TÉCNICAS MÁS

EMPLEADAS PARA
REALIZAR AUDITORÍAS
EN COMUNICACIÓN
TIPOS DE TÉCNICAS

• Técnica cuantitativa. • Técnica cualitativa. • Técnica cualitativa.

• Ventaja: Aplicable a • Ventaja: Información • Ventaja: Información
grupos numerosos de adicional a la que de varias personas por
personas. proporciona una sesión.
• Foco principal: encuesta. • Foco principal:
opiniones de • Foco principal: personas de distintos
empleados. opiniones de DIRCOM perfiles.
• Instrumento: (directivos) • Instrumento: guía de
cuestionario • Instrumento: tópicos
cuestionario

ENCUESTA GRUPOS DE
ENTREVISTA
ENFOQUE
TIPOS DE TÉCNICAS
• Técnica cualitativa
• Ventaja: es posible obtener
información del desempeño
laboral y comunicativo cotidiano.
• Foco principal: prácticas diarias.
• Instrumento: guía de observación.
OBSERVACIÓN
• Técnica cualitativa.
• Ventaja: es posible evaluar la
calidad, pertinencia y sustrato
ideológico de los mensajes que se
producen y circulan dentro de
una organización.
• Foco principal: productos
comunicativos.
• Instrumento: guía de análisis.
ANÁLISIS DE
MENSAJES
 ENCUESTA
• Aplicación de un procedimiento estandarizado para
recabar información (oral o escrita) de una muestra
amplia de sujetos.
• Muestra representativa de la población de interés.
• La información se limita a las delineadas por las
preguntas que componen el cuestionario
precodificado.
• Dicha información puede referirse a aspectos
objetivos (hechos) o subjetivos (actitudes u
opiniones).
• Requiere alta estructuración.
 ENCUESTA
(Procedimiento)
1. Elaboración de proyecto y determinación
de objetivos.
2. Determinación de la población y de la
unidad muestral.
3. Conformación de la muestra.
4. Diseño del instrumento (cuestionario).
5. Trabajo de campo.
6. Tratamiento estadístico de los datos
recabados.
7. Redacción de informe.
 ENCUESTA
(Delimitación de la muestra)

• Representatividad. Datos
generalizables a toda la
población, debido a que los
integrantes de la muestra poseen
todas y cada una de las
características que definen a la
población de origen.
• Adecuación y validez. Mínimo de
error posible respecto a la
población.
 ENCUESTA
(Fórmula)

𝑍2𝜎 2𝑁
𝑛= 2
𝑒 𝑁 − 1 + 𝑍2𝜎 2
Donde:
• n= tamaño de la muestra
• N= tamaño de la población
• 𝜎= desviación estándar (0.5)
• Z= valor del nivel de confianza (95% o 1.96) (99% o 2.58)
• e= límite aceptable de error muestral (de 1% o 0.01 y hasta 9% o 0.09)
 ENCUESTA
(Calculadoras)

http://www.netquest.com/es/pa
nel/calculadora-
muestras/calculadoras-
estadisticas.html

http://www.corporacionaem.com
/tools/calc_muestras.php
ENCUESTA (Modificación de variables)
 ENTREVISTA
• Se recaba información verbal a partir de
preguntas que propone el analista.
• Aplicable a gerentes o empleados.
• Permite obtener información sobre
• Necesidades
• Formas de satisfacerlas
• Estrategias implementadas
• Nivel de éxito de las estrategias
• Experiencias del entrevistado
• Opiniones y actitudes
 ENTREVISTA
(Procedimiento)
1. Definir tema y propósito de la
entrevista.
2. Diseño del estudio:
• Elaboración de cuestionario
• Selección de entrevistados
• Logística (tiempo, lugar, entrevistador)
• Implicaciones éticas
3. Entrevista
4. Transcripción de la entrevista
5. Análisis conforme a los objetivos
planteados
6. Preparación del informe
 ENTREVISTA
(Entrevistador)
• Conocimiento suficiente del tema
• Capacidad de estructurar la
conversación (asignar turnos, dar
conclusiones, etc.)
• Claridad en su expresión
• Amabilidad
• Sensibilidad y comprensión al
escuchar las respuestas
• Atención a elementos nuevos o no
previstos
• Buena memoria y retención
 FOCUS GROUP
• Propósito: recolectar datos expresados en el
discurso de los integrantes del grupo, en
interacción con otras personas.
• Plus: lenguaje no verbal como evidencia
empírica que enriquece lo expresado.
• Diseño abierto:
• Muestra pertinente en lugar de
representativa.
• Actuación flexible (secuencia de tópicos).
• Interpretación y análisis desde el momento
en que se aplica la técnica.
 FOCUS GROUP
• Número de participantes: 5 a 10 (mínimo
crítico: 4; máximo crítico: 12).
• Homogeneidad/heterogeneidad: establecer
características variables de los participantes y
procurar que al menos dos participantes
compartan cada una.
• Reclutamiento vía telefónica y por correo
electrónico.
• Duración: de una a dos horas.
• Disponibilidad de tiempo de los participantes
• Cantidad de información requerida.
• Ubicación:
• espacio cerrado (de preferencia, cámara de
gesell).
• mesa redonda o donde puedan establecer
contacto visual todos los participantes.
 Desarrollo del focus group

