GENERALIDADES DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVA I JEFE INMEDIATO GERENTE ADMINISTRATIVA

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA CONSECUTIVO DEL CARGO 6.2

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar actividades y ejecutar tareas de apoyo en la gestión administrativa, financiera y procedimientos de pagos que se realizan en el proceso, los procedimientos de
control interno específicos y lineamientos de Gerencia, brindar un apoyo y soporte administrativo eficaz, y contribuir a prestar los servicios de pago con calidad y
oportunidad a los usuarios internos y externos.

FUNCIONES SUSTITUTO (S)

(ausencia temporal no superior a 30 días)

*Realizar actividades de recepción y revisión de la correspondencia escrita y electrónica, documentación de

soporte para la gestión administrativa. AUX. ADMINISTRATIVA

*Elaborar, y revisar los cheques para el pago de obligaciones, listados de cheques por pagar, recibos, control
de cheques emitidos y anulados. GERENTE ADMINISTRATIVA

*Elaborar y revisar nóminas quincenal, descuentos por nómina de empleados. AUX. ADMINISTRATIVA
*Eleborar, revisas y preparar de los pagos liquidaciones, primas, cesantías y vacaciones de los empleados de
IMC. . AUX. ADMINISTRATIVA

*Elaborar y preparar las planillas, reportar novedades y hacer los pagos de seguridad social (EPS, ARL,
PENSIÓN,CAJA DE COMPENSACION Y CESANTIAS). AUX. ADMINISTRATIVA
* Recibir y Registrar los ingresos de dinero de los diferentes bancos, cheques o efectivos, y reportarlos a
contabilidad. AUX. ADMINISTRATIVA
*Administrar los recursos asiganados para la caja menor de la compañia. AUX. ADMINISTRATIVA
* Enviar los informes del estado de cartera de los clientes de IMCOMELEC a las áreas comerciales. AUX. ADMINISTRATIVA
*Coordinar con administrador de Red, el programa de mantenimiento de equipos de computo. N/A
*Solicitar la compra de los insumos de aseo y cafetería. AUX. ADMINISTRATIVA
*Elaborar Semanalmente un chequeo a los vehiculos propiedad de la empresa. AUX. ADMINISTRATIVA
*Coordianar con los Conductores el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehiculos de transporte de AUX. ADMINISTRATIVA
mercancia de IMCOMELEC.
* Gestionar la renovacion de documentos (SOAT, TECNOMECANICAS, IMPUESTOS, TARJETAS DE OPERACION) AUX. ADMINISTRATIVA
de los vehiculos de transpsorte de mercancia de IMCOMELEC.
*Programar y realizar los pagos correspondientes a los proveedores nacionales dentro de las fechas pactadas.
AUX. ADMINISTRATIVA
*Manejo de portales bancarios. AUX. ADMINISTRATIVA
*Coordinar la radicacion y entrega de la mensajeria y diligencias bancarias de IMCOMELEC. AUX. ADMINISTRATIVA
*Gestionar el pago de los servicios públicos de la empresa y administraciones. AUX. ADMINISTRATIVA
* Gestionar mejoras en los planes de lineas telefonicas y equipos celulares. GERENTE ADMINISTRATIVA
* Gestionar el pago oportuno de impuestos de la compañía. GERENTE ADMINISTRATIVA
* Manejo del control de creditos bancarios. ASISTENTE ADMINISTRATIVA II
*Revisar, elaborar y gestionar mensualmente los requerimientos de papelería y útiles de oficina de los
procesos que conforman la Compañía. AUX. ADMINISTRATIVA
* Gestionar y apoyar los programas uso racional y eficiente del agua y de la energía eléctrica.
AUX. ADMINISTRATIVA
*Apoyo a la elaboración del presupuesto gastos de Administración. N/A

* Coordinar la gestion en el cobro de cartera y sus respectivos informes semanales a las areas interesadas AUX. ADMINISTRATIVA

* Coordinar la optima ejecucion del presupuesto anual segun lo programado. N/A

* Manejo y diligenciamiento del libro de actas. N/A
* Coordinar la compra de equipos de computo nuevos y partes para la reparacion cuando sea requerido por
el personal de mantenimiento de equipos de computo. N/A

* Coordinar el pago de impuestos aduaneros, gastos y nacionalizaciones cuando sea requerido por el
coordinador de comercio exterior. AUX. ADMINISTRATIVA
* Coordinar la entrega de recursos para el proceso y recibir inventario al retiro del cargo.
AUX. ADMINISTRATIVA
* Asistir temas personales de la Gerente General y manejo de carpetas. N/A
*Trámite y seguimiento de las pólizas de los vehiculos. AUX. ADMINISTRATIVA
*Apoyar cuando se requiera a las otras empresas del GEI, en funciones propias de su cargo. N/A
*Preparar y presentar los indicadores de GA. N/A

