INSTRUCTIVO PARA LA CÓDIGO: GD – I 09

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Y
GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 00

FECHA DE VIGENCIA:
21-05-2020

INSTRUCTIVO PARA LA
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Y
GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Descripción ELABORÓ FECHA VERSIÓN

del cambio VIGENCIA
Sharay Yepez Lopez
Borrador Sheryl Parra Payares 21-05-2020 00
Dina Polo Negrete

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1. INTRODUCCIÓN

El presente instructivo constituye una guía para la correcta aplicación de las

normas y procedimientos establecidos con el fin de simplificar y organizar las
presentaciones y el manejo de las comunicaciones.

Su contenido pretende que el personal encargado de la gestión documental

en BALLONTEX cuente con un instrumento formal que muestre la relación,
articulación e interacción que prevalece en el marco funcional. Los métodos de
trabajo o forma de realizar una actividad o tarea, los objetivos que se persiguen
con el mismo, las normas que refuerzan los procedimientos y rigen su uso y
actualización.

La metodología de trabajo para preparar este documento consistió en

realizar un inventario de los procedimientos actuales desarrollados por las
unidades organizativas, revisar su homogeneidad en su presentación y redacción
de las actividades sin modificar su contenido, aplicando técnicas de organización
vigente, finalizando con el desarrollo de la parte teórica del instructivo.

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1.1 DEFINICIONES
Para los efectos del presente Instructivo, se definen los siguientes
conceptos así:
Comunicaciones oficiales: comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento
en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el
acuerdo 60 de 2001, expendido por el archivo general de la nación.

Radicación de comunicaciones oficiales: procedimiento por medio el

cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas
o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.

Código: identificación numérica o alfanumérica que asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que
deben responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Producción documental: generación de documentos hecha por las

instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objetivo de facilitar su utilización y conservación.

Recepción: conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos
por una persona natural o jurídica.

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Unidad de correspondencia: unidad de correspondencia que gestiona de

manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones.

CORDIS: Sistema Distrital de correspondencia.

Unidad documental: unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.

Tramite: recorrido del documento del archivo de gestión al central; y de

este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.

1.2. OBJETIVO
El Instructivo para la gestión de correspondencia establece controlar,
clasificar, recibir y distribuir la documentación de carácter administrativo que
ingresan a BALLOTEX, provenientes de diferentes fuentes externas, así como la
generada por las dependencias que conforman al organismo.

1.3. ALCANCE
Tiene como propósito el recibo de las correspondencias para ser
distribuidos a las diferentes áreas de la empresa BALLONTEX de manera
oportuna, rápida y eficaz, logrando así una excelente distribución de la
correspondencia.

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1.1.1.4 JUST JUSTIFICACIÓN O BASE LEGAL

Constitución Política (Art. 23)

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o
particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar
su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales.

Decreto 2510/1995 (Art 11, 21, 32)

Acuerdo AGN 060/2001

Descripción: por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Este documento es
de tipo Acuerdos distritales y pertenece a normatividad del Marco Legal
de la Entidad.

Decreto 229/1995 (Art. 10,11,18)

Artículo 10. Inviolabilidad de la correspondencia: la

correspondencia del servicio postal y de más formas de comunicación
privada son inviolables. No se podrá atentar contra el secreto que
pudiera contener y solo puede ser interceptada y registrada, mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezcan la
constitución y la ley, sin prejuicio de las sanciones penales establecidas
por la violación ilícita de la correspondencia.

Artículo 11. Excepciones al derecho fundamental: no

constituye la violación a las garantías del servicio postal, la
interceptación originada por mandato de autoridad judicial y la
intervención aduanera en los envíos postales, actuación que está regida
por la ley.

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Artículo 18. Término de duración y ampliación del

cubrimiento inicialmente autorizado.
Las concesiones y licencias serán otorgadas por un
término de (5) años, prorrogables por un lapso igual a la inicial. Para
que los concesionarios o licenciatarios puedan ampliar el cubrimiento
inicialmente autorizado, requerirán permiso previo del ministerio de
comunicaciones.

Decreto Ley Antitramite 019/2012

Descripción: por el cual se dictan normas para suprimir o
regular regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes
en la Administración Publica.

