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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DECANATO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES


DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
SÉPTIMO SEMESTRE

PRÁCTICAS SOBRE ESTRUCTURAS


ORGANIZATIVAS
Unidad III

Prof. Lenny Escalona Anzola

AÑO 2016
INTRODUCCIÓN

La presente guía de estudio contiene una serie de planteamientos sobre


las unidades orgánicas que conforman una organización determinada, cuya
naturaleza puede ser privada, pública, o sin fines de lucro; las cuales, en su
conjunto y bajo la visión de un sistema, conformarán su estructura
organizativa.

Los usuarios de este material didáctico serán los alumnos del séptimo
semestre de la asignatura Sistemas Administrativos y Contables, del Decanato
de Ciencias Económicas y Empresariales, de la Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado.

Los objetivos que se pretende alcanzar con este problemario es que los
estudiantes puedan aplicar todos los aspectos teóricos, que sobre estructuras
organizativas fueron impartidos en clases, así como la técnica que se debe
emplear para graficar organigramas, ejercitando sobre casos reales
organizacionales e hipotéticos, lo cual les permitirá afianzar los conocimientos.

Como descripción de las actividades a realizar para el diseño de los


organigramas, el alumno debe:
 Leer detenidamente la información suministrada.
 Subrayar o identificar las unidades orgánicas que se le mencionan,
determinando su jerarquía, el sector al cual pertenece y el tipo de
unidad.
 Graficar el organigrama en base a la técnica y los símbolos enseñados.
 Codificar las unidades orgánicas.
 Analizar la gráfica e indicar propuestas si fuese el caso.

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PROF. LENNY ESCALONA ANZOLA.

Práctica de Estructura N° 1

Planteamiento del Problema:

La empresa Arrocera Grano de Oro C.A. fue creada en el año de 1973 y se


encuentra ubicada en la Zona Industrial 1 de Araure, Estado Portuguesa, cuya
directiva se encuentra conformada por sus dos socios que comparten el 50%
de las acciones. Su actividad radica en la compra de granos de arroz para su
limpieza, procesamiento, empaquetado y venta del producto al mayor.

Para el cumplimiento de su objetivo principal, el nivel estratégico de la


organización decidió poner en practica el principio de división del trabajo
quedando dividida la misma en cuatro grandes sectores: Sector Administrativo,
sector Calidad, sector Planta y sector Mercadeo.

La organización cuenta con una unidad asesora en Informática quien asesora a


todas las unidades en los aspectos referentes a la programación, base de
datos y tecnología en el área de la informática.

En este mismo nivel y apoyando a toda la organización existe una unidad de


apoyo en Organización y Métodos quien se encarga de mantener actualizados
y formalizados los sistemas administrativos de la organización.

La máxima autoridad es la Junta Directiva quien aprueba los planes de la


organización, los resultados del ejercicio económico y se encarga de todo el
sistema político de la misma. Delega en la Presidencia funciones,
responsabilidades y tareas.

La Presidencia mantiene relaciones de apoyo con organización y métodos y de


asesoría con informática.

En el cuarto nivel comienza la división del trabajo, en donde la Gerencia de


Control de Calidad se encarga de analizar las características nutritivas del
arroz, así como determinar los grados de contaminación, humedad, entre otras,
teniendo como subordinados las unidades de laboratorio y microbiología. La
Gerencia General se encarga de emanar directrices a cada sector según lo
acordado por el nivel estratégico de la organización.

El sector de mercadeo se encarga de todos los aspectos relacionados con la


compra de granos, cualquier tipo de insumo para la producción y todo tipo de

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compras para que la organización alcance el objetivo, así mismo de colocar el
producto en el mercado. Cumple su función con los Departamentos de
Compras y Ventas. A su vez, el primero, se subdivide en compras para
producción y compras en general.

La Gerencia de Planta realiza todo el proceso de clasificación y empaquetado


del producto. Estas actividades se realizan en los departamentos de almacén y
procesamiento. El almacén se divide en dos áreas: producto a granel y
producto empaquetado. El procesamiento se realiza en tres áreas:
clasificación, limpieza y empaquetado.

