SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL

PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

DIRECCIÓN GENERAL DE PADRÓN Y LIQUIDACIÓN
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

PARA LA ORGANIZACIÓN Y

CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE

PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

INDICE
Página.
INTRODUCIÓN 4

I. ANTECEDENTE 4

II. MARCO LEGAL 5

III. DISPOSICIONES GENERALES 5

 Objeto
 Alcance
 Nivel de aplicación
 Definiciones

IV. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 8

1. Sistema de Archivos de PROSPERA Programa de Inclusión Social 8
a) Unidades Administrativas Responsables 8
 Unidades Administrativas
 Comité de Información
 Área Coordinadora de Archivos de PROSPERA
 Enlaces en materia de archivos de las Unidades Administrativas
 Áreas de control de gestión documental
 Archivo de Trámite
 Documentación Semiactiva o en Concentración
 Repositorio Histórico o Archivo Histórico
b) Estructura documental del Sistema de Archivo de 10
PROSPERA
 Documentos de archivo
 Expedientes de archivo
 Documentos que no constituyen elementos de archivo
 Documentos electrónicos
c) Instrumentos Archivísticos 12
 Cuadro General de Clasificación Archivística
 Guía Simple de Descripción de Archivos
 Inventarios Documentales
 Catálogo de Disposición Documental

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 2 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

2. Administración de documentos 13
 Recepción
 Producción y reproducción

3. Archivos de Trámite 14
 Principios básicos
 Políticas
 Procesos y políticas de clasificación
 Política de expedientación
 Información reservada y confidencial
 La guarda de los expedientes
 Los identificadores
 Consideraciones generales de guarda de los documentos
 Transferencia primaria

4. Documentación Semiactiva o en concentración 19

 Políticas
 Valoración y proceso de baja documental
 Transferencia secundaria

5. Repositorio Histórico o Documentación Inactiva 22

 Políticas y funciones

6. Asignación de recursos para los archivos 23

 Local
 Mobiliario y equipo
 Personal

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 3 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Archivos de la institución tiene como función principal, la organización y vigilancia

de los archivos administrativos e históricos de PROSPERA Programa de Inclusión Social, una de
las razones de su creación, es la de lograr la modernización y homogeneización de las
actividades documentales y asegurar el uso racional y correcto de los documentos durante su
ciclo vital, es decir, desde su génesis hasta su eliminación o conservación en el repositorio o
archivo histórico, en lo que se refiere a la documentación producida por las Áreas Centrales
como de las Delegaciones Estatales.

Las unidades administrativas responsables que conforman PROSPERA Programa de Inclusión

Social y que son parte del Sistema de Archivos de PROSPERA desarrollarán con la máxima
eficiencia y oportunidad las actividades que les están encomendadas, aplicando
profesionalmente las técnicas e instrumentos establecidos dentro de la institución en particular en
el presente Manual para garantizar el adecuado manejo de la documentación pública. Deberán,
asimismo, procurar optimizar los recursos que les fueren confiados para el desempeño de sus
funciones.

El objetivo fundamental del Sistema de Archivos es garantizar que la institución cuente de

manera ágil, completa y oportuna, con la información documental que requiere para el desarrollo
de todas y cada una de sus actividades regulares, tanto en materia de planeación como de
decisión, operación y control. Para ello, deberán contar con Coordinadores de Archivos,
Responsables de los Archivos de Trámite y en su caso habilitar los archivos de Concentración e
Histórico y nombrar a sus respectivos responsables.

Todas las técnicas y recursos del Sistema de Archivos deberán invertirse y perfeccionarse con la
perspectiva de brindar de manera especializada a la institución y a los servidores públicos que
laboran en las mismas, como también a la ciudadanía, el apoyo informativo que demanden
mediante la correcta recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia,
préstamo, selección y control de los documentos de gestión institucionales.

I.- ANTECEDENTES

Este manual se integró de conformidad con el Plan de Trabajo presentado por el titular de la
Unidad de Enlace del Programa, al Órgano Interno de Control de SEDESOL en los primeros días
de agosto del año 2004 y en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental y de los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal y del Decreto por el que se crea la Coordinación Nacional de PROSPERA Programa de
Inclusión Social, se expide el presente Manual de Políticas y Lineamientos para la Organización
y Conservación de los Archivos de PROSPERA Programa de Inclusión Social.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 4 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

II.- MARCO LEGAL (Básico)

 Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su
Reglamento.
 Ley Federal de Archivos
 Ley General de Bienes Nacionales.
 Código Fiscal de la Federación.
 Código Civil Federal.
 Código Penal Federal.
 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia
y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental.
 Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los
Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación
General en las materias de Transparencia y de Archivos.
 Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
 Lineamientos para la elaboración de leyendas y carátulas que deberán contener los
documentos y expedientes clasificados con información reservada y confidencial.
 Reglas Generales para transferencia de documentación a los archivos de concentración
de SEDESOL. (13 de abril de 2005)
 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental.

III.- DISPOSICIONES GENERALES

Objetivo.- Las presentes Políticas y Lineamientos tienen por objeto establecer el marco
general para la organización, conservación y custodia de los archivos de PROSPERA
Programa de Inclusión Social.

Alcance.- Las políticas, reportes y responsabilidades, descritas en este Manual, son

aplicables al personal adscrito a la Coordinación Nacional de PROSPERA Programa de
Inclusión Social.

