ACTIVIDAD 4 GUION SOBRE RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PRESENTADO POR:

DIANA MARCELA PACAVITA HURTADO. ID: 435184

PRESENTADO A:

TUTORA: VENUS FLOR MARINA CARVAJAL

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL

ASIGNATURA: AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

BUENAVENTURA – VALLE

2020
 GUION SOBRE RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

Generalidades de la empresa:

Tipo de empresa: Logístico Portuario

DATACONTROL PORTUARIO S.A., es un operador portuario que desarrolla su actividad

en la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura, hace parte del Grupo Empresarial Del
Pacifico S.A. Holding el cual está dedicado a desarrollar, ejecutar y administrar infraestructura
portuaria y de servicios logísticos; promover proyectos inmobiliarios de gran envergadura; así
como la comercialización a gran escala de hidrocarburos.

En DATACONTROL PORTUARIO S.A queremos ofrecerle siempre lo mejor, por eso

lo invitamos a conocer nuestros productos y servicios. Contamos con un amplio portafolio
donde podrá encontrar soluciones logísticas a la medida de sus necesidades y su empresa.

La cual ofrece servicios de:

 Pre-inspección
 Inspección Dian
 Inspección ICA/INVIMA
 Inspección Anti-narcóticos
 Llenado y vaciado de contenedor
 Cargue a camión contenedor/ carga suelta
 Almacenaje, tarja y trazabilidad (sello electrónico).
 Alquiler de equipo portuario
 ITR de importación y exportación
 Atención a motonaves RO-RO

Misión
 Somos una empresa líder en la prestación de servicios de operación portuaria y logística en el
puerto de Buenaventura. Contamos con:

 La experiencia y compromiso de nuestros empleados.

 Equipos especializados para la operación.
 Infraestructura apropiada.
 Cobertura necesaria.

Generamos: valor agregado a todos nuestros clientes mediante la proyección nacional e

internacional de la compañía generamos una rentabilidad adecuada y sostenible para nuestros
accionistas.

Estamos en la búsqueda constante de la excelencia, representada en servicios cada día

más creativos, flexibles, seguros, competitivos y oportunos. En armonía con la ley, las
normas, el medio ambiente y la comunidad.

Visión

Seremos reconocidos a nivel nacional e internacional como líderes en la Gestión

Integral de Información para Operaciones Logísticas y Portuarias. Seremos reconocidos como
un proveedor estratégico en soluciones y servicios de Operación Logística y Portuaria.
Consolidaremos alianzas estratégicas con empresas nacionales y/o extranjeras para proveer
servicios a nivel internacional.

Datacontrol es considerado como el proveedor estratégico exclusivo de la Sociedad Portuaria

Terminal de Contenedores de Buenaventura (TCBUEN), contribuyendo con la generación de
empleo en el municipio llegando a contratar cerca de 350 empleados directos con contrato a
término indefinido logrando la dignificación del trabajador portuario.

Actualmente cuenta con la más moderna tecnología de equipos portuarios (Montacargas,

Reach Stacker, Elevadores de 3, 5 y 7 Toneladas, Terminal Tractor y Plataformas). y el personal
capacitado para la movilización de la carga contenerizada, carga suelta y carga extra
dimensionada.
 La compañía Datacontrol Portuario cuenta con cuatro frentes de trabajo en los cuales realiza la
operación portuaria terrestre. Para el análisis de la información obtenida se tuvieron en cuenta los
servicios prestados por Datacontrol en la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura,
Plataforma Cross Docking y Sociedad Portuaria Terminal de Contenedores de Buenaventura
(TCBUEN) y finalmente la sede administrativa que es el lugar donde se le presta la atención
personalizada al cliente.

Sede Administrativa: Es la oficina central de Datacontrol portuario en la cual se encuentran

el Gerente General, Gerente de Operaciones, el Área de Talento Humano, Área de desempeño,
Departamento de Facturación y todas aquellas actividades que sirven de apoyo para
complementar la parte operativa de la compañía.

Plataforma: Cross Docking, patio propiedad de Datacontrol, lugar donde la compañía se ha

especializado en realizar operaciones de ITR: actividad mediante la cual la mercancía
contenerizada es vaciada y cargada a uno o varios vehículos con el fin de desplazarla hasta donde
el cliente final sin tener que incurrir en altos tiempos de espera, costos de almacenamiento,
devolución de contenedores vacios a Buenaventura.

