Informe Especial

LABORAL Y COMERCIAL
2016

Mayo

DOTACIÓN
Prestación
especial a cargo
del empleador
actualicese.com
 Informe Especial
LABORAL Y COMERCIAL
DOTACIÓN PRESTACIÓN ESPECIAL A
CARGO DEL EMPLEADOR
»» CONCEPTOS BÁSICOS
»» LA DOTACIÓN NO PUEDE SER
ENTREGADA EN DINERO
»» DOTACIÓN NO ES FACTOR SALARIAL
NI BASE PARA EL PAGO DE APORTES
»» TERMINADO EL CONTRATO, LA
OBLIGACIÓN DE LA DOTACIÓN PUEDE
SUBSISTIR
»» SANCIÓN POR NO ENTREGAR LA
DOTACIÓN
»» ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL DIFERENTES A DOTACIÓN
2 ACTUALÍCESE
L
a dotación es una prestación especial a cargo del empleador para ciertos
trabajadores determinados por la ley, cuya finalidad consiste en la entrega del
vestido necesario para el cumplimiento de las funciones. Esta se debe entender
como una provisión de elementos de trabajo, distintos al concepto de remuneración
o salario, ni se sumará como factor del mismo en ningún caso; por lo tanto, no
constituye base para el pago de aportes.
Conceptos básicos de operarios o similares donde sea
necesario el uso de overoles o uniformes;
sin embargo, es importante aclarar
Las empresas públicas y privadas deben
que sin importar cuál sea el cargo o las
dotar de uniformes y calzado (un par de
funciones a desempeñar todo trabajador
zapatos y un vestido de labor) a todos
tiene derecho a recibir la dotación,
los trabajadores que devenguen hasta
siempre que su remuneración sea
dos (2) salarios mínimos (lo cual para
inferior a 2 salarios mínimos. Es decir,
el 2016 equivale a $1.378.910), con el
que sin importar si se trata de cargos de
fin de cumplir sus actividades laborales
oficina, o cargos técnicos u operarios,
de manera segura y efectiva, siempre
estos tienen derecho a recibirla.
que el empleador tenga a su cargo uno
o más trabajadores permanentes; así lo
También tienen derecho a esta prestación
señala el Código Sustantivo del Trabajo
los trabajadores del servicio doméstico y
–artículo 230– y el Decreto Único
choferes de familia, como el trabajador
Reglamentario del Sector Trabajo.
que lleve más de 3 meses laborando.
Es común que tanto el empleador
No tienen derecho los trabajadores
como el trabajador caigan en el error
transitorios y pierden el beneficio
de creer que la dotación solo se le debe
quienes le den una destinación diferente
entregar a aquellos que realicen trabajos
o no hagan uso de dicha dotación.
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Solo en el caso de los trabajadores en
modalidad de teletrabajo, el empleador
se encuentra exonerado de dar la
dotación, pues se presume que para
trabajar en la casa no es necesaria.
Valor de la dotación
Como se indico anteriormente, la
finalidad de la dotación es la entrega del
vestido necesario para el cumplimiento
de las funciones; por tanto, resulta difícil
estipular un valor general para todos
los trabajadores, dado que cada labor
requiere distinta dotación.
Por ejemplo, no se puede comparar
el valor de la dotación de un obrero, el
cual necesita zapatos especiales, un
overol que lo proteja, entre otros, con los
elementos que requiere un mensajero
que habitualmente vista jean y una
camisa con el distintivo de la empresa, o
con la ropa que debe usar la encargada
de atención al cliente.
No obstante, la ley fija 3 fechas mínimas
para efectuar la entrega de la dotación:
Entrega Fecha
Primera 30 de abril
Segunda 31 de agosto
Tercera 20 de diciembre
Para los trabajadores del sector público
solamente varía la fecha de diciembre, la
cual se realiza el 30 de dicho mes.
Ahora bien, lo anterior no significa que el
empleador no pueda entregarlas antes o
todas juntas; por lo tanto, podrá entregar
las 3 dotaciones al iniciar el año o en la
primera fecha de entrega; lo importante
es que dicha dotación efectivamente
se encuentre comprendida por las
prendas y calzado necesario para que el
trabajador realice sus funciones durante
todo el año o hasta una nueva entrega.
Otro aspecto importante es que de hacer
la entrega total en un mismo pago, sea
siempre en el primero, es decir el 30 de
abril, ya que de no hacer una entrega en
esta fecha el empleador estaría violando
los derechos de sus trabajadores.
