
• Repuestos
• Servicio de Mantenimiento
B. ATRIBUTOS DEL SERVICIO
1) Servicio de entrega en planta: Si existe algún recargo por el transporte

2) Servicio de post venta: El tipo de servicio que nos ofrece, garantías, y soporte técnico
3) Tipo de crédito : Sean 7, 15, 30, 45 , 60 y 90 días
4) Política de descuento: Si nos ofrecen descuentos: en todos, algunos o no ofrece descuento en los
productos y servicios.
5) Si aplica descuento: Indicar porcentajes, sean estos por volumen y frecuencia de la compra.
6) Referencias Comerciales: Se verificará los proveedores principales, nombre de la compañía,
contacto, teléfono, producto que el proveedor que le ofrece.
7) Referencias de Clientes: Se verificará la lista de los clientes potenciales, nombre de la empresa,
contacto, teléfono, e mail, producto que el proveedor esta ofreciendo.
5.2.3 Información Técnica.
1) Proveedor
2) Calificación directa, (caso de proveedor con Certificación de Calidad).
3) Información Técnica
• Nombre de la persona del soporte técnico
• Cargo
• Experiencia
4) Descripción de los principales productos o servicio que suministra :
• Producto o servicio
• Calidad
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• Capacidad de producción
• Entrega (días)
5.3 PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES.
5.3.3 Requerimientos
El proceso de preselección se da cuando Produmar S.A. tiene nuevas necesidades de servicios y productos. Para
esto se requiere:
Base de Datos de Proveedores Potenciales.

El Jefe de Compras elabora una base de datos de proveedores potenciales tomando como fuente de datos las
referencias de otros departamentos y empresas afines a la actividad de Produmar S.A., guía telefónica o por
medio de Internet.
5.3.4 Desarrollo
El Jefe de Compras contacta de la base de datos a los proveedores que puedan cumplir con las necesidades de
servicios y productos y se encarga de recopilar información sobre precio y atributos del servicio (Descrita en el
apartado 5.2.2). Una vez evaluada la información se preselecciona al mejor proveedor y se le solicita que complete
la documentación legal que será evaluada por Compras (Ver apartado 5.4). Posteriormente se establece un periodo
de prueba de 1 mes durante el cual se le realizan compras que posteriormente serán evaluadas según los criterios
establecidos en la cláusula 5.6 de este procedimiento.
5.4 EVALUACIÓN DE DOCUMENTACIÓN LEGAL DE PROVEEDORES
El Departamento de compras evaluará toda la documentación legal presentada por el proveedor. Además
solicitará a los proveedores todas las fichas comerciales, hojas de datos de seguridad del material (MSDS),
catálogos y muestras, para que el departamento de calidad la utilice como fuente de información para el análisis de
todo lo concerniente a los productos y/o servicios que nos ofrecen.
Para superar esta prueba el proveedor debe entregar el 100% de la documentación requerida
5.5 ELABORACIÓN DE FICHA DE PROVEEDOR.
En esta ficha de proveedor contendrá la siguiente información:

• Identificación del Proveedor:
• Nombre o razón Social
• Dirección
• Ciudad
• Teléfonos
• Fax
• Código del proveedor (será el código registrado en la cuenta proveedor del sistema contable).
• Detalle de cada bien o servicio que ofrece
• Nombre de la cuenta de mayor ( contable)
• Código Interno: Registro creado por cada bien o servicio
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Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
5.6 EVALUACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD.
El Gerente de Calidad de PRODUMAR S.A. evalúa a sus potenciales proveedores a partir de los siguientes tipos de
pruebas:
Análisis de datos históricos

Auditoria de evaluación del Sistema de Calidad
5.6.1 Análisis de datos históricos.
Consiste en la evaluación de los datos de los productos y servicios suministrados. De acuerdo a los criterios
establecidos en la siguiente tabla:
PUNTOS A VERIFICAR PUNTOS
Precio fluctúa de acuerdo al volumen de compra 10