Nivel de aplicación.- Estas políticas y lineamientos son de observancia obligatoria en todas

las Unidades Administrativas responsables que conforman a PROSPERA Programa de
Inclusión Social.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 5 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

DEFINICIONES:
Para los efectos de este manual, se entenderá por:
 Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear,
dirigir y controlar la producción, circulación, uso, selección y destino final de los
documentos de archivo.
 Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.
 Archivo de concentración: unidad responsable de la conservación y administración de
aquellos documentos cuya consulta es esporádica (Documentación Semiactiva) por parte
de las unidades administrativas de la institución y que permanecen en él hasta que se
determine su destino final.
 Archivo de trámite: unidad responsable de la administración y conservación de
documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
unidad administrativa.
 Archivo histórico: unidad responsable de organizar, conservar, administrar y divulgar la
memoria documental institucional.
 Baja documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.
 Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los
valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación
de reserva o confidencialidad y el destino final de la documentación.
 Clasificación archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.
 Conservación de archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los
documentos de archivo.
 Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de la institución.
 Custodia: responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su
posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el
acceso a los documentos. (ISAD) (G) (Norma Internacional de Descripción Archivística)
 Descripción archivística: proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que
faciliten el acceso y conocimiento de los archivos. (Guía para la organización y control del
expediente de archivo, A.G.N)
 Destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos
expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o
transferirlos a un archivo histórico.
 Disposición: producto final de la valoración y vigencia de los documentos; transferencia
primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente, o baja documental para
reciclaje.
 Documentación activa: aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las
unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 6 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

 Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones

de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.
 Documentación semiactiva: aquella de uso esporádico que debe conservarse por
razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.
 Documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,
correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,
instructivos, notas, notas memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que
documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus
servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos
podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico,
informático u holográfico.1
 Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o
contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades de las dependencias y entidades.
 Documento electrónico: información que puede constituir un documento de archivo cuyo
tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o
recuperarse. 2 También se entiende por documento digital todo mensaje de datos que
contiene información o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios
electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.3
 Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o
entidad. Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso
corriente, o bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al
mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la
serie. (ISAD) (G) (Norma Internacional de Descripción Archivística)
 Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia con
cuyo nombre se identifica (Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos
de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal).
 Guía simple de archivos: esquema general de descripción de las series documentales
de los archivos, indicando sus características fundamentales conforme a lo establecido en
el Cuadro General de Clasificación; incluye los datos generales (nombre, dirección,
teléfonos y correo electrónico), del personal responsable de la administración y control de
la documentación en los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico; con el fin de
facilitar la consulta a usuarios internos y externos.
 Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja
documental.
 Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los archivos de
trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia
documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos
adicionales establecidos en los presentes lineamientos.

1
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Artículo 3, fracción III
2
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal. D. O. F. 20/02/04
3
Código Fiscal de la Federación, Artículo 17 D.
Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 7 de 23
 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

 Sección documental: divisiones del fondo basadas en las atribuciones de la

dependencia de conformidad con las legislaciones aplicables.
 Serie documental: conjunto de expedientes homogéneos, resultado de una misma
actividad o que reflejan un mismo tipo de documento.
 Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica
de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de
expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración
al archivo histórico (transferencia secundaria).
 Unidades Administrativas responsables: son las encargadas de dar cumplimiento a las
presentes políticas, de hacer funcional el Sistema Integral de Archivos y velar por la
conservación del patrimonio documental de la institución (Direcciones Generales y
Delegaciones Estatales).
 Valor documental: condición de los documentos que les confiere características
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración
(valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos
históricos (valores secundarios).
 Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia
 Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

IV.- DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1. SISTEMA DE ARCHIVOS DE PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL.

El Sistema de Archivo de la Coordinación Nacional de PROSPERA se integra por tres elementos:
 las unidades administrativas responsables;
 la estructura documental y
 los instrumentos archivísticos que forman un conjunto organizado que permite unificar los
criterios para el manejo de los documentos.

a) Unidades Administrativas Responsables.

 Unidades Administrativas: unidades administrativas encargadas de vigilar el
cumplimiento de los presentes lineamientos así como de la custodia y organización de
los archivos de la institución. (Direcciones Generales y Delegaciones Estatales).
 Comité de Información: conforme a la Ley Federal de Transparencia es el órgano
responsable de establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para
la dependencia o entidad en materia de clasificación y conservación de los
documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad
con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación,
según corresponda.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 8 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

 Coordinador de Archivos: es el responsable de auxiliar al Comité de Información en

el establecimiento de criterios para la organización y conservación de archivos de la
institución. Por designación del Coordinador Nacional del Programa el titular de la
Dirección de Sistema de Información es el responsable de esta área.
 Coordinador o Enlace de archivo de las unidades administrativas: Son los
servidores públicos designados por los titulares de las diferentes áreas de la
institución para llevar a cabo las actividades de organización de archivos, conforme a
los criterios establecidos por el Coordinador de Archivos de la Coordinación Nacional.
Sus funciones son:
 Apoyar al área coordinadora de archivos en todos los trabajos que contribuyan
al cumplimiento de los presentes Lineamientos.
 Supervisar que los responsables de los archivos de trámite de sus áreas
cumplan en tiempo y forma con las disposiciones que emita el Área
Coordinadora de Archivos de la Coordinación Nacional.
 Responsable de Archivo.- Son los servidores públicos, titulares de las diferentes áreas
de la institución (Coordinación Nacional, Direcciones Generales, Direcciones de Área,
Subdirecciones de Área, Delegaciones Estatales, Jefes de Unidades Operativas, etc.)
responsables de garantizar y supervisar la implementación de procesos encaminados a
optimizar la organización y conservación de la documentación recibida, generada y
resguardada por el área a su cargo.
 Áreas de Control de Gestión Documental.- Son aquellas áreas de las Unidades
Administrativas que realizan las funciones de recepción, registro, control, seguimiento y
despacho de la correspondencia oficial de la institución.
 Archivos de Trámite: son los archivos o lugares instalados en las Unidades
Administrativas, para organizar y conservar los expedientes activos de todas las áreas
que la integran.
 Áreas de Concentración: son los espacios o el lugar designado a donde se canalizan
todos los expedientes que han concluido su vigencia operativa para su guarda
precautoria, de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación;
la Secretaría de Desarrollo Social y por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e
Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. En el
caso de las Delegaciones del Programa en cada una de las entidades federativas del
país, de acuerdo con las Reglas Generales para Transferencia de Documentación a los
Archivos de Concentración de SEDESOL,4 las Delegaciones Estatales del Programa
serán responsables de resguardar la documentación en su propio archivo de
concentración o documentación semiactiva, así mismo la Coordinación Nacional y cada
una de las Direcciones Generales, serán responsables de administrar y resguardar su
documentación semiactiva en los espacios que ellos mismos determinen para tal efecto.
 Repositorio Histórico: es el área o el lugar designado en el que se resguardará
permanentemente la documentación histórica de la institución, para organizar, conservar,
describir y difundir la información contenida en los documentos históricos que son