¿Qué sucede si el trabajador no la
usa?
Cuando el trabajador no usa la dotación
entregada, su empleador queda eximido
de entregarle dichos elementos en el
período siguiente. De suceder lo anterior,
este último debe avisar al Inspector de
Trabajo, e informarle las causas que lo
llevaron a dicha decisión para así evitar
posibles sanciones.

Base salarial para determinar la La dotación no puede ser entregada

dotación
Cabe recordar que cuando se refiere a 2
smmlv, se trata de todo lo que conforma
salario; sin embargo, no se tienen en
cuenta el auxilio de transporte o demás
auxilios adicionales.
Al tratarse de salario variable, si el
promedio del trabajador de los últimos 4
meses supera el smmlv, el empleador no
está obligado al pago de esta prestación
especial.
Fechas de entrega
Es necesario tener en cuenta que el
Código Sustantivo del Trabajo establece
los derechos mínimos del trabajador y no
los máximos. Por tanto, la norma indica
que mínimo cada 4 meses se deberá
entregar al trabajador una dotación de
calzado y vestido para labor, y de forma
gratuita; sin embargo, se debe recordar
que es imposible que la entrega de una
sola prenda y un par de zapatos para uso
del trabajador, sea usada por 4 meses
sin deteriorarse o sin verse afectada la
presentación estética del subalterno.
en dinero
Es importante aclarar que aunque los elementos entregados por concepto
de dotación tienen un valor comercial, es erróneo considerar que se puede
entregar al trabajador el valor de estos en dinero para que sea él quien
de manera directa realice la compra. Cabe recordar que la finalidad de la
dotación es brindarle un auxilio de vestido al trabajador que devengue
menos de 2 salarios mínimos y no enriquecer su patrimonio, como sí
sucede con los pagos salariales. Es decir, que la dotación nunca puede ser
considerada como una forma de contraprestación, sino como la entrega de
insumos para que el trabajador pueda desarrollar sus funciones.
En consecuencia, por regla general, está prohibido el pago de esta
prestación especial en dinero como forma de compensar el valor de la
dotación, so pena de que pierda su naturaleza y sea considerado como
un auxilio voluntario y distinto al de esta; no obstante, se puede realizar
excepcionalmente la entrega de bonos de dotación.
Para esta segunda modalidad de pago es importante que el bono
especifique su destinación, es decir, que diga que su finalidad es cubrir
el pago de la dotación; lo anterior evita que sea utilizado para adquirir y
pagar conceptos distintos.
Es también menester recordar que sin importar la forma de entrega,
el empleador debe dejar constancia de dicha entrega, es decir, que una
vez recibida por parte del trabajador este debe firmar un comprobante
o documento similar en donde quede constancia de la fecha y modo de
entrega.

3 ACTUALÍCESE
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Dotación no es factor salarial ni base
para el pago de aportes
Un error común de algunos empleadores
es creer que el valor invertido en la
dotación se debe tener en cuenta
como factor salarial. En este punto es
importante traer a colación el artículo 127
del Código Sustantivo del Trabajo –CST–,
el cual indica los elementos integrantes
del salario; dicho artículo señala que este
Terminado el contrato, la obligación de la
dotación puede subsistir
Algunos empleadores consideran erra-
damente que al terminar el contrato de
trabajo y sin haber entregado nunca al
trabajador la dotación obligatoria, se
han librado de toda obligación por este
concepto.
Debe tenerse en cuenta, que la entrega de
la dotación obligatoria tiene el propósito
de evitar que el trabajador desgaste
su ropa en sus labores, de tal manera
que, estando obligado el empleador a
suministrar la dotación y no lo hiciera,
significa que el trabajador se vio obligado
a gastar su dinero y su propia ropa en las
ejecuciones de su labor.
4 ACTUALÍCESE
se compone por toda remuneración, sin
importar si es fija o variable, además de
aquellos pagos que recibe el trabajador
como contraprestación de su servicio.
A su vez, el artículo 129 indica que los
elementos que enriquecen el patrimonio
del trabajador son también elementos
constitutivos de salario.
Si sucedido lo anterior y el contrato de
trabajo termina, el trabajador no podría
exigir la entrega física de las dotaciones;
es decir, terminado el contrato no
puede exigir que le entreguen “los 20
pantalones, las 20 camisas, los 15 pares
de zapatos, etc.” de los que nunca le
hicieron entrega.
