CARACTERIZACION

DE
PROCESOS
OBJETIVO: Organizar las necesidades y requerimientos de los diferentes grupos de interés de la comunidad, en el corto, mediano y largo plazo mediante la
formulación, seguimiento y evaluación de los planes estratégicos, basados en la norma:vidad vigente.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Gobernador C o n s : t u c i ó n P o l í : c a d e C o l o m b i a ; O fi c i n a , C o m p u t a d o r e s , Proveedores: Comunidad, Estado
Ejecuta: Oficina Asesora de NTCGP-1000:2004, Num. 5.4, 8.2.3, 8.4, 8.5; Teléfonos, Fax, Internet,
Planeación Departamental Decreto 1599 – MECI (Componente I m p r e s o r a s , P a p e l e r í a , Clientes: Todos los procesos
Controla: Jefe de oficina Direccionamiento Estratégico), Regulación SoVware de estadís:cas internos, Comunidad
Asesora de Planeación vigente (ver Normograma)

ACTIVIDADES
ENTRADAS P-Revisión del entorno ins:tucional interno y externo
P-Programación de Agendas de Trabajo RESULTADOS
• Necesidades de la Comunidad H-Elaborar línea de base y líneas estratégicas de polí:ca

• Planes de Desarrollo Períodos H-Planeación prospec:va • Plan Estratégico Ins:tucional

anteriores H-Planeación económica, social y cultural • Plan de Desarrollo
• Agenda Costa Caribe H-Planeación Ins:tucional Departamental
• Direc:vas y Polí:cas del Dirigente H-Concertar estrategias, programas y metas por sectoriales • Contexto Estratégico (Incluye
(Programa de Gobierno) H-Presentar estructura preliminar de lo planificado Misión, Visión, Obje:vos,
• Polí:cas de Estado H-Revisar y consolidar el documento preliminar con las Acciones y Recursos)
• Información sobre planes sectoriales a bases de lo planificado • Planes de Acción
mediano y largo plazo en ejecución H-Poner los planes a consideración de los interesados • Planes Opera:vos
• Cons:tución Polí:ca H-Ajustar y aprobar los planes definidos • Acuerdos de ges:ón
• Ley 190 del 95 H-Socializar e incorporar los planes en el sistema de
• Estadís:cas e indicadores de ges:ón información, y publicar los documentos relacionados.
Ins:tucional V-Verificar el desarrollo y ejecución de los programas y
• Evaluaciones de Control Interno estrategias planteadas MEDICIÓN/INDICADORES
• Informe de Empalme V-Evaluar el cumplimiento de los planes
V-Analizar no conformidades e indicadores de T i e m p o d e v i a b i l i z a c i ó n y d e
eficacia y eficiencia priorización de proyectos, de emisión
A-Tomar acciones para la mejora de concepto, % proyectos priorizados.
(Ver Matrz de Indicadores)
REGISTROS
Agendas de reunión, Actas de reunión, DOCUMENTOS PARÁMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Cronograma de Ac:vidades, Informes de Cumplimiento de agendas de trabajo, Inclusión de las
Plan de Desarrollo, Manual de Calidad,
Ges:ón, etc. necesidades de la comunidad como base para la elaboración de
Planes Indica:vos, Planes de Acción,
Normograma, Matriz de Indicadores.
los planes, programas y proyectos.

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OBJETIVO: Garan:zar el cumplimiento de obje:vos y el fortalecimiento ins:tucional a través de una planeación y retroalimentación permanente que permita
potencializar las oportunidades de mejora y aumentar la efec:vidad de los procesos de la en:dad.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Gobernador E c o n ó m i c o s , O fi c i n a ,
Ley 872 de 2003; D.R. 4110 de 2004; Proveedores: Estado, Todos los
Ejecuta: Oficina Asesora de Computadores, Teléfonos, Fax,
NTCGP-1000:2004, Num. 4, 5, 6.4 y 8; Decreto Procesos
Planeación, Equipo MECI-Calidad, Internet, Impresoras, Papelería,
1599 de 2005 (MECI), Regulación vigente (ver
Coordinación de Ges:ón Humana Medios de comunicación Clientes: Todos los procesos
Normograma)
Controla: Representante de la internos
Dirección y Equipo MECI-Calidad

ACTIVIDADES
P- Iden:ficar las necesidades de cambio deseado mediante la
medición de clima Organizacional
P- Planificar la estructura del Sistema MECI - Calidad
ENTRADAS P- Establecer el enfoque de procesos y su estructura para el
RESULTADOS
mantenimiento y mejoramiento con:nuo del Sistema
• Norma:vidad vigente • Procesos estandarizados y
H- Iden:ficar los procesos claves de la administración
• Diagnós:co de necesidades mejorados,
H- Diseñar la documentación de los procesos
• Plan de desarrollo • Planes de mejora,
H- Controlar la documentación y registros generados de la
• Información, datos e indicadores • Polí:ca y obje:vos de calidad
implementación del sistema
de procesos cumplidos,
H-Definir y comunicar la polí:ca y obje:vos de calidad
• Información de PQRS • Clima organizacional adecuado
H- Planear el cumplimiento de los obje:vos de la calidad
• Encuestas de sa:sfacción H- Efectuar la revisión por la dirección
• Sugerencias para la mejora V-Programar y ejecutar auditorías
V- Analizar datos, indicadores y riesgos de procesos y MEDICIÓN/INDICADORES
retroalimentación del cliente Eficacia de acciones, Sa:sfacción del
A- Tomar acciones para la mejora Cliente Interno, Cumplimento de los
A-Evaluar la eficacia de las acciones tomadas Obje:vos de Calidad, Efec:vidad Plan
de Mejoramiento Ins:tucional.
REGISTROS DOCUMENTOS (Ver Matriz de Indicadores)
Actos Administra:vos, Acta revisión por la Manual de Calidad, Normograma,
dirección, Planes de mejora, Formatos de Procedimientos obligatorios, PARÁMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
acciones de mejora, Formatos de acción Procedimientos de Revisión por la Dirección, Cumplimiento de programas, planes y de la legislación aplicable,
correc:va, preven:va, Listados maestros Elaboración Planes de Mejoramiento y Verificación de resultados de encuestas, Seguimiento a obje:vos
de documentos y registros, formatos para Autoevaluación, Manual de Administración y polí:ca de calidad, Verificación uso de documentación y su
Planes de Mejoramiento, etc. del Riesgo, Matriz de Indicadores. debida tenencia por el responsable.