Código de Comercio (Art. 54)

El comerciante deberá dejar copia fiel de la
correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier
medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo,
conservara la correspondencia que reciba en relación con sus
actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de
no haberse dado respuesta.

1.5 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las radicaciones de comunicaciones oficiales velarán por la
transparencia de la actuación administrativa con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Definir las actividades requeridas para el trámite de las
comunicaciones oficiales, independiente de su soporte o medio de ingreso, así
como la gestión de las mismas dentro de Ballontex, Inicia desde la recepción de
las comunicaciones oficiales de entrada, hasta el envío de comunicaciones
oficiales de salida, incluyendo la generación y gestión de los memorandos.

1.6 CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

La unidad de correspondencia para la aplicación de las herramientas
de registro y control de documentos y comunicaciones oficiales de Ballontex, tal
como lo exigen las normas vigentes en materia de gestión documental, pueden
aplicarse los campos y criterios contenidos en los formatos establecidos por la
misma entidad.

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2. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

Inicialmente es preciso mencionar que el acuerdo 060 de 2001 es el que

establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en
las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas y allí se
define que las Comunicaciones Oficiales son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.

De acuerdo a lo anterior las comunicaciones oficiales, ya sean internas o

externas son las que se generan como producto de una función y por tanto
cada entidad acorde con su contexto, misional, legal y administrativo deberá
identificar dichas comunicaciones en concordancia con las tablas de retención
documental.

2.1. MANEJO DE DOCUMENTOS ESPECIALES

2.1.1. DERECHOS DE PETICIÓN

Los derechos de petición deben ser dirigidos directamente a la oficina

encargada, donde se remitirá al área de competencia vía electrónica, quien
presentará la respuesta y remitirá vía correo institucional.

Se estandarizará las actividades necesarias para recepcionar, radicar,

direccionar, responder y hacer seguimiento a los derechos de petición
interpuestos ante Ballontex con el propósito de garantizar el efectivo ejercicio
del derecho de petición.

Este procedimiento inicia con la recepción del derecho de petición

presentado ante la entidad y posterior radicación en el Sistema y termina con la
recepción del trámite dado, procediendo a realizar el archivo respectivo.

2.1.2. TUTELAS

Deben ser remitidas directa e inmediatamente a el área Jurídica para su

respectivo trámite.

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2.1.3. REQUERIMIENTOS DE ENTES DE CONTROL

Deben ser entregadas inmediatamente a la Dirección para su

conocimiento donde posteriormente se remitirán al área de competencia, quien
proyectará la respuesta con codificación propia, realizando su archivo en la
serie correspondiente y custodia de dichos documentos. Con el propósito de
atender los requerimientos o visitas de organismos de control de forma
oportuna, precisa, correcta, veraz y completa.

Todo requerimiento recibido debe cumplir con lo indicado en el

"PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE DOCUMENTOS" con su respectivo código.
En caso de recibir el requerimiento por correo electrónico de un ente de
control, el servidor al cual fue asignado o dirigido el mismo, informará el mismo
día y por correo electrónico al Jefe de Oficina y/o Subsecretario(a) del área
competente y al Jefe inmediato, con copia a la Oficina de Control Interno.

2.1.4. SOLICITUDES DE INFORMACIÓN, QUEJAS

RECLAMOS Y SUGERENCIAS DE USUARIOS

Este procedimiento hace parte del Manual del Sistema de Atención al

consumidor financiero, para la atención eficaz de las peticiones, quejas o reclamos
y/o sugerencias que formulen los consumidores financieros. El documento que se
reciba como Derecho de Petición el cual deberá entenderse como la comunicación
enviada por el Consumidor Financiero en la cual se haga uso del Artículo 23 de la
Constitución Política de Colombia o del Artículo 6 del Código Contencioso
Administrativo o quien invoque dicho derecho, se deberá remitir a la Secretaria
General. Conforme al Código contencioso Administrativo, todas las solicitudes de
los Consumidores Financieros, deberán ser tratadas como un Derecho de
Petición.
Para presentar una Peticiones, Queja o Reclamo, sugerencia y/o solicitud
de información comercial, el consumidor financiero cuenta como mínimo con estas
opciones:

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 Página Web: El consumidor financiero tendrá la opción de

registrar sus Peticiones, Quejas o Reclamos o sugerencia, para
posteriormente poder hacer seguimiento en línea a las mismas.
 Correo: Por medio de una carta dirigida a Ballontex el
consumidor financiero radica su Peticiones, Quejas o Reclamos y
sugerencia.