La Gerencia Administrativa realiza todas las funciones relacionadas con los


aspectos contables y administrativos bajo los departamentos de Contabilidad,
Costos y Recursos Humanos.

SE PIDE:
Diseñar la estructura de la organización con todas las técnicas enseñadas en
clase.

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Práctica de Estructura N° 2

Planteamiento del Problema:

La Gobernación del Estado Lara, es un organismo encargado del desarrollo del


Estado en las áreas de salud pública, educación, seguridad, infraestructura,
entre otras. Según la Gaceta Oficial publicada en el año de 1999 y según lo
formalizado en el Manual de Funciones, se pudo determinar cada una de las
unidades que conforman su estructura y las funciones que estas cumplen para
el logro de los objetivos.

A continuación se detallan cada una de las unidades orgánica:

La sectorización se presenta a partir del tercer nivel de la estructura quedando


dividida en seis grandes sectores bajo la denominación de Direcciones:
Dirección General Sectorial de Infraestructura, Dirección General Sectorial de
Educación, Dirección General Sectorial de Salud, Dirección General Sectorial
de Desarrollo Social, Dirección General Sectorial de Administración y Finanzas,
Dirección General Sectorial de Seguridad y Orden Público. En virtud de que
cada una de estas Direcciones posee objetivos muy particulares y un número
grande de unidades subordinadas, cada Dirección va a ser plasmada en un
organigrama suplementario de cada área.

La máxima autoridad es representada por una unidad orgánica cuyo nombre es


Despacho del Gobernador del Estado, unidad que lleva toda la responsabilidad
para el logro de los objetivos de desarrollo y paz social en la región. La asesora
la unidad orgánica denominada Gabinete de Gobierno, conformado por
personal de alta confianza, con intereses políticos afines al gobernador y con
conocimiento en diversas áreas como finanzas, salud, educación, proyectos
sociales, entre otros.

Igualmente la máxima autoridad cuenta con la Secretaría Privada del Despacho


del Gobernador, quien lo asesora en lo referente a agenda diaria, información
nacional y regional, imagen pública, entre otras.

En el primer nivel y apoyando la labor del Gobernador se encuentra la


Contraloría Interna, quien se encarga de vigilar, controlar y crear todos los
mecanismos necesarios para preservar el control interno, inversiones, activos
del Estado, entre otras.

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La máxima autoridad delega en la unidad orgánica Secretaría General de
Gobierno, cuyo cargo suple al Gobernador en su ausencia, y cuyo objetivo
principal es delegar funciones en las Direcciones y recibir información sobre el
funcionamiento de estas.

Dependiendo de la Secretaría General de Gobierno y como apoyo a toda la


estructura se encuentran las siguientes oficinas: Oficina de Planificación y
Presupuesto, encargada de la planificación a corto, mediano y largo plazo, así
como también de la preparación del presupuesto anual.

La Oficina de Personal, es la encargada de todos los aspectos referente a


políticas de personal, ascensos, liquidación, entre otras.

La Oficina de Información y Relaciones Públicas, quien da a conocer a la


comunidad todos los aspectos relacionados con las actividades del organismo
a través de la difusión en los medios de comunicación masiva, imprenta del
Estado, entre otros.

La Oficina de Consultoría Jurídica cumple con el objetivo de resolver todos los


aspectos de orden legal del organismo, así como también representar
jurídicamente al Estado.

La Oficina de Informática se encarga del manejo de la información a través de


lenguajes, programas y redes del organismo así como de cada Dirección.

La Oficina de Desarrollo Económico lleva adelante estudios y proyectos para el


avance económico de la región en las diversas áreas como la agrícola,
artesanal, turística, industria, comercio y pecuaria, entre otras.

SE PIDE:

Realizar el organigrama general de la Gobernación del Estado Lara con todas


las técnicas enseñadas en clase.