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OBJETIVO: Fortalecer la iden:dad ins:tucional de la Gobernación del Cesar y la disposición organizacional para la apertura, la interlocución, la visibilidad en sus
relaciones y los flujos de información con los clientes internos y externos, que contribuyan con la efec:vidad y transparencia de su ges:ón.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Gobernador Oficina, Cámaras Fotográficas, Escáner,
NTCGP-1000:2004, Num. 5.3 e, 5.5.3, 7.2.3, 8.2.3, Proveedores: Todos
Ejecuta: Asesor de Prensa, SoVware con plataforma, Sistemas de
8.4, 8.5; Decreto 1599 – MECI (Componente los Procesos
Oficina de Asuntos Internos difusión, Computador, Videograbadoras,
Comunicación Pública e Información), Regulación
Controla: Despacho, Impresoras, Papelería, Carteleras, Intranet e Clientes: Todos los
vigente (ver Normograma)
Comité MECI-Calidad Internet, Car:llas, Periódicos. procesos internos,
Comunidad
ACTIVIDADES

P-Realizar Diagnós:co interno y externo

P-Diseñar el plan estratégico de Comunicaciones y las polí:cas
de comunicación RESULTADOS
ENTRADAS H-Administrar Medios y Red de facilitadores

•  Comunicación fluida entre los

H-Realizar campañas internas y externas
• Información crí:ca de los procesos de la En:dad
H-Desarrollar medios ins:tucionales externos
procesos • 
H-Administrar los sistemas contemplados para PQR’s
• Resultados de ges:ón •  Servidores apropiados de la
H-Organizar y realizar eventos ins:tucionales.
• Insumos y materiales cultura, directrices y principios
H-Elaborar materiales infoeduca:vos y pedagógicos
didác:cos ins:tucionales
H-Divulgar la información y contenidos (Interna)
•  Comunidad informada
H-Dar a conocer las acciones adelantadas y avances logrados
(Externa)
H-Apoyar la comunicación ins:tucional MEDICIÓN/INDICADORES

H-Realizar Sesiones de rendición de cuentas Sa:sfacción en comunicaciones y
V-Realizar seguimiento a la recep:vidad ins:tucional medios de información, Recursos
V-Evaluar mecanismos y canales de comunicación i n v e r : d o s e n m e d i o s d e
V-Analizar resultados comunicación, Oportunidad, Atención
REGISTROS
A-Implementar planes y acciones para la mejora personalizada a la Comunidad.
Programas radiales y de TV,
A-Evaluar la eficacia de las acciones (Ver Matriz de Indicadores)
R e g i s t r o s f o t o g r á fi c o s ,
N o : c i a s e n p e r i ó d i c o s ,
Comunicados de Internet e DOCUMENTOS
PARÁMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
i n t r a n e t , M e m o r a n d o s , Plan Estratégico de Comunicaciones, Guía de Sistemas de Manejo de medios, U:lización de los canales autorizados,
Informes de ges:ón del
proceso, etc.
Información, Guía de Comunicación pública, Revistas,
Car:llas Informa:vas, Plan de Medios, Normograma,
Periodicidad de las entregas de información

Matriz de Indicadores.

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OBJETIVO: Generar condiciones y estrategias que permitan el desarrollo económico, social, de infraestructura y servicios públicos, y la par:cipación ciudadana en el
ejercicio de los derechos polí:cos, con el fin de lograr el bienestar de la comunidad Cesarense.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS

INTERACCIONES
Dirige: Gobernador C o n s : t u c i ó n P o l í : c a d e Económicos, Computadores, Teléfonos,
Ejecuta: Secretarios de Proveedores: Planeación del Desarrollo,
Colombia; NTCGP-1000:2004, Fax, Internet, Impresoras, Insumos de
Agricultura, Minas, Mejoramiento Ins:tucional, Procesos de
Num. 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, oficina, Vehículos, Publicidad y Medios de
Infraestructura, Gobierno, Apoyo
8.4, 8.5; Decreto 1599 – MECI Comunicación
Educación y Cultura, Salud, (Componente Ac:vidades de Clientes: Comunidad, Mejoramiento
Recreación y Deportes; Oficinas Control), Regulación vigente Ins:tucional, Vigilancia y Control a la
Asesoras de: Polí:ca Social, Paz (ver Normograma) Ges:ón, Comunicación Estratégica, RESULTADOS
Controla: Oficina Asesora de Ges:ón de Evaluación Independiente Programas y proyectos ejecutados con
Planeación, Representante de la
respecto a:
Dirección y Equipo MECI-Calidad
• Infraestructura construida y mejorada
ACTIVIDADES • R ecursos hídricos y ambientales
P-Ges:onar recursos, alianzas y cooperación recuperados y conservados,
P-Formular planes indica:vos • Valores culturales rescatados y difundidos
ENTRADAS P-Formular proyectos • Calidad en salud, educación, recreación y
• Norma:vidad vigente H-Elaborar y priorizar proyectos deportes
• Diagnós:co de necesidades de la H-Coordinar y asignar recursos y responsabilidades • Distritos Mineros operando
Comunidad
H-Ejecutar proyectos que propendan por el bienestar de • Cadenas produc:vas operando
• Polí:ca y obje:vos de calidad la comunidad Cesarense en Minas, Agricultura, • C entros provinciales y centros de
• Plan de Desarrollo Infraestructura, Gobierno, Salud, Educación y Cultura, desarrollo económico operando
• Planes de Acción (Programas y Recreación y Deportes • Agencias locales de desarrollo operando
Subprogramas) V-Realizar seguimiento y medición a los proyectos en • Población vulnerada reducida
• Retroalimentación de PQRS ejecución y a los ejecutados • Organización de promoción social pública
• Presupuesto Departamental A-Iden:ficar y controlar las no conformidades o privada fortalecida
A-Tomar acciones de mejora • Informes analizados y evaluados
• Servicios no conformes iden:ficados y
controlados
REGISTROS DOCUMENTOS INDICADORES • Indicadores analizados
A c t a s , C o n t r a t o s , Proyectos, Informes de Cumplimiento Plan de Desarrollo, • Acciones de mejora en ejecución
Convenios, Resoluciones, g e s : ó n , I n f o r m e s d e Cumplimiento Planes Indica:vos,
Planillas, Registros R e n d i c i ó n d e C u e n t a s , Cumplimiento presupuesto de
planes y programas. PARÁMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
fotográficos, Informes de P l a n e s e s p e c í fi c o s d e
Avance, Informes de proyectos, Normograma, (Ver Matriz de Indicadores – Seguimiento a planes, programas y proyectos
Interventoría, etc. Mapa de Riesgos Metas Planes Indica:vos) (:empos de ejecución, recursos u:lizados),
Seguimiento y control a las no conformidades

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OBJETIVO: Ejercer inspección, vigilancia y control de las ac:vidades y/o servicios realizados directamente por las en:dades estatales o par:culares en el
Departamento del Cesar, para garan:zar el cumplimiento de las normas establecidas, sean de competencia del Departamento o por delegación de funciones.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Oficina Asesora de NTCGP-1000:2004, Num. 7.1, 7.2, 7.5,
Económicos, Computadores, Proveedores: Planeación del Desarrollo,
Planeación 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5; Decreto 1599 –
T e l é f o n o s , F a x , I n t e r n e t , Mejoramiento Ins:tucional, Procesos de Apoyo
Ejecuta: Secretarías de Salud, MECI, (Componente Ac:vidades de
Educación y Cultura, Minas e Control), Regulación vigente (ver Impresoras, Papelería, Vehículos, C l i e n t e s : C o m u n i d a d , M e j o r a m i e n t o
Infraestructura Normograma) P u b l i c i d a d y M e d i o s d e Ins:tucional, Vigilancia y Control a la Ges:ón,
Controla: Oficina de Control Comunicación Comunicación Estratégica, Ges:ón de
Interno Evaluación Independiente

