EDICIÓN: FECHA:

REVISIÓN: PAGINA:

ASUNTO: Procedimiento para el manejo de fondo de CODIGO:

efectivo para pagos en moneda extranjera. CCSC-ADM-P-MFP-03
1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento a seguir para manejar el fondo destinado
para cualquier pago acordado en moneda extranjera.
2. ALCANCE: El presente procedimientos es aplicable ú nica y exclusivamente desde
la solicitud del fondo a Direcció n Ejecutiva hasta la cancelació n de cualquier pago
que se efectué en moneda extranjera.
3. RESPONSABILIDADES:
Departamento de Administración:
Jefe de Administración.
3.1 Solicitar reposició n del fondo una vez consumido el 70% del mismo, a través de
correo electró nico dirigido a Direcció n Ejecutiva con copia de este a los
Departamentos de Auditoria y Contabilidad, adjuntando el formulario
“Relación de Pagos Procesados con el Fondo en Moneda Extranjera, donde
se evidencia la utilizació n del mismo.
3.2 Enviar al final del día al Dpto. de Contabilidad los documentos que soportan los
pagos procesados durante la jornada, así como correo electró nico con el
formulario “Relación de Pagos Procesados con el Fondo en Moneda
Extranjera” CCSC-ADM-F-02.
Analista Administrativo.
3.3 Ejecutar la cancelació n de cualquier pago de acuerdo al monto neto indicado en
la PRELIMINAR DE PAGO o como indique el Dpto. de Compras.
3.4 Priorizar pagos de honorarios médicos y anticipos.
3.5 Archivar y mantener al día los comprobantes de pago

Elaborado por: Revisado por: Aprobado Vigencia

Ing. Yuliana Lcdo. José Duque. por: :
Riascos.
Fecha:
Fecha:
EDICIÓN: FECHA:
 REVISIÓN: PAGINA:

ASUNTO: Procedimiento para el manejo de fondo de CODIGO:

efectivo para pagos en moneda extranjera. CCSC-ADM-P-MFP-
03
Dirección Ejecutiva:
3.6 Solicitar y entregar el efectivo al (el) Jefe de Administració n requerido en
moneda extranjera para la respectiva reposició n del fondo.
Departamento de Contabilidad:
3.7 Efectuar proceso contable para rebajar las cuentas por pagar por los pagos
realizados y reportados por el Analista Administrativo.
Departamento de Auditoria:
3.8 Confirmar que los pagos relacionados en la solicitud de reposició n
correspondan con los reflejados en su registro de control a través del formulario
“Relación de Pagos Procesados con el Fondo en Moneda extranjera” có digo:
CCSC-ADM-F-02, y con su registro contable.
4. RESPONSABLE (S) DE LA APLICACIÓN Y REVISION DEL PROCEDIMIENTO:
Los responsables de la revisió n y aplicació n del respectivo procedimiento son los
Dpto. de Administració n, Contabilidad, Auditoría y Direcció n Ejecutiva.
5. DEFINICIONES:
 Preliminar de Pago: documento que indica un monto en Bs referente a la
totalidad de un pago pendiente, el cual será calculado en divisas y lo indicará el
Jefe de Administració n.
6. FRECUENCIA DE REVISION DEL PROCEDIMIENTO:
Diaria.
7. DOCUMENTOS APLICABLES Y/ O ANEXOS:

Formulario: “Relación de Pagos Procesados con el Fondo en Moneda

extranjera” có digo: CCSC-ADM-F-02.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado Vigencia:

Ing. Yuliana Lcdo. José Duque. por:
Riascos.
Fecha:
Fecha:
EDICIÓN: FECHA:
1
REVISIÓN: PAGINA:

ASUNTO: Procedimiento para el manejo de fondo de CODIGO:

CCSC-ADM-P-MFP-
efectivo para pagos en moneda extranjera. 03
8.POLITICAS:
8.1 El monto del fondo para emplearse en los pagos con moneda extranjera será de
20.000 USD y 10.000.000 de COP.
8.2 No se permitirá efectuar cambios de moneda a terceros.
8.3 Todo pago deberá cumplir previamente con los procesos de revisió n y control
establecidos.
9. NORMAS.
9.1 La utilizació n de la modalidad de la modalidad de efectivo debe estar
autorizada por La (El) Jefe de Administració n.
9.2 Debe efectuarse una relació n por cada tipo de moneda manejada.
10. PROCEDIMIENTO.

RESPONSABLES ACTIVIDADES
1. Efectú a pago por el monto NETO
generado en la preliminar de pago.
2. Otorga pago calculado en divisas
indicado en el o los documentos soportes,
remitidos por el (la) Jefe de
Analista Administrativo
Administració n.
3. Realiza registro de forma inmediata de
o los pagos en moneda extranjera a través
del formulario previamente establecido.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado Vigencia:

Ing. Yuliana por:
Lcdo. José
Riascos.
 Duque.
Fecha:
Fecha:
EDICIÓN: FECHA:

REVISIÓN: PAGINA:

ASUNTO: Procedimiento para el manejo de fondo de CODIGO:

CCSC-ADM-P-MFP-02
efectivo para pagos en moneda extranjera.
RESPONSABLES ACTIVIDADES
4. Reporta al final del día al Departamento
de Contabilidad los documentos que
soportan los pagos efectuados durante la
jornada.
5. Envía correo electró nico con el
formulario “Relación de Pagos
Procesados con el Fondo en Moneda
extranjera” a Departamento de
Contabilidad y al Departamento de
Auditoria.
6. Realiza proceso contable y rebaja de las
cuentas por pagar de los pagos que han
Departamento de Contabilidad sido realizados por la (el) Analista
Administrativo.
7. Envía documentació n al Departamento
de Administració n.
8. Solicita reposició n del fondo una vez por
semana (Lunes) o una vez se haya
Jefe de Administración
consumido el 70% del fondo a través del
correo electró nico dirigido a:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigencia:

Ing. Yuliana Lcdo. José Duque.
Riascos.
Fecha:
Fecha:
EDICIÓN: FECHA:

REVISIÓN: PAGINA:

ASUNTO: Procedimiento para el manejo de fondo de CODIGO:

efectivo para pagos en moneda extranjera.
RESPONSABLES
Jefe de Administración
Departamento de Auditoria
Dirección Ejecutiva
CCSC-ADM-P-MFP-03
ACTIVIDADES
Direcció n Ejecutiva con copia a los Dptos.
De Contabilidad y Auditoría, adjunta la
relació n de los pagos efectuados y sujetos
a dicha reposició n.
8. Solicita reposició n del fondo una vez por
semana (lunes) o una vez se haya
consumido el 70% del fondo a través del
correo electró nico dirigido a: Direcció n
Ejecutiva con copia a los Dptos. De
Contabilidad y Auditoría, adjunta la
relació n de los pagos efectuados y sujetos
a dicha reposició n.
9. Confirma los pagos en la solicitud de
reposició n a través de la revisió n de
Formulario.
10. Emite conformidad de la revisió n
efectuada en el formulario de relació n de
pagos.
11. Solicita y entrega el efectivo requerido
para la reposició n del fondo y entrega a la
o (el) Jefe de Administració n

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigencia:

Ing. Yuliana
Lcdo. José
Riascos.
Duque.
Fecha: Fecha: