a) Comunicaciones del proyecto

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO NIVEL DE RESPONSABL GRUP METODO FRECUE CÓDIGO DE

DETALLE E DE O LOGÍA O NCIA DE ELEMENTO
COMUNICAR RECE TECNOL COMUNIC WBS
PTOR OGÍA ACIÓN

Iniciación del Datos y comunicación sobre la Acta de Medio Project Manager Spons Documento Una sola 1.1.1.1 Acta de
proyecto iniciación del proyecto Constitución or, digital vía vez constitución
Equipo correo
de
electrónico
Proyec
to

Planificación del Planificación detallada del Plan de Muy alto Project Manager Spons Documento Una sola 1.1.1.2 Líneas
proyecto Proyecto: Alcance, Tiempo, proyecto or, digital vía vez Base
Costo, Calidad, RRHH, Equipo correo
Comunicaciones, Riesgos, y de
Adquisiciones electrónico
Proyec
to

Reunión de Reunión de Coordinación Reunión Alto Project Manager ES, Reunión Semanal 1.1.1.4
coordinación del Semanal, de los integrantes del CIB, Evaluación de
trabajo proyecto Altern éxito del proyecto
an de

acuerd
o a la
etapas
del

proyec
 to.

Reunión de Identificar los factores que Reunión Alto Project Manager Gerent Reunión Previo a la 1.5.1 Pruebas
control de producen los cambios y si e del
trabajo del algún cambio se ha producido. proyec entrega de
proyecto to, cada
Equipo
del informe
proyec técnico
to

Estado del Estado Actual, Progreso, Reporte de Alto Project Manager Spons Documento Mensual 1.5.2 Dossier de
proyecto Pronóstico de Tiempo y Costo, performance or, calidad
Problemas y pendientes Impreso
Equipo
de
Proyec
to

Cierre del Informe de performance, Cierre del Alto Project Manager Spons Documento Una sola 1.6 Cierre
proyecto Lecciones Aprendidas, proyecto or, digital vía vez
Métricas, Acta de Aceptación Equipo correo
del Proyecto Archivo Final del de
Estudio de Pre factibilidad electrónico
Proyec
to

 
b) Procedimiento para tratar polémicas

1.      Se perciben las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona del grupo que lo exprese de manera formal
2.   Se registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas:

Tabla: control de polémicas

Código de Descripció Involucrado Enfoque de Acciones de Responsabl Fech Resultado

Polémica n s Solución Solución e a Obtenido

-- -- -- -- -- -- -- --
-- -- -- -- -- -- -- --
Fuente: elaboración propia

 
 3.   Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de:

  Se determinan las alternativas de solución a las polémicas pendientes por analizar,
designar unos responsables para su solución, un plazo determinado de solución, y
registrar la programación de estas soluciones en el Log de Control.
 Verificar si las soluciones programadas se están cumpliendo de manera efectiva, de
no ser así se tomarán acciones correctivas al respecto.
4.   En caso que una polémica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta
convertirse en un problema, deberá ser abordada con el siguiente método de escalamiento:

 Sera tratada de resolver por el Project Manager, utilizando el método estándar de

resolución de problemas (negociación, mediación, conciliación)
 Será tratada de resolver por el Project Manager, y los miembros que conforman el
Equipo de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.
   Es tratada de resolver por el Sponsor, el Project Manager, y los miembros que
participan del proyecto, utilizando la negociación y/o solución de los problemas
presentados. 

c) Procedimiento para actualizar el plan de gestión de comunicaciones.

Se debe actualizar el plan de comunicaciones del proyecto de la siguiente forma:

 Cuando se presente una solicitud de cambio aprobada que mejore de forma

significativa el plan del proyecto.
  Cuando se presente el ingreso de un recurso del equipo de proyecto o la salida, en
este caso se debe ajustar la lista de integrantes.
  Cuando se requiera el ajuste de roles y responsabilidades de los integrantes del
equipo de proyecto
 Cuando hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de
información de los stakeholders. 
 Cuando requiera cambios en la matriz autoridad versus influencia de los
stakeholders.
 Cuando se identifica evidencias de deficiencias de comunicación interna y con
involucrados externos.
 Cuando se presenta solicitudes especiales de informes o reportes adicionales.

El proceso definido para la actualización del plan de comunicaciones es el siguiente:

  Identificar los interesados  

   Determinar el requerimiento

  Actualizar la matriz de comunicaciones

  Actualizar el plan de las comunicaciones del proyecto.

  Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones

 Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones.

            

                                                                        

d) Guía de eventos de comunicación.

Defina guía para reuniones, conferencias, correo electrónico, etc.

