SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL

PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

DIRECCIÓN GENERAL DE PADRÓN Y LIQUIDACIÓN
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

GUÍA DE REFERENCIA DE MEDIDAS DE

SEGURIDAD PARA LAS INSTALACIONES

DE ARCHIVOS DE TRÁMITE,

CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO DE

PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

 GUÍA DE REFERENCIA DE MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LAS
INSTALACIONES DE ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN
E HISTÓRICOS DE PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL.

INDICE

Página.

INTRODUCIÓN 4

I. ANTECEDENTES 4

II. MARCO LEGAL 4

III. DISPOSICIONES GENERALES 5

 Objetivo
 Alcance
 Nivel de aplicación
 Definiciones

IV.- DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 6

1.- Edificios y Locales 6

 Edificios o Locales destinados
 Ubicación de los locales
 Áreas de descarga
 Servicios
 Áreas de recepción
 Áreas de transito de personas
 Drenajes pluviales y control de goteras

2.- Prevención, Protección y Combate de Incendios 7

 Medidas de Prevención y Protección
 Extintores
 Estudios y programas de riesgos y prevención

3.- Instalaciones Eléctricas 8

 Instalaciones Eléctricas diseño e instalación
 Servicio de operación y mantenimiento
 Circuitos y tableros

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4.- Iluminación 9
 Áreas, Planos y lugares de Trabajo
 Reconocimiento y evaluación de la iluminación
 Interrupción de la iluminación

5.- Ventilación y Temperatura 9

 Ventilación artificial
 Temperatura y Humedad

6.- Personal 9
 Conocimientos mínimos del personal asignado
 Personal responsable

7.- Equipo de Protección Personal 10

 Equipo de protección personal

8.- Ergonomía y Mobiliario 10

 En las Instalaciones, Maquinaría, Equipo y Herramienta
 Estantería y Mobiliario
 Medidas de instalación
 Armado de Baterías
 Señalización de pasillos, baterías, estantes, niveles y cajas

9.- Instalaciones Sanitarias e Hidráulicas 11

 Instalaciones Sanitarias
 Instalaciones de comedor
 Distancias mínimas de instalación
 Ubicación de las instalaciones

10.- Orden y Limpieza 11

 Programa de limpieza
 Limpieza de instalaciones sanitarias y de contenedores de basura
 Programa de control de plagas y fumigaciones

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INTRODUCCIÓN

La conservación física de los archivos implica la aplicación de un conjunto de procedimientos y

medidas destinadas a asegurar la preservación y prevención de alteraciones físicas o de
contenido en la información resguardada en los documentos de archivo.

La mayoría de los locales utilizados como albergue de los archivos administrativos, tanto de
PROSPERA Programa de Inclusión Social, como de diversas dependencias públicas son
bodegas. Estos locales, generalmente carecen de las instalaciones mínimas y equipo básico para
salvaguardar la integridad física del personal y garantizar el resguardo documental.

Por esta razón son expuestas en este manual las Políticas y lineamientos en cuestión de
seguridad que permitirán conservar debidamente los documentos en custodia y prevenir
accidentes del personal de los archivos de PROSPERA.

I.- ANTECEDENTES

De conformidad con el Plan de Trabajo presentado por el titular de la Coordinación de Archivos

de la Coordinación Nacional al Órgano Interno de Control de SEDESOL en los primeros días de
agosto del año 2004 y en el marco de la de los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal, de la Ley Federal del Trabajo, Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio
Ambiente de Trabajo y las Normas Oficiales Mexicanas especificas, se expide la presente Guía
de Referencia de Medidas de Seguridad para las Instalaciones de Archivos de Trámite,
Concentración e Históricos de PROSPERA Programa de Inclusión Social.

II.- MARCO LEGAL

 Ley Federal del Trabajo.
 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
 Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo.
 Norma Oficial Mexicana NOM-026-STPS-1998.
 Norma Oficial Mexicana NOM-001-STPS-1999.
 Norma Oficial Mexicana NOM-025-STPS-1999.
 Norma Oficial Mexicana NOM-002-STPS-2000.
 Norma Oficial Mexicana NOM-006-STPS-2000.
 Norma Oficial Mexicana NOM-029-STPS-2004.