Pero como es claro que el empleador
estaba en la obligación y no lo hizo,
debiendo el trabajador usar su propia
ropa en las labores, el trabajador sí
puede demandar a través de un Juez
Laboral que se ordene la compensación
económica por las dotaciones que no se
Es decir, que como la dotación no
incrementa el patrimonio del trabajador,
sino que es un insumo más de trabajo
con el cual se busca no deteriorar los
bienes del trabajador, como su ropa, no
se puede considerar factor salarial.
La Ley 100 de 1993, en el artículo 12,
indica que para el sistema general de
pensiones la base para determinar
el valor de los aportes es el salario
devengado (este concepto es extensible
para el pago de aportes en salud). Por
lo tanto, y como ya quedó claro que la
dotación no es salario, tampoco se debe
tener en cuenta para el pago de aportes.
Respecto a los aportes parafiscales
aplica la misma situación. Cabe recordar
que estos se liquidan según la nómina
mensual de salarios, la cual, de acuerdo
a la Ley 21 de 1982, artículo 13, consiste
en: “la totalidad de los pagos hechos por
concepto de los diferentes elementos
integrantes del salario en los términos de
la Ley Laboral”.
entregaron a lo largo de la vigencia del
contrato.
En dicho caso el Juez Laboral examinaría
la actividad que realizaba el extrabajador,
el clima, además de otras condiciones, y
con base a ello determinaría el tipo de
vestido y calzado que debió usar, de este
modo ordenaría pagar dicha dotación
según el valor que tenga en promedio
en distintos almacenes que surtan ese
tipo de vestido y calzado y por todas las
dotaciones que no le entregaron en los
últimos tres años de labores.
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Sanción por no entregar la dotación
Como se ha indicado, la dotación es
considerada por el Código Sustantivo
del Trabajo como una prestación social;
por tanto, todo empleador que se
encuentra obligado a pagarla una vez
se cause el derecho, en concordancia
con lo establecido en el artículo 230,
queda expuesto a asumir el pago de una
indemnización por incumplimiento de
las obligaciones laborales mínimas.
La dotación hace parte del Título VIII del
Código Sustantivo del Trabajo, el cual
determina en el artículo 193:
“Regla general.
Todos los empleadores están obligados
a pagar las prestaciones establecidas en
este Título, salvo las excepciones que en
este mismo se consagran”.
(El subrayado es nuestro).
Por lo anterior, aquellos empleadores que
evadieron la responsabilidad de entregar
la dotación a los empleados que tenían
derecho a esta, se encuentran expuestos
a la exigencia de los empleados del
reconocimiento de la prestación social
en dinero, teniendo en cuenta
que corresponde a un
derecho adquirido
que solamente
desaparece al
5 ACTUALÍCESE
ser pagado o al prescribir por acción del
paso del tiempo.
Es causa de despido indirecto
Entre las consecuencias que pueden
generarse por la no entrega de la
dotación para aquellos empleados
que ejecuten dicho procedimiento,
se les debe reconocer el derecho a la
indemnización por despido sin justa
causa, toda vez que la renuncia es
motivada por el incumplimiento de la
obligación del empleador frente a la
entrega de dotación.
Sumado a lo anterior, al momento de la
finalización del contrato el empleado
tiene derecho a la indemnización
monetaria por la no entrega de dotación;
es decir, se le debe compensar con el
valor de los uniformes que debieron
ser proporcionados en el tiempo del
servicio. Dicho monto es definido por
un perito asignado por el juez, quien
determinará el valor a pagar de acuerdo
con el cargo que desempeñaba el
trabajador y mediante cálculo promedio
de la dotación que debió haber
proporcionado el empleador durante el
tiempo de servicio.
¿Se puede liquidar al final del
contrato?
No obstante, si el empleado no acude
al recurso de despido indirecto, el
empleador tiene un último plazo para
subsanar dicha obligación, gracias a
que la dotación es uno de los conceptos
que la empresa puede liquidar en la
finalización del contrato de trabajo para
los casos en los que no fue suministrada.
Para los empleadores que realizan dicha
liquidación al final, es sobreentendido
que deben entregarla en remuneración
económica y no en especie, puesto que
ya no es oportuno y no representaría un
beneficio efectivo para el empleado.
¿Existe otro mecanismo de acción
para el empleado diferente del
despido indirecto?