Reuniones

 Cada reunión que se ejecute durante el proyecto debe estar acompañada de un

acta, el cual puede generar expectativas y compromisos los cuales el grupo de
apoyo realizará el seguimiento a cada integrante del proyecto.
 Debe fijarse una agenda con anterioridad para que sepan los participantes de qué
puntos se va a tratar. 
 Debe ser informada la fecha, hora, lugar y objetivos de la reunión de forma
electrónica a los asistentes de la reunión. Se deben fijar los objetivos de la reunión,
los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales de trabajo,
y los métodos de solución de controversias.
 La reunión debe iniciar puntualmente a la hora indicada sin tolerancias.

  Pasados los 3 días, si no se ha manifestado algún cambio en el acta, esto de

inmediato es considerado como una versión final valida.
 Dado por culminado la reunión, se deben recolectar las firmas para posteriormente
entregársela al grupo de apoyo o la gerencia para su validación.

Comunicación vía correo electrónico

Todos los correos que se emitan durante la ejecución del proyecto deben cumplir lo siguiente:

Los asuntos de los correos deben contar con un nombre claro que sea de fácil compresión y al
final debe ser acompañado por –proyecto reciclado de concreto así como se muestra en el
siguiente ejemplo:

ASUNTO: FORMATO DE ACTA –PROYECTO RECICLADOD E CONCRETO

e) Guías para la documentación del proyecto

 La codificación de los documentos del proyecto será el siguiente:

               AAA= Año del proyecto

               BBB= Código del proyecto (correlativo)

               CCC= Abreviatura del Tipo de Documento

               DDD = Versión del Documento

                E= Formato del Archivo

 El almacenamiento de los documentos del proyecto deberá seguir las siguientes     pautas:

   Durantela ejecución del proyecto lo miembros del equipo del proyecto mantendrá

una carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde se guardará
en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los documentos que vaya
generando en el transcurso de la realización del proyecto.
 También se contará con una carpeta en el servidor, compartido por todos los
integrantes del proyecto. En el cual estarán todos los documentos debidamente
actualizados.

f) Guía para el control de versiones

 Cada documento que se genere durante el proceso de ejecución del proyecto, contará con
una tabla de versiones, esto debe ser alimentada cada vez que:

 Se cree un nuevo documento

 Se realice una corrección o ajuste en el documento

 Se realice una validación formal del documento. 

Tabla: control de versiones 

CONTROL DE VERSIONES

Versió Hecha Revisada por Aprobada Fech motivo

n por por a

           
 Fuente: elaboración propia

2.2.6 Plan de Gestión de los Riesgos

Identificación de Riesgo
  Lista de Riesgos
Cada evento de riesgo que fue categorizado anteriormente, presenta un evento
de impacto que afecta los entregables y los objetivos (alcance, tiempo, costo o
calidad), por ello se muestra en la siguiente tabla la lista de riesgos
identificados.
Tabla N° Identificación de Riesgos

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ID EVENTO DE RIESGO ENTREGABLE OBJETIVO EVENTO DE TRIGGER (Disparador)
AFECTADO AFECTADO IMPACTO
RI01 Incumplimiento con Plan de Alcance Retraso en a Falta de información
los requisitos para ejecución producción del sobre los requisitos
la licencia de reciclado de necesarios.
funcionamiento. concreto
Tiempo Retraso en la
elaboración del
reciclado
Costo Incremento de
costos
Calidad
RI02 Inexactitud en la Presupuesto Alcance Falla en el control y
estimación de Tiempo Si el proyecto se verificación de los
costos encuentra en costos.
marcha el tiempo
aumenta.
Costo incremento del
presupuesto
estimado
Calidad variación de la
calidad del
producto final
RI03 Falta de medidas de Cronograma Alcance No contar con EPPs
seguridad en el y Tiempo Incremento en el necesarios para la
proceso de Presupuesto tiempo seguridad.
quemado. Costo Incremento de
presupuesto.
Calidad
RI04 No se concretaron El Acta de Alcance Incumplimientos No se cumplieron con
los requerimientos constitución y con los objetivos los objetivos
en el plan de requisitos de planteados inicialmente
proyecto. alto nivel. Tiempo El tiempo aumenta planteados.
y se generan
retrasos.
Costo
Calidad Insatisfacción en
los clientes y
proveedores.
RI05 Exceso de pérdida Presupuesto Alcance No se logró con la No se logró dosificar
de unidades satisfacción de las bien los materiales
contratas con los para la elaboración
clientes del reciclado
Tiempo Se incrementa el
tiempo para la
culminación del
 entregable
Costo Genera un
incremento en los
costos y reduce los
ingresos.
Calidad