Precio se mantiene indiferente al volumen de compra 8
PRECIO
Precio varia según mercado 6
Precio varia sin ninguna razón 4
Excelente calidad, se tiene máximo 1 rechazo durante 6 meses 10
CALIDAD DEL Buena calidad, se tienen entre 2 y 3 rechazos durante 6 meses 8
PRODUCTO
Regular calidad, se tienen entre 3 a 4 rechazos durante 6 meses 6
Mala calidad, se tiene más de 5 rechazos durante 6 meses 4
Cuando se proporciona una garantía por escrito 10
GARANTIAS DEL
PRODUCTO Cuando se proporciona una garantía verbal 5
Cuando no se otorga alguna garantía 0
Cuando todas las compras estan dentro del tiempo acordado 10
Cuando presenta entre 1 y 2 entregas fuera del tiempo acordado 8
TIEMPO DE ENTREGA
Cuando presenta entre 3 y 5 entregas fuera del tiempo acordado 6
Cuando presenta más de 5 entregas fuera del tiempo acordado 4
Las instalaciones y equipos son óptimos para realizar el servicio 10
Las instalaciones y equipos son adecuados para realizar el servicio 8
INSTALACIONES/VISITAS
No todas las instalaciones y equipos son adecuados para realizar el servicio 6
Las instalaciones y equipos son inadecuados para realizar el servicio 4
Excelente Atención y servicio. Todos los reclamos realizados fueron
atendidos y solucionados 10
Buena Atención y servicio. Entre 1 y 2 reclamos no fueron atendidos y
ATENCION Y SERVICIO solucionados 8
Regular Atención y servicio. Entre 3 y 4 reclamos no fueron atendidos y
solucionados 6
Mala Atención y servicio. Ningún reclamo fue atendido y solucionado 4
Mantiene stock de repuestos 10
STOCK DE REPUESTOS
No mantiene stock de repuestos 5
CERTIFICADO DE Cuenta con certificación ISO 9001 1
CALIDAD
No cuenta con certificación ISO 9001 0
Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
La superación de ésta prueba depende de la puntuación obtenida que se describe en la tabla que se presenta a
continuación:
CRITERIOS DE LA EVALUACIÓN
APROBADO 53-71
CONDICIONADO 52-30
REPROBADO Menos de 30
Como fuente de información para las evaluaciones de datos históricos se encuentran;
Informes de Control de Calidad

Inspecciones de productos / materia prima
Resultados de laboratorio a requerimiento de la empresa
Informes de productos no conformes
Informes de acciones correctivas y preventivas
Informe de servicios
Registros Evaluaciones de proveedores. A todos los proveedores de sustancias químicas se les
aplica un cuestionario que es detallado en la sección de anexos.
Fichas Comerciales, MSDS, Catálogos y Muestras.
5.6.2 Auditoria de evaluación del Sistema de Calidad
Consiste en la inspección del sistema de Gestión de Calidad del Proveedor utilizando como herramienta el Checklist
que se describe en la sección de Anexos.
La superación de ésta prueba depende de la puntuación obtenida que se describe en la tabla que se presenta a
continuación:
CRITERIOS DE LA EVALUACIÓN
APROBADO (CONFORMIDAD) 100-90
CONDICIONADO
(CONFORMIDAD PARCIAL) 89-75
REPROBADO (NO
CONFORMIDAD) Menos de 75
Una vez evaluado el proveedor, el Gerente de Calidad cumplimenta la parte de evaluación en el registro “Ficha de
Proveedor- Evaluación” con el o los tipos de pruebas empleadas, el resultado obtenido, periodo de validez, y lo
incluye en la ficha de proveedores.
5.7 APROBACION Y VALIDEZ
Realizada la evaluación, el Departamento de Calidad califica al proveedor de acuerdo a la oferta y el resultado de la