ACTIVIDADES

P-Iden:ficar requisitos y/o solicitudes

RESULTADOS
P-Determinar la Sectorial competente
• Planes de inspección, vigilancia y
P-Definir metodología
control ejecutados
H-Ejecutar la inspección y vigilancia de acuerdo con la
ENTRADAS • En:dades estatales y par:culares
metodología definida
inspeccionadas, vigiladas y controladas
H-Registrar el resultado de la inspección y vigilancia
• Requisitos de ley y necesidades de • R equerimientos de asesoría y
H-Determinar si cumple o no frente a la norma
.
la comunidad asistencia técnica
H-Implementar los mecanismos de control
• Polí:ca y obje:vos de calidad • Informes analizados y evaluados
H-Remi:r informe a los entes competentes
• Información sobre permisos, • Servicio no conforme iden:ficado y
V-Realizar seguimiento y medición al proceso
licencias, contratos, etc. controlado
A-Iden:ficar y controlar las no conformidades
• Indicadores analizados
A-Tomar acciones de mejora
• Acciones de mejora en ejecución

REGISTROS INDICADORES PARÁMETROS DE CONTROL Y

DOCUMENTOS SEGUIMIENTO
Actas, Resoluciones, Informes de
Normograma, Procedimientos aplicables Cumplimiento del POAIV, % S e g u i m i e n t o a l o s p l a n e s ,
Visita, Diplomas, Circularizaciones,
al proceso, Planes de Inspección, visitas realizadas, % entre Obje:vidad y transparencia en los
Acuerdos, Registros de Habilitación,
Vigilancia y Control, Matriz de d i l i g e n c i a s y r e s o l u c i o n e s controles, Seguimiento y control a
Verificación de cumplimiento, Planes
Indicadores. emi:das. las no conformidades.
d e m e j o r a m i e n t o , P l a n e s d e
cumplimiento, etc. (Ver Matriz de Indicadores)

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OBJETIVO: Prestar asistencia técnica y/o asesoría a los Municipios del Departamento del Cesar, con el fin de fomentar el desarrollo integral de los mismos.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Gobernador Económicos, Computadores,
Cons:tución Polí:ca de Colombia, P r o v e e d o r e s : P l a n e a c i ó n d e l
Ejecuta: Secretarías Misionales y de Teléfonos, Fax, Internet,
NTCGP-1000:2004, Num. 7.1, 7.2, 7.5, D e s a r r o l l o , M e j o r a m i e n t o
Apoyo Impresoras, Papelería,
8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5; Decreto 1599 – Ins:tucional, Procesos de Apoyo
Controla: Oficina Asesora de Vehículos, Publicidad y
MECI (Componente Ac:vidades de
Planeación, Representante de la Medios de Comunicación Clientes: Comunidad, Mejoramiento
Control), Regulación vigente (ver
Dirección y Equipo MECI-Calidad Ins:tucional, Vigilancia y Control a la
Normograma)
Ges:ón, Comunicación Estratégica,
Ges:ón de Evaluación Independiente

ENTRADAS ACTIVIDADES
P- Iden:ficar las necesidades de asistencia técnica y/o
• Norma:vidad vigente asesoría a los Municipios RESULTADOS
• Necesidades presentadas por los P- Elaborar programa de asistencia técnica y/o • Proyectos implementados en
Municipios asesoría a los Municipios los Municipios
• Plan de desarrollo H- Realizar la asesoría y/o asistencia técnica • Mejoramiento ins:tucional en
.
H- Evaluar la asesoría y/o asistencia técnica los Municipios
• Documento de medición y análisis
del Desempeño Municipal V-Analizar los servicios prestados e iden:ficar el • Comunidad y funcionarios
servicio no conforme capacitados en los Municipios
A-Realizar el control del servicio no conforme
A- Tomar acciones para la mejora

MEDICIÓN/INDICADORES PARÁMETROS DE CONTROL Y

REGISTROS DOCUMENTOS SEGUIMIENTO
Cumplimiento al Plan de Apoyo, % de
Programa de asistencia técnica y/o Cumplimiento de programas,
A s e s o r í a s e fi c a c e s , R a z ó n d e
Actas, Formatos de asistencia a a s e s o r í a a l o s M u n i c i p i o s , planes y de la legislación aplicable,
evaluación de la ges:ón municipal, %
capacitaciones, Cer:ficados de Procedimientos asociados al proceso, Seguimiento y control a las no
de cumplimiento disposiciones
asistencia, Registro de evaluación y Normograma, matriz de Indicadores conformidades
legales.
seguimiento, etc.
(Ver Matriz de Indicadores)

FECHA: 17-10-2008 VERSION: 2 ANTERIOR MENU SIGUIENTE

OBJETIVO: Atender oportunamente las solicitudes de los diferentes trámites que por ley le corresponde adelantar a la En:dad.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Espacios adecuados para
NTCGP-1000:2004, Num. 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.1, P r o v e e d o r e s : C o m u n i d a d ,
Ejecuta: Secretarías que ges:onan atención a la comunidad,
8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5; Decreto 1599 – MECI Procesos de Apoyo
trámites Computadores, Teléfonos,
(Componente Ac:vidades de Control),
Controla: Fax, Internet, Impresoras, C l i e n t e s : M e j o r a m i e n t o
Regulación vigente (ver Normograma)
Papelería. Ins:tucional, Vigilancia y Control a
la Ges:ón

ACTIVIDADES
P- Iden:ficar el :po de trámites
ENTRADAS P- Definir los requisitos para los trámites
P- Recibir documentos requeridos RESULTADOS

H- Realizar el trámite
• Norma:vidad vigente
H- Entregar el producto • Trámites realizados
• Solicitudes de par:culares y
comunidad en general V-Analizar los servicios . prestados e iden:ficar el • Servicios no conformes
servicio no conforme iden:ficados
A-Realizar el control del servicio no conforme
A- Tomar acciones para la mejora

REGISTROS DOCUMENTOS MEDICIÓN/INDICADORES PARÁMETROS DE CONTROL Y

SEGUIMIENTO
Oportunidad en los trámites,
Pro ced i mi en to s ap l i cab l es al

Fichas de trámites diligenciadas, Nivel de sa:sfacción de los T i e m p o s d e r e s p u e s t a ,

proceso, Normograma, Matriz de usuarios.
D o c u m e n t o s e s p e c í fi c o s p a r a Seguimiento y control a las no
Indicadores.
trámites expedidos, etc. (Ver Matriz de Indicadores) conformidades.

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 OBJETIVO: Dotar con herramientas necesarias a las diferentes sectoriales de la Gobernación del Cesar, mantener la infraestructura y los archivos y liderar la transformación
tecnológica e informá:ca, ges:onando y desarrollando estrategias que garan:cen la permanente disponibilidad de la plataforma existente en la En:dad, para lograr su óp:ma
operación.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR INTERACCIONES RECURSOS

Dirige: Secretaría General NTCGP-1000:2004, Num. 6.3, 6,4 8.2.3, 8.4, 8.5; Económicos,
P r o v e e d o r e s : P l a n e a c i ó n d e l
Ejecuta: Coordinación de Recursos Físicos: Lugar de trabajo adecuado y
Decreto 1599 – MECI (Componentes Ambiente de Desarrollo, Sectoriales en general.
Físicos y Tecnológicos Control e Información), Norma:vidad vigente (ver Tecnológicos: Computadores, teléfono,
Controla: Representante de la Normograma) Clientes: Todos los Procesos fax, PCT
Dirección y equipo MECI-Calidad