La plataforma Cross Docking tiene un área de 6.000 mts2, Completamente cerrada, 1,000mts2
de cobertizo, de los cuales 500mts están adecuados para el almacenamiento temporal de
mercancía de naturaleza especial, también se encuentra una oficina administrativa y otra de
seguridad en la cual se ha instalado el sistema de cámaras grabando permanentemente las
operaciones.

Para contextualizar al lector en el área de 6000 mts2 de la plataforma Cross Docking se

encuentra el taller de mantenimiento de los equipos portuarios con los que cuenta la compañía, la
oficina administrativa de la Plataforma Cross Docking, los parqueaderos para guardar los tracto
camiones, la sala de seguridad y el espacio disponible para realizar las operaciones mencionadas
anteriormente.

AUDITORIA INTERNA DEL SG- SST EN LA EMPRESA DATACONTROL

Identificación de personajes (roles):

 Gerente general: José Manuel Mesa

 Auditor: Daniel Espitia Cándelo
 Asistentes de auditoria: Andrea Velásquez y Andrés Tenorio
 Coordinador del SG-SST: Juan Ricardo Camacho Robledo
 Secretaria: Génesis Sánchez Valencia

 El gerente general Jose Manuel Mesa pide a su secretaria Génesis Sánchez Valencia
programar una cita con un auditor para revisar si la implementación y todas sus
documentaciones se encuentran en regla. En mutuo acuerdo con la empresa queda agendada
la cita con el auditor Daniel Espitia Cándelo la cual la auditoria se realizara el día 30 de
septiembre del 2020.

 Llego el día acordado para realizar la auditoria a la empresa. La cual se da inicio a una
reunión con el Auditor: Daniel Espitia Cándelo, sus asistentes Andrea Velásquez y
Andrés Tenorio, el coordinador del SG-SST Juan Ricardo Camacho Robledo y el Gerente
General Jose Manuel Mesa, durante la reunión se presentan y queda en claro la función y la
disposición de cada uno para llevar a cabo la auditoria.

 El auditor Daniel Espitia Cándelo que en este caso es el auditor líder. Asigna una tarea
específica a cada uno de sus colaboradores y pide muy formalmente toda documentación al
Coordinador del SG-SST requerida ya sea digital o en físico para empezar con la auditoria.

 El Coordinador SG-SST Juan Ricardo Camacho Robledo muy amablemente entrega

toda la documentación solicitada por el auditor.

 El auditor Daniel Espitia Cándelo y sus asistentes Andrea Velásquez y Andrés Tenorio
proceden hacer la verificación correspondiente a los procesos y documentación requerida.

 El auditor junto a sus colaboradores encuentran algunas imparcialidades el cual deciden no

comunicar inmediatamente al gerente, sino que deciden comunicar al finalizar toda la
auditoria.
 Los asistentes del auditor no tienen buena comunicación por lo que en medio del trabajo
discuten constantemente.

 El coordinador Juan Ricardo Camacho Robledo observa a los asistentes constantemente

discutiendo y pone al tanto al Audito Líder Daniel Espitia el cual responde “ellos siempre
son así”. A parte de eso la secretaria escucha al auditor Daniel Espitia hablando por celular
comentando las falencias encontradas es su verificación de documentación de la empresa.

El mal actuar de un auditor:

 el auditor Daniel Espitia no cumple con el perfil requerido para una auditoria, puesto que
el auditor no es sincero y no es discreto

Los auditores deberían demostrar un comportamiento profesional durante el desempeño de las

actividades de auditorías. Principalmente debe ser ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y
discreto.

 El auditor decide comunicar al finalizar la auditoria los hallazgos de no conformidad, la

cual lo correcto es ir informando de manera periódica sobre el avance de la auditoria.
 El auditor no es parcial con sus trabajadores y sobre la responsabilidad y la seriedad de la
auditoria al dejar que sus asistentes se peleen entre ellos dejando ver el mal comportamiento
de sus colaboradores auditores.

