INFORME GERENCIAL DISTRIBUIDORA L.A.

Presentado por

Alex Iván González Huaza-1932842

Fernando Giraldo Giraldo-1932842

Dagoberto Barbosa Acosta-1932842

Diego Alexander Guaque-1932842

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Diagnosticar Organización “Verificar”

Instructora

Claudia Patricia Fuentes

Especialización de Gestión del Talento Humano por Competencias Metodología

Bogotá Colombia
2019
 INTRODUCCION
El proceso de formación es uno de los más significativos que se desarrollan en cada

organización, permitiendo lograr mejor el rendimiento y la estimulación de los empleados, pero

para que las acciones sean verdaderamente eficientes debemos saber detectar las necesidades de

formación. La constante preocupación por la planeación de la formación como parte de una

estrategia integral o cuando se descubran problemas en el rendimiento y la productividad.,

buscando siempre actuar a tiempo para que la formación se pueda desenvolver dentro de los

tiempos establecidos y el rendimiento de los empleados no presente inconvenientes que puedan

afectar al cliente final o los resultados económicos.

Para conseguirlo existen herramientas que se deben considerar: las entrevistas, reuniones

grupales y/o sectoriales, las observaciones realizadas a raíz de las encuestas, nos permiten y

ayudan a encontrar directrices sobre las que profundizan mediante otras fórmulas e incluso

instiga a los colaboradores a valorar sus conocimientos sobre diversas áreas de forma

desconocida distribuyéndolas en los diferentes departamentos o áreas de la organización.

 OBJETIVOS DEL INFORME DE RESULTADOS

OBJETIVO GENERAL

Lograr que la Distribuidora LAP S.A.S. tenga una estructura organizacional jerárquica

apoyada en su potencial humano adecuado, competente y siempre actualizado en forma continua,

trabajando en la transformación permanente, medible, confiable y cuantificable

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer estrategias que permitan compilar las necesidades de formación de los

colaboradores.

Establecer un plan de formación que permita garantizar en cada lugar de trabajo la

permanente actualización en formación del potencial humano.

Realizar seguimiento permanente por intermedio de indicadores de gestión que permita

evidenciar las fortalezas o debilidades de formación.

Realizar el seguimiento a la gestión de capacitación o formación con documentos que

permitan dejar reportes o evidencias como soporte como lo son (formatos de evaluación entre

otros.

Calcular el ingreso requerido para las capacitaciones necesarias durante el año.

 METODOLOGÍA UTILIZADA

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN

Para la recolección de la información requerida para el proceso de almacenamiento de

datos es necesario llevar a cabo un proceso sistemático y bien estructurado, el levantamiento de

la información debe ser un proceso sistemático, organizado y estructurado, que facilite la

elaboración de la información obtenidas entre la población. Para determinar este informe sobre

las Necesidades de Formación, se hizo uso de un análisis de estudio dentro de la organización.

Los valores y la Gestión del Talento Humano dentro de las Distribuidora, fundado en la

evidencia sobre los colaboradores dentro de la enfocada en la falta de buenas relaciones

interpersonales, el detrimento de valores y la carencia de buenas prácticas, además es vital

importancia incorporar el plan de formación en áreas de la organización, relacionadas con el

servicio al cliente, administración del tiempo. Los procesos de formación serán estructurados en

sesiones, de acuerdo al nivel de importancia delas mismas, con el acompañamiento permanente

del arrea de gestión del talento humano. Adicional a los procesos de formación descritos

anteriormente y que fueron evidenciados de acuerdo a un proceso de observación y seguimiento

constante, la empresa se apoyara en el plan de formación para que todos y cada uno de

los colaboradores que pertenecen a la empresa a fin de que adquieran conocimientos basados en

el desempeño de cada uno de sus cargos, y así se pueda llegar al desempeño deseado en aras de

cumplir con los objetivos más fácilmente y dar solución a los problemas identificados en el

desarrollo de cada proceso para esto, también se debe tener en cuenta el presupuesto, y el recurso

humano con que se contará para su ejecución.

