Unidad 2 / Escenario 4

Lectura fundamental

Ciclo de operación y de efectivo

Contenido

1 Ciclo de crecimiento

2 Doctrina del crédito: reglas crediticias

3 Ciclo de operación y ciclo de efectivo

4 Índices de rotación o actividad

5 Índice de eficiencia del capital de trabajo operacional

Palabras clave: ciclo operación, ciclo efectivo.

1. Ciclo de crecimiento
En concordancia con el entorno sectorial, este sistema contiene las políticas y procedimientos que
se siguen a través de todo el ciclo del crédito, desde la solicitud, el estudio y aprobación del crédito,
la constitución de garantías, la administración de las cuentas por cobrar, hasta el cobro oportuno.
También incluye los recursos tanto de estructura organizacional como tecnológicos que pueden
considerarse necesarios en cada empresa, además de políticas y procedimientos de registro contable
y provisiones por niveles de riesgo y control.

Como el resultado final es la conversión oportuna y rentable de los recursos invertidos en este activo a
efectivo, se hace énfasis en uno de los subsistemas del ciclo del crédito denominado estudio y aprobación
del crédito. Se resaltan sus elementos más importantes:

1. Evaluación de los aspectos cualitativos del solicitante de crédito como solvencia moral, tipo de
sociedad, quienes son sus accionistas, tiempo en el mercado, objeto social al que se dedica, tiempo
de las últimas gerencias, historial del crédito, quienes son sus proveedores, sus clientes, entidades
financieras con las que trabaja.

2. Evaluación de aspectos cuantitativos del sector y la empresa para conocer su estabilidad financiera
tales como liquidez, endeudamiento externo e interno, rentabilidad, rotación de los activos, flujos de
efectivo para cumplir con los compromisos y bienes para garantizar el crédito.

3. Visita técnica para confirmar informaciones cualitativas y cuantitativas, en los eventos que se
establezcan dentro del manual de políticas y procedimientos.

Figura 1. Ciclo de crédito

Fuente: elaboración propia

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También es importante elegir algunos conceptos a tener en cuenta para evaluar el nivel de riesgo del
solicitante de crédito, determinar su representatividad porcentual o importancia de 0% al 100% y
establecer una calificación mínima para que se admita como persona susceptible de crédito. De esta
manera, cada vez que se realice un estudio de crédito, solamente se requerirá colocar una calificación
a cada concepto y de manera ponderada establecer el puntaje de aprobación o desaprobación de la
solicitud de crédito.

Tabla 1. Resumen valoración del riesgo

Solicitante:

Nit o C.C:

Calificación
Ponderación del cliente
No. Categorías / Conceptos Resultado
(%)
(1-100)
Dirección empresarial (aspectos
1 20% 70 14
sociológicos, tiempo y capacidad)
Clientes proovedores y entidades
2 10% 90 9
financieras

3 Indicadores financieros 25% 80 20

Riesgo cambiario, tasas de interés,

4 10% 100 10
inflación, liquidez
Proyecciones financieras (flujos de
5 20% 95 19
efectivo, nuevos proyectos)

6 Visita técnica 10% 100 10

7 Centrales de riesgo 5% 100 5

8 Otros 0% 0 00

Total 100% 87%

Fuente: elaboración propia

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2. Doctrina del crédito: reglas crediticias
1. La actividad de prestar dinero implica riesgos que deben ser razonables.

Las entidades financieras y las empresas que conceden crédito a sus clientes están abocadas a
diferentes tipos de riesgos provenientes de su actividad. Es claro que en la vida real no existe ninguna
actividad 100% libre de riesgo, por esa razón se debe implementar un sistema que los clasifique
y permita tomar decisiones adecuadas por medio de su estudio. Por esta razón, es necesario que
se observen detenidamente los resultados que arroje el estudio de riesgos, así se evitan errores,
incoherencias y violaciones a las normas impartidas dentro de las políticas correspondientes. Además,
es indispensable un monitoreo frecuente que conduzca a realizar cambios necesarios en el tiempo,
con ello se pretende otorgar créditos sanos que no representen morosidad de cartera.