• El moderador da la bienvenida:
• Agradece, presenta los objetivos de la investigación y
la mecánica de la sesión.
• Pide a los participantes que se presenten, anota
nombres estratégicamente y los memoriza.
• El moderador comienza el interrogatorio con base en la
guía de tópicos previamente elaborada:
• Distribuye el tiempo asignado a cada bloque
equitativamente.
• Las preguntas deben colocarse de mayor a menor
grado de importancia
 Desarrollo del focus group
• El moderador dirige la discusión:
• Hace participar a todos los invitados.
• Toma notas sobre detalles importantes.
• Va marcando los tópicos agotados.
• Evita que la discusión se disperse hacia otros temas.
• Resuelve disputas entre los participantes.
• El moderador concluye:
• Solicita una última intervención.
• No excede el tiempo establecido.
• Agradece por la participación e indica el beneficio a
obtener de la investigación y del participante.
 Desarrollo del focus group
Consideraciones adicionales:

• Confirmar a los participantes un día antes de la

sesión.
• Citar con 15 minutos de anticipación.
• No comenzar más de cinco minutos después de lo
pactado.
• Preparar el espacio con botanas, bebidas y dulces,
en cantidad moderada.
• De ser posible, grabar la sesión (audio y video).
• Sólo si no se cuenta con cámara de gesell, permitir
la entrada del observador al espacio de la sesión.
 OBSERVACIÓN
• Técnica que permite al investigador adquirir
conocimientos por medio de la observación y
del registro de fenómenos.
• Ocultamiento. El individuo observado puede
percatarse de la presencia del observador y
distorsionar la conducta.
• Intervención. Grado en el que el investigador
estructura el ámbito de observación en
respuesta a las necesidades del estudio.
OBSERVACIÓN
 OBSERVACIÓN
• La observación en organizaciones
demanda registrar los siguientes datos:
• Qué se está haciendo (prácticas)
• Cómo se está haciendo (procedimientos)
• Quién lo hace (sujetos)
• Cuándo se lleva a cabo (momento)
• Cuánto tiempo toma (tiempo)
• Dónde se hace (lugar)
• Por qué se hace (razones de las prácticas)
 OBSERVACIÓN
(Procedimiento)
1. Definir objetivos de la técnica y la
naturaleza de los datos por recopilar
2. Preparar una guía de observación
3. Establecer la logística
• Área o departamento por observar
• Fecha y hora
• Designación de observador
4. Obtener la autorización de la gerencia
5. Explicar el objetivo a las personas que
han de observarse
6. Registrar datos
7. Analizar la información
8. Elaborar informe
 OBSERVACIÓN
(Conducción)
• Familiarizarse con los
componentes físicos del área.
• Medir el tiempo en forma
periódica.
• Anotar lo que se observa lo más
específicamente posible.
• Abstenerse de hacer comentarios
evaluativos o juicios de valor.
• Observar reglas de cortesía y
seguridad.
 ANÁLISIS DE MENSAJES

Permite establecer las fortalezas y las debilidades de los mensajes que

circulan al interior de una organización.
FUNCIONALISTA INTERPRETATIVISTA CRÍTICA
Relevancia Forma Direccionalidad (ascendente,
descendente, horizontal)

Calidad/Cantidad Contenido Nivel de distorsión de la

información

Temporalidad Simbolismo Sustratos ideológicos

 ANÁLISIS DE MENSAJES

• DIMENSIONES POR ANALIZAR:

