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Manual de Gestion Tramite Documentario
Manual de Gestion Tramite Documentario
PERU
MANUAL DE GESTION Y
TRÁMITE DOCUMENTARIO
DE LA POLICIA NACIONAL
DEL PERU
INDICE
INTRODUCCION…..…………………………………………………………….... 05
CAPITULO I
GENERALIDADES…………………………………………………………..... 06
A. OBJETIVO………………………………………………………………….. 06
B. FINALIDAD …………………………………………………………..……. 06
C. ALCANCE …………………………………………………………….…… 06
D. BASE LEGAL …………………………………………………………..…. 06
E. DEFINICION DE TERMINOS…………………………………………….. 07
CAPITULO II
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES….…….…. 10
A. DEL USO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
DE EXPEDIENTES (SIGE) ……………………………………….….….. 10
B. DEL USO DE LA HOJA DE TRAMITE ………………………………..... 12
CAPITULO III
DEL TRAMITE DOCUMENTARIO EN LAS MESAS DE PARTES..………….. 18
A. DE LA DEPENDENCIA ENCARGADA ……………………………… 18
B. DE LA RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS….………………….. 18
C. DE LA RECEPCION DE EXPEDIENTES EN EL SIGE CON H/T… 22
D. DE LA DISTRIBUCION…………………………………………….….. 22
E. DE LA FOLIACION DE LOS EXPEDIENTES……………...……….. 23
CAPITULO IV
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS…………………………….…..…….. 25
ANEXOS
01. FLUJOGRAMA DEL TRAMITE DOCUMENTARIO DE LAS H/T..……. 28
02. MODELOS DE LA HOJA DE TRAMITE ………………………………… 29
03. DIRECCIONAMIENTO A NIVEL INSTITUCIONAL …………………… 30
04. MANUAL DE OPERADOR…………………………………………………32
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1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………33
2. OBJETIVOS………………………………………………………………… 33
3. PREVIOS ……………………………………………………………………33
4. DEFINICIONES GENERALES…………………………………………….35
5. ACCESO AL SISTEMA…………………………………………………….35
OBSERVACIONES…………………………………………………………….. 75
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INTRODUCCIÓN
La Policía Nacional del Perú no puede ser ajena a este cambio, razón por
la cual es necesario contar con un Manual de Gestión de Trámite Documentario
que pueda alcanzar y satisfacer de manera adecuada, eficiente y eficaz la
simplificación administrativa mediante el uso del Sistema Integrado de Gestión
de Expedientes (SIGE), desarrollado para llevar a cabo un control automatizado
del trámite documentario en los órganos policiales y no policiales, que permitan
enfrentar el futuro con mayores oportunidades y ventajas. Este manual tiene
como propósito brindar instrucciones para el correcto uso del SIGE, dentro de los
procedimientos administrativos del trámite documentario enmarcados en la Ley
N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
CAPITULO I
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GENERALIDADES
A. OBJETO
Establecer las normas y procedimientos que regulen la gestión y trámite
documentario en los órganos policiales y no policiales a nivel nacional.
B. FINALIDAD
Reglamentar las disposiciones aplicables al trámite administrativo
documentario en la Policía Nacional del Perú buscando su optimización,
celeridad, simplificación administrativa y control eficiente en el mismo,
mediante la utilización de un sistema informático que se denominará
“SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES” (SIGE),
asegurando que los procedimientos establecidos para el trámite
administrativo responda a los principios previstos en la Ley N° 27444 – Ley
del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias.
C. ALCANCE
El presente Manual de Gestión y Trámite Documentario es de cumplimiento
obligatorio para todo el personal policial, empleados civiles y personal con
Contrato Administrativo de Servicio (CAS) debidamente autorizado que
laboren en las Dependencias Policiales.
D. BASE LEGAL
1. Constitución Política del Perú, del 31OCT93.
E. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
1. ACTIVIDAD
Conjunto de tareas o acciones que se realizan para materializar la función.
2. ANEXO
Documento adjunto o complementario a uno principal, para darle mayor
información.
3. DOCUMENTO EXTERNO
Documento recepcionado de las entidades públicas o privadas así como
de las personas naturales que no pertenecen al sistema del Ministerio del
Interior (órganos policiales y no policiales).
