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PROCEDIMIENTO DE
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1. OBJETIVO

Definir un procedimiento para la programación, planeación y realización de

auditorías internas al sistema SSTA conforme a los requisitos establecidos por la
guía RUC del Consejo Colombiano de Seguridad y demás normas vigentes con el
fin de determinar la eficacia de las actividades involucradas al sistema.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al Sistema de Gestión SSTA de INGEMELCA

SAS.

3. RESPONSABLES

El responsable de velar por la aplicación, difusión, mejoramiento y mantenimiento

del presente procedimiento es el Representante del sistema de gestión SSTA.

4. DEFINICIONES

 Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para

un período determinado y dirigida hacia un propósito específico.

 Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados

de una auditoria.

 Evidencias de Auditoria: Información, registros o declaraciones de hecho

verificables. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, es
utilizada por el auditor para determinar cuando se cumple con el criterio de
auditoría. La evidencia de auditoría se basa en entrevistas, revisión de
documentos, observación de actividades y condiciones, resultados de
mediciones y pruebas.

 Criterios de Auditoria: Políticas, practicas, procedimientos o requerimientos

contra los que el auditor compara la información recopilada sobre la gestión.
Los requerimientos pueden incluir estándares, normas, requerimientos
organizacionales específicos, y requerimientos legislativos o regulatorios.

 Plan de Acción: Relaciona los hallazgos de la auditoría de gestión con sus

respectivas acciones de mejoramiento, metas, unidades de medida, fecha de
inicio de la acción de mejora y fecha de finalización.
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 Hallazgo de Auditoria: Resultado de la evaluación de la evidencia de la

auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría.

 Líder de Equipo Auditor: Persona capacitada para planear, coordinar, dirigir

y realizar auditorías internas de gestión.

 Auditado: Persona a la cual se le realiza el proceso de auditoría.

 Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas

de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

 Mejora: Acción o proceso que permite cumplir con los requisitos y optimizar el
desempeño

 Acciones de Mejora: Conjunto de actividades que conllevan al cumplimiento

de los requisitos.

 Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas

de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

5. CONSIDERACIONES GENERALES

5.1 EQUIPO DE AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN SSTA

a. Conformación del equipo auditor

El Equipo de Auditores está conformado por empleados de cada una de las

unidades de negocio, competente en cuanto a experiencia y conocimientos en
técnicas de auditorías.
La Gerencia ha establecido el siguiente perfil para los Auditores: Antigüedad
mínima en la empresa de dos años, capacitación como Auditor Interno en RUC,
demostración de su compromiso con las políticas y directrices de la empresa.
Cuando se requiera se podrán contratar Auditores Externos, los cuales deben
cumplir como mínimo con 1 año de experiencia en el área y/o 25 horas de
auditoría demostrable, para lo cual se guardará como evidencia la hoja de vida
respectiva.
b. Funciones y responsabilidades de los actores de la auditoría

Del auditor:
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 Mostrar imparcialidad y objetividad en el proceso de auditoría para asegurar

los resultados de la misma.
 Realizar un análisis del estado y la importancia de los procesos y las áreas a
auditar, definiendo el alcance de la auditoría.
 Detectar las causas de las no conformidades y asegurarse que se tomen las
acciones pertinentes para eliminarlas.
 Cooperar y apoyar a la Gerencia y a los Gerentes de Proyectos de las
dependencias en el control al seguimiento de las acciones correctivas
verificando la efectividad de las mismas.
 Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas, en forma efectiva y
eficiente.
 Documentar las observaciones y hallazgos encontrados.
 Mantener confidencialidad sobre los documentos de la auditoría.
 Evaluar las fortalezas y las debilidades del Sistema Integrado SSTA

Del Auditado:

Crear las condiciones adecuadas para que se desarrolle la Auditoría Interna del
Sistema de gestión SSTA. El auditor debe procurar:
 Participar, cooperar y/o facilitar el desarrollo de las actividades de Auditoría.
 Mostrar al auditor las no conformidades que haya detectado hasta la
fecha de ejecución de la Auditoría.
 Facilitar los registros o documentos soportes de todas las actividades
efectuadas o que sean solicitadas por el auditor.
 Implementar oportunamente las recomendaciones resultantes del proceso
de auditoría.

c. Pautas y directrices de auditoría

Conceptos fundamentales
Los conceptos fundamentales que deben comprender los auditores son básicos
para:
 Comprender la funcionalidad de los elementos de la Guía RUC del CCS.
 Identificar y comprender los requisitos de la Guía RUC del CCS.
 Ejecutar las actividades propias de la Auditoria.

d. Frecuencia y cobertura de las auditorías:

Se realiza una (1) Auditoría Interna completa al Sistema de gestión SSTA durante
el año. Las auditorias se programan en el Formato Programa de Auditorias
internas.

