UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables

Fundamentos de Contabilidad

Contabilidad

Definición

La contabilidad es una ciencia y técnica que recopila, clasifica y registra

de manera sistemática y estructural, las operaciones económicas del
ente económico. Los registros deben practicarse de manera cronológica
y ordenada, y por una vez al mes en forma global o individual.

Objetivos

Los datos procesados en la contabilidad se convierten en información

que permite elaborar informes para el control, la planeación y la toma
de decisiones por parte de sus usuarios: los administradores, los
propietarios, los delegados de unos y otros, el estado y terceros en
general.

Técnica y normativa contables

El proceso contable involucra el arte de registrar sistemáticamente los

datos y la producción de la información (técnica) y la normativa que le
es aplicable, es decir, el conjunto de exigencias legales respecto de la
forma de hacer los registros y producir la información.

Esa técnica y normativa se encuentran reglados en Colombia por los

decretos 2649 y 2650 de 1993, y sus modificaciones. En el primer
decreto, encontramos los principios de contabilidad, las normas que se
debe atender a la hora de registrar y controlar activos, pasivos,
ingresos, gastos y patrimonio y las cuentas de orden. Además incluye,
la reglas para producir los información financiera (estados financieros,
generalmente).

La dirección de los quehaceres contables debe estar orientada por un

contador público, cuyo proceder profesional está también reglado por las
leyes 145 de 1960 y 43 de 1990.
Obligados a llevar contabilidad

En general, están obligados a llevar contabilidad los comerciantes (arts.

19 y 48 Co.Co.), el estado en todos sus niveles, todo organismo que
maneje recursos públicos, las sociedades comerciales en general, las
entidades sin ánimo de lucro (Ley 190 de 1995, artículo 45 y la Ley
50 de 1984), algunas personas jurídicas como las cajas de
compensación familiar, las cooperativas, todo aquel quien pretenda
hacerla valer como prueba, etc.

No Obligados a llevar contabilidad

Por regla general, no están obligados a llevar contabilidad los

empleados, las empresas no comerciales, las juntas de defensa civil,
iglesias, parroquias y seminarios, los agricultores.

Objetivos de la contabilidad

El objetivo general de la contabilidad es proveer información financiera a

sus usuarios; informar la cuantía de los bienes y derechos tanto del ente
económico como de terceros cuya custodia le ha delegado (activos);
igualmente establecer la cuantía de sus obligaciones internas
(patrimonio) y externas (pasivos); llevar control de los ingresos y los
egresos (resultados); determinar los resultados de las operaciones
(utilidad o pérdida) servir de base para la elaboración de presupuestos;
informar sobre determinados rubros a terceros interesados: los bancos,
los acreedores financieros, los proveedores, los organismos fiscales, los
propietarios, los clientes, etc.

Principios o normas de Contabilidad

Son el conjunto de reglas y conceptos básicos que se deben observar al

registrar e informar contablemente sobre los asuntos económicos de las
personas y que en Colombia, están contenidos en el decreto 2649 de
1993.

“El Reglamento General de la Contabilidad, se estructura en cuatro títulos, a saber: el primero,

sobre el marco conceptual de la contabilidad; el segundo, referido a las normas técnicas; el
tercero, de las normas sobre registros y libros; y el cuarto, sobre disposiciones finales” (Legis).

Esas normas exigen que la contabilidad cumpla con ciertas

características como que sea comprensible, útil, comparable, relevante y
confiable. Enuncian además, criterios específicos que deben cumplir
ciertas cuentas o grupos de cuentas, como la forma de registrar las
inversiones, las cuentas por cobrar, los inventarios, los pasivos, etc.

Dentro de las normas básicas encontramos, entre otros, el ente

económico, la unidad de medida, el periodo contable, la esencia sobre la
forma, asociación, revelación, etc. (artículos 5 al 18, decreto 2649 de
1993).

Técnica contable

Las cuentas

La técnica contable se apoya en diversas herramientas para conseguir

su objetivo sistémico, entre los cuales se encuentran las cuentas: las
transacciones económicas se agrupan por su similitud conceptual,
digamos por ejemplo, todas las operaciones en las cuales intervenga el
manejo de recursos en efectivo, se agrupan en una cuenta denominada
“caja”. Las operaciones relacionadas con el manejo de los dineros que
las empresas tienen depositados en los bancos, se agrupan en una
cuenta denominada “bancos”. Las operaciones inherentes a las cuentas
que la empresa no ha pagado aún, se agrupan en unas cuentas
denominadas “cuentas por pagar” y así sucesivamente.

De esta suerte cuando leemos la información contable, ella está escrita

en términos de cuentas contables y grupos de cuentas: la cuenta
“cuentas por cobrar” contendrá los valores de los dineros que la
empresa no ha cobrado aún, por ejemplo.

Transacciones contables

Siempre que se hable de operaciones que involucren económicamente

los recursos del ente económico, o afecten el patrimonio de la empresa,
se estará hablando de transacciones. Si efectuamos la compra de un
activo, pagamos una cuenta, liquidamos un contrato de trabajo,
vendemos, compramos mercancía, obtenemos un préstamo bancario,
estaremos hablando de una transacción contable.

