GESTION DE PROYECTOS

Introducción
LOGROS
•Lograr una comprensión clara de los proyectos y saber
diferenciarlos de las operaciones.
•Entender el marco conceptual de la Gestión de Proyectos, su
origen y el contexto en el que se desarrollan.
•Conocimientos teóricos y prácticos correspondientes a las buenas
prácticas del PMI.
•Entender el valor del negocio.
•Conocer el rol del Gerente del Proyecto para alcanzar los objetivos
del proyecto.
•Tomar conciencia de la naturaleza global de los proyectos y los
factores que influyen en ellos.
•El participante desarrollará capacidades de aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del
mismo.
Gestión de Proyectos (Conceptos Generales)

❖ Entender el marco conceptual de la Gestión de Proyectos, su origen y

el contexto en el que se desarrollan.

❖ Lograr una comprensión clara de los proyectos y saber diferenciarlos

de las operaciones.

❖ Concepto de emprendimiento. Formulación de una idea de negocio.

❖ Entender el valor del negocio.

❖ Conocer el rol del Gerente del Proyecto para alcanzar los objetivos del
proyecto.

❖ Tomar conciencia de la naturaleza global de los proyectos y los

factores que influyen en ellos.
Datos/Observaciones
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI)

El Project Management Institute, fundado en 1969, es una asociación de

Dirección de Proyectos con origen en Estados Unidos y presente en casi
todo el mundo.
Es una asociación líder sin fines de lucro de membresía profesional para la
profesión de gerencia de proyectos. Brindan valor a más de 2.9 millones de
profesionales que trabajan en casi todos los países del mundo para mejorar
sus carreras, mejorar el éxito organizativo y madurar la profesión.
Para la gestión de proyectos se ve reforzada por estándares reconocidos a
nivel mundial.
Los sueldos y las oportunidades de carrera para los PMP muestran que los
empleadores reconocen el valor entregado por profesionales capacitados.

Datos/Observaciones
Acerca del PMBOK

El programa de Estudio está basado en el PMBOK 6ta Edición

¿Qué es el PMI?

• Editado por el PMI

¿Qué es el PMBOK?
¿Por qué la 6ta Edición?
Datos/Observaciones
• Compendio de conocimientos
generalmente reconocidos como
buenas prácticas en gestión de
proyectos.
• Proporciona y promueve un
vocabulario común para la
profesión de Gestión del Proyecto.
• Es una guía
• NO es una metodología
Acerca del PMBOK

MÁS DE 4 MILLONES DE COPIAS EN 11 IDIOMAS

PMBOK: GUIA DE LOS FUNDAMENTOS DE LA GESTION DE PROYECTOS

Datos/Observaciones
Acerca del PMBOK

ES UN ESTÁNDAR
NO ES UNA
METODOLOGIA

Datos/Observaciones
Proyectos:

Datos/Observaciones ¿Qué es un Proyecto?

¿Qué es un Proyecto?

OPERACIONES
Las operaciones son un conjunto
de actividades permanentes que
producen salidas repetitivas.
Son una función de
organización que se realiza
continuamente con la finalidad de
generar un mismo producto o
proveer un servicio:
• Fabricar casas
• Producir bebidas gaseosas
• Producir pasteles
PROYECTOS
Un proyecto es un conjunto de
actividades que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o
resultado único.
la
Es temporal porque tienen un
inicio y un final definidos.
Además requiere una elaboración
gradual.
• Construir una casa.
• Diseñar una nueva bebida
gaseosa.
• Hacer un pastel.

La diferencia no depende del tamaño o complejidad del trabajo, sino de las

características de único, temporal y de elaboración gradual.
Datos/Observaciones
 ¿Qué es un Proyecto?

Que el proyecto sea temporal no necesariamente

significa de corta duración.
Que el proyecto sea temporal no necesariamente
significa que el producto, servicio o resultado creado
por el proyecto también lo sea. La mayor parte de
los proyectos se emprenden para crear un resultado
duradero.

Datos/Observaciones
 ¿Por qué creamos un proyecto?

Datos/Observaciones
 Los proyectos impulsan al cambio

Buscan generar valor

para la organización

Datos/Observaciones
 Nuevos proyectos (emprendimientos)

Emprendimiento proviene del francés ‘entrepreneur’, que significa pionero, y se refiere a la

capacidad de una persona de realizar un esfuerzo adicional para alcanzar una meta, aunque
en la actualidad se limita su uso para referirse a la persona que inicia una
nueva empresa o proyecto.

FORMULA DEL ÉXITO: (C+H) X A → Conocimiento, habilidad, actitud.

Datos/Observaciones
 ¿Cuándo finaliza un proyecto?