ACTIVIDADES

P- Iden:ficar las necesidades de infraestructura, bienes y

ambiente de trabajo
P-Planear la administración de la plataforma de Tecnología
ENTRADAS informá:ca y de comunicaciones RESULTADOS

• Norma:vidad aplicable al proceso P-Planear mantenimiento preven:vo y correc:vo de equipos • Oficinas debidamente dotadas de
• Plan de desarrollo de oficina y cómputo muebles, equipos, papelería
P- Elaborar plan anual de compras
• Necesidades de recursos • Infraestructura óp:ma
P-Programar ac:vidades de mantenimiento de infraestructura
presentadas por las diferentes psica (Instalaciones – Fumigaciones, Pintura, Adecuaciones) • A r c h i v o s d e l a e n : d a d
sectoriales (requerimientos de H- Administrar bienes e inmuebles d e b i d a m e n t e o r g a n i z a d o s y
servicios logís:cos y actos H-Administrar los documentos procedentes de las diferentes custodiados
administra:vos para su Sectoriales y Outsourcing de servicios generales. • G obernación con un sólido
publicación, de informá:ca y H- Realizar adecuaciones de instalaciones sistema de información corpora:vo
tecnológicos) H-Ejecutar plan de fumigación
• Enajenación de bienes y muebles H-Administrar la plataforma de informá:ca
MEDICIÓN/INDICADORES
H-Desarrollar o modificar sistemas de información corpora:vo
V-Evaluar desempeño de tecnologías de información y E j e c u c i ó n d e p r o g r a m a s d e
comunicaciones m a n t e n i m i e n t o , A t e n c i ó n d e
V-Realizar seguimiento y medición al proceso solicitudes recibidas, Radicación y
V-Determinar, recopilar y analizar datos entrega de correspondencia, Horas
A- Tomar acciones para la mejora perdidas por fallas en sistema, etc.
REGISTROS (Ver Matriz de Indicadores)

Solicitud de pedido, Entrega de pedido,

Relación de préstamo de documentos, PARÁMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
DOCUMENTOS
Hoja de vida de equipos, Inventarios de Funcionamiento de equipos de informá:ca y comunicaciones,
Programa anual de compras, Planes de mantenimiento, Tablas
i n f r a e s t r u c t u r a , R e p o r t e s d e organización de los archivos, cumplimiento programas de
de retención documental, Normograma, Procedimientos
mantenimiento, Escrituras, etc. aplicables al proceso, Matriz de Indicadores.
mantenimiento a la infraestructura en general

FECHA: 17-10-2008 VERSION: 2 ANTERIOR MENU SIGUIENTE
OBJETIVO: Contribuir al desarrollo de las potencialidades, destrezas y habilidades del Talento Humano de la Gobernación del Cesar, y evaluar su conducta de tal manera que se
favorezca el desarrollo integral de los funcionarios, con el fin de op:mizar la prestación del servicio público y lograr que se desempeñen como dinamizadores de la ges:ón
administra:va departamental.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR INTERACCIONES RECURSOS

Dirige: Gobernador
NTCGP-1000:2004, Num. 6.2, 8.2.3, 8.4, Proveedores: Estado, Organismos de Económicos,
Ejecuta: Coordinación de Ges:ón
8.5; Decreto 1599 – MECI (Componente Vigilancia y Control, Todos los procesos F í s i c o s : l u g a r d e t r a b a j o a d e c u a d o y
Humana
Ambiente de Control), Regulación vigente internos Tecnológicos: computadores, teléfono, fax, video
Controla: Secretaría General
(ver Normograma) Clientes: Todos los procesos bean, televisor, computador portá:l, Programa
de Liquidación de Nómina – Humano, SOI, SIAFI,
PCT
ACTIVIDADES

ENTRADAS P-Iden:ficar necesidades ó solicitudes de Administración del RESULTADOS
Norma:vidad vigente Talento Humano (novedades) y de desarrollo humano • C lima organizacional adecuado
• Necesidades de formación y P- Formular plan anual de capacitación, de bienestar social y de
para laborar
desarrollo humano vacaciones
• Planes y Programas ejecutados
• Plan de desarrollo P-Formular programa de salud ocupacional
H- Preparar la logís:ca para las acciones planificadas • Planta de personal con el personal
• Solicitudes de en:dades
H- Contratar los servicios requeridos requerido laborando
nacionales que regulan el
H-Ejecutar las acciones planificadas • P agos efectuados de nómina,
Talento Humano (DAFP y CNSC)
H-Liquidar nómina p e n s i o n a d o s , s e n t e n c i a s ,
• Planta de cargos - Vacantes
H-Reconocer y liquidar pensiones vacaciones, prestaciones sociales,
• Escala salarial H-Expedir cer:ficaciones indemnizaciones.
• Solicitudes de Procuraduría, H-Elaborar actos administra:vos de situaciones administra:vas • Personal competente y mo:vado
Fiscalías, Juzgados H-Tramitar requerimientos legales y de organismos de control
• F uncionarios inves:gados y
• Sentencias H-Evaluar las conductas de los funcionarios
no:ficados
• Manual de funciones, H-Compilar, analizar y sancionar dichas conductas
requisitos y competencias. V-Realizar seguimiento y control a las acciones ejecutadas
MEDICIÓN/INDICADORES
• Quejas V-Evaluar el desempeño del personal
V-Evaluar la eficacia de los planes implementados Cumplimiento Plan de Capacitaciones,
A-Analizar los resultados e iden:ficar las no conformidades Cumplimiento presupuesto de capacitaciones,
A- Tomar acciones para la mejora Impacto plan de Comunicaciones, Oportunidad
en la Inducción, etc.
(Ver Matriz de Indicadores)

REGISTROS DOCUMENTOS PARÁMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Cumplimiento de programas, planes y de la legislación aplicable, Verificación
Resoluciones, Formatos de asistencia a Programa anual de capacitación, Programa
anual de bienestar social, plan anual de de resultados de evaluaciones de desempeño, Cumplimiento de las polí:cas
sesiones de entrenamiento, Cer:ficados de del Talento Humano, Cumplimiento de Perfiles de Competencia, Seguimiento
asistencia, Evaluaciones del desempeño, vacaciones, programa de salud ocupacional,
Registros de Inducción y Reinducción, etc. Procedimientos asociados al proceso, a las conductas de los funcionarios.

Normograma, Matriz de Indicadores.