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III.- DISPOSICIONES GENERALES

Objetivo.- Las presentes políticas tienen por objeto establecer las medidas de seguridad
necesarias dentro de las instalaciones de archivos, que garanticen la optima organización y
conservación del patrimonio documental de PROSPERA así como la prevención de los
accidentes y enfermedades de trabajo, tendientes a lograr que la prestación del trabajo se
desarrolle en condiciones de seguridad, higiene y medio ambiente adecuados para los
empleados, conforme a lo dispuesto en la Ley Federal del Trabajo y demás normatividad en
dicha materia.

Alcance.- Las políticas, reportes, responsabilidades y características, descritas en esta Guía,

son aplicables al personal adscrito y a las instalaciones de las áreas destinadas para el
manejo de archivos de trámite, concentración e histórico de la Coordinación Nacional de
PROSPERA Programa de Inclusión Social.

Nivel de aplicación.- Estas recomendaciones deberán ser consideradas por todas las
unidades, tanto a nivel central como en cada una de las Delegaciones Estatales.

DEFINICIONES:

Para los efectos de esta guía, se entenderá por:

Área de tránsito Es la superficie destinada a la circulación de vehículos o personas

que manejen materiales.

Área de Todo aquel lugar, en que su denominación sea la de archivo de

trabajo concentración o histórico, y en el que se realicen actividades de
organización, almacenamiento, resguardo y conservación, de
documentos así como la prestación de servicios relacionados con
estas tareas.

Contaminantes Son los agentes físicos, químicos y biológicos capaces de modificar

del ambiente las condiciones del medio ambiente del área de trabajo, que por
de trabajo sus propiedades, concentración, nivel y tiempo de exposición o
acción pueden alterar la salud de quienes ahí laboran.

Detector de humo Es un aparato que funciona de manera autónoma y que contiene un

dispositivo de alarma audible y visible que se activa al percibir
condiciones que indiquen la presencia de una combustión, como
son calor, humo, flama o una combinación de éstas, anunciando
una situación de emergencia.

Equipo para el Son los vehículos utilizados para el transporte de materiales de

transporte de cualquier tipo, en forma continua o intermitente entre dos o más
materiales estaciones de trabajo destinados a los procesos documentales.

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Ergonomía Es la adecuación del lugar, equipo, maquinaria y herramientas, de

acuerdo a sus características físicas y psíquicas, a fin de prevenir
accidentes y enfermedades y optimizar la actividad de éste con el
menor esfuerzo, así como evitar la fatiga y el error humano.

Espacio Es un lugar lo suficientemente amplio, con ventilación natural

confinado deficiente, configurado de tal manera que una persona puede en su
interior desempeñar una tarea asignada, que tiene medios limitados
o restringidos para su acceso o salida, que no está diseñado para
ser ocupado por una persona en forma continua y en el cual se
realizan trabajos específicos ocasionalmente.

Lugar de Es el sitio donde el empleado desarrolla sus actividades laborales

trabajo específicas para las cuales fue contratado, en el cual interactúa con
los procesos productivos y el medio ambiente laboral.

Material Es todo elemento documental, soportes de distinto formato,

productos y desecho o residuo que se utiliza en las operaciones y
los procesos de administración de archivos.

Materiales y Son aquellos que por sus propiedades físicas y químicas al ser
sustancias manejados, transportados, almacenados o procesados, presentan
químicas la posibilidad de inflamabilidad, explosividad, toxicidad, reactividad,
peligrosas radiactividad, corrosividad o acción biológica dañina, y pueden
afectar la salud de las personas expuestas o causar daños
materiales a instalaciones y equipos.

Medio ambiente Es el conjunto de elementos naturales o inducidos por el hombre,

de trabajo que interactúan en el área de trabajo.

Microorganismo Organismo viviente microscópico, productor o causante de

patógeno enfermedades.