2. La calidad del crédito debe prevalecer sobre la rentabilidad, las reciprocidades y las garantías.

Algunas entidades que conceden crédito consideran que las buenas rentabilidades, reciprocidades y
garantías son suficientes para otorgar un cupo de crédito. Sobre el particular, es claro que el juicioso
estudio de crédito a sus clientes anticipa potenciales problemas futuros, garantiza calidad de cartera y
correcto manejo de la liquidez. La experiencia demuestra que cuando se afecta la cartera esta afecta
la liquidez, además de tener que castigarla generando provisiones de deudas malas y afectando la
utilidad final. Tratar de recuperar cartera castigada es un proceso engorroso que requiere de firmas
de abogados especializados en el tema, con la consecuente afectación al ciclo del efectivo cuando el
tiempo en recuperar los dineros comprometidos es muy largo.

3. No se debe realizar una aprobación mientras existan dudas sobre la idoneidad del cliente.

La mínima duda razonable que exista sobre un cliente debe ser aclarada de manera suficiente antes de
continuar con el proceso de estudio. Existen innumerables ejemplos de firmas fantasmas o de fachada
que presentan información falsa para que se les otorgue crédito, organizaciones criminales suplantan
personas, clonan documentos de identidad, cambian nombres, etc. Con ello buscan beneficiarse de
cualquier mínimo error que pueda haber en el estudio de aprobación crediticia.

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 4. El funcionario debe escuchar y preguntar sin llegar a un compromiso que no haya sido
debidamente calculado.

No se debe jugar con la reputación de la entidad que otorga crédito ni generar a los clientes falsas
expectativas sin que exista de por medio el análisis de los departamentos de riesgo crediticio. Toda
pregunta o inquietud que surja deberá hacerse y tenerse en cuenta para la aprobación de crédito. La
experiencia puede dar ciertas pautas al funcionario, sin embargo, se debe aclarar que cada cliente es
un caso único y por ello requiere de los análisis pertinentes y particulares.

5. Ningún banquero debe estar dispuesto a arriesgar con una empresa más de lo que arriesgan sus
dueños.

En realidad, este punto es de elemental sentido común. Es muy poco frecuente que las entidades
abran las puertas de un crédito a empresas que lleven un tiempo de experiencia entre dos y tres años
o empresas que generen reciprocidades bancarias, por ejemplo aperturas de cuentas corrientes o
de ahorros, manejo de nóminas, créditos para trabajadores, créditos de libre inversión, etc. Cuando
se realizan operaciones de crédito especializadas, por ejemplo compra de una bodega, compra de
maquinaria, etc., se analiza el aporte propio que realizan los dueños, amén de los estudios pertinentes
y las garantías colaterales que se ofrecen. Es común que las entidades especializadas en crédito para
finca raíz presten el 70% del valor del inmueble, además de constituir hipoteca en primer grado a
favor de la entidad prestamista.

6. Se debe desconfiar del cliente renuente a suministrar toda la información y de aquel que la
presenta toda sin haberla solicitado.

Ambas situaciones pueden ser sospechosas, en especial con aquellos clientes que no entregan la
información solicitada o no amplían la que se les solicite. Se requiere ahondar en el motivo ya que es
posible que exista alguna causa justificada. Sin embargo, es conveniente recordar que por ninguna
circunstancia se deben violar las políticas de crédito establecidas y es potestad del comité de crédito
levantar un acta donde se establezcan los criterios que se tuvieron en cuenta para la aprobación de la
operación crediticia.

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 7. El análisis financiero, el conocimiento del cliente y la visita personal son elementos básicos para
la toma de una decisión de crédito.

Es una de las doctrinas más tradicionales que existe: la visita personal con frecuencia permite
establecer un vínculo con el cliente y conocerlo mejor. Es necesario preparar preguntas inteligentes
que ayuden profundizar la relación entre las partes. Una eventual pelea de socios puede dar al
traste con una operación de crédito. La apertura de nuevos mercados, la ampliación del portafolio
de productos de la empresa, el modelo de competencia que se adopte en el mercado, el gobierno
corporativo, la capacitación constante del recurso humano son, entre otros, temas que permiten
conocer con mayor profundidad a nuestro cliente. No obstante lo anterior, es necesario practicar un
sesudo análisis de la información financiera. Esto se logra con el estudio de la liquidez de la empresa,
los indicadores de actividad, rentabilidad y endeudamiento. En la medida de las posibilidades se corren
modelos de riesgo que permitan inferir eventuales problemas a futuro. Actualmente, las técnicas de
análisis financiero se han sofisticado, se analizan con precaución la senda de generación de valor fruto
de las buenas prácticas que la compañía adopte, se analiza la tasa de descuento que permita traer
flujos futuros a valor presente, el costo promedio ponderado de la deuda denominada tasa WAAC, así
como el valor económico agregado conocido como EVA.