4
SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL. Dirección General de Recursos Materiales. Comité de Mejora Regulatoria
Interna. Reglas Generales para Transferencia de Documentación a los Archivos de Concentración de SEDESOL.
Décima Tercera Sesión Ordinaria, 13 de abril de 2005.
Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 9 de 23
 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

patrimonio de la institución, estas unidades estarán resguardadas e identificadas dentro

de las áreas de concentración.

b) Estructura Documental del Sistema de Archivo de PROSPERA.

La estructura documental del Sistema Integral de Archivo de PROSPERA se compone de:
 Documentos de archivo.- Los documentos de archivo proporcionan la evidencia
oficial de la actividad que registran por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad
estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tienen para
producirlo. También las firmas, títulos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial
de los documentos de archivo;
 tienen un carácter orgánico, son parte de un todo estructurado, deben su
existencia a una persona o institución que los produjo y solo alcanzan sentido al
interrelacionarse;
 tienen carácter único, a diferencia de otros documentos múltiples como los libros o
revistas. Son producidos en forma natural en función de una actividad
administrativa. Constituyen el único testimonio y garantía documental del acto
administrativo.
 Expedientes de archivo.- Reúnen los documentos que tratan del mismo asunto o
actividad, los expedientes deben contener una portada o guarda exterior que debe
incluir la identificación del mismo.
 Documentos que no constituyen elementos de archivo.- Se trata de información
constituida por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las
Unidades Administrativas responsables reside en la información que contienen para
apoyar las tareas asignadas. Tienen las siguientes características:
 Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, se trata de
ediciones o copias, se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por
unidades temáticas. Por lo general, no se consideran patrimonio documental; se
les reusa o recicla y solo se conservan aquellas por su valor de información.
 Tienen un uso temporal.
 Carecen de valores documentales primarios (administrativo, contable, legal o
técnico)
 La mayoría termina su vigencia de manera inmediata, la cual está fijada por la
utilidad de la información contenida en el mismo.
 No refleja atribuciones, acciones o trámites de la unidad administrativa.
 Se trata de controles internos para diferentes operaciones administrativas
(agendas, faxes, asistencia del personal, control de correspondencia o minutarios)
 No están sujetos al tratamiento otorgado a los expedientes de archivo en lo que
corresponde al levantamiento de inventario, transferencia como documentación
semiactiva o en concentración y autorizaciones de baja por parte del Archivo
General de la Nación o de otras instituciones normativas en la materia.
 Archivos Electrónicos.- Las actividades de organización y conservación de los
archivos públicos incluyen a los archivos electrónicos, al disponer que las
dependencias y entidades tomarán las medidas necesarias para administrar y
Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 10 de 23
 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y

estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la
identidad e integridad de su información. Asimismo, se establece que deberán
aplicarse las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la
validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos
electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones
de conformidad con las normas nacionales e internacionales. En virtud de lo anterior,
para la conservación de archivos electrónicos, las Unidades Administrativas
Responsables deberán adoptar las siguientes medidas.
 En el caso que se considere necesario conservar algunos documentos en archivos
magnéticos por la naturaleza de la información, se aplicará la misma metodología
de organización, valoración y conservación que se aplica para los soportes
tradicionales.
 En lo que se refiere a la clasificación y ordenación de los documentos electrónicos
se aplicará el siguiente esquema:
o Directorio: Sección
o Subdirectorio: Serie
o Archivo: Expediente
 Los documentos electrónicos que deban ser conservados de manera magnética,
formarán parte de un programa de respaldo y migración de soportes para
garantizar el acceso, el uso y la adecuada preservación de la información.
 Cada una de las áreas que integran la Coordinación Nacional de PROSPERA
Programa de Inclusión Social, reservarán dentro de sus áreas de trámite y
concentración un espacio físico para resguardar los soportes magnéticos de la
información.
 La Coordinación de Archivos con el apoyo del área de Informática emitirá los
lineamientos generales de adaptación, reconocimiento y elaboración de los
estándares, formatos, instrucciones y códigos calificadores para los documentos
electrónicos destinados al intercambio electrónico de datos.
 El documento electrónico será considerado un medio probatorio de la información
contenida en el mismo, así como su reproducción en papel.
 Para cualquier efecto legal se exige que ciertos documentos, registros, datos o
información se mantengan archivados.
Se entenderá que se cumple con dicha exigencia si se satisfacen los siguientes
requisitos:
o Que la información sea accesible y esté disponible de manera que pueda
ser utilizada en todo momento;
o Que la información se haya mantenido en el formato digital en que fue
generada, trasmitida o recibida; y
o Que la información permita identificar y autentificar el origen y el destino
del documento electrónico y la fecha de su transmisión o recepción.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 11 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