IV.- DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1.- EDIFICIOS Y LOCALES

a. Los edificios o locales destinados a albergar archivos de trámite, concentración o

históricos u otros centros de trabajo similares, ya sean temporales o permanentes,
deberán estar diseñados, construidos o adecuados a las actividades que en ellos se
realizaran, observando las disposiciones de los reglamentos locales y de protección
civil.
b. Estos locales deberán estar alejados de zonas con riesgo de inundaciones, terremotos,
incendios, robos, vandalismo.
c. Deberá contar con un andén para descarga de materiales.
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d. Contará con servicios de vigilancia, agua, luz eléctrica, instalaciones sanitarias,

limpieza, drenaje, acondicionamiento ambiental, comunicación telefónica, circulación,
salidas de uso normal y de emergencia y zonas de reunión en emergencias.
e. El local deberá de contar con un área de recepción de remesas documentales, así
como un área especial con mesas de trabajo destinada a prestar servicio a los
usuarios de la institución.
f. Las áreas de recepción de materiales, almacenamiento, de procesos y operación,
mantenimiento, tránsito de personas y vehículos, salidas y áreas de emergencia y
demás áreas de las unidades de archivo, deberán estar delimitadas e identificadas
con señalamientos visibles y de acuerdo a las necesidades y características del
lugar.
g. Las áreas de tránsito de personas deberán contar con las condiciones de limpieza y
seguridad, a fin de permitir la libre circulación en las instalaciones, de acuerdo a las
actividades que en el lugar se desarrollen y al tipo de riesgo.
h. Estos lugares deberán contar con drenajes pluviales e industriales independientes.
i. Se deberá de implementar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo para el
control de goteras, humedad y de impermeabilización que garantice al máximo la
conservación del patrimonio documental de la institución.

2.- PREVENCIÓN, PROTECCIÓN Y COMBATE DE INCENDIOS

En las instalaciones de archivo se deberá contar con medidas de prevención y

protección, así como con sistemas y equipos para el combate de incendios.

a) Para la prevención, protección y combate de incendios, el personal responsable de las

áreas de archivo en conjunto con la Subdirección de Servicios Generales deberán:
 elaborar un estudio para determinar el grado de riesgo de incendio, de acuerdo a
los materiales, subproductos, productos y desechos, así como las medidas
preventivas y de instalación de extintores y equipos pertinentes. Para el tipo de
material que se resguardará en estos repositorios, es recomendable el uso de
extintores de Gas Halón 1211, Gas Halotron-1, Polvo Químico Seco (PQS) y
Dióxido de Carbono (CO2) 1, en el caso del extintor de Polvo Químico Seco, debe
de tomarse en cuenta el daño que podría sufrir el material documental en caso
de ser utilizado, ya que este tipo de extintor deja residuos sólidos que deben de
ser limpiados a la brevedad.

b) En la instalación de los extintores se debe cumplir con lo siguiente:

 colocarse en lugares visibles, de fácil acceso y libres de obstáculos, de tal forma
que el recorrido hacia el extintor más cercano, tomando en cuenta las vueltas y
rodeos necesarios para llegar a uno de ellos, no exceda de 15 metros desde
cualquier lugar ocupado en el área de trabajo;

1
Norma Oficial Mexicana NOM-002-STPS-2000
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 fijarse entre una altura del piso no menor de 10 cm., medidos del suelo a la parte
más baja del extintor y una altura máxima de 1.50 metros, medidos del piso a la
parte más alta del extintor;
 colocarse en sitios donde la temperatura no exceda de 50º C y no sea menor de
-5º C;
 estar protegidos de la intemperie;
 señalar su ubicación con letreros que sean visibles desde 15 metros de distancia;
 estar en condiciones óptimas para ser usados rápidamente; entre otros puntos.

