CONTRALORIA

j GENERAL
CAL ESTADO
"

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

DAI-AI-0221-2016

CONSEJO DE PARTICIPACION CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIÓN Y

LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS POR SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA,
PARA LAS OFICINAS EN QUITO Y DELEGACIONES PROVINCIALES.

TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE: 2012/01/02 HASTA: 2014/12/31



N° CC.:
N° NIS 40890
PERIODO 2015
N° INGRESO DPECC

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

DAI-AI-0221-2016

CONSEJO DE PARTICIPACION CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIÓN Y

LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS POR SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA,
PARA LAS OFICINAS EN QUITO Y DELEGACIONES PROVINCIALES.

TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE : 2012/01/02 HASTA: 2014/12/31

Orden de Trabajo • 17452-1-2015

Fecha 0/T: 17/06/2015
 001

SIGLAS UTILIZADAS

CGE Contraloría General del Estado

CPCCS Consejo de Participación Ciudadana y Control Social

R.O. Registro Oficial

S/N Sin número

SERCOP Sistema Oficial de Contratación Pública

USD Dólar de Estados Unidos de Norteamérica

 ÍNDICE
DESCRIPCIÓN PÁGINAS

Carta de presentación 1

CAPÍTULO 1 2
Motivo del examen 2
Objetivos de examen 2
Alcance de examen 2
Base legal 3
Estructura Orgánica 3
Objetivos de la entidad 8
Monto de recursos examinados 9
Servidores relacionados 9
CAPÍTULO II 10
Procesos sobre contratos de seguridad y vigilancia privada no se encuentran
actualizados en el portal de compras públicas. 10
Prórrogas de plazo sin justificación técnica 14
Contrato de servicio de seguridad y vigilancia privada no cumple con las Cláusulas
Contractuales 22

ANEXO
1.- Servidores Relacionados
 C.G.E.
AUDITORI

Quito DM, APROBADO POR:

Señora FECHA •
Presidenta
Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Presente

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, a través de la Unidad de Auditoría Interna del

Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, en uso de sus atribuciones
constitucionales y legales, efectúo el examen especial al proceso precontractual,
contractual, ejecución y liquidación de los contratos de servicio de seguridad y
vigilancia privada, para las oficinas en Quito y Delegaciones Provinciales del
Consejo de Participación Ciudadana y Control Social" por el período comprendido
entre el 2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2014.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de

Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas
normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza
razonable de que la información y la documentación examinada no contienen
exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a
las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas
aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se

encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que
constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de
manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,

Ing. Ivonne Astudillo

Directora Unidad de Auditoría Interna
Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
 CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial, se realizó con cargo al Plan de Control del año 2015,
aprobado por el señor Contralor General del Estado, mediante Acuerdo 057 CG-
2014 de 30 de diciembre de 2014, de la Dirección Nacional de Auditoría Interna y
en cumplimiento a la orden de trabajo 17452-1-2015 de 17 de junio de 2015,
suscrita por el Director de Auditorías Internas de la Contraloría General del
Estado.

Objetivos de examen
• Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas.
• Verificar la veracidad, propiedad y legalidad de las operaciones financieras
en el periodo examinado.

Alcance de examen
Se examinó los procesos precontractuales, contractuales, ejecución y
liquidaciones de los contratos de servicio de seguridad y vigilancia privada, para
las oficinas en Quito y Delegaciones Provinciales, por el período comprendido
entre el 2 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2014.

Limitación al alcance
Dentro del Contrato GA-2013-068 suscrito con la Compañía SERSEIVI CIA LTDA.,
para la prestación de servicios de seguridad y vigilancia privada para las
Delegaciones del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, no se
observó el proceso de liquidación por cuanto al 31 de diciembre de 2014, corte del
examen, la Entidad no lo realizó.

2
 003

Base legal
La Constitución de la República creó el Consejo de Participación Ciudadana y
Control Social, organismo público que de conformidad con lo previsto en el artículo
204 de la Norma Suprema, mismo que está dotado de personalidad jurídica y
autonomía administrativa, financiera, presupuestaria y organizativa.

Los artículos 207 y 208 de la Constitución de la República del Ecuador en su

Título II, y Título III de la Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y
Control Social, consagran los deberes y atribuciones de este Organismo; el
CPCCS está integrado por siete consejeros y consejeras principales y siete
suplentes que son seleccionados de entre representantes de organizaciones
sociales o ciudadanos de manera individual, a través de un concurso público de
méritos y oposición, con veeduría e impugnación ciudadana.

El Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, se rige bajo la Ley

Orgánica de Participación Ciudadana publicada en Suplemento de Registro Oficial
22 de 9 de septiembre de 2009; cuyo objeto es propiciar, fomentar y garantizar el
ejercicio de los derechos de participación de las ciudadanas y los ciudadanos,
colectivos, comunas, comunidades, pueblos y nacionalidades indígenas, pueblos
afroecuatoriano y montubio, y demás formas de organización lícitas.

Estructura Orgánica
Según Reglamento Orgánico por Procesos, expedido por el Pleno del Consejo de
Participación Ciudadana y Control Social mediante Resolución 006-075-2011-
CPCCS de 21 de enero de 2011, se expidió el Reglamento Orgánico por Procesos
del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social las áreas relacionadas
con el objeto de la auditoría son:

3
E 92

MOIMEACATES !JALEN/SCIL CC»

ESPECIAL:A:ALIAS

.E NC

CC R.I.
OE DE ASESaS

GQrnwca1 GENERAL
DC
1. ICMIltaCIOIAWES

GEIERAL DE eTAICIN~I e 11444feci GE8sJ, ratOCIA,MMIT. 01

SOCIA/...CAtAUNICACICAN PARICTIATITA Y C9mATC4-101-S,gMEaCC Y rotiCATIM:CIADE rel4EKAS
.ATENOCTi AL WilADA440 PUEDIDS AFADECIACCTAI~ NicAerteM

teC,t1.04.:1C comerneencemits
ATATTstAnAwAyance As

PeaC U 1:» oodwin **1 StmkAttt iltC9Onucal"

rual0L.Dt audle.g" et
Onfided PtC~S CESIC, U41.044,11A'S/e
MrtibrISTRAInik 1040101 NinCtt 1A LACI? 01~404
[ OOP
TETA

1\N
CPETAP14 TSCitiCA Ce SECRETARIA rIcaNicA OE
TPAÑSPÁ*CIAV Wey.A. PAPTICIIII&CION Y JELEGACiStir
CONTRA LA CORRUPOC7.4 COMPRI- SOCIAL PROvINCIALE S

I Procesos Pleno del Consejo

Gobernantes
Direccionamiento estratégico de las políticas,
directrices, planes y proyectos para el cumplimiento de
sus atribuciones en materia de participación
ciudadana, control social transparencia y lucha contra
la corrupción, y designación de autoridades.
Responsables: Miembros del Pleno

Gestión Estratégica de las políticas, directrices, planes

y proyectos para el cumplimiento de sus atribuciones
en materia de participación ciudadana, control social,
transparencia y lucha contra la corrupción y
designación de autoridades.
Responsable: Presidenta / Presidente del Consejo
Procesos Gestión de Coordinación Técnica para la
Ag regadores de Transparencia, Lucha Contra la Corrupción,
Valor Participación y Control Social
1 4/

4
 004

Responsable: Coordinador / a Técnico

Gestión Técnica de Transparencia y Lucha Contra

la Corrupción
Secretaría Técnico de Transparencia y Lucha Contra
la Corrupción
Responsable: Secretario / a Técnica
Admisión y Orientación Jurídica
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de
Admisión y Orientación Jurídica
Transparencia
Responsable: Subcoordinador / a Nacional d
Transparencia
Investigación
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de
Investigación
Patrocinio
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de
Patrocinio

Gestión Técnica de Participación y Control Social

Secretaría Técnica de Participación y Control Social
Responsable: Secretario / a Técnico de Participación y
Control Social
Promoción de la Participación
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de
Promoción de la Participación
Control Social
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de Control
Social
 Rendición de Cuentas
Responsable: Subcoordinador / a Nacional d
Rendición de Cuentas

Procesos Coordinación General de Asesoría Jurídica

Habilitantes Responsable: Coordinador / a General de Asesoría
Jurídica

Coordinación General de Comunicación Social,

Comunicación Participativa y Atención al
Ciudadano
Responsable: Coordinador / a General de
Comunicación Social, Comunicación Participativa y
Atención al Ciudadano