 Para lograr el plan de formación de forma asertiva hay que tener en cuenta todos y cada

uno siguientes aspectos:

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Como primer paso se debe dar una mirada a la organización, su misión, visión y valores

corporativos, principios, sus metas a corto, mediano y largo plazo, sus objetivos estratégicos, el

ambiente laboral y social. Teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Cantidad de empleados

2. Conocimientos básicos de cada cargo

3. Habilidades generales del personal de la organización

4. Niveles de desempeño en cada cargo

5. Relación organización

6. Capacidad de tolerancia a la frustración

7. Trabajo en equipo

8. Índice de ausentismo y rotación. Es importante tener en cuenta que todo el proceso de

formación, está a cargo del área de gestión de talento humano y el tiempo invertido es

fundamental para la correcta aplicación de los conocimientos adquiridos en el cargo que

desempeña.

Análisis de la situación de la empresa:

Al realizar el análisis de la empresa se pudo diagnosticar que hay falencias en algunos los

procesos generando una disminución en la productividad y por ende en el desarrollo de los

objetivos.
 FUENTES DE INFORMACIÓN DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Aplicación de encuestas, se realizará un cuestionario con preguntas que tengan que ver

con diferentes situaciones que se presenten en el desempeño de cada cargo. A fin que permita

valorar los conocimientos sobre las diferentes áreas.

Método de observación, Se designará un supervisor que será la persona con los

conocimientos necesarios para que se encargue de observar el desempeño en sus labores diarias.

Y que igualmente se encargará de generar indicadores individuales, que nos permitirán encontrar

los problemas que pueden presentarse tanto en las diferentes áreas de la organización.

Entrevistas individuales: Se les brindara la posibilidad a los empleados de expresar sus

necesidades y/o debilidades para trabajar en ellas y fortalecerlas.

Reuniones grupales: Se generarán técnicas que permitan detectar necesidades de

capacitación generadas desde las mismas necesidades o los mismos problemas, que los

colaboradores hayan logrado detectar en algún momento especifico.

Otros aspectos importantes que se deben tener en cuenta al momento de tomar las

decisiones de futuras formaciones:

Reducción o cambio de empleados “alto grado de rotación que desperdicien los

procesos de formación”.

Creación de nuevos cargos “Que no estén contempladas dentro de los presupuestos

iniciales de formación”.

Modernización de la empresa “cambio de visión del negocio, resistencia al cambio”

Baja productividad “mala optimización del tiempo y potencial humano”

Relación interna o externa “falta de relaciones interpersonales”

 Sobrecostos por el método de observación directa podemos evidenciar necesidades

de formación como:

Cierre De Ventas:

Manejo De Paquete De Office

Habilidades Para Hablar En Público

Habilidades De Servicio Al Cliente

Administración Del Tiempo

Emprendimiento Y Estrategias De Venta

 PLAN DE ACCION

Una vez identificadas las necesidades de formación de los empleados de la

distribuidora L.A.P S.A.S Se propone iniciar la realización de actividades de formación

conforme a los niveles de la organización (Formación corporativa, capacitación a nivel

gerencial, entrenamiento de Recursos Humanos, Operativo y Táctico). En primera parte debe

formar en los empleados sobre la importancia de las relaciones interpersonales, los valores

corporativos y de la Gestión del Talento Humano en las Organizaciones, dado que se evidencia

en los empleados de la organización, además importante realizar programas de formación en

áreas comerciales, deservicio al cliente, administración del tiempo. Cada proceso de formación

será estructurado de acuerdo al grado de complejidad delas mismas, con el acompañamiento

permanente del arrea de gestión del talento humano. A los procesos y cargos que fueron

evidenciados de acuerdo al resultado que surgieron de observación y seguimiento permanente, la

organización apoyada en su plan de formación para que todos y cada una de los empleados

adquieran conocimientos dirigidos a su fortalecimiento, y así se pueda lograr las metas

propuestas que permitan llegar a los objetivos planteados.

Para lograr el plan de formación de forma asertiva hay que tener en cuenta todos y cada

uno de los siguientes aspectos:

Contenidos formativos: El plan formativo debe ser acorde a las fallas encontradas en

cada uno de los procesos.