c) Debido a las características que tienen las áreas, locales o edificios destinados al
almacenamiento de documentos con alto grado de riesgo de incendio, se debe
cumplir con lo siguiente:
 en cada nivel del área de trabajo, por cada 200 m2 o fracción del área de riesgo,
se debe instalar como mínimo 2 extintores de acuerdo a la clase de fuego;
 contar con equipo fijo contra incendio (hidrántes, gabinetes de equipo de
bomberos, etc.) y ser complementario a los extintores;
 contar con detectores de humo;
 contar con señalización visual y audible;
 organizar brigadas contra incendios, en función al tipo y grado de riesgo de las
instalaciones de archivo para prevenirlos y combatirlos;
 practicar cuando menos una vez al año simulacros de incendio en el área de
trabajo;
 implementar un programa de mantenimiento y recarga de extintores;
 planos de Localización: deberán indicar salidas de emergencia, ubicación del
equipo contra incendio;
 contar con personal de vigilancia y si los recursos lo permiten es recomendable
contar con circuito cerrado de televisión.

3.- INSTALACIONES ELECTRICAS

a. Las instalaciones eléctricas permanentes o provisionales en los centros de trabajo

deberán diseñarse e instalarse con los dispositivos y protecciones de seguridad, así
como señalizarse de acuerdo al voltaje y corriente de la carga instalada, atendiendo
a la naturaleza de las actividades laborales y procesos industriales, deberá de
respetarse el código de colores que utiliza protección civil de la localidad.
b. El servicio de operación y mantenimiento a las instalaciones eléctricas de los centros
de trabajo, solamente se realizará por personal capacitado.
c. Los circuitos de los tableros de distribución de energía eléctrica deberán estar
señalizados e identificados.

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4.- ILUMINACIÓN

a. Las áreas, planos y lugares de trabajo, deberán contar con las condiciones y niveles
de iluminación que permitan acceder visualmente a los datos e información
registrada en las etiquetas de las cajas y en los documentos resguardados en el
repositorio, es recomendable que las lámparas se ubiquen sobre los pasillos y no
sobre las baterías.
b. En las zonas de las instalaciones de archivo en que la interrupción de la iluminación
artificial represente un peligro para los empleados, se instalarán sistemas de iluminación
eléctrica de emergencia.

5.- VENTILACIÓN Y TEMPERATURA

Las unidades de archivo de concentración e histórico deberán contar con sistemas de

ventilación artificial.
a. El sistema debe iniciar su operación por lo menos quince minutos antes de que ingrese el
personal al área correspondiente.
b. En el área del acervo documental se recomienda contar con extractores de aire tipo
cebolla o axiales.
c. Contar con un registro del programa de mantenimiento preventivo del sistema de
ventilación artificial, que incluya al menos: las fechas en que se realizó, las fechas en que
se haya realizado el mantenimiento correctivo, y el tipo de reparación.
d. Se mantendrán controles de temperatura y humedad: termómetros e hidrómetros
manuales que permitan vigilar la temperatura adecuada a la que deben estar los
documentos, que es de 18 grados centígrados y 40% de humedad relativa2.

6.- PERSONAL

a. El personal que se desempeñe en labores de archivo deberá tener la capacitación mínima

indispensable en materia de organización de archivos y acceso a la información pública.
b. El personal asignado a estas unidades de archivo, será el único autorizado para llevar a
cabo las actividades inherentes a los archivos de trámite, concentración e históricos.

2
Controles de conservación de material documental. Medidas preventivas. Archivo General de la Nación, México
1998.
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7.- EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL

a. El equipo mínimo que debe ser proporcionado al personal que labora en estas áreas y
que permita no alterar la salud o poner en riesgo la vida de los empleados así como
garantizar el buen manejo y resguardo de los documentos, son; Batas de trabajo, guantes
de látex o algodón, cubre bocas, fajas lumbares y lentes de protección.