FECHA: 17-10-2008 VERSION: 2 ANTERIOR MENU SIGUIENTE

OBJETIVO: Asegurar que la adquisición y ejecución de los bienes y servicios demandados por la Administración Departamental, cumplan con los requisitos legales
vigentes y con los establecidos por la En:dad para lograr darle cumplimiento a sus metas.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR INTERACCIONES

RECURSOS
Dirige: Gobernador Cons:tución Polí:ca de Colombia, Ley 80/93, Económicos, P r o v e e d o r e s : E s t a d o ,
Ejecuta: Todas las Sectoriales Ley 1150/07, Decreto 2474/08, Ley An:trámites F í s i c o s : L u g a r d e t r a b a j o Planeación del Desarrollo,
Controla: Oficina Asesora de 962/05, Ley 100/93, NTCGP-1000:2004, Num. a d e c u a d o y T e c n o l ó g i c o s : P r o c e s o s d e a p o y o ,
Asuntos Jurídicos, Secretaría de 6.3, 6.4, 8.2.3, 8.4, 8.5; Regulación vigente (Ver computadores, teléfono, fax, PCT Mejoramiento Ins:tucional.
Hacienda Normograma)
C l i e n t e s : C o m u n i d a d ,
Sectoriales, Procesos en
general
ACTIVIDADES
P-Iden:ficar necesidades y solicitudes de contratación
ENTRADAS
P-Realizar planeación pre-contractual
• Plan de desarrollo P-Determinar las modalidades de selección contractual: -
• Proyectos Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de
• Necesidades de recursos Mérito, Contratación Directa RESULTADOS

presentadas por las diferentes P-Determinar los Convenios de Cooperación
• Contratos ejecutados y liquidados
sectoriales (requerimientos de P-Aplicar requisitos para la contratación
• A r c h i v o s d e l a e n : d a d
servicios logís:cos y actos H-Adjudicar el Contrato
debidamente organizados y
administra:vos para su H-Elaborar y legalizar Contratos de: Compra Venta,
custodiados
publicación) Obra, Interventoría y/o Consultoría, Prestación de
• Plan Anual de Compras Servicios, Suministros, Cooperación
• Plan para la administración y V-Verificar la adquisición de bienes y servicios
enajenación de bienes y muebles V-Evaluar el desempeño de los contra:stas MEDICIÓN/INDICADORES
V-Realizar seguimiento y control al proceso C u m p l i m i e n t o P l a n a n u a l d e
V-Determinar, recopilar y analizar datos Contratación, Ejecución presupuestal,
A-Tomar acciones para la mejora E v a l u a c i ó n d e P r o v e e d o r e s y
Contra:stas, Cumplimiento Plan anual
de compras, etc.
(Ver Matriz de Indicadores)
REGISTROS DOCUMENTOS
Contratos, Convenios, Adendos, Actas, Actos Manual de Contratación, Procedimientos PARÁMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Administra:vos, Publicaciones, Edictos, aplicables al proceso, Pliegos de T i e m p o s d e o p e r a c i ó n , T r a n s p a r e n c i a e n l a s
Informes de interventoría, Estudios previos, Condiciones, Normograma, Matriz de adjudicaciones, Cumplimiento de la norma:vidad.
CDP, RP, etc. Indicadores.

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OBJETIVO: Asesorar y representar efec:vamente a la Gobernación del Cesar en los asuntos jurídicos de interés de la En:dad para garan:zar que los mismos se
encuentren dentro de los parámetros legales y cons:tucionales vigentes.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Asesor Jurídico
NTCGP-1000:2004, Num. 8.2.3, 8.4, Económicos, Proveedores: Mejoramientos ins:tucional,
Ejecuta: Funcionarios de la
8.5; Regulación vigente (ver F í s i c o s : l u g a r d e t r a b a j o Ges:ón del Desarrollo, En:dades Jurídicas de
Oficina Asesora Jurídica y
Normograma) adecuado y Tecnológicos: todo orden, Estado, Procesos de apoyo
Abogados Externos
Controla: Asesor Jurídico computadores, teléfono, fax. Clientes: Procesos de apoyo, Despachos
judiciales de todo orden, Mejoramiento
Ins:tucional, Comunicación estratégica.

ACTIVIDADES

P-Recepcionar documentos o actos administra:vos

ENTRADAS
P- Analizar requerimientos recibidos
• Requerimientos, fallos, tutelas, P-Hacer repartos de los requerimientos recibidos
conciliaciones prejudiciales, H-Realizar estudios y emi:r concepto jurídico a las RESULTADOS
demandas , derechos de pe:ción,

solicitudes hechas por las diferentes instancias (internas y • Solicitudes analizadas y resueltas
acciones populares, acuerdos externas) • Gobernación del Departamento
municipales, etc H-Dar respuesta a demandas y demás acciones interpuestas d e l C e s a r r e p r e s e n t a d o
• Proyecto de actos administra:vos contra el departamento .
efec:vamente.
(Ordenanzas, Decretos, Resoluciones, H- Representar al Departamento del Cesar en los procesos
Minutas, etc.) en su contra y en los interpuestos por la En:dad
• Contratos y Convenios V- Realizar seguimiento y evaluación al proceso MEDICIÓN/INDICADORES
• Solicitudes y requerimiento de V- Determinar, recopilar y analizar datos % de Procesos y de solicitudes de
asesoría jurídica (conceptos) A- Tomar acciones de mejora contratación tramitadas, % de decisiones
judiciales a favor del departamento,
Procesos jurídicos y tutelas falladas a
favor, etc.
(Ver Matriz de Indicadores)
REGISTROS DOCUMENTOS
Conceptos emi:dos, Requerimientos PARÁMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
jurídicos, Actos Administra:vos, Resoluciones, Procedimientos aplicables al proceso,
Normograma, Matriz de Indicadores. Cumplimiento a las leyes, :empos de tramite y respuesta,
fallos, etc.



Demandas y requerimientos atendidos oportunamente,

FECHA: 17-10-2008 VERSION: 2 ANTERIOR MENU SIGUIENTE

OBJETIVO: Administrar con efec:vidad los recursos económicos del departamento del Cesar con el propósito de distribuirlos con equidad, legalidad y progresividad
en los planes, programas y proyectos establecidos por la Administración.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Gobernador Económicos, Proveedores: Planeación del
NTCGP-1000:2004, Num. 6.1, 8.2.3,
Ejecuta: Coordinadores de Secretaría de F í s i c o s y P r o g r a m a s Desarrollo, Estado, Sectoriales,
8.4, 8.5; Regulación vigente (ver
Hacienda y Tesorería Tecnológicos: PCT, SIIAF. Ges:ón del Talento Humano
Normograma)
Controla: Secretario de Hacienda Clientes: Todas las Secretarías u
Oficinas y Entes descentralizados

ACTIVIDADES

P-Elaborar y aprobar plan financiero
P-Elaborar el presupuesto general de ingresos y gastos
ENTRADAS H-Ejecutar el Plan Opera:vo Anual de Inversiones (POAI)
• Norma:vidad vigente H-Ordenación del gasto
H-Recaudar ingresos por recursos propios y de des:nación específica RESULTADOS
• Plan de Desarrollo

• Necesidades de las Sectoriales H-Realizar pagos: nómina, transferencias, fondos de salud • Presupuesto general del
• Histórico de los Ingresos, Egresos y H-Elaborar informes contables: registros contables de ingresos y gastos departamento cumplido
H-Fiscalización
Rentas departamentales • Plan opera:vo anual de
H-Realizar cobros coac:vos
• Datos financieros de la En:dad inversiones ejecutado
H-Administrar los recursos financieros
.
• Datos y documentos Contables H-Realizar conciliaciones bancarias de recursos propios e inversión • Plan analizado y mensualizado de
• Obligaciones financieras H-Rendición de cuentas tesorería caja
• Información financiera del entorno H-Análisis de ejecución presupuestal ingresos y gastos • Informes contables entregados a
• Listados para pago de Nómina y V-Análisis de ges:ón tributaria las partes interesadas
Terceros V-Realizar seguimiento y medición al proceso
• Calendario Tributario V-Determinar y analizar datos
A-Tomar acciones para la mejora