RI06 Renuncias Planificación Alcance Falta de experiencia

inesperadas de los del proyecto Tiempo Retraso en el en las
empleadores o cronograma del responsabilidades
empleados. proyecto. asignadas.
Costo
Calidad La calidad en el
avance del
proyecto
RI07 Nuevos requisitos Planificación Alcance Los requerimientos Insatisfacción de las
de los interesados. del proyecto y el alcance varían expectativas
Tiempo El tiempo de esperadas.
ejecución del
proyecto aumenta
Costo incremento del
costo dependiendo
del alcance
Calidad Varía dependiendo
de los nuevos
requerimientos y el
alcance.
RI08 Conflicto con los Todas las Alcance Son ocasionados por
miembros del fases Tiempo Generan retrasos falta de comunicación
equipo de proyecto. en el cumplimiento entre todos los
de los objetivos miembros
Costo
Calidad Se verían afectada
la calidad siempre
y cuando no se
realice una buena
asignación para el
cumplimiento de
los objetivos
planteados, debido
a los conflictos
RI09 Abandono de un Planificación Alcance No cumplir los roles y
miembro del equipo de proyecto Tiempo Retraso en las las responsabilidades
del proyecto. fechas establecidas dentro del proyecto.
para la entrega del
reciclado.
Costo
Calidad La calidad en el
cumplimiento de
las fechas
establecidas.
RI10 Retraso en la reciclado Alcance Incumplimiento Por falta de
entrega con las entregas disponibilidad de
del reciclado de tiempo
concreto en
 tiempos
establecidos
Tiempo Incremento en el
tiempo para la
elaboración
Costo
Calidad
RI11 No contar con Recursos Alcance No se encontraron
materia prima. Tiempo Aumento de con las canteras para
tiempo de las la extracción de la
fechas materia prima.
establecidas.
Costo Variación en el
presupuesto
dependiendo del
nuevo proveedor.
Calidad Variación de la
calidad
dependiendo del
nuevo proveedor.
RI12 Incumplimiento de Propiedades Alcance No cumplir con las No cuenta con las
las especificaciones de materia especificaciones propiedades
de la materia prima. prima estructurales mecánicas
esperadas.
Tiempo
Costo
Calidad Reducción de la
calidad por fallas
en las propiedades.
RI13 Mantenimientos Elaboración Alcance Son ocasionados por
inaccesibles a los del reciclado Tiempo Incremento de el tiempo de uso de
equipos de concreto tiempo por los equipos
dificultad en el
acceso.
Costo Incremento del
costo por acciones
de mantenimiento
especializado.
Calidad Reducción de la
calidad por fallas
en el equipo.
RI14 Cristalización del Informes de Alcance Incumplimiento Por estar expuesta
material. Pruebas de con la resistencia mucho tiempo a altas
ensayos. esperada temperaturas
Tiempo
Costo
Calidad Reducción de
calidad
RI15 Mezcla Elaboración Alcance Los materiales a
inconsistente de los Tiempo Retraso en la utilizar para la
concreto producción. elaboración del
Costo Incremento de concreto de reciclado
costos de no han sido bien
producción. proporcionados.
 Calidad Reducción de la
calidad por grietas
en el concreto.
RI16 Incumplimiento de Informes de Alcance Por falta de
la empresa Pruebas de Tiempo Retraso en la calibración de algunos
encargada de ensayos obtención de la equipos de
realizar los ensayos ficha técnica laboratorio.
(control de calidad)
Costo Incrementa el
costo, por el
cambio de
laboratorio.
Calidad
RI17 Cambios Elaboración Alcance Lluvias durante varios
inesperados del bloque Tiempo Retraso en la días de la semana.
respecto a entrega en las
condiciones fechas
meteorológicas. establecidas.
Costo Aumento en los
costos debido al
retraso en
producción
Calidad Reducción de
calidad por mayor
contenido de
humedad.
RI18 El proveedor no Recursos Alcance Por no contar la
cumple con las Tiempo retraso en los cantidad suficiente de
fechas de entrega procesos de trabajadores para la
del material. producción extracción.
Costo Incremento de
costos al aumentar
las cuadrillas de
trabajo para
reducir el retraso.
Calidad
RI19 El proveedor Recursos y Alcance El material extraído
entrega el material planificación Tiempo Genera retraso de cuenta con desechos
contaminado. del proyecto cronograma por orgánicos
realización de más
ensayos.
Costo
Calidad Contaminación
directa con
propiedades
químicas en la
materia prima
RI20 La gavera no Requisitos de Alcance No se cumple con La gavera a sido
cumple con las alto nivel. los requerimientos fabricada con
especificaciones de estructurales dimensiones que no
dimensionamiento. esperados. fueron establecidos.
Tiempo Retraso y
reprogramación de
las actividades.
Costo Incremento de
 costos por el
tiempo de
reprogramación de
las actividades.
Calidad
Tiempo Retraso en la
elaboración de
bloques en crudo.
Costo Incrementa el
costo de
producción por un
proceso
reiterativo.
Calidad