Diseño de auditoria: teniendo en cuenta la norma NTC-ISO 9001, específica cómo se va a

llevar a cabo la auditoria interna al SG-SST se realizó teniendo en cuenta lo siguiente:

 Objetivo de la Auditoría.
 Alcance de la Auditoría.
 Complejidad de los subsistemas y procesos.
 Criterios de auditoría.
 Documentación que soporta la gestión del subsistema objeto de la auditoría.
 Selección de equipos auditores observadores y acompañantes.
 Disponibilidad del personal a auditar.
 Implementación de la auditoria: Cuando se establece un programa de auditoría, según la
norma ISO 19011, y se han determinado todos los recursos relacionados, es necesario
implementar la planificación operacional y coordinar todas las actividades dentro del programa.

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deberían:

 Comunicar todas las partes que formarán parte del programa de auditoría, incluyendo todos
los riesgos y oportunidades implicados, a las partes interesadas pertinentes e informarles de
forma periódica de los procesos, utilizando los canales de comunicación externos e internos
establecidos.
 Definir todos los objetivos, el alcance y los criterios para cada auditoría individual.
 Seleccionar los métodos de auditoría.
 Coordinar y programar las auditorías y otras actividades pertinentes al programa de auditoría.
 Asegurarse de que los equipos auditores tienen la competencia necesaria.
 Proporcionar los recursos necesarios individuales y globales para los equipos auditores.
 Asegurar la realización de las auditorías según el programa de auditoría, gestionando todos
los riesgos, oportunidades y cuestiones operacionales, según surjan durante el despliegue del
programa.
 Asegurarse de que la información documentada pertinente relativa a las actividades de
auditoría se gestiona y mantiene de forma adecuada.
 Definir e implantar los controles operacionales necesarios para el seguimiento del programa
de auditoría.
 Revisar el programa de auditoría a fin de identificar oportunidades para mejorarlo.

Mejoramiento de la auditoria: son las recomendaciones para la elaboración necesarios para

el tratamiento de las Oportunidades de mejora y No Conformidades encontradas durante la
auditoría.

Evaluación de auditoria: la evaluación se realizó directamente al proceso y los elementos

que lo componen, como entradas, salidas, subprocesos y las actividades

Para la evaluación de la auditoria, el auditor no tomo en cuenta las entrevistas de los

colaboradores de la empresa.
 Auditoria de auditoria: Tal como lo señala la NIA 265 “El objetivo del auditor es comunicar
de forma apropiada a los encargados del gobierno corporativo y a la administración las
deficiencias en el control interno que el auditor haya identificado durante la auditoría y que, a
juicio profesional del auditor, son de suficiente importancia para merecer sus respectivas
atenciones.

La cual en este guion evidenciamos que el auditor junto con sus asistentes no comunicaron
oportunamente los hallazgos de la auditoria al gobierno operativo.

Supervisión de auditoria: el auditor para realizar su trabajo se apoyó de 2 asistentes, los

cuales deben ser supervisados adecuadamente, la cual en este guion evidenciamos que no se
cumple.

El grado de supervisión que se debe aplicar a cada asistente y/o ayudante se relacionará con la
cabida de cada uno y su experiencia en la labor de auditase. Una vez que el auditor ha implantado
un adecuado sistema de supervisión podrá verificarlo, analizarlo, y corregirlo donde lo crea más
conveniente.
 Referencia bibliográfica

Cruz Sanchez S, Florez Gomez A.. Junio 2018. PROYECTO DE TRABAJO DE GRADO
AUDITORÍA PARA EVALUAR EL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE
DATOS EN LA EMPRESA GATI CONSULTORES S.A.S BASADO EN LA NORMA
NTC-ISO-19011:2011. Bogotá, Colombia. repository.ucatolica.edu.co. Recuperado de:
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Recuperado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2016/05/planificacion-auditoria-
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William J, Hernández G.1 noviembre del 2018. Informe de Auditoria Interna. Gestión total.
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6 de marzo de 2019. ISO 19011: ¿Cómo realizar la implementación de un programa de
auditoría?. Isotools Exellence. Recuperado de: https://www.isotools.org/2019/03/06/iso-
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2018. Norma Internacional ISO 19011. CeCep.edu. Tercera edición. recuperado de:
https://www.cecep.edu.co/documentos/calidad/norma-iso-19011-2018.pdf