o La titularidad de un documento electrónico se otorgará al que firma

electrónicamente (datos personales que son anexados automáticamente
por el ordenador, al momento de ser enviado el mensaje) o al creador del
mismo.
 Para los efectos de las relaciones entre un generador y un destinatario, se
presume que el documento electrónico proviene del generador, si éste fue
comunicado por alguien autorizado y con poder suficiente para actuar en
representación del generador, respecto de ese documento electrónico.5

c) Instrumentos Archivísticos.
 Cuadro General de Clasificación Archivística.- Es el instrumento técnico
archivístico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y
funciones de cada área de PROSPERA (Anexo A).
 Guía Simple de Archivos.- Es el instrumento archivístico que describe de manera
general las series documentales contenidas en los archivos de PROSPERA,
contempla su ubicación, clasificación archivística, su volumen y periodos de la misma
(Anexo B).
 Inventarios Documentales.- Los inventarios Documentales son los instrumentos de
control y consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permite
su localización, transferencia, o baja.
Existen tres tipos de inventario, según sea el objetivo y función que desempeñan:
Inventario General, Inventario de Transferencia e Inventario de Baja.
 - Inventario General.- El Inventario General se conforma con la descripción
general del contenido de un archivo de cada una de las Unidades
Administrativas. Cada Unidad Administrativa deberá contar con un inventario
que describa las series y expedientes de los archivos que tiene bajo su
responsabilidad (Anexo C).
 Inventario de Transferencia.- Instrumento de control que describe las series y
expedientes que conforme al Catalogo de Disposición Documental han
concluido su plazo de conservación en alguno de los archivos de trámite o
concentración y serán transferidos de manera controlada a una nueva
ubicación para su resguardo (Anexo D).
 Inventario de Baja.- Instrumento de control que describe las series y
expedientes sujetos a baja o disposición documental (Anexo E).
 - Catálogo de Disposición Documental.- El Catálogo de Disposición Documental es
un registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos
de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencial y el
destino final de los documentos (Anexo F).

5
(Nota: algunos de estos puntos se tomaron de la iniciativa de decreto de Ley Nacional de Archivos
del Archivo General de la Nación)

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 12 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

2.- ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

 Recepción de Documentos.- La recepción de documentos es un acto jurídico–
administrativo que debe motivar acciones y respuestas institucionales; por ello, los
documentos que PROSPERA recibe de otras instituciones públicas, privadas y del
público en general merecen ser atendidas de manera ágil y eficiente. La recepción de
documentos es la fase inicial del sistema de archivos, sus implicaciones jurídicas y
administrativas para los servidores públicos y la institución, obligan a tener un proceso
definido que dé cuenta del ingreso oficial del documento, su destino y tratamiento
dentro de la institución. Por ello, en la etapa de recepción de documentos oficiales de
PROSPERA se deberán cumplir tres principios:
a) Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida;
b) Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área
que se encargará de su atención y trámite;
c) Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y conservada
como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.
 Producción y reproducción de documentos: La producción y reproducción de
documentos institucionales deben atender al criterio de suficiencia, con la finalidad de
generar los documentos en la cantidad necesaria, para evitar el dispendio y explosión
documental de copias, que burocraticen los procesos y dupliquen los archivos
institucionales.
Como regla general los comunicados internos que se generen en las áreas de
PROSPERA no emitirán copias para conocimiento; en los casos necesarios se
marcarán este tipo de copias, pero éstas no serán consideradas para ser enviadas o
conservadas como documentación semiactiva o en concentración. Por lo que la baja
se hará en las mismas oficinas una vez que dejen de tener utilidad. Las direcciones
generales y direcciones de área sólo conservarán para su archivo las copias de los
documentos firmados por sus titulares que tengan el acuse de recibo. Como regla
general estos acuses deberán estar integrados en el respectivo expediente original.

Solo en casos justificables, las secretarias de los titulares podrán conformar un

consecutivo de copias de firmas para seguimiento y control de gestión; dicho
consecutivo no formará parte del archivo institucional y una vez concluido su función
podrá darse de baja en la misma oficina.

Los documentos de fax son instrumentos de comunicación empleados para optimizar

tiempos y agilizar trámites; sin embargo, no serán materia de archivo ni tampoco
excluyen el trámite de recepción o envío del documento original.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 13 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

3.- ARCHIVO DE TRÁMITE

 Principios básicos:
 Control, seguimiento y conservación de los documentos sujetos a trámite, es decir
aquellos que tienen carácter de activos.
 Ingreso al archivo exclusivamente de documentos oficiales en original, para su debida
integración en expedientes, en estricta observancia a los procedimientos establecidos.
 Conservación sistemática y organizada de los expedientes ubicados en el archivo de
trámite, para su fácil localización y eficaz consulta.

 Políticas: Así mismo, las políticas a cumplir serán las siguientes:

1. Las Direcciones Generales y Delegaciones Estatales contarán con un Coordinador o
Enlace de Archivos, así como de espacios designados en los que se resguardaran los
documentos generados por las áreas que dependan de ellas, a su vez cada unidad
de trámite tendrá un responsable de archivo encargado de conservar los documentos
activos, integrarlos en expedientes debidamente depurados, clasificados e
inventariados.
2. Los responsables de los Archivos de Trámite vigilarán y facilitarán los elementos
administrativos necesarios para la admisión oportuna y guarda íntegra de aquellos
documentos elaborados o recibidos por la Institución.
3. La documentación que haya sido calificada como reservada o confidencial, conforme
a la normatividad señalada por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental y los lineamientos que de ella emanen, recibirá
una atención particular, por parte de los responsables de los Archivos de Trámite.
Para la identificación de dichos documentos deberá colocarse en la portada o guarda
exterior de los expedientes clasificados y reservados una leyenda que así lo indique,
de acuerdo a los lineamientos aplicables.
4. El Coordinador o Enlace de los archivos de trámite, coadyuvará con el Coordinador
de Archivos de la Coordinación Nacional, en la elaboración del Cuadro General de
Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General, así
como en la actualización de estos, de la guía simple de archivos y del directorio de
responsables de unidades de archivo.