NOTA: En caso que el trabajador tenga una ausencia superior a los 30 días, se debe asignar un sustituto temporal interno o externo que cumpla con las competencias de este cargo, cuando se pueda ver afectada la calidad, la seguridad y salud
en el trabajo y la gestión ambiental en los productos, en la prestación de servicios y en actividades propias del Sistema Integral de Gestión
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS DEL CARGO X
NIVEL EDUCATIVO: Tecnico, Tecnologo o estudiante de carreras administrativas o afines.

REQUISTOS DE FORMACION: Calidad: Servicio al cliente - Cobro de Cartera -

Seguridad y Salud e el Trabajo:Conocimiento los programas del SG-SST -
Gestión Ambiental: Conocimiento de los programas de GA -
EXPERIENCIA REQUERIDA: 2 Años de experiencia en funciones administrativas y manejo de caja menor.

COMPETENCIAS GENERALES: En Seguridad y Salud en el Trabajo, mantener el conocimiento deseable en conductas de auto-
cuidado laboral en la empresa, en el riesgo osteo-muscular, del sistema vascular y de los peligros asociados al cargo, lugares de
trabajo en condiciones óptimas de aseo, orden, limpieza y seguridad. En materia de gestión ambiental contribuir al consumo
eficiente y responsable de la energía eléctrica, a prácticas sostenibles con relación al uso eficiente del Recurso Hídrico y reducir
la generación de residuos sólidos que se generen en el proceso asociado al cargo
 GENERALIDADES DEL CARGO
PERSONAL A CARGO:
NOMBRE DEL CARGO:
NOMBRE DEL CARGO:
NOMBRE DEL CARGO:
RECURSOS:
Presupuesto para adquirir los materiales, elementos y herramientas que optimicen el desempeño del personal, además cuenta con
medios tecnológicos como correo electrónico, Internet y telecomunicaciones.

RESULTADOS ESPERADOS:
El cumplimiento de las funciones determinadas beneficiando a la empresa con contribuciones al mejoramiento del sistema
siguiendo los procedimientos y registros establecidos en el Sistema Integral de Gestión.

CODIGO DE ETICA

PRINCIPIOS VALORES
TODA PERSONA TIENE DERECHO A SER TRATADA CON DIGNIDAD RESPETO
TODA PERSONA TIENE DERECHO A SU PLENO DESARROLLO TOLERANCIA
EL BIEN COMÚN ES SUPERIOR AL BIEN INDIVIDUAL HONESTIDAD
LA FAMILIA ES EL ÁMBITO INDISPENSABLE PARA EL CRECIMIENTO DE LAS PERSONAS COMPROMISO
LA NATURALEZA ES EL MEDIO ESENCIAL PARA LA VIDA RESPONSABILIDAD

COMUNICACIÓN ENTRE LOS DIVERSOS NIVELES Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA NATURALEZA O PROPÓSITO
Para coordinar las funciones y tareas a desempeñar así como para solicitar la
GERENTE ADMINISTRATIVO aprobación de los pagos.

Informes de cartera
NUEVAS UNIDADES DE NEGOCIO Y GESTIÓN COMERCIAL

Suministrar herramientas de escritorio

CLIENTES INTERNOS
Para coordinar los programas de uso racional y eficiente de agua/energia.
DIRECTOR DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

COMUNICACIÓN EXTERNA NATURALEZA O PROPÓSITO

CLIENTES A fin de dar a conocer aspectos de los materiales y servicios
ofrecidos cuando sean requeridos. Realizar seguimiento y
coordinar reuniones periodicas.

PROVEEDORES A fin de solicitar cotizaciones de equipos, materiales y recursos

para el cumplimiento de los proyectos.

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

APROBACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL CARGO EN LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

NOMBRE: NOMB NOMBRE:

CARGO: PRESIDENTE CARG GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVA
FIRMA DE APROBACIÓN DEL CARGO FIRMA DE APROBACIÓN DEL CARGO FIRMA DE APROBACIÓN DEL JEFE INMEDIATO

FIRMA: FIRMA:

año - mes - día NOMB

FECHA DE ACTUALIZACIÓN DE LOS NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ACEPTA EL CARGO SI
DATOS REQUIERE APROBACIÓN DEL RESPONSABLE DEL SISTEMA
INTEGRAL DE GESTIÓN
NO