ENSAYO - APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN

COLOMBIA

MARIA FERNANDA PEÑA ARCE

SERVICIO NACIONAL DE PARENDIZAJE – SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ANGIE LORENI VILLA LOAIZA

SEPTIEMBRE 2020
 ENSAYO – APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN

COLOMBIA

Para iniciar es importante tener claro el concepto de las tablas de retención documental, que es

donde se registra un listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por las unidades administrativas de una institución o una entidad.

Las TRD nos facilitan para entender las bases de producción documental de la empresa,

facilitando al control del volumen de la información, por medio de la priorización, la

clasificación y la administración eficaz. Es importante y se debe tener en cuenta que las TRD se

deben usar de manera adecuada, así como realizar periódicamente revisiones del estado de los

archivos que se encuentran en forma física con el fin de mantener actualizadas las tablas y los

documentos en buen estado para poder ser usados de manera oportuna cuando sea necesario.

En Colombia, para el año 2000, entro la Ley 594, la cual reconoce la importancia de la

conservación documental mediante la gestión archivística, resaltando su papel orientador para

una buena administración empresarial. Con la implementación de la presente Ley se precisa la

obligatoriedad de la aplicación de las reglas, pautas y principios para regular la acción

archivística de la nación.

La normatividad reglamentada por la Ley 594 de 2000, proporcionan los parámetros

orientadores a las entidades públicas o privadas para una gestión archivística exitosa,

considerando que su proceso inicia con la recolección de cada documento y continua con su

almacenamiento, garantizando la adecuada conservación y facilidad de consulta. Así que de

manera concreta, la Ley 594 de 2000 en su Artículo 24, afirma la obligatoriedad de las tablas de

retención documental para todas las empresas del estado.

 Sin duda alguna, la aplicación de las TRD, facilita el manejo de la información al contribuir la

racionalización de la producción documental, ayudar a las entidades a la prestación de un servicio

efectivo, mediante la facilidad de control y acceso a los documentos generados por cada una de

las dependencias.

Debemos tener en cuenta que para la aplicación de la tabla de retención documental, los

siguientes puntos:

1- Hacer difusión de lo plasmado en la retención documental.

2- Fechar el inicio procedimental, el cual es de obligatorio cumplimiento-

3- Elaborar instructivo de cómo aplicar la tabla de retención documental.

Finalmente, la aplicación de las tablas de retención documental en Colombia, es de vital

importancia que todas las entidades las manejen, ya que con el uso de esta norma, se facilita el

cumplimiento y la ubicación de los documentos que son producidos o recibidos por la institución

manteniendo el equilibrio y la transparencia solicitada por el estado y para el servicio de los

ciudadanos.