Coordinación General de Planificación

Institucional
Responsable: Coordinador / a General de
Planificación Institucional
Dirección Nacional Auditoría Interna
Responsable: Director / a Nacional de Auditoría
Interna

Coordinación General de Relaciones

Internacionales
Responsable: Coordinador / a General de Relaciones
Internacionales

Coordinación Intercultural de Comunidades,

Pueblos y Nacionalidades Indígenas, Pueblos
Afroecuatoriano y Montubio

6
 Responsable: Coordinador / a General de Intercultural
de Comunidades, Pueblos y Nacionalidades
Indígenas, Pueblos Afroecuatoriano y Montubio

Procesos de Coordinación General Administrativa Financiera

Apoyo Responsable: Coordinador / a General Administrativo
Financiero
Subcoordinación Nacional de Recursos Humanos
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de
Recursos Humanos
Subcoordinación Nacional de Gestión
Administrativa
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de Gestión
Administrativa
Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de Gestión
Financiera
Subcoordinación Nacional de Tecnologías de la
Información y Comunicación
Responsable: Subcoordinador / a Nacional de
Tecnologías de la Información y Comunicación
Secretaría General
Responsable: Secretario / a General
Prosecretaría General
Responsable: Prosecretario / a General

Procesos Gestión Técnica para la Transparencia, Lucha

Desconcentrados contra la Corrupción, Participación y Control
Social provincial
Responsable: Presidente / a de la Delegación
Provincial del CPCCS

7
 Gestión Técnica para la Transparencia, Lucha
contra la Corrupción, Participación y Control
Social en el exterior
Responsable: Presidente / a de la Delegación
Temporal en el Exterior del CPCCS

Objetivos de la entidad
El Consejo de Participación Ciudadana y Control Social según su Ley Orgánica
tiene los siguientes objetivos:
1. Garantizar la democratización de las relaciones entre la ciudadanía y el
Estado en sus diferentes niveles de gobierno; la igualdad de oportunidades de
participación de las ciudadanas y los ciudadanos, colectivos, comunas,
comunidades, pueblos y nacionalidades indígenas, pueblos afroecuatoriano y
montubio, y demás formas de organización lícita, en los diversos espacios e
instancias creados para la interlocución entre la sociedad y el Estado; el
acceso de la ciudadanía a la información necesaria para encaminar procesos
dirigidos a la exigibilidad de los derechos y deberes, el control social y la
rendición de cuentas en la gestión de lo público y lo privado cuando se
manejen fondos públicos;
2. Establecer las formas y procedimientos que permitan a la ciudadanía hacer
uso efectivo de los mecanismos de democracia directa determinados en la
Constitución y la ley; así como, los procesos de elaboración, ejecución y
control de las políticas y servicios públicos;
3. Instituir mecanismos y procedimientos para la aplicación e implementación de
medidas de acción afirmativas que promuevan la participación igualitaria a
favor de titulares de derechos que se encuentren en situaciones de
desigualdad;
4 Fijar los criterios generales con los cuales se seleccionarán a las ciudadanas y
los ciudadanos que formen parte de las instancias y espacios de participación
establecidos por esta Ley;

8
 006

5. Promover la formación en deberes, derechos y una ética de interés por lo

público que haga sostenible los procesos de participación y la consolidación
de la democracia;
6. Proteger la expresión de las diversas formas de disenso y diferencias entre las
personas y los colectivos en el marco de la Constitución y la ley; y,
7. Respaldar las diversas iniciativas de participación, organización, gestión y
control social impulsadas de forma autónoma por la ciudadanía y las distintas
formas organizativas de las ciudadanas y los ciudadanos, colectivos,
comunas, comunidades, pueblos y nacionalidades indígenas, pueblo
afroecuatoriano y montubio, y demás formas de organización lícita.

Monto de recursos examinados

Se examinó los siguientes contratos cuyos montos ascienden a:

AÑOS TOTAL
COMPONENTE
USD
2012 2013 2014
Contrato GA-2012-008 3 472,00 3472,00
-
Contrato GA-2012-051 3 584,00 3 584 00 1
I
Contrato GA-2012-017 84 672,00 84 672,00
Contrato GA-2012-070 7 168,00 7 168,00
1
Contrato GA-2013-068 607 635,84 607 635,84 1
I. I
Contrato GA-2013-011 112 358,40 112 358,40
1
Contrato GA-2013-006 23 645,40 23 645,40 1
i
Contrato GA-2014-040 111 838,72 111 838,72 I
1
TOTAL USD 98 896,00 743 639,64 111 838,72 954 374,36 1
J
Fuente: Procesos publicados en el Portal de Compras Públicas

Servidores relacionados
Consta en Anexo 1
4-(1

9
 CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Procesos sobre contratos de seguridad y vigilancia privada no se

encuentran actualizados en el portal de compras públicas.

El Consejo de Participación Ciudadana y Control Social en el año 2013 y 2014

realizó la contratación de los servicios de seguridad y vigilancia privada para la
ciudad de Quito y Delegaciones Provinciales conforme el siguiente detalle:

Estado del Proceso al

Código Proceso Años Contratos
31/12/2014
MCBS-CPCCS-006-2013 2013 GA-2013-006 ejecución
COTBS-CPCCS-002-2013 2013 GA-2013-011 ejecución
GA-2013-068 adjudicado registro de
LICBS-CPCCS-004-2013 2013
Contrato
SIE-CPCCS-011-2014 2014 GA-2014-040 ejecución

De los citados procesos, en el portal de compras públicas SERCOP se evidenció

que en tres casos del 2013 y un caso del 2014, la información no ha sido
actualizada con respecto a su estado constando 3 en ejecución y 1 como
adjudicado —registro de contrato-; debiendo estar registrados como estado
finalizado al 31 de diciembre de 2014, fecha de corte de examen.

Auditoría con memorando CPCCS-AIQ-004-2015 de 25 de junio de 2015, solicitó a

la Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa, mencione las razones por
las que los procesos MCBS-CPCCS-006-2013, COTBS-CPCCS-002-2013,
LICBS-CPCCS-004-2013, y SIE-CPCCS-011-2014 no se encuentran con estado

10
 007

Finalizado; quien con memorando CPCCS-GAQ-4644-2015 de 30 de junio de

2015, indicó:

"... Se procedió a realizar el seguimiento así como, a solicitar información

relacionada con cada uno de los procesos que no se encontraban
finalizados, de lo cual muchos se pudieron cerrar y otros no ya que el portal
en el mes de Diciembre comenzó a dar problemas técnicos. El 4 de marzo
de 2015 mediante Oficio No.604-CPCCS-2015, envía al SERCOP un oficio,
en donde se informa que hay inconvenientes para publicar la
documentación de los procesos y poder así finalizarlo. Con Oficio No.
SERCOP-CNGCP-2015-1342-0F, el SERCOP, da respuesta al oficio en
donde nos indica en resumen que debemos migrar procesos a usuarios
activos, que se habilitaron contratos complementarios una vez que se
registró la información, pero que se pueden continuar cerrando estos
procesos..."

Adicionalmente, la Subcoordinadora Nacional Administrativa, adjuntó el oficio

SERCOP-CNGCP-2015-1342-OF de 25 de marzo de 2015, en el cual el
Coordinador Nacional de Gestión de la Contratación Pública Encargado, en la
página 2/3 del párrafo sexto, señaló que el uso de la herramienta de los procesos
de contratación son de responsabilidad de la entidad contratante, y que
adicionalmente las inconsistencias que presenta los procesos del portal son de
responsabilidad de la máxima autoridad, quien a su vez es la responsable de
llevar adelante dichos procesos y concluirlos.

La Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa, al no disponer

directamente que el personal técnico y de apoyo, ingrese y actualice la
información de los procesos de compras públicas de los años 2013 y 2014,
inobservó los artículos 21 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras
Públicas y 13 de su Reglamento General; artículo 13 de Reglamento Orgánico por
Procesos del C.P.C.C.S., numeral 3.2.1.2., literal b) Atribuciones y
Responsabilidades, numeral 5; las Normas de Control Interno 601-01
"Seguimiento continuo o en operación" y 600-02 "Evaluaciones periódicas"; y, la
Resolución INCOP 080-2013 de 17 de enero de 2013.