4. DOCUMENTO INTERNO
Documento que se genera en una unidad policial con la finalidad de iniciar
un trámite a nivel policial.
5. DEPENDENCIA POLICIAL
Unidad policial con funciones administrativas, preventivas y operativas de
una determinada jurisdicción.
6. FUNCIÓN
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7. HOJA DE TRÁMITE
Documento único de trámite interno entre los órganos policiales y no
policiales componentes del Ministerio del Interior, mediante el cual se
emitirá en forma breve disposiciones y/o acciones que debe cumplir
respecto al documento fuente.
8. INFORMÁTICA
Procesamiento sistemático y automatizado de la información con fines de
gestión.
9. LEY
Norma jurídica de carácter general y obligatorio dictada por el poder
constitucionalmente autorizado para ello y revestido de los requisitos
formales necesarios.
10. MANUAL
Norma administrativa en la que se establece las pautas y preceptos de
carácter específico y los procedimientos técnicos de un órgano, unidad,
repartición, servicio, operación o actividad. Contiene instrucciones e
información básica sobre aspectos de una determinada materia.
12. NORMAS
Disposiciones dictadas por la administración, a la cual deben sujetarse
individual o colectivamente los miembros de la institución.
13. OBJETIVO
Fin a que se dirige una acción o propósito que se pretende alcanzar.
14. ORGANO
Unidad funcional de un organismo multifuncional que realiza una función
determinada.
15. PROCEDIMIENTO
Método o modo de tramitar un documento o expediente.
18. TRÁMITE
Tratamiento administrativo que tiene un documento en las diferentes
instancias encargadas de su formulación, estudio, dictamen o solución de
acuerdo con un procedimiento.
CAPITULO II
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12. En los casos que no se encuentre operativo el sistema SIGE por fallas
del servidor, red, proxy u otros, la recepción física de los expedientes en
las Dependencias Policiales destinos se realizaran con cargo a
regularizar cuando retorne la operatividad del sistema.
2. Toda Hoja de Tramite (H/T), debe ser firmado por el Director o Jefe de
la Dependencia Policial o quien haga sus veces.
CAPITULO III
A. DEPENDENCIA ENCARGADA:
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10. Los procedimientos administrativos que, por exigencia legal, deben iniciar
los administrados ante las entidades policiales para satisfacer o ejercer
sus intereses o derechos, se clasifican en:
a. Procedimientos de aprobación automática.
b. Procedimiento de evaluación previa por la entidad.
2. Todo expediente debe ser tramitado con una sola H/T, en caso de
existir varias H/T en el mismo expediente estas deben ser adjuntadas y
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D. DE LA DISTRIBUCIÓN:
1. La Mesa de Partes de los órganos policiales, se encargarán de distribuir
los documentos recibidos, remitiéndolos físicamente el mismo día, a la
unidad policial y de acuerdo a la ubicación geográfica.
CAPITULO IV
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
C. Las Hojas de Tramite deben ser impresas en papel Bond blanco, tamaño A4,
de preferencia de 75 a 80gr.
ANEXO: 01
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MESA DE PARTES
REGISTRA (NUEVO)
DERIVA
RECEPCIONA (HT)
YRECEPCIONA GENERA
DISTRIBUCION
ACCION
REMITE DOCUMENTO DE
DA CUENTA DE DOCUMENTO
FORMULADO PARA SU REVISION Y
FIRMA
ANEXO: 02
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ANEXO: 03
MININTER
DIRGEN
PNP
Horizontal - Lateral
DERIVAR O DERIVAR O
RESPONDER RESPONDER
DIRECCIÓN PNP
DERIVAR
RESPONDER CON UN
DOCUMENTO DE
ATENCION Y ACCION
DERIVAR O
RESPONDER CON
UN DOCUMENTO DE
SUB DIRECCIÓN PNP
ATENCION Y
ACCION
RESPONDER CON UN
DERIVAR DOCUMENTO DE
ACCION RESPONDER CON
UN DOCUMENTO
DE ATENCION Y
ACCION
DEPARTAMENTO /
DIVISION PNP
RESPONDER CON UN
DERIVAR DOCUMENTO DE
ACCION
ULTIMA DEPENDENCIA
POLICIAL (COMISARIA)
ANEXO: 04
POLICIA NACIONAL
DEL PERU
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(SIGE)
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS
Este manual tiene por objetivo brindarle información respectiva acerca del
funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión de Expedientes (SIGE), de
manera que se pueda conocer de forma sencilla y así aprovechar las
ventajas que este aplicativo ofrece.