REGISTROS DOCUMENTOS PARÁMETROS DE CONTROL Y MEDICIÓN/INDICADORES

SEGUIMIENTO Reservas presupuestales, Nivel de
Registros Contables y Procedimientos aplicables al Cumplimiento del presupuesto, pagos e j e c u c i ó n p r e s u p u e s t a l ,
presupuestales, etc. proceso, Normograma, Matriz de
Riesgos
oportunos, recaudo de impuestos.
Cumplimiento de presupuesto de
rentas y gastos, etc.
(Ver Matriz de Indicadores)

FECHA: 17-10-2008 VERSION: 2 ANTERIOR MENU SIGUIENTE

OBJETIVO: Verificar y evaluar el esquema de organización y el conjunto de planes, programas , normas, procedimientos con el fin de procurar que todas las
ac:vidades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas cons:tucionales y legales
vigentes dentro de las polí:cas trazadas por la dirección y en atención a las metas u obje:vos previstos.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR RECURSOS INTERACCIONES

Dirige: Asesora de Control Interno Económicos,
NTCGP-1000:2004, Num. 8.2.2, Proveedores: Proceso de ges:ón del
Ejecuta: Funcionarios Oficina Físicos: lugar de trabajo
8.2.3, 8.4, 8.5; Regulación vigente desarrollo, Proceso de mejoramiento
Asesora Control Interno adecuado y Tecnológicos:
(ver Normograma) ins:tucional, en:dades gubernamentales,
Controla: computadores, teléfono, fax. procesos de apoyo
Clientes: Proceso de mejoramiento
ins:tucional, Procesos de apoyo, líder del
proceso auditado, Comité de Control
ACTIVIDADES Interno, Organismos de control y/o partes
ENTRADAS interesadas

P-Planear, dirigir y organizar las auditorías de Control Interno
• Polí:ca y obje:vos de calidad
P-Evaluar la capacidad opera:va
• Plan de desarrollo y planes aplicables
P-Iden:ficar los recursos requeridos
al proceso
H-Realizar la evaluación independiente del Sistema de RESULTADOS
• Norma:vidad aplicable
Control Interno • Informe de evaluación del S.C.I.
• Informe de evaluación del sistema de
H-Realizar las auditorías internas • Informes de auditorías
c o n t r o l i n t e r n o d e l a ñ o .
H-Presentar informes a las diferentes sectoriales • Planes de mejoramiento
inmediatamente anterior
H-Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento • Informes de seguimiento a los planes
• Programa de ac:vidades
V-Realizar seguimiento y medición al proceso • Mejoras implementadas
• Actas de reunión del equipo de
V-Determinar, recopilar y analizar datos
mejoramiento
A- Tomar acciones para la mejora
• Informes de seguimiento MEDICIÓN/INDICADORES

• Actas de mejoramiento
Cumplimiento al plan de auditoría,
Cumplimiento Planes de Mejoramiento,
Eficacia en la ges:ón de evaluación
i n d e p e n d i e n t e .
(Ver Matriz de Indicadores)
REGISTROS DOCUMENTOS
PARAMETROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
Programa de auditorías internas, Plan de Verificación del cumplimiento de los planes, programas,
Actas, Informes de auditorías, Listas de auditorías, Planes de mejoramiento,
verificación, etc. Procedimientos aplicables al proceso,
proyectos y legislación aplicable a los mismos.

Normograma, Matriz de Indicadores.

FECHA: 17-10-2008 VERSION: 2 ANTERIOR MENU SIGUIENTE

OBJETIVO: Garantizar calidad en la atención, oportunidad y la capacidad de respuesta a la ciudadanía, mediante la implementación de políticas de
servicio y protocolos de atención, a través de los canales telefónico, virtual y presencial, con calidad, oportunidad y en cumplimiento de la normatividad
vigente.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR

Dirige: Asesor Asuntos Internos
Cons:tución Polí:ca de Colombia; Ley 1437
Ejecuta: Todas las dependencias
de 2011, Ley 1474 de 2011
Controla: Jefe de oficina Asesora
de Control Interno

ACTIVIDADES
P-Definir polí:cas de operación del proceso de atención RESULTADOS
ciudadana • PQRS atendidas
P-Planear el modelo de servicio a la ciudadanía. • Trámites y/o servicios
ENTRADAS atendidos.
P-Tipificar las PQRS.
• Cliente Ciudadano interno • Asesorías en Atención a la
P-Iden:ficar los trámites y servicios que se realizan en la
y externo. ciudadanía.
administración Departamental.
• En:dades • Canales de atención
P-Definir las necesidades de recursos humanos, técnicos, operando a sa:sfacción.
gubernamentales del
financieros, etc., para atención de trámites, servicios y PQRS • Trámites y/o servicios
• Orden Nacional ,
H-Creación y/o actualización de las hojas de vida de Trámites. racionalizados.
Departamental y Municipal.
H-Iden:ficar al cliente ciudadano, conforme a los trámites y • Informes de auditoría.
• Solicitudes de la
servicios ofrecidos por la Administración. • Proceso de Mejoramiento
ciudadanía. Con:nuo
H-Administrar la atención en los canales: presencial, virtual y
• Norma:vidad Aplicable.
telefónico
• Lineamientos Nacionales
H-Ges:onar las pe:ciones, quejas, reclamos y sugerencias de MEDICIÓN/INDICADORES
de servicio al ciudadano.
acuerdo con las atribuciones de la en:dad y los términos de
• PQRS.
:empo establecidos
• Informes de trámites y • Número de respuesta de PQRS
H-Racionalizar los trámites y servicios
Servicios. generadas / Número total de
H-Promover la cultura del servicio a la ciudadanía en los PQRS x 100
servidores y los derechos y deberes en la ciudadanía • Numero de Trámites atendidos
V-Generar reportes mensuales estadís:cos para el análisis de oportunamente/Número de
PQRS trámites y servicios recibidos
V-Seguimiento al mapa de Riesgos Ins:tucional

REGISTROS DOCUMENTOS
•  Todos los procedimientos y formatos aplicables al
• Procedimiento de Atención al ciudadano
procesos • Matriz de PQRS
• Trámites/o servicios publicados

FECHA: VERSION: 1
OBJETIVO: Verificar que los entes municipales cumplan con la información para la evaluación de la planificación financiera y desempeño integral

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR

Dirige: Jefe OAPD Ley 617 de 2000 art. 79
Ejecuta: Profesional de
Planeación Dptal
Controla: Jefe OAPD

ACTIVIDADES RESULTADOS
P-Iden:ficar los recursos necesarios.
• Solicitud oficial de
H-Solicitar a los municipios la ejecución de Ingresos y
ENTRADAS información financiera.
Gastos
• Norma:vidad H-Verificación de la información suministradas la viabilidad • Informe de cumplimiento
financiera de los municipios de la viabilidad financiera
• Aplica:vos del Departamento de los municipios
Nacional de Planeación. H-Revisar la información en la plataforma DNP
H-Requiere a los municipios las inconsistencias • Bases de datos organizadas
• Aplica:vos diligenciados por las H-Elaborar el informe de requisitos legales y validadas.
en:dades Municipales. H-Editar, difundir y distribuir el informe al DNP
V-Realizar seguimiento y medición al proceso.

