Descripción del CASO:

Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no estaban

contemplados como temas prioritarios para el desarrollo y la competitividad de los
empresarios o comerciantes medianos de nuestro país. Por lo tanto, no se incluían como un
rubro dentro del presupuesto anual de inversión, ya que en ese entonces los costos de
desarrollo e implementación de sistemas requerían de inversiones importantes. Solo las
grandes empresas tenían el privilegio de sistematizar los procesos administrativos, de ventas
y producción. Esto redunda en mejoras sustanciales en los procesos con un gran impacto en
los resultados finales de la gestión. Por lo tanto, las mayores posibilidades de acceder a
nuevas tecnologías las hacía cada vez más competitivas en comparación con el resto. Hoy,
luego de más de veinticinco años, el panorama ha cambiado. Es mucho más accesible para el
pequeño empresario contar con tecnología que le permita reducir la brecha competitiva que lo
separa de la gran empresa.

Sistematizar la administración de una empresa significa por ejemplo contar con herramientas
que permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes de clientes, proveedores, registrar las
compras y las ventas, llevar libros de caja y banco, emitir reportes y listados para la
liquidación de impuestos y más.

La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de Abastos” de la

ciudad de Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de primera necesidad, ella misma
comercializa los productos a nivel local y regional, buscando alcanzar la plena aceptación y
fidelización de sus clientes.

El propietario, administra el negocio llevando todas las operaciones financieras y

administrativas, prácticamente se evidencia una contabilidad de bolsillo y solo le basta con
algunas anotaciones, de esta manera ha sido manejada y orientada su actividad productiva
por muchos años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso. Pero también
es cierto que cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en el día, se pasa buen
tiempo haciendo cálculos, que por cierto no son exactos, además a medida que la empresa
crece ya no puede almacenar toda la información en la cabeza, por la cantidad de productos
que posee en el punto de venta y bodega, sin embargo, trata de mantener un control sobre
todas las actividades más importantes, como son: vender, cobrar, comprar, pagar
proveedores, impuestos al Estado. muy seguramente cuenta con una base mucho más sólida
de información para seguir llevando los números en su cabeza, pero con una reducción
importante del trabajo operativo necesario para obtener dichos números.

Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo tan limitado
y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por ello que la mayoría de
estos se vienen realizando en forma manual, el cual implica disponer de mayor tiempo de
llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta es que no hay un control estricto del inventario,
una presentación ante la DIAN, de la información financiera a tiempo, provocando pérdidas y
sanciones económicas a la empresa.
Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial, disminuyendo
su competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para mejorar todos los
procesos en la empresa “Distrimay” significa reducir las tareas de ingreso y registro de las
operaciones al mínimo necesario, reducir errores, eliminar la duplicación de tareas, generar
listados e información útil para mejorar la toma de decisiones comerciales, económicas y
financieras con relación al negocio y aumentar los controles.

El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y capacitada en esta
área, se dispone a consultar por diferentes medios, con quién puede contratar este servicio y
de acuerdo con las recomendaciones de sus conocidos, decide llamar al Tecnólogo llamado
“Analista” y acordó una fecha y hora para una entrevista.

Nota: El empresario solo cuenta con los siguientes documentos, elementos y equipos de
cómputo:
- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.
- Un kárdex manual sobre inventario mercancías.
- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.
1. Identificar el problema:

Deficiente gestión de información comercial y financiera disminuyendo su competitividad

2. Plantear el problema:

¿CÓMO PODEMOS ORGANIZAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA, ENTREGAR

INFORMES A TIEMPO Y OPTIMIZAR LA CONSULTA DE CUALQUIER DATO QUE SE
NECESITE INMDIATAMENTE?, para la toma de decisiones trascendentales

3. Diseñar la Estrategia

Objetivo general:

Sistematizar la administración de la mayoritaria “Distrimay”: lo cual requiere implementar

herramientas que permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes de clientes, proveedores,
registrar las compras y ventas, llevar libros de caja y banco, emitir reportes y listados para la
liquidación de impuestos, en general implementar el sistema informático para mejorar todos
los procesos en la empresa “Distrimay”, que permita obtener la INFORMACIÓN COMERCIAL
Y FINANCIERA CONSISTENTE Y PRESENTADA A TIEMPO.

Objetivos específicos:

 Reducir las tareas de ingreso y registro de las operaciones al mínimo necesario

 Reducir errores
 Eliminar la duplicación de tareas
 Generar listados e información útil para mejorar la toma de decisiones comerciales,
económicas y financieras con relación al negocio
 Crear e Implementar los controles necesarios

4. Definir la Estrategia

 ¿cuándo se hará?: Urgentemente

 ¿quién lo llevará a cabo?: Equipo de trabajo: 6 personas y el propietario

a. ADMINISTRACIÓN
b. CONTABILIDAD, TESORERÍA y FINANCIERA
c. COMPRAS
d. VENTAS
e. INVENTARIO – BODEGA
 f. SISTEMAS (Temporal)

 ¿cómo se ejecutará?:

 Cronograma de actividades: Donde se asigne: fechas, responsable y actividades.