Está dirigido al personal responsable de la administración de los documentos
y encargado del trámite documentario en toda la institución, a quienes el
sistema brinda soporte en la gestión de la documentación tramitada
(recepción, registro, despacho y archivo).
El Sistema Integrado de Gestión de Expedientes (SIGE), tiene conexión con
las unidades orgánicas externas brindando consultas, reportes y
estadísticas, además permite conocer el seguimiento oportuno de la
situación de la respectiva documentación realizando consultas en línea.
El Sistema Integrado de Gestión de Expedientes realizado para el flujo de
documentos dentro de la Institución y Unidades Orgánicas externas, su
manejo está orientado a unificar toda la documentación y así permitir formar
una Base de Datos documentaria única dedicada y propia de la Institución.
3. PREVIOS
a) Antes de ingresar a usar el SIGE por vez primera, debemos tener en
cuenta algunos aspectos básicos con el acceso a internet Explorer,
debiendo principalmente configurar el desbloqueo de los elementos o
ventanas emergentes y de esta manera no tener problemas al
momento de generar la hoja de tramite (H/T).
4. DEFINICIONES GENERALES
El menú del sistema SIGE se compone de cinco secciones automatizadas
bien diferenciadas que se detallan a continuación:
• Tablas
• Movimiento
• Consulta / Reportes
• Sistemas
• Utilitarios
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5. ACCESO AL SISTEMA
El SIGE, es un sistema de información documentaria diseñada para trabajar
en un entorno Web y como tal, tiene niveles de seguridad para el ingreso,
por ello, cada usuario que quiera utilizar el SIGE, deberá contar con un
nombre de usuario y una clave de acceso.
https://aplicaciones.mininter.gob.pe/sige
Correos : ofitelsecgen@gmail.com
ORGANIZACIÓN:
Se seleccionara dando click en el botón Buscar aparecerá el
siguiente formulario, en el que se procederá digitar el rubro de la
Organización que remite el documento, luego hacer click en el botón
Buscar y aparecerá todas las coincidencias de las mismas.
REMITENTE:
Se coloca el nombre de la dependencia u organización a la cual
pertenece el documento a registrar.
TIPO DE TRAMITE:
Estos pueden ser:
TIPO DE DOCUMENTO:
Se despliega la ventana y se elije de la lista el tipo de documento a
ser recepcionado; estos pueden ser: acta, carta, nota informativa,
informe, etc. Otra manera es escribiendo la primera letra del tipo de
documento. O – oficio, S – solicitud, etc.
NRO. DOC:
Es el número del documento que se registra con sus siglas
respectivas en caso tuviera.
FECHA DOCUMENTO:
Seleccionar la fecha del documento que se registra. Al dar click en el
botón, aparecerá el calendario donde podremos seleccionar día, mes
y año.
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ASUNTO:
Se escribe un resumen concreto, conciso y preciso del contenido del
documento teniendo en cuenta el tipo de actividad, consignar lugar,
fecha y hora y en caso de trámite personal el nombre completo de la
persona, el motivo de la petición entre otros aspectos.
OBSERVACIONES:
Es opcional su llenado y generalmente se consigna los documentos
o elementos que acompañan al documento fuente.
DESTINO:
Seleccionar policial o no policial (son dependencias pertenecientes al
MININTER). Se elige primero la gran unidad de acuerdo al
organigrama luego la Dirección y luego la Secretaria de la dirección
elegida, por ejemplo: DIRNAOP / REGION POLICIAL LIMA /
SECRETARIA.
Todos los documentos se envían a cualquier dirección siempre serán
a las secretarias de las unidades policiales.
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(b)
(a)
(c) (d)
CLASIFICACION:
Por defecto aparece como común, pero existen otras opciones si
despliegan la ventana. Depende del contenido del documento y de la
clasificación del personal.