evaluación como:
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Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Proveedor Calificado:
Si todas los tipos de pruebas aplicados han determinado al proveedor como APROBADO O
CONDICIONADO
Proveedor No Calificado:
Si el proveedor no ha superado todos los tipos de pruebas aplicados.
El Jefe de Compras, una vez que se ha calificado al proveedor, lo incluye en el Listado de Proveedores Aprobados,
que se recoge en la Carpeta de Proveedores, con la siguiente información:
Proveedor
Clase
Periodo de Validez
Fecha de Reevaluación
Una vez que el departamento de compras ha elaborado el listado de proveedores aprobados es autorizado por el
Gerente de División
La validez que tendrán los proveedores aprobados será de acuerdo como se defina en cada caso.
5.8 EVALUACIONES CONTINUAS
El proveedor aprobado de productos y servicios estará sujeto a evaluaciones continuas en sus entregas según lo
establecido en 5.6. Estas evaluaciones son realizadas cada 4 meses
En esta evaluaciones se indicarán las incidencias, leves, graves, y repetidas, las relacionadas con sus productos y
servicios, servicios plazo de entrega, precio, etc.
Las desviaciones detectadas durante el tiempo que dure la prestación de servicio, son registradas por el
departamento de Compras a través del formato de Registro Continuo, además el Jefe de Compras levantará en el
sistema el registro de producto no conforme en el cual se detalla las acciones correctivas inmediatas que se
tomaron.
La no superación de las evaluaciones continuas puede implicar al proveedor su desaprobación. Cuando el Gerente
de Calidad, considere que un Proveedor aprobado no mantiene su capacidad para suministrar el material, producto
y/o servicio de acuerdo a las especificaciones fijadas, el Jefe de Compras, solicitará al proveedor el establecimiento
de acciones correctivas y/o preventivas a fin de solucionar las no conformidades. El Jefe de Compras efectuará una
última adquisición y deshabilitará al proveedor, paralelamente preseleccionará a otro suministrador.
El proveedor que es desaprobado puede se reincorporado cuando demuestre que ha demostrado la superación de
las desviaciones detectadas, y se le dará un periodo de prueba de 2 meses.
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Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
5.9 REEVALUACIONES DE PROVEEDORES
Cuando el proveedor aprobado ha cumplido su periodo de validez registrado en la Ficha Proveedor-Evaluación. El

departamento de compras y calidad realizan la reevaluación de proveedores basándose en los mismos criterios de
la evaluación continua. Si es aprobado actualizará el Listado de Proveedores Homologados con la fecha de la
reevaluación y debe ser aprobado por el Gerente de la División.
5.10 CONDICIONES GENERALES
En caso de que exista la necesidad de adquirir a un proveedor no aprobado la Gerencia a de la División

Industrial y Comercial autorizara al departamento de compras mediante una Solicitud de Aprobación para compra
a proveedor nuevo (ver anexos), autorizando el ingreso en la base de datos de un proveedor no homologado,
La misma que se tendrá un listado de proveedores no Homologados. Para nuestros registros.
El incumplimiento de este procedimiento, puede ocasionar que el proveedor no sea considerado para nuevos
pedidos, o incluso dejar de pertenecer a la base de datos de proveedores homologados, lo que significaría la
anulación de toda actividad comercial entre Produmar y el proveedor.
Los proveedores deben cumplir con los requisitos de esta instrucción, con la calidad requerida, con los plazos
de entrega, contestando a los informes de no conformidades y hacia el sistema de calidad total. y servicio.
El proveedor tiene la obligación de informar a los representantes de la División Industrial y Comercial de

Produmar S.A, de cualquier tipo de anomalías, cambios o detección de problemas en sus procesos que puedan
repercutir en un incidente ya sea de calidad o logística a Produmar
6 REGISTROS
• Solicitud de Información básica del proveedor
• Solicitud de Información general de actividad
• Solicitud de Información Técnica
• Ficha de Proveedor
• Listado de Proveedores Aprobados
• Ficha Proveedor-Evaluación
• Lista de Documentos para Aprobación de Proveedores
• Evaluación de proveedores de sustancias químicas
• Formato de Registro Continuo
• Memo de Aprobación
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Código: PR.OP.02
7 ARCHIVO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÒN RESPONSABLE CLASIFICACIÒN
RETENCIÒN
Carpeta de Proveedores Jefe de Compras Orden cronológico Un año
Evaluación de
Gerente de Calidad Orden cronológico Un año
Proveedores
8 ANEXOS
Anexo 1: Solicitud de Información básica del proveedor

Anexo 2: Solicitud de Información general de actividad
Anexo 3: Solicitud de Información Técnica
Anexo 4: Ficha de Proveedor
Anexo 5: Listado de Proveedores Aprobados
Anexo 6: Lista de Documentos para Aprobación de Proveedores
Anexo 7: Evaluación de proveedores de sustancias químicas
Anexo 8: Criterios de tabulación para evaluación de proveedores de sustancias químicas
Anexo 9: Registro Continuo
Anexo 10: Checklist de Evaluación del Sistema de Calidad de Proveedores
Anexo 11: Solicitud de Aprobación para compra
Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 1: Solicitud de Información básica del proveedor

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 2: Solicitud de Información general de actividad

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 3: Solicitud de Información Técnica

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 4: Ficha de Proveedor

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 5: Listado de Proveedores Aprobados

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 6: Lista de Documentos para Aprobación de Proveedores

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 7: Evaluación de Proveedores de Sustancias Químicas

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 7: Evaluación de Proveedores de Sustancias Químicas

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 8: Criterios de tabulación para evaluación de proveedores de sustancias químicas

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 9: Registro Continuo

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 10: Checklist de Evaluación del Sistema de Calidad de Proveedores

Original
Fecha: 12/08/2008
Código: PR.OP.02
Anexo 11: Solicitud de Aprobación para compra a proveedor nuevo

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5.2 DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE PROVEEDORES.