8. Se debe asegurar que el solicitante de crédito tiene acceso a recursos adicionales en caso de
requerirlos.

Es importante que las empresas dispongan de un adecuado capital de trabajo para el desempeño de
sus actividades rutinarias. Este monto, ayudado por la experiencia, se puede calcular en proporción
al volumen de facturación. Otra técnica consiste en calcular la caja mínima requerida necesaria para
atender las actividades relacionadas con la operación del negocio. Incluso existen otras maneras de
calcular la liquidez necesaria para atender el negocio, por ejemplo, por medio de algunas ecuaciones
de cierta complejidad que estiman ese valor para que esté a disposición de la empresa. No se debe
olvidar que hay un pasivo financiero con terceros, denominado pasivo corriente, que tiene carácter
de exigibilidad. Esto quiere decir que algunos compromisos de pago son más inmediatos que otros y
deben ser atendidos adecuada y oportunamente, para evitar prácticas relacionadas con la morosidad
que impliquen reportes a centrales de riesgo.

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 9. El funcionario de crédito no se debe dejar intimidar y comprometer por el cliente; en ningún
caso puede ceder a presiones de tiempo.

Es importante recordar que se trata con mercados bastante complejos, nuevas empresas entran al
mercado de crédito y analizan las principales falencias de la competencia. Por esa razón, el estudio
de un crédito se debe ajustar a políticas implementadas y al volumen de operaciones. Una demora
innecesaria en perjuicio del cliente puede provocar que este se vaya con la competencia. A su vez, se
debe evitar la presión indebida de ciertos clientes que incluso pueden conducir a errores o incumplir
los requisitos exigidos para el otorgamiento de los cupos de crédito.

10. Para todo crédito, la entidad que lo aprueba debe contar siempre con el respaldo de un título
valor que preste mérito ejecutivo y le permita cobrar en caso de siniestros.

Es común observar que las entidades financieras y algunas empresas soliciten la firma de un pagaré,
con carta de instrucciones, para ser llenado en caso de que el cliente no cancele oportunamente sus
obligaciones. Cabe incluso resaltar que esa garantía hace parte, entre otras, del establecimiento de
hipotecas o títulos valores como CDT (certificados de depósito a término fijo), que se vinculan al
compromiso de crédito y blindan al otorgante de potenciales riesgos.

3. Ciclo de operación y ciclo de efectivo

En la Unidad anterior se trataron los temas de capital de trabajo operacional (CTO) y capital de
trabajo neto operacional (CTNO), ahora se hará referencia al tiempo de duración de la inversión
en CTO que se denomina ciclo de operación (CO). El CO corresponde a la sumatoria del tiempo,
generalmente en días, que una empresa mantiene los recursos invertidos en inventarios hasta cuando
los vende, y el tiempo que sucede mientras se recupera la cartera generada en la venta:

CO = días de inventarios + días de cartera

Una vez se conoce el tiempo que dura la operación de la empresa (CO), se requiere establecer si la
primera fuente de financiación denominada Proveedores (ver Unidad anterior), cumple su función en
la cantidad de tiempo suficiente para cubrir este plazo; al comparar estos plazos surge el concepto de
ciclo de efectivo (CE).

CE = ciclo de operación - días de proveedores

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Cuando el ciclo de efectivo resulta en una cifra positiva, similar a lo concluido con el CTNO,
representa los días necesarios para llevar a cabo la inversión en operación de la empresa que no
alcanzan a ser cubiertos por los días de financiación de los proveedores y, por lo tanto, se concluye
que requiere de otras fuentes de financiación diferentes que complementen esos días faltantes.

En cambio, si la cifra es negativa, indica que los días de financiación de los proveedores exceden
los días de financiación que la empresa requiere para invertir en CTO. Esto genera una condición
favorable porque los recursos libres pueden aplicarse a otras actividades generadoras de renta por
el tiempo de la diferencia. También puede facilitar el crecimiento de la operación apoyado en esos
recursos sin costo. Aunque esa condición sin costo sucede cuando el proveedor no ofrece la opción
de descuento por pronto pago; cuando la empresa pierde la oportunidad de aceptarlo sí le genera un
costo.

El equilibrio del CE sucede cuando el resultado obtenido es cero (0), sin embargo, es un equilibrio
menos favorable que una posición de desequilibrio negativo.