Un proyecto finaliza cuando:

• Se logran los objetivos de proyecto, o

• Se hace evidente que sus objetivos no

pueden ser cumplidos, o

• Ya no existe la necesidad que dio origen

al proyecto.

Datos/Observaciones
 ¿Por qué necesitamos la gestión de
proyectos?
La situación de los proyectos pasa por:
✓ Proyectos que nunca terminan.
✓ Proyectos que cuestan el doble o más de
lo presupuestado.
✓ Proyectos que se inician mal:
• Sin el equipo completo
• Sin los recursos completos
✓ Proyectos silenciosos… o sorpresivos
…por falta de comunicación.
✓ Proyectos con esfuerzo requerido
subestimado.
✓ Etc, etc, etc…

Datos/Observaciones
 ¿Qué es la gestión de proyectos?

Es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas
a las actividades del proyecto para
alcanzar sus requerimientos.

Dicha gestión es realizada a través de la

correcta aplicación e integración de los
49 procesos lógicamente agrupados en
los 5 Grupos de Procesos: Inicio,
Planificación, Ejecución, Seguimiento y
Control y Cierre (PMBOK 6ta edición)

Datos/Observaciones
 Matriz de procesos (PMBOK 6ta. edición)

Datos/Observaciones
 ¿Qué es la gestión de proyectos?

Gestionar un proyecto incluye generalmente:

✓ Identificar requerimientos.
✓ Canalizar las diversas necesidades,
preocupaciones y expectativas de los
diversos interesados del proyecto.
✓ Equilibrar las diversas restricciones del
proyecto.

Tradicionalmente las restricciones del proyecto eran 3:

Alcance, Tiempo y Costo. Esto era lo que se conocía como
TRIPLE RESTRICCION. Posteriormente se incluyó a la
calidad (Así se consideraba hasta el PMBOK 3era ed 2004)

Datos/Observaciones
 ¿Qué es la gestión de proyectos?

Actualmente se habla de una TRIPLE

RESTRICCION EXTENDIDA debido a
que se incluyen otras variables, como el
Riesgo o la Satisfacción del Cliente.

Un cambio en una de estas variables

puede impactar en una o más de las
otras variables. El Gerente de Proyecto
debe evaluar y gestionar este impacto.

• Debido a que el proyecto puede sufrir cambios, la Gestión de Proyectos es iterativa y la

elaboración del plan de Gestión del proyecto es progresiva y gradual a lo largo del ciclo de vida
del mismo.

• Esto permite mejorar y detallar constantemente el plan, a medida que se cuenta con
información mas detallada y con estimados más precisos.

Datos/Observaciones
 Objetivo: Incrementar el Valor del
negocio

• El valor del negocio es un concepto que es único para cada organización.

• Se define como el valor total de la empresa y es la suma total de todos los
elementos tangibles e intangibles.

No basta con cumplir los

proyectos dentro del
cronograma, presupuesto,
alcance, etc. Si es que el
proyecto no genera valor al
negocio

Datos/Observaciones
 Objetivo: Incrementar el Valor del
negocio
A. ¿Qué es crear valor en un negocio?

Cuando la inversión nos da un retorno mayor al costo de los recursos empleados

✓ El valor puede ser creado a través de la gestión efectiva de las

operaciones en curso.

✓ Mediante el uso eficaz de portafolios, programas y gestión de

proyectos, las organizaciones pueden emplear procesos confiables
para cumplir con los objetivos estratégicos.

✓ Así obtienen mayor valor de negocio a partir de las inversiones del

proyecto.

Datos/Observaciones
 Objetivo: Incrementar el Valor del
negocio

B. ¿Cómo se crea valor en los negocios?

✓ Incrementando el retorno de los activos existentes.

✓ Haciendo inversiones incrementales que nos den un
retorno superior al costo de capital de nuestras
inversiones.
✓ Disminuyendo costos, mejorando procesos.
✓ Pagar dividendos en efectivo a los accionistas.

Datos/Observaciones
 Gerente o Director de proyecto

El Triángulo de Talentos del PMI

Tratar de lograr un equilibrio

entre las capacidades y
habilidades o al menos tener el
control de las mismas.

Habilidades Gerenciales y
blandas / Capacidad de Gestión/
Conocimientos Técnicos
Datos/Observaciones
 Gerente o Director de proyecto

Datos/Observaciones
Gerente o Director de proyecto (requisitos)

Datos/Observaciones
 Liderazgo y gestión = se necesitan
ambos

Datos/Observaciones
 Rol del gerente de proyecto

A. Responsabilidades y Competencias
✓ Persona asignada por la organización para alcanzar los objetivos el proyecto.
✓ Debe contar con las siguientes características.