Nota: La actualización y/o modificación de la vigencia documental, se deberá de realizar

con oficio de solicitud y justificación de dicha solicitud dirigido a la Coordinación de
Archivos de la Coordinación Nacional, esta actividad deberá de realizarse durante el
periodo de septiembre-octubre de cada año.

Los expedientes que se encuentren dentro de los Archivos de Trámite estarán a

disposición de las áreas usuarias, las cuales podrán utilizarlos en calidad de préstamo,
bajo su estricta responsabilidad por un término prorrogable de 15 días y mediante
autorización del titular del área respectiva y el llenado de un formato de préstamo en el

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 14 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

que se describirá puntualmente el contenido documental y que deberá actualizarse, en

caso necesario.

 Procesos y políticas de clasificación: Existen procedimientos técnicos y políticas que

deben observarse en la organización y conservación de los archivos institucionales, a fin
de que su guarda y manejo se desarrollen de manera adecuada. En este sentido el
proceso de clasificación archivística implica la identificación y agrupación de expedientes
homogéneos con base a la estructura funcional de la Institución.
En congruencia, los procedimientos y las políticas a cumplir serán las siguientes:
En cumplimiento a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de
los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
expedidos por el Archivo General de la Nación y publicados en el Diario Oficial de la
Federación el 20 de febrero de 2004, la clasificación de los documentos generados
recibidos o transformados por las Instituciones y Entidades de la Administración Pública
Federal, se realizará a partir del 12 de junio del 2003 conforme al actual Cuadro General
de Clasificación Archivística de la Institución, anterior a esta fecha, la documentación será
relacionada en inventarios documentales (Anexo C) conforme a los asuntos y temas que
hasta esa fecha se controlaba.

La clasificación de archivos atenderá al principio de procedencia, es decir, los

documentos se integrarán en los expedientes que corresponden a la Unidad
Administrativa que los genera.
1. Los archivos institucionales se constituyen por documentos integrados en
expedientes.
2. La clasificación y ordenación de los expedientes se hará por Fondo, Secciones y
Series, de acuerdo a lo establecido en el Cuadro General de Clasificación Archivística
de la Institución.
3. Los expedientes del archivo de trámite de PROSPERA se integrarán sistemáticamente
tomando en cuenta los siguientes criterios generales:
 Los documentos que conforman el expediente corresponden a un mismo asunto,
actividad o trámite de la Institución, con lo que se constituyen las series.
 Se integran siguiendo un orden cronológico, ya sea ascendente o descendente del
trámite o asunto.
 No deben ser perforados, a menos que por su volumen, sea estrictamente
necesario (en el caso de que se resguarden en carpetas).
 Se resguardarán en fólderes de tamaño adecuado a la documentación contenida
 Los expedientes presentarán en la ceja de los fólder la clave alfanumérica de
clasificación archivística, debiendo consignar el nombre y número del expediente,
subserie, serie, sección y fondo al que correspondan.
 Los documentos se foliarán con un mínimo de tres dígitos, iniciando por el 001,
conforme vayan ingresando al expediente y registrándolo en la parte superior
derecha del lado contrario (esta actividad se puede realizar conforme el
expediente vaya creciendo o al momento de preparar la transferencia primaria).

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 15 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

4. Los expedientes se ordenarán numéricamente conforme al código establecido en el

Cuadro General de Clasificación Archivística de la Institución, solo en casos
justificados y en base a criterios que atiendan a la naturaleza misma de su
contenido, es decir por su importancia, se permitirá la excepción de esta política.
5. La portada o guarda exterior (fólder o carpeta) de los expedientes contendrá, como
mínimo, los siguientes elementos de identificación, en estricta congruencia con el
Cuadro General de Clasificación Archivística:
 Fondo;
 Sección;
 Serie;
 Subserie;
 Clave alfanumérica consecutiva que identifica los niveles;
 Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;
 Asunto, resumen o breve descripción del expediente de referencia;
 Número de fojas útiles al cierre del expediente (este dato se anota en el
momento en que el asunto ha concluido y se alista para su transferencia
primaria).
6. La ceja del expediente o costado de la carpeta contendrá:
 Fondo
 Sección
 Serie
 Subserie y
 Nombre y Número de expediente.
Nota: Dentro de la gestión documental y en especial en la Expedientación de archivo,
existen dos tipos de expedientes; a) Expedientes que atienden asuntos comunes y que
son generados y concluidos dentro de un mismo ejercicio fiscal, es decir por año y b)
Expedientes que son creados en un año fiscal y concluidos al siguiente o varios años
después, las políticas a seguir en cada caso son las siguientes.

 Política de expedientación:
 Caso a) Los expedientes contendrán solamente documentación del mismo asunto y
del mismo año debiendo reflejar este dato en los campos de fechas extremas, la
diferenciación de expedientes pertenecientes a años distintos, se realizará con el
número de expediente el cual por lógica deberá de ser diferente.
 Caso b) Estos expedientes contendrán documentación del mismo asunto y el manejo
de la documentación se realizará también por año sin embargo este se realizará con
las carpetas del expediente, debiendo asignar una o varias carpetas a un año en
especifico, dependiendo del volumen de documentación. Es obligatorio anotar y
actualizar las fechas de cierre de los expedientes al momento de concluirse los
asuntos.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 16 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

 Información reservada o confidencial: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a

la Información Pública Gubernamental establece que la documentación emitida por la
Institución tiene, en principio carácter de público, con dos claras excepciones a esta
regla general. La primera establece que la información será reservada cuando, al
hacerse pública, pueda dañar la estabilidad del Estado y del país. La otra, que se
considera confidencial cuando contenga datos privados de las personas.