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Práctica de Estructura N° 3

Planteamiento del problema:

La Dirección General Sectorial de Seguridad y Orden Público del Estado Lara,


es una unidad orgánica dependiente de la Secretaría General de Gobierno,
ubicada en el tercer nivel. La mencionada Dirección necesita que se exprese
gráficamente su estructura por medio de un organigrama suplementario, para lo
cual le trasmite la siguiente información:

En el primer nivel del organigrama y como máxima autoridad se encuentra el


Despacho del Gobernador del Estado Lara.

En el segundo nivel, y conforme al organigrama general del organismo se


encuentra la Secretaría General de Gobierno.

Dependiendo de la Dirección Sectorial de Seguridad y de Orden Público se


encuentra la Unidad Técnica de Apoyo, conformada por profesionales en
diversas áreas como politólogos, abogados y administradores, quienes apoyan
a todas las unidades dependientes de esta Dirección.

En el cuarto nivel se encuentran las siguientes Direcciones: Asuntos Policiales,


Asuntos Civiles, Comunicaciones y Defensa Civil. Estas Direcciones trabajan
como en forma coordinada con el objeto de alcanzar la seguridad y el orden en
el Estado.

Dependiendo de la Dirección de Asuntos Policiales se encuentra la


Comandancia General de la Policía quien planifica y lleva a cabo planes para
contrarrestar la inseguridad y los hechos delictivos en el Estado. Dependiendo
de esta Comandancia se encuentran los diversos Destacamentos Policiales los
cuales se encuentran en diversos dispersos en todo los municipios del Estado.

La Dirección de Asuntos Civiles planifica y controla toda la información


generada en asuntos civiles del Estado tales como nacimientos, decesos,
matrimonios y hechos menores que alteren el orden público. Para lograr su
objetivo se disponen de Unidades Administrativas denominadas Prefecturas y
Jefaturas civiles a lo largo de todo el Estado.

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La Dirección de Comunicaciones se encarga de concentrar toda la información,
memoria y cuenta, informes y declaraciones para ser presentada a la
colectividad en general, a fin de dar a conocer los logros en cuanto a seguridad
y orden público. Como unidad subordinada a esta se encuentra la Unidad de
Comunicaciones.

La Dirección de Defensa Civil elabora planes preventivos para enfrentar


calamidades en la zona, así como diversos operativos para fechas especiales.
Para cumplir su objetivo cuenta con los Grupos de Voluntarios de Rescate y los
Comisionados en todo el Estado Lara.

En el nivel desconcentrado y con relación directa a la Dirección de General


Sectorial de Seguridad y Orden Público, se encuentran diversas unidades
agrupadas bajo la Coordinación de Apoyo de Transferencia de Recursos.

SE PIDE:

Realizar el organigrama según la información emanada de la Dirección


utilizando toda la técnica enseñada en clases.
Ud. como especialista en el área ¿En qué aspectos aconsejaría a la
Gobernación mejorar esta estructura, según la teoría de estructura?

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Práctica de Estructura N° 4

Ud. está realizando una investigación en los Sistemas Administrativos de la


Fundación para el Desarrollo del niño en el Estado Lara FUNDANIÑO.
Mediante las técnicas para el levantamiento de la información se conoció lo
siguiente:

FUNDANIÑO es una institución sin fines de lucro y por su naturaleza debe


poseer una estructura que le permita desarrollar un plan de acción infantil. Esta
Fundación es un organismo descentralizado de la Gobernación del Estado
quien anualmente otorga una partida presupuestaria para su funcionamiento.
Igualmente la Fundación realiza operativos y actividades con el fin de obtener
recursos para su funcionamiento.

Entre sus objetivos se encuentra promover el estudio, la investigación y el


desarrollo del niño larense. FUNDANIÑO cuenta con una unidad asesora el
cual está integrado por personalidades ligadas a la sociedad y tiene como
función emitir recomendaciones y sugerencias sobre los planes y programas a
la máxima autoridad de la institución es decir a la Junta Directiva.

La máxima autoridad establece relaciones de subordinación con la Presidencia


de la Fundación quien se encarga de ejecutar y controlar que los planes
aprobados en la junta se realicen a cabalidad.

La Oficina de Relaciones Públicas tiene como objetivo divulgar las actividades


de la Fundación y encargarse del protocolo de los actos públicos siendo una
unidad dependiente de la Presidencia apoyando a toda la estructura.