2.1.8. OTROS DOCUMENTOS

Este tipo de documentos como folletos, revistas, boletines, correspondencia
personal, invitaciones y comunicaciones confidenciales, No Deben Radicarse en el
aplicativo CORDIS, porque no es necesario.

2.2. LIBRO CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA

Todas las áreas deberán llevar un libro de control de correspondencia o
planilla donde se registren los trámites dados a la correspondencia, tanto propia
de la dependencia como aquella que por delegación o en virtud de su competencia
deban responder, con el fin de llevar un perfecto seguimiento de toda la actividad
realizada.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

No. No. De Hora de Depende Descrip Fecha Hora de Depende Nomb Consecutivo o
de CORDIS recibido ncia ción de salida ncia r e de No.
Ítem y fecha en el área remisora salida de la Receptor quien
de y No. de de la respues ay recibe CORDIS de
recibido Radicado respue ta o Trámite a Respuesta
Externo sta o trámite seguir
trámite

1. Corresponde al registro secuencial del número asignado por cada área.

2. Corresponde al consecutivo asignado por el CORDIS y la fecha de

radicación.

3. Registro con hora y minutos del momento en el cual se recibe

el documento por parte de los gestores documentales.

4. Área o institución que remite el documento. Y número

de radicación del documento recibido de acuerdo con
su procedencia.

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5. Breve Resumen del contenido del documento.

6. Corresponde al mes, día y año de emisión del documento.

7. Registro con hora y minutos en el momento en el cual se entrega el

documento por parte de los gestores documentales al área o responsable
del trámite.
8. Corresponde al área donde se remite el documento para su trámite
pertinente.

9. Nombre CLARO de la persona que recibe el documento.

10. Es el número de radicado generado cuando se dio respuesta a dicho

documento, para control de trámite.

7. COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA ENVIADA

Esta comunicación debe estar firmada por el funcionario autorizado;

enviada a personas jurídicas o naturales, distintas a esta entidad.

7.1. CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Todas las comunicaciones deben llevar este procedimiento por medio del
cual se les asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que se
establece.

8. COMUNICACIÓN OFICIAL VÍA CORREO ELECTRÓNICO

Los mensajes de correo electrónico son enviados mediante un sistema de
intercambio de información con uno o más usuarios desde y hacia cualquier lugar
del mundo, a través de la Internet. Los mensajes de datos, llamados así por la Ley
527 de 1999 tienen validez jurídica igual que los mensajes escritos, este
reconocimiento es establecido por el artículo 5° de la misma Ley. Es decir, que al
generar un mensaje de datos o mensaje de correo electrónico en la Institución,
este debe ser usado para fines única y exclusivamente institucionales, para
suministrar o requerir información y/o socializar asuntos, producto de las funciones
y actividades que cada oficina tiene asignadas en la Institución. Dado el

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reconocimiento jurídico que aporta la Ley 527 de 1999 a los mensajes de datos,
estos deben revestirse de la diplomacia, protocolo y formalismo necesarios para
que se identifique el remitente como servidor público de la Institución,
independientemente de su vinculación. Además de ello, la información que se
transmita a través de estos mensajes, debe ser veraz, concreta, real y apropiada a
cada caso particular, porque es deber de la Institución garantizar que los datos
que se le brinden al usuario y/o ciudadano por cualquier medio cuenten con las
características anteriormente mencionadas. Cabe resaltar que la administración de
las cuentas de correo electrónico de cada usuario está a cargo del Proceso de
Tecnologías y Sistemas de Información.
9. ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Enviadas Una vez las comunicaciones oficiales se hayan elaborado
teniendo en cuenta las consideraciones del numeral “5. PRODUCCIÓN Y
ELABORACIÓN DE COMUNICACIÓNES OFICIALES”, se procede a su gestión
para su trámite. En el caso de las externas enviadas, se deben seguir las
siguientes indicaciones:
Radicación: Cada una de las dependencias que elabore la documentación
debe radicar sus comunicaciones oficiales por el software de radicación, ya sea en
respuesta a una solicitud previa o una comunicación para informar o manifestar
alguna decisión institucional. Esta herramienta les brinda el código o consecutivo,
el cual debe ser ingresado en la comunicación oficial que se va a enviar. Una vez
codificado el documento, se procede a su impresión para la firma correspondiente,
atendiendo al numeral “5.2. FIRMAS AUTORIZADAS” de acuerdo con la
dependencia origen.
Preparación de envío: Una vez elaborado el oficio y radicado en el
sistema, se debe preparar el documento para ser enviado por medio del servicio
de mensajería de la Institución. Se deben realizar las siguientes actividades:
 Imprimir 1 original y dos copias: El original va al destinatario,
una copia va al consecutivo de correspondencia en Gestión Documental
y la otra copia al expediente de la serie documental en cada oficina.
 Preparar el sobre: Para los envíos de la Institución, serán
utilizados los sobres de manilas en presentación blanca y café, de
acuerdo con la selección del remitente.
 Entrega a Gestión Documental: Después de marcar el sobre
sin sellar, este mismo con una copia son entregados a Gestión
documental, la otra copia se archiva en el expediente correspondiente
en la oficina remitente. La entrega de los documentos a enviar debe ser