Por tal motivo, con el propósito de cumplir con dicho cometido, se enuncian las
políticas siguientes:
1. Los documentos y expedientes reservados o confidenciales, deberán presentar
una leyenda mediante un sello o impresión que indique el carácter específico de
clasificación. Para el caso de los documentos, dicha leyenda será ubicada en la
parte superior derecha y en el caso de los expedientes, se asentará en la portada
del mismo, preferentemente con la utilización de una etiqueta.
2. Durante su permanencia en los Archivos de Trámite, los documentos y
expedientes serán custodiados en un área específicamente designada,
previéndose las medidas necesarias para su resguardo, acceso restringido y
prevenciones para su adecuada conservación.
3. Los titulares de las Unidades Administrativas guardarán un registro de los
servidores públicos que, por la naturaleza de sus atribuciones, tengan:

Acceso a documentos y expedientes clasificados como reservados y confidenciales.

1. Los documentos y expedientes reservados deberán permanecer el tiempo de su
reserva en los Archivos de Trámite respectivos. Si presentan un volumen de
consideración, se resguardaran con la documentación semiactiva o en
concentración, con las indicaciones precisas respecto a su carácter de reservados,
por lo que en este lugar, se mantendrá la responsabilidad de custodia y
conservación de la Unidad Administrativa.
2. Los documentos confidenciales ubicados en los expedientes de personal, serán
conservados durante su fase activa en el archivo administrativo de personal que
corresponda.
3. Los documentos y expedientes reservados y confidenciales no deberán estar fuera
de sus respectivos archivos, a excepción expresa de que exista razón fundada
para ello y se cuente con autorización del titular de la Unidad Administrativa
respectiva.
4. En su caso los documentos y expedientes reservados o confidenciales dispuestos
para transferencia primaria como documentación semiactiva o en concentración,
se reportarán de manera expresa en el oficio de envío respectivo.

 La guarda de los expedientes: La ejecución de esta acción archivística implica cumplir

con las siguientes políticas:
1. Los documentos deberán guardarse en fólderes o carpetas que para el caso se
usen o autoricen. La carátula o frente servirá como portada y contendrá los datos
de clasificación de información y de clasificación archivística.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 17 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

2. El segundo nivel de guarda de los expedientes es la caja o gaveta. Esto

dependerá de los recursos de la Institución. Se puede combinar el resguardo de
los expedientes en cajas de tamaño oficio y en gavetas de archiveros, en todos
los casos colocados de manera horizontal, con el lomo del fólder hacia abajo
dado que en esa posición se tiene mayor consistencia para distribuir el peso de
un expediente para su mejor conservación.

 Los identificadores: La forma más práctica de identificar los expedientes es

combinando las carátulas o portadas que contienen los datos ya referidos, con las
cejas o pestañas de los fólderes. Las políticas a cumplir serán las siguientes:
1. El diseño de los fólderes de preferencia debe de ser igual para todo el fondo y
secciones de la Institución, de tamaño estándar, de preferencia carta, y las
pestañas de al menos 1.5 cm. de ancho por 15 cm. de largo para poder anotar
datos referenciales de ubicación.
2. Estos datos pueden adherirse con etiquetas para las pestañas, de modo que sea
funcional escribir los datos referenciales, incluso con base en un sistema de
automatización.
3. Las etiquetas de pestañas deberán indicar el número de caja o gaveta, el número
de expediente, serie documental y asunto (este último puede ser un resumen o
palabras claves del mismo).

 Consideraciones generales de guarda de los documentos semiactivos

con valores históricos al momento de ser preparados para la transferencia
primaria y durante su estancia en los espacios designados para su
concentración:

Con la finalidad de que los Archivos de Trámite no acumulen indefinidamente documentos

que hayan perdido su vigencia operativa para las unidades administrativas responsables,
es indispensable transferir de manera sistemática y ordenada la documentación
semiactiva a lugares adecuados para su debida custodia.

No es recomendable que los documentos con valores históricos de PROSPERA se

transfieran en expedientes con broches metálicos, clips, engargolado metálico o de
PVC, ni plástico. En general no es aceptable que los documentos tengan herrajes de
ninguna especie dado el alto contenido de óxido que producen y transmiten al papel,
con el consiguiente deterioro del mismo.

 Transferencia primaria. Políticas aplicables:

1. Los expedientes que concluyan su uso operativo, de acuerdo al Catálogo de
Disposición Documental, deberán transferirse y/o separarse de los Archivos de
Trámite para su conservación precautoria.
2. Los responsables de los Archivos de Trámite valorarán, depurarán y seleccionarán los
documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las
transferencias primarias al lugar designado para su concentración.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 18 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

3. Las transferencias primarias se realizaran, con el apoyo de la Coordinación

Administrativa respectiva, a su lugar designado para su concentración, de conformidad
con los Inventarios de Transferencia, respectivos.
4. Los responsables de los Archivos de Trámite elaborarán y actualizarán el Inventario
de Transferencia Primaria, una vez al año, durante los meses de octubre y noviembre.
5. Todas las transferencias de archivo se llevarán a cabo en cajas de archivo de tamaño
institucional (tamaño recomendado 31.0 x 10.0 x 26.5 cm.), las que deberán estar
debidamente identificadas, tanto en relación con su clasificación archivística, como a
su carácter de reserva o confidencialidad, conforme al Cuadro General de
Clasificación Archivística y al Catálogo de Disposición Documental respectivamente.
6. Las transferencias primarias se harán mediante oficio en el que especificará el tiempo
de guarda precautoria. En el caso de que, en la transferencia se envíen expedientes
reservados o confidenciales, se hará del conocimiento del responsable de la
documentación semiactiva o en concentración, en el mismo oficio que acompaña a los
inventarios respectivos.
7. Durante los dos primeros meses de cada año, se realizarán las transferencias de los
expedientes de los Archivos de Trámite a las áreas de Concentración, habiendo
concluido su gestión y uso, según lo establecido en el Catálogo de Disposición
Documental, así como en el Programa de Transferencia Primaria que para el efecto
se desarrolle por el responsable del resguardo de la documentación en concentración.
8. Los Archivos de Trámite deberán llevar el registro integral de las transferencias que
efectúen de la documentación semiactiva o en concentración.