Este programa puede modificarse dependiendo de la importancia del proceso, el

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resultado de las auditorias anteriores y los proyectos en ejecución.

Las auditorias a los proyectos y/o servicios se programan y realizan
dependiendo del tipo, tamaño y complejidad de los contratos adjudicados a la
organización.

5.2 REUNIONES DE AUDITORES DEL SISTEMA DE GESTIÓN SSTA

Reuniones de Auditores:
Antes de cada Auditoría Interna el Representante por la Dirección del sistema de
gestión SSTA convoca una reunión de auditores para:
 Definir la fecha y el alcance de la auditoría.
 Asignar a los auditores los elementos de la Guía RUC del Concejo
Colombiano de Seguridad, que serán auditados. Se tiene en cuenta el
resultado del plan de acciones correctivas anterior y que el auditor no
tenga responsabilidad directa con la dependencia o el proceso que se audita.
 Entregar la información necesaria para el desarrollo de la auditoria.
 Publicar el Plan de Auditoria del Sistema de gestión SSTA, en el cual se
registra la fecha y hora, los elementos de la norma, el tiempo estimado de la
auditoría, el responsable del proceso a auditar y el nombre del auditor.
 Solicitar a los Auditores preparar el cuestionario relacionado con el elemento de
la Guía RUC del CCS, para la fecha de la auditoría en el Formato Lista de
Verificación de Auditoria.
 Revisar el resultado de la auditoría, de evaluaciones anteriores y el estado
actual del plan de acciones correctivas, con el fin de verificar la eficacia de las
acciones implantadas.
 Revisar la necesidad en cuanto a capacitación

5.3 DESARROLLO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN SSTA
a. Inicio de la reunión

El Representante por la Dirección del sistema de gestión SSTA y el equipo de

Auditores del Sistema, realizan la reunión con los responsables de los procesos
que serán auditados, con el fin de informarles el alcance, los objetivos que
persigue la auditoría y confirmar el itinerario de la misma.
b. Recolección de evidencias

Los auditores evalúan los procesos con el objeto de identificar aquellos

aspectos que representan algún tipo de incumplimiento y no conformidades,
además de evaluar y registrar las situaciones destacables y fortalezas dl sistema.

Los auditores recopilan evidencias por medio de entrevistas, análisis de la

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documentación y verificación de los registros.

La información recogida y los comentarios y/o observaciones pertinentes son
registrados y firmados por los auditores en el Formato Lista de Verificación de
Auditorías. Los auditores diligencian y firman los formatos Informe de
Auditoría y Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
c. Reunión de cierre

El equipo de auditores internos presenta ante el Representante por la Dirección

del sistema de gestión SSTA y a los responsables de los procesos auditados los
resultados de la auditoria y las solicitudes de acciones correctivas, preventivas
y de mejora, su las hay.

Si los hallazgos encontrados evidencian la necesidad de alguna de las acciones

se sigue el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
5.4 REVISIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA
DE GESTIÓN SSTA
a. Informe de auditoria

Los auditores, después de haber realizado la auditoria presentan a los auditados

por escrito el Formato Informe de Auditoría, el cual permite que el personal
auditado conozca cuales fueron los aspectos positivos, aspectos a mejorar y las no
conformidades en caso que se hayan presentado.
b. Revisión de la auditoria

El trabajo de los Auditores y los resultados que logren se verifican en la Revisión al

Sistema de gestión SSTA que realiza la Gerencia cada año.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Formato de Programa de Auditorias Internas.

 Formato Plan de Auditorías internas SSTA.
 Formato Lista de Verificación de Auditoria.
 Formato Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
 Formato Informe de Auditoría Interna.
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