TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Desde tiempos prehistóricos el hombre siempre ha tenido la necesidad de plasmar e

inmortalizar sus acciones, creencias, pensamientos objetivos y logros para ya sea trasmitir
fácilmente el conocimiento y las experiencias adquiridas o asimismo para vanagloriarse por
sus actos.

Y en esencia, a lo largo de la historia hemos seguido bajo esa misma metodología y en

Colombia no cabe la excepción; a pesar de que antes de ser reglada el sistema archivístico y
documental de las entidades ya existía esta era muy débil, escueta y desorganizada.

Muy ligada al derecho de acceso a la información, Habeas data y Memoria histórica, el

Estado Colombiano e inclusive las mismas entidades privadas no podían garantizar de
forma adecuada estos derechos ya sea por la falta de capacitación del personal, falta de
infraestructura, voluntad empresarial o política.

Es por lo anterior que, a partir de la ley 594 de 2000, se empezó a vislumbrar una salida a
los distintos inconvenientes que surgían al momento de necesitar un documento, de
almacenarlo y de darle el tramite pertinente dentro de la entidad u organización, paso
importante para reafirmar el Estado Social de Derecho y garantizar el archivo donde se
refleja el ejercicio de sus facultades, gestiones, competencias y funciones de cualquier
autoridad, entidad, dependencia y trabajador ya sea público o privado.

En relación con ello, la UNESCO en su Declaración Universal sobre los Archivos, respecto
de las unidades documentales ha señalado que:

Custodian decisiones, actuaciones y memoria, conservan un patrimonio único e

irremplazable que se transmite de generación en generación, son fuentes fiables de
información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones
administrativas, culturales e intelectuales; contribuyen a la constitución y
salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos
enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege
los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

Es menester resaltar la importancia documental dentro de la vida actual e histórica de los

Estados, empresas y personas en la manera que dinamiza, organiza y facilita el proceso y la
gestión documental, evento que antes no se hacía de la mejor manera produciendo consigo
dificultades de acceso a la información, tramites lentos y complejos, violación de derechos
fundamentales, retrasos y demoras etc.

Para entender más en concreto el tema es necesario comprender el concepto básico de las
Tablas de Retención Documental TRD en los siguientes términos:
 Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos
de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.

Por consiguiente, como primera medida normativa, el Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación, estableció el acuerdo 39 del 31 de octubre de 2002 en el cual
regulaba el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Debido a las crecientes necesidades de subsanar los vacíos y defectos que aun existían en la
materia y luego de un estudio específico en cuanto a su aplicación, fue reglado en Colombia
la forma, procedimientos, mecanismos, elaboración, publicación, presentación y en general
todo lo concerniente a la aplicación de las tablas de retención documental en
organizaciones privadas con funciones públicas y públicas del orden nacional,
departamental, distrital y municipal mediante el acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013.

Asimismo, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación el 30 de septiembre de

2016 expidió la Resolución 469 en la cual se actualizaban las Tablas de Retención
Documental evidenciándose un claro trabajo y esfuerzo del Archivo General de la Nación
para mantener al día y actualizada la forma, herramientas y mecanismos para mantener
organizada y eficiente la gestión documental en el país.

Para concluir se puede inferir que el marco jurídico del país ha mostrado gran interés en la
optimización de la gestión documental apreciándose someramente en este ensayo cierta
línea de desarrollo normativo la cual nos ha llevado a tener una gestión documental que
busca satisfacer las necesidades que las organizaciones y la población requiere y de esa
forma satisfacer los fines esenciales del Estado, procurando siempre respetar los deberes y
libertades de la información y derechos fundamentales que son la base de un Estado Social
de Derecho.
Bibliografía
Ley 594 de 2000

Acuerdo 39 de 2002 AGN

Acuerdo 004 de 2013 AGN

Resolución 469 de 2016 AGN

Declaración Universal sobre los Archivos- Unesco, 2011

Web grafía
https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/Tablas-de-
Retencion-Documental-TRD