4.- DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA O EN CONCENTRACIÓN

 Políticas: Políticas aplicables:

1. Las Direcciones de Área contarán con un responsable de la documentación
semiactiva o en concentración y de un lugar o espacio adecuado en el que se
resguardaran los documentos en etapa semiactiva de las áreas generadoras, en estos
espacios se conservaran los documentos semiactivos, por un periodo precautorio
hasta cumplir con su vigencia documental de acuerdo al Catálogo de Disposición
Documental de la Institución y deberán permanecer debidamente depurados,
clasificados, ordenados, organizados e inventariados.
2. El Responsable de la documentación semiactiva recibirá y validará los expedientes
que le son transferidos, vigilando las fechas de guarda precautoria, integrando y
elaborando el Calendario de Caducidades (Anexo G), atendiendo los servicios de
préstamo de la documentación a su cargo, valorando en estricta coordinación con las
áreas respectivas, los expedientes que concluyeron su vigencia documental o
cumplido su período de vigencia y tramitando el destino final de los documentos a su
cargo.
3. Coadyuvará con el Área Coordinadora de Archivos, en la elaboración y actualización
del Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General de Archivo de
Concentración.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 19 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

4. Será el responsable de elaborar los Inventarios de Baja documental y de

Transferencia Secundaria.
5. Toda transferencia primaria de expedientes semiactivos al o los lugares designados
para su resguardo y concentración, deberá realizarse de manera programada y en
coordinación con los Archivos de Trámite. Es responsabilidad de la Unidad
Administrativa Responsable que origina la transferencia, formular el listado completo
de los materiales que habrán de ser concentrados, mediante el requisitado del formato
de inventario de transferencia, el cual deberá ser revisado y, en su caso, validado, por
la instancia receptora.
6. El responsable operará un registro de control integral de las transferencias primarias y
secundarias realizadas.
7. El responsable recibirá la documentación debidamente ordenada, depurada e
integrada en expedientes, organizada en cajas de archivo a los que se anexará el
formato de inventario establecido para tal efecto.
8. El responsable integrará su acervo con los expedientes que le remitan los Archivos de
Trámite de las Unidades Administrativas Responsables, conforme al calendario
propuesto, ubicándolos topográficamente y valorándolos para su destino final.
9. El responsable prestará los expedientes exclusivamente a las áreas que los producen
o reciben, con el visto bueno de su titular, por un periodo de quince días hábiles, el
cual podrá ser renovable, actualizando la información correspondiente al préstamo
respectivo.

 Valoración y proceso de baja documental: Toda valoración implica la ejecución de un

conjunto de políticas que se sintetizan en las siguientes:
1. El responsable de la documentación semiactiva será el encargado de la valoración de
los expedientes inactivos. El proceso valorativo se realizará una vez concluido el plazo
de conservación precautoria de los mismos, en estricta congruencia al Catálogo de
Disposición Documental.
2. El responsable registrará en un calendario de caducidades, todos los expedientes que
le sean transferidos por los Archivos de Trámite, a efecto de detectar oportunamente
la documentación que haya concluido su guarda precautoria. El responsable
preparara un programa de transferencias para baja, de acuerdo a los tiempos
establecidos por el Catálogo de Disposición Documental, programa que validará el
Área Coordinadora de Archivos. Una vez aprobado, lo turnará a las Unidades
Administrativas para su conocimiento.
3. Antes de proceder a la baja de los expedientes que han terminado su guarda
precautoria, El responsable de la documentación semiactiva, confirmará mediante
oficio, la aprobación de las áreas emisoras, a través de los Archivos de Trámite que
hayan transferido los materiales en cuestión.
4. En caso de que las Unidades Administrativas o los Archivos de Trámite requieran
ampliar el plazo de conservación de los expedientes transferidos, lo señalarán
mediante oficio, estableciendo el nuevo periodo de retención precautoria,

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 20 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

fundamentando su utilidad legal, administrativa, fiscal o contable para su revaloración

por parte del Archivo de Concentración.
5. La valoración de los expedientes inactivos deberá ser realizada por el responsable de
la documentación semiactiva con un máximo de atención y orden, seleccionando los
expedientes que serán dados de baja o, en su caso, conservados definitivamente y
transferidos al lugar designado como repositorio histórico de la institución para su
guarda permanente.
6. La baja definitiva de los expedientes inactivos, valorados por el responsable de la
documentación semiactiva o en concentración y en coordinación en su caso con el
responsable de la documentación histórica, deberá apegarse estrictamente a las
normas vigentes expedidas por el Archivo General de la Nación, el Instituto Federal de
Acceso a la Información y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
7. Para operar la baja de expedientes inactivos, la Coordinación de Archivos de su área,
requerirá la intervención del Archivo General de la Nación, o en su caso cuando se
trate de documentación contable y de acuerdo a la normatividad emitida a este
respecto, de la intervención de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, por medio
de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, a
efecto de obtener la autorización requerida para operar y vigilar la baja definitiva en
cuestión.
8. El responsable de la documentación semiactiva elaborará un informe final de los
procesos de valoración, describiendo detalladamente el conjunto documental
depurado, así como las técnicas aplicadas y los resultados del proceso, en su
conjunto.
9. El responsable integrará un expediente por cada baja calificada, cuidando de
incorporar los oficios de autorización, los Inventarios Documentales y el acta
respectiva.
Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación
deberán conservarse durante cinco años, contados a partir de la fecha de autorización,
información que se incluirá en el Catálogo de Disposición Documental.

