SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistema de Información, Toyota es una de las compañías fabricantes de automóviles más

grandes del mundo y, sobre todo, la más respetada por su calidad. La sede se encuentra en
Toyota City, Aichi, Japón y el inicio de sus operaciones, formalmente, tuvo lugar en 1937. La
Toyota lleva a cabo dentro de su fábrica, diferentes procesos, los cuales son pre- requisito para
los que vienen después. Entre estos encontramos la recepción de materiales, inspección,
medido y corte, doblado y soldado de piezas, armado de las piezas(carrocería), sellado de
porosidad, pintura anticorrosiva, base y pintura final, secado en horno, inspección de pinturas,
almacenamiento.
Teniendo en cuenta la cantidad de procesos internos y operaciones que debe realizar Toyota
para dar respuestas oportunas a sus clientes, el monstruo de la industria automotriz tiene la
necesidad de poseer un sistema eficiente de información que permita tener integrados todos
sus departamentos, de tal forma que puedan trabajar enlazados. De allí surge la necesidad de
tener un ERP ya que estos sistemas de gestión de la información automatizan muchas de las
practicas del negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa,
básicamente es una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la
información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una
empresa. Un beneficio de implementar un sistema ERP en la industria automotriz es lograr la
disminución de los costos operativos de la empresa, a continuación, mencionaremos otros
beneficios de tener este tipo de sistemas de información en el caso de la empresa elegida,
Toyota:

 Ganar exitosamente nuevos negocios y rentables en nuevos mercados.

 Tener menos obstáculos de calidad, logrando lanzar productos nuevos más rápidos.
 Obtener el Procesamiento del EDI completamente automatizado.
 Ser flexible, cambiar los horarios rápidamente y aumenta la demanda sin incrementar
el inventario.
 El sistema Información para la industria Automotriz es una solución de negocios que
provee flexibilidad y escalabilidad que su compañía necesita para mejorar la
rentabilidad.
 Administrar todas las necesidades de los clientes.
 Obtener el máximo rendimiento de los activos de producción existentes, sin tener que
invertir más dinero.
 Tener flexibilidad para cambiar la planificación rápidamente.
 Ensamblar vehículos personalizados con costos más bajos.
 Medir el rendimiento operativo.
 Manejar la ingeniería a detalle e integración con sistemas de diseño.

Para efectos del presente ejercicio y de poner en práctica los conocimientos adquiridos
durante el módulo, se establece que es muy importante que una multinacional como Toyota
implemente este tipo de sistemas de información por los beneficios antes mencionados.

Sin embargo, dado que la empresa está a la vanguardia de la tecnología, ya ha puesto en

marcha algunos sistemas de información, como por ejemplo, software E-Buseness Suite de
Oracle uno de los sistemas que utiliza Toyota, este sistema de administración de pedidos de
vehículos permite reducir el tiempo que transcurre entre el pedido de un cliente y la entrega
de un vehículo al consumidor final. El software se integra fácilmente con los sistemas
existentes de la compañía, e incluso con aquellos de los distribuidores independientes de
Toyota y de las compañías nacionales de marketing y ventas, que operan sus propios sistemas
de información con base en diversas tecnologías.

Un buen sistema ERP permitirá que Toyota pueda manejar eficientemente su cadena de
suministro, permitiendo que por ejemplo, unidades como Carrocería, Ensamble y Ventas,
estén trabajando como un engranaje donde la información fluya de una unidad a otra y
garantizando un servicio ágil y un tiempo de respuesta óptimo para sus clientes:
Cuando los diferentes departamentos de Toyota están trabajando sinérgicamente, se consigue
que la respuesta que se le dé al cliente sea más rápida. Es así como se logran mejores tiempos,
por ejemplo, cuando es una unidad que está en el concesionario, la entrega puede ser
inmediata, sin embargo cuando el vehículo está disponible en ese mismo concesionario, se
necesita un ERP ágil que pueda mostrar en línea en qué otro concesionario se puede encontrar
y apartarlo y de esta forma darle una entrega oportuna al cliente (2 a 3 dias). Si el vehículo
elegido por el cliente, se toma con algún cambio en la orden, en este caso es necesario no solo
revisar la disponibilidad del vehículo como tal sino verificar el tiempo que tomaría dicha
modificación (30 días en promedio) y si es fabricado tomaría de 90 a 120 días.