El despido indirecto no es la única
acción que puede emprender un
empleado a quien no se le ha hecho
efectivo el derecho a la dotación; existe
la posibilidad de que el trabajador que
vea desconocido su derecho acuda al
Inspector de Trabajo de su sede laboral
y presente la queja de manera verbal o
escrita, para que el funcionario inicie las
investigaciones que estime conveniente
con el fin de lograr el respeto de los
derechos y garantías laborales de
que goza el trabajador, e imponer
las sanciones a que haya lugar
frente al incumplimiento del
empleador.
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Elementos de protección personal
diferentes a dotación
También es obligación de los
empleadores el suministro de los
elementos de protección personal –EPP–,
pero es importante tener claro que son
diferentes del calzado y vestido de labor,
denominado dotación, que establece
el Código Sustantivo del Trabajo en los
artículos 230, 232, 233 y 234.
Los EPP tienen como objetivo brindar
protección al trabajador con respecto a
los riesgos a que está expuesto durante
la realización de sus labores, a fin de
aumentar la seguridad y prevenir que al
momento de un accidente las lesiones no
sean tan graves.
La dependencia encargada de salud
ocupacional de las empresas son las
responsables de ejecutar la entrega de
los EPP a los trabajadores, puesto que son
ellos los que tienen la información y el
conocimiento necesario para determinar
los elementos que se requieren en
concordancia con el tipo de actividad, las
condiciones de conservación y limpieza,
y las formas óptimas de uso.
Los EPP más utilizados son:
• Gorro o cofia: para actividades que
requieren cubrir el cabello con el fin
de protegerlo de humedad y bacterias.
• Casco de seguridad: utilizados
cuando haya exposición a caídas de
objetos y riesgos eléctricos.
• Careta de seguridad: cuando se
realicen trabajos con pulidoras,
químicos y sierras circulares, pues
permiten el cubrimiento total de la
cara.
6 ACTUALÍCESE
• Caretas o gafas para soldadura
con filtro ocular: proporcionan
protección a la humedad, impactos
de soldadura, radiación óptica nociva
y demás riesgos ligados al proceso de
soldadura o actividades similares.
• Gafas de seguridad: evita la
proyección de partículas sólidas o
líquidas a los ojos, en oficios como
carpintería o talla de madera.
• Monogafas de seguridad: utilizarla
cuando haya exposición a salpicadu-
ras, gases, humos o vapores.
• Respiradores autocontenidos: pro-
tege ante derrame de químicos o lim-
pieza de tanques, en donde haya esca-
sez de oxígeno.
• Mascarilla desechable: es usada para
proteger de partículas de cemento o
las derivadas del pulido de elementos.
• Respirador con material filtrante y
cartuchos: se emplea cuando el lugar
de trabajo tenga presencia de gases,
neblina, vapores y humo. Se deben
cambiar periódicamente los filtros.
• Guantes para manejo de sustancias
químicas: protege las manos en la
manipulación y preparaciones de
sustancias químicas, corrosivas,
solventes y aceites.
• Guantes dieléctricos: se utilizan
para realizar labores de manipulación
de líneas energizadas de baja y media
tensión.
• Guantes de material de aluminio:
deben ser empleados en labores de
manejo de recipientes que contengan
sustancias calientes.
• Guantes desechables: utilizados en
diferentes actividades en donde los
niveles de exposición no son altos ni
con sustancias peligrosas.
• Botas con puntera de acero: brinda
protección a la parte anterior del
pie en caso de golpes o caída de
objetos; de gran utilidad en labores
de movimiento de cargas y manejo de
elementos corto punzantes.
• Botas dieléctricas: elaboradas en
cuero y ofrecen un alto nivel de pro-
tección contra descargas eléctricas.
• Botas plásticas: utilizadas para
labores a la intemperie, manejo de
químicos y lugares muy húmedos.
• Zapatos antideslizantes: diseñados
con suelas que evitan deslizamientos
en pisos lisos, húmedos y en declive.
Para la protección de los oídos se utilizan
elementos cuando los niveles de ruido
excedan los 80 decibeles, estos son:
• Tipo orejeras: cubren la totalidad
de la oreja, están rellenos de material
poroso que impide el paso del ruido.
• Protectores auditivos anatómicos:
elaborados en silicona o instamolld
sobre la medida del oído de cada
persona.
• Protectores auditivos premoldea-
dos: ofrecen altos niveles de protec-
ción y están diseñados para adaptarse
al conducto auditivo.