FUNDANIÑO posee tres Gerencias: Investigación, Educación y Salud. Estas


Gerencias dependen de la Presidencia de la Fundación y mantienen
comunicación entre ellas de manera regular para trabajar y alcanzar sus
objetivos.

Los Programas funcionan de manera desconcentrada de la Presidencia y son


Comedores Escolares, Becas al niño trabajador y Protección contra el abuso
en el menor. Cada programa está a cargo de un Gerente y mensualmente
deber rendirle cuentas de su gestión a la Presidencia de la Fundación.

FUNDANIÑO posee una Gerencia de Administración que se encarga de los


procesos administrativos, contables y financieros; estableciendo relaciones de
subordinación con la Presidencia.

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Administración delega en los Departamentos de Contabilidad, Servicios
Generales y Secretaría. El Departamento de Contabilidad se encarga de los
procesos contables de la Fundación durante el ejercicio económico; el
Departamento de Servicios Generales se encarga de las compras,
mantenimiento de las instalaciones, entre otras funciones. El Departamento de
Secretaría se encarga de la búsqueda y recepción de donativos.

Así mismo la Fundación cuenta con una Unidad de Informática que le permite
agilizar los procesos contables; y una Oficina de Sistemas que apoya a la
Presidencia en cuanto a los registros de datos, bajo la responsabilidad de un
analista de sistema.

FUNDANIÑO posee una Oficina de Personal que tiene entre sus funciones la
de recomendar y sugerir a la Presidencia sobre las políticas y programas en
materia de reclutamiento, selección y remuneración del personal de la
Fundación.

SE PIDE:
Elaborar el organigrama de la Fundación con la técnica enseñada en clase.

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Práctica de Estructura N° 5.

A continuación se suministran los datos que han sido levantados sobre la


Fundación para la Educación Popular, FUNDEPO.

FUNDEPO es una institución con personalidad jurídica propia y patrimonio


independiente, con el fin de dedicarse a la coordinación de los estudios de
investigación, planificación y promoción de las alternativas educacionales para
la población del estado Portuguesa.

La Fundación tiene como objetivo principal contribuir al desarrollo integral de


los adolescentes y jóvenes del estado, a través de la promoción y
financiamiento de programas de educación técnica y artesanal.

Entre las atribuciones del Presidente, se encuentran:


- Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del Consejo Directivo.
- Representar legalmente a la Fundación y en consecuencia firmar por ella.
- Presidir el Comité de Planificación de la Fundación.
- Delegar en la Secretaría las funciones de investigación, educación, talleres
experimentales y educación ambiental.

La Contraloría Interna propone a la Presidencia las medidas que ayuden a


fortalecer el sistema de control interno de la organización y fiscaliza la
ejecución de las actividades que son realizadas por todas las unidades de la
Fundación.

El Comité de Planificación está conformado por la Presidencia y los Directores


Sectoriales.

La Oficina de Personal presta asesoramiento a la unidad de Secretaría en


materia de administración de personal y desarrollo de los recursos humanos.

Posee un Departamento de Proyectos que se encarga de efectuar los estudios


factibles para el establecimiento y construcción de los talleres.

La Unidad de educación ambiental tiene como objetivo prestarle atención a los


recursos y atractivos turísticos de la zona, dotándolos de material bibliográfico y
audiovisual, a fin de despertar un mayor Interés a los estudiantes, cumpliendo
con esto, uno de los objetivos principales de la Fundación.

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El Departamento de Contabilidad tiene entre sus funciones registrar las
operaciones en el sistema contable.

La Unidad de Compras elabora las órdenes de compras para que sean


autorizadas por el jefe de servicios generales y en caso de ser mayores de tres
mil Bolívares por el Consejo Directivo. Asimismo, supervisa y coordina el
almacén de materiales para ello debe inventariar los materiales y presentar un
informe mensual al jefe de servicios generales.

La fundación cuenta con un almacén de materiales generales de útiles de


oficina y limpieza. Este se encarga de recibir, custodiar y despachar el material
cuando sea requerido por otras unidades orgánicas.