11
 La falta de disposición y un control adecuado al personal de apoyo y técnico por
parte de la Subcoordinadora Nacional Administrativa, actuante desde el 1 de
febrero al 31 de diciembre de 2013 y desde el 6 de octubre hasta el 31 de
diciembre de 2014; ocasionó que cuatro procesos de los años 2013 y 2014, no se
encuentren actualizados en el portal de compras públicas del SERCOP; ya que
dicha información se encuentra incompleta sin permitir la verificación y revisión de
los procesos de seguridad y vigilancia privada por parte de la entidad, SERCOP
hasta el 31 de diciembre de 2014.

De conformidad al artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado este particular fue comunicado a los servidores relacionados mediante
comunicación provisional de resultados con oficios 39, y 42-DAI-CPCCS-IPAR-
2015 de 21 de agosto de 2015, respectivamente.

Con oficio-2487-C.P.C.C.S.-2015 de 27 de agosto de 2015, la Subcoordinadora

Nacional de Gestión Administrativa que actuó desde 1 de febrero de 2013 hasta el
31 de diciembre de 2013 y desde el 6 de octubre hasta el 31 de diciembre de 2014
señaló:

"... Con relación a la finalización de los procesos en el portal de compras

públicas del SERCOP, tengo a bien manifestar lo siguiente: Mediante
Memorando No. CPCCS-GAQ-4644-2015, de fecha 30 de junio de 2015, se
informó los inconvenientes presentados para la finalización de los procesos
en el portal, al momento el proceso SIE-CPCCS-011-2014 está finalizado
en el portal y se está tratando de continuar con el cierre no solo de estos
procesos de seguridad, sino también del resto que se encuentran
pendientes, para lo cual se anexa la impresión de 14 procesos que fueron
finalizados en el mes de agosto..."

La opinión vertida por la servidora, no modificó el criterio de auditoría, ya que la

herramienta informática para la implementación del seguimiento de ejecución
contractual, es de conocimiento, uso, aplicación y responsabilidad de la Entidad.
cc"

12
 008

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, efectuada el 14 de

septiembre de 2015, la Subcoordinadora Nacional Administrativa mediante oficio-
2601-C.P.C.C.S.-2015 de 15 de septiembre de 2015, al respecto manifestó lo
siguiente:
"... Mediante oficio SERCOP-CNGGCP-2015-1342-OF de 25 de marzo de
2015, e/ SERCOP en respuesta a lo solicitado, determino que algunos de
los usuarios se encuentran inactivos (debido a que ya no se encuentran en
la Institución se procede a desabhilitados (sic) del sistema), así como
errores que se realizaron en el portal de compras públicas para la
publicación de documentos..."

Auditoría considera que lo manifestado no modifica el comentario, ya que hasta el

31 de diciembre de 2014 fecha de corte de examen, los procesos se encontraban
desactualizados, sin evidenciar gestión por parte de la servidora para mantener la
información actualizada.

Conclusión

La Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativas actuante en los períodos

de gestión desde el 1 de febrero de 2013 hasta el 31 de diciembre de 2013, y
desde el 6 de octubre de 2014 hasta el 31 de diciembre de 2014, no solicitó al
personal de apoyo y técnico que al concluir los años 2013 y 2014 verifiquen los
procesos en el portal de compras públicas del SERCOP, ocasionando que la
información se encuentre incompleta con respecto al estado del proceso.

Hecho subsecuente

La Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa (enc) con oficio 2500-

C.P.C.C.S.-2015 de 4 de septiembre de 2015 en alcance al oficio 2487-
C.P.C.C.S.-2015, informó que los procesos MCBS-CPCCS-006-2013 y SIE-
CPCCS-011-2014 que no se encontraban actualizados respecto del estado
finalizado ya se encuentran registrados en el SERCOP, ante esta aseveración
auditoría verificó que en el portal los mismos que se encuentran registrados como
Jeto

13
PO3

finalizados quedando pendiente de actualizar los procesos COTBS-CPCCS-002-

2013 y LICBS-CPCCS-004-2013.

Recomendación

A la Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa

1. Supervisará que los servidores responsables efectúen la publicación y

actualización en el portal de compras públicas del SERCOP, de la
información relevante a cada una de las fases de los procesos de
contratación, a fin de transparentar los mismos.

Prórrogas de plazo sin justificación técnica

El Consejo de Participación Ciudadana y Control Social mediante Resoluciones

001-05-2010-P-CPCCS y 070-005-2013-P-CPCCS de 31 de mayo de 2010 y de 8
de mayo de 2013 respectivamente; delegó a los Coordinadores Generales
Administrativos Financieros la suscripción de contratos con el objeto de proveer
los servicios de seguridad y vigilancia privada de acuerdo al siguiente detalle:

Valor
Contratos
Contratista Vigencia Contrato
Nro.
incluido IVA
SEGUVINTI CIA. LTDA. desde 3 584,00
GA-051-2012 23/07/2012 hasta
23/09/2012
SEGUAMERICA CIA. desde 84 672,00
GA-2012-017 LTDA. 13/03/2012 hasta
13/03/2013
GA-2013-068 1 SERSEIVI CIA. LTDA. desde 2/09/2013 ..735:84

14
 009

hasta 1/09/2014 I

Los Coordinadores Generales Administrativos Financieros delegados de Máxima

Autoridad, solicitaron prórrogas de ampliación de plazo a las empresas de
seguridad y vigilancia privada con oficios sin que se evidencie la suscripción de
los correspondientes contratos complementarios, tal como se presenta a
continuación:

1. El 13 de marzo de 2013, mismo día en que finalizaba el contrato GA-2012-

017, con oficio-717-C.P.C.C.S.-2013 de la misma fecha; la Coordinadora
General Administrativa Financiera solicitó a la empresa SEGUAMERICA
CIA. LTDA., prorrogar la prestación del servicio hasta el 31 de marzo de
2013.
2. El 20 de septiembre de 2012, 3 días antes de que finalice el Contrato 051-
2012, con oficio-3672-C.P.C.C.S.-2012 de 20 de septiembre de 2012 el
Coordinador General Administrativo Financiero solicitó a la empresa
SEGUVINTI CIA LTDA., la prórroga de plazo de un mes desde el 23 de
septiembre al 23 de octubre de 2012.
3. El 29 de agosto de 2014, 3 días antes de que finalice el Contrato GA-2013-
068, con oficio-3202-C.P.C.C.S.-2014 de 29 de agosto de 2014 la
Coordinadora General Administrativa Financiera solicitó a la empresa
SERSEIVI CIA. LTDA., prorrogar la prestación del servicio por 29 días,
hasta el 30 de septiembre de 2014.

> Y conforme la información que se observa en el siguiente cuadro:

09`

15
 Período Valor Pagado Días de Porcentaje CUR Factura
Contratos Nro.
Orden Contratista Prórroga por 1 Prórroga Incremento
Prórrogas 1 adicional
1 Desde
SEGUAMERICA 14/03/2013 4 583,04 15 6,06% 2737 1040
GA-2012-017
CIA. LTDA. hasta
31/03/2013
2 Desde
SEGUVINTI CIA. 23/09/2012 1 792,00 30 50,00% 6436 11576
GA-051-2012
LTDA.- hasta
23/10/2012
3 Desde
SERSEIVI CIA. 02/09/2014 59 074,62 29 9,72% NO SE HA
GA-2013-068
LTDA. hasta CANCELADO
30/09/2014
Total USO t5449,66

16
\

Oto

De lo comentado se pudo observar las siguientes novedades:

• Antes de la finalización del Contrato GA-2013-068 la Administradora del

Contrato con memorando CPCCS-RHQ-967-2014 de 26 de agosto de
2014, a fin de mantener la seguridad y vigilancia en las oficinas provinciales
y de la Matriz solicitó e informó a la Coordinadora General Administrativa
Financiera su autorización para prorrogar el plazo del Contrato GA-2013-
068.
• Las ampliaciones de prórrogas• se dieron sin que se cuente con los
instrumentos legales respectivos, como contratos complementarios,
aspectos que no fueron observados por los Coordinadores Generales
Administrativos Financieros delegados de Máxima Autoridad del Consejo de
Participación Ciudadana y Control Social, tampoco por los Administradores
de los Contratos y servidores de control previo de la Subcoordinación
Nacional de Gestión Financiera.
• Por los requerimientos de solicitudes de Prórrogas de plazo, el Consejo de
Participación Ciudadana y Control Social, canceló en los Contratos GA-051-
2012 y GA-2012-017 incrementos adicionales y en el contrato GA-2013-068
no se ha cancelado los valores por las prórrogas solicitadas debido a que
no se ha realiza el acta de entrega recepción del servicio.