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antes de 2:30 pm, debido a que se debe realizarse la preparación de las

órdenes de servicio y las guías de envío. Gestión Documental se
encargará de preparar las guías de envío para posteriormente ser
entregado a la empresa de mensajería. Una vez sea entregado el
documento a la empresa de mensajería, Gestión Documental archivará
la copia de la comunicación enviada, con su correspondiente guía y
orden de servicio en el consecutivo de correspondencia que debe llevar
esta oficina. El consecutivo de correspondencia debe llevarse en la
Oficina de Gestión Documental y debe ordenarse cronológicamente. No
debe faltar ningún consecutivo, excepto los internos, que serán llevados
por cada dependencia.

Recibidas
Las comunicaciones oficiales externas serán recibidas única y
exclusivamente en la ventanilla única de la Institución. Para su registro y
radicación se seguirá el procedimiento Recepción de documentos. Se deben
seguir las siguientes indicaciones:
 Verificación de comunicación: Se debe verificar que la
comunicación esté dirigida a Institución Universitaria ITSA o a algún
funcionario que labore en ella. Si el documento no tiene un destinatario
conocido, se devolverá al mensajero y/o remitente.
 Recepción: Una vez cumplido el paso anterior, se procede a
dar el recibido a la comunicación ya sea, con el sticker de recepción o en
casos excepcionales la firma, hora y fecha de quien recibe la
documentación, este es el caso de las guías de envío de empresas de
mensajería.
 Radicación: Se da ingreso en el sistema de radicación de
comunicaciones oficiales de la Institución y digitaliza para su envío al
remitente.
10. MEDIOS DE ENVÍO

10.1. MENSAJERÍA EXTERNA

Para el caso de la correspondencia enviada, la Unidad de Correspondencia
dispone de apoyo de mensajería en un horario de lunes a viernes, quienes

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realizan la radicación en los entes externos, saliendo todos los días en un horario
máximo de 9:00 a.m.
Las áreas deberán hacer llegar a la unidad de correspondencia la
documentación a enviar el día anterior antes de las 4:30 p.m., con el fin de ser
despachada el día siguiente.
Con el objetivo de apoyar a las unidades de gestión en la distribución y
recolección documental desde o hacia fuera de la institución, realización de
trámites externos, cobro o pago de obligaciones.

10.2. MENSAJERÍA CERTIFICADA

Para el caso de la distribución y envío de la correspondencia por

mensajería certificada, las áreas deberán diligenciar el respectivo sobre de manila,
y deberán avisar con anterioridad a la persona responsable de correspondencia
para su trámite pertinente. Una vez radicado el documento al ente externo se
anexará la respectiva guía de entrega al original que reposará en el expediente del
área responsable del envío.
10.3. RECORRIDO INTERNO
En este recorrido se realizará la entrega de la correspondencia recibida en
la Unidad de correspondencia, al igual que la correspondencia radicada en los
entes externos remitida por las diferentes áreas del IDT.
11. BIBLIOGRAFIA

bogota, A. m. (16 de 06 de 2014). intranet. Obtenido de intranet:

http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/
Instructivo-para-produccion-documental-gestion-de-Correspondencia-
Junio.pdf

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