La Dirección de Administración es la que se encarga de dirigir y coordinar las


unidades de contabilidad, servicios generales y caja de la fundación.

Entre las funciones del Departamento de Servicios Generales se encuentra la


de clasificar y custodiar la correspondencia interna y externa de la fundación y
para ello cuenta con una unidad de archivo.

La Dirección de educación tiene como objetivo desarrollar, promocionar y


financiar diversas modalidades de estudios de Interés social.

La Unidad de Investigación es la encargada de realizar los estudios necesarios


para identificar las áreas potenciales para fines académicos y detectar sitios
para el desarrollo de propuestas investigativas.

La Fundación cuenta con las Unidades de Presupuesto e Informática para darle


apoyo a la Presidencia y demás unidades en materia de formulación, control
presupuestario y en el procesamiento de datos.

Las personas interesadas en ingresar como estudiantes de la fundación deben


dirigirse a la unidad de admisión a objeto de llenar las solicitudes.

La sección de caja es la encargada de recibir los pagos y efectuar las


cancelaciones.

SE PIDE:

- Se requiere que diseñe el organigrama de la Fundación según las técnicas


enseñadas en clase.

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Práctica de Estructura N° 6.

La compañía Eléctrica ABRAVEN C.A tiene como objetivo llevar a cabo


proyectos eléctricos tales como instalación de torres, transformadores, redes
eléctricas, entre otros. La estructura de la organización la componen las
siguientes unidades orgánicas:

Presidencia es el órgano ejecutivo de la compañía y en este sentido tiene las


más amplias facultades de administración, a fin de garantizar el cabal
cumplimiento de las políticas y lineamientos fijados por la Junta Directiva.

Asamblea de Accionistas que ejerce la suprema dirección de la compañía, de


conformidad con las atribuciones que le confieren en el acta constitutiva y el
código de comercio. Entre sus atribuciones está la de nombrar los miembros de
la Junta Directiva.

La unidad de información y relaciones públicas tiene como objetivo proyectar la


imagen de la empresa a través de los diferentes medios, manteniendo
informada a la opinión pública de los avances y proyectos desarrollados por la
compañía, depende en línea directa de la presidencia, dando apoyo a la
misma.

Consultoría Jurídica asesora a la Presidencia y demás unidades de la


compañía en los diferentes aspectos legales referidos al personal, servicios a
terceros, relaciones con entidades públicas y privadas, y cualquier otra consulta
legal de su competencia.

La Gerencia General es responsable de la administración operativa y técnica


de la empresa en su gestión diaria. Asiste a la Presidencia en la dirección,
coordinación, control y evaluación de las actividades de la compañía, cuenta
con dos unidades de apoyo y una asesora.

- Informática: se encarga de dirigir y ejecutar el proceso de desarrollo y


mantenimiento de los sistemas automatizados, así como generar Información
apropiada para uso de diferentes niveles de la organización.

- Personal: en su calidad de instancia asesora, realiza actividades relacionadas


con el Ingreso, desarrollo y capacitación del recurso humano que se requiere
para lograr una mayor eficiencia en el cumplimiento de las actividades
asignadas.

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- Administración: para el logro de sus objetivos cumple funciones relacionadas
con la ejecución de actividades de financiamiento de la compañía, de acuerdo
con lineamientos emanados de la gerencia general, garantiza el adecuado
control de los activos y patrimonio de la empresa, gestión de la colocación de
los préstamos y colocaciones ante las Instituciones bancarias, ejecuta
actividades de compras, entre otras.

Actualmente la empresa está ejecutando tres proyectos: la construcción de las


torres de generación eléctrica del municipio Andrés; la renovación del tendido
eléctrico del Metro de La Ensenada y las construcciones eléctricas de la
Urbanización Terrazas de La Camila.

El nivel operativo de la empresa está conformado por la Gerencia de


instalaciones, y la Gerencia de Desarrollo y Conservación.