Los Coordinadores Generales Administrativos Financieros, las Administradoras de

los Contratos, y los servidores del control previo, inobservaron los artículos 85, 86
y 87 de la LOSNCP, 113 y 144 de su Reglamento General; y, las Normas de
Control Interno 200-05 "Delegación de autoridad", 401-03 "Supervisión", 402-02
"Control previo al compromiso", 402-03 "Control previo al devengado", 403-08
"Control previo al pago" , 403-09 "Pago a beneficiario", 403-10 "Cumplimiento
obligaciones", 408-17 "Administrador Contrato" y 408-27 "Prórrogas de Plazo".

17
Lo comentado se presentó debido a que las Administradoras de los Contratos no
recomendaron oportunamente a los Coordinadores Generales Administrativos
Financieros elaborar contratos complementarios; adicionalmente los
Coordinadores Generales Administrativos Financieros no planificaron con
anticipación los nuevos procesos de contratación evidenciándose la falta de una
programación ocasionando que se realicen prórrogas de plazos únicamente con
oficios; así también los servidores del área financiera como las Analistas de
Presupuesto, la Administradora de Caja 3 y el Contador el momento de realizar el
control previo, registro y pago respectivamente no informaron, ni devolvieron el
trámite en el cual se mencione que los oficios de prórroga de plazo no sustituyen a
contratos complementarios.

De conformidad al artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado auditoría comunicó a los servidores relacionados, mediante comunicación
provisional de resultados con oficios 39, 43, 68, 69, 70 71, 72 y 73-DAI-CPCCS-
IPAR-2015 de 21, 24 de agosto y 23 de octubre de 2015 respectivamente quienes
presentaron sus puntos de vista en los siguientes términos:

Con comunicación s/n de 30 de octubre de 2015, el Contador General de la

Entidad que actuó desde el 2 de enero de 2012 hasta el 21 de agosto de 2014
señaló:
"...Actos de carácter administrativo cuya responsabilidad es de los
servidores designados como Administradores de los Contratos y de los
Coordinadores Generales Administrativos Financieros..."

Con oficio 3115-C.P.C.C.S.-2015, de 4 de noviembre de 2015, el Subcoordinador

Nacional de Gestión Financiera que actuó desde 2 de enero de 2012 hasta el 31
de diciembre de 2014 señaló:
"...1. El pago de la prórroga desde 2014-09-02 al 2014-09-30, otorgada a la
empresa SERSEIVI CIA LTDA., no ha sido pagado hasta la fecha y el
proceso se encuentra devuelto a la Subcoordinación Administrativa.- 2.
Dentro del ámbito de competencia de esta Subcoordinación no se
encuentra: alertar o informar que se realicen procesos nuevos de
contratación con anticipación de acuerdo a lo indicado por el manual

18
 Al1
:..a.

orgánico por proceso de la institución por lo tanto no existió una falta de

coordinación por parte de esta área.- 3. De todo lo expuesto, la
Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera actuó en base a los
documentos presentados reconociendo una obligación adquirida con el
proveedor, pues tanto con la empresa SEGUAMERICA CIA LTDA y
SEGUVINTI CIA LTDA, presentaron el servicio según lo demuestran los
documentos que conforman el proceso de pago..."

Con oficios 3131, 3136 y 3140 -C.P.C.C.S.-2015 de 5 de noviembre de 2015, la

Administradora de Caja 3, la Analista de Presupuesto 1 y la Analista de
Presupuesto que actuaron desde el 12 de febrero de 2014 hasta el 31 de
diciembre de 2014, desde el 14 de mayo de 2013 hasta el 30 de mayo de 2014 y
desde el 1 de junio de 2014 al 31 de diciembre de 2014, respectivamente
señalaron:

pago de la prórroga desde 2014-09-02 al 2014-09-30, otorgada a la

empresa SERSEIVI CIA LTDA., no ha sido pagado hasta la fecha y el
proceso se encuentra devuelto a la Subcoordinación Administrativa..."

Con comunicación s/n de 28 de octubre de 2015, la Analista de Presupuesto que

actuó desde el 2 de enero de 2012 hasta el 13 de mayo de 2013 señaló:
"...Dentro de las funciones hacia mi encargadas se encontraba la
realización del proceso operativo en el sistema E-sigef, después del
despacho y previa revisión del Director Financiero, el proceso por parte de
mi persona procedía a la realización del compromiso como área de
presupuesto, asociado con la respectiva certificación presupuestaria,
continuando con el devengado por el área contable a cargo del contador
donde se realiza la respectiva revisión para continuar con el proceso de
pago, el cual era realizado por parte del Director Financiero, resalto que mi
nivel de operatividad no tenía alguna inclusión o trato con los diferentes
coordinadores Administrativos o Delegados de la Máxima Autoridad..."

Al respecto Auditoría considera que los servidores del control previo del área
financiera, debieron observar e informar que se realice un informe técnico que
acompañe a la elaboración de un contrato complementario para modificar el plazo
situación por la cual no se modifica el comentario.

19
Los demás servidores que fueron comunicados los resultados provisionales no
han presentado sus puntos de vista.

Posterior a la conferencia final de comunicaciones de resultados efectuada el

lunes 14 de septiembre de 2015, la Coordinadora General Administrativa
Financiera, mediante oficio s/n de 21 de septiembre de 2015 al respecto, en su
parte pertinente manifiesta lo siguiente:

"... en el caso de la prórroga no es aplicable un contrato modificatorio, pues

su fin es mantener por un tiempo adicional en (sic) mismo servicio,
contratado, sin aumentar su valor, debiendo procederse de forma abreviada
mediante notificación por escrito con el requerimiento de mantener el
servicio..."

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados efectuada el viernes

6 de noviembre de 2015, a los servidores relacionados con el Control Previo,
mediante Oficio-3299-C.P:C.C.S.-2015 de 13 de noviembre de 2015, suscrito por
el Subcoordinador Nacional de Gestión Financiera, Tesorera, Analista de
Presupuesto 3 y Analista de Presupuesto 1 se mencionó lo siguiente:

"...Se demuestra de manera categórica que, cuando llegó al área financiera

el proceso para el pago, ya había transcurrido un tiempo considerable y por
lo tanto se trata de un "HECHO CONSUMADOS" que no fue originado por
esta Subcoordinación..."

Al respecto Auditoría considera que lo indicado por los servidores del área
financiera ratifica nuestro comentario por cuanto no efectuaron acciones con las
que se permita un adecuado control previo al pago.

20
1/4

012

Conclusión

La falta de coordinación, planificación y anticipación para la realización de los

nuevos procesos de contratación pública de los servicios de seguridad y vigilancia
privada, entre los Administradores de los Contratos con los Coordinadores
Generales Administrativos Financieros Delegado de la Máxima Autoridad, produjo
que no se realicen contratos complementarios; y la falta de un análisis por parte de
los servidores del control previo, ocasionó se cancele solamente con oficios de
prórrogas de plazo y no con un contrato complementario.

Recomendaciones

Al Coordinador General Administrativo Financiero

2. Dispondrá a los Administradores de los Contratos que en los casos que

amerite emitan con anticipación un informe técnicos en el cual se indique la
necesidad de elaborar adendum al contrato y elaborar contratos
complementarios, a fin de formalizar las prórrogas de plazo.

A los Administradores de los Contratos

3. Con anticipación a la finalización de los plazos contractuales informarán

oportunamente al Delegado de la Máxima Autoridad de la Entidad, sobre la
necesidad de realizar modificaciones a través de adendum

A los servidores del Control previo

4. Analizará todos los documentos del expediente previo la autorización del

pago así también la legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, y
conformidad de cada uno de los documentos.

21
 5. Solicitará a los Administradores de los Contratos, en el caso de ser
necesario, documentación adicional a fin de mantener expedientes
efectivos.

Contrato de servicio de seguridad y vigilancia privada no cumple con las

Cláusulas Contractuales.

La Coordinadora General Administrativa Financiera delegada de la Máxima

Autoridad del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social y la Compañía
SERSEIVI CIA. LTDA, suscribieron el 2 de septiembre de 2013 el contrato GA-
2013-068 con el objeto de proveer los servicios de seguridad y vigilancia privada
para 20 Delegaciones y que dentro de sus cláusulas expone:

Cláusula Cuarta.- OBJETO DEL CONTRATO:

"...EI contratista se obliga con el CPCCS a proveer, los servicios para la

prestación del servicio de seguridad y vigilancia privada para las
Delegaciones del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, en
veinte provincias del territorio nacional (Azuay, Bolívar, Cañar, Carchi,
Cotopaxi, Chimborazo, lmbabura, Loja, Tungurahua, Santo Domingo, El
Oro, Los Ríos, Manabí, Santa Elena, Morona Santiago, Napo, Pastaza,
Zamora Chinchipe, Sucumbíos y Orellana) a entera satisfacción de la
Entidad Contratante, según las características y especificaciones técnicas
constantes en la oferta, que se agregan y forma parte integrante de este
contrato, que son las siguientes:

I -
iCantidad Descripción

Un puesto de 24 horas de lunes a domingo y feriados

durante 12 meses (en cada una de las 20 provincias a
1 nivel nacional Azuay, Bolívar, Cañar, Carchi, Cotopaxi,
Chimborazo, Imbabura, Loja, Tungurahua, Santo Domingo,
El Oro, Los Ríos, Manabí, Santa Elena, Morona Santiago,
Napo, Pastaza, Zamora Chinchipe, Sucumbíos y Orellana

22
 013

La Coordinadora General Administrativa Financiera delegada de la Máxima

Autoridad, suscribió el 20 de junio de 2014, el Contrato Complementario con la
Compañía SERSEIVI CIA. LTDA., cuyo objeto era ampliar la cobertura del servicio
de seguridad y vigilancia de lunes a domingo durante 24 horas ininterrumpidas en
las Delegaciones del C.P.C.C.S., en las provincias de Esmeraldas y Pichincha,
contrato que se lo estipulo con un puesto de vigilancia por el período del 20 de
junio al 31 de agosto de 2014 y por tres puestos desde 1 de julio al 31 de agosto
de 2014, respectivamente, por 16 147,86 USD más IVA.

Con oficio-3202-C.P.C.C.S-2014 de 29 de agosto de 2014, la Coordinadora

General Administrativa Financiera, solicitó al Gerente General de SERSERIVI CIA.
LTDA., una prórroga en la prestación del servicio para el Contrato Principal GA-
2013-068 hasta el 30 de septiembre de 2014; sin solicitar y considerar la
ampliación para el contrato complementario suscrito el 20 de junio de 2014 en el
cual se encontraban establecidas las provincias de Esmeraldas y Pichincha.

Mediante memorando CPCCS-GAQ-3074-2015 de 6 de mayo de 2015, remitido

por la Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa al Coordinador de
Asesoría Jurídica, como antecedente a la solicitud del criterio jurídico sobre el
Contrato GA-2013-068, textualmente indica:

"...Mediante oficio C-SERSEIVI-1493-2015 de 2 de marzo de 2015 se

recibe el oficio de SERSEIVI donde se establecen 2 puntos fundamentales
donde se menciona que: .4. En el mes de febrero de 2014 la Ing....solicitó
personalmente la ampliación del contrato por un puesto de 24 en la ciudad
de Esmeraldas (Cabe señalar, que existe un correo electrónico dirigido a la
Ing...., por parte de la Ing...., de fecha 17 de enero de 2014, mediante el
cual se le solicita coordinar entre otras actividades el servicio de seguridad
a nivel nacional a partir del 20 de enero de 2014.)(sic).-2. El 17 de junio de
2014 para subsanar lo ocurrido en el mes de febrero de 2014, ya que se
recibió un servicio sin documentación legal, la Subcoordinadora Nacional de
Gestión Administrativa, ..., procede a solicitar de igual manera verbalmente
que se deje de prestar el servicio de 24 horas en la provincias de Cañar,
Santo Domingo, El Oro, Los Ríos y Morona Santiago por los meses de julio
y agosto, luego mantener un servicio de 12 horas, y facturar durante los 2
meses de suspensión normalmente por el servicio de 24 horas..."

23
 "Adicionalmente informo que mediante memorando CPCCS-GAQ-3010-
2015 de fecha 5 de mayo de 2015, solicité al servidor ... de la delegación
del CPCCS en Esmeraldas, presente un informe sobre la prestación de
servicios de seguridad....- En respuesta a esta solicitud ..., con memorando
CPCCS-ESMP-041-2015 de 6 de mayo de 2015, manifiesta que la
compañía SERSEIVI CIA LTDA; prestó sus servicios de seguridad en las
oficinas del CPCCS Ciudad y Provincia de Esmeraldas, desde el 23 de
febrero de 2014 hasta el 22 de enero de 2015 por lo que confirma lo
indicado por lo que confirma lo indicador por la mencionada empresa..."

"...Sobre la base de todo lo anteriormente detallado, se ha revisado y se

tiene las siguientes conclusiones: .- Se prestó un servicio para Esmeraldas
sin sustento legal y de manera verbal a solicitud de una funcionario del
CPCCS, sin conocimiento de la autoridad competente.- Para solucionar los
meses que se vino prestando los servicios la Subcoordinadora Nacional de
Gestión Administrativa, de ese entonces..., de manera verbal y sin sustento
legal busca solucionar los valores adeudados de febrero a junio en la
Delegación de Esmeraldas, solicitados por la anterior administración a
cargo de la Ing...., tratando de cuadrar los valores unitarios de ciertas
provincias (Cañar, Santo Domingo, Los Ríos, El Oro y Morona Santiago),
pero facturándose normalmente, lo cual empeoro la situación y agudizo la
deuda con SERSEIVI, ya que al no tener conocimiento no pudo tramitarse
el pago dentro del período fiscal 2014..."

Atendiendo el requerimiento efectuado por Auditoría con oficio 22-DAI-CPCCS-

IPAR-2015 de 27 de julio de 2014, la empresa SERSEIVI CIA. LTDA., con oficio
2015-J0-39 de 5 de agosto de 2015, suscrita por el Gerente General de
SERSEIVI CIA. LTDA., indicó lo siguiente:

"... El 17 de junio del 2014, la Ingeniera..., me convoca a una reunión en la

ciudad de Quito con la finalidad de solucionar el pago del servicio de
seguridad solicitado para ESMERALDAS, por cuanto el CPCCS requería de
este servicio, pero no disponía de la Partida Presupuestaria. En esta
reunión la Ing. (...), me informa sobre el problema suscitado por la falta de
Partida Presupuestaria y con la finalidad de cumplir con el pago del servicio
solicitado para ESMERALDAS, me pide que se cumpla con las siguientes
disposiciones: .- El servicio de seguridad en la ciudad de ESMERALDAS,
continúa hasta el 19 de junio del 2014, SIN CONTRATO, ya que a partir del
20 de junio hasta el 31 de agosto, se ha elaborado un ADENDUM al
Contrato Principal, en el cual se incluye el Servicio de ESMERALDAS Y
PICHINCHA..- El valor que tenía que cancelar el CPCCS a SERSEIVI por el
24

,
 014

servicio en la ciudad de ESMERALDAS desde el 24-FEB-2014, al 19-JUN-

2014 (periodo del servicio sin contrato), era de $10.200,00 usd, (sic) en
el cual se incluía el servicio de Monitoreo. El valor recuperado con la
suspensión del servicio fue de $ 8.182,00 usd (sic)..."

Adicionalmente en el citado oficio se anexan copias de los informes

mensuales y de las bitácoras de las cinco provincias solicitadas.