• Tipo de mensaje

• Formal vs. Informal

• Intención, función del mensaje
• Medio
• Inicial vs. Feedback
• Original vs. Editado
• Rutina vs. Innovación

• Área de la organización a la que va dirigido

• Importancia e impacto del mensaje
 ANÁLISIS DE MENSAJES

• Diseño • Tema • Mecanismo

• Color • Ortografía • Periodicidad
• Imágenes • Redacción • Público
• Tipografía • Léxico
• Material • Actualidad
• Tamaño • Relevancia
FORMA
• Originalidad
CONTENIDO DISTRIBUCIÓN
 BLOQUES SUGERIDOS
PARA LA ELABORACIÓN
DE INSTRUMENTOS
1. TRABAJO EN EQUIPO
El trabajo en equipo, no solo es un medio para mejorar la
competitividad, sino también es un sistema de organización del
trabajo que permite mejorar el clima laboral, la comunicación
interna, la integración de nuevos miembros y la transmisión de
valores y cultura.
PREMISAS:
· Percibir que se tiene un objetivo en común.
· Autodefinirse como miembros del grupo.
· Percibirse como una unidad.
· Desarrollar una serie de normas que regulen las relaciones entre
los miembros.
DIMENSIONES DE ANÁLISIS:
· Implicación de los miembros de la empresa, así como su
participación.
· Seguridad en su trabajo y confianza con los miembros de su
empresa y equipo.
· Comunicación directa entre los miembros del equipo.
· Existencia de objetivos comunes.
· Sistema de coordinación de equipos.
· Planificación.
· Grado de autonomía y libertad.
2. LIDERAZGO
Un líder es aquella persona que guía al grupo, conoce a las
personas y potencia sus valores además de preocuparse por
conseguir un objetivo y meta en común por todos los
miembros de la empresa. Así mismo, exige integridad,
coherencia y fidelidad a principios y valores que comparte
con sus colaboradores. También forma y asesora.
DIMENSIONES DE ANALISIS
· Impulsor.
· Motivación.
· Resolución de problemas.
· Organización / Planificación.
· Comunicación.
· Empatía.
3. COMUNICACIÓN
La comunicación es un elemento esencial en el
funcionamiento de las organizaciones, ya que
permite transmitir normas, valores, aprender a
trabajar mejor, coordinar el trabajo, liderar a los
equipos, etc. Esta comunicación ha de darse no
solo dentro del equipo de trabajo sino con todos
los miembros de la empresa.
DIMENSIONES POR ANALIZAR:
· Relaciones interpersonales.
· Fluidez del mensaje.
· Canales (medios) de comunicación.
· Oportunidades de comunicación.
· Claridad de los mensajes.
· Seguridad e impacto del mensaje.
4. RESISTENCIA AL CAMBIO
Es la dificultad o miedo por parte de los
integrantes de la organización hacía todo
lo nuevo o desconocido. Bien por
desconocimiento, desvinculación, u
obstaculización.
DIMENSIONES DE ANALISIS
· Conflicto.
· Miedo.
· Obstaculización.
· Apertura.
· Equilibrio.
· Seguridad.
5. PLANIFICACIÓN/ESTRUCTURACIÓN
Se refiera a la forma en que se administran
los recursos humanos y materiales de la
empresa. Las reglas y procedimientos que
se ejecutan desde la Dirección General. Así
como la forma en que se encuentra
estructurada y organizada la empresa
(organigrama).
DIMENSIONES DE ANALISIS:
· Organigrama.
· Conocimiento de valores, cultura y misión
de la empresa.
· Estilos de dirección.
· Toma de decisiones.
· Resolución de problemas.
6. SISTEMAS DE RECOMPENSAS
Se refiere a lo que la persona recibe de la organización
en función de su esfuerzo. Estas recompensas,
pueden ser tanto monetarias como de tipo
psicológico, al igual que de promoción. Es evidente
que la forma de actuar ante el trabajo será diferente
para cada una de las personas y su grado de
participación y motivación variará en función de las
expectativas personales.

DIMENSIONES DE ANALISIS

· Sistemas de retribución.
· Política de incentivos.
· Interés personal.
7. FORMACIÓN
Grado en que la organización se preocupa por la
preparación y conocimiento de sus trabajadores
para formar equipos de trabajo polivalentes en
pos de la obtención de mejores resultados para
la empresa.

DIMENSIONES DE ANALISIS

· Política de promoción.
· Intereses personales.
· Programas de capacitación y actualización.