ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Actividad 3 informe administración documental

Presentado por:
Anderson Flaker Martinez
Aprendiz

Servicio nacional de aprendizaje SENA

16 Julio de 2020
  
Introducción

la Ley General de Archivos, nos define como  gestión documental al conjunto de

actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Por eso este informe de administración documental es redactado con el fin de

darle mas importancia al buen manejo de los archivos con todas las
comunicaciones oficiale. esto nos permitirá facilitar el acceso rápido y la
búsqueda de documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea muy
complicada y y esto nos tomaría demasiado tiempo y también representa un
aumento en los costos para las empresas.
 Objetivo
Adquirir un mayor conocimiento sobre la administración de documentos dentro de
una empresa.

1.   Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas

recibidas

Recepción

El proceso de Recepción se desarrolla sobre una Ventanilla Única y cumple con

la tarea de administrar las comunicaciones oficiales apoyado con la normalización
de los servicios de recepción, radicación, registro y distribución de los
documentos. Se nombran tres pasos para el proceso de recepción: la recepción
del documento, su radicación y finalmente el registro.
Cuya función es recibir la correspondencia remitida de personas naturales o
jurídicas tomando en cuenta los siguientes aspectos:

1. La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

2. El sobre debe estar correctamente marcado y sellado. 

Después de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

personal.

Los documentos recibidos pueden estar en diferentes soportes y medios,  como

los correos tradicionales, fax, revistas, plegables,  invitaciones, correo electrónico,
entre otros.

Hay que verificar que la documentación que se recibe debe tener la información
completa y firmada, contiene los anexos, anunciados, datos de origen del
remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado.

Apertura:
Se procede a desempacar  con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se
revisa el sobre y verificar los datos anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
 Revisar que este firmado, verificar anexos.
 Si la comunicación que no llega a cumplir con todos los requisitos
correspondientes del proceso de revisión y verificación, se considera anónima y
deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a realizar una respectiva
investigación.

Registro y radicación:

Después de recibir las Comunicaciones oficiales por la ventanilla unica,  se

procede a ingresar todas las comunicaciones producidas o recibidas en un
Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa) y se tienen que
registrar los siguientes datos:

 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico,Funcionario destinatario , Dependencia y si
lleva copia a otra dependencia
 Asunto
 Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo:

Según  ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar

el sello radicador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en
la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para  grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento.  

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
empresa, (SGD), esto es realizado para velar por la transparencia  de la actuación
administrativa designada en estricto orden de recepción de los documentos y al
comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al
cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

Distribución o reparto:

Después de registrar se procede con la distribución o reparto hacia las oficinas

que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.la persona
encargada en la ventanilla única , recibe, clasifica todas las comunicaciones
externas  en carpetas, por dependencias. Se relaciona los comunicados en el
formato Comunicaciones externas recibidas y se hace entrega al mensajero
interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero
correspondiente , verificando que todos los datos de la planilla de  relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física y organiza la
correspondencia según su recorrido, también relaciona el formato “relación de
copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el recorrido.  El
mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el
formato para verificación y control del recibido.

Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se  debe colocar el

sello a la correspondencia para controlar la fecha de recibido  y poner en la casilla
la correspondencia con el formato diligenciado según el servicio requerido donde
corresponda. Hay que recoger la correspondencia y el formato en el casillero,  se
confirma envío por parte de la empresa encargada de la mensajería.

Se procede a diligenciar la guía de despacho y se registra:

 Nombre.
 Dirección.
 Empresa.
 teléfono contenido.
 ciudad a la que  se dirije el documento o paquete.
 tipo de servicio.
 Peso o volumen.
 forma de pago y si lo requiere agregar una observación.
 centro de costo y departamento que envió.
 Llamar al Operador para programar la recogida de la correspondencia.

Memorandos

Los memorandos se deben enviar a través del aplicativo SGD, sin necesidad de
imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso
para un trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma

física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato comunicaciones internas  despachadas,  relacionando
en el  su asunto dentro del documento , el número de radicación generado por el
SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.

El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el

formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.
Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para

tal efecto y deben contener la siguiente información:

 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

 Nombres  completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado

verificará el cumplimiento de los requisitos señalados. Conforme al principio de
Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los documentos deben ser
tramitados en el menor tiempo posible.

 Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

 Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
 Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
 Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
 Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
 Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento: 

La  Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única  o de otra

dependencia. Todas las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones
se debeb atender y responder en los términos definidos anteriormente. Si este
documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia
entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las
respectivas anotaciones de chequeo y control.

Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información. El auxiliar

administrativo  aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos
externos o internos según sea requerimiento. Terminado el trámite del proceso se
archiva el documento  en la serie correspondiente.

Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o

documentos, para su trámite, consulta la información, utilizando los diferentes
medios y soportes que birnda la empresa . Como lo es el correo electrónico. La
persona receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos
que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y
 radica en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento
verificaddo los datos como el (nombre y código de la dependencia remitente,
número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y
adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria. La dependencia destinataria recibe el documento,
verifica y da constancia de recibido.

Web grafía:

http://archivisticaygestiondoc.blogspot.com/2015/06/recibo-y-despacho-de-
documentos.html

https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-OD+Anexos+redise
%C3%B1o+de+procesos+de+gesti%C3%B3n+documental/59b530ed-b2bb-4e0d-
8887-921a0cf2c0a9?version=1.2

http://normasgtc185.blogspot.com/