Con oficio 30-DAI-CPCCS-IPAR-2015 se solicitó al Especialista Provincial de

Transparencia y Lucha contra la Corrupción de la Delegación de Esmeraldas,
indicar si la empresa SERSEIVI CIA. LTDA., prestó el servicio en los meses de
marzo, abril, mayo y 19 días de junio de 2014, por lo que con memorando
CPCCS-ESMP-121-2015 de 14 de agosto de 2015 informó lo siguiente:

"...La mencionada compañía, presto sus servicio de seguridad en las

oficinas del CPCCS Ciudad y Provincia de Esmeraldas desde el 23 de
febrero del 2014 hasta el 22 de enero del 2015, brindando la seguridad las
24 horas del día, excepto el mes de octubre que solo brindo la seguridad
por 12 horas, esto por disposiciones superiores. Por lo tanto, la compañía
de seguridad SERSEIVI CIA. LTDA., si presto el servicio de seguridad en
las oficinas del CPCCS de Esmeraldas los meses de marzo, abril, mayo y
19 días del mes de junio del 2014..."

Evidenciándose que la Compañía SERSEIVI CIA. LTDA., prestó el servicio de

seguridad y vigilancia privada desde el 24 de febrero al 19 de junio de 2014, en la
Delegación Provincial de Esmeraldas del Consejo de Participación Ciudadana y
Control Social sin contrato o documento alguno.

Con memorando CPCCS-RHQ-1043-2015 de 13 de agosto de 2015 la

Administradora del Contrato informo sobre el particular:

"... Con memorando No. CPCCS-GAQ-4121-2014 de 22 de agosto de

2014, la Subcoordinación Administrativa informa a la Administradora de
Contrato que se ha realizado el trámite administrativo respectivo, para dar
inicio al proceso de contratación del servicio de seguridad y vigilancia para
las oficinas del CPCCS a nivel nacional y solicita hacer los trámites
necesarios para contar con este servicio por un mes más hasta que culmine
el proceso de contratación en curso.- Con memorando No. CPCCS-RHQ-
967-2014 de 26 de agosto de 2014, en mi calidad de administradora de

25
 contrato, a fin de mantener la seguridad de vigilancia en las oficinas
provinciales y de la Matriz del CPCCS, solicito a Coordinadora General
Administrativa Financiera autorizar la prórroga del plazo del contrato por un
mes (septiembre) con la Compañía SERSEIVI, mientras culmina el proceso
de contratación en curso.- Con memorando No. CPCCS-GAQ-5346-2014,
de fecha 17 de octubre de 2014, la Subcoordinadora Nacional de Gestión
Administrativa, me informa que mediante oficio N°3202-CPCCS-2014 de
fecha 29 de agosto de 2014, se había notificado a la empresa SERSEIVI
CIA. LTDA la prórroga del servicio de seguridad y vigilancia para las
delegaciones del CPCCS en veinte provincias del territorio nacional hasta el
30 de septiembre de 2014. Cabe señalar que a la fecha de recepción del
documento el servicio ya había concluido el servicio.- Por lo expuesto....-No
se realizó el contrató complementario previo al servicio prestado.- No se
cancela aún los valores por la prórroga solicitada..."

Por tanto en las provincias de Esmeraldas y Pichincha se prestó el servicio de

seguridad y vigilancia privada desde el 2 de septiembre al 30 de septiembre de
2014; sin ningún documento legal que sustente el requerimiento para la prestación
del servicio.

De la información proporcionada sobre la prestación del servicio de seguridad y

vigilancia en los meses de julio y agosto de 2014 por los servidores que firmaron
los informes de conformidad en las provincias de Cañar, Santo Domingo, el Oro,
Los Ríos y Morona Santiago se desprende las siguientes observaciones:

Observación en la
prestación del
Oficio de
Oficio Delegación servicio de
respuesta
seguridad y
vigilancia
Julio se prestó por
23-DA1- CPCCS-AZUP-333- 23 días y 206
CPCCS-IPAR- Cañar 2015 de 26 de horas;
2015 agosto de 2015 Agosto por 21 días
y 168 horas.
24-DAI- Santo 075-CPCCS-SDT- Julio y agosto por 8
CPCCS-IPAR- Domingo de LR-2015 de 29 de horas de lunes a
2015 los Tsáchilas julio de 2015 viernes.

26
 ois

Julio hasta
mediados de
25-DAI- septiembre de 2014
0030 de 30 de julio
CPCCS-I PAR- El Oro se prestó el servicio
de 2015
2015 por 8 horas diarias
de lunes a
domingo.

26-DAI- 858-C.P.C.C.S.- No se cuenta con

Morona
CPCCS-IPAR- 2015 de 05 de información sobre el
Santiago
2015 agosto de 2015 servicio.

Julio y Agosto de
2014 se prestó el
27-DAI- 895-C.P.C.C.S.-
servicio de 12
CPCCS-IPAR- Los Ríos 2015 de 03 de
horas en el horario
2015 agosto de 2015
de 07:00 a 19:00
de lunes a viernes

Adicionalmente se determinó que la Compañía SERSEIVI CIA. LTDA., prestó

servicios de seguridad y vigilancia privada, en las provincias de Cañar, Santo
Domingo, el Oro, Los Ríos y Morona Santiago sin cumplir con las 24 horas
ininterrumpidas establecidas en la cláusula cuarta del contrato.- Objeto del
Contrato y conforme el análisis a las bitácoras, y de los registros de ingreso y
salida del personal de seguridad; por los meses de julio y agosto existió un pago
en exceso por horas no trabajadas de 16 147,86 USD más IVA conforme el
siguiente detalle:

27


rlt

Valor Horas : Valor Horas NO

Información INFORMACIÓN SEGÚN BITÁCORAS
PROVINCIAS Trabajadas Trabajadas
Financiera
F Agosto
Julio Agosto Julio Agosto Julio Agosto Julio
Costo Total Total
Total días Total días
Puesto(*) Horas Horas

Cañar 2260,55 6193 7541 23 212,74 21 177,69 646,38 539,89 1 614,17 1 720,66
Santo
2260,55 6193 7541 23 235,68 21 184,14 716,08 559,49 1 544,47 1 701,06
Domingo
El Oro 2260.55 6193 1 7541 23 243,54 21_
.... 182,97 739,97 555,93 : 1 520,58 1 704,62
Los Ríos 2260,55 6193 E 7541 23 261 21 213 793,02 647,17 1 467,53 1 613,38
Morona
2260,55 6193 7541 23 230,45 21 184,15 : 700,19 559,52 1 560,36 1 701,03
Santiago
TOTAL USD 3595,64 2862,00 7707,11 8440,75
Valor Horas no Trabajadas 16 147,86

(*) Costo Puesto: según contrato Cláusula Quinta numeral 5.01

28
 016

Situaciones que se presentaron por cuanto la Administradora del Contrato GA-

2013-068 principal y complementario por las 20 provincias, no solicitó información
adicional o documentos como, bitácoras y registro de ingreso y salida de los
guardias; no verificó los informes de conformidad del servicio de las provincias de
Cañar, Santo Domingo, El Oro, Los Ríos y Morona Santiago los cuales no
contaban con información efectiva, por cuanto eran formatos en los cuales no se
podía puntualizar observaciones, y no supervisó el cumplimiento del objeto del
contrato puesto que no se trabajó las 24 horas de manera interrumpida
ocasionando que no se cumpla con la cláusula contractual.

La Coordinadora General Administrativa Financiera, las Subcoordinadoras

Nacionales de Gestión Administrativa no coordinaron las actividades relacionadas
al contrato, y los servidores del control previo de la Subcoordinación Nacional de
Gestión Financiera no analizaron los documentos que se adjuntaron en los
expedientes de los meses de julio y agosto, basándose en la información enviada
por la Administradora del Contrato, lo que ocasionó se realicen desembolsos por
horas no trabajadas en los meses de julio y agosto de 2014 a la Compañía de
Seguridad por 16 147,86 USD más IVA, adicionalmente hasta el 31 de diciembre
de 2014, fecha de corte del examen, no se ha efectuado el acta entrega recepción
definitiva, y la liquidación económico contable del contrato principal,
complementario y por los días de prórroga.