Con la confianza de un buen sistema ERP, Toyota puede establecer tiempos para una buena
administración de la cadena de suministro de esta forma:
CRM

Otro sistema de información que se puede implementar en Toyota es CRM; hoy en día las
empresas deben ser capaces de anticiparse al comportamiento de sus clientes, haciendo una
previsión de sus necesidades, gustos y preferencias, de tal forma que sus productos y servicios
puedan cumplir o incluso exceder sus expectativas. Es así como entra en juego la importancia
de tener un sistema CRM (Customer Relationship Management), el cual constituye una
herramienta que permite construir relaciones con los clientes; el marketing relacional, que
nos ayudará, sin lugar a dudas, a establecer, mantener y consolidar las relaciones con los
clientes, que permitan fidelizarlos con la marca deseada, en este caso, Toyota.

Un CMR en Toyota permitirá utilizar la tecnología para organizar, automatizar y sincronizar los
procesos de negocios, en particular, los relacionados con las ventas de los vehiculos,
comercialización de los diferentes modelos, servicio al cliente y soporte técnico. La idea es
poder encontrar, atraer y ganar nuevos clientes, retener a clientes actuales, atraer antiguos
clientes que puedan recomprar vehiculo y reducir los costos de marketing y servicio al cliente.

Hay que tener en cuenta tres aspectos importantes al momento de implementar esta
estrategia a nivel empresarial CRM:

 Desarrollar un módulo de ventas, que nos permita tener un control y seguimiento de

los objetivos y del equipo comercial, teniendo la posibilidad de personalizar cuadros de
mando e informes periódicos en los que queden reflejados la evolución de nuestras
metas de ventas asi como ejecutar un proceso de pre-venta más organizado.
 Módulo de servicios mediante el cual se pueda implantar un servicio de atención al
cliente rápido, eficaz y oportuno a través de la gestión de las ordenes de servicio,
contratos de servicio y administración de los servicios prestados.
 Módulo de marketing, que resulta verdaderamente importante y es el que permite
llegar a todos los clientes que se desee captar. También ayuda a ejecutar las
actividades de comercialización a corto plazo y planificar las que se harán a largo plazo.
 Toyota al tener conocimiento de estos tres módulos: ventas, servicio, marketing puede
implementar un sistema CRM que le ayude a tener conocimiento de todos sus clientes a nivel
mundial, mantener una relación con los mismos.

Email Marketing- Toyota: Esta estrategia resulta muy util para presentar nuevos vehículos y
dar a conocer las innovaciones de Toyota en los nuevos modelos; dado que el correo
electrónico es un medio de comunicación altamente usado, puede tener un buen nivel de
visualización además de resultar muy rentable para llegar a los consumidores. Las campañas e-
comerce a menudo se convierten en compra y pueden orientar a los clientes a las redes y
página de internet de la empresa.

SCM
A través de un sistema SCM Toyota podrá tener un sistema de información que incluya
sus proveedores, distribuidores, fabricantes, etc y que maneje un ciclo de vida desde
que se compran las materias primas hasta que llega el vehiculo al consumidor final.
Para implementar este sistema, podemos definir diferentes partes del proceso como
por ejemplo:

 Suministro: Permitirá averiguar qué proveedor de materias primas es la mejor

opción y comprarlas.

 Producción: Utilizar las materias primas para fabricar el producto.

 Distribución: Permitirá organizar la distribución de los vehículos terminado a

todos los concesionarios donde el cliente podrá observarlos y adquirirlos.