MEDICIÓN/INDICADORES
• Número de municipios con
cumplimiento de norma/
total de municipios
evaluados
REGISTROS
• Formulario Único Territorial
• Matriz DNP
• Ejecuciones presupuestales
municipales DOCUMENTOS
• Documento informe Procedimiento aplicable

FECHA: VERSION: 1
OBJETIVO: Asegurar la disponibilidad, actualización y optimización de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de forma oportuna y
eficaz

REQUISITOS A CUMPLIR
RESPONSABLES
Dirige: Asesor de las TIC •  Manual 3.1 de GEL
Ejecuta: Prof. Especializado de
•  Decreto 103 de 2015 RESULTADOS
Sistemas
Controla: Secretario(a) • Resultados de la ejecución
• Ley 1712 de 2014
Planeación de los proyectos de TIC
• Asesoría en proyectos de
TIC
• Plan de Acción de TIC del
Departamento.
• Cumplimiento al Esquema
de Publicación.

ENTRADAS
• Plan de Desarrollo
• Plan de Acción ACTIVIDADES MEDICIÓN/INDICADORES
• Ministerio de las TIC P- Evaluar necesidades de TIC del Departamento. •  N° de Publicaciones WEB/
P- Planear la administración de la plataforma de TIC. Total de Solicitudes Recibidas
P- Apoyo en la Formulación de proyectos de TIC. *100 (Frecuencia: Semestral)
H -Ejecutar proyectos de TIC. • N ° d e S e g u i m i e n t o s d e
H- Administrar la plataforma de TIC, (Pagina Web) proyectos Realizados/Total de
H- Cumplir con la Norma:vidad, Decretos y Leyes del Manual GEL Supervisiones de Proyectos
Asignados * 100 (Frecuencia:
V-Supervisar proyectos de TIC. según la necesidad: mensual,
A-Tomar acciones para la mejora b i m e s t r a l , t r i m e s t r a l y
semestral)

REGISTROS
DOCUMENTOS
•  Procedimiento de publicación
•  Formato de Publicación Pagina pagina WEB
WEB.
• A c t a d e s u p e r v i s i ó n d e
•A  cta de reunión Comité GEL Proyectos.
• A c t a d e s u p e r v i s i ó n d e
• Acta de reunión de Comité
proyectos TIC asignados. GEL

FECHA: VERSION: 1
OBJETIVO: Gestionar el manejo de la información recibida y producida por la entidad, mediante la planeación, gestión, organización y conservación de
acuerdo con los lineamientos archivísticos de ley e independiente del soporte o medio de registro en el que se encuentre o produzca la información.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR

Dirige: Secretario General Cons:tución Polí:ca de Colombia; Ley 1437
Ejecuta: todas las dependencias de 2011, Ley 1474 de 2011 RESULTADOS
Controla: Grupo Ges:ón
• Tablas de Retención
documental y oficina asesora Documental
control interno • Polí:cas de operación para
ACTIVIDADES
garan:zar la Ges:ón
P-Implementar la norma:vidad vigente.
Documental
P- Elaborar Programa de ges:ón Documental
• Preservación de la
P- Definir criterios y polí:cas de operación para la ges:ón
ENTRADAS información
documental.
• Norma:vidad • Acceso de los ciudadanos a
P- Elaborar las Tablas de Retención Documental
• Polí:cas de comunicación. la información
P- Aplicar las Tablas de Retención Documental
• Comunicaciones y documentos. • Registro de entradas y
P- Asegurar la disponibilidad de recursos.
• D irectrices para la Ges:ón salidas de comunicaciones
P- Formular el sistema integrado de conservación
Documental • Custodia de documentos en
H-Realizar acompañamiento a la Implementación de las
• Tablas de retención documental archivos: ges:ón, central e
polí:cas de operación para la ges:ón documental.
• Solicitud de asesoría, consulta y/o histórico
H-Recibir, producir, radicar, escanear, distribuir, ges:onar y
capacitación en la organización de • Asesoría y capacitación en la
tramitar documentos hasta su disposición final.
los documentos en los archivos de organización de los
H-Conservar, custodiar y preservar los archivos durante su
ges:ón documentos en los archivos
ciclo vital: ges:ón, central e histórico.
• Planes de capacitación de ges:ón y seguimiento a la
H-Asesorar y capacitar en la organización de los documentos
• Solicitud de asesoría y asistencia aplicación de las Tablas de
en los archivos de ges:ón.
técnica a en:dades Retención
H- Asesorar y capacitar en aplicación de polí:cas de ges:ón
• Solicitud de acceso y consulta de
documental a las en:dades públicas del dpto
documentos públicos.
H-Coordinar la implementación (actualización y/o ajustes) de MEDICIÓN/INDICADORES
• Solicitudes de transferencias
las Tablas de Retención Documental N° de comunicaciones
documentales
H- Elaborar y aplicar Tablas de valoración documental oficiales recibidas/N° de
• Sistema integrado de
H-Evaluar la sa:sfacción de los clientes internos y externos comunicaciones oficiales
conservación entregadas x 100.
V-Realizar seguimiento y medición al proceso.
N° consultas recibidas/N°
consultas atendidas x100

REGISTROS
DOCUMENTOS

FECHA: VERSION: 1
 Acciones que sobre una población específica, con individuos iden:ficables y caracterizables deben realizar las en:dades públicas o privadas para disminuir la
OBJETIVO:
Objetivo:
probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado, evitable y nega:vo para la salud del individuo. De igual manera se debe atender determinantes par:culares que
conllevan a la inequidad social y sanitaria por ciclo de vida, etnia, genero, vic:mas y discapacitados.

RESPONSABLES
Dirige: Ministerio de Salud y Protección REQUISITOS A CUMPLIR
Social Ejecuta: En:dades territoriales, Un modelo de atención y prestación de servicios en salud adecuado al ciclo de vida, género, etnicidad, discapacidad y
EPS, IPS, otros sectores y la comunidad vic:mas de conflicto armado,. Evidenciar información de atención diferencial , Un modelo de comunicación y
Controla: SDS,SMS, Ministerio de Salud, educación en salud con enfoque diferencial que promueva conductas saludables. La par:cipación social con
Supersalud, Veedurías, asociaciones de incidencia polí:ca para intervenir determinantes sociales de la salud
usuarios, comités de discapacidad, Mesa
de vic:mas, Procuraduría, Contraloría.
ACTIVIDADES
P-Realizar análisis de situación de salud y diagnós:cos -- RESULTADOS
comunitarios para planear acorde a necesidades diferenciales • Disminución de índices de morbi-
ENTRADAS P-Socializar a las dimensiones y sectores necesidades mortalidad en la población del
• Norma:vidad vigente iden:ficadas departamento del cesar.
• Diagnós:co de necesidades y • Lograr la prestación de servicios
P-Realizar Plan de Acción
alterna:vas de solución de la según lo establecido en el SOGC:
P-Planificar y priorizar programas y proyectos
comunidad • Lograr la cobertura en salud.
• Caracterización poblacional H-Ejecutar proyectos • Programas y proyectos ejecutados
• Plan de Desarrollo H-Realizar seguimiento a las acciones de salud pública a • Norma:vidad cumplida
• En:dades gubernamentales del poblaciones vulnerables • Inclusión y atención diferencial
en salud a población vulnerable
Orden Nacional H-Realizar seguimiento al aseguramiento de poblaciones • Par:cipación Social.
• Estrategias y metodologías vulnerables
nacionales de intervención H-Realizar acciones de seguimiento a la adecuación de la
• Análisis de Situación de Salud del prestación de servicios de salud a las necesidades diferenciales de
departamento.
las poblaciones vulnerables
MEDICIÓN/INDICADORES
H-Ejecutar las acciones necesarias contempladas en los programas
de Promoción Social
Realizar el seguimiento del reporte sobre atención diferencial a • -Mortalidad materna
grupos poblacionales vulnerables • -Coberturas de vacunacion
H-Aplicar y velar por el cumplimiento de la norma:va • -Violencia Intrafamiliar
REGISTROS • -Mortalidad por EDA en
Actas, informes, Actos reglamentaria en los organismos que hacen parte del proceso
menor de cinco años.
administra:vos, cuadros de V-Realizar seguimiento y medición del proceso y de todas las • -Mortalidad en menores de
consolidación de datos, sistemas ac:vidades ,para retroalimentación de resultados y reporte a entes un año.
de información, bole:nes de de control. • -Prestadores de servicios
SIVIGILA, de salud Cer:ficados