Se inobservó el literal b) y a) del numeral 2 del art. 77 " Máximas autoridades,

titulares y responsables" de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,
los artículos 80.- Responsable de la Administración del Contrato, 81.- Clases de
Recepción LOSNCP y 121 Administrador del Contrato, 123.- Recepción Definitiva
y 125.- Liquidación del Contrato de su Reglamento General, Cláusulas Cuarta.-
OBJETO DEL CONTRATO y Décima Séptima.- DE LA ADMINISTRACIÓN DEL
CONTRATO, y Normas de Control Interno , 100-02 "Objetivos del control interno",
100-03 "Responsables del control interno" 402-02 "Control previo al compromiso",
n. 402-03, "Control previo al devengado", 403-08 "Control previo al pago" y 405-05
NI/041'G
29
"Oportunidad en el registro de los hechos económicos y prestación de información
financiera"

De conformidad al artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado este particular fue comunicado a los servidores relacionados, mediante
comunicación provisional de resultados con oficios 39, 40, 41, 42, 44, 68, 69, 70 y
72 y 73-DAI-CPCCS-IPAR-2015 de 21 de agosto de 2015, quienes presentaron
sus puntos de vista en los siguientes términos:

Con oficio-2487-C.P.C.C.S.-2015, de 27 de agosto de 2015 la Subcoordinadora

Nacional de Gestión Administrativa que actuó desde 1 de febrero de 2013 hasta el
31 de diciembre de 2013 y desde el 6 de octubre hasta el 31 de diciembre de 2014
señaló:

"...5. Es necesario indicar, que al señalar el contrato No. GA-2013-068, el

mismo abarca, el contrato modificatorio.- 8. Es necesario indicar, que la
Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa, de ese entonces,...
de manera verbal y sin sustento legal busca solucionar los valores
adeudados de febrero a junio en la Delegación de Esmeraldas, solicitados
en la anterior administración a cardo de la Ing...., tratando de cuadrar los
valores unitarios de ciertas provincias (Cañar, Santo Domingo, Los Ríos, El
Oro y Morona Santiago). Por lo que, mediante Memorando No. CPCCS-
GAQ-3074-2015, de 6 de mayo de 2015, solicité a la Coordinación General
de Asesoría Jurídica, se emita el criterio jurídico con respecto al valor
adeudado a la empresa se seguridad Serseivi Cía Ltda., correspondiente al
servicio del mes de septiembre de 2014. En dicho memorando se informa lo
anteriormente indicado con el propósito de encontrar una solución..."

Con comunicación s/n, de 7 de septiembre de 2015, la Subcoordinadora Nacional

de Gestión Administrativa que actuó desde 1 de junio de 2013 hasta el 3 de
octubre de 2014 señaló:

"...Con respecto al servicio de seguridad y vigilancia en la Provincia de

Esmeraldas me corresponde informar que con Memorando No. 2613 del 13
de junio de 2014 se solicitó a... iniciar los trámites pertinentes para incluir al
contrato No. GA-2013-060 un puesto de seguridad de 24 horas en las
instalaciones del Consejo en la Provincia de Esmeraldas a partir del 16 de

30
1I
017

junio de 2014, por lo que la información solicitada por los meses de marzo,
abril y mayo no corresponden a mi período de gestión y no tengo
conocimiento alguno peor aún no realice figura alguna como un convenio de
pago verbal. La reorganización de horas se realizaron con el objeto de
optimizar el servicio de seguridad que se estaban prestando en las
delegaciones provinciales, para lo cual se realizaron reuniones con la
Administradora del Contrato y la compañía SERSEIVI CIA. LTDA. Donde se
solicitó un informe técnico para analizar que puestos podrían ser cubiertos
en turnos de 24 y cuales en turnos de 12 horas diurnas, es así que con el
informe y reuniones mantenidas se determinó el cambio de las
provincias...."

Con comunicación s/n, la Administradora del Contrato GA-2013-068 señaló:

"... Con memorando CPCCS-RHQ-967-2014 de 26 de agosto 2014, la

Administradora de Contrato, a fin de mantener la seguridad y vigilancia en
las oficinas provinciales y de la Matriz del CPCCS, solicitó a la
Coordinadora General Administrativa Financiera su autorización para
prorrogar el plazo del contrato GA-2013-068 con la compañía SERSEIVI,
mientras culmina el proceso recientemente iniciado. Con fecha 20 de
octubre de 2014, cincuenta y cinco días más tarde, luego de finalizado el
servicio, con memorando CPCCS-GAQ-5346-2014, de fecha 17 de octubre
de 2014, la Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa, Ing..... Me
informa que con oficio N°3202-C.P.C.C.5 2014, de fecha 29 de agosto de
2014 la Coordinadora General Administrativa Financiera había notificado a
la Compañía SERSEIVI CIA.LTDA. la prórroga del servicio de seguridad y
vigilancia y adjunta una carpeta con la documentación y trámites realizados
incluyendo el oficio de prórroga del servicio y la factura # 5607 por el
servicio prestado del 01 al 30 de septiembre.- Por otra parte, como
administradora del contrato debo señalar que desconocía del pedido y de
las supuestas instrucciones verbales realizadas personalmente por la lng.
ex servidora de la Subordinación Administrativa, a los representantes de
la Compañía SERSEIVI solicitando la ampliación del contrato para la
prestación del servicio en la delegación del CPCCS en la provincia de
Esmeraldas, tal como expresa el Gerente General de SERSEVI en el oficio
N°C-SERSEIVI-1495-2015, disposición que fue acogida por la empresa de
seguridad sin ningún sustento legal para brindar el servicio en la provincia
de Esmeraldas, desde febrero hasta el 19 de junio, según señala la
comunicación.
Como se evidencia se cumplieron con todos los trámites, pedidos y
autorizaciones para la prestación del servicio a partir del mes de febrero en
la provincia de Esmeraldas sin embargo no llego a concretarse el
documento legal que permita pago alguno, desconociendo las causas..."

31
Con comunicación s/n de 30 de octubre de 2015, el Contador General de la
Entidad que actuó desde el 2 de enero de 2012 hasta el 21 de agosto de 2014
señaló:

"...En igual forma que la observación anterior actos de carácter

administrativo de responsabilidad de los Administradores de los Contratos.
Por su parte la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera procedió a
realizar los pagos una vez revisada la documentación de respaldo del pago,
en la que se encuentra adjunta las factura emitidas por el beneficiario, las
mismas que cumplen con los requisitos legales y reglamentación del SRI,
así como también los respectivos, informes, aprobaciones y autorizaciones
de la las Unidades Administrativas autorizadas que generaron la
necesidad..."

Con oficio-3115-C.P.C.C.S.-2015, de 4 de noviembre de 2015, el Subcoordinador

Nacional de Gestión Financiera que actuó desde 2 de enero de 2012 hasta el 31
de diciembre de 2014 señaló:

"...Se ha procedido al pago de acuerdo a los documentos presentados en

donde se indica por parte del Administrador del Contrato que el servicio se
ha recibido a satisfacción. Por lo que esta Subcoordinación procedió al
pago correspondiente ante tal aseveración. Corresponderá al Administrador
de contrato justificar lo actuado por el cual se haya incurrido en el pago
excesivo que se menciona en el presente examen..."

Con oficio-3131-C.P.C.C.S.-2015 de 5 de noviembre de 2015, la Administradora

de Caja 3 que actuó desde el 12 de febrero de 2014 hasta el 31 de diciembre de
2014 señaló:

"...El pago se lo ha realizado según la documentación presentada por el

Administrador de Contrato en la cual se indica que se ha recibido el servicio
a satisfacción..."

Con oficio-3136-C.P.C.C.S.-2015 de 5 de noviembre de 2015, la Analista de

Presupuesto 1 que actuó desde el 14 de mayo de 2013 hasta el 30 de mayo de
2014 señaló:

32
 0-18

"...2. Se ha procedido al pago de acuerdo a los documentos presentados en

donde se indica por parte del Administrador del Contrato que el servicio se
ha recibido a satisfacción. Por lo que se procedió al pago correspondiente
ante tal aseveración. Corresponderá al Administrador de contrato justificar
lo actuado por el cual se haya incurrido en el pago excesivo que se,
menciona en el presente examen..."

Con oficio 3140-C.P.C.C.S.-2015 de 5 de noviembre de 2015, la Analista de

Presupuesto que actuó desde el 1 de junio de 2014 al 31 de diciembre de 2014
señaló:

"...Se ha procedido al pago de acuerdo a los documentos presentados en

donde se indica por parte del Administrador del Contrato que el servicio se
ha recibido a satisfacción ya que se encontraban adjuntos los respectivos
informes de aprobación y autorización de las Unidades Administrativas que
generaron la obligación. Corresponde al Administrador de contrato justificar
lo actuado por el cual se haya incurrido en el pago excesivo que se
menciona en el presente examen..."

Los demás servidores que fueron comunicados los resultados provisionales no

han presentado sus puntos de vista.