La empresa forma un ente económico diferente al de los socios; un ente

económico son los socios y otro es la empresa o sociedad. Así, si el
gerente de la empresa compra un vehículo para su uso, esa operación
no es de la empresa, así que ésta no tiene que hacer ningún registro en
la contabilidad. Bueno, a menos que la empresa le preste el dinero al
gerente para la compra de su vehículo, o la empresa compre el vehículo
por cuenta del gerente y luego se lo cobre: en este caso, la empresa sí
debe hacer registros contables.

Esquema de cuenta en “T” y movimientos en ambos lados

Las cuentas se caracterizan porque aumentan o disminuyen, según la

transacción. Si hoy compramos mercancía, la cuenta de mercancía
aumenta; si devolvemos parte o todo de esa mercancía, entonces la
cuenta disminuye.

Para distinguir visualmente los aumentos y disminuciones de las cuentas

se ha ideado la forma de una “T” (cuentas T). En el lado izquierdo
(debe) se registran algunos movimientos y en el lado derecho (haber)
se registran otros.

Saldos de las cuentas

Los movimientos del debe (lado izquierdo de la T) se suman, y lo mismo

se hace con los movimientos del haber (lado derecho de la T): la
diferencia entre estas sumas es lo que llamamos saldo de la cuenta.

Una cuenta tendrá saldo débito, si la suma de los valores registrados en

el debe son mayores que la suma de los valores registrados en el haber.
Y tendrá un saldo crédito cuando ocurra todo lo contrario.

Clasificación de las cuentas

Como se dijo, los movimientos contables se agrupan en cuentas para

clasificarlos adecuadamente: existen cuentas reales (o de balance) y
cuentas nominales (transitorias o de resultados) y cuentas de orden. Las
primeras representan los activos, pasivos y el patrimonio (las tres
forman el balance). Las segundas representan los ingresos y egresos
(PyG). Las cuentas de orden son informativas.

Dada la diversidad de las cuentas (existe una para registrar cada tipo de
operación) y su similitud, éstas se agrupan en familias. Así por ejemplo
tenemos la cuenta de activos fijos (padre) que está conformada por
varios grupos de cuentas menores (hijos) como terrenos, edificios,
equipo de oficina, etc. A su vez, la cuenta de terrenos está conformada
por cuentas derivadas como terrenos urbanos, terrenos rurales, etc.
Veamos:

Activo Fijo 870

Terrenos 300
Terrenos urbanos 100
Terrenos rurales 200
Equipo de oficina 570
Muebles y enseres 300
Equipos 150
Otros 120

Esa agrupación de cuentas responde con la siguiente estructura:

1 1 Nivel = Clase
11 2 Nivel = Grupo
1110 3 Nivel = Cuenta
111005 4 Nivel = Subcuenta
11100505 5 Nivel = Auxiliar

Naturaleza de las cuentas

La naturaleza de las cuentas corresponde con el saldo que les es

natural, dicho de otro modo, la naturaleza del saldo de las cuentas es
“por donde aumentan”. Naturaleza débito las que aumentan por el debe
y naturaleza crédito las que aumentan por el haber.

Clasificación de las cuentas y naturaleza

Clase Nombre Clasificación Aumenta Naturaleza del saldo
1 Activo Balance Debe Débito
2 Pasivo Balance Haber Crédito
3 Patrimonio Balance Haber Crédito
4 Ingresos PyG Haber Crédito
5 Gastos PyG Debe Débito
6 Costo de Ventas PyG Debe Débito
7 Costos de Producción PyG Debe Débito
8 Cuentas de orden Cuenta de orden Especial Débito
9 Cuentas de orden por contra Cuenta de orden Especial Crédito

Ecuación contable (ecuación patrimonial)

Llamada también “balance”:

 Activo – Pasivo = Patrimonio

Si de los activos de la empresa, restamos los pasivos, el resultado es lo

que en realidad le pertenece a la empresa, es decir, su patrimonio.

La partida doble

Rezan las leyes de la física, todo lo que entra a algún sitio, salió de otro.
Contablemente, las sumas de los débitos deben ser igual a la suma de
los créditos.

Si se debitan algunas cuentas, se deben acreditar algunas otras (aunque

no sea siempre por el mismo valor): la suma de todos los movimientos
débitos debe ser igual a la suma de todos los movimientos créditos.

Plan único de cuentas – PUC

Para agrupar los registros de las operaciones, la contabilidad se apoya

en un catálogo de cuentas, una lista con los códigos y los nombres de
las cuentas, debidamente agrupadas en familias, como se dijo antes.

Existen varios PUC, uno aplicable a los comerciantes, otro aplicable a las
entidades financieras, otro aplicable a las instituciones sin ánimo de
lucro, etc.

El primero de ellos, del que nos ocuparemos, se encuentra definido en el

decreto 2650 de 1993 y contiene además del catálogo de cuentas, las
dinámicas y descripciones de cada grupo de cuentas. La dinámica de la
cuenta nos indica cómo debitarla y cómo acreditarla.

El catálogo está ordenado como se indicó en la clasificación de las

cuentas, con los respectivos niveles auxiliares.

La tarea del estudiante consiste en ampliar las lecturas profundizando

en los temas y preparándose para discutirlos y sustentarlos en clase

Fin.