 Transferencia secundaria: Con el propósito de cuidar el cumplimiento adecuado y

oportuno de este proceso, enseguida se enuncian las políticas correspondientes:
1. Toda transferencia de expedientes con valor permanente al lugar designado como
repositorio Histórico deberá ser cuidadosamente preparada y organizada, bajo la
responsabilidad primaria del responsable de la documentación semiactiva.
2. La selección de tales materiales, la correcta organización de la remesa y el inventario
de los expedientes a transferir, deberán ser revisados y validados por el responsable
de la documentación histórica.
3. Para el caso de los expedientes que se transfieren al repositorio histórico, se abrirá un
expediente de transferencia definitiva, al que se anexará el acuse del oficio de envío y
copia de los Inventarios Documentales remitidos.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 21 de 23

 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

4. Finalmente, las solicitudes de dictamen de destino final, así como el propio dictamen
que emita el Archivo General de la Nación y las actas de baja o de transferencia
secundaria deberán digitalizarse y publicarse el sitio de Internet de PROSPERA.

5.- REPOSITORIO HISTÓRICO O ARCHIVO HISTÓRICO

 Políticas y funciones: Las políticas puntuales a cumplir serán las siguientes:

1. La instancia responsable de la organización, conservación, descripción y difusión de la
documentación histórica de PROSPERA será el Repositorio Histórico o en su caso el
Archivo Histórico, el cual recibirá de manera exclusiva los documentos expedientados
que durante el proceso de valoración reciben dicha calificación y, por lo tanto,
requerirán ser conservados de manera permanente.
2. El responsable del repositorio histórico recibirá la documentación debidamente
ordenada e integrada en expedientes por parte del área responsable de la
documentación semiactiva o en concentración.
3. La organización de los expedientes históricos se efectuará respetando la clasificación
que recibió durante su estancia en los Archivos de Trámite y durante su
concentración. Alternativamente, podrá aplicar un sistema diferente de clasificación,
para lo cual se solicita asesoría del Archivo General de la Nación.
4. El responsable del repositorio histórico elaborará y mantendrá actualizado el
inventario de las series documentales existentes en su acervo, y elaborará los
catálogos de las series que se encuentran bajo su custodia.
5. Coadyuvará con el Área Coordinadora de Archivos, en la elaboración y actualización
del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el
Inventario General de Archivo Histórico, así como la actualización de la guía simple de
archivos y el directorio de responsables de unidades de archivo.
6. Promoverá el uso y aprovechamiento de la documentación histórica de PROSPERA
por parte de académicos, analistas y de la sociedad en general, difundiendo su acervo
y los materiales de consulta.
7. Establecerá un programa para el respaldo de los documentos históricos utilizando
sistemas ópticos y electrónicos.
De manera sintética, el responsable del repositorio histórico deberá cumplir con las
siguientes funciones:
 Realizar la recepción de las series documentales históricas.
 Efectuar la descripción archivística.
 Hacer investigación histórica.
 Realizar la difusión del patrimonio histórico documental de PROSPERA Programa
de Inclusión Social.
 Prestar asesoría en la valoración documental.
 Realizar la conservación documental.
Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 22 de 23
 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
PROSPERA PROGRAMA DE INCLUSIÓN SOCIAL

6.- ASIGNACIÓN DE RECURSOS PARA LOS ARCHIVOS

 Local: La conservación física de los archivos implica la aplicación de un conjunto de

procedimientos y medidas destinadas a asegurar la preservación y prevención de
alteraciones físicas o de contenido en la información resguardada en los documentos de
archivo.
Las políticas a cumplir para ello, serán las siguientes:
Deberá disponerse de espacios específicos para la recepción, organización y resguardo
temporal y definitivo de la documentación de archivo.
1. El espacio físico y el mobiliario de los archivos ofrecerán las condiciones de seguridad
y funcionalidad que garanticen la conservación de los documentos, entre las cuales se
encuentran:
 Espacio suficiente
 No ubicarse en zonas que presenten humedad
 No estar expuestos a la intemperie
 No estar expuestos directamente a los rayos solares
 Programa permanente de sustitución de cajas y fólderes dañados
 Contar con instalaciones eléctricas seguras y ventilación suficiente
 Limpio y libre de plagas nocivas
 Contar con sistemas y medidas de seguridad mínimas indispensables señaladas
en la Guía de Referencia de Medidas de Seguridad para las Instalaciones
de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de PROPERA Programa
de Inclusión Social (Anexo H).
 Contar con áreas para la administración y consulta.
 Mobiliario y equipo: El mobiliario que se utilice deberá ser metálico y adecuado a las
características de la documentación que se conservará. Deberán contar con un equipo de
cómputo (cuando menos) para realizar las tareas encomendadas.
 Personal: El personal que se desempeñe en labores de archivo deberá tener la
capacitación mínima indispensable en materia de organización de archivos y acceso a la
información pública.
 Recursos Informáticos: Para la adecuada implementación de los presentes lineamientos
y políticas, la Coordinación de Archivos de la Coordinación Nacional ha desarrollado una
aplicación informática denominada, Sistema de Control de Archivos (SICA), esta
aplicación se basa en los principios archivísticos, así como en la legislación vigente en la
materia; su finalidad es la de mantener registrada y controlada de forma homologada la
totalidad de la documentación recibida, generada, transformada y resguardada en todas
las áreas de la Coordinación Nacional, por lo que sin excepción alguna todas las áreas de
PROSPERA deberán registrar en el SICA, la documentación responsabilidad de su área,
correspondiente al periodo del 12 de junio de 2003 y en adelante, de conformidad con los
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en su lineamiento octavo
transitorio.

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014 Página 23 de 23