La opinión vertida por los servidores, no modificó el comentario ya que:

1. Se prestó el servicio en la provincia de Esmeraldas desde el 24 de febrero
hasta el 19 de junio de 2014 sin sustento legal.
2. En las provincias de Esmeraldas y Pichincha se prestó el servicio sin
ningún requerimiento realizado por escrito desde el 2 de septiembre hasta
el 30 de septiembre de 2014.
3. Según bitácoras y registros de entradas y salidas de los guardias de
seguridad en las provincias de Cañar, Santo Domingo, El Oro, Los Ríos y
Morona Santiago en los meses de julio y agosto se evidenció que no se
trabajó 24 horas de lunes a domingo y feriados.

'
41c)

33
1.4

Cabe señalar que no se ha efectuado la liquidación económica del contrato

principal, hasta la fecha corte del examen.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados efectuado el lunes

14 de septiembre de 2015, la Administradora del Contrato GA-2013-068 mediante
comunicación s/n de 21 de septiembre de 2015 manifiesta lo siguiente:

"...4. Cabe señalar que los informes enviados por los especialistas
provinciales eran revisados por la administradora del contrato a fin de
determinar si existieron novedades en el servicio mensual, situación que al
no registrar ninguna novedad en los informes se procedió con la solicitud de
pago respectivo. Por otra parte, previo a la suscripción del documento los
especialistas debieron verificar el cumplimiento de las tareas básicas
señaladas en el contrato y de las cuales hacen referencia en el informe.- 7.
Con respecto al servicio brindado por la Compañía SERSEIVI en la
provincia de Esmeraldas de febrero a junio, como administradora de
contrato debo señalar que no me fue entregado ningún documento que
regule pago alguno por el servicio prestado.- 8. En relación a la disminución
del servicio de 24 horas a 12 horas, brindado por la compañía SERSEIVI,
en cinco delegaciones provinciales del CPCCS como compensación del
servicio prestado en la provincia de Esmeraldas de febrero a junio,
señalado por la Subcoordinadora Administrativa.., en el informe que remite
a la Coordinación General de Asesoría Jurídica el 6 de mayo de 2015, para
que se emita el correspondiente criterio jurídico con el fin de establecer el
valor adeudado a la empresa, no existe documento alguno que sustente la
referida modificación al contrato.-9. ... Al respecto como Administradora del
Contrato debo aclarar que en ningún momento participe de reunión alguna
para tratar cambios al objeto del contrato y peor aún tomar decisiones que
contradigan al objeto del contrato principal y complementario firmados,
como afirma la comunicación de la Subcoordinadora. En todo caso de
haberse dado esa conversación que produjo el cambio del objeto principal
del contrato debió generarse el correspondiente documento modificatorio,
para que en condición de administradora de contrato pueda actuar sobre
esa base.-12. Respecto a la observación que no se procedió con la firma
del acta entrega recepción definitiva y la liquidación económica del contrato
principal y complementario así como de los días de prórroga y la
correspondiente liquidación debo señalar que como administradora del
contrato principal y complementario con memorando N°CPCCS-RHQ-777
de 14 de julio 2014 e instancia con memorando n° CPCCS-RHQ-884 de 06
de agosto de 2014 solicite a la Coordinadora Administrativa Financiera.., y
a la Subcoordinadora Nacional Administrativa ... designar un servidor/ra
(sic) que conforme la Comisión con el propósito de proceder con la
suscripción del acta entrega recepción definitiva del contrato, pedido que no
\it‘
34
'ce
 019

fue atendido. Y más bien recibí el pedido para la ampliación del servicio de
Esmeraldas y Pichincha, ante lo cual asumí que mientras se mantenía el
servicio con la misma Empresa no podía realizar el acta entrega, ni la
liquidación, procedimiento que tampoco fue exigido que se cumpla por parte
de las autoridades administrativa.-13. Debo señalar que la falta de agilidad
para tomar decisiones y emitir directrices clara para un efectivo control por
parte de las autoridades administrativas de turno produjo que la
administradora del contrato hasta la fecha no pueda liquidar el contrato..."

Al respecto Auditoría considera que lo explicado ratifica nuestro comentario ya que

se prestó el servicio en la provincia de Esmeraldas desde el 24 de febrero hasta el
19 de junio de 2014 sin sustento legal; en Esmeraldas y Pichincha se dio el
servicio sin ningún requerimiento realizado por escrito desde el 2 de septiembre
hasta el 30 de septiembre de 2014; según bitácoras y registros de entradas y
salidas de los guardias de seguridad en los meses de julio y agosto se evidenció
que no se trabajó 24 horas de lunes a domingo y feriados en las provincias de
Cañar, Santo Domingo, El Oro, Los Ríos y Morona Santiago; y, no se ha
efectuado la liquidación del contrato.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados efectuada el

viernes 6 de noviembre de 2015, a los servidores relacionados con el Control
Previo, mediante Oficio-3299-C.P.C.C.S.-2015 de 13 de noviembre de 2015,
suscrito por el Subcoordinador Nacional de Gestión Financiera, Tesorera, Analista
de Presupuesto 3 y Analista de Presupuesto 1 se mencionó lo siguiente:

"...Que los documentos que se menciona en el examen manifiesta el oficio

remitido por la empresa SERSEIVI C-SERSEIVI-1493-2015 (sic), no formo
parte de los documentos enviados al pago, peor siquiera remitido a esta
Subcoordinación para conocimiento alguno.- Que la Auditoría Interna
solicito mediante sendos oficios a las y los servidores de las delegaciones
'provinciales del CPCCS en la que recibió respuestas contradictorias a los
que se encuentran presentes en el pago realizado, en el que se decía que
el servicio estaba presentado a conformidad. Tampoco es responsabilidad
del área financiera si los servidores faltaron a la verdad indicando cosas
que no estaban sustentadas pero sin embargo firmaron que todo estaba a
conformidad; queda en esas personas su justificación de lo actuado..."

35
Al respecto Auditoría considera que como control previo los servidores debieron
solicitar información adicional a fin de dar veracidad a la misma por tal razón no se
modifica el comentario.

Conclusión

La falta de un adecuado control y supervisión por parte de la Administradora del

Contrato, la coordinación y vigilancia de la Coordinadora Nacional Administrativa
con la Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa y el Subcoordinador
Nacional de Gestión Financiera, en el servicio prestado por la Compañía de
Seguridad SERSEIVI CIA. LTDA., a fin de que se cumpla con el objeto del
Contrato, ocasionó que en 5 provincias en los meses de julio y agosto de 2014, no
se preste el servicio por 24 horas, pagándose el valor por horas no trabajas de 16
147,86 USD más IVA; en las provincias de Esmeraldas y Pichincha desde el 2 al
30 de septiembre de 2014 se prestó el servicio sin prórroga alguna; y, que del 24
de febrero al 19 de junio de 2014 en la provincia de Esmeraldas se prestó el
servicio sin contrato.

Hecho subsecuente

La Administradora del Contrato GA-2013-068 el 7 de agosto de 2015, en

respuesta al requerimiento realizado por Auditoría mediante oficio 31-DAI-CPCCS-
IPAR-2015, indicó que efectuó el informe final y la liquidación económica del
contrato principal en la cual se reveló los 16 147,86 USD más IVA por horas no
trabajadas, de los contratos complementarios y por los días de prórroga previa a la
suscripción del acta entrega recepción definitiva con la Empresa de Seguridad
SERSEIVI CIA. LTDA, acta que no ha sido legalizado ni presentada.

36
 020

Recomendaciones

A la Subcoordinadora Nacional de Gestión Administrativa

6. Vigilará que todos los documentos que sustenta el servicio prestado, previo
la solicitud de requerimiento para el pago, cuenten con información
competente a fin de que no existan egresos en exceso y se tomen las
medidas correctivas pertinentes.

A la Administradora del Contrato

7. Velará por el cabal y oportuno cumplimiento de las cláusulas contractuales,

e implementará medidas de control a fin de que el contrato se haya
ejecutado conforme lo estipulado; y de existir novedades informará
oportunamente al Coordinador General Administrativo Financiero.

Atentamente,

Ráa
Ing. lvonne Astudillo
Directora Unidad de Auditoría Interna

5 Consejo de Participación Ciudadana y Control Social

614
ésA

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