• Dominio de los conceptos de la Gestión

Conocimiento de Proyectos.

• Efectividad en la aplicación de la
Desempeño Gestión de Proyectos.

Dones • Actitud proactiva, liderazgo, trabajo en

equipo, motivación, comunicación,
personales toma de decisiones, etc

Datos/Observaciones
 Rol del gerente de proyecto

B. Habilidades Interpersonales

✓Liderazgo
✓ Trabajo en equipo
✓ Motivación
✓ Comunicación
✓ Toma de Decisiones
✓ Conocimientos de política y cultura
✓ Negociación
✓ Generar confianza
✓ Manejo de conflictos
✓ Coaching
http://www.vinolas.cat/webs/bibliotecadigital/materialperlestudi/llibres_per_estudiar/DaleCargengieComoGanarAmigosEinfluirSobreLasP
ersonas.pdf

Datos/Observaciones
 Conceptos básicos (gestión de
proyectos)

OBJETIVOS

❖ Conocer los tipos de organizaciones que gestionan

proyectos y entender como su estructura organizacional
impacta sobre los mismos.
❖ Conocer los “Activos de los Procesos de la
Organización” y los “Factores Ambientales de la
Empresa”.
❖ Identificar a los interesados del proyecto y conocer su
relación con el mismo.
❖ Conocer al equipo del Proyecto.

Datos/Observaciones
 Conceptos básicos (gestión de
proyectos)

❖ Influencias Organizacionales
• Comunicación Organizacional
• Estructura Organizacional
• Activos de los Procesos de la Organización
• Factores Ambientales de la Empresa

❖ Interesados del Proyecto

❖ Equipo del Proyecto

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

• La gestión de proyectos en una

actividad
humana.
• Es influenciable por:
• Ambiente organizacional.
• Cultura de los miembros del
equipo.
• Factores externos.
• Generalmente el factor con más
importancia es la organización y
cultura del equipo por lo que se debe
entender claramente, pero ojo con los
factores externos.

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

1. Comunicación organizacional

✓ El éxito de la gestión de proyectos

depende de un estilo eficaz de
comunicación en la organización.

✓ Este determina significativamente en

cómo deben ser conducidos los MALA COMUNICACIÓN = FRACASO
proyectos.
✓ El estilo de comunicación de la organización influye en la
manera en que los Gerentes de proyectos pueden
comunicarse con todas las partes interesadas dentro de la
estructura de la organización para facilitar la toma de
decisiones, especialmente los que se encuentran en lugares
Datos/Observaciones
más distantes.
 Influencias organizacionales

2. Estructura organizacional
Las organizaciones pueden ser:

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

a) Organización Funcional o Jerárquica ¿QUÉ VEMOS ACA??

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales
a) Organización Funcional o Jerárquica
✓ Está basada en una estructura jerárquica.
✓ Cada empleado tiene un supervisor bien definido.
✓ El personal está agrupado por especialidades (ingeniería, marketing, Producción, contabilidad,
etc)
✓ Cuando trabajan en proyectos cada departamento realizará el trabajo de forma independiente
de los demás departamentos.

Ventajas Desventajas
• Hay un solo jefe o • El gerente de proyecto tiene
supervisor. poca autoridad.
• Mayor especialización • Los proyectos están sesgados
porque la organización está hacia las áreas funcionales que
agrupada por especialistas. los patrocinan.
• La gestión de especialistas • Los proyectos tienen baja
es más sencilla. prioridad.
• Las personas ponen mayor
dedicación a sus tareas
funcionales que al proyecto.
Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

b) Organización orientada a Proyectos

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

b) Organización orientada a Proyectos

✓ Los gerentes de proyecto cuentan con gran independencia y autoridad.
✓ Generalmente los miembros del equipo están colocados en un mismo lugar.
✓ La mayor parte de los recursos de la organización se destina al trabajo de los proyectos.
✓ Suelen tener unidades organizacionales llamados departamentos que dependen directamente
del gerente del proyecto o bien prestan sus servicios a varios proyectos.

Ventajas Desventajas
• Eficiente organización por • Los miembros del equipo no tienen
proyectos. donde ir cuando finaliza el proyecto.
• Lealtad hacia el proyecto. • Dificultad para conseguir
• Comunicación más efectiva que especialistas.
en la organización funcional. • Es costosa, dependiendo de la
magnitud.

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

c) Organización matricial: Débil

¿QUÉ VEMOS ACA??

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

c) Organización matricial: Equilibrada

¿QUÉ VEMOS ACA??

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

c) Organización matricial: Fuerte

¿QUÉ VEMOS ACA??