 Crear Áreas:
a. ADMINISTRACIÓN
b. CONTABILIDAD, TESORERÍA y FINANCIERA
c. COMPRAS
d. VENTAS
e. INVENTARIO – BODEGA
f. SISTEMAS (Temporal)

 Por medio del SERVICIO DE EMPLEO, contratar el equipo de trabajo mencionado,

conformado por 6 personas idóneas

 Solicitar al contador ELABORAR UN BALANCE DE APERTURA CON LA SIGUIENTE

INFORMACIÓN:
1. ACTIVOS:

- Saldos a la fecha: Caja, Bancos

- Clientes y cuentas por cobrar a la fecha
- Hacer un inventario físico: En bodega y en punto de venta, que permitirá conocer el
costo total de su inventario de productos.
- Inventario de bienes inmuebles y muebles de la empresa, que permita conoce el valor
de los activos.
- Determinar los saldos diferidos: Gastos pagados por anticipado e ingresos recibidos
por anticipado.

2. PASIVOS:
- Definir si tiene deudas con los bancos
- Proveedores y saldos a la fecha
- Determinar si a la fecha presenta costos y gastos por pagar
- Si le debe a terceros
- Si le debe a contratistas
- Si tiene impuestos pendientes por pagar
- Si tiene empleados y si a la fecha les adeuda alguna obligación laboral
- Si ha recibido algún anticipo y avance puede ser de algún cliente o de un tercero

3.PATRIMONIO:

- Determinar cuánto dinero, muebles, bienes y recursos de toda índole aportó para iniciar
la empresa.
 - Luego de concretar esta información, debe sistematizarse y automatizar los procesos:
Compras y Ventas, de tal manera que el sistema reporte cuándo el inventario requiera
aprovisionarse y cuándo requiera mejoramiento en las estrategias de ventas.

Una vez obtenida y sistematizada esta información en el área contable, contador y auxiliar
contable deben también preparar los siguientes informes financieros:

- Flujo de efectivo: control de caja, bancos, presupuestos, inversiones y proyecciones

- Compras e inventario,
- Ingresos
- control de gastos
- indicadores financieros
- estados de endeudamiento, cuentas por pagar, ingresos por cobrar, cartera de clientes.

- El área de Administración y ventas deben preparar Estrategias de ventas, productos

sobresalientes y los que no rotan rápidamente,

Para llevar a cabo el proyecto, se necesita adquirir un paquete contable con los módulos de:
Contabilidad, Inventarios y ventas, también un computador con buena capacidad de
procesamiento, impresora básica, servicio de internet para temas de impuestos, consultas y
transacciones bancarias y consultas en general.

• ¿Con qué recursos se cuenta?:

Con la voluntad del propietario para comenzar a organizar su negocio. El propietario,

administra el negocio llevando todas las operaciones financieras y administrativas,
prácticamente se evidencia una contabilidad de bolsillo y solo le basta con algunas
anotaciones, de esta manera ha sido manejada y orientada su actividad productiva por
muchos años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso.

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado, es importante para actualizarlo.

- Un kárdex manual sobre inventario mercancías. Se sistematizará con el módulo de
Inventario
- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.

5. Diseñar la planeación:

En esta fase es donde esa estrategia debe ser transformada en un programa para la acción,
definiendo:

• El entorno interno y externo y para ello puede hacer uso de la Matriz DOFA identificando las
Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas, aplica para el sector productivo,
social o laboral.
DEBILIDADES:

- Deficiente gestión de información financiera y comercial, disminuyendo su

competitividad

- No cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo tan limitado y deficiente, no

permite concluir satisfactoriamente los procesos.

- El propietario se encarga de todas las áreas, sin que le permita enfocarse en la toma
de decisiones críticas para mejorar su negocio, es necesario separar áreas y delegar
.
- Está incurriendo en gastos innecesarios al pagar multas ya que es imposible presentar
la información a la DIAN oportunamente por falta de tener la información debidamente
organizada.

- Cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en el día, se pasa buen tiempo
haciendo cálculos, que por cierto no son exactos. Pérdida de tiempo y esfuerzo, es
preferible automatizar procesos.

- Pérdida de tiempo al tener que buscar y organizar la información manualmente cuando

se necesita generar un informe.

- Falta de controles en las ventas e inventarios, así mismo en los costos y gastos.

- No se identifica si la empresa tuvo pérdidas o ganancias, por lo cual no hay forma de

definir si se harán inversiones, o implementar estrategias para evitar las pérdidas del
ejercicio, optimizar procesos, maximizar ganancias y generar riqueza.

