Contratos y normatividad con proveedores

Francy Lorena Bejarano Parra

Servicio Nacional de Aprendizaje S.E.N.A 

Centro Nacional de Hotelería y Turismo

Tecnólogo Gestión de Establecimientos de Alimentos y Bebidas

Ficha 2070751

Hugo Marín

Bogotá, D.C. 

Agosto-23- de 2020

Normatividad de proveedores
 Se debe tener presente que en los contratos que se celebren estén debidamente
detallados con los productos y servicios que se desean ofrecer a la empresa, en los mismos
los precios que se manejan, los catálogos de productos, incluidas ofertas que hayan dado
paso a la celebración del contrato, para los contratos con personas jurídicas, se debe
verificar la validez de los documentos presentados, que tengan concordancia y que este aun
vigente, además de verificar si con el que se hará el contrato posee facultades estatutarias
ya que si no tiene las suficientes se deberá previamente solicitar un acta donde especifique
que tiene la autorización correspondiente de los órganos internos de la empresa, después de
realizado el contrato es importante conservar un contrato original. Los siguientes
documentos los deben presentar la empresa interesada:

 Personas jurídicas deberán presentar, certificado de existencia y representación legal

con expedición no mayor a 30días y copia de la cedula del representante legal y
copia del RUT
 Personas naturales copia del RUT y copia de la cedula de ciudadanía

Documentos presentados por los contratistas:

 Persona natural o jurídica: certificado de existencia de la cuenta a su nombre donde

pretendería que le sean transferidos los pagos, clausula de confidencialidad y origen
licito de los recursos, constancia de pago de los aportes parafiscales propios
(persona natural) o de los de la empresa (persona jurídica copia del pago de la
PILA) y si es persona natural adicionalmente, tendrá que anexar la copia de la
tarjeta profesional en caso de ser requerida por la empresa.
Modelos de contrato

 Ordenes de servicio: Se utiliza en servicios momentáneos que se requieran, por lo

que el pago se realiza cuando haya finalizado el servicio. Esta orden documenta el
trabajo del servicio al cliente que se realizo, por lo que muestra la planificación de
servicios para el uso de personal, materiales y utilidades, supervisión de la ejecución
de medidas, introducción de costes que se originan de los servicios. Por lo que se
adecua según las necesidades.
 Suministro: Se trata de que una de las partes se compromete a prestar servicios o
dar productos periódicamente, este se denomina proveedor y quien recibe los
servicios o productos se denomina consumidor o contratante. Por lo que en el
contrato especifica obligaciones del proveedor y contratante.
 Compraventa: Es un contrato de la relación de venta, el cual, el que da la
propiedad del bien se llama vendedor y el que la recibe se denomina comprador.
 Arrendamiento: Se trata de un contrato donde las partes acuerdan el uso de una
cosa, por una cantidad establecida, por lo que la parte que realiza el pago se
denomina arrendatario y la que recibe el pago se denomina arrendador. En este
contrato se define el canon de arriendo, las multas por pago atrasado, reparaciones y
 mejoras que se requiera, incrementos del precio, las formas de pago que se
utilizaran, las fechas de pago mensuales, condiciones para el pago de los servicios
públicos.
 Contrato de obra: se trata esencialmente de llegar a un acuerdo para realizar una
obra material determinada bajo una remuneración. Se estipulan fechas de inicio y
finalización, pólizas, costos de materiales para las operaciones, mano de obra.
Clausulas importantes para incluir en los contratos

 Recursos lícitos: A pesar de que las relaciones comerciales se basan en confianza

es natral olvidar el origen de los recursos por lo que esta clausula garantiza que el
origen de los recursos es de origen licito por lo que la empresa no se verá afectada o
cómplice de asuntos ilegales por el origen de los recursos.
 Penal: Esta clausula tiene como fin asegurar el cumplimiento de las partes, evitando
que alguna de las partes se retracte por lo que si sucede habrá consecuencias
económicas que se deberán solventar.
 De confidencialidad: Esta clausula se utiliza cuando se tiene información sensible
en la compañía la cual se siente presencia para mantenerla dentro de la empresa, por
lo que esta clausula compromete a las partes a no revelar información que exponga
contactos o situaciones financieras de la empresa.
 De domicilio: Se establece un domicilio donde se ejecutan las actividades esta
cláusula se realizan para evitar traslados a otras ciudades.
 De garantías: Mediante esta clausula se otorgan pólizas y las condiciones para que
se ejecute dicha póliza.
 Compromisoria: Las partes pactan que en caso de que surjan conflictos en el
contrato no se decidan por jueces ordinarios si no por la conformación de un
tribunal de arbitramiento.
 Independencia laboral: Es útil a la hora de solicitar un contratista el cual lleva su
propio equipo de trabajo y estará a cargo de este y por lo tanto con quien pacte el
contrato estar bajo la representación del contratista y no directamente con el
contratante.
 De preferencia: Se trata de realizar un acuerdo con un plazo establecido para
contratarlo cuando se cumpla ese plazo, ya que en el momento no puede realizarse
pero se proyecta que en un futuro cercano si se logre.