8.- ERGONOMÍA Y MOBILIARIO

a. En las instalaciones, equipo o herramienta de las áreas de archivo, la institución tomará

en cuenta los aspectos ergonómicos, a fin de prevenir accidentes y enfermedades de
trabajo.
b. Se proveerá de estantería y mobiliario metálico, necesario para prevenir un conato de
incendio.
c. Los estantes se instalarán alejados de las paredes, cuando menos en 80 cm. de
distancia.
d. El primer nivel de los estantes deberá tener un separación con el piso de 15 cm., con el
fin de permitir la limpieza y evitar daños en la documentación por transferencia de
humedad, plagas o maniobras con equipo de carga.
e. La estantería será formada en baterías (ver gráfica 1), para evitar caídas generalizadas
de la documentación provocadas por temblores, accidentes, etc. Además la distribución
en baterías impide la generalización de un eventual incendio y facilita la ubicación y
localización de la documentación.
f. Las baterías estarán alineadas y separadas entre si, por no menos de 80 cm., esto
permitirá la creación de pasillos laterales, centrales y perimetrales que facilitaran la libre
circulación de las cajas, documentos, montacargas, escaleras, así como del personal de
limpieza y archivistas.
g. Dependiendo del plan de instalación de extintores, es recomendable que en las baterías
de los pasillos centrales sean ubicados de manera homogénea extintores de Gas Halon
1211, Gas Halotron-1, Polvo Químico Seco (PQS) o de Dióxido de carbono (CO2) u otros
de características similares.
h. Los pasillos, baterías, estantes, niveles y cajas deberán estar debidamente identificados
con letreros y etiquetas visibles en todo momento.
i. Se deberá de contar con escaleras tipo plataforma o similar, que permitan ubicar los
materiales en los estantes de forma segura para el personal (ver grafica 2).
j. Para el traslado de los materiales dentro de los locales, se utilizarán patines hidráulicos,
diablos de carga u otro tipo de equipo que permita realizar estas tareas de forma segura y
eficiente (ver gráfica 3).

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9.- INSTALACIONES SANITARIAS E HIDRÁULICAS

a. De acuerdo con la naturaleza de las actividades de cada instalación de archivo, es

recomendable que la institución establezca para el uso de personal, sistemas higiénicos
de agua potable, lavabos, así como excusados y mingitorios dotados de agua corriente,
separados los de hombres y mujeres y marcados con avisos o señales que los
identifiquen. El número de aquéllos se determinará tomando en consideración la cantidad
de personal que ahí labora.
b. En las unidades de archivo se recomienda destinar lugares higiénicos para el consumo de
alimentos y para la ubicación de tomas de agua potable, con dotación de vasos
desechables.
c. Las instalaciones sanitarias y en el caso de contar con lugares destinados para el
consumo de alimentos, estos deberán de estar localizados a no menos de 15 metros de
distancia de las áreas administrativas, y de resguardo de documentos.
d. Las instalaciones hidráulicas, sanitarias y recolectores pluviales deberán de estar
ubicadas en zonas que no causen daños en el material documental en casos de avería.
Se mantendrá un programa de mantenimiento preventivo y correctivo a estas
instalaciones a fin de prevenir cualquier incidente que pudiera dañar los acervos
documentales.

10.- ORDEN Y LIMPIEZA

a. Los responsables de archivo deberán establecer programas para el orden y la limpieza de

sus áreas administrativas y de resguardo del acervo, en ningún momento debe de
permitirse la acumulación de polvo o suciedad sobre las baterías, niveles o cajas del
repositorio.
b. La limpieza se hará por lo menos al término de cada jornada laboral.
c. No se permitirá el consumo de alimentos en las áreas administrativas y de resguardo de
los acervos documentales.
d. Los servicios sanitarios destinados al personal, deberán conservarse permanentemente
en condiciones de uso e higiénicos.
e. Los contenedores o lugares destinados a concentrar la basura y desperdicios de estos
locales, deberán de estar separados de las áreas administrativas y de resguardo
documental.
f. Se contará con un programa para el control de plagas y fauna nociva, destinado a
mantener limpios y fumigados los locales de los centros de trabajo, los equipos y las
instalaciones.
g. Las visitas de fumigación y seguimiento por parte de las empresas dedicadas al control de
plagas y fauna nociva, deberán de ser realizadas mensualmente.

Fecha de actualización: 10 de septiembre de 2014 Página 11 de 12

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Gráfica 1.
Gráfica 2.
Escalera tipo “Plataforma”. Es recomendable
que el calibre del material pueda soportar pesos
de entre 113Kg. y 136 Kg.

Patín Hidráulico Góndola

Gráfica 3.

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