Población destinataria: Las capacitaciones van enfocadas a coordinadores logísticos,

supervisores, operarios y demás interesados.

 Número de personas: Las personas que participara serán 20 que se dividirán en grupos

para no afectar la productividad en cada uno de los procesos.

Cronograma: El cronograma de formación ira acorde a los tiempos programados por los

coordinadores de cada área se fijará una fecha y horario de inicio y una fecha y horario de

finalización exacta.

Duración: Para no afectar la producción de la empresa se realizarán las capacitaciones

dos horas los días de miércoles y viernes.

Jornada: Se realizará en horario laboral, al inicio de la jornada. Ya que es una

capacitación para beneficio productivo de la empresa como para la superación personal de todos

y cada uno de los empleados.

Modalidad: Se llevará a cabo de forma presencial y se realizaran prácticas en campo

para poner en practica la temática vista.

Lugar para la formación: Lo ejecutaremos dentro de la misma compañía ya que por

tiempo y recursos económicos saldría más beneficioso para ambas partes.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Durante El proceso de formación se realizarán mediciones para determinar el grado

asimilación que permita el mejoramiento continuo en la operación que podrían ser:

Satisfacción de aprendizaje (instructores y aprendices).

Etapa productiva (prácticas en campo, desarrolló de habilidades, teórico-práctica).

Se realizarán toma de tiempos para revisar aumento producción vs ahorro de dinero.

Eficacia de la formación: Se tiene en cuenta la mejora en todos y cada uno de los

procesos para evaluar la satisfacción del cliente con respecto al servicio prestado, las fallas que
se venían presentando en la producción de los procesos se tiene en cuenta la opinión de los

colaboradores en cuanto conocimiento adquirido y lo que se llevara a la etapa productiva.

Evaluación del aprendizaje: Es un proceso que se llevara a cabo en la etapa productiva

donde se llevara a la práctica toda y cada uno de los temarios ya que es la forma más fácil de

ver si el tiempo invertido en capacitaciones obtuvo el resultado esperado por el cliente.

Rentabilidad de la formación: Se realizará un comparativo costo vs beneficio para

evaluar si lo puesto en práctica está generando el valor agregado a la organización.

Mejoras en el plan de formación: Se llevarán a cabo comparaciones de acuerdo a como

se venían ejecutando los procesos y como se están realizando después de el plan de capacitación

que se brindó por parte de la compañía a todos y cada uno de los empleados.

Seguimiento: La efectividad del plan de formación se mide con producción, novedades

reportadas por las áreas, tiempo de respuesta por novedades presentadas.

Para que el plan a desarrollar se lleve a cabo exitosamente es necesario dejar un registro

documental y realizar un manual de procesos y procedimientos con cada uno de los temas vistos

para llevar a cabo una revisión y evolución en cada uno de los procesos que se venían

presentando.
 CONCLUSIONES

Con el Informe de resultados de la Distribuciones LAP SAS se espera lograr una

organización con una estructura basada en un capital humano competente y siempre actualizado,

trabajando en la inversión constante, medible y cuantificable.

Al crear estrategias que permitan recopilar las constantes necesidades de formación de los

empleados, logrando tener un mejor desempeño laboral y una estandarización de los procesos.

Estructurando un plan de formación permite garantizar en cada puesto de trabajo la

permanente actualización en la formación del potencial humano. Permite hacer seguimiento

constante con indicadores de gestión que evidencian las mejoras o fallas de la formación. Los

empleados creando un sentido de pertenencia con la organización ya que se está pensando en su

bienestar. Generando un ambiente laboral saludable y colaborativo entre todas las áreas de la

compañía.

CUADRO N°1 Detallado por semestres

Periodos

Descripción I Semestre / I Semestre / I Semestre /

N % N % N %
FIGURA N° 1 Areas de la Organización

Comentarios: (del análisis de los datos obtenidos de los Cuadros N°1 reflejado en as áreas de la Organización)
 Anexos

Figura N° 2 resultados del proceso Figura N° 3 resultados del proceso

Figura N° 4 resultados del proceso Figura N° 5 resultados del proceso