A través de un Sistema SCM, Toyota puede mejorar su proceso de cadena de

suministro, no solo integrándose las relaciones con Proveedores y Distribuidores, sino
también con los clientes, quienes deben realizar un proceso dentro de la empresa para
la adquisición de sus vehiculos: Recibir atencón al cliente- Negociación- Tramites,
Programación de la entrega del vehiculo y que internamente implican también unos
procesos como el de Apoyo, Logistica, Tecnología de la información y una vez ya el
cliente ha adquirido su vehiculo, entra a un proceso post venta donde se encuentran
los mantenimientos, venta de repuestos, etc.

En el siguiente esquema se puede observar el proceso completo al cal un SCM puede

dar el apoyo necesario de las forma que se unifiquen los procesos, funciones e
información incluso al llegar al cliente final.
EIS

es un sistema de información para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos más
importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible
posible,  provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar
seguimiento a los factores críticos del éxito.

 
Los SIE (EIS)  se enfocan primordialmente a proporcionar información de la situación actual de la
compañía y dejan en un plano secundario la visualización o proyección de esta información en escenarios
futuros.
En un entorno característico de sistemas de información, el sistema consolida y administra muchas de
las funciones de información diarias en relación con las áreas de oficina, administrativas, financieras y
cualquier otra índole que el ejecutivo requiera.

Los SIE se construyen generalmente mediante la integración de software diseñados para operar
conjuntamente con la infraestructura y las aplicaciones de información existentes en la institución.

El sistema debiera ofrecer informes y análisis de la información en tiempo real a toda la organización,
debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer, sobre todo información intuitiva que permita a
los administradores realizar el seguimiento de indicadores críticos.

 
Los SIE debieran proporcionar acceso a la administración a categorías claves de datos relevantes, como
son los datos internos creados por la organización, datos globales de la institución, datos externos
(incluida información acerca de la competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como
Internet).
 

El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones  comparar datos claves con los de sus
competidores. Es recomendable que los SIE incluyan una variedad de informes ordinarios incorporados,
y las herramientas del sistema debieran permitir a los usuarios de administración crear informes
especialmente diseñados que puedan enviarse a otra estación de trabajo o directamente a una
impresora.
 
Características de un EIS:
 

Un buen sistema de información para ejecutivos presenta información en forma de gráficos, columnas y
textos.

La capacidad para hacer gráficos se necesita para facilitar en el análisis rápido de las condiciones y
tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y permiten el análisis de variaciones; la
información de textos añade interpretaciones y detalles de los datos.

 
Las principales características de los sistemas de información para ejecutivos (EIS) son las siguientes:
 
        Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de
la empresa.
        Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.
        Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio
de intermediarios.
        Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-maquina, caracterizado
por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.
        Pueden acceder a  información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las
bases de datos de la organización.
        El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o
videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.
 
Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación estratégica, diseñados
para capacitar y ayudar a los administradores con la planificación estratégica.
 
Factores del éxito de un EIS:
 
Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de un largo proceso contra
barreras tipo tecnológico, organizacional, psicológico, educacional, etc. Aunado a esto, muchas veces se
presenta una sola oportunidad de éxito o fracaso.  Se supone que los EIS están hechos a la medida para
ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.
 
Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando métodos económicos
estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente desarrollado con altas expectativas de éxito, sin
embargo terminan fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores basados en
los siguientes criterios de evaluación:
 
a)      Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrán
acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no
servirá de nada.
b)      Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente,
los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el éxito del sistema.
c)       Satisfacción. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el sistema.
d)      Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la
organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la organización recibe mas beneficios.
e)      Difusión. Otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El numero de personas que
usa el sistema aumenta después de que los usuarios iniciales lo han probado.
 
En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes
limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse
fácilmente con otras aplicaciones. 
 
Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno
de estructuras basadas en los hechos.
 
Para que un EIS tenga éxito es necesario que cumpla con los siguientes factores:
 
        Que se vea bien.
        Que sea relevante.
        Que sea rápido.
        Que la información esté disponible y actualizada.