FORTALEZAS:

- Es una empresa mediana ubicada en “Centro de Abastos” de la ciudad de

Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de primera necesidad, ella misma
comercializa los productos a nivel local y regional, buscando alcanzar la plena
aceptación y fidelización de sus clientes.

- El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y capacitada

en
esta área, se dispone a consultar por diferentes medios, con quién puede contratar este
servicio y acordó una fecha y hora para una entrevista con el “Analista”.

- El empresario cuenta con lo siguiente:

Equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

kárdex manual sobre inventario mercancías.
Escritorio y silla.
 Talonario de Facturas de Ventas.
Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
Cuenta bancaria.

OPORTUNIDADES:

- Alta demanda de productos abarrotes de primera necesidad.

- Expansión del negocio a nivel regional.

- Fidelización de los clientes, al contar con la información organizada, disponible y

accesible inmediatamente. Programar visitas del vendedor por zonas y por semana.

- El propietario puede disponer de la información oportuna y al día que le permitirá tomar

decisiones y diseñar estrategias que marquen diferencia con el mercado local y
regional.

- Maniobrabilidad del negocio. El propietario tiene amplia experiencia en el sector y en

su negocio.

AMENAZAS:

- Los Competidores
- Crisis económicas donde escasean los productos
- Sobre oferta de productos
- Cambios de tecnología

• Tener muy claro y definido cuál es su

VISIÓN

En el año 2.021, ser el distribuidor número uno en venta de abarrotes de primera necesidad a
nivel local y regional, conseguir la plena aceptación y fidelización de sus clientes, para lo cual
se planea la apertura de cuatro (4) tiendas adicionales a nivel regional en los próximos seis (6)
meses e incrementar las ventas en 50% en este mismo período de tiempo.

MISIÓN

La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de Abastos” de la

ciudad de Bucaramanga, que busca ser la distribuidora líder en comercialización de abarrotes
de primera necesidad a nivel local y regional, buscando alcanzar la plena aceptación y
fidelización de sus clientes, brindando productos de calidad y con excelente servicio.

• Establecer las responsabilidades de cada uno de los actores implicados, e igual definir los
tiempos de ejecución y evaluar los recursos disponibles, tanto humanos como económicos y
financieros, para poder llegar a la meta propuesta.
 CUADRO DE RESPONSABILIDADES

IT ÁREA ENCARGADA ACTIVIDADES

-Dirección general de la empresa, genera directrices y da las órdenes a
todo el personal.
1 GERENCIA - Crear equipo de trabajo, entrevistas y selección del personal.
- Verificación y aprobación de pagos.
-Brinda soporte estratégico a la gerencia.
- Propone estrategias para el manejo de compras, ventas, costos y
2 ADMINISTRACIÓN utilidades.
- Manejo del personal y reporte a Gerencia.
- Manejo del punto de venta, estrategias y presentación del mismo.
- Apoyar al área de Ventas en atención a clientes sobresalientes.
- Registro, Informes, manejo del tema contable.
- Programación semanal de pagos.
- Informe diario Control de bancos y caja
- Cobro de cartera, revisión de consignaciones de clientes y terceros.
3 CONTABILIDAD,
TESORERÍA Y CONTADOR:
FINANCIERA -Informar mensualmente sobre el comportamiento financiero de la
empresa: Ingresos, costos y gastos.
- Estado de flujo de efectivo, endeudamiento y cartera.
- Estructurar y aplicar seguimiento a los indicadores de la empresa:
Financieros y de eficiencia.
- Presupuestos anuales/mensuales
- Estrategias de financiamiento
- Información económico-financiera y Resumen de inversiones
- Negociación con los proveedores: Precios, Tiempo de entrega, formas
de pago y financiación.
- Investigar los productos de mayor rotación.
- Apoyo logístico al área de administración y a Ventas.
4 COMPRAS - Aprobar el recibo de mercancías en bodega y verificar en la factura de
compra las condiciones pactadas en la negociación con proveedores.
- Definir precio de venta.
- Responsable de los costos de las mercancías.
- Reportar a la gerencia sobre costos de productos y su rotación.
-Responsable por la exhibición, surtido y presentación del punto de venta
con la Administración.
5 VENTAS - Atender las solicitudes de clientes en el punto de venta,
telefónicamente y por la página web de la empresa usando todos los
medios tecnológicos disponibles en la empresa.
- Facturación de las ventas.
- Proyecciones de Ventas
 -Verificación de existencias por medio del módulo de inventarios.
- Control de existencias en bodega y organización de la misma.
6 INVENTARIO- - Responsable en Control de Entradas, Salidas, Daños, Vencimiento y
BODEGA Pérdida de mercancías.
- Reporte inmediato al área de COMPRAS.
- Cotización y Compra equipo de cómputo con buena capacidad de
procesamiento, autorizado por la Gerencia.
- Instalación, configuración y puesta en marcha de los equipos de
7 SISTEMAS cómputo, la red de datos, el software contable y en general lo
(Temporal) correspondiente a su área.
- Sugerir la compra del equipo de cómputo POS para el área de Ventas,
para descargar automáticamente el inventario en cada venta.
- Encargado de la Automatización de procesos, configuración y buen
funcionamiento de los equipos y la red de datos