INDICACION O ACCION:
Indica el motivo por el cual remitimos el documento teniendo, en cuenta
siempre que se debe tener en elegir la opción 3 y luego el que disponga el
Jefe de la Unidad, se presiona el botón Aceptar.
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PRIORIDAD:
Por defecto esta como normal, pero existen otras opciones si se despliega
la ventana. Se elegirá la que más convenga de acuerdo al contenido del
documento y elección del Oficial procesador.
FOLIOS:
Se escribirá la cantidad de folios del documento, recuerde siempre que la
Hoja de Tramite (H/T) no se folia y que cada expediente o caso siempre
van a tener una única Hoja de Tramite.
REGISTRAR O CANCELAR:
Llenado todos los campos, se procede a registrar el documento en el
sistema presionando el botón Registrar y generara la Hoja de Tramite y el
Boucher o comprobante de registro.
Solo en los casos de documentos externos se genera el Boucher, el cual
debe ser entregado al usuario, es obligación de todas las mesas de partes
realizar dicha entrega, preferentemente a las personas naturales y en las
jurídicas cuando lo soliciten.
HOJA DE TRÁMITE
Cuando se registra un documento interno, el sistema despliega la hoja
de trámite la cual será impresa y adjuntada al documento que la genere.
Se usa esta opción cuando a partir de una H/T inicial vamos a generar
más documentos sobre un mismo tema o un único expediente, pudiendo
registrar diversos documentos.
8.4.2 RECIBIDOS
En Recibidos de la opción de Bandeja General, es donde se decide
donde deseamos enviar nuestro documento, en esta ventana
procederemos de la siguiente manera:
8.4.2.2 ARCHIVAR
Para cambiar de estado uno o más documentos se
selecciona con un check y luego se da clic en el botón lo
cual cambia de estado de Pendiente a Archivado
8.4.2.4 RESPONDER
Cuando se desea responder un documento externo o
interno con otro documento interno, se selecciona uno o
más registros y se da click en el botón, con lo cual da la
opción de registrar un documento interno vinculado al
documento externo o interno fuente.
8.4.3 ENVIADOS
En Enviados de la opción de Bandeja General, es donde se
observar el documento a tramitar a la espera que la unidad destino
lo recepcione.
Esta bandeja de enviados consta de las siguientes opciones:
8.4.3.1 COPIAS
La opción de copias es para los casos de documentos
múltiples o copias, después de registrar un primer
documento aparece la opción de generar más despachos del
documento registrado o recepcionado.
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Y se ve de esta manera:
8.4.3.2 MODIFICAR
Opción para modificar el total o parte del documento de
respuesta o derivación de la H/T en el sistema, siempre y
cuando no hayan sido recepcionadas por la unidad PNP
destino.
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8.4.3.3 CONSULTAR
La opción de consultar abre una ventana en primera instancia
en la cual aparece un primer cuadro de dialogo presentando la
última disposición de la H/T, como vemos en la figura:
8.4.3.4 IMPRIMIR
La opción de Imprimir da la posibilidad de imprimir las H/T
modificadas y o copias realizadas en el sistema.
9. OPCIÓN DEL MENÚ DE CONSULTA / REPORTES
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Se visualiza el historial de la HT
9.3 REPORTES
Opción mediante el cual podemos realizar reportes de trabajo por
usuarios, por H/T generados, derivados, recibidos, etc.
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10.1 DESARCHIVAR
Esta opción nos permite Desarchivar los documentos que se enviaron al
Archivo y que por alguna razón continúan su trámite, solo es necesario
saber el número de la H/T que se quiere desarchivar y el motivo, luego del
cual presionamos el botón Desarchivar, se desarchivara en el sistema
pudiendo encontrarlo en la Bandeja General – Recibidos; el
procedimiento se realiza de la siguiente manera:
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OBSERVACIONES
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o Toda Hoja de Tramite (H/T), debe ser remitidas a las Secretarias de cada
Dirección Policial, para de esta manera ingrese por una única Mesa de
Partes.
o Todo expediente debe tener una única Hoja de Tramite, por ningún motivo
deberá tener otra H/T, cuando se quiera reiterar un documento debe
usarse la opción Anexar a Exp. Interno o Externo según sea el caso.
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