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

c) Organización matricial
✓ Conserva la estructura básica de una organización funcional, pero tiene características de una
organización orientada a proyectos. Son de 3 tipos:
✓ Matricial Débil: El gerente funcional tiene más poder que el gerente de proyecto.
✓ Matricial Equilibrada: El gerente de proyecto y el gerente funcional comparten el poder y las
decisiones.
✓ Matricial Fuerte: Si el gerente de proyecto tiene más poder que el gerente funcional.

Ventajas Desventajas
• Mayor control de recursos. • Más de un jefe para los
• Mayor soporte a los proyectos que en miembros del proyecto.
las funcionales. • Mayor complejidad para
• Mejor comunicación horizontal y gestionar y controlar.
vertical. • Mayor probabilidad de
• Eficiencia en la utilización de recursos. conflictos.
• Al finalizar el proyecto se mantiene el
puesto funcional.
Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

RESUMEN

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

Los proyectos existen y operan en entornos que pueden influir en ellos (Influencias):

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

3. Activos de los procesos de la Organización

Pueden ser de dos tipos:

Procesos y Procedimientos Bases de Conocimiento

• Procesos de la • Bases de datos.
organización, ya sean • Información histórica.
formales o informales • Lecciones aprendidas.
(normas, políticas, etc) • Archivos del proyecto.
• Plantillas y formatos
• Procedimientos de control
financiero.
• Procedimientos de
contratación de personal,
etc
Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

4. Factores ambientales de la empresa

Se refieren a elementos tangibles o intangibles, tanto internos como externos, que

rodean el éxito de un proyecto o influyen en él:

Procesos, estructuras y cultura organizacional

Normas o reglamentos

Leyes gubernamentales

Infraestructura

Condiciones del mercado

Clima político, social

Datos/Observaciones Sistemas de información

 Interesados (stakeholders)

1. Definición
• Son todos los que afectan el proyecto o son afectados por este
directa o indirectamente.

• Individuos u organizaciones que participan activamente en el

proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o
negativamente por éste.

• Pueden ejercer influencia en los resultados del proyecto y sus

entregables.

• Pueden tener diferentes niveles de responsabilidad y autoridad y éstos pueden cambiar durante
el ciclo de vida del mismo. Asimismo pueden variar desde una participación ocasional hasta el
patrocinio total.

• La identificación de los interesados es un proceso continuo y de suma importancia. En ocasiones

puede resultar difícil.

Datos/Observaciones
 Interesados (stakeholders)

✓ El éxito de un proyecto depende de las relaciones o la gestión que se haga con los interesados
de un proyecto.

✓ Los interesados de un proyecto se pueden agrupar en:

• Patrocinador
• Clientes/usuarios
• Gerente del Portafolio
• Gerentes de Programa
• Oficina de Gestión de Proyectos
• Gerente del Proyecto
• Equipo del Proyecto
• Gerentes funcionales
• Gerentes de Operaciones
• Vendedores/Socios de Negocio

✓ El equipo del proyecto debe manejar sus necesidades y expectativas.

Datos/Observaciones
 Interesados (stakeholders)

Datos/Observaciones
 Interesados (stakeholders)

2. El éxito de un proyecto
Dado que los proyectos son de naturaleza temporal,
su éxito se debe medir en términos de completarlos
dentro de los límites de:

✓ Alcance
✓ Tiempo
✓ Costo
✓ Calidad
✓ Recursos
✓ Riesgo

Aprobados entre los gestores del proyecto y

la alta dirección

Datos/Observaciones
 Influencias organizacionales

Datos/Observaciones
 Equipo del proyecto

Definición

❖ El equipo (del proyecto) incluye al gerente del

proyecto y al grupo de individuos que actúan
juntos en la realización de los trabajos del
proyecto para lograr sus objetivos.

❖ Dentro del equipo de proyecto se encuentran:

• El equipo de gestión del proyecto.
• El equipo del proyecto
• Los expertos.
• Los representantes del cliente o usuario.
• Los contratistas.
• Las organizaciones socias de negocios.
Datos/Observaciones
 Equipo del proyecto

Composición

DEDICADO MEDIO TIEMPO

• Todos o la mayoría de los • Los miembros del equipo trabajan
miembros del equipo son en el proyecto sin dejar sus áreas
asignados para trabajar a tiempo funcionales a las que pertenecen
completo en el Proyecto. y siguen realizando funciones
normales en sus áreas.
• Reportan de manera directa al
Gerente del Proyecto. • Los gerentes funcionales
mantienen el control sobre los
• Estructura más simple para un miembros del equipo que le
Gerente de Proyecto, ya que las pertenecen.
líneas de autoridad son claras y
los miembros del equipo pueden • Los miembros del equipo pueden
centrarse en los objetivos del ser asignados a más de un
proyecto.
Datos/Observaciones proyecto a la vez.