FECHA: VERSION: 1
OBJETIVO: Definir y desarrollar la organización y la prestación de la Educación formal y Educación para el trabajo y desarrollo humano en los
Establecimientos educativos Oficiales de los 24 municipios no certificados del departamento del Cesar.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR

Dirige: Secretario de Educación Cons:tución Polí:ca de Colombia; Ley 115 del 8 de febrero de 1994, por la cual se expide la Ley
Departamental General de Educación, Ley 715 del 21 de diciembre de 2001, Resolución 7797 de mayo 29 del 2015.
Ejecuta: Todas las dependencias de la
Secretaría de Educación
Controla: Jefe de la Oficina Asesora de
Control Interno
ACTIVIDADES
P-Realizar Planes de Acción por área, caracterizar el perfil del RESULTADOS
sector educa:vo, y generar el Plan de Apoyo al Mejoramiento • R e s o l u c i ó n a n u a l d e
P-Determinar estrategias de ampliación de cobertura Matrícula
P-Proponer al Establecimiento Educa:vo Planes de • Plan de acción por área
ENTRADAS Mejoramiento Ins:tucional (PMI). • P l a n d e A p o y o a l
H-Expedir anualmente el Acto Administra:vo para definir las Mejoramiento
directrices y cronogramas para la organización del servicio • Caracterización y perfil del
• Norma:vidad vigente educa:vo estatal sector educa:vo
• Solicitudes de la ciudadanía H-Establecer convenios de con:nuidad para garan:zar la • Necesidades de contratación
interno y externo permanencia de los estudiantes • Informes de auditoría
• Lineamientos nacionales H-Distribuir adecuadamente la planta docente, administra:va
y recursos existentes, op:mizándolos dentro de los
parámetros establecidos por el MEN. MEDICIÓN/INDICADORES
H-Realizar análisis a los resultados de las evaluaciones • Variación porcentual de la
realizadas a los Estudiantes. matrícula Oficial
H-Fomentar e implementar la evaluación de desempeño de • Variación de los resultados
Docentes de las pruebas SABER frente
al puntaje promedio nacional
V-Validar la veracidad de la información reportada en los
en cada una de las áreas
Sistemas de Información evaluadas.
REGISTROS V-Ejecutar las auditorías a los procesos de la Secretaría de • Número de las hojas de vida
Educación en los Establecimientos Educa:vos Oficiales. actualizadas en el sistema
• Informes del Sistema Integrado
de Matrícula SIMAT
• Informes del Sistema HUMANO
DOCUMENTOS
•  Procedimiento de Cobertura
•  Procedimiento de Calidad

FECHA: VERSION: 1
OBJETIVO: Garantizar la prestación de servicios oportunos, transparentes y confiables, con el fin de contribuir al acercamiento entre el ciudadano y el Estado, a través de los diferentes
canales de atención acorde a la normatividad legal aplicable aumentando la satisfacción de los ciudadanos, lo anterior para dar cumplimiento a las políticas y estrategias de eficiencia
administrativa y racionalización de trámites.

RESPONSABLES REQUISITOS A CUMPLIR

Dirige: Jefe Oficina Asesora de Constitución Política de Colombia
Planeación Departamental. Decreto Ley 019 de 2012
Ejecuta: Secretaría de Salud, Decreto 2573 de 2014
Secretaría de Educación, Ley 1755 de 2015 RESULTADOS
Secretaría de Hacienda, Secretaría • Inventario de trámites.
de Recreación y Deportes, • Hojas de vida de trámites inscritos.
Secretaría de Gobierno. • Trámites y servicios realizados.
Controla: Oficina Asesora de • Informe del estado de los trámites y/
ACTIVIDADES o servicios realizados.
Asuntos Internos.
P- Iden:ficar los trámites que se realizan en las diferentes sectoriales de la
• R equerimientos y/ solicitudes
en:dad, así como también los elementos caracterís:cos de los trámites, tales
d e b i d a m e n t e a t e n d i d a s y / o
como, la norma:vidad y los requisitos necesarios para que éstos se lleven a
tramitadas.
cabo.
• Polí:cas de operación para garan:zar
P- Priorizar aquellos trámites que generen gran impacto a los ciudadanos, o
una respuesta oportuna a los
los que más sean realizados por éstos. requerimientos de los ciudadanos.
H- Atender el requerimiento y/o solicitud.
H- Racionalizar los trámites de cara al ciudadano, mediante el adecuado uso • Acciones preven:vas y correc:vas.
de las tecnologías de la información y las comunicaciones-TICS. • Plan de mejoramiento.
ENTRADAS H- Revisar, minimizar y actualizar el cumplimiento de los requisitos exigidos al
• Norma:vidad aplicable ciudadano, con el fin de prestar un servicio eficiente.
• Documentación aplicable al H- Realizar seguimiento y medición al proceso y al servicio.
proceso. V- Actualización de la norma:vidad vigente.
• Ciudadanos y partes interesadas. V- Recopilar, analizar y evaluar el servicio prestado a los ciudadanos y partes
• Solicitud de trámite y/o servicio. interesadas no conforme, de igual forma la sa:sfacción del cliente.
• Hojas de vida de trámites V- Actualización permanente de requisitos y condiciones necesarias para MEDICIÓN/INDICADORES
realizar los trámites.
A- Implementar cadenas de ventanillas únicas.
A- Aplicar acciones para el mejoramiento con:nuo, tales como: preven:vas, N° de trámites expedidos/N° de
correc:vas y de mejora. trámites solicitados x 100=
A- Interoperabilidad: capacidad de asociarse las en:dades territoriales Expedición de trámite
mediante el uso de las TICS. N° de trámites expedidos dentro
A- Implementar el servicio de PSE (Pago seguro electrónico) o pagos y de los términos establecidos/N°
consultas en línea. de trámites solicitados x 100=
REGISTROS
Páginas WEB: Oportunidad en la Atención de
www.cesar.gov.co y trámites
www.suit.gov.co N° de trámites sistematizados/N°
Portal Gobierno en línea. de trámites x 100=
Requisitos exigibles a los ciudadanos Sistematización de trámites
especificados en las hojas de vida de los N° de trámites publicados /N° de
trámites. DOCUMENTOS trámites identificados y
Procedimiento de trámites. documentados x 100=
Trámites y/o servicios publicados. Publicación de trámites en la
WEB

FECHA: VERSION: 1