CRONOGRAMA

IT ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSABLE RECURSOS

ESTIMADO
Crear equipo de trabajo: 3 días Propietario y Servicio Tiempo, Humanos,
1 Entrevistas y pruebas de Empleo económicos
psicotécnicas
Cotización y Compra equipo de 3 días Propietario y Técnico – Tiempo, Humanos,
2 cómputo con buena capacidad de Analista en sistemas económicos
procesamiento
Solicitud servicio de internet y 2 días Propietario y proveedor Tiempo, humanos,
3 teléfono servicio de internet económicos
Instalación y puesta en marcha del 2 días Técnico-Analista, Tiempo, Informático y
4 equipo de cómputo y software Contador y auxiliar humanos
contable contable
5 Balance de Apertura 2 días Contador, Propietario Tiempo, informático y
Humanos
Inventario de mercancías (Punto 2 días Todo el equipo de Tiempo, Humanos,
6 de venta y bodega) trabajo, incluido papelería y Cierre del
propietario, contador. local
Crear manual de funciones y de 3 días Administrador y Tiempo, informático y
7 responsabilidades para cada cargo propietario Humanos

8 Generar y analizar informes 1 día Contador Tiempo, informático y

financieros humanos
9 Tomar decisiones, implementar 3 días Propietario, Tiempo, informático y
estrategias de ventas administrador y humanos
contador

6. Implementar el plan de acción:

 ¿Cuáles son las medidas más importantes que deben ser tomadas en cuenta para
poner en marcha el plan de acción?
 - La gerencia debe conformar rápidamente el equipo de trabajo, delegar tareas y
enfocarse en estrategias de mejora. Liderar el equipo de trabajo, inyectar seguridad y
seriedad, debe permanecer en absoluta comunicación con ellos.

- Organizar lo antes posible, la información que se tiene disponible. Hay que trabajar
rápida y organizadamente.

• ¿Cómo se deben transmitir al equipo de trabajo estas medidas?

Mediante el manual de funciones para cada cargo e infundir confianza y dinamismo en todos
los integrantes del equipo, justa remuneración con todas las garantías (Afiliaciones al sistema
de seguridad social, todos los derechos de ley), horarios justos, buena comunicación,
compromiso y cooperación con cada área ya que la empresa funciona si cada área cumple
con sus compromisos y objetivos. Se debe tener claridad y comunicar en las reuniones
acerca de cada paso que se ha de realizar para lograr las metas y objetivos propuestos y
cada paso o proceso que hay que hacer para alcanzarlo.

La empresa debe continuar evolucionando y creciendo por el bien de todos, pero de una
manera automatizada, porque de lo contrario se desgasta mucho el personal sin conseguir
alcanzar objetivos.

• ¿Quiénes son los actores comprometidos en la puesta en marcha del plan?

a. GERENCIA
b. ADMINISTRACIÓN
c. CONTABILIDAD, TESORERÍA y FINANCIERA
d. COMPRAS
e. VENTAS
f. INVENTARIO – BODEGA
g. SISTEMAS (Temporal)
h. CLIENTES
i. PROVEEDORES
j. COMPETIDORES
k. ENTES GUBERNAMENTALES (Alcaldía, Gobernación, DIAN,
l. Cámara de Comercio
m. Entidades Administradoras de la seguridad social (EPS, AFP, ARL)
n. SECTOR FINANCIERO
o. COMPAÑIAS ASEGURADORAS

• ¿Qué eventualidades pueden resultar durante el desarrollo del plan acción?

- Fluctuación de la economía
- Desastres naturales
- Emergencias sanitarias
- Falta de cooperación de alguno de los miembros del equipo
- Generación de estrés
 - Errores humanos
- Accidentes laborales

• ¿Cuáles limitantes pueden surgir dentro del proceso?

- Retiro de algún colaborador clave en el proyecto.

- Retrasos en el cronograma estimado
- Errores en el plan trazado
- Falta de compromiso para terminar las tareas
- Mala administración
- Resistencia al uso de la tecnología
- Temor a divulgación, robo o plagio de la información

7. Evaluar los resultados: INDICADORES DE GESTIÓN

Se debe medir o calificar para poder controlar, porque lo que no se puede controlar no se deja
gerenciar.