5.3 PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES.

5.4 EVALUACIÓN DE DOCUMENTACIÓN LEGAL DE PROVEEDORES

5.5 ELABORACIÓN DE FICHA DE PROVEEDOR.

5.6 EVALUACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD.

5.7 APROBACION Y VALIDEZ

5.8 EVALUACIONES CONTINUAS

5.9 REEVALUACIONES DE PROVEEDORES

5.10 CONDICIONES GENERALES

Propietario del Proceso

Jefe de Compras: Es el responsable de manejar la Lista de Proveedores Aprobados, de evaluar la documentación

Gerente de División: Aprobar la lista de Proveedores Calificados

• Solicitud de Información básica del proveedor

5.2 DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE PROVEEDORES.

5.2.1 Documentación Legal del Proveedor

Copia de la escritura de constitución (Solo para personas jurídicas):

Nombramiento del Representante Legal (Solo para personas jurídicas), se verificará :

Copia del Representante legal ( caso de persona Jurídica ) y natural

Referencias Comerciales: se verificará, de las referencias otorgadas de los más poténciales.

Certificado de Garantía o Cheque de Garantía.

5.2.2 Información General de Actividad

Contiene dos clases de información:

A. DATOS ESPECÍFICOS DEL PROVEEDOR

1) Nombre del Proveedor, indicara, su razón social

B. ATRIBUTOS DEL SERVICIO

1) Servicio de entrega en planta: Si existe algún recargo por el transporte

5.2.3 Información Técnica.

5.3 PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES.

Base de Datos de Proveedores Potenciales.

5.4 EVALUACIÓN DE DOCUMENTACIÓN LEGAL DE PROVEEDORES

5.5 ELABORACIÓN DE FICHA DE PROVEEDOR.

En esta ficha de proveedor contendrá la siguiente información:

5.6 EVALUACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD.

Análisis de datos históricos

5.6.1 Análisis de datos históricos.

PUNTOS A VERIFICAR PUNTOS

Precio fluctúa de acuerdo al volumen de compra 10

Como fuente de información para las evaluaciones de datos históricos se encuentran;

Informes de Control de Calidad

5.6.2 Auditoria de evaluación del Sistema de Calidad

5.7 APROBACION Y VALIDEZ

Realizada la evaluación, el Departamento de Calidad califica al proveedor de acuerdo a la oferta y el resultado de la

Si el proveedor no ha superado todos los tipos de pruebas aplicados.

5.8 EVALUACIONES CONTINUAS

5.9 REEVALUACIONES DE PROVEEDORES

Cuando el proveedor aprobado ha cumplido su periodo de validez registrado en la Ficha Proveedor-Evaluación. El

5.10 CONDICIONES GENERALES

En caso de que exista la necesidad de adquirir a un proveedor no aprobado la Gerencia a de la División

El proveedor tiene la obligación de informar a los representantes de la División Industrial y Comercial de

Anexo 1: Solicitud de Información básica del proveedor

Anexo 1: Solicitud de Información básica del proveedor

Anexo 2: Solicitud de Información general de actividad

Anexo 3: Solicitud de Información Técnica

Anexo 4: Ficha de Proveedor

Anexo 5: Listado de Proveedores Aprobados

Anexo 6: Lista de Documentos para Aprobación de Proveedores

Anexo 7: Evaluación de Proveedores de Sustancias Químicas

Anexo 7: Evaluación de Proveedores de Sustancias Químicas

Anexo 8: Criterios de tabulación para evaluación de proveedores de sustancias químicas

Anexo 9: Registro Continuo

Anexo 10: Checklist de Evaluación del Sistema de Calidad de Proveedores

Anexo 11: Solicitud de Aprobación para compra a proveedor nuevo