La Gerencia de Desarrollo y conservación tiene como objetivo generar los


soportes técnicos que eviten el deterioro ecológico de las zonas intervenidas,
así como propulsar la coordinación interinstitucional para la conservación de las
áreas con el Ministerio del Ambiente. Entre sus funciones se encuentran
participar en el proceso de desarrollo sustentable de la zona, participa en la
elaboración del plan de abastecimiento eléctrico, orientar las áreas de
Investigación ambiental en la zona de Influencia de la empresa.

La Gerencia de Instalaciones tiene como objetivo aprobar, coordinar,


supervisar y controlar las actividades inherentes al proceso de construcción de
las obras previstas, con el fin de garantizar que las mismas se realicen de
acuerdo con lo indicado en los planos del proyecto. Tiene como unidades
subordinadas las siguientes:

- Control de Calidad: analiza, controla y supervisa la utilización de los


materiales requeridos para la construcción de obras, a fin de garantizar una
óptima calidad de acuerdo con las normas técnicas y especificaciones
establecidas para tal fin.

- Maquinarias y equipos de construcción: vigilar por que la empresa contratista


efectúe el mantenimiento preventivo y correctivo que requieran las maquinarias
y equipos, a fin de garantizar su perfecto estado de funcionamiento, durante el
periodo de ejecución de obras.

- Construcción: ejecutar, controlar y supervisar las actividades de construcción


de las torres según la superficie y subsuelo.

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PRÁCTICA DE ESTRUCTURA Nº 7

A continuación se presentan los datos de identidad de la empresa internacional


El Video C. A., cuyo objetivo es la elaboración de video clips para los canales
de televisión por cable. La oficina principal está ubicada en la ciudad de
Caracas, Av. Los Palos Grandes, con Los Naranjos. En esta trabajan 100
personas. El presupuesto de ingresos estimados anualmente es de 900 mil
bolívares fuertes.

De acuerdo con los estatutos, la empresa esta constituida por:

Gerencia General: Vigila las operaciones y dirige las gerencias de


Administración y Comercialización.

El Departamento de Grabaciones tiene bajo su dependencia las secciones de


Video tape, de la cual dependen Almacén, Mantenimiento, Edición y Sonido.

La Asamblea de Accionistas aprueba todo los estados financieros. Por otra


parte, existe una unidad de apoyo a la Junta Directiva denominada Relaciones
Públicas, quien a su vez apoya divulgando el trabajo realizado por toda la
estructura.

A la Gerencia General la asesoran las siguientes unidades: Presupuesto y


asesoría jurídica. La primera también asesora a toda la organización en
aspectos presupuestarios.

La Gerencia de Comercialización contribuye en lograr los planes de ingresos


para la organización. Sus subordinadas son las unidades de Cobranzas,
Propaganda y Mercadeo.

El departamento de Cobranzas diariamente suministra datos e información al


Departamento de Recursos Contables.

La Junta Directiva aprueba todas las políticas de acción, según los


lineamientos de la Asamblea de Accionistas.

La Gerencia de Administración tiene por objeto planificar todos los recursos


que necesita la organización y tiene bajo su dependencia las siguientes
unidades: Recursos contables, Personal y Grabación.

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La organización tiene una sucursal en Barquisimeto y otra en Miami, las cuales
rinden cuentas a la Gerencia General.

SE PIDE:

Realice el organigrama de la empresa con todas las técnicas enseñadas en


clase.
Para la organización es de vital importancia el Departamento de Grabación.
Según Uds. ¿Éste debe ser un Departamento, una Sección o una Gerencia?.
¿Se debe realizar una reorganización?. ¿Cómo?.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Chiavenato, Idalberto. (1999). introducción a la Teoría General de la


Administración. Quinta Edición. Editorial McGraw-Hill. Bogotá.
Franklin, Enrique. (1999). Organización de Empresas: Análisis, Diseño y
Estructura. Editorial McGraw-Hill. México.
Hall, Richard. (1996). Organización: Estructura, Procesos y Resultados.
Editorial Prentice Hall. México.
Robbins, Stephen (2005). Administración. Editorial Pearson Educación de
México. México D.F.
Stoner, Freeman y Gilbert. (1996). Administración. Editorial Prentice Hall.
México.

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