4. Índices de rotación o actividad

Como se mencionó, para determinar el ciclo de operación y el ciclo de efectivo se requiere conocer
la rotación del inventario, la rotación de la cartera y la rotación de los proveedores. Estos índices se
pueden calcular de la siguiente manera:

Días de cartera = cartera x 365 / ventas a crédito

Días de cartera = cartera / promedio diario ventas a crédito

Veces que rota la cartera = ventas a crédito / cartera

Días de cartera = 365 / veces que rota

Estos cálculos pueden hacerse para períodos intermedios, no necesariamente anuales. Solo se
requiere tener en cuenta el período que comprenden las ventas a crédito que se están tomando para
el cálculo. Por ejemplo, si desea establecer la rotación de cartera y solo tiene un mes de actividad, se
toma la cartera, se multiplica por 30 días y se divide por las ventas a crédito de un mes. Otro aspecto
a tener en cuenta es que, por lo general, no se descomponen las ventas en crédito y contado.

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Otros índices son:

Días de inventario = inventario promedio x 365 / costo de ventas

Veces que rota el inventario = costo de ventas / inventario promedio

Días de inventario = 365 / veces que rota el inventario

Días de proveedores = proveedores x 365 / compras a crédito

Días de proveedores = proveedores / promedio diario de compras a crédito

Veces que rotan los proveedores = compras a crédito / proveedores

Días de proveedores = 365 / veces que rotan los proveedores

Con los datos de inventarios y proveedores también se pueden calcular las rotaciones para períodos
intermedios, solo se requiere tener en cuenta el período que comprende el costo de ventas y las
compras a crédito.

5. Índice de eficiencia del capital de trabajo operacional

El índice de eficiencia del capital de trabajo operacional (ECTO) permite establecer la proporción de
inversión en CTO que una empresa realiza respecto de las ventas que lleva a cabo.

ECTO = CTO / ventas x 100

La importancia de este índice radica en la posibilidad de controlar la inversión en los activos corrientes
más representativos del CTO con base en la cantidad de ventas realizadas, de tal manera que se
responda a las necesidades permanentes operacionales y se mantenga la inversión el tiempo justo
para operar de una manera normal y controlada. También permite lograr que las utilidades generadas
por la actividad ordinaria se multipliquen por la velocidad que pueda darse a esas inversiones.

El resultado obtenido con este índice puede evaluarse siempre y cuando exista un parámetro para
compararlo, puede ser el mismo índice de la empresa en otros periodos o el índice sectorial a nivel
regional o a nivel mundial.

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Cuando el porcentaje de este índice crece respecto a un período anterior, es desfavorable para la
empresa puesto que significa que requiere más inversión en CTO para realizar las mismas ventas o
que la empresa vendió más pero creció el capital de trabajo operacional algo más que proporcional al
crecimiento de las ventas. Esto puede darse bien porque se otorgaron plazos más largos a los clientes
o porque se requirió comprar más mercancías para la venta sin utilizar las ya existentes o hubo exceso
en las compras nuevas.

Por ejemplo: la empresa SA vendió el año anterior $1 500 millones y debió mantener invertidos en
cartera e inventarios $300 millones, mientras que el año siguiente sus ventas crecieron a $1 900
millones y la inversión en capital de trabajo operacional fue de $530 millones. El resultado de los
índices será 300/1500 = 20% para el año anterior y 530/1900 = 27,89% para el siguiente. Mientras
por cada $100 que vendió el primer año requirieron de inversión en capital de trabajo operacional
$20, en el segundo año esta fue de $27,89 por cada $100 vendidos.

Como se ha mencionado y se ampliará en los Escenarios siguientes, el capital de trabajo operacional

y, en general todos los activos, deben ser financiados y esto incluye un costo, luego entre menos
eficiente resulte el manejo del capital de trabajo más oneroso será para la empresa por la carga
financiera que esto implica, al tiempo que deteriora las utilidades y rentabilidad de la misma.

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Referencias
Decreto 2649 de 1993. Reglamento general de contabilidad: por el cual se reglamenta la contabilidad
en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia,
29 de diciembre de 1993.

Decreto 2650 de 1993. Plan único de cuentas para comerciantes: por el cual se modifica el Plan Único
de Cuentas para los comerciantes, 29 de diciembre de 1993.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gerencia Financiera de Corto Plazo

Unidad 2: Administración de inventarios, cartera y
proveedores
Escenario 4: Ciclo de operación y de efectivo

Autor: Mauricio Segura Ahumada

Asesor Pedagógico: Edwin Mojica

Diseñador Gráfico: Carlos